KIP / KMKIP / KM Opakovací lekce - Opakovací lekce - 22

•Myšlenkové mapyMyšlenkové mapy•Sdílení znalostíSdílení znalostí

•GroupwareGroupware•Intelektuální kapitálIntelektuální kapitál

•Měření znalostíMěření znalostí

Myšlenkové mapyMyšlenkové mapy

Co je myšlenková mapaCo je myšlenková mapa

• Technika, která používá přirozený způsob vizuálního myšlení k organizaci, strukturování a reprezentaci informací a myšlenek v grafické podobě

• Využívá větvení, slova, obrázky, barvy a jiné grafické prvky

Od papíru k obrazovce (a zpět)Od papíru k obrazovce (a zpět)

• Dříve se používala tužka a papír, flipchart apod.

• Softwarová aplikace zvyšuje inovativní a kreativní potenciál pracovníků, umožňuje zachycení a sdílení znalostí.

• Velké mapy – na obrazovce se stávají nepřehlednými, tisknout a slepit

Co je vizuální myšlení?Co je vizuální myšlení?

• Koncept založený na výzkumu fungování mozku.

• Stimulace smyslů (zrak, sluch) a emocí zvyšuje kreativitu

• Zkrácení doby, snížení námahy a stresu, růst produktivity.

Levá a pravá mozková Levá a pravá mozková hemisférahemisféra

• Levá - lineární, logické, analytické, kvantitativní, racionální a verbální myšlení

• Pravá - nelineární, holistické (celostní), intuitivní, imaginativní a neverbální myšlení

• Zapamatování a kreativita se posilují, pokud stimulujeme obě strany mozku. Tradiční, na textu založené postupy, využívají „levý“ mozek, „pravý“ se zapojuje, pokud užíváme hierarchické struktury, prostorové prvky, symboly, barvy.

Omezenost myšleníOmezenost myšlení

• Schopnost logického uspořádání informací a znalostí je podmínkou úspěchu v informační a znalostní společnosti

• Mozek umí mnohem účinněji pracovat s vizuální informací

• Tradiční lineární způsob myšlení zleva doprava, shora dolů má svá omezení. Schopnost porozumět psanému textu není totéž jako jeho „našprtání“ – je třeba se naučit „vytáhnout“ to, co je důležité, hledat vztahy mezi myšlenkami.

Výhody myšlenkových mapVýhody myšlenkových map1. Nejvhodnější způsob organizace myšlenek, používá

celostní reprezentace.2. Přirozeným způsobem zvyšuje aktivitu duševních

činností3. Přirozeným způsobem posiluje paměť, koncentraci,

kreativitu, inovativní myšlení.4. Usnadňuje pochopení souvislostí5. Usnadňuje strukturální a teoretickou analýzu složitých

problémů.6. Podporuje rychlejší a snazší absorbování a zpracování

informací.

Použití MM v podnikáníPoužití MM v podnikání

1.Tvorba různých typů zpráv2.Organizace myšlenek při psaní zpráv3.Analýza vztahů mezi prvky podnikatelského

plánu.4.Efektivní plánování projektů5.Lepší příprava jednání6.Příprava poznámek pro projev, referát7.Stanovení priorit činností v projektu

Použití MM v podnikání – pokr.Použití MM v podnikání – pokr.

8. Vytvoření strukturální mapy podniku9. Navrhování projektů10. Prezentace výsledků projektu 11. Organizace počítačových souborů podle kategorií12. Propojení různých projektových dokumentů s

mapou13. Plánování událostí (schůzky, návštěvy, cesty, …)14. Mapa může být názornější než tradiční dokument

Použití MM při studiuPoužití MM při studiu

1. Eliminace ztrát času vznikajících při lineárním zápisu2. Zvýšení efektivity studia, organizace studijních materiálů

pomocí map3. Výcvik schopnosti porozumění (čtení textů, vytváření map)4. Tvorba mapy může podpořit brainstorming při hledání

nápadů5. Zapamatování lze podpořit organizací velkých množství

informací s pomocí map6. Komplexní informace jsou přehlednější, jsou-li uspořádány

do mapy7. Lepší pochopení posiluje rozvoj kreativní a systematické

dedukce8. Mapa usnadňuje strukturování obsahu práce (diplomové,

referátu, článku, zprávy, …)

