32
Spisová služba u veřejnoprávních původců
Spisová služba
u veřejnoprávních původců
Legislativní normy
● zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (poslední novela s účinností od 1. července 2012 publikována pod č. 167/2012 Sb.)
● vyhláška č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby (platná od 1. srpna 2012)
Další předpisy
● Instrukce ministerstva vnitra ČR ze dne 25.5.1992 o spisové službě (publikována ve Věstníku vlády ČR pro okresní úřady a orgány obcí, roč. 2, č. 1) + 2 novely z roku 2001 publikované tamtéž
● Národní standard pro elektronické systémy spisových služeb (publikován ve Věstníku Ministerstva vnitra pod č. 64/2012)
Metodika
● metodiky pro obce jsou zveřejňovány na stránkách ministerstva vnitra (www.mvcr.cz) v sekci Archivnictví a spisová služba (odkaz O nás)
● přímý odkaz na metodiky http://www.mvcr.cz/clanek/metodiky.aspx
● Vzorový spisový a skartační plán pro obce s rozšířenou působností
Archivní zákon
● Veřejnoprávní původci (§ 3)● - územně samosprávné celky = obce (písm. f)● - jejich organizační složky (písm. g)● - právnické osoby zřízené nebo založené
obcemi (písm. h)● - školy s výjimkou mateřských škol (písm. j)
Povinnosti veřejnoprávních původců
● uchovávání dokumentů (§ 3)● umožnění výběru archiválií (§ 3)● řádné vedení spisové služby (§ 63)● vydání spisového řádu (§ 66)
Spisová služba
● odborná správa dokumentů vzniklých z činnosti původce, popř. jeho právních předchůdců
● - příjem, evidence, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání
● - ukládání po dobu stanovenou skartačními lhůtami
● - vyřazování ve skartačním řízení
Základní pojmy● Spisovna – místo určené v uložení,
vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení
● Spisový řád – předpis stanovící základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení
● Spisový a skartační plán – příloha spisového řádu stanovující spisové znaky, skartační znaky a skartační lhůty u jednotlivých druhů dokumentů
Základní pojmy● Spisový znak – číselný kód pro zařazení
dokumentů do věcných skupin za účelem budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazení
● Skartační znak – označení dokumentů podle něhož se posuzují ve skartačním řízení (A, V, S)
● Skartační lhůta – doba, během níž musí být dokument uložen u původce (dokumenty se skartačním znakem A možno po dohodě s archivem přebírat i dříve)
Vedení spisové služby v listinné podobě
● podací deník ve formě knihy● povinnost převodu dokumentů přijatých
v digitální podobě autorizovanou konverzí a uchovávání jejich původní podoby (dokument doručený prostřednictvím datové schránky je nutné zachovat rovněž ve formátu .zfo)
Vedení spisové služby v elektronické podobě
● elektronický systém spisové služby (ERMS) musí splňovat kritéria stanovená Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby
● není povinnost převodu dokumentů přijatých v analogové podobě
Příjem dokumentů
● podatelna - slouží pro příjem dokumentů● formy podání● - písemně (analogově): pošta, fax, osobně,
kurýr● - písemně (elektronicky): datová schránka, e-
mail, technické nosiče dat (CD, DVD)● - ústní podání
Označování dokumentů
● Jednoznačný identifikátor – označení dokumentu zajišťující jeho nezaměnitelnost
● v případě listinné evidence je totožný s číslem jednacím
● v případě elektronické evidence si jednoznačný identifikátor vytváří program nezávisle a není totožný s číslem jednacím
● doručené dokumenty jsou označovány otiskem podacího razítka, popř. jiným technologickým prostředkem obdobného určení
Podací razítko● název veřejnoprávního původce● datum doručení dokumentu● číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné
evidence dokumentů dle jiných předpisů (např. evidence faktur)
● počet listů dokumentu● počet listinných příloh dokumentu a počet listů
těchto příloh, popř. počet svazků listinných příloh dokumentu
● počet a druh příloh dokumentu, pokud jsou v nelistinné podobě (CD, občanský průkaz)
Evidence dokumentů
● většina údajů je shodných jak v listinné, tak v digitální evidenci
● pokud jsou používány v evidenci zkratky, musí existovat jejich seznam v evidenci dokumentů
● podací deník v listinné podobě musí mít tyto náležitosti
● - název původce● - časové období používání● - počet listů
Údaje o dokumentu v podacím deníku
● pořadové číslo dokumentu (část čísla jednacího), v každém roce musí číselná řada začínat znovu od 1
● datum doručení● údaje o odesílateli (název, adresa, číslo jednací
dokumentu), jde-li o dokument vytvořený veřejnoprávním původcem, uvede se slovo „Vlastní“
● počet listů dokumentu a příloh (údaj stejný jako v podacím razítku)
Údaje o dokumentu v podacím deníku
● stručný obsah dokumentu (předmět, věc)● označení organizační součásti veřejnoprávního
původce, které byl dokument přidělen k vyřízení (u malých původců příjmení vyřizující osoby)
● způsob vyřízení (stručný obsah odpovědi), v případě vlastních dokumentů se zde uvádí adresát
● počet listů a počet příloh● spisový znak, skartační znak a skartační lhůta
Další údaje o dokumentu v elektronicky vedeném podacím deníku
● jednoznačný identifikátor dokumentu (generuje se automaticky)
● informace o tom, zda jde o dokument v digitální nebo analogové podobě
● záznam o provedení výběru archiválií● identifikátor dokumentu uloženého v digitálním
archivu
Číslo jednací
● je tvořeno● - označením nebo zkratkou původce● - u velkých původců je možné jeho označení
doplnit přesnějším určením odboru (popř. další části)
● - pořadovým číslem z evidence dokumentů● - kalendářním rokem
Tvorba spisu
● spojování dokumentů● - každý dokument má samostatné čj.
