Post on 30-Sep-2020
transcript
Sociální služby Vsetín, příspěvková organizace, Záviše Kalandry 1353, 755 01 Vsetín I–SM–01/2014
Stránka 1 z 17
ŘÍZENÍ DOKUMENTŮ A ZÁZNAMŮ
SMĚRNICE
Proces Funkce Jméno a příjmení Datum Podpis
Zpracování manažerka kvality Ing. I. Kleinová 28. 02. 2019
Přezkoumání Interní auditorka Ing. P. Holeksová 28. 02. 2019
Schválení ředitelka Mgr. M. Pavlůsková 01. 03. 2019
Verze 04
Nahrazuje: I-SM-01/2014 - Řízení dokumentů a záznamů – verze 03 včetně revizí.
Řízení dokumentů a záznamů I–SM–01/2014
Stránka 2 z 17 Verze 04
Obsah
1. Účel ........................................................................................................................... 3
2. Rozsah platnosti, závaznost ....................................................................................... 3
3. Vymezení pojmů ........................................................................................................ 3
4. Fáze procesu řízení interních dokumentů ................................................................... 3
5. Identifikace interních dokumentů .............................................................................. 6
6. Přehled interních dokumentů ..................................................................................... 7
7. Obsahová struktura interních dokumentů .................................................................. 7
8. Řízení externích dokumentů ....................................................................................... 8
9. Řízení záznamů.......................................................................................................... 9
10. Přechodná ustanovení ............................................................................................. 10
Příloha č. 1 – Formální úprava a náležitosti interních dokumentů .................................... 11
Příloha č. 2 – Formální úprava interních dokumentů I. úrovně ................................................. 12
Příloha č. 3 – Formální úprava interních dokumentů II. úrovně ................................................ 14
Příloha č. 4 – Formulář k zápisu porad a schůzek ..................................................................... 15
Příloha č. 5 – Formulář k evidenci ID I. a II. úrovně ................................................................... 16
Řízení dokumentů a záznamů I–SM–01/2014
Stránka 3 z 17 Verze 04
1. Účel
Účelem této směrnice je stanovení postupů pro zpracování, distribuci, revize a evidenci
interních dokumentů v procesu řízení dokumentů a záznamů v Sociálních službách Vsetín,
příspěvkové organizaci (dále jen SSLVS).
2. Rozsah platnosti, závaznost
Směrnice je platná ve všech organizačních jednotkách a závazná pro všechny zaměstnance
SSLVS.
3. Vymezení pojmů
(1) Organizační jednotka (dále jen ORJ) – ředitelství nebo zařízení (DS, DZR, DOZP, CHB)
SSLVS dle Organizačního řádu.
(2) Interní dokument (dále jen ID) – dokument vydaný v rámci SSLVS za účelem řízení
určitého procesu.
(3) KPP – koordinační a projektový pracovník.
(4) ID I. úrovně – dokument schválený ředitelem, platný a závazný pro všechny nebo vybrané
ORJ, nebo vybrané pracovní pozice.
(5) ID II. úrovně – dokument schválený vedoucím ORJ, platný a závazný pro dané ORJ
a pracovní pozice.
(6) Externí dokument (dále jen ED) – dokument, který není vydaný v rámci SSLVS, ale je
potřebný pro řízení procesů v SSLVS a zaměstnanci SSLVS jsou povinni se jím řídit (právní
předpisy vydávané zřizovatelem, profesní standardy, profesní etické kodexy atd.).
(7) Záznamy – dokument poskytující důkaz o provedené činnosti, nebo o splnění daného
požadavku (zápisy činností, vyplněné formuláře atd.).
(8) Řízení dokumentů a záznamů:
− proces zahrnující návrh na zpracování, připomínkování, přezkoumání, schválení,
vydání, distribuci, seznámení zaměstnanců s dokumentem, revize, evidenci,
zneplatnění dokumentu, archivaci a skartaci dokumentů a záznamů;
− za řízený ID je považována pouze verze umístěná na intranetu a originální tištěná
verze ID s podpisy, ostatní tištěné verze ID jsou pouze informativní neřízené verze.
