Spisová služba Předarchivní péče o dokumenty v praxi

Legislativní předpisy a metodiky

Legislativní předpisy

Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů.

Vyhláška č. 283/2014 (dříve 259/2012 Sb.), o podrobnostech výkonu spisové služby.

Nově výrazná orientace na dokumenty v elektronické podobě.

Národní standard pro elektronické systémy spisové služby (NSESSS).

Vydán Ministerstvem vnitra, aktuální znění VMV částka 64/2012.

Zákon č. 227/2000 Sb. O elektronickém podpisu, ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 300/2008 Sb. O elektronických úkonech a autorizované konverzi.

Metodiky Ministerstva vnitra ČR

Metodické doporučení pro obce k povinnostem stanoveným zákonem č.499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě.

Práce s dokumenty v digitální podobě doručenými původcům vedoucím spisovou službu v listinné podobě a jejich odesílání.

Vzorový spisový a skartační plán pro obce s rozšířenou působností.

http://www.mvcr.cz/clanek/spisova-sluzba-metodiky.aspx

Správní řízení

Dle zákona č. 499/2004 Sb. § 73 až § 74 se původce dopustí například správního deliktu jestliže:

nevykonává spisovou službu,

nevydá spisový řád nebo spisový a skartační plán,

neoznačuje dokumenty spisovými znaky, skartačními znaky a lhůtami,

nedodrží podmínky pro ukládání dokumentů,

neprovádí skartační řízení.

Sankce až 200 000 Kč.

!

Názvosloví v KEO4 Spisové službě

Dokument

Záznam

Věcná skupina

Názvosloví v KEO4

Dokument (vyhl. 283/2014 §2)

Každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace v podobě analogové nebo digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena.

Analogový (listinná a nelistinná část – např. CD)

Digitální

Komponenta (NSESSS)

Příloha, soubor

Výstupní formáty (PDF/A)

Zásilka (NSESSS)

Obálka

Informace o tom, kdo dokument přijatý poslal, komu byl dokument vlastní odeslán a jakým způsobem byl dokument doručen nebo odeslán.

Názvosloví v KEO4

Spis

Při vyřizování dokumentů se všechny dokumenty týkající se jedné věci spojí ve spis (z.499/2004 § 65).

Spis musí být označen spisovou značkou – obvykle číslo jednací iniciačního dokumentu.

Spis musí mít vyplněnou věcnou skupinu a skartační režim.

Dokumenty, které jsou do spisu vloženy, zdědí věcnou skupinu i skartační režim dle spisu.

Tvorba spisu

Priorací (spojováním)

Každý dokument má své číslo jednací.

Dokumenty se evidují v podacím deníku.

Pomocí Sběrného archu

V PD se eviduje pouze iniciační (první) dokument, zakládá se k němu sběrný arch.

Ostatní dokumenty, které se stanou součástí spisu, se označí stejným číslem jednacím lomeným pořadovým číslem. Zaznamenávají se pouze do sběrného archu a v PD se neevidují.

Čísla jednací nelze přidělovat automaticky na podatelně, přiděluje je až referent.

Názvosloví v KEO4

Spisový znak a věcná skupina (231.9.1 Povodňový plán obce)

Zařazení dokumentů do věcných skupin umožňuje jejich budoucí vyhledávání, ukládání a vyřazování.

Toto zařazení je pro původce povinné.

Vkládá se nejpozději při vyřizování dokumentu.

Př. 88.1 Dotace, grantová podpora V 5.

Názvosloví v KEO4

Skartační režim

Skartační znak A,V,S

Skartační lhůta

Skartační lhůta je doba, po kterou dokument zůstává uložen v organizaci. Je určena číslicí za skartačním znakem a počíná běžet dnem 1. ledna následujícího roku od spouštěcí události.

Spouštěcí událost (např. Uzavření spisu a vyřízení dokumentu, Externí událost)

Počátek plynutí skartační lhůty stanoví spouštěcí událost, kterou se rozumí převážně vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu.

Identifikace dokumentů a spisů

JID: 16426xxxxx00672416SSL138122

Identifikace dokumentu

V elektronické spisové službě

Jednoznačný identifikátor (10471032xx15029221SSL60201).

