COLEGIO DE POSTGRADUADOS SECRETARIA ADMINISTRATIVA SUBDIRECCION DE … · 2006. 1. 31. · colegio...

COLEGIO DE POSTGRADUADOS SECRETARIA ADMINISTRATIVA

SUBDIRECCION DE COMPUTO ADMINISTRATIVO, ORGANIZACION Y SISTEMAS

DEPARTAMENTO DE ORGANIZACION Y SISTEMAS

MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE TESORERIA

MONTECILLO, EDO. DE MEX. ABRIL DE 1997.

MANUAL DE ORGANIZACION

DEPARTAMENTO DE TESORERIA

2

I N D I C E

1 INTRODUCCION 4

2 ANTECEDENTES HISTORICOS 6



3

3 MARCO LEGAL 8

4 ORGANIGRAMA 17

5 OBJETIVO 19

6 POLITICAS 21

7 FUNCIONES 23

8 DESCRIPCION DE PUESTOS 27

JEFATURA DEL DEPARTAMENTO 28

JEFE DE DEPARTAMENTO 29

SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO 33

JEFE DE SECCION 36

AREA DE INGRESOS 39

OBJETIVO 40

POLITICAS 42

FUNCIONES 45

SUBJEFE DE DEPARTAMENTO 48

JEFE DE OFICINA 51

ANALISTA SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 54

CAJERO 57

AREA DE EGRESOS 60

OBJETIVO 61

POLITICAS 63

FUNCIONES 69

SUBJEFE DE DEPARTAMENTO 72

JEFE DE SECCION 76

ANALISTA ESPECIALIZADO 79



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1.- INTRODUCCION



5

Los manuales de Organización y Procedimientos dentro de cualquier institución y organismo, es de fundamental necesidad, dado que sirve como fuente de apoyo, ya que contiene la información requerida para poder lograr el buen funcionamiento de la misma y por ende una adecuada administración.



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2.- ANTECEDENTES HISTORICOS



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Debido a las propias actividades del Colegio de Postgraduados, surge la necesidad de la creación de un nuevo departamento, el cual fue creado en el año de 1970, siendo el Director de la Institución el Dr. Lauro Bucio Alanís, y en virtud de que existía en el Departamento de Contabilidad, demasiada carga de trabajo, y como consecuencia natural de esto, una deficiencia en el control administrativo. Ante esta situación el Director del C.P. se vio obligado a tomar las medidas pertinentes, las cuales fueron bastantes acertadas, ya que de esta manera se dio origen al Departamento de Tesorería, con la finalidad primordial de realizar una depuración adecuada de las funciones que conlleva la estructuración de un nuevo departamento, y así de esta forma poder coadyuvar al logro de los objetivos generales del Colegio de Postgraduados.



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3.- MARCO LEGAL



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PRINCIPALES DISPOSICIONES LEGALES QUE RIGEN LAS ACTIVIDADES DE OPERACION DEL COLEGIO DE POSTGRADUADOS, CONFORME A LAS ATRIBUCIONES QUE LE CONFIERE.

LAS APLICABLES DIRECTAMENTE POR LA PROPIA OPERACION

LEY DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD Y GASTO PUBLICO FEDERAL Y SU REGLAMENTO

TIENE POR OBJETO NORMAR Y REGULAR EL PRESUPUESTO, LA CONTABILIDAD Y EL GASTO PUBLICO FEDERAL, ESTA LEY SERA APLICADA POR EL EJECUTIVO FEDERAL, A TRAVES DE LA SECRETARIA DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTO.

LEY ORGANICA DE LA CONTADURIA MAYOR DE HACIENDA



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EN EL INSTRUMENTO JURIDICO, QUE FACULTA A LA CONTADURIA MAYOR DE HACIENDA PARA EL EXAMEN Y REVISION DE LA CUENTA PUBLICA, Y ADEMAS PARA CONOCER LOS RESULTADOS DE LA GESTION FINANCIERA Y COMPROBAR LA HONRADA Y EFICIENTE APLICACION DE LAS EROGACIONES EN LOS PROGRAMAS DE DESARROLLO DEL PAIS Y EN LA PRESENTACION DE LOS SERVI-CIOS PUBLICOS. FISCALIZANDO DIRECTAMENTE A QUIENES INTERVIENEN EN EL MANEJO DE LOS FONDOS PUBLICOS.

LEY DE INGRESOS DE LA FEDERACION ES EL INSTRUCTIVO JURIDICO QUE SE EXPIDE ANUALMENTE PARA EL EJERCICIO FISCAL CORRESPONDIENTE, DETERMINADO LA VIGENCIA POR EL MISMO PERIODO DE LAS DIVERSAS LEYES QUE ESTABLECEN LOS CONCEPTOS DE INGRESOS FEDERALES QUE PODRAN RECAUDARSE CORRESPONDIENDO LA EJECUCION DE DICHA LEY A LA SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO.