4. Fáze procesu řízení interních dokumentů
(1) Návrh na zpracování:
− návrh na zpracování nového ID může vznést každý zaměstnanec ke svému
přímému nadřízenému, který informuje vedoucího ORJ. Jedná-li se o ID I. úrovně,
vedoucí ORJ informuje manažera kvality.
− ředitelka (u ID I. úrovně) nebo vedoucí ORJ (u ID II. úrovně) zajistí analýzu
stávajícího stavu/daného procesu, a na základě zjištěných údajů posoudí
potřebnost vzniku nového ID a pověří zaměstnance jeho zpracováním.
Řízení dokumentů a záznamů I–SM–01/2014
Stránka 4 z 17 Verze 04
(2) Zpracování:
− pověřený zaměstnanec je odpovědný za odbornou stránku, jeho soulad
s externími a interními dokumenty a formální stránku ID.
(3) Připomínkové řízení:
− účelem připomínkového řízení je posoudit věcnou a odbornou stránku
dokumentu. Připomínkování se realizuje prostřednictvím e-mailu, nebo formou
diskuzí na intranetu;
− zaměstnanec pověřený zpracováním (u ID I. úrovně), vedoucí ORJ (u ID II. úrovně),
zašle e-mailem zpracovaný dokument manažeru kvality, ten zajistí jeho
připomínkové řízení napříč SSLVS, určí termín, do kterého budou připomínky
přijímány;
− zaslané podněty manažer kvality zašle zpracovateli (ID I. úrovně), vedoucí ORJ
(II. úrovně), který vyhodnotí, zapracuje relevantní připomínky do ID a zašle zpět
manažeru kvality.
(4) Přezkoumání:
− je-li manažer kvality zpracovatelem ID, je ředitelkou pověřen přezkoumáním
dokumentu jiný zaměstnanec SSLVS;
− manažer kvality posoudí obsahovou strukturu dokumentu, a u ID II. úrovně
zároveň posoudí, zda není v rozporu s ID I., a zda pouze specifika dané ORJ
rozpracovává;
− konečné zpracování ID zašle manažer kvality internímu auditorovi, který posoudí
obsahovou stránku ID z hlediska struktury a souladu s ostatními ID I. úrovně.
(5) Schválení:
− ID I. úrovně schvaluje ředitelka organizace;
− Rozhodnutí vedoucího (ID II. úrovně) schvaluje ředitelka organizace;
− ID II. úrovně schvaluje vedoucí ORJ;
− schvalující osoba provede závěrečnou kontrolu a dá pokyn manažeru kvality
k vydání ID.
(6) Vydání:
− manažer kvality zašle schválený a formálně upravený ID dokument KPP, který jej
zařadí do elektronické evidence, přidělí číslo ID, a vyvěsí ID v příslušné složce
na intranetu organizace SSLVS;
− KPP o vydání ID informuje elektronicky management ředitelství, vedoucí ORJ,
interního auditora a manažera kvality;
− datum účinnosti všech ID je dán datem podpisu schválení ID.
(7) Distribuce:
− za distribuci tištěné formy ID I. na ředitelství a stažení předešlé verze z oběhu, se
kterou je nakládáno dle Skartačního řádu, je odpovědný KPP;
− za distribucí a evidencí tištěné formy ID II. a stažení předešlé verze z oběhu, se
kterou je nakládáno dle Skartačního řádu, je odpovědný vedoucí ORJ.
Řízení dokumentů a záznamů I–SM–01/2014
Stránka 5 z 17 Verze 04
(8) Seznámení zaměstnanců s ID:
− za seznámení zaměstnanců s novým ID na ředitelství odpovídá KPP;
− za seznámení zaměstnanců s novým ID v ostatních ORJ odpovídá vedoucí ORJ;
− seznámení s ID stvrdí zaměstnanec svým podpisem v Záznamu o seznámení
zaměstnanců s dokumentem, který je součástí každé vytištěné verze ID.