V analogové spisové službě

Podací razítko (Nahrazuje JID).

To obsahuje:

Název veřejnoprávního původce.

Datum doručení dokumentu.

Číslo jednací nebo evidenční číslo.

Počet listů dokumentu.

Počet listinných příloh a počet listů příloh.

Počet a druh nelistinných příloh (CD, flash disk).

Identifikace dokumentu a spisu

Číslo jednací (OUZN-005/2015)

Evidenční znak dokumentu.

Musí obsahovat minimálně:

označení nebo zkratku označení původce,

pořadové číslo,

označení časového období.

Může obsahovat označení nebo zkratku označení organizační jednotky, nebo jiné znaky, charakterizující skutečnosti související s dokumentem.

OUZN-005/2015-Hl

Spisová značka (CP001/2015)

Každý spis musí být označen spisovou značkou.

Vychází z čj. iniciačního (zakládajícího) dokumentu nebo z jiného označení.

Evidence dokumentů

Evidence dokumentů

V analogové spisové službě

Podací deník (vyhl.283/2014 §8)

Zápis došlých a vlastních dokumentů.

Základní evidenční pomůcka.

Obsahuje vyhláškou stanovené údaje.

Pořadové číslo dokumentu.

Datum doručení (vytvoření) dokumentu.

Údaje o odesílateli.

Číslo jednací odesílatele.

Údaje o kvantitě dokumentu (počet listů a příloh).

Stručný obsah dokumentu (věc).

Kdo dokument vyřídil.

Údaje o vyřízení.

Spisový znak a skartační režim.

Pořadové číslo dokumentu – tvoří číselnou řadu od 1, dle stanoveného časového období (rok, školní rok).

Evidence dokumentů

V elektronické spisové službě

Původce vede o dokumentu stejné údaje jako jsou v podacím deníku.

Dále musí obsahovat ještě tyto údaje:

jednoznačný identifikátor dokumentu,

zda jde o dokument v digitální podobě nebo dokument v analogové podobě,

zda byl dokument zařazen do výběru archiválií a zda byl dokument vybrán jako archiválie,

identifikátor, který dokumentu v digitální podobě, který byl vybrán jako archiválie, přidělil Národní archiv nebo digitální archiv.

Spisový řád

Spisový řád

Základní vnitřní předpis stanovující základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení.

Ve spisovém řádu by měly být popsány veškeré úkony spojené s příjmem, tříděním, označováním, evidencí, rozdělováním, vyřizováním, oběhem, vyhotovováním, podepisováním, odesíláním, ukládáním a vyřazováním dokumentů.

Součástí spisového řádu je vždy spisový a skartační plán.

Spisový řád podléhá případné kontrole státního oblastního archivu.

Vzorový spisový řád např.: http://www.mza.cz/vzory-spisovych-skartacnich-radu

Spisový řád

Spisový a skartační plán

Součástí spisového řádu je spisový a skartační plán, který obsahuje:

Spisový znak 56.1

Spisový název/Věcná skupina Smlouvy všeobecně

Skartační znak V

Skartační lhůta 5

Spouštěcí událost Vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu

Rozsah spisového a skartační plánu je doporučen MVČR.

Každý původce si může doporučený spisový a skartační plán upravit.

Ukládaní a vyřazování dokumentů

Ukládání dokumentů ve Spisovně

Dokumenty a spisy se ukládají po vyřízení dokumentu a uzavření spisu podle spisového a skartačního plánu ve spisovně.

Postup při ukládání dokumentů stanoví spisový řád původce.

Dokument nebo spis se před uložením kontrolují, jsou-li úplné.

Postup při zapůjčování a nahlížení do dokumentů stanoví spisový řád původce.

Skartační řízení

Do skartačního řízení se zařazují všechny uzavřené spisy a vyřízené dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, a úřední razítka vyřazená z evidence.

http://vychodoceskearchivy.cz/zamrsk/vzor-skartacniho-navrhu/

Způsob přípravy a průběh skartačního řízení stanoví původce ve spisovém řádu.

