Administrativa

Administrativa Administrativa

I.ročníkI.ročník

ObsahObsah

I.I. Základní výcvik ovládání Základní výcvik ovládání klávesniceklávesnice

II.II. Nácvik úpravy textu a Nácvik úpravy textu a normalizovaná úpravanormalizovaná úprava

III.III. Práce s prostředky reprografické Práce s prostředky reprografické technikytechniky

IV.IV. Manipulace s písemnostmiManipulace s písemnostmi

V.V. Cvičení verbální komunikaceCvičení verbální komunikace

I.Základní výcvik ovládání I.Základní výcvik ovládání klávesniceklávesnice

10-prstová metoda10-prstová metoda

II. Nácvik úpravy textu a II. Nácvik úpravy textu a normalizovaná úprava normalizovaná úprava

nastavení okrajů dokumentunastavení okrajů dokumentu nastavení záhlaví, zápatínastavení záhlaví, zápatí formát písmaformát písma formát odstavceformát odstavce odrážky a číslováníodrážky a číslování tvorba obsahutvorba obsahu základní tvorba tabulekzákladní tvorba tabulek využití šablonvyužití šablon

III. Práce s prostředky III. Práce s prostředky reprografické techniky reprografické techniky

Tiskárny, kopírkyTiskárny, kopírky Multifunkční strojeMultifunkční stroje Použití zpětného projektoruPoužití zpětného projektoru Použití dataprojektoruPoužití dataprojektoru Interaktivní tabuleInteraktivní tabule

TiskárnyTiskárny

Jejich funkcí je vytisknout dokument Jejich funkcí je vytisknout dokument – text, tabulky, obrázky, podle – text, tabulky, obrázky, podle signálu z výstupu počítače signálu z výstupu počítače

Typy tiskáren (nejpoužívanější):Typy tiskáren (nejpoužívanější): JehličkovéJehličkové Inkoustové Inkoustové LaserovéLaserové

Jehličkové tiskárnyJehličkové tiskárny

Píší úderem jehliček přes psací Píší úderem jehliček přes psací pásku na normální papírpásku na normální papír

Tisk je málo kvalitní, pomalý a Tisk je málo kvalitní, pomalý a hlučnýhlučný

Inkoustové tiskárnyInkoustové tiskárny

Tiskové hlavy obsahují barevný Tiskové hlavy obsahují barevný inkoust, který je v malých kapičkách inkoust, který je v malých kapičkách vytlačován na papír vytlačován na papír

Tisk je rychlejší a kvalitnější Tisk je rychlejší a kvalitnější Nevýhodou je dražší Nevýhodou je dražší

provoz (nutno provoz (nutno

obnovovat inkoustové obnovovat inkoustové

náplně) náplně)

Laserové tiskárnyLaserové tiskárny

Laserový paprsek dopadá na určitá Laserový paprsek dopadá na určitá místa rotačního válce → vzniklá statická místa rotačního válce → vzniklá statická elektřina přitahuje barvicí prášek elektřina přitahuje barvicí prášek (toner) → (toner) →

ten se stejným principem z ten se stejným principem z

válce přenese na papír nabitý válce přenese na papír nabitý

statickou elektřinou s vyšším statickou elektřinou s vyšším

potenciálem → zažehlení potenciálem → zažehlení

toneru a vybití statické elektřiny toneru a vybití statické elektřiny

Laserové tiskárny - Laserové tiskárny - principprincip

KopírkyKopírky

Ve stolním i přenosném provedení Ve stolním i přenosném provedení slouží pro rozmnožování potřebného slouží pro rozmnožování potřebného počtu kopií originálních předloh.počtu kopií originálních předloh.

Požadavkem je minimální ztráta Požadavkem je minimální ztráta kvality předlohy, jednoduchá kvality předlohy, jednoduchá obsluha a nízká cena kopie.obsluha a nízká cena kopie.

Před vytisknutím požadovaného Před vytisknutím požadovaného počtu kopií lze udělat různé úpravy – počtu kopií lze udělat různé úpravy – zmenšení, zvětšení …zmenšení, zvětšení …

KopírkyKopírky

Kopírky mohou být vybaveny Kopírky mohou být vybaveny automatickým zakladačem předloh, automatickým zakladačem předloh, třídičem, řadičem kopií či zařízením třídičem, řadičem kopií či zařízením na jednoduchou vazbu určitého na jednoduchou vazbu určitého počtu listůpočtu listů

Multifunkční strojeMultifunkční stroje

Jedná se o zařízení s několika Jedná se o zařízení s několika funkcemi najednou – umožňují tisk, funkcemi najednou – umožňují tisk, skenování, kopírování či faxovánískenování, kopírování či faxování

Zpětný projektorZpětný projektor

Umožňuje promítání obrazu na Umožňuje promítání obrazu na průhledné podložce za denního světla.průhledné podložce za denního světla.

Na průhledné podložce (folii) může být Na průhledné podložce (folii) může být text napsán či nakreslen mastnou text napsán či nakreslen mastnou tužkou, lihovým fixem nebo natisknut tužkou, lihovým fixem nebo natisknut pomocí inkoustové či lépe laserové pomocí inkoustové či lépe laserové tiskárny.tiskárny.

Text na folii musí být dostatečně veliký Text na folii musí být dostatečně veliký a vhodně zbarvený, aby byl dobře vidět.a vhodně zbarvený, aby byl dobře vidět.


Minimální velikost černého písma je Minimální velikost černého písma je 5 mm (ve wordu velikost 16), 5 mm (ve wordu velikost 16), vhodnější je používat písmo větší.vhodnější je používat písmo větší.

Aby nedošlo k znehodnocení Aby nedošlo k znehodnocení hotových pomůcek, je potřeba je hotových pomůcek, je potřeba je opatřit krycím papírem nebo uložit opatřit krycím papírem nebo uložit do průhledných obalů, jinak se folie do průhledných obalů, jinak se folie mohou k sobě přilepit, a tím mohou k sobě přilepit, a tím poškodit.poškodit.


DataprojektorDataprojektor

Využívá se pro velkoplošné Využívá se pro velkoplošné zobrazování počítačového či video zobrazování počítačového či video signálu.signálu.

Není tedy sám zdrojem signálu, musí Není tedy sám zdrojem signálu, musí být vždy připojen na nějaké zařízení, být vždy připojen na nějaké zařízení, jako např. PC, notebook, digitální jako např. PC, notebook, digitální fotoaparát, kameru …fotoaparát, kameru …

Promítá se na jakoukoli světlou Promítá se na jakoukoli světlou svislou plochusvislou plochu

DataprojektorDataprojektor

Interaktivní tabule Interaktivní tabule SmartBoardSmartBoard

Interaktivní tabule eBoard umožňuje kompletní ovládání Vašeho počítače Interaktivní tabule eBoard umožňuje kompletní ovládání Vašeho počítače prostřednictvím elektronického pera bez nutnosti použití myši nebo klávesnice. Lze prostřednictvím elektronického pera bez nutnosti použití myši nebo klávesnice. Lze provádět popis plochy počítače a ty pak ukládat jako jednotlivé listy prezentace např. pro provádět popis plochy počítače a ty pak ukládat jako jednotlivé listy prezentace např. pro výuku funkcí různých programů a aplikací nebo vytvářet vývojové diagramy, plány výuku funkcí různých programů a aplikací nebo vytvářet vývojové diagramy, plány marketingu apod.marketingu apod.

Další možností je využití jako klasické bílé tabule pro školní výuku, kdy lze opět ukládat Další možností je využití jako klasické bílé tabule pro školní výuku, kdy lze opět ukládat jednotlivé poznámky a ty pak uložit např. jako prezentaci PowerPoint, PDF soubor, jednotlivé poznámky a ty pak uložit např. jako prezentaci PowerPoint, PDF soubor, obrázky atd. Již existující PowerPointové prezentace lze importovat, spustit, provádět obrázky atd. Již existující PowerPointové prezentace lze importovat, spustit, provádět anotace a ty pak uložit opět ve formátu PowerPoint.anotace a ty pak uložit opět ve formátu PowerPoint.

eBoard to je kompletní interaktivní ovládání Vašeho PC nebo pro vytváření působivých eBoard to je kompletní interaktivní ovládání Vašeho PC nebo pro vytváření působivých interaktivních prezentací a přednášek. Stačí pouze zapnout projektor. Interaktivní pero interaktivních prezentací a přednášek. Stačí pouze zapnout projektor. Interaktivní pero plně nahradí myš počítače nejen pro ovládání všech jeho funkcí ake umožní i popis a plně nahradí myš počítače nejen pro ovládání všech jeho funkcí ake umožní i popis a anotaci plochy počítače a uložení jako jednotlivých kroků jako listy prezentace. K anotaci plochy počítače a uložení jako jednotlivých kroků jako listy prezentace. K dispozici je také možnost přímého sledování přednášky po interní síti a dokonce i přes dispozici je také možnost přímého sledování přednášky po interní síti a dokonce i přes internet. To znamená, že pokud budete chtít, tak obsah Vaši přednášku může sledovat internet. To znamená, že pokud budete chtít, tak obsah Vaši přednášku může sledovat kdokoliv na svém počítači třeba na druhém konci světa...kdokoliv na svém počítači třeba na druhém konci světa...