LEY DE LA TESORERIA DE LA FEDERACION

ESTE ORDENAMIENTO DETERMINA LA COMPETENCIA Y REGULA LAS FUNCIONES DE LA TESORERIA DE LA FEDERACION, QUE ES UNA DEPENDENCIA DE LA SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO, ENCONTRANDOSE ENTRE LAS PRINCIPALES FACULTADES DE ESTA AREA, EN RELACION CON DERECHOS Y OBLIGACIONES EN MATERIA FINANCIERA DEL GOBIERNO FEDERAL LA DE: FIJAR EN CANTIDAD LIQUIDA CREDITOS; RECAUDAR LOS FONDOS PROVENIENTE DE LA APLICACION DE LA LEY DE INGRESOS DE LA FEDERACION Y OTROS CONCEPTOS, EFECTUAR LOS PAGOS AUTORIZADOS CON CARGO AL PRESUPUESTO ANUAL DE EGRESOS Y LOS DEMAS QUE CONFORME A LAS LEYES Y OTRAS DISPOSICIONES DEBAN EFECTUARSE;; CONCENTRAR, CUSTODIAR Y SITUAR FONDOS Y VALORES, CALIFICAR PARA SU ACEPTACION LAS GARANTIAS QUE DEBAN OTORGARSE, ASI COMO CANCELARLAS Y HACERLAS EFECTIVAS.

LEY SOBRE EL SERVICIO DE VIGILANCIA DE FONDOS

Y FONDOS Y VALORES DE LA FEDERACION TIENE POR OBJETO COMPROBAR EN LOS TERMINOS DE ESTA LEY EL FUNCIONAMIENTO ADECUADO, DE LAS OFICINAS QUE RECAUDEN, MANEJEN, ADMINISTREN O CUSTODIEN FONDOS O VALORES DE LA PROPIEDAD O AL



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CUIDADO DEL GOBIERNO FEDERAL, Y EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES QUE A ESTE RESPECTO INCUMBAN A LOS FUNCIONARIOS, EMPLEADOS Y AGENTES FEDERALES.

LEY DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA ES EL ORDENAMIENTO QUE ESTABLECE EL IMPUESTO QUE GRAVA LOS INGRE-SOS EN EFECTIVO, EN ESPECIE O EN CREDITO, QUE MODIFIQUEN EL PATRIMONIO DEL CONTRIBUYENTE, PROVENIENTES DE PRODUCTOS O RENDIMIENTOS DEL CAPITAL, TRABAJO O DE LA COMBINACION DE AMBOS O DE OTRAS SITUACIONES JURIDICAS O DE HECHO QUE LA PROPIA LEY SEÑALA, DETERMINANDO EL INGRESO GRAVABLE EN CADA CASO.

CODIGO FISCAL DE LA FEDERACION Y SU REGLAMENTO CONTIENE LAS DISPOSICIONES DE APLICACION GENERAL EN MATERIA DE IMPUESTOS, DERECHOS, APROVECHAMIENTOS Y PRODUCTOS, MISMOS QUE SE ESTABLECEN POR LAS DIVERSAS LEYES FISCALES O POR LOS CONTRATOS O CONCESIONES RESPECTIVAS.

LEY DE IMPUESTO AL VALOR AGREGADO Y SU REGLAMENTO ESTABLECE EL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO QUE DEBERAN PAGAR LAS PERSONAS FISICAS Y MORALES QUE, EN TERRITORIO NACIONAL REALICEN LAS ACTIVIDADES SIGUIENTES: ENAJENEN BIENES, PRESENTEN SERVICIOS INDEPENDIENTES, OTORGUEN EL USO Y GOCE TEMPORAL DE BIENES E IMPORTEN BIENES O SERVICIOS. CONSTITUCION POLITICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS DOCUMENTO SOLEMNE DEL CUAL EMANAN LAS DEMAS LEYES QUE RIGEN EN NUESTRO PAIS, QUE DIVIDE EL SUPREMO PODER DE LA UNION PARA SU EJERCICIO EN TRES PODERES, ESTABLECIENDO SUS FUNCIONES: DETERMINAR LA FORMA DE GOBIERNO QUE DEBERAN DE ADOPTAR LOS ESTADOS DE LA FEDERACION PARA SU REGIMEN INTERIOR, DANDO LOS



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FUNDAMENTOS PARA SU DIVISION TERRITORIAL Y ORGANIZACION POLITICA Y ADMINISTRATIVA EN BASE AL MUNICIPIO LIBRE; LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS CIUDADANOS Y EL SISTEMA DE GARANTIA NECESARIO PARA EL MANTENIMIENTO DE LA LEGALIDAD.

LEY ORGANICA DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL TIENE POR OBJETO ESTABLECER LAS BASES DE ORGANIZACION DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL, TANTO CENTRALIZADA COMO PARAESTATAL; DETERMINAR LAS NECESIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA CENTRALIZADA QUE EJERCERAN LAS ATRIBUCIONES Y DESPACHARAN LOS NEGOCIOS DE ORDEN ADMINISTRATIVO ENCOMENDADOS AL PODER EJECUTIVO DE LA UNION, DISTRIBUYENDOSE LOS ASUNTOS QUE HAN DE ESTAR A CARGO DE CADA UNA; ASI COMO LAS ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA PARAESTATAL QUE LE AUXILIARAN EN LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS PUBLICOS.

LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y PRESTACION DE SERVICIOS RELACIONADOS CON BIENES MUEBLES Y SU

REGLAMENTO REGULA LAS OPERACIONES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL, RELATIVAS A LA ADQUISICION DE MERCANCIAS, MATERIAS PRIMAS Y BIENES MUEBLES, ARRENDAMIENTOS DE BIENES MUEBLES, CONTRATACION DE SERVICIOS RELACIONADOS CON BIENES MUEBLES Y ALMACENES, QUEDANDO SU APLICACION A CARGO DE LA SECRETARIA DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTO.

LEY DE OBRAS PUBLICAS Y SU REGLAMENTO TIENE POR OBJETO REGULAR EL GASTO Y LAS ACCIONES RELATIVAS A LA PLANEACION, PROGRAMACION, PRESUPUESTACION, EJECUCION, CONSERVACION, MANTENIMIENTO, DEMOLICION Y CONTROL DE LA OBRA



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PUBLICA QUE REALICEN, QUEDANDO SU APLICACION A CARGO DE LA SECRETARIA DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTO.

LEY GENERAL DE BIENES NACIONALES TIENE POR OBJETO ESTABLECER LOS LINEAMIENTOS APLICABLES A LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DEL DOMINIO PUBLICO Y PRIVADO DE LA FEDERACION, LA ADQUISICION POR PARTE DE ESTA, DE CUALQUIER DERECHO REAL SOBRE BIENES INMUEBLES; ASI COMO REGULA LAS CONCESIONES, PERMISOS O AUTORIZACIONES PARA EL USO, APROVECHAMIENTO Y EXPLOTACION DE LOS BIENES DE DOMINIO PUBLICO, LA POSESION, CONSERVACION Y ADMINISTRACION DE LOS BIENES FEDERALES.

LEY GENERAL DE DEUDA PUBLICA TIENE POR OBJETO ESTABLECER EL CONTROL E LAS OBLIGACIONES DE PASIVO, OCASIONADAS POR FINANCIAMIENTOS INTERNOS O EXTERNOS CONTRAIDOS POR LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL DEL SISTEMA CONTABLE, CON EL FIN DE LOGRAR QUE LAS ENTIDADES DISPONGAN DE INFORMACION OPORTUNA, VERAZ, COMPLETA Y UTIL.

MANUAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL EMITIDO POR LA SECRETARIA DE PROGRAMACION (HOY SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO), Y TIENE POR OBJETIVO EL RESTABLECER LOS PROCEDIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LAS AUDITORIAS GUBERNAMENTALES. NORMAS GENERALES PARA LAS ADQUISICIONES DE MERCANCIA,

MATERIAS PRIMAS Y BIENES MUEBLES QUE REALICEN LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA

FEDERAL EMITIDAS POR LA SECRETARIA DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTO, HOY SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO, Y TIENE COMO OBJETIVO EL ESTABLECER LOS LINEAMIENTOS PARA LAS COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS, Y NORMAR LA ORGANIZACION DE LAS AREAS DE ADQUISICIONES.



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NORMAS GENERALES PARA LA ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA

ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL EMITIDAS POR LA SECRETARIA DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTO, HOY SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO, Y TIENE POR OBJETIVO EL ESTABLECER LOS LINEAMIENTOS PARA EL REGISTRO, CONTROL Y ORGANIZACION DE LOS ALMACENES. NORMAS DE CONCURSO PARA LA ADQUISICION DE MERCANCIAS,

MATERIAS PRIMAS Y BIENES EN LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL

EMITIDAS POR LA SECRETARIA DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTO, HOY SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO, Y TIENE POR OBJETIVO EL ESTABLECER LOS LINEAMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE CONCURSOS, PARA LA COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS.

CLASIFICADOR POR OBJETO DEL GASTO EMITIDO PRO LA SECRETARIA DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTO, HOY SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO, Y TIENE POR OBJETIVO EL REGLAMENTAR EL EJERCICIO DEL GASTO PUBLICO A NIVELES DE CAPITULOS, CONCEPTO Y PARTIDAS PRESUPUESTALES.

BASES GENERALES DEL PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIA EMITIDO POR LA SECRETARIA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA FEDERACION, Y TIENE COMO OBJETIVO EL DAR LINEAMIENTO DE LAS REVISIONES MINIMAS QUE DEBEN EFECTUAR LOS ORGANOS DE CONTROL.

SISTEMA DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES EMITIDO POR LA SECRETARIA DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTO, HOY SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO, Y TIENE COMO OBJETIVO EL ESTABLECER LOS LINEAMIENTOS PARA EL MANEJO DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL.



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LEY FEDERAL DE LOS TRABAJADORES AL SERVICIO DEL ESTADO

REGLAMENTARIA DEL APARTADO B DEL ARTICULO 123 CONSTITUCIONAL

REGULA LAS RELACIONES LABORALES EXISTENTES ENTRE LOS TITULARES Y LOS TRABAJADORES DE LOS PODERES DE LA UNION DEL GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL Y DE LAS INSTITUCIONES QUE EXPRESAMENTE SE CITAN EN LA PROPIA LEY, ESTABLECIENDO LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES RECIPROCOS.