(9) Revize:
− manažer kvality k datu 31. 1. vypracuje seznam všech ID, které budou v daném roce
revidovány a zašle seznamy KPP k vložení na intranet k evidenci jednotlivých ID v ORJ;
− manažer kvality předloží k 31.12. daného roku ředitelce organizace naplnění
plánu všech požadovaných revizí;
− revize je také provedena nastane-li rozpor mezi ID a obecně platnými právními
předpisy nebo normami, nebo nastane-li rozpor mezi ID I. a II. úrovně navzájem;
− proces revize ID je shodný s procesem tvorby nového ID, revizí se evidenční číslo
nemění, číslo verze se navýší;
− revize ID I. a II. úrovně jsou prováděny v plném rozsahu do 3 let od vydání
dokumentu nebo poslední revize.
− Revizi nepodléhají:
- ID I. – Rozhodnutí ředitelky,
- ID II. – Rozhodnutí vedoucí.
(10) Elektronická evidence:
− je vedena na intranetu a aktualizována KPP;
− jedná se o evidenci všech platných a neplatných ID I. i II. úrovně (3 roky zpětně);
− zvlášť je vedena elektronická evidence ID I. a II. úrovně pro jednotlivá ORJ,
v rámci úrovní je zvlášť vedena evidence různých typů ID;
− jednotlivé seznamy obsahují: evidenční číslo, název ID, číslo verze, datum
účinnosti, datum následné revize.
(11) Fyzická evidence:
− je evidence platných verzí ID (celý dokument, tj. včetně příloh a Záznamů
o seznámení zaměstnanců), včetně podepsaných Záznamů o seznámení
zaměstnanců s dokumentem;
− za evidenci ID na ředitelství na odpovídá KPP;
− za evidenci ID na zařízení odpovídá vedoucí ORJ;
− na ředitelství obsahuje:
o tištěné originálních verze ID I. úrovně s podpisy na titulní straně, včetně
Záznamu o seznámení zaměstnanců s dokumentem s podpisy
zaměstnanců ředitelství vztahující se k ID I. úrovně.
− na zařízeních obsahuje:
o tištěné originální verze ID II. úrovně s podpisy na titulní straně, včetně
Záznamu o seznámení zaměstnanců s dokumentem s podpisy
zaměstnanců vztahující se k ID II. úrovně;
Řízení dokumentů a záznamů I–SM–01/2014
Stránka 6 z 17 Verze 04
o informativní tištěné verze ID I. úrovně, včetně Záznamu o seznámení
zaměstnanců s dokumentem s podpisy zaměstnanců vztahující se k ID I.
úrovně;
o formulář k evidenci ID I. a II. úrovně, který obsahuje: název dokumentu,
číslo verze, účinnost, označení pracovních pozic X (křížkem), pro které se
dokument vztahuje dle schématu organizačního řádu dané ORJ (příloha
č. 5).
(12) Zneplatnění ID
− o zneplatnění ID rozhoduje schvalovatel, což stvrdí svým podpisem na titulní
stránce originální vytištěné verze ID („Zrušeno dne DD.MM.RRRR“, podpis),
označením v pravém horním rohu slovem „neplatné“;
− o zneplatnění ID I. úrovně KPP informuje elektronicky management ředitelství,
vedoucí ORJ, interního auditora, manažera kvality a provede změnu
v elektronické evidenci ID;
− o zneplatnění ID II. úrovně informuje vedoucí ORJ KPP, a ten provede změnu
v elektronické evidenci ID.
(13) Archivace, skartace:
− archivují se neplatné originální tištěné verze ID (s podpisy), ostatní neplatné verze
se skartují;
− za předání neplatných originálních tištěných verzí ID k archivaci a následné
skartaci dle platného Spisového řádu odpovídá u ID I. úrovně KPP, u ID II. úrovně
vedoucí ORJ.
5. Identifikace interních dokumentů
(1) Všechny ID musí být jednoznačně identifikovatelné, a to:
− názvem ID;
− evidenčním číslem ID;
− jménem a příjmením zpracovatele, datumem zpracování ID, podpisem;
− jménem a příjmením přezkoumávajícího, datumem přezkoumání, podpisem;
− jménem a příjmením schvalujícího, datumem schválení (tj. den, od kterého
jsou zaměstnanci povinni se danou verzí ID řídit), podpisem;
− číslem verze;
− údajem, zda se jedná o nový ID nebo ID nahrazující stávající ID.
(2) Identifikace ID je na každé jeho stránce zajištěna:
− názvem ID;
− evidenčním číslem ID;
− číslem verze ID (01, 02, 03 atd.);
− číslem stránky a údajem o celkovém počtu stran ID.