MindmanagerMindmanager

• Uspořádání myšlenek do vrstev, možnost přehledných a detailních pohledů

• Hyperlinky na jiné elektronické objekty (dokumenty, obrázky, webové stránky, email)

• Přetahování (drag and drop) myšlenek a informací při tvorbě projektů a dalších znalostních struktur

• Velká knihovna symbolů a ikon podporující neverbální sdělování složitých myšlenek

• Export projektů a dalších znalostních struktur do produktů MS - Project, PowerPoint, Word, Excel a do HTML

• Online spolupráce v zabezpečeném prostředí• „Sbalení a odeslání" map a připojených dokumentů e-

mailem• Možnost vytváření map s PDA

Postup tvorby mapyPostup tvorby mapy

• Pojmenujte to, čím se chcete zabývat, umístěte do středu stránky.

Identifikujte nejdůležitější pojem spojený s hlavním, propojte ho hlavní větví

Najděte další hlavní pojem a propojte.

Pokud vás už napadnou jen další dvě větve, bude to vypadat takhle:

A teď můžete začít přidávat vedlejší větve:

Znalostní mapyZnalostní mapy

• Vyhledání potřebných znalostí pro podnikové procesy, pro řízení procesů a pro stanovení cílů procesů (inovace).

• Nalezení vlastníků těchto znalostí uvnitř, resp. vně podniku.

• Určení cest (toků) znalostí v podniku i z externího okolí podniku; určit intenzity toků.

Sdílení znalostí

Podnikové řešení KM• Klíčovým elementem organizace jsou znalosti a

zkušenosti zaměstnanců. Produktivita a efektivita přímo souvisejí s tím, jak je organizace umí využít. Technologie musí podporovat maximální využití specializovaných znalostí každého jednotlivce.

• Výsledek: podnikové řešení KM, jehož cílem je zachycením znalostí jednotlivců a jejich organizace takovým způsobem, aby je bylo později možné nalézt a znovu použít.

• Řešení obvykle leží mezi dvěma krajními typy přístupu

Nestrukturovaný přístup• Jednotlivci interagují bez omezení (telefon, osobní

schůzky, SMS, e-mail), sestavují se ad-hoc týmy pro řešení problému, které se po jeho vyřešení rozpouštějí.

• Výhody:– Nenarušují přirozené pracovní návyky– Není třeba speciální trénink– Členové týmů se cítí uvolněně

• Nevýhody:– Nelze přenést na větší týmy– Neexistuje paměť znalostí, jednotlivci musí vědět, kde je hledat– Množství znalostí, které je třeba sledovat, s velikostí týmu roste

exponenciálně, práce se stává neefektivní, protože jednotlivci nestačí nebo neumí sledovat všechny dostupné znalosti.

Strukturovaný přístup

• Maximalizace množství informací dostupných jednotlivcům prostřednictvím kategorizace a klasifikace

• Př. desetinný Deweyho systém v knihovnách, metadata

Strukturovaný přístup – výhody a nevýhody

• Výhoda: znalosti lze snadno znovu najít; pokud se vyskytne problém, je možné použít postupů vhodných pro nalezení relevantních znalostí.

• Nevýhody: – Značné náklady na kategorizaci znalostí– Potřeba speciálního výcviku– Lidé se poté, co je práce udělána, neradi zabývají

„nadbytečnými“ činnostmi, které jsou potřebné ke kategorizaci znalostí, v důsledku toho je příspěvků málo a systém nemá dostatek údajů.

Pragmatické řešení• Kombinace nejlepších prvků obou řešení• V systému je dostatek relevantních znalostí

(protože je snadné je vkládat) a přitom jsou dostatečně klasifikovány a kategorizovány, takže je lze snadno vyhledat a opakovaně použít.

Zachycení znalostí• Systém se nemůže omezit pouze na přísně

strukturované formáty, musí umět pracovat s e-maily, webem apod., s obsahem, který nevzniká uvnitř organizace.