LEY DEL INSTITUTO DE SEGURIDAD Y SERVICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES AL SERVICIO DEL ESTADO

REGULA EL REGIMEN DE SEGURIDAD Y SERVICIOS SOCIALES, A CARGO DEL INSTITUTO Y EN BENEFICIO DE LOS DERECHOHABIENTES Y SUS FAMILIARES; ESTABLECE LAS BASES PARA FIJAR LAS CUOTAS Y APORTACIONES CORRESPONDIENTE.. EXTIENDE LOS BENEFICIOS A QUE TIENEN DERECHO LOS TRABAJADORES Y PENSIONISTAS DEL ESTADO, A LOS ORGANISMOS PUBLICOS, QUE POR LEY O POR ACUERDO DEL EJECUTIVO FEDERAL SEAN INCORPORADOS AL REGIMEN.

REGLAMENTACION INTERNA

CONDICIONES GENERALES DE TRABAJO DOCUMENTO DE CARACTER INTERNO QUE ENMARCA LAS RELACIONES LABORALES ENTRE EL COLEGIO DE POSTGRADUADOS Y LOS TRABAJADORES DE BASE Y TEMPORALES, CONTRATOS POR OBRA DETERMINADA O POR TIEMPO FIJO. REGLAMENTO DE CENTROS EN LA SEDE REGLAMENTO DE PROGRAMAS ACADEMICOS INTERDISCIPLINARIOS REGLAMENTO ESPECIFICO DE LA COMISION INTERNA DE DOCENCIA E INVESTIGACION.



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REGLAMENTOS DE CENTROS REGIONALES REGLAMENTO ESPECIFICO DE LA DIRECCION ACADEMICA REGLAMENTO INTERNO Y REGLAMENTACION ESPECIFICA

4.- ORGANIGRAMA



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COORDINADOR FINANCIERO

JEFE DEDEPARTAMENTO

JEFE DESECCION

SUBJEFE DEDEPARTAMENTO

JEFE DEOFICINA

SECRETARIA DEJEFE DE

DEPARTAMENTO

SUBJEFE DEDEPARTAMENTO

JEFE DESECCION

ANALISTAESPECIALIZADO

ANALISTAESPECIALIZADOCAJERO

ANALISTA DESISTEMAS

ADMINISTRATIVOS



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5.- O B J E T I V O



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Llevar un control óptimo de los ingresos y egresos que se efectúan en el Colegio de Postgraduados. Mantener informada a la Dirección Financiera, en cuanto a disponibilidades bancarias diarias de las diferentes cuentas que pertenecen al Colegio de Postgraduados. Efectuar depósitos bancarios diariamente que se deriven por concepto de ingresos propios, proyectos, etc. ante las instituciones bancarias y obtener la documentación soporte respectiva, así como también gestionar las aclaraciones de partidas que se determinen en las conciliaciones mensuales del ejercicio.



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6.- P O L I T I C A S

1. Tesorería será responsable del control de los ingresos efectuados en el C.P. 2. Tesorería será responsable del resguardo en tanto se tramita toda la documentación

susceptible de cobro y pago. 3. Tesorería gestionará y será el único departamento que se responsabilice sobre la

compra de giros bancarios.



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4. Tesorería será el único que podrá emitir cheques 5. Tesorería será el único responsable del resguardo y control de las chequeras

propiedad del C.P. 6. Tesorería será responsable de informar veraz y oportunamente conciliaciones

financieras de las diferentes cuentas pertenecientes al Colegio. 7. Tesorería será responsable de informar oportunamente de los saldos de las cuentas

bancarias a la Coordinación Financiera. 8. Todos los cheques expedidos por el Departamento de Tesorería serán a nombre del

beneficiario. 9. El horario para la atención del al personal y público en general será de 8:00 a 13:00

hrs. de lunes a viernes.



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7.- F U N C I O N E S • Control eficiente de los ingresos con que cuenta el Colegio de Postgraduados. • Identificar los ingresos por concepto de apoyo a proyectos externos. • Control y emisión de recibos de acuerdo a ingresos por concepto de bienes y servicios. • Registro diario de ingresos y elaboración mensual de informe de ingresos parra la

Dirección Financiera.

⇒ Fiscales Propios ⇒ Proyectos externos ⇒ Otros



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• Control y custodia de documentos susceptibles de cobro, según se trate de facturación por concepto de: colegiaturas, servicios de cómputo electrónico, documentos como letras de cambio u otros.

• Realizar cobros oportunos de la documentación a favor de la institución, de los

conceptos enumerados en el punto anterior. • Realizar diariamente corte de caja de los ingresos generados • Identificar los envíos a través de órdenes de pago por parte de centros regionales

originadas por venta de bienes y servicios o apoyo a proyectos externos. • Generar reportes de los ingresos obtenidos por venta de bienes y servicios clasificados

por U.B.P.P. • Establecer mecanismos de coordinación y control entre las áreas que turnan

documentos para su cobro respectivo, como son servicios académicos y el C. de Estadística y Cálculo.