Sada obsahuje Interaktivní pero a tabuli s USB kabelem na propojení s počítačem. Sada obsahuje Interaktivní pero a tabuli s USB kabelem na propojení s počítačem. Baterie jsou součástí dodávky stejně jako instalační SW a česká lokalizace. Tabule se Baterie jsou součástí dodávky stejně jako instalační SW a česká lokalizace. Tabule se propojí s PC pomocí dodávané USB kabeláže.propojí s PC pomocí dodávané USB kabeláže.

Po instalaci SW proběhne krátká kalibrace snímací plochy a zařízení je připraveno k Po instalaci SW proběhne krátká kalibrace snímací plochy a zařízení je připraveno k použití.použití.Hotové prezentace lze uložit např. jako PDF soubor, PowerPointovou prezentaci apod. Hotové prezentace lze uložit např. jako PDF soubor, PowerPointovou prezentaci apod. napíklad pro snadné rozeslání účastníkům emailem.napíklad pro snadné rozeslání účastníkům emailem.

IV. Manipulace s IV. Manipulace s písemnostmipísemnostmi

Základní pojmy Základní pojmy Příjem, třídění a zapisování Příjem, třídění a zapisování

písemností písemností Doručování a oběh písemností Doručování a oběh písemností Vyřizování písemností Vyřizování písemností Podepisování a odesílání písemnostíPodepisování a odesílání písemností Ukládání a vyřazování písemnostíUkládání a vyřazování písemností

Základní pojmyZákladní pojmy

Ve spisovém řádu je určeno:Ve spisovém řádu je určeno: Kdo je pověřen vybíráním písemností z poštovní Kdo je pověřen vybíráním písemností z poštovní

přihrádky na poštěpřihrádky na poště Kde se soustřeďují došlé a odesílané písemnostiKde se soustřeďují došlé a odesílané písemnosti Které písemnosti se zapisují Které písemnosti se zapisují Jak formálně upravovat písemnostiJak formálně upravovat písemnosti Kdo je oprávněn podepisovat písemnostiKdo je oprávněn podepisovat písemnosti Jakými způsoby se písemnosti odesílajíJakými způsoby se písemnosti odesílají Jak se písemnosti ukládají, archivují a vyřazujíJak se písemnosti ukládají, archivují a vyřazují

Spisový řádSpisový řád →interní předpis pro →interní předpis pro

vedení spisové služby (součástí je i vedení spisové služby (součástí je i spisový plán)spisový plán)

Spisový plánSpisový plán →schéma pro označování →schéma pro označování vyřízených a vyhotovených písemnostívyřízených a vyhotovených písemností

Spis →Spis →písemný dokument vzniklý při písemný dokument vzniklý při obchodním či úředním jednání obchodním či úředním jednání

Spisovna →Spisovna →slouží k ukládání všech slouží k ukládání všech vyřízených písemností do doby skartacevyřízených písemností do doby skartace

Skartační řád →Skartační řád →upravuje postup při upravuje postup při vyřazování záznamůvyřazování záznamů

Archivní řád →Archivní řád →stanovuje kritéria pro stanovuje kritéria pro posuzování písemností a podrobnosti posuzování písemností a podrobnosti skartačního řízenískartačního řízení

Spisová značkaSpisová značka Určuje, komu bude písemnost předána k Určuje, komu bude písemnost předána k

vyřízenívyřízení Číselné označení: 0 – ředitel, 1 – obchodní Číselné označení: 0 – ředitel, 1 – obchodní

oddělení, 1.1 – obchodní ředitel…oddělení, 1.1 – obchodní ředitel… Písemné označení: Ř – ředitel, OŘ – Písemné označení: Ř – ředitel, OŘ –

obchodní ředitel …obchodní ředitel … Je součástí korespondenční značky a v Je součástí korespondenční značky a v

dopisech se uvádí jako „naše značka“dopisech se uvádí jako „naše značka“

Příjem, třídění a zapisování Příjem, třídění a zapisování písemnostípísemností

Došlé písemnosti se soustřeďují v Došlé písemnosti se soustřeďují v sekretariátu či v podatelně.sekretariátu či v podatelně.

Při příjmu je potřeba zkontrolovat Při příjmu je potřeba zkontrolovat písemnosti, roztřídit je a u písemnosti, roztřídit je a u doporučených zásilek potvrdit příjem doporučených zásilek potvrdit příjem

Došlé písemnosti se opatřují v pravém Došlé písemnosti se opatřují v pravém horním rohu horním rohu podacím razítkempodacím razítkem zde zde se doplní datum, pořadové číslo, se doplní datum, pořadové číslo, počet příloh a zkratka osoby, které je počet příloh a zkratka osoby, které je písemnost adresována (spisová písemnost adresována (spisová značka)značka)

Důležité písemnosti se zapisují (do Důležité písemnosti se zapisují (do PC či knihy došlé pošty), aby byl PC či knihy došlé pošty), aby byl přehled o tom, které písemnosti přehled o tom, které písemnosti došly, komu byly předány k vyřízení došly, komu byly předány k vyřízení a zda byly vyřízeny včas.a zda byly vyřízeny včas.

Doručování a oběh Doručování a oběh písemnostípísemností

Doručování písemností má být Doručování písemností má být rychlé, aby se na žádném pracovišti rychlé, aby se na žádném pracovišti nezdržovaly dlouho a nehromadily nezdržovaly dlouho a nehromadily se.se.

Doručování písemností mezi Doručování písemností mezi odděleními, předkládání odděleními, předkládání vypracovaných písemných vyřízení k vypracovaných písemných vyřízení k podpisu a odnášení do výpravny se podpisu a odnášení do výpravny se nazývá nazývá oběh písemnostíoběh písemností..

Vyřizování písemnostíVyřizování písemností

Písemnosti je nutné vyřizovat pokud Písemnosti je nutné vyřizovat pokud možno ihned – je to dobrou vizitkou možno ihned – je to dobrou vizitkou firmyfirmy

Lhůty k vyřízení jsou stanoveny Lhůty k vyřízení jsou stanoveny právními předpisy, firemním právními předpisy, firemním spisovým řádem, nebo přímo spisovým řádem, nebo přímo pisatelem dopisu.pisatelem dopisu.

Postup při vyřizování písemností:Postup při vyřizování písemností: Dopisy, které nevyžadují zvláštní přípravy, Dopisy, které nevyžadují zvláštní přípravy,

by se měly vyřizovat ihned tzn. by se měly vyřizovat ihned tzn. týžtýž denden Dopisy, u kterých pisatel žádá odpověď Dopisy, u kterých pisatel žádá odpověď

obratem, by měly být vyřízeny obratem, by měly být vyřízeny druhý dendruhý den po doručení písemnosti po doručení písemnosti P O Z O RP O Z O R : je nutné : je nutné posílat dopis express, aby došel druhý denposílat dopis express, aby došel druhý den

Složitější dopisy by měly být vyřízeny Složitější dopisy by měly být vyřízeny do do týdnetýdne

Nelze-li písemnosti vyřídit ve výše Nelze-li písemnosti vyřídit ve výše uvedených lhůtách, měly bychom o tom uvedených lhůtách, měly bychom o tom pisatele informovat a uvézt důvod prodlení.pisatele informovat a uvézt důvod prodlení.

Podepisování a odesílání Podepisování a odesílání písemnostípísemností

Podepisování písemností je Podepisování písemností je v podnicích upraveno podpisovým v podnicích upraveno podpisovým řádemřádem

Každý dopis musí být vlastnoručně Každý dopis musí být vlastnoručně podepsán.podepsán.

Po podpisu není dovoleno v Po podpisu není dovoleno v písemnosti ani v přílohách cokoli písemnosti ani v přílohách cokoli měnit či dopisovat.měnit či dopisovat.