• Požadavek: flexibilní datový model, který umožňuje rychle definovat objekty související s podnikáním; uživatel může vytvářet klasifikace reprezentující specifické podnikové procesy (např. “finanční rizika”, “hodnocení zaměstnanců”)

• Zdroje znalostí by měly být propojeny na ty, kteří je vytvořili, uživatelé pak s nimi mohou problematiku konzultovat.

Forma příspěvků

• E-maily, web• Ukládání dokumentů do sdíleného

síťového adresáře• Zapojení stávajících komponent IS (např.

CRM) do systému řízení znalostí

Vyhledávání znalostí• Nestrukturované řešení - surfování • Strukturovanější prostředí, v němž mohou

uživatelé používat klasifikace a metadata, s jejichž pomocí mohou přesně specifikovat, co chtějí najít; – fulltextové prohledávače, metadata,

kontextově závislé nástroje, umožňující dělat soudy o vhodnosti znalostí tím, že je propojí s jejich původním použitím.

Opakované využití znalostí• Hodnota KM řešení je založena na

opakovatelném využití znalostí k tomu, aby bylo možné provést práci rychleji, zkrátit vývojový cyklus, identifikovat nové příležitosti, zvýšit kvalitu, zvýšit objem produkce nebo počet obsloužených zákazníků

• Opakované využití znalostí je jednou z nejdůležitějších vlastností KM řešení

Subskripce a agenti • KM agenti a subskripce (emailová nebo jiná

upozornění na zdroje, které jsou pro vás významné) upozorňují na určité události v určité předmětné oblasti.

• Příklady:– Jako člen projektového týmu chcete být informován o

všech změnách projektu– Pracujete-li s určitým zákazníkem, budete od systému

chtít, aby vás upozornil na činnosti, které se tohoto zákazníka týkají; pro vaše rozhodnutí může být klíčové upozornění na to, že s ním pracuje i někdo další z vaší firmy nebo že prodáváte zákazníkovi služby v jiných geografických oblastech

Nejlepší postupy (Best Practice)

• Prosazujte nejlepší postupy• Podporovat používání šablon pro vytváření

standardizovaných pracovních prostorů, podporujících přijatou metodologii. Během projektu se může pracovní prostor dále vyvíjet a po dokončení projektu je zdokonalená šablona automaticky použita v dalších projektech.

• Výsledkem je prostředí, v němž se hodnota znalostí každým použitím zvyšuje, vytváří se rostoucí spirála neustále obohacovaných, integrovaných znalostí, zvyšuje se jejich přidaná hodnota.

Sledování využití znalostí• Sledujte využití znalostí jedné skupiny uživatelů

v jiných skupinách. Pak je možné, aby každý, kdo najde určitý dokument, viděl, kdo a kdy ho použil, může se seznámit s úspěšností použití, poučit se z chyb apod.

• U standardů (nejlepší postupy, šablony apod.) lze snadno zjistit, kteří uživatelé systému budou ovlivněni jejich změnami (např. je možné identifikovat všechny zákazníky, kteří budou při obnovení smluv ovlivněni změnami, které navrhuje vaše právní oddělení)

Doporučení

• Snažte se o rychlý úspěch, o „sklizení nízko visícího ovoce“.

• Nepokoušejte se vyřešit všechny problémy KM najednou; definujte svou vizi a implementujte postupně, podle priorit, projekty směřující k realizaci této vize.

• Začínejte v malém, s komunitou, ve které můžete zvládnout rizika.

• Testujte své nápady a rozvíjejte je tak, že přidáváte reálnou hodnotu.

• Zdokonalujte procesy iteracemi

Doporučení – pokrač.

• Využívejte marketingu, abyste zjistili požadavky zákazníků.

• Zkušenosti dokazují, že silným motivátorem pro zavedení praktického KM řešení je jeho orientace na uživatele a jeho hodnota pro organizaci.

• Praktický KM propojuje lidi, procesy a technologie a vyvážené využití zkušeností přináší podnikům dlouho očekávané přínosy.

Sdílení znalostí• Většina manažerů vyhledává nové nápady,

pokud potřebují řešit současné kritické problémy.