• Dar a conocer a las diferentes instituciones becarias los adeudos por colegiaturas

que no se cubrieron, de acuerdo al plazo determinado, y con conocimiento a las áreas involucradas, Dirección Académica, Servicios Académicos y ContabilIdad, Formulación y Control Presupuestal.

• Generar reportes mensuales de los ingresos: fiscales, recursos propios, (venta de

bienes, servicios, publicaciones, Colegiaturas, etc.). Proyectos externos (CONACYT y otros).

• Control eficiente de los egresos • Vigilar que la recepción de documentos susceptibles de pago cumpla con la

normatividad establecida para la elaboración de los cheques respectivos. • La elaboración de las relaciones diarias de póliza-cheque de egresos con la

documentación comprobatoria para su envío al Depto. de Contabilidad, Formulación y Control Presupuestal, deberán de indicar quién elabora, revisa y autoriza.

• Control de pago a becarios nacionales y extranjeros que integran el programa de

Formulación de Profesores, las cuales se efectuarán con instrucciones giradas por la Dirección Académica.

• Control y solicitud de giros bancarios y cancelación de los mismos.



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• Envío de giros bancarios u órdenes de pago a los becarios en el extranjero. • Revisión de facturas de proveedores y elaboración de contrarecibos. • Programar y calendarizar el pago a proveedores. • Control eficiente de cuentas bancarias • Control y registro de cheques elaborados que se turnan para firma de autorización de

los directivos. • Obtención de saldos diarios en chequeras y saldos diarios en cuentas bancarias. • Generar informes sobre disponibilidades diarias • Realizar la cancelación de cuentas bancarias oportunamente • Recepción de nómina catorcenal de todo el personal de la Institución. • Proceso de nómina para que la compañía pagadora efectúe el pago respectivo. • Obtener semanalmente estados de cuentas bancarias • Efectuar pagos de otros conceptos diferentes al personal del Colegio de

Postgraduados. • Revisar la documentación para su pago en el momento de ingresar y no realizarlos

posteriormente, para evitar empapelamiento en caso de su negación. • Llevar a cabo las conciliaciones bancarias veraz y oportunamente, las cuales deberán

indicar quién elabora, revisa y autoriza. • Formular informes que nos soliciten, ya sea para fines internos o externos, como es

el caso de información del sistema integral de información. • Recibir y atender oportunamente los requerimientos de los requerimientos de los

directivos.



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• La elaboración de relaciones diarias para el registro y control de cheques será diariamente, con el fin de determinar en qué situación se encuentra con el de los cheques expedido indicando en dicha relación quién elabora y revisa.



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8.- DESCRIPCION DE PUESTOS



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JEFATURA DEL DEPARTAMENTO

JEFE DE DEPARTAMENTO 1.- Puesto inmediato superior Director Financiero 2.- Puesto(s) inmediato(s) inferior(es) Subjefe de Ingresos y Caja Subjefe de Egresos 3.- Relaciones internas De coordinación con su jefe inmediato superior De coordinación con directivos del C.P. De coordinación con las diferentes U.B.P.P. locales y regionales.



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De mando con el personal bajo su cargo. 4.- Relaciones externas Prestadores de servicios particulares De atención con el público en general 5.- Actividad genérica

Supervisar y controlar de los documentos generados en el departamento, por concepto de ingresos y egresos, hechos por el Colegio. Coordinar las áreas bajo su mando y otras de la administración, para mejorar las funciones de su responsabilidad.

Planear, organizar, dirigir y supervisar las tareas asignadas al personal a su cargo.

6.- Actividades específicas 6.1. Actividades diarias

Supervisión y control de los documentos generados en el departamento, por concepto de ingresos y egresos hechos por el C.P.

Coordinar las áreas bajo su mando.

Planear, organizar, dirigir y supervisar las tareas asignadas al personal a su cargo.

Supervisar la documentación susceptible de cobro y pago Supervisar la elaboración de póliza-cheque y cheque(s). Supervisar el control de las cuentas bancarias Autorización de fichas de depósito Autorización de cheques diversos



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Proporcionar información a los directivos, tanto para fines internos como externos.

Supervisión en la programación de actividades, de acuerdo a la prioridad de que se requiera.

Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.2. Actividades periódicas Determinar los tiempos promedio para la realización de las actividades. Elaborar programas de actividades Controlar el avance de los programas y el ejercicio de su presupuesto.

Supervisión y control de los documentos generados en el departamento, por concepto de ingresos y egresos hechos por el C.P.

Revisar la nómina y tramitación ante el servicio de la compañía pagadora de recibos de pago.

La elaboración de pólizas-cheque(s) y codificación de pólizas. Asistir a juntas con directivos del Colegio de Postgraduados. Realizar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.3. Actividades eventuales

Proponer metodologías de evaluación y control de los procedimientos que se llevan en las áreas bajo su mando.