(3) Evidenční číslo ID je uvedeno ve formátu X-AA-YY/ZZZZ, kde
Řízení dokumentů a záznamů I–SM–01/2014
Stránka 7 z 17 Verze 04
− X je číslo úrovně ID, označené římskou číslicí;
− AA je identifikace typu ID;
− YY je pořadové číslo daného typu ID, přičemž čísluje se od čísla 01 vzestupně
průběžně v čase;
− u standardu kvality („dále jen SQ“) odpovídá pořadové číslo YY pořadovému
číslu daného SQ dle vyhlášky MPSV č. 505/2006 Sb., kterou se provádějí
některá ustanovení zákona č. 108/2006 Sb., o sociálních službách, v platném
znění;
− ZZZZ je rok vydání ID.
6. Přehled interních dokumentů
7. Obsahová struktura interních dokumentů (1) U ID I. úrovně musí být dodržena následující obsahová struktura:
− účel;
− rozsah platnosti, závaznost;
− vymezení pojmů, je-li nutné k vzhledem k použitým pojmům;
− vlastní obsahová část, která popisuje stručně, jasně a jednoznačně proces, který
je třeba popsat v ID a dle rozsahu je členěna na kapitoly a případně podkapitoly;
− související dokumenty (odkaz na ID se píše názvem ID s připojením slov „v platné
verzi“, odkaz na ED se píše názvem ED s připojením slov „v platném znění“);
− přílohy;
− seznam revizí;
Řízení dokumentů a záznamů I–SM–01/2014
Stránka 8 z 17 Verze 04
− záznam o seznámení zaměstnanců s dokumentem.
(2) U ID II. úrovně musí být dodržena následující obsahová struktura:
Standardy kvality, Rozhodnutí vedoucího
− účel, závaznost;
− vlastní obsahová část, která popisuje stručně, jasně a jednoznačně proces
(srozumitelný pro nově příchozí zaměstnance ORJ), který je třeba popsat v ID
a dle rozsahu je členěna na kapitoly a případně podkapitoly;
− související dokumenty (odkaz na ID se píše názvem ID s připojením slov „v platné
verzi“, odkaz na ED se píše názvem ED s připojením slov „v platném znění“);
− přílohy;
− seznam revizí;
− záznam o seznámení zaměstnanců s dokumentem.
Pracovní postupy
− závaznost;
− je-li nutné, pravomoci a odpovědnosti;
− vlastní obsahová část, která popisuje stručně, jasně a jednoznačně proces
(srozumitelný pro nově příchozí zaměstnance ORJ), který je třeba popsat v ID
a dle rozsahu je členěna na kapitoly a případně podkapitoly;
− související dokumenty (odkaz na ID se píše názvem ID s připojením slov „v platné
verzi“, odkaz na ED se píše názvem ED s připojením slov „v platném znění“);
− přílohy;
− seznam revizí;
− záznam o seznámení zaměstnanců s dokumentem.
(3) ID II. úrovně nesmí být v rozporu s ID I. úrovně, neopisují jejich obsah, pouze je rozšiřují,
navazují na ně, nebo je doplňují s ohledem na specifika dané ORJ.
(4) Pokud je zjištěna situace, že ID II. úrovně je v rozporu s ID I. úrovně, tak do doby sjednání
nápravy automaticky platí znění ID I. úrovně.
(5) Je-li ID delší než 3 stránky textu, je možné na úvod uvést obsah ID.
(6) Do výčtu souvisejících dokumentů se uvádějí všechny externí i interní dokumenty, které
s daným ID obsahově souvisí (navazují na ID, dále jej rozpracovávají, vycházejí z jeho
obsahu či jinak podobně souvisí se zpracovávanou problematikou).