• Žádný zdroj informací není univerzálně nejefektivnější. Manažeři získávají myšlenky z různých zdrojů.

• Převládá ústní šíření myšlenek. Manažeři se hodně spoléhají na radu kolegů při hodnocení významu a spolehlivosti nových informací.

• Je možné zdokonalit tradiční formy sdílení znalostí.

Sdílení tacitních znalostí

• Vyprávění příběhů (storytelling)• Učňovství (apprenticeship)• Komunity (CoP, Communities of Practice)

Mládková L. Moderní přístupy k managementu. Práce s tacitními znalostmi. Praha, C.H.Beck, 2005

Trh znalostí

• Fyzický i virtuální• Subjekty:

– Prodávající – má určitou znalost– Kupující – hledají znalosti, které potřebují– Zprostředkovatelé

Přínosy trhu znalostí• Rozvíjí schopnosti lidí• Zlepšuje kvalitu myšlení• Pomáhá překonávat bariéry mezi útvary• Zvyšuje spokojenost pracovníků• Zlepšuje neformální komunikaci• Umožňuje identifikovat schopné pracovníky• Snižuje náklady (předávání nejlepších postupů)• Zamezuje duplicity• Zlepšuje kvalitu produktu• Zkracuje výrobní i nevýrobní cykly• Zvyšuje inovační kapacitu• Ulehčuje práci managementu

Cena znalostí

• Náklady na pořízení, hodnota, dostupnost• Předává se „zadarmo“ – reciprocita,

reputace, altruismus• Směna fyzická i virtuální• Důležitou podmínkou fungování trhu

znalostí je důvěra

Problémy trhu znalostí

• Nekompletní informace – chybí mapy znalostí a intelektuálního kapitálu, garance a pravidla oceňování

• Asymetrie – znalosti často soustředěny v jednom útvaru, chybí tam, kde jsou třeba

• Lokalizace – časté uspokojení se znalostmi, s jejichž získáním není spojeno příliš energie a nejistoty

Chyby při práci se znalostmi

• Nízké ocenění pracovníků, často pouze slovní podpora, demotivace

• Větší důraz na tvorbu nových znalostí než opětovné použití existujících

• Chybí podpora kontinuálního vzdělávání• Neexistence nástrojů ohodnocování

znalostí

Patologie trhu znalostí

• Monopoly – zadržování znalostí, znalosti nejsou předávány a šířeny; chybí nositel – není znalost

• Únik mozků• Bariéry – odmítání akceptovat nové

znalosti (Např. „Nebylo vynalezeno u nás.“)

Zdroje informací

Dovednosti a schopnosti v KM• Základní schopnosti (competencies):

vzdělání, profesní a technické zázemí a zkušenosti

• Klíčové dovednosti (skills): dovednosti potřebné k tomu, aby mohly být efektivně využívány základní schopnosti: komunikace, projektové řízení, týmová práce, schopnost překračovat organizační bariéry a pracovat ve složitých prostředích.

• Dovednosti podporující KM: manažerské dovednosti, práce s informacemi. Management informací podmiňuje mnohé činnosti KM.

Groupware

Groupware = software podporující týmovou práci

• usnadňuje komunikaci• pomáhá pracovníkům pracovat na

společných úkolech• poskytuje pracovníkům informace

potřebné pro plnění jejich pracovních úkolů

• může napomáhat při rozhodování.

3K• Komunikace: umožňuje sdílení informací a

jejich posílání ostatním prostřednictvím elektronické pošty.

• Kooperace (spolupráce): způsob společné práce při řešení pracovních problémů nebo při plnění úkolů, organizace jednání, podpora rozhodování, zvýšení aktivity všech členů týmu.

• Koordinace: zajišťuje, aby tým pracoval efektivně a plnil své cíle - přidělování pracovních úkolů, kontrola jejich výkonu, řízení elektronických setkání.