Desarrollar estrategias para el buen desempeño de sus atribuciones. Promover la superación de su personal Asistir a juntas con directivos del C.P. Y demás actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 7.- Requerimientos teórico-prácticos



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7.1. Escolaridad Licenciatura en Administración o carreras afines al puesto. 7.2. Conocimientos requeridos Administrativos Contables Manejo de personal 7.3. Experiencia

Como jefe de departamento u otro puesto con actividades similares 3 años fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en tres meses en forma satisfactoria.

8.- Número de empleados en el puesto Uno 9.- Horario normal de trabajo

De 8:00 a 14:00 y de 16:00 a 18:00 hrs.



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SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO 1.- Puesto inmediato superior Jefe de Departamento 2.- Puesto(s) inmediato(s) inferior(es) Ninguno 3.- Relaciones internas De coordinación con el jefe inmediato superior 4.- Relaciones externas De atención con el público en general 5.- Actividad genérica

Efectuar actividades de taquimecanografía, control de correspondencia, archivo y agenda, así como de la atención al público en general y apoyo administrativo del departamento.



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Tomar dictados taquigráficos y transcribirlos mecanográficamente ordenados por el jefe inmediato. Verificación, control y registro de la documentación en general recibida en el departamento.

Atender y efectuar llamadas telefónicas del Depto. Transcribir los oficios en contestación a la correspondencia diaria, tanto interna como externa. Recibir, controlar y archivar la documentación del departamento. Proporcionar atención al público en general. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.

6.2. Actividades periódicas

Atender y mantener actualizada la agenda del jefe del departamento. Organizar y controlar la documentación e información de tipo confidencial. Proporcionar información al personal autorizado Realizar actividades de su puesto que le sean encomendadas.

6.3. Actividades eventuales

Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento Y demás actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.

7.- Requerimientos teórico-prácticos 7.1. Escolaridad Carrera comercial-secretarial o carreras afines al puesto.



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7.2. Conocimientos requeridos Manejo de archivo y máquina de oficina 7.3. Experiencia

Como secretaria de jefe de Depto., u otro puesto con actividades similares dos años fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en dos meses en forma satisfactoria.

8.- Número de empleados en el puesto Uno 9.- Horario normal de trabajo De 8:00 a 15:30 hrs.



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JEFE DE SECCION 1.- Puesto inmediato superior Jefe de Departamento 2.- Puesto(s) inmediato(s) inferior(es) Ninguno 3.- Relaciones internas De coordinación con su jefe inmediato superior

De trámite ante dependencias oficiales u organismos privados.

4.- Relaciones externas Ninguna 5.- Actividad gen rica

Realizar tramites para la institución de documentos, servicios y prestaciones ante dependencias oficiales u organismos privados.

6.- Actividades específicas



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6.1. Actividades diarias

Gestionar ante dependencias gubernamentales documentos oficiales. Recibir y controlar documentos para su tramite. Tramitar prestaciones y servicios para el personal. Orientar sobre procedimientos para la obtención de prestaciones y servicio. Efectuar tramites para la regularización de prestaciones. Elaborar reporte sobre las gestiones realizadas. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.

6.2. Actividades periódicas Analizar información para elaborar y desarrollar trabajos encomendados.

Proporcionar información derivada de sus funciones al personal autorizado.

Elaborar informes de sus actividades Realizar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.3. Actividades eventuales

Opinar sobre el funcionamiento de sistemas y procedimientos administrativos.

Sugerir mejoras a los sistemas administrativos establecidos en su área. Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento Y demás actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 7.- Requerimientos teórico-prácticos 7.1. Escolaridad



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Carrera técnica contable-administrativa o carreras afines al puesto. 7.2. Conocimientos requeridos Contabilidad Administración 7.3. Experiencia

Como jefe de sección u otro puesto con actividades similares tres años fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en dos meses en forma satisfactoria.




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AREA DE INGRESOS



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O B J E T I V O



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Establece la calendarización, concentración, gestión y control de los ingresos del Colegio de Postgraduados, derivados tanto de las aportaciones del Gobierno Federal, como de las donaciones o aportaciones de otras instituciones, así como también de la generación de recursos propios por venta de bienes o prestación de servicios, con el objeto de lograr la captación prevista en el presupuesto autorizado.



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P O L I T I C A S



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1. La Tesorería el único conducto por medio del cual se recibirán ingresos por los

siguientes conceptos:

a) Subsidio Federal b) Donaciones c) Apoyo d) Venta de productos y subproductos e) Colegiaturas f) Venta de publicaciones g) Otros

2. Los centros regionales canalizarán sus ingresos a dicho departamento semanalmente,

así como la copia de la documentación bancaria correspondiente y anexando un informe del origen de los mismos.

