Download - Podklady pro kurz_gtd

Transcript

METODA'GETTING'THINGS'DONE'!Když!na!počátku!nového!tisíciletí!vyšla!kniha!Davida!Allena!Mít$vše$hotovo,!mohla!se!stát!jednou!ze!stovek,!které!zaujmou!v!knihkupectví!několik!jednotlivců,!aby!poté!upadly!do!zapomnění.!Nyní,!po!deseti!letech,!představuje!zkratka!GTD!doslova!brand,!značku,!která!dokáže!prodávat!vše!od!papírového!bločku!až!po!software.!Stejně!tak!ale!působí!jako!kouzelné!zaklínadlo,!jež!může!lidem!výrazně!napomoci!zbavit!se!stresu!a!dělat!svoji!práci!kvalitněji!a!efektivněji.!!!Metoda!Getting!Things!Done!si!vybudovala!unikátní!postavení!–!prodávají!se!milióny!kusů!Allenových!knih,!vznikají!blogy,!fóra,!specializovaná!školení.!Příčinu!bezesporu!tvoří!logický!a!praxí!podpořený!systém!kroků.!GTD!workflow!sice!vyžaduje!osobní!snahu!naučit!se!jednotlivé!fáze,!stejně!tak!vůli!systém!udržovat!při!životě,!na!stranu!druhou!jako!jedna!z!mála!dokáže!metoda!GTD!vyprodukovat!výsledky!v!tak!krátkém!čase.!!$Mít$vše$hotovo$zní!lákavě!a!díky!GTD!to!není!nemožné.!Dokonce!je!to!téměř!na!dosah!ruky.!Pomocí!Allenovy!metody!se!člověk!naučí!veškeré!nápady,!podněty!a!úkoly!odkládat!do!tzv.!schránky.!První!krok!však!představuje!pouze!základní!stavební!kámen!systému,!s!nímž!lze!zásadně!omezit!pocit!napětí!a!klidnou!mysl!využít!na!realizaci!projektů!či!na!relaxaci!a!osobní!rozvoj.!!!Metoda!GTD!toho!hodně!nabízí,!ale!má!také!svá!úskalí.!Proto!se!jako!nejlepší!cesta!k!jejímu!aplikování!do!života!nabízí!konzultace!se!zkušenými!uživateli!nebo!účast!na!specializovaných!seminářích.!Za!pomocí!lektorů!totiž!může!být!GTD!přizpůsobeno!potřebám!a!praxi!jednotlivce,!stejně!tak!lze!metodu!obohatit!o!prvky!dalších!metod!a!postupů,!nebo!naopak!ji!výrazně!zjednodušit.!Když!člověk!dá!šanci!Davidu!Allenovi!a!jeho!systému,!nemůže!prohloupit.!Ostatně,!kdo!by!nechtěl!zvládat!práci!i!život!a!cítit!se!při!tom!dobře?...!! !

1.'fáze'|'SHROMAŽĎOVÁNÍ'/'ZAZNAMENÁVÁNÍ'!!

! !

1.'fáze'|'SHROMAŽĎOVÁNÍ'/'ZAZNAMENÁVÁNÍ'! !

Problémy)při)sbírání)

Máte!výrazně!víc!věcí,!než!se!vejde!do!jedné!schránky!

Necháte!se!svést!k!uklízení!a!uspořádávání!

Máte!již!nějakou!část!věcí!shromážděnou!a!uspořádanou!

Narazíte!na!zásadní!věci,!u!nichž!budete!chtít,!aby!nezapadly!

Řešení)problémů)

Vytvořte!si!místo!i!vedle!schránky,!během!zpracování!a!uspořádání!se!vypořádáte!i!s!nimi.!

Pokud!nemáte!dostatek!času,!rozfázujte!proces!uspořádávání!na!dílčí!části!(např.!komoda,!šuplíky...).!!

MáteYli!již!nějaký!existující!systém,!resp.!seznamy!položek,!berte!je!jako!vstupní!materiál!do!vaší!nové!schránky.!

Ujistěte!se,!zda!věc,!na!kterou!jste!narazili,!je!opravdu!tak!akutní.!Pokud!ano,!vyřeště!ji!hned.!Jinak!dejte!do!schránky,!jistě!se!k!ní!totiž!brzy!zase!při!třídění!vrátíte.!

FYZICKÝ!SBĚR!

věci!

dopisy,!formuláře!

vizitky!Naučte!se!všímat!si!všeho,!co!v!aktuální!podobě!nepatří!na!současné!místo,!a!sebrat!to.!

2.'fáze'|'ZPRACOVÁNÍ'–'JAK'VYPRÁZDNIT'SCHRÁNKU'!!!!!

!!!!!!!!!

Vyprázdnit!„vstupy“!neznamená,!že!byste!museli!provést!všechny!kroky!a!projekty,!které!se!v!přihrádce!nacházejí.!

Jde!o!to,!že!každou!položku!pojmenujete!a!rozhodnete!se,!co!s!ní!uděláte.!

2.'fáze'|'ZPRACOVÁNÍ'–'JAK'VYPRÁZDNIT'SCHRÁNKU'!

schránka

Co je to?

Je to realizovatelné?