Pro rozsah podpisového oprávnění platí Pro rozsah podpisového oprávnění platí většinou tyto pravidla: většinou tyto pravidla:

Řadový pracovníkŘadový pracovník musí podpisovat musí podpisovat písemnosti jen v mezích své pravomocipísemnosti jen v mezích své pravomoci

ReferentReferent z pravidla podepisuje písemnosti, z pravidla podepisuje písemnosti, které mají přípravnou podobu a neobsahují které mají přípravnou podobu a neobsahují rozhodnutírozhodnutí

Vedoucí odboruVedoucí odboru podepisuje důležitá nikoliv podepisuje důležitá nikoliv však zásadní rozhodnutívšak zásadní rozhodnutí

Náměstek řediteleNáměstek ředitele podepisuje důležitá podepisuje důležitá rozhodnutí, která však nejsou vyhrazena rozhodnutí, která však nejsou vyhrazena řediteli (může však podepisovat za ředitele řediteli (může však podepisovat za ředitele v jeho nepřítomnosti, pokud je k tomu pověřen)v jeho nepřítomnosti, pokud je k tomu pověřen)

ŘeditelŘeditel podepisuje pouze písemnosti podepisuje pouze písemnosti základního charakteruzákladního charakteru

Dopisy běžně podepisuje jen jedna osoba, Dopisy běžně podepisuje jen jedna osoba, někdy je však nutné podpisů více, pak se někdy je však nutné podpisů více, pak se vlevo podepisuje pracovník funkčně vyšší a vlevo podepisuje pracovník funkčně vyšší a vpravo pracovník funkčně nižšívpravo pracovník funkčně nižší

Na stroji se může předepsat jméno a funkce Na stroji se může předepsat jméno a funkce pracovníka, jeho podpis se umístí pod nebo pracovníka, jeho podpis se umístí pod nebo nad tento údajnad tento údaj

Odesílání písemností zajišťuje sekretariát či Odesílání písemností zajišťuje sekretariát či podatelna.podatelna.

Písemnosti určené k odeslání se evidují Písemnosti určené k odeslání se evidují v knize odeslané pošty či v PC.v knize odeslané pošty či v PC.

Podepisování písemností – Podepisování písemností – právní odpovědnostprávní odpovědnost

PODPIS – znamená, že oprávněná PODPIS – znamená, že oprávněná osoba písemnost podepisuje jménem osoba písemnost podepisuje jménem a na odpovědnost podniku a bere a na odpovědnost podniku a bere odpovědnost za obsah písemnostiodpovědnost za obsah písemnosti

PARAFA (zkrácený podpis, podpisová PARAFA (zkrácený podpis, podpisová značka) – znamená, že pracovník, značka) – znamená, že pracovník, který písemnost parafoval, je s který písemnost parafoval, je s obsahem seznámen a bere obsahem seznámen a bere odpovědnost za obsah písemnostiodpovědnost za obsah písemnosti

Ukládání a vyřazování Ukládání a vyřazování písemnostípísemností

Vyřízené písemnosti – originály Vyřízené písemnosti – originály došlých a kopie odeslaných dopisů – došlých a kopie odeslaných dopisů – se ukládají v příručních se ukládají v příručních registraturách.registraturách.

Po určité době, kdy už nejsou běžně Po určité době, kdy už nejsou běžně potřebné, se předají do spisovny.potřebné, se předají do spisovny.

Po uplynutí uschovací lhůty se Po uplynutí uschovací lhůty se vyřazují.vyřazují.

Vyřazování – skartace – je plánovitý Vyřazování – skartace – je plánovitý výběr písemností, u nichž skončily výběr písemností, u nichž skončily uschovací lhůty a které už nejsou v uschovací lhůty a které už nejsou v podniku potřebné.podniku potřebné.

Skartační znaky:Skartační znaky: A x (archiválie, počet let) – jak dlouho se A x (archiválie, počet let) – jak dlouho se

bude uschovávat bude uschovávat V x (výběr, počet let) – stanoví, po kolika V x (výběr, počet let) – stanoví, po kolika

letech se provede odborný a archivní výběr letech se provede odborný a archivní výběr S x (skartace, počet let) – po jak dlouhé S x (skartace, počet let) – po jak dlouhé

době je písemnost určena ke skartacidobě je písemnost určena ke skartaci

V. Cvičení verbální V. Cvičení verbální komunikacekomunikace

nácvik rétorikynácvik rétoriky obchodní rozhovoryobchodní rozhovory obchodní jednáníobchodní jednání

Administrativa Administrativa

II.ročníkII.ročník

Obsah:Obsah: Význam a základní pravidla Význam a základní pravidla

písemného stykupísemného styku Tvorba obchodního dopisuTvorba obchodního dopisu Písemnosti při obchodováníPísemnosti při obchodování Písemnosti při organizování a řízení Písemnosti při organizování a řízení

podnikupodniku Personální písemnostiPersonální písemnosti Písemnosti právního charakteruPísemnosti právního charakteru Písemnosti hotelového charakteruPísemnosti hotelového charakteru

I. Význam a základní I. Význam a základní pravidlapravidla

Rozdělení písemnostíRozdělení písemnostíI. obecné rozděleníI. obecné rozdělení obchodníobchodní úředníúřední

II.II. rozdělení podle obsahurozdělení podle obsahu písemnosti při obchodovánípísemnosti při obchodování písemnosti při organizaci a řízení písemnosti při organizaci a řízení

podnikupodniku právní písemnostiprávní písemnosti písemnosti ve styku s peněžními ústavypísemnosti ve styku s peněžními ústavy

interní

externí

II. Tvorba obchodního II. Tvorba obchodního dopisudopisu

úpravu písemností stanovují normy úpravu písemností stanovují normy ČSN a DINČSN a DIN

písmo písmo – velikost 10-16– velikost 10-16 řádkovánířádkování – jednoduché, začíná se – jednoduché, začíná se

vždy od levé svislice, odstavce se vždy od levé svislice, odstavce se vytvářejí volným řádkemvytvářejí volným řádkem

zarovnání textuzarovnání textu – do bloku – do bloku texttext – se zarovnává k levé svislici – se zarovnává k levé svislici

adresa –adresa – nesmí přesahovat 6 řádků nesmí přesahovat 6 řádků umístění adresyumístění adresy odesílatele: odesílatele:

a.a. v záhlavív záhlaví

b.b. v levém rohu (obálka s adresným v levém rohu (obálka s adresným okénkem)okénkem)

umístění adresy adresáta:umístění adresy adresáta:

a.a. do adresového pásma (obálky s do adresového pásma (obálky s předtiskem)předtiskem)

b.b. v pravém rohu (obálky bez v pravém rohu (obálky bez předtisku)předtisku)

c.c. v levém rohuv levém rohu

Možnosti umístění Možnosti umístění adresyadresy

I.I.NOVAKO, spol. s.r.o.NOVAKO, spol. s.r.o.

Kopečná 3, 692 01 MikulovKopečná 3, 692 01 Mikulov

Jan NovákJan Novák

Evropská 6Evropská 6

160 00 Praha 6160 00 Praha 6

II.II.

NOVAKO, spol. s.r.o. Jan NOVAKO, spol. s.r.o. Jan NovákNovák

Kopečná 3 Kopečná 3 Evropská 6Evropská 6

692 01 Mikulov 692 01 Mikulov 160 00 Praha 6160 00 Praha 6

odvolací údaj–údaj sloužící pro další odvolací údaj–údaj sloužící pro další komunikacikomunikaci

-umístěný mezi adresami-umístěný mezi adresami doplňující údaje – tel., fax, IČ, DIČdoplňující údaje – tel., fax, IČ, DIČ

- umístění v zápatí- umístění v zápatí podpis – pod vlastnoruční podpis se podpis – pod vlastnoruční podpis se

píše jméno, příjmení a funkce píše jméno, příjmení a funkce pracovníkapracovníka

přílohy – poznámka přílohy – poznámka Přílohy Přílohy se se umisťuje k levé svislici po vynechání umisťuje k levé svislici po vynechání dvou řádků od podpisudvou řádků od podpisu

Struktura obchodního Struktura obchodního dopisudopisu

záhlaví - adresa odesílatele záhlaví - adresa odesílatele

odvolací údajodvolací údaj

adresa adresátaadresa adresáta

datumdatum

věcvěc

texttext

pozdravpozdrav

podpispodpis

zápatízápatí

III. Písemnosti při III. Písemnosti při obchodováníobchodování

písemnosti při uzavírání písemnosti při uzavírání obchodních smluvobchodních smluv

písemnosti při plnění písemnosti při plnění obchodních smluvobchodních smluv

písemnosti při porušování písemnosti při porušování obchodních smluvobchodních smluv

Písemnosti při uzavírání Písemnosti při uzavírání obchodních smluvobchodních smluv

poptávkapoptávka nabídka - vyžádanánabídka - vyžádaná

- nevyžádaná- nevyžádaná žádost o úpravu nabídkyžádost o úpravu nabídky úprava nabídkyúprava nabídky objednávkaobjednávka potvrzení objednávkypotvrzení objednávky

PoptávkaPoptávka

je písemnost, kterou kupující hledá je písemnost, kterou kupující hledá vhodného prodávajícího.vhodného prodávajícího.