8. Řízení externích dokumentů (1) Mezi ED patří zejména:
− obecně závazné právní předpisy;
− předpisy zřizovatele, které se dotýkají činnosti organizace;
− technické normy;
− doporučené standardní postupy (návody apod.);
− bezpečnostní listy chemických a nebezpečných látek;
Řízení dokumentů a záznamů I–SM–01/2014
Stránka 9 z 17 Verze 04
(2) Za sledování ED a předávání aktuálních informací souvisejících s výkonem pracovní
činnosti zaměstnanců jsou v rámci organizace odpovědni:
− Vedoucí ORJ, pověření pracovníci na úsecích zdravotním a sociálním;
− investiční technik na úseku technicko-hospodářském;
− KPP v oblasti odpadového hospodářství;
− vedoucí finanční účtárny v oblasti vedení účetnictví na ředitelství i v ORJ;
− personalistka v oblasti personální na ředitelství i v ORJ;
− externí nutriční terapeut ve stravovacích provozech na ORJ;
− externí pracovník v oblasti BOZP;
− další osoby pověřené ředitelkou organizace.
9. Řízení záznamů
(1) Mezi záznamy patří:
− zápisy dokumentující činnosti zaměstnanců;
− vyplněné formuláře vydané v rámci SSLVS (zápisy z porad a jednání);
− zápisy o průběhu a výsledcích kontrol, auditů a dotazníkových šetření.
(2) Záznamy musí být vedeny průkazně, pravdivě a čitelně v listinné nebo elektronické podobě.
(3) Záznamy zdravotnických pracovníků, sociálních pracovníků a pracovníků v sociálních
službách jsou upraveny zvláštními právními předpisy a ID.
(4) Zaměstnanci používající v rámci plnění svých pracovních povinností IS Cygnus, jsou
povinni používat pro záznam svých činností formuláře a záznamy IS Cygnus.
(5) Zaměstnanci jsou povinni při tvorbě záznamů používat formuláře, kterou jsou umístěny
na intranetu.
(6) V rámci SSLVS je povinnost dodržovat tyto zásady při používání záznamů:
− k zápisu (porady, schůzky) je používán vzor formuláře příloha č. 4;
− záznamy podléhají evidenci a číselnému řazení;
− každý záznam musí být identifikovatelný číslem, datem vyhotovení, jménem,
příjmením, podpisem zaměstnance a/nebo identifikací zaměstnance, který jej
vyhotovil a schválil. Odpovědnost za schválení záznamů u:
o I. úrovně – ředitelka;
o II. úrovně – vedoucí ORJ;
o porad zaměstnanců v rámci SSLVS – zaměstnanec, který poradu řídí.
− je-li záznam vícestránkový, musí být každá samostatná část identifikovatelná
názvem záznamu, aktuálním číslem stránky a celkovým počtem stran.
(7) Každý formulář musí být identifikovatelný, a to:
− názvem formuláře;
− datem vyplnění formuláře;
− identifikací a podpisem zaměstnance, který formulář vyplnil.
Řízení dokumentů a záznamů I–SM–01/2014
Stránka 10 z 17 Verze 04
(8) KPP umisťuje a vede seznam vytvořených formulářů I. a II. úrovně v elektronické podobě
na intranetu.
(9) Za vedení záznamů, jejich evidenci, archivaci a skartaci odpovídá u záznamů I. úrovně
KPP, u záznamů II. úrovně vedoucí ORJ.
10. Přechodná ustanovení (1) Za koordinaci revizí ID I. úrovně zodpovídá manažer kvality, revize bude provedena
do 28.2.2022.
(2) Za koordinaci revizí ID II. úrovně zodpovídá vedoucí ORJ, revize bude provedena
do 28.2.2022.
Řízení dokumentů a záznamů I–SM–01/2014
Stránka 11 z 17 Verze 04
Příloha č. 1 – Formální úprava a náležitosti interních dokumentů
(1) Všechny ID I. a II. úrovně musí mít jednotnou formální úpravu, která je daná touto
směrnicí.
(2) Vzor formální úpravy ID I. úrovně (povinné náležitosti titulního listu, obsah záhlaví
a zápatí titulního a dalších listů, povinné náležitosti posledního listu) je uveden v příloze
č. 2.
(3) Vzor formální úpravy ID II. (povinné náležitosti titulního listu, obsah záhlaví a zápatí
titulního a dalších listů, povinné náležitosti posledního listu) úrovně je uveden v příloze
č. 3.