ANO

Jaký bude další krok?

zabere to méně než dvě minuty?

ano ne

Udělejte to Delegujte to Odložte tona později

Čekám na...

(práci někoho dalšího)

Kalendář

(udělat v určitý čas)

Další kroky(udělat v nejbližší

možné době)

ZAHODIT

NĚKDY/MOŽNÁ

INFORMACE

Projekty

(plánování)

Projektové plány

(zhodnotit další kroky)

projekty o několika krocích

2.'fáze'|'ZPRACOVÁNÍ'–'JAK'VYPRÁZDNIT'SCHRÁNKU'!!

!!!!!!!!!!!!!!!!

zpracovávejte!položky!odshora!!

zpracovávejte!vždy!jen!jednu!položku!

nic!nevracejte!do!vstupní!přihrádky!

Když!něco!vezmete!ze!schránky,!rozhodněte!se!hned,!co!s!tím!uděláte!a!kam!to!patří.!Nikdy!to!nevracejte!do!schránky!zpět.!

procházejte schránku pravidelně

ideálně vždy na konci dne

2.'fáze'|'ZPRACOVÁNÍ'–'JAK'VYPRÁZDNIT'SCHRÁNKU'!!! !

• !!!• Kalendář!používejte!na!evidenci!termínových!záležitostí!–!především!schůzek.!Nikoliv!jako!shromaždiště!úkolů.!

• Pokud!nejste!tou!!správnou!osobou,!která!by!měla!daný!úkol!provést,!delegujte!jej.!Takové!úkoly!zapisujte!do!seznamu!"Čekám!na...".!Kontrolujte!jej!alespoň!1x!týdně.!

• Další!kroky!znamenají!příští!fyzickou,!viditelnou!činnost,!která!je!nutná,!aby!se!situace!posunula!k!dokončení.!

• Pokud!narazíte!na!položku,!kterou!lze!zvládnout!během!velmi!krátké!doby!(ideálně!do!2!minut),!neorganizujte!ji!do!seznamů!–!a!rovnou!udělejte.!

Co!je!pravidlo!!!!!!2!minut?!

Co!znamená!"další!krok"?!

K!čemu!je!kalendář?!

Jak!hlídat!delegování?!

3.'fáze'|'ORGANIZACE'–'NASTAVENÍ'VHODNÝCH'SCHRÁNEK'!!!!

!! !

Jednotlivé!kategorie!je!třeba!mít!vizuálně,!fyzicky!i!psychologicky!odděleny.!

3.'fáze'|'ORGANIZACE'–'NASTAVENÍ'VHODNÝCH'SCHRÁNEK'!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! !

3.'fáze'|'ORGANIZACE'–'NASTAVENÍ'VHODNÝCH'SCHRÁNEK'!

!! !

Promýšlejte,!kde!a!jak)můžete!nebo!nemůžete!provést!které)kroky,!!a!podle!toho!uspořádejte!své!seznamy.!

4.'fáze'|'HODNOCENÍ'–'JAK'UDRŽET'SYSTÉM'FUNKČNÍ'

! !

Postup!při!revizi!

Volné)papíry)–!Posbírejte!různé!útržky!papíru,!vizitky,!stvrzenky!a!jiné!dokumenty,!všechny!vložte!do!vstupní!přihrádky!ke!zpracování.!

Zpracujte)své)poznámky)–!Projděte!deníkové!zápisy,!poznámky!z!porad,!nápady,!které!jste!si!poznačili.!Zařaďte!do!seznamů!realizovatelné!položky,!projekty,!věci,!na!které!čekáte,!záznamy!do!diáře.!Zbavte!se!nepotřebných!poznámek.!

Minulá)data)z)diáře)–!Projděte!v!diáři!uplynulá!data!a!případné!zbývající!další!kroky,!užitečné!informace!přeneste!do!aktivního!systému.!!

Kalendář)na)nadcházející)dny)–!Projděte!záznamy!v!diáři!do!budoucna.!Zaznamenejte,!co!ještě!musíte!udělat!v!souvislosti!s!přípravou!a!uspořádáním!nadcházejících!událostí.!

Vyprázdněte)hlavu)–!Zapiště!nové!projekty,!další!kroky,!věci,!na!které!čekáte,!položky!typu!"Někdy/Možná"!a!další!poznámky,!které!jste!dosud!nezachytili.!

Zkontrolujte)seznamy)projektů)–!Zhodnoťte!stav!jednotlivých!projektů,!cílů!a!výsledků!a!zajistěte,!abyste!u!každého!měli!v!systému!alespoň!jeden!bezprostředně!navazující!konkrétní!další!krok.!

Zkontrolujte)seznamy)dalších)kroků)–!Odškrtněte!si!hotové!akce.!Zaznamenejte!připomenutí!dalších!kroků.!

Zkontrolujte)seznam)"Někdy/Možná")a)"Čekám)na")–!Zkontrolujte!projekty,!které!už!mohou!být!aktivní,!odstraňte!položky,!které!vás!nadále!nezajímají.!Podle!potřeby!si!poznamenejte!další!kroky!nutné!ke!sledování!jednotlivých!položek!–!odškrtněte!přijaté!položky.!