Základní náležitosti:Základní náležitosti: druh, jakost a množství zbožídruh, jakost a množství zboží žádost o vzorkyžádost o vzorky návrh dodacích podmíneknávrh dodacích podmínek

Pro/IV/8Pro/IV/8

Adresa adresátaAdresa adresáta

Praha 1.1.2006Praha 1.1.2006

Poptávka po mobilních telefonechPoptávka po mobilních telefonech

Vážený pane řediteli,Vážený pane řediteli,

od našich obchodním partnerů jsme se dozvěděli, že od našich obchodním partnerů jsme se dozvěděli, že vyrábíte……………vyrábíte……………

Měli bychom zájem o vaše výrobky a proto Vás žádáme o zaslání Měli bychom zájem o vaše výrobky a proto Vás žádáme o zaslání nabídkynabídky

včetně vzorků……………. včetně vzorků…………….

S pozdravemS pozdravem

Jan NovákJan Novák(obchodní referent)(obchodní referent)

Pro-doma a.s., Benešova 2, Praha 8

Tel. Fax: IČ DIČ

NabídkaNabídka

je návrhem na uzavření kupní smlouvyje návrhem na uzavření kupní smlouvy

Základní náležitosti:Základní náležitosti: popis nabízeného zboží nebo službypopis nabízeného zboží nebo služby množství a cenumnožství a cenu dodací, přepravní a platební podmínkydodací, přepravní a platební podmínky výzvu k objednávcevýzvu k objednávce

Nevyžádaná nabídkaNevyžádaná nabídka vychází-li z iniciativy vychází-li z iniciativy

prodávajícíhoprodávajícího inzertní nabídky, propagační inzertní nabídky, propagační

odpovědní dopisniceodpovědní dopisnice

Vyžádaná nabídkaVyžádaná nabídka odpovídá-li na poptávku odpovídá-li na poptávku

kupujícíhokupujícího


Pro/IV/8Pro/IV/8

1.1.20061.1.2006

Nabídka …………… (vyžádaná)Nabídka …………… (vyžádaná)

Vážený pane Nováku,Vážený pane Nováku,

děkujeme za Váš dotazděkujeme za Váš dotaz na naše výrobky……………Nabídku našeho na naše výrobky……………Nabídku našeho celého sortimentucelého sortimentu

Vám zasíláme včetně ceníku. Vybrané zboží doručíme zdarma do 5 Vám zasíláme včetně ceníku. Vybrané zboží doručíme zdarma do 5 dnů…………………dnů…………………

V případě dotazu kontaktujte prosím naše obchodní oddělení.………V případě dotazu kontaktujte prosím naše obchodní oddělení.………


Jan NovákJan Novák(obchodní zástupce)(obchodní zástupce)


Tel. Fax: IČ DIČ


Pro/IV/8Pro/IV/8

1.1.20061.1.2006

Nabídka …………… (nevyžádaná)Nabídka …………… (nevyžádaná)

Vážené paní a pánové,Vážené paní a pánové,

jako svým dlouholetým obchodním partnerům Vám dnes přednostně nabízíme jako svým dlouholetým obchodním partnerům Vám dnes přednostně nabízíme zboží zboží

našeho sortimentu…………….Vybrané zboží je v omezeném počtu a nabízíme našeho sortimentu…………….Vybrané zboží je v omezeném počtu a nabízíme ho za ho za

akční ceny. Zboží doručíme zdarma do 2 dnů…………………V případě dotazu akční ceny. Zboží doručíme zdarma do 2 dnů…………………V případě dotazu kontaktujte prosím naše obchodní oddělení.………kontaktujte prosím naše obchodní oddělení.………


Jan NovákJan Novák(obchodní zástupce)(obchodní zástupce)


Tel. Fax: IČ DIČ

ObjednávkaObjednávka je buď návrhem kupní smlouvy, který je buď návrhem kupní smlouvy, který

zavazuje pouze kupujícího zavazuje pouze kupujícího nebo uzavřením kupní smlouvy, který nebo uzavřením kupní smlouvy, který

zavazuje obě smluvní stranyzavazuje obě smluvní strany

Podstatné náležitosti:Podstatné náležitosti: určení zboží (druh, množství)určení zboží (druh, množství) kupní cenakupní cena datované podpisy obou smluvních strandatované podpisy obou smluvních stran

Doplňující náležitosti vycházející z Doplňující náležitosti vycházející z praxe:praxe:

doba, způsob a místo dodání zbožídoba, způsob a místo dodání zboží platební podmínkyplatební podmínky odkaz na všeobecné, příp. speciální odkaz na všeobecné, příp. speciální

obchodní podmínky (záruční lhůta, obchodní podmínky (záruční lhůta, balení)balení)

technické údaje (číslo objednávky, technické údaje (číslo objednávky, IČ, DIČ, tel.)IČ, DIČ, tel.)


Pro/IV/8Pro/IV/8

1.1.20061.1.2006

Objednávka masných výrobkůObjednávka masných výrobků


na základě Vaší nabídky objednáváme u Vás k okamžitému dodání tyto druhy na základě Vaší nabídky objednáváme u Vás k okamžitému dodání tyto druhy výrobků:výrobků:

- šunkový salám 3 Kgšunkový salám 3 Kg- …………………………………………..- …………………………………………..


Jan NovákJan Novák(podpis)(podpis)obchodní ředitelobchodní ředitel


Tel. Fax: IČ DIČ

Písemnosti při plnění Písemnosti při plnění obchodních smluvobchodních smluv

odvolávkaodvolávka přepravní dispozicepřepravní dispozice návěstí zásilky (avízo)návěstí zásilky (avízo) dodací listdodací list fakturafaktura

OdvolávkaOdvolávka kupující se odvolává na objednávku kupující se odvolává na objednávku

nebo kupní smlouvunebo kupní smlouvu

Přepravní dispozicePřepravní dispozice kupující stanoví dopravní prostředek, místo určení zásilky a případně kupující stanoví dopravní prostředek, místo určení zásilky a případně

požadavek na zaslání avízapožadavek na zaslání avíza

S úsporných důvodů se tyto dva dokumenty spojují do jedné S úsporných důvodů se tyto dva dokumenty spojují do jedné písemnosti.písemnosti.


1.1.20061.1.2006

Odvolávka a přepravní dispoziceOdvolávka a přepravní dispozice

Vážení obchodní partneři,Vážení obchodní partneři,

odvoláváme se na naší kupní smlouvu čís. ………uzavřenou dne……… Na odvoláváme se na naší kupní smlouvu čís. ………uzavřenou dne……… Na

základě všeobecných obchodních podmínek Vás žádáme, abyste nejpozději do základě všeobecných obchodních podmínek Vás žádáme, abyste nejpozději do

……………….. rozvezli následující zboží ……………... rozvezli následující zboží …………….

Dodávku zboží ohlaste nejpozději den před expedicí.Dodávku zboží ohlaste nejpozději den před expedicí.


Jan NovákJan Novák

obchodní ředitelobchodní ředitel


Tel. Fax: IČ DIČ

AvízoAvízo

slouží k informovaní kupujícího o slouží k informovaní kupujícího o odeslání zboží či služby na jeho odeslání zboží či služby na jeho adresu (ohlášení dodávky)adresu (ohlášení dodávky)

Základní náležitosti:Základní náležitosti: datum naložení zásilkydatum naložení zásilky způsob a místo dodání zásilkyzpůsob a místo dodání zásilky popis zásilky nebo dodací listpopis zásilky nebo dodací list


1.1.20061.1.2006

AvízoAvízo

Vážený pane Novák,Vážený pane Novák,

podle Vaší objednávky č….. ze dne….. odešleme zítra tj. …..Vámi podle Vaší objednávky č….. ze dne….. odešleme zítra tj. …..Vámi objednané zboží. Zboží bude doručeno Autodopravou Novák mezi objednané zboží. Zboží bude doručeno Autodopravou Novák mezi 12 – 14 h na adresu …………………….12 – 14 h na adresu …………………….

Tímto sdělením upřednostňujeme předběžný termín, který jsme Vám Tímto sdělením upřednostňujeme předběžný termín, který jsme Vám oznámili oznámili

telefonicky před několika dny. telefonicky před několika dny.