Klíčové funkce groupware • E-mail, zpracování zpráv a elektronických formulářů • Správa dokumentů a sdílení informací • Spolupráce při tvorbě dokumentů • Konference – textové, video • Time management - kalendář a týmové plánování • Groupwarové řízení a podpora rozhodování - zajištění

vzdáleného a distribuovaného přístupu včetně replikace a kontroly přístupu

• Ad hoc wokflow - volná spolupráce • Strukturovaný workflow - strukturované řízení úkolů

Přínosy nasazení groupware• Zlepšení komunikace a sdílení informací

– Zajištění přístupu všech členů týmu ke stejným informacím v každém čase

– Výrazná úspora času a nákladů na kopírování a rozesílání papírových dokumentů a aktualizaci starších verzí dokumentů a zpráv.

• Rychlejší a efektivnější řešení problémů– Překonání organizačních a geografických hranic, podpora

společného řešení problémů (on-line diskusní skupiny).• Zaznamenání znalostí organizace

– Sběr, ukládání a distribuce informací– vytváření této organizační paměti

MS Outlook 2000

• Správa jmen, adres a dalších údajů souvisejících s osobními a obchodními kontakty,

• Vytváření seznamu úkolů, jejich řazení podle důležitosti, termínů splnění a mnoha dalších kritérií,

• Vedení seznamu schůzek, sledování mimořádných událostí,

• Posílání elektronické pošty po internetu nebo podnikové síti,

• Uchování poznámek o telefonních hovorech, schůzích a ostatní konverzaci, třídění podle jednotlivých kontaktů,

• Plánování setkání• Organizování informací a souborů pomocí společného

rozhraní.

Lotus Notes • elektronická pošta, kalendář, seznam úkolů, seznam

kontaktů• sdílení informací, možnost úkolovat spolupracovníky,

plánování schůzek pomocí společného podnikového kalendáře

• sdílení dokumentů, podpora týmové práce• vytváření sdílených databází.• podpora mobilitu pracovníků: pracovník se může

kdekoliv ze světa připojit k Dominu serveru a tím se mu provede aktualizace dat, a to jak z osobního počítače na server, tak i ze serveru na osobní počítač. Pracovník může pracovat s klientem Lotus Notes i když není připojen k Dominu Serveru. Domino server je nutnou součástí pro efektivní fungování Lotus Notes.

Konference

• komunikace mezi mnoha lidmi současně • nemusí probíhat v reálném čase -

asynchronní komunikace

Textové konference • Vlákno (thread) je tvořeno skupinou příspěvků • Funkce:

– vytvoření nového tématu nebo vlákna, – vytvoření odpovědi do existujícího vlákna, – zobrazení seznamu existujících témat a příspěvků

společně s jejich autory, časem a datem jejich vytvoření,

– vyhledávání určitého řetězce uvnitř témat. – export kopie příspěvků a jejich vložení do dokumentu– moderátor nebo administrátor diskuse má možnost

vymazat jakoukoliv nevhodnou zprávu.

Videokonference

• Privátní: málo účastníků (2 až 4), kteří sedí u svých osobních počítačů a diskutují spolu prostřednictvím dostupné technologie – Windows Netmeeting

• Skupinová: odpadají problémy s ubytováním, stravováním, zajištěním dopravy a organizací mnohdy velkého počtu osob; umožní geograficky efektivně rozložit konferenci do několika míst bez ztráty možnosti společného jednání

Sdílené tabule

• Spolupráce při psaní a kreslení na internetu; posílají obsah tabule nebo kreslicího okna každému, kdo se účastní konference. Cokoliv někdo nakreslí nebo napíše na sdílenou tabuli, se zobrazí na monitorech všech účastníků.

e-mailové konference • veřejnost

– veřejná - žádná omezující pravidla – neveřejná - přihlásit (a odhlásit) účastníka může pouze

moderátor• uzavřenost

– otevřená - příspěvky můžeme posílat i tehdy, pokud nejsme členem

– uzavřená - mohou přispívat pouze členové • moderovanost

– moderovaná – příspěvky dostane nejprve moderátor, který rozhodne, zda je pošle do konference, nebo je stornuje; jinak řečeno, přispívat může jenom moderátor

– nemoderovaná –není žádný moderátor, tzn. že všechny příspěvky se zobrazí na konferenci