(4) Pro název ID na titulní stránce se použije písmo Calibri, pro ID I. úrovně velikost 20, pro ID
II. úrovně velikost 14, velká písmena, tučně.
(5) Pro identifikaci typu ID I. úrovně na titulní stránce pod názvem ID se použije písmo
Calibri, velikost 12, velká písmena, tučně.
(6) ID se člení na kapitoly a dle rozsahu i na podkapitoly, a dále na odstavce, tok textu je
zarovnán do bloku, seznamy a výčty vlevo.
(7) Pro čísla a názvy kapitol se použije písmo Calibri, velikost 14, tučně, pro čísla a názvy
podkapitol se použije Calibri, velikost 12, tučně.
(8) Kapitoly a podkapitoly se číslují arabskými číslicemi, odstavce se číslují arabskými
číslicemi v kulatých závorkách.
(9) Pro čísla a text v záhlaví a zápatí se použije písmo Calibri, velikost 10.
(10) Pro záznam související dokumentace se použije písmo Calibri, velikost 10, tučně.
(11) Pro text v ID se použije písmo Calibri, velikost 12, řádkování 1 – 1,15.
(12) Zkratky se v ID používají následovně:
- při prvním výskytu slova nebo sousloví v textu se do kulaté závorky
za slovo/sousloví uvedou slova „dále jen“ a zkratka;
- zkratku nelze použít v názvu ID a názvech kapitol.
(13) Pro tvorbu příloh a formulářů se použije hlavičkový papír SSLVS, záhlaví zůstává
neměnné, v zápatí uvedeno ORJ, pro název formuláře se použije písmo Calibri vel. 14,
pro text písmo Calibri vel. 12, řádkování 1 – 1,15.
(7) V ID jsou uváděny jednotné názvosloví v rámci celého dokumentu:
− vedoucí ORJ;
− klient;
− zařízení;
− všeobecná sestra;
− zaměstnanec;
− případně pracovní pozice, které korespondují s Organizačním schématem dané
ORJ;
Řízení dokumentů a záznamů I–SM–01/2014
Stránka 12 z 17 Verze 04
Příloha č. 2 – Formální úprava interních dokumentů I. úrovně
Záhlaví titulní stránky:
Sociální služby Vsetín, příspěvková organizace, Záviše Kalandry 1353, 755 01 Vsetín evidenční číslo ID
Povinné náležitosti titulní stránky:
NÁZEV DOKUMENTU
TYP DOKUMENTU
Zápatí titulní stránky:
Stránka X z Y
Záhlaví dalších stránek:
Název ID evidenční číslo ID
Zápatí dalších stránek:
Stránka X z Y Verze (číslo verze)
Proces Funkce Jméno a příjmení Datum Podpis
Zpracování
Přezkoumání manažer kvality
interní auditor
Schválení ředitel
Verze
Nahrazuje: nový
Řízení dokumentů a záznamů I–SM–01/2014
Stránka 13 z 17 Verze 04
Povinné náležitosti poslední stránky:
SEZNAM REVIZÍ
Datum Popis revize a datum účinnosti Jméno a příjmení
Podpis
ZÁZNAM O SEZNÁMENÍ ZAMĚSTNANCŮ S DOKUMENTEM
Svým podpisem potvrzuji, že jsem se s dokumentem seznámil/a, obsahově rozumím
popsanému procesu a povinnostem, které mi z dokumentu vyplývají.
Datum Jméno a příjmení Pracovní pozice Podpis
Řízení dokumentů a záznamů I–SM–01/2014
Stránka 14 z 17 Verze 04
Příloha č. 3 – Formální úprava interních dokumentů II. úrovně
Záhlaví titulní stránky:
NÁZEV DOKUMENTU
Nahrazuje: Název zařízení, adresa
Proces Jméno a příjmení Funkce Podpis
Zpracování: Ev. číslo:
Přezkoumání: manažer kvality interní auditor
Verze:
Schválení: vedoucí zařízení Datum
schválení:
DD.MM.RRRR
Zápatí titulní stránky:
Stránka X z Y
Záhlaví dalších stránek:
Název ID evidenční číslo ID
Zápatí dalších stránek:
Stránka X z Y Verze (číslo verze)
Povinné náležitosti poslední stránky:
SEZNAM REVIZÍ
Datum Popis revize a datum účinnosti Jméno a příjmení Podpis
ZÁZNAM O SEZNÁMENÍ ZAMĚSTNANCŮ S DOKUMENTEM
Svým podpisem potvrzuji, že jsem se s dokumentem seznámil/a, obsahově rozumím
popsanému procesu a povinnostem, které mi z dokumentu vyplývají.