Jan NovákJan Novákreferent prodejereferent prodeje


Tel. Fax: IČ DIČ

Dodací listDodací list písemnost obsahující seznam zaslaného písemnost obsahující seznam zaslaného

zboží a jeho množství zboží a jeho množství Základní náležitosti:Základní náležitosti: seznam zboží, množství, cenaseznam zboží, množství, cena číslo kupní smlouvyčíslo kupní smlouvy datum vyskladnění zbožídatum vyskladnění zbožíKopie dodacího listu může sloužit jako:Kopie dodacího listu může sloužit jako: přijímací listpřijímací list expediční listexpediční list propustkapropustka

Dodací list č……….ze dne………..………Dodací list č……….ze dne………..………

Pol. Pol. číslčísloo

Předmět dodávkyPředmět dodávky MnožstMnožstvíví

JednotJednotkyky

Cena Cena ze jedn. ze jedn.

bez bez DPHDPH

Cena Cena celkem celkem

bez bez DPHDPH

3333 ŠunkaŠunka 100100 KgKg 139139 1390013900

2222 Vídeňské párkyVídeňské párky 2525 KgKg 7979 19751975

Celkem cena bez DPHCelkem cena bez DPH 1587515875

Celkem DPH 19 %Celkem DPH 19 % 30163016

Cena celkem s DPHCena celkem s DPH 1889118891

Dodavatel:Dodavatel: Odběratel:Odběratel:

Na základě Vaší objednávky č. ….ze dne….. Na základě Vaší objednávky č. ….ze dne….. Vám dodáváme:Vám dodáváme:

Převzal Převzal Dne:Dne:

FakturaFaktura touto písemností prodávající vyúčtovává touto písemností prodávající vyúčtovává

dodané zboží nebo provedené práce dodané zboží nebo provedené práce kupujícímukupujícímu

Kromě údajů z kupní smlouvy obsahuje:Kromě údajů z kupní smlouvy obsahuje: celkovou částku za skutečně dodané zbožícelkovou částku za skutečně dodané zboží datum vystavení, odeslání a splatnost fakturydatum vystavení, odeslání a splatnost faktury daňové náležitosti (DIČ, sazbu a částku DPH)daňové náležitosti (DIČ, sazbu a částku DPH) razítko a datovaný podpis prodávajícíhorazítko a datovaný podpis prodávajícího

Vzor faktury je v šablonách programu Exel.Vzor faktury je v šablonách programu Exel.

Písemnosti při porušování Písemnosti při porušování obchodních smluvobchodních smluv

reklamace = se týká špatného zboží reklamace = se týká špatného zboží či službyči služby

urgence = se týká zpožděného urgence = se týká zpožděného zboží či službyzboží či služby

upomínka = se týká zpožděné platby upomínka = se týká zpožděné platby

ReklamaceReklamace pokud prodávající dodá zboží v rozporu s pokud prodávající dodá zboží v rozporu s

uzavřenou kupní smlouvou, má kupující uzavřenou kupní smlouvou, má kupující nárok na reklamacinárok na reklamaci

Předmětem reklamace bývá nejčastěji:Předmětem reklamace bývá nejčastěji: jiný druh zbožíjiný druh zboží jiné množství, kvalita či provedeníjiné množství, kvalita či provedení vadné či poškozené zbožívadné či poškozené zboží jiné baleníjiné balení neoznačení zbožíneoznačení zboží

reklamaci je nutno uplatnit ihned po reklamaci je nutno uplatnit ihned po jejím zjištěníjejím zjištění

podkladem pro její napsání jsou různé podkladem pro její napsání jsou různé zápisy o vadách, zápisy českých drah, zápisy o vadách, zápisy českých drah, fotografie a vzorkyfotografie a vzorky

obsahem reklamace je přesný popis obsahem reklamace je přesný popis závady a návrh na její odstraněnízávady a návrh na její odstranění

kupující má právo na výměnu zboží, kupující má právo na výměnu zboží, slevu z ceny, vrácení peněžní slevu z ceny, vrácení peněžní částky(odstoupení od smlouvy) nebo částky(odstoupení od smlouvy) nebo náhradu ušlého zisku dle obchodního náhradu ušlého zisku dle obchodního zákoníku.zákoníku.

Odpověď na reklamaciOdpověď na reklamaci

na reklamaci je třeba vždy odpovědětna reklamaci je třeba vždy odpovědět některé zboží se posílá k posouzení některé zboží se posílá k posouzení

přímo výrobci (provádějí se různé testy)přímo výrobci (provádějí se různé testy) podle obchodního zákoníku je prodejce podle obchodního zákoníku je prodejce

povinen odpovědět na reklamaci a to povinen odpovědět na reklamaci a to max. do 6 týdnůmax. do 6 týdnů

pokud není reklamace po 6 týdnech pokud není reklamace po 6 týdnech vyřešená, má kupující právo na vyřešená, má kupující právo na

odstoupení od smlouvy (vráceníodstoupení od smlouvy (vrácení peněz)peněz)

Uznaná reklamaceUznaná reklamace v případě uznání reklamace se prodávající v případě uznání reklamace se prodávající

omluví za způsobené problémy a reaguje omluví za způsobené problémy a reaguje na návrh vyřešení (popř. přistoupí na na návrh vyřešení (popř. přistoupí na návrh kupujícího)návrh kupujícího)

Neuznaná reklamaceNeuznaná reklamace v případě, že se výrobce necítí být vinen, v případě, že se výrobce necítí být vinen,

odpoví proč nemůže reklamaci uznat odpoví proč nemůže reklamaci uznat (např. špatné zacházení, praní, údržba)(např. špatné zacházení, praní, údržba)

reklamační spory jsou potom velmi reklamační spory jsou potom velmi problematické a končívají u obchodních problematické a končívají u obchodních soudůsoudů

Způsoby doručení reklamací:Způsoby doručení reklamací: osobněosobně poštou (doporučeně)poštou (doporučeně) emailem (s potvrzením o doručení)emailem (s potvrzením o doručení) telefonicky (chybí písemný doklad)telefonicky (chybí písemný doklad)


Pro/IV/8Pro/IV/8

1.1.20061.1.2006

Reklamace porcelánového zbožíReklamace porcelánového zboží


po celou dobu naší spolupráce jsme neměli jediný důvod si stěžovat na kvalitu po celou dobu naší spolupráce jsme neměli jediný důvod si stěžovat na kvalitu Vašich výrobků. Avšak poslední dodávka nás nemile překvapila. Po rozbalení Vašich výrobků. Avšak poslední dodávka nás nemile překvapila. Po rozbalení palety jsme zjistili tyto závady……………………………. Fotografie palety jsme zjistili tyto závady……………………………. Fotografie

přikládáme………přikládáme………

Žádáme, abyste nahradili poškozené výrobky……………………… Doufáme, že Žádáme, abyste nahradili poškozené výrobky……………………… Doufáme, že příští dodávky příští dodávky

budou opět v pořádkubudou opět v pořádku


Jan NovákJan Novákprovozní vedoucíprovozní vedoucí


Tel. Fax: IČ DIČ

UrgenceUrgence

pobízení prodávajícího o poskytnutí zboží pobízení prodávajícího o poskytnutí zboží či služeb, kde je prodávající v tzv. lhůtě v či služeb, kde je prodávající v tzv. lhůtě v prodlení (nedodal zboží či službu v prodlení (nedodal zboží či službu v uvedeném termínu)uvedeném termínu)

při stylizaci urgence je vhodné odvolat se při stylizaci urgence je vhodné odvolat se na dobrou spolupráci a poté uvést důvod na dobrou spolupráci a poté uvést důvod nespokojenosti a požádat o brzké nespokojenosti a požádat o brzké odstraněníodstranění

v zájmu udržení dobrých vztahů je dobré v zájmu udržení dobrých vztahů je dobré na urgenci obratem odpovědětna urgenci obratem odpovědět


Pro/IV/8Pro/IV/8

1.1.20061.1.2006

UrgenceUrgence


po celou dobu naší spolupráce jsme neměli jediný důvod si stěžovat na kvalitu po celou dobu naší spolupráce jsme neměli jediný důvod si stěžovat na kvalitu Vašich výrobků a služeb. Avšak poslední dodávka objednaná dne………zatím Vašich výrobků a služeb. Avšak poslední dodávka objednaná dne………zatím

nedorazila nedorazila a ani jste neuvedli důvod zpoždění. a ani jste neuvedli důvod zpoždění.