Společná tvorba a sdílení dokumentů

• definovat, jakým způsobem budou data vytvořená v různých paralelních procesech kombinována a propojena – každý spoluautor vkládá své poznámky na různá místa v

dokumentu, přičemž původní struktura dokumentu zůstává zachována

– spoluautoři provádějí opravy přímo ve struktuře a obsahu původního dokumentu, tyto změny jsou zvýrazněny jinou barvou či jiným stylem písma

• omezit přístup spoluautorů buď prostřednictvím oprávnění přidělených síťovým administrátorem, nebo použitím hesla pro přístup k dokumentu

Intelektuální kapitál

ÚvodNejvzácnější komodita pro podnikání jsou lidé - ne zákazníci, technologie nebo kapitál.

Firma má vzdělané pracovníky dobré produkty velké zisky více správných lidí atd.

Intelektuální kapitál

Proč jsou některé firmy ceněny mnohem více, než je jejich účetní hodnota?

James Tobin: Q-poměr

Intelektuální kapitál a oceňování podniku

•Tři složky intelektuálního kapitáluLidský kapitál

Strukturovaný kapitál

Relační kapitál

Intelektuální kapitál

• Proveďte zahajovací audit intelektuálního kapitálu. • Vytvořte prostředí pro evaluaci každého zaměstnance a vytyčení osobního cíle rozvoje

•Definujte roli znalostí ve vašem oboru podnikání. Identifikujte nejvýznamnější zdroje intelektuálního kapitálu uvnitř i vně vaší organizace.

•Zaměstnejte vedoucího odpovědného za rozvoj intelektuálního kapitálu - musí mít integrovanou praxi a vzdělání v personalistice, strategii a v informačních technologiích

Řízení intelektuálního kapitálu - 1

• Pokuste se identifikovat a klasifikovat intelektuální portfolio vytvořením znalostní mapy vaší instituce – určete v jakých lidech a systémech sídlí znalosti. • Využijte informační systémy a nástroje pro sdílení informací, které podporují výměnu a strukturování znalostí. •Posílejte pracovníky na konference, výstavy a veletrhy a svěřte jim úkoly sběru informací. • Veďte audity intelektuálního kapitálu k evaluaci znalostí nashromážděných v instituci. Používejte, kde je to možné, peněžního hodnocení. • Identifikujte a vyplňte mezery způsobené slabými stránkami, které máte vzhledem ke konkurenci, zákazníkům, dodavatelům a využití vlastních zkušeností.• Sestavte nové portfolio znalostí instituce jako dodatek k výroční zprávě.

Řízení intelektuálního kapitálu - 2

KM a výkonnost podniku

1. Přínosy KM a intelektuálního kapitálu pro podnik

2. Problémy s měřením znalostí a IK

3. Důvody měření investice do znalostí a intelektuálního kapitálu

4. Metody měření znalostí a IK

Přínosy KM a intelektuálního kapitálu pro podnik

• Roste inovační potenciál firmy

• Roste flexibilita firmy

• Roste orientace na zákazníka

• Zlepšuje se orientace v dodavatelských sítích

• Roste kvalita procesů podniku a podniková kultura.

Problémy s měřením znalostí a IK

• Investice do hmotných aktiv

• Investice do znalostí

• Současné finanční výkazy nejsou přizpůsobeny nehmotným aktivům

• Tým v EU pro řešení těchto problémů

Důvody měření znalostí a IK

• Kontrola

• Hodnocení využití prostředků do KM a IK

• Zpětná vazba

Metody měření znalostí a IK• Pavoučí graf

• BSC• Scandia Navigator

• Value Chain Scorecard

Value Chain Scorecard

Výzkum a učení Implementace Komerční využití1. Vnitřní obnova 4.Intelektuální

vlastnictví8. Horní úroveň

2. Získanéznalosti

5.Technické testy 9. Spodní úroveň

3.Sítě 6. Zákazníci 10. Možnosti růstu

7. Zaměstnanci

Metody měření znalostí a IK

• Total Value Creation

• Accounting for Future

• Tobinův ukazatel Q

• Intelektuální potenciál přidané hodnoty

• Znalostní intenzita

• Účetnictví intelektuálního kapitálu podle Rennie