3. Todo ingreso deberá estar amparado por recibo de caja, factura o recibos que

acrediten la s ventas de productos o servicios que brinda la institución. 4. Tesorería deberá hacerse cargo de los ingresos por subsidio, donativos o apoyos de

otras instituciones. 5. Tesorería será responsable de realizar los cobros oportunos de todo documentos a

favor del C.P. 6. Los depósitos bancarios se realizarán diariamente salvo los casos de días de asueto y

periodos vacacionales, los cuales se realizaran al siguiente día hábil. 7. Todo servicio de cómputo que sea solicitado será previo contrato y un anticipo de

30% del costo por el servicio brindado. 8. Todo servicio de cómputo que sea solicitado a través de SECOBI, será a través de

contrato y un depósito del 30% ó máximo de 50% de adelanto. 9. Toda documentación que ingrese a Tesorería para la programación de elaboración de

cheque, será previamente revisada para su aceptación o su devolución al interesado. 10. Toda compra que sea generada por la U.B.P.P. dentro o fuera de la sede que rebase la

cantidad de 13 veces el salario mínimo, será a través de facturas y por consecuencia todo ingreso estará amparado a través de una factura o recibo de caja.



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11. Todo ingreso menor que sea generado por la U.B.P.P. dentro o fuera de la sede que no

rebase la cantidad de 13 veces el salario mínimo diario de la zona Texcoco, será a través de recibos expedidos por la U.B.P.P. diseñados de acuerdo a sus necesidades.



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F U N C I O N E S • Control eficiente de los ingresos con que cuenta el Colegio de Postgraduados.



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• Identificar los ingresos por concepto de apoyo a proyectos externos. • Control y emisión de facturas y recibos de acuerdo a ingresos por concepto de bienes

y servicios. • Registro diario de ingresos y elaboración mensual de informe de ingresos parra la

Dirección Financiera.

− Fiscales − Propios − Proyectos externos − Otros

• Control y custodia de documentos susceptibles de cobro, según se trate de facturación

por concepto de: colegiaturas, servicios de cómputo electrónico, documentos como letras de cambio u otros.

• Realizar cobros oportunos de la documentación a favor de la institución, de los

conceptos enumerados en el punto anterior. • Realizar diariamente corte de caja de los ingresos generados • Identificar los envíos a través de órdenes de pago por parte de centros regionales

originadas por venta de bienes y servicios o apoyo a proyectos externos. • Generar reportes de los ingresos obtenidos por venta de bienes y servicios clasificados

por U.B.P.P. • Establecer mecanismos de coordinación y control entre las áreas que turnan

documentos para su cobro respectivo, como son servicios académicos y el Centro. de Estadística y Cálculo.

• Dar a conocer a las diferentes instituciones becarias los adeudos por colegiaturas que

no se cubrieron, de acuerdo al plazo determinado, y con conocimiento a las áreas involucradas, Dirección Académica, Servicios Académicos y Contabilidad, Formulación y Control Presupuestal.

• Generar reportes mensuales de los ingresos: fiscales, recursos propios, (venta de

bienes, servicios, publicaciones, Colegiaturas, etc.). Proyectos externos (CONACYT y otros).



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SUBJEFE DE DEPARTAMENTO 1.- Puesto inmediato superior



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Jefe de Departamento 2.- Puesto(s) inmediato(s) inferior(es) Jefe de Oficina de Ingresos 3.- Relaciones internas De coordinación con su jefe inmediato superior De mando con el personal bajo su cargo De coordinación con las diferentes U.B.P.P. locales y regionales. 4.- Relaciones externas Prestadores de servicios particulares 5.- Actividad genérica

Organizar, coordinar, controlar y supervisar el trabajo del personal a su cargo, apoyar en la planeación, organización, dirección y supervisión de las actividades asignadas al jefe de departamento, colaborar en la elaboración de políticas y estrategias de trabajo del área de ingresos, elaborar informes de actividades del área bajo su cargo.

6.- Actividades específicas 6.1. Actividades diarias Asesorar al personal bajo su cargo en las actividades de mayor dificultad.

Asignación de actividades al personal bajo su cargo Verificar la elaboración de arqueo de caja

Verificar la elaboración de arqueo de caja

Verificar la reposición de fondo fijo, para la comprobación de vales de caja.

Revisar los informes diario de banco respecto a ingresos. Los ingresos hechos por sueldos no cobrados por los empleados.



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Supervisar los ingresos recibidos por concepto de venta de bienes y servicios.

Supervisar los depósitos hechos a las instituciones bancarias.

Supervisar la realización del corte de caja de los ingresos que se generen al finalizar el día.

Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.2. Actividades periódicas

Supervisar los ingresos recibidos por concepto de subsidio, proyectos especiales, donativos.

Controlar los cobros de colegiaturas, servicios de cómputo SECOBI. Controlar los documentos pendientes de cobro. Elaborar informe de actividades del personal bajo su cargo. Suplir al jefe de Depto. cuando se encuentre ausente. Realizar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.3. Actividades eventuales

Sugerir medidas preventivas y correctivas a los planes de trabajo establecidos.

Programar cursos de capacitación para el personal bajo su cargo. Colaborar en la elaboración de políticas y estrategias de trabajo. Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento Y demás actividades propias al puesto que le sean encomendadas. 7.- Requerimientos teórico-prácticos 7.1. Escolaridad



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Pasante de licenciatura en Administración o carreras afines al puesto. 7.2. Conocimientos requeridos Administrativos Contables 7.3. Experiencia

Como subjefe de departamento u otro puesto con actividades similares dos años fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en dos meses en forma satisfactoria.