a v evidenci jsou vzájemné odkazy● Sběrný arch● - pouze jedno číslo jednací iniciačního
dokumentu, v rámci něho sběrný arch („malý podací deník“) a další čísla jednací jsou tvořena za pomlčkou
Rozdělování a oběh dokumentů
● podatelna provádí rozdělování dokumentů postupem popsaným ve Spisovém řádu původce
● původce zajistí oběh dokumentů tak, aby bylo možné identifikovat pohyb dokumentu u původce (kdo, kdy a jaký úkon prováděl)
Vyřizování dokumentů
● odpověď na došlý dokument je odesílána pod tímtéž číslem jednacím
● stručný obsah odpovědi je zaznamenán do evidence dokumentů (podacího deníku)
● nejpozději při jeho vyřízení je dokumentu přidělen spisový znak, skartační znak a skartační lhůta
Vyhotovování dokumentů● jednotnou úpravu (hlavičkový papír) odesílaných
dokumentů je nutno uvést do Spisového řádu● na odeslaném dokumentu musí být uvedeno:● - datum podpisu● - počet listů a příloh● - jméno, příjmení a funkce osoby pověřené
podpisem● původce si pro výkon spisové služby ponechává
prvopis (stejnopis prvopisu) dokumentu
Podepisování dokumentů a užívání úředních razítek
● původce musí určit fyzické osoby oprávněné k podepisování vyhotovených dokumentů a užívání úředních (kulatých) razítek
● původce musí vést evidenci úředních razítek● původce vede evidenci kvalifikovaných
certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli v rozsahu § 17, odst. 4 vyhlášky
Odesílání dokumentů
● dokumenty jsou odesílány prostřednictvím výpravny (bývá totožná s podatelnou), která opatří odesílaný dokument potřebnými náležitostmi
● i původce vedoucí spisovou službu v listinné podobě musí zajistit řádné odesílání dokumentů prostřednictvím datové schránky (formát PDF/A)
Ukládání dokumentů
● všechny uzavřené spisy a vyřízené dokumenty původce ukládá ve spisovně podle věcných skupin a spisových znaků
● před uložením do spisovny je nutné zkontrolovat úplnost dokumentů
● o dokumentech a spisech uložených ve spisovně vede původce evidenci (např. archivní kniha, zvláštní moduly v ERMS)
● evidence je vedena rovněž o zapůjčování a nahlížení do spisů a dokumentů
Skartační návrh
● po uplynutí skartačních lhůt původce zařadí příslušné spisy a dokumenty do skartačního řízení a vyhotoví skartační návrh
● do přílohy skartačního návrhu se dokumenty uvádějí rozdělené podle jednotlivých původců (Sbor dobrovolných hasičů, Základní škola aj.)
● návrh obsahuje: pořadové číslo, ukládací znak, druh písemností, dataci, skartační znak/lhůtu, množství
Skartační protokol
● na základě skartačního návrhu vypracuje archiv protokol o skartačním řízení
● v příloze č. 1 protokolu jsou uvedeny dokumenty vybrané za archiválie
● V příloze č. 2 protokolu jsou uvedeny dokumenty, které je možno zničit
Předání archiválií
● původce předá archiválie do 30 dnů od podpisu protokolu o skartačním řízení
● k předání archiválií se vyhotoví předávací protokol (původce) nebo úřední záznam (archiv)
● příloha předávacího protokolu/úředního záznamu obsahuje: pořadové číslo, ukládací znak, druh písemností, dataci, množství
Kontrola v oblasti spisové služby
● archivy mohou kontrolovat, zda původce● - uchoval dokument a umožní výběr archiválií● - vykonává spisovou službu● - vydal Spisový řád● - dodržuje podmínky pro ukládání dokumentů● - ukládá dokumenty podle vlastního Spisového
a skartačního plánu● - ...
Sankce
● v případě, že původce některé dříve uvedené povinnosti neplní, dopouští se správního deliktu a může mu být vyměřena pokuta
● 200 000,- Kč