Pokud by docházelo ke zpoždění dodávek byli bychom nuceni zvolit jiného Pokud by docházelo ke zpoždění dodávek byli bychom nuceni zvolit jiného dodavatele………………………dodavatele………………………


Jan NovákJan Novákprovozní vedoucíprovozní vedoucí


Tel. Fax: IČ DIČ

Upomínka úhrady fakturUpomínka úhrady faktur

pokud není uhrazena do konce lhůty pokud není uhrazena do konce lhůty splatnosti, je nutno ji upomínatsplatnosti, je nutno ji upomínat

pokud věřitel neuplatní svůj nárok do 4 pokud věřitel neuplatní svůj nárok do 4 let od doby splatnosti, dojde k tzv. let od doby splatnosti, dojde k tzv. promlčení promlčení

Druhy upomínek:Druhy upomínek: první upomínkaprvní upomínka druhá upomínkadruhá upomínka třetí upomínka – pokus o smírtřetí upomínka – pokus o smír

První upomínkaPrvní upomínka

každá firma může někdy mít dočasné finanční potíže, proto je každá firma může někdy mít dočasné finanční potíže, proto je třeba psát upomínku velmi opatrně (např. společně s novou třeba psát upomínku velmi opatrně (např. společně s novou nabídkou)nabídkou)

upomínka obsahuje údaj o splnění smlouvy prodávajícím, číslo, upomínka obsahuje údaj o splnění smlouvy prodávajícím, číslo, částku a datum splatnosti fakturyčástku a datum splatnosti faktury

Druhá upomínkaDruhá upomínka píše se jako samostatná upomínka píše se jako samostatná upomínka

(bez nabídky)(bez nabídky)

Třetí upomínka – pokus o smírTřetí upomínka – pokus o smír pokud je věřitel při vymáhání pohledávky pokud je věřitel při vymáhání pohledávky

neúspěšný předá celou záležitost neúspěšný předá celou záležitost obchodnímu souduobchodnímu soudu

před tím však musí poslat poslední před tím však musí poslat poslední upomínku a to doporučeně s doručenkouupomínku a to doporučeně s doručenkou

tato písemnost se používá jako důkaz při tato písemnost se používá jako důkaz při soudním jednání, proto ji často sestavuje soudním jednání, proto ji často sestavuje právníkprávník

na kteroukoliv upomínku je třeba na kteroukoliv upomínku je třeba reagovat odpovědí na upomínkureagovat odpovědí na upomínku


Pro/IV/8Pro/IV/8

1.1.20061.1.2006

Třetí upomínka – pokus o smírTřetí upomínka – pokus o smír

Vážení obchodní partneři,Vážení obchodní partneři,

Dnes naposledy Vám připomínáme úhrady naší faktury čís…….. za dodané Dnes naposledy Vám připomínáme úhrady naší faktury čís…….. za dodané zboží ze dne……………………na ………Kč, která byla splatná dne…………. zboží ze dne……………………na ………Kč, která byla splatná dne…………. Kromě toho žádáme o zaplacení …………….Kč jako úroků z prodlení. Kromě toho žádáme o zaplacení …………….Kč jako úroků z prodlení.

Celkovou částku …………..Kč uhraďte nejpozději do ………..na náš Celkovou částku …………..Kč uhraďte nejpozději do ………..na náš účet…………..účet…………..

Pokud tak neučiníte budeme nuceni předat celou záležitost obchodnímu Pokud tak neučiníte budeme nuceni předat celou záležitost obchodnímu soudu.soudu.


Judr. Jan NovákJudr. Jan Novákprávní zástupceprávní zástupce


Tel. Fax: IČ DIČ

IV. Písemnosti při IV. Písemnosti při organizaci a řízení podnikuorganizaci a řízení podniku

písemnosti při pracovních poradáchpísemnosti při pracovních poradách písemnosti při pracovních cestáchpísemnosti při pracovních cestách písemnosti vedoucích pracovníkůpísemnosti vedoucích pracovníků příkazy, směrnicepříkazy, směrnice propagační písemnostipropagační písemnosti

Písemnosti při pracovních Písemnosti při pracovních poradách poradách

Nejpoužívanější dokumenty:Nejpoužívanější dokumenty: pozvánkapozvánka prezenční listinaprezenční listina zápis z porady – stručnýzápis z porady – stručný

- podrobný- podrobný

- doslovný- doslovný

Pozvánka na poraduPozvánka na poradu

Pozvánka musí obsahovat tyto údaje:Pozvánka musí obsahovat tyto údaje: pořádající organizacepořádající organizace název akcenázev akce den, datum a doba začátkuden, datum a doba začátku adresa a místnostadresa a místnost program jednáníprogram jednání plánovaná doba trváníplánovaná doba trvání další info (dopravní spojení, nocleh, další info (dopravní spojení, nocleh,

strava aj.)strava aj.)

Textilana, a.s., ChrastavaTextilana, a.s., Chrastava

Poř. Poř. číslčísloo

Jméno, Jméno, příjmenípříjmení

ÚtvarÚtvar PodpiPodpiss

PoznámPoznámkaka

1.1. Jan NovákJan Novák ObchodObchodní odd.ní odd.

xxxxxx

Porada……………………………Porada……………………………

Listina přítomnýchListina přítomných

konaná dne………..od…………konaná dne………..od…………

Písemnosti při pracovních Písemnosti při pracovních cestách cestách

Nejpoužívanější dokumenty:Nejpoužívanější dokumenty: plán pracovní cesty (cestovní příkaz)plán pracovní cesty (cestovní příkaz) vyúčtování pracovní cestyvyúčtování pracovní cesty zpráva z pracovní cestyzpráva z pracovní cesty

Činnosti spojené s pracovní cestou:Činnosti spojené s pracovní cestou: plánování – dopr. prostředek, jízdenky, plánování – dopr. prostředek, jízdenky,

nocleh, podklady pro jednánínocleh, podklady pro jednání vyúčtování – je třeba doložit všechny účty vyúčtování – je třeba doložit všechny účty

(jízdenky, účty za nocleh, stravu apod.)(jízdenky, účty za nocleh, stravu apod.) zpráva – stručný písemný záznam o průběhuzpráva – stručný písemný záznam o průběhu

Struktura zprávy ze služební Struktura zprávy ze služební cestycesty

Účel cesty:Účel cesty:

Účastníci cesty:Účastníci cesty:

Doba trvání:Doba trvání:

Navštívená firma:Navštívená firma:

Průběh a výsledky jednání: Průběh a výsledky jednání:

Závěr:Závěr:

Zprávu předkládá:Zprávu předkládá:


Ukázka zápisu z poradyUkázka zápisu z porady

Zápis č……………Zápis č……………z porady………………………………z porady………………………………

Účastníci:Účastníci:Omluven:Omluven:Poradu řídil:Poradu řídil:Záznam jednání:Záznam jednání:1.1.2.2.Úkoly z porady:Úkoly z porady:Odpovídá:Odpovídá:Termín:Termín:Zapsal:Zapsal:


Příkazy vedoucích Příkazy vedoucích pracovníků pracovníků Příkaz ředitelePříkaz ředitele

sdělení rozhodnutí nejvyššího sdělení rozhodnutí nejvyššího vedoucího pracovníka (ředitel, primátor vedoucího pracovníka (ředitel, primátor města apod.)města apod.)

příkaz je konkrétně adresován a ukládá příkaz je konkrétně adresován a ukládá splnění zpravidla jednorázového úkolusplnění zpravidla jednorázového úkolu

SměrniceSměrnice

určuje jednotný postup při závažných určuje jednotný postup při závažných organizačních opatřeních v podnikuorganizačních opatřeních v podniku

má dlouhodobý charaktermá dlouhodobý charakter zpracovává ji kolektiv odborných pracovníkůzpracovává ji kolektiv odborných pracovníků týká se např. povolání práce přesčastýká se např. povolání práce přesčas

OběžníkOběžník slouží k informování pracovníků o nových slouží k informování pracovníků o nových

organizačních opatřeních, chystaných organizačních opatřeních, chystaných změnách a připravovaných akcích.změnách a připravovaných akcích.

PokynyPokyny Účelem pokynů je podat návod, jak postupovat Účelem pokynů je podat návod, jak postupovat

při plnění různých organizačních úkolů (např. při plnění různých organizačních úkolů (např. při roční uzávěrce, poskytování odměn apod.)při roční uzávěrce, poskytování odměn apod.)

Zprávy a hlášeníZprávy a hlášení

slouží k informování vedoucích pracovníků slouží k informování vedoucích pracovníků o plnění úkolů, o výsledcích jednání aj.o plnění úkolů, o výsledcích jednání aj.

zprávazpráva – obsahuje detailní rozbor zkoumané – obsahuje detailní rozbor zkoumané činnosti a návrh na řešení problémůčinnosti a návrh na řešení problémů

hlášeníhlášení – je stručná a přehledná informace – je stručná a přehledná informace

- obsahuje pouze objektivní - obsahuje pouze objektivní skutečnost,skutečnost,

nikoliv stanovisko pisatelenikoliv stanovisko pisatele

Propagační písemnostiPropagační písemnosti

reklamní letákyreklamní letáky

V. Personální písemnostiV. Personální písemnosti

žádost o místožádost o místo životopisživotopis pracovní smlouvapracovní smlouva pracovní referencepracovní reference dohody o pracích konaných mimi dohody o pracích konaných mimi

prac. poměrprac. poměr ukončení pracovního poměruukončení pracovního poměru

Žádost o místo Žádost o místo (motivační dopis)(motivační dopis)

o přijetí do zaměstnaní se ucházíme o přijetí do zaměstnaní se ucházíme ihned osobně nebo telefonicky, pak ihned osobně nebo telefonicky, pak podáváme žádostpodáváme žádost

motivační dopis slouží k vyjádření zájmu motivační dopis slouží k vyjádření zájmu o dané zaměstnání a upřesňuje o dané zaměstnání a upřesňuje informace,které jsou zmíněny v informace,které jsou zmíněny v strukturovaném životopisestrukturovaném životopise

na rozdíl od „bodového“ životopisu je na rozdíl od „bodového“ životopisu je motivační dopis psán ve větách a měl by motivační dopis psán ve větách a měl by mít maximálně jednostránkový rozsahmít maximálně jednostránkový rozsah

Motivační dopis obsahuje tyto Motivační dopis obsahuje tyto informace:informace:

kde jsme se o volném místě kde jsme se o volném místě dozvědělidozvěděli

proč máme zájem o místoproč máme zájem o místo jaké máme předpokladyjaké máme předpoklady kdy můžeme nastoupitkdy můžeme nastoupit

Motivační dopis je Vaší vizitou!Motivační dopis je Vaší vizitou!