Datum Jméno a příjmení Pracovní pozice Podpis
Řízení dokumentů a záznamů I–SM–01/2014
Stránka 15 z 17 Verze 04
Příloha č. 4 – Formulář k zápisu porad a schůzek
Zařízení SSLVS:
ZÁPIS Z ……….
Datum konání:
Zapsal:
Přítomni:
Poradu vedl:
Schválil: Omluveni:
1. Pokud zadáváme zaměstnanci nebo zaměstnancům úkol, je potřeba uvést
Z: (zodpovědná osoba za zařízení splnění úkolu)
T: (termín, do kterého má být úkol splněn)
2. Pokud zaměstnance pouze o něčem informujeme a ze zprávy nikomu nevzniká povinnost
nebo úkol, tak se zodpovědná osoba ani termín neuvádí.
3. Pokud chcete, aby informace byla předána dál, již je to úkol, a musíte stanovit osobu
zodpovědnou za předání informace, do kdy příslušnou informaci předá a kterému
zaměstnanci, skupině zaměstnanců případně všem zaměstnancům (viz bod 1).
Svým podpisem stvrzuji, že jsem se seznámila s obsahem zápisu.
Řízení dokumentů a záznamů I–SM–01/2014
Stránka 16 z 17 Verze 04
Příloha č. 5 – Formulář k evidenci ID I. a II. úrovně
PRACOVNÍ POZICE DLE ORGANIZAČNÍHO SCHÉMATU ORJ
EVIDENCE ID I. A II. ÚROVNĚ …......(NÁZEV ORJ)
TYP DOKUMENTU NÁZEV DOKUMENTU VERZE ÚČINNOST
VED
OU
CÍ …
VED
OU
CÍ…
VED
OU
CÍ…
SOCI
ÁLN
Í PR
ACO
VNÍK
PSS
VŠEO
BECN
Á
SEST
RAPO
KLA
DN
Í, Ú
ČETN
ÍKU
CHAŘ
I
DA
LŠÍ P
OZI
CE
k do
plně
níD
ALŠ
Í PO
ZICE
DA
LŠÍ P
OZI
CED
ALŠ
Í PO
ZICE
DA
LŠÍ P
OZI
CE
PRACOVNÍ ŘÁD 01 01.01.2012 X X X X X X X X
NÁVŠTĚVNÍ ŘÁD 01 08.09.2014 X X X X X X X X
SPISOVÝ ŘÁD 01 01.12.2014
ORGANIZAČNÍ ŘÁD 01 19.08.2016
ORGANIZAČNÍ SCHÉMA
DOMÁCÍ ŘÁD
PROVOZNÍ ŘÁD
KOLEKTIVNÍ
SMLOUVA
VNITŘNÍ
PŘEDPISY
PRACOVNÍ
POSTUPY
ŘÁDY
ROZHODNUTÍ
ŘEDITELKY
POKYNY
ŘEDITELKY
SMĚRNICE
METODICKÉ
POSTUPY
STANDARDNÍ
OŠETŘOVATELSKÉ
POSTUPY
PRACOVNÍ
POSTUPY I.
ÚROVNĚ
STANDARDY
KVALITY
ROZHODNUTÍ
VEDOUCÍHO
Řízení dokumentů a záznamů I–SM–01/2014
Stránka 17 z 17 Verze 04
SEZNAM REVIZÍ
Datum Popis revize a datum účinnosti Jméno a příjmení Podpis
01.03.2019 Revize v plném rozsahu s účinností od 01. 03. 2019.
Ing. I. Kleinová
ZÁZNAM O SEZNÁMENÍ ZAMĚSTNANCŮ S DOKUMENTEM
Svým podpisem potvrzuji, že jsem se s dokumentem seznámil/a, obsahově rozumím
popsanému procesu a povinnostem, které mi z dokumentu vyplývají.
Datum Jméno a příjmení Pracovní pozice Podpis