Ve spisovém řádu by měla být informace o tom, jak často se provádí skartační řízení (min. jednou za 5 let)

Původce sestaví seznamy dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení. V seznamech dokumentů, uspořádaných podle spisových znaků, uvede původce odděleně:

Dokumenty se skartačním znakem „A“.

Dokumenty se skartačním znakem „S“.

Dokumenty se skartačním znakem „V“ se posoudí a zařadí k dokumentům se skartačním znakem „A“, nebo k dokumentům se skartačním znakem „S“.

Vyřazování dokumentů

Na základě skartačního návrhu vypracuje archiv protokol o skartačním řízení. Do 15 dnů od doručení lze podat námitky.

Po obdržení souhlasu se zničením dokumentů označených skartačním znakem „S“ zabezpečí organizace jejich zničení. Bez souhlasu příslušného archivu nesmějí být dokumenty zničeny, a to ani po provedeném skartačním řízení.

Analogová v.s. Elektronická spisová služba

Autorizovaná konverze z moci úřední

Dle zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů

a) úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru, ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky, nebo

b) úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě a ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky.

Dokument, který provedením konverze vznikl, má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu, jehož převedením výstup vznikl.

Převody do PDF/A

Převody do PDF/A

Vlastní dokumenty převádíme do formátu PDFA/1 a PDFA/2, který splňuje kritéria předepsané Národním archivem.

Nově chystáme nasadit formát PDFA/3.

Převody do PDF/A jsou nezbytné pro elektronickou skartaci dokumentů.

Elektronické podpisy a časová razítka

Elektronické podpisy a časová razítka

Kvalifikovaný certifikát

Nahrazuje ověřený podpis, takže jednoznačně prokáže vaši totožnost. Po podepsání dokumentu je prokázáno, že se jeho obsah po podepsání už nezměnil.

Vybrat si můžete mezi osobním a systémovým kvalifikovaným certifikátem.

Osobní kvalifikovaný certifikát identifikuje konkrétní osobu.

Systémový kvalifikovaný certifikát lze přirovnat k razítku organizace.

Elektronický podpis, elektronická značka (pečeť).

Časové razítko

Časové razítko zaručuje, že uvedená data v elektronické podobě existovala v určitý časový okamžik v dané podobě.

Elektronický podpis odpovídá na otázku „kdo“, časové razítko na otázku „kdy“.

eiDAS

eiDAS

Co je to?

Nařízení Evropské unie.

Co je cílem?

Cílem je vytvořit jednotné celoevropské prostředí, kde bude funkční elektronická identifikace (elektronické prokazování totožnosti) a další služby vytvářející důvěru pro elektronické transakce v rámci Evropské Unie.

Týká se i služeb pro vytváření a ověřování elektronických podpisů, pečetí a časových razítek.

Prováděcí rozhodnutí EU 2018/1506 zavádí povinnost používat zaručené elektronické podpisy a zaručené elektronické pečetě v souladu se specifikací ETSI (PAdES, XAdES, CAdES), tedy tzv. dlouhodobě ověřitelné (LTV – Long-Term Validation).

Nařízení eIDAS je platné ve všech zemích EU od 1.7.2016. Proto by měl od 1.7.2016 vstoupit v platnost nový zákon „o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce a o změně některých zákonů“. Ten nahradí současný zákon 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu. Dále ovlivní např. zákon 499/2004 Sb., o archivní a spisové službě a zákon 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.

Jak se připravujeme na eiDAS?

Jsme v poslední fázi nasazení autorizace dokumentů ve standardu Long-Therm, která zajišťuje dlouhodobou ověřitelnost podpisů podle EU direktivy a standardů ETSI.

U přijatých dokumentů budeme prodlužovat životnost podpisu, tak aby jej bylo možné ověřit i po vypršení jeho platnosti.

Aby byla zajištěna 100% kompatibilita podpisů a ověřování, účastníme se, společně s dalšími firmami z členských států EU, Plugtestů Evropského ústavu pro telekomunikační normy (ETSI).

Děkuji za pozornost

Ing. Lucie Hlaváčkováhlavackova@alis.cz