MOTIVAČNÍ DOPIS - VZORMOTIVAČNÍ DOPIS - VZORAdresa I. Adresa II.Adresa I. Adresa II.

Praha 1.1.2006Praha 1.1.2006

Žádost o místo ……………………Žádost o místo ……………………

Vážení(Vážený pane, Vážená paní),Vážení(Vážený pane, Vážená paní),

dovoluji si touto cestou žádat o místo ………………………….. inzerované Vaší společností, ze dne dovoluji si touto cestou žádat o místo ………………………….. inzerované Vaší společností, ze dne 1.1.2006, na internetovém job serveru Práce v Hradci .cz (1.1.2006, na internetovém job serveru Práce v Hradci .cz (www.pracevhradci.czwww.pracevhradci.cz).).

Profesně se orientuji na lidské zdroje a jejich řízení. Personalistika byla, již při studiu, mým oblíbeným Profesně se orientuji na lidské zdroje a jejich řízení. Personalistika byla, již při studiu, mým oblíbeným předmětem a má diplomová práce na téma „Novodobě řízené lidské zdroje“ byla oceněna, jako předmětem a má diplomová práce na téma „Novodobě řízené lidské zdroje“ byla oceněna, jako nejlepší ročníková práce. Některé návrhy pak byly aplikovány ve společnosti I. Česká výrobní a.s. nejlepší ročníková práce. Některé návrhy pak byly aplikovány ve společnosti I. Česká výrobní a.s. Do této společnosti jsem později nastoupil a měl na starosti celý personál (cca 70 lidí). Nyní pracuji již Do této společnosti jsem později nastoupil a měl na starosti celý personál (cca 70 lidí). Nyní pracuji již 7 rokem v oblasti řízení lidských zdrojů soukromě a nadále externě poskytuji personální 7 rokem v oblasti řízení lidských zdrojů soukromě a nadále externě poskytuji personální poradenství zmíněné společnosti. Rád předložím i referenční list.poradenství zmíněné společnosti. Rád předložím i referenční list.

Domnívám se, že mé znalosti a zkušenosti odpovídají požadavkům na výše uvedenou pozici a v Domnívám se, že mé znalosti a zkušenosti odpovídají požadavkům na výše uvedenou pozici a v případě Vašeho zájmu se velmi rád dostavím na pracovní pohovor.případě Vašeho zájmu se velmi rád dostavím na pracovní pohovor.

S pozdravem,S pozdravem,Jiří Novák, Ing.Jiří Novák, Ing.

ŽivotopisŽivotopis

sestavujeme ho buď přehledně, sestavujeme ho buď přehledně, heslovitě (strukturovaný) nebo heslovitě (strukturovaný) nebo formou vyprávění (vyprávěcí)formou vyprávění (vyprávěcí)

strukturovanýstrukturovaný – charakterizuje – charakterizuje žadatele velmi stručně, slouží pro žadatele velmi stručně, slouží pro rychlý přehledrychlý přehled

vyprávěcívyprávěcí – obsahuje více informací – obsahuje více informací o žadateli, píše se ručněo žadateli, píše se ručně

Strukturovaný životopis Strukturovaný životopis základní bodyzákladní body

1) Hlavička 1) Hlavička FOTOFOTO Titul, jméno a příjmení: Titul, jméno a příjmení: Adresa: Adresa: Datum narození: Datum narození: Zdravotní stav: Zdravotní stav:

Telefon, e-mailová adresaTelefon, e-mailová adresa

2) Vzdělání2) Vzdělání Následovat by měly informace o Následovat by měly informace o

vašem vzdělání „Pozor“ vzdělání vašem vzdělání „Pozor“ vzdělání uvádíme v opačném chronologickém uvádíme v opačném chronologickém sledu a nepíšeme základní školu, sledu a nepíšeme základní školu, tedy:tedy:

Od – do: VŠ vzdělání (název Od – do: VŠ vzdělání (název univerzity, název fakulty, obor) univerzity, název fakulty, obor)

Od – do: SŠ vzdělání (název školy, Od – do: SŠ vzdělání (název školy, obor) obor)

3)3) Pracovní zkušenostiPracovní zkušenosti Práce a brigádaPráce a brigáda

Chronologie dosavadního zaměstnání Chronologie dosavadního zaměstnání je též v je též v opačném sleduopačném sledu a to a to následovně:následovně:

Od – do: Název společnosti, u které Od – do: Název společnosti, u které pracujete, nebo jste pracovali pracujete, nebo jste pracovali naposledy (název pracovní pozice) naposledy (název pracovní pozice)

Od – do: Název společnosti (název Od – do: Název společnosti (název pracovní pozice) dále stačí uvést jen pracovní pozice) dále stačí uvést jen základní náplň práce. základní náplň práce.

4) Odborné znalosti a zkušenosti4) Odborné znalosti a zkušenosti Vyzdvihněte co nejvíce odborných Vyzdvihněte co nejvíce odborných

znalostí a zkušeností, které zvyšují Vaši znalostí a zkušeností, které zvyšují Vaši kvalitu na trhu práce. Například:kvalitu na trhu práce. Například:

Datum: Název školení (získané Datum: Název školení (získané zkušenosti a dovednosti) zkušenosti a dovednosti)

Datum: Certifikát (kvalifikace pro….) Datum: Certifikát (kvalifikace pro….) Datum: Zahraniční pobyt (zvýšení Datum: Zahraniční pobyt (zvýšení

odborné konverzace v cizím jazyce) odborné konverzace v cizím jazyce) Datum: Řidičský průkaz (skupina, Datum: Řidičský průkaz (skupina,

zkušenosti) atd. zkušenosti) atd.

5) Znalost PC a jazyků5) Znalost PC a jazyků PC znalost je v dnešní době základem už i PC znalost je v dnešní době základem už i

pro pozici, jakou je například prodavačka, pro pozici, jakou je například prodavačka, ale i přesto je potřeba znalost práce na ale i přesto je potřeba znalost práce na počítači uvést a zároveň i její úroveň. počítači uvést a zároveň i její úroveň.

Zároveň znalost cizích jazyků rozepište, Zároveň znalost cizích jazyků rozepište, především firmy se sídlem v zahraničí především firmy se sídlem v zahraničí nabízí práci pouze lidem s aktivní znalostí nabízí práci pouze lidem s aktivní znalostí cizích jazyků.cizích jazyků.

PC: úroveň, znalost konkrétních programů PC: úroveň, znalost konkrétních programů Jazyk: Jaký + úroveň znalosti Jazyk: Jaký + úroveň znalosti

6) Profil osobnosti6) Profil osobnosti Napište, co vás motivuje k vyšším Napište, co vás motivuje k vyšším

výkonům, jací jste a jakými lidmi se rádi výkonům, jací jste a jakými lidmi se rádi obklopujete, neopomeňte ani záporné obklopujete, neopomeňte ani záporné vlastnosti. Například:vlastnosti. Například:

Charakter: jsem nekonfliktní člověk. Charakter: jsem nekonfliktní člověk. Dokáži obhájit svá rozhodnutí a nést za Dokáži obhájit svá rozhodnutí a nést za odvedenou práci odpovědnost. Jsem odvedenou práci odpovědnost. Jsem někdy až příliš důvěřivý, což se mi někdy až příliš důvěřivý, což se mi mnohdy nevyplácí. mnohdy nevyplácí.

Řídící schopnosti: dokáži vést menší tým Řídící schopnosti: dokáži vést menší tým lidí cca 5 lidí cca 5

7) Pracovní cíl7) Pracovní cíl

Napište, v jakých oborech chcete Napište, v jakých oborech chcete pracovat a proč. Popřípadě jaké pracovat a proč. Popřípadě jaké máte předpoklady pro kariérní nebo máte předpoklady pro kariérní nebo alespoň profesní růst. Například:alespoň profesní růst. Například:

Poptávám práci v oboru Marketing Poptávám práci v oboru Marketing vzhledem k mým dosavadním vzhledem k mým dosavadním zkušenostem a schopnosti neustále zkušenostem a schopnosti neustále objevovat nové metody a přístupy k objevovat nové metody a přístupy k práci. práci.

8) Reference 8) Reference

Reference od Vašich minulých Reference od Vašich minulých zaměstnavatelů / nadřízených. zaměstnavatelů / nadřízených. Nejprve se Však s těmito lidmi Nejprve se Však s těmito lidmi dohodněte, aby nebyli zaskočeni až dohodněte, aby nebyli zaskočeni až jim někdo zavolá a bude se na Vás jim někdo zavolá a bude se na Vás ptát.ptát.

Titul jméno příjmení, funkce a jméno Titul jméno příjmení, funkce a jméno firmy, telefon firmy, telefon

Struktura strukturovaného Struktura strukturovaného životopisuživotopisu

Osobní údajeOsobní údaje

VzděláníVzdělání

Pracovní zkušenostiPracovní zkušenosti

Odborné znalosti a zkušenostiOdborné znalosti a zkušenosti

Znalost PC a jazykůZnalost PC a jazyků

Profil osobnostiProfil osobnosti

Pracovní cílPracovní cíl

Každý životopis musí být ručně Každý životopis musí být ručně podepsaný!podepsaný!

Životopis vyprávěcíŽivotopis vyprávěcíJmenuji se …………..., narodila jsem se…………v……….…Bydlím v ……………Jmenuji se …………..., narodila jsem se…………v……….…Bydlím v ……………

Moji rodiče pracují jako…………Moji rodiče pracují jako…………

Můj bratr/sestra jsou ……………..Můj bratr/sestra jsou ……………..

V letech……….jsem absolvovala povinnou školní docházku v……..Pak jsem byla V letech……….jsem absolvovala povinnou školní docházku v……..Pak jsem byla přijata přijata

na……….……Maturitní zkoušku jsem vykonala s vyznamenáním. V roce…….jsem na……….……Maturitní zkoušku jsem vykonala s vyznamenáním. V roce…….jsem

začala studovat…….a dokončila v roce………začala studovat…….a dokončila v roce………

Od ……..jsem pracovala jako…………Od……pracuji v ………Od ……..jsem pracovala jako…………Od……pracuji v ………

Rekreačně se věnuji lyžování,……………Vlastním řidičský průkaz skupiny B.Rekreačně se věnuji lyžování,……………Vlastním řidičský průkaz skupiny B.

Můj zdravotní stav je dobrý. Můj zdravotní stav je dobrý.

Praha 1.1.2006Praha 1.1.2006

Jana NovákováJana Nováková

Novako s.r.o., Novosadská 1, 779 00 OlomoucNovako s.r.o., Novosadská 1, 779 00 Olomouc

Potvrzujeme, že paní ……….. Pracovala v našem Potvrzujeme, že paní ……….. Pracovala v našem podniku od…..do….. a vykonávala zde funkci…..podniku od…..do….. a vykonávala zde funkci….. Své povinnosti plnila…………Byla cílevědomá, Své povinnosti plnila…………Byla cílevědomá, spolehlivá………….Má velmi dobré organizační spolehlivá………….Má velmi dobré organizační schopnosti…………schopnosti…………

Praha 1.1.2006Praha 1.1.2006

Ing. Jan NovákIng. Jan Novákředitel podnikuředitel podniku

Pracovní referencePracovní reference

Pracovní smlouvaPracovní smlouva Pracovní poměr se zakládá smlouvou Pracovní poměr se zakládá smlouvou

mezi zaměstnavatelem a mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem.zaměstnancem.

Podstatné náležitosti smlouvy, bez Podstatné náležitosti smlouvy, bez nichž je smlouva neplatná:nichž je smlouva neplatná:

druh prácedruh práce místo výkonu prácemísto výkonu práce den nástupu do práceden nástupu do práce vedlejší ujednání pracovní smlouvy vedlejší ujednání pracovní smlouvy

(plat, pracovní doba apod.)(plat, pracovní doba apod.)

Právní písemnostiPrávní písemnosti

plná mocplná moc dlužní úpisdlužní úpis potvrzenka, stvrzenkapotvrzenka, stvrzenka žalobažaloba

Nealko Olomouc, a.s., Holická 49, 772 42 OlomoucNealko Olomouc, a.s., Holická 49, 772 42 Olomouc

Plná mocPlná moc

Já níže podepsaný Ing. Jan Novák, generální ředitel a.s. Já níže podepsaný Ing. Jan Novák, generální ředitel a.s. Nealko Olomouc, zmocňuji obchodního náměstka firmy Nealko Olomouc, zmocňuji obchodního náměstka firmy Ing. Jana Kubáta k tomu, aby podepsal Smlouvu o Ing. Jana Kubáta k tomu, aby podepsal Smlouvu o zajištění plnění nealkoholických nápojů a k veškerým zajištění plnění nealkoholických nápojů a k veškerým nutným jednáním a úkonům spojeným s uzavřením této nutným jednáním a úkonům spojeným s uzavřením této smlouvy jménem akciové společnosti Nealko Olomouc smlouvy jménem akciové společnosti Nealko Olomouc

sesesídlem v Olomouci, Holická 49.sídlem v Olomouci, Holická 49.

Podpis, datumPodpis, datum

Osobní dopisyOsobní dopisy

blahopřejné (k narození dítěte, k blahopřejné (k narození dítěte, k výročí)výročí)

děkovné (za pomoc)děkovné (za pomoc) omluvné omluvné pozvánípozvání soustrastnésoustrastné žádosti občanů adresované žádosti občanů adresované

organizacímorganizacím

Tvorba osobního dopisuTvorba osobního dopisu

rozlišujte rozlišujte obchodníobchodní a a osobníosobní dopis! dopis!

Změny v osobním dopisu:Změny v osobním dopisu:• datum – pravá strana (V Praze…....)datum – pravá strana (V Praze…....)• text – odstavce se označují text – odstavce se označují

předsazením prvního řádkupředsazením prvního řádku• podpis – vpravopodpis – vpravo• věc – se nepíševěc – se nepíše


V Praze dne 20.12.2006V Praze dne 20.12.2006

Vážení pane řediteli,Vážení pane řediteli,

dovolte mi, abych Vám popřál příjemné prožití vánočních dovolte mi, abych Vám popřál příjemné prožití vánočních svátků, pevné zdraví, osobní spokojenost a mnoho úspěchů vsvátků, pevné zdraví, osobní spokojenost a mnoho úspěchů vnadcházejícím roce.nadcházejícím roce.

Chci Vám také upřímně poděkovat za dosavadní vzájemnou Chci Vám také upřímně poděkovat za dosavadní vzájemnou spolupráci a současně vyjádřit přesvědčení, že budeme naše spolupráci a současně vyjádřit přesvědčení, že budeme naše obchodní vztahy rozvíjet i nadále.obchodní vztahy rozvíjet i nadále.

S pozdravemS pozdravem(podpis)(podpis)

Ing. Jan NovákIng. Jan Novákředitel a.s. Omniaředitel a.s. OmniaNapajedlaNapajedla

Tel. Fax: IČ DIČ

Písemnosti hotelového Písemnosti hotelového charakterucharakteru

Jídelní a nápojové lístkyJídelní a nápojové lístky Formy propagaceFormy propagace Rezervace ubytováníRezervace ubytování

Ergonomie – pracovní Ergonomie – pracovní prostředíprostředí

Věda zabývající se optimalizací Věda zabývající se optimalizací lidské činnostilidské činnosti

www. ergonomie.czwww. ergonomie.cz

Poštovní a bankovní Poštovní a bankovní písemnostipísemnosti

Druhy platebních dokladů pro písemnýDruhy platebních dokladů pro písemný

příkaz:příkaz: jednorázový příkaz k úhradějednorázový příkaz k úhradě trvalý příkaz k úhradětrvalý příkaz k úhradě hromadný příkaz k úhraděhromadný příkaz k úhradě příkaz k inkasu (např. SIPO)příkaz k inkasu (např. SIPO)

Používané symbolyPoužívané symboly

KSKS – konstantní symbol (označuje účel – konstantní symbol (označuje účel

platby)platby)

VSVS – variabilní symbol (identifikace – variabilní symbol (identifikace

platby, max. 10 znaků)platby, max. 10 znaků)

SSSS – specifický symbol (kód pro – specifický symbol (kód pro

zpracování platby)zpracování platby)

Poštovní poukázky Poštovní poukázky

A – hotovost - běžný účet A – hotovost - běžný účet

B – běžný účet - hotovostB – běžný účet - hotovost

C – hotovost - hotovostC – hotovost - hotovost

Poštovní obálkyPoštovní obálky

obyčejnéobyčejné obyčejné s okýnkemobyčejné s okýnkem leteckéletecké

TitulyTituly

Ing.Ing. Mgr.Mgr. Judr.Judr. PhDr.PhDr. PaDr.PaDr. MvDr.MvDr. MuDr.MuDr.

Date post:	04-Jan-2016
Category:	Documents
Upload:	ronli
View:	29 times
Download:	4 times

Administrativa

Documents