JEFE DE OFICINA 1.- Puesto inmediato superior Subjefe de Ingresos 2.- Puesto(s) inmediato(s) inferior(s)



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Analista de sistemas administrativos Cajero 3.- Relaciones internas De mando con el personal bajo su cargo De coordinación con su jefe inmediato superior De trámite con los departamentos administrativos 4.- Relaciones externas De tramitación con instituciones bancarias 5.- Actividad genérica

Encargado de la recepción de los ingresos por concepto de venta de bienes y servicios.

6.- Actividades específicas 6.1. Actividades diarias Distribuir cargas de trabajo al personal a su cargo. Recepción de la documentación por venta de bienes y servicios.

Elaboración de fichas de depósito bancarios por concepto de ingresos recibidos diariamente.

Efectuar los trámites bancarios diariamente Elaborar el arqueo de caja Controlar la reposición del fondo fijo de la caja chica

La responsabilidad de la ejecución de los trabajos encomendados sean proporcionados oportunamente.



51

Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. Supervisar los trabajos del personal a su cargo. 6.2. Actividades periódicas Recibir la documentación por renta de inmuebles

Cancelar sueldos por instrucciones del Departamento de Recursos Humanos.

Resguardar la documentación en blanco que se encuentre foliada referente a ingresos.

Elaborar y coordinar programas de trabajo de su área. Elaborar informe de sus actividades Realizar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas 6.3. Actividades eventuales Proporcionar sugerencias a su jefe inmediato para la toma de decisiones. Sugerir mejoras a los m todos de trabajo existentes. Participar en la formulación de nuevos proyectos Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento Y demás actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 7.- Requerimientos teórico-prácticos 7.1. Escolaridad Carrera corta de contador privado o carreras afines al puesto. 7.2. Conocimientos requeridos Contables



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Administrativos 7.3. Experiencia

Como jefe de oficina u otro puesto con actividades similares tres años fuera del colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en dos meses en forma satisfactoria.


ANALISTA DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 1.- Puesto inmediato superior Jefe de oficina 2.- Puesto(s) inmediato(s) inferior(es) Ninguno



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3.- Relaciones internas De coordinación con su jefe inmediato superior 4.- Relaciones externas Prestadores de servicios. 5.- Actividad genérica

Recopilar, analizar y desarrollar información para la elaboración y cumplimiento de los programas administrativos de su área.

6.- Actividades específicas

6.1. Actividades diarias Elaborar reporte de corte de caja de los ingresos totales del día. Elaborar recibos de caja Elaborar las fichas de depósito de las diversas cuentas de cheques.

Recopilar la documentación de los movimientos que se efectúan en la institución bancaria correspondiente.

Solicitar los saldos de las diversas cuentas bancarias de la institución. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. Supervisar los trabajos al personal a su cargo 6.2. Actividades periódicas

Integrar información, investigar, ejecutar y evaluar programas de diversa índole; presupuestal, financiera, estadística, técnica, etc.

Colaborar en la reparación de información solicitada por organismos internos y externos.

Elaborar informes de sus actividades



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Realizar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.3. Actividades eventuales Analizar la información y antecedentes para proponer soluciones. Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento Y demás actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 7.- Requerimientos teórico-prácticos 7.1. Escolaridad Carrera técnica en contabilidad o carrera(s) afines al puesto.

7.2. Conocimientos requeridos Administrativos Contables Manejo de máquina sumadora 7.3. Experiencia

Como analista de sistemas administrativos u otro puesto con actividades similares tres años fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.




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CAJERO 1.- Puesto inmediato superior Jefe de oficina 2.- Puesto(s) inmediato(s) inferior(es) Ninguno 3.- Relaciones internas De coordinación con su jefe inmediato superior



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De trámite con las U.B.P.P. locales y regionales 4.- Relaciones externas Prestadores de servicios particulares y público en general. 5.- Actividad genérica

Ser responsable en su área de los ingresos y de su justificación conforme a las normas establecidas.


Recibir la documentación por devoluciones, proveedores, becas, viáticos, liquidación y gastos a comprobar.

Recibir la documentación por venta de bienes y servicios. Recibir la documentación por renta de inmuebles Realizar y verificar la recepción de documentos por ventanilla. Efectuar cortes diarios de caja

Manejar dinero en efectivo y valores en documentos en el interior de su área.

Manejar los fondos existentes en caja Verificar que la recepción de pagos sea correcta. Elaborar recibos de caja, vale(s) de fotocopias, etc. Revisar que los ingresos se encuentren asentados en los libros. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.2. Actividades periódicas



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Realizar la cancelación de cheques retenidos por instrucciones del Depto. de Recursos Humanos, Dirección Financiera.

Elaborar informe de sus actividades Realizar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.3. Actividades eventuales Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento. Y demás actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 7.- Requerimientos teórico-prácticos 7.1. Escolaridad Preparatoria 7.2. Conocimientos requeridos Manejo de sumadora Manejo de caja registradora 7.3. Experiencia

Como cajero ú otro puesto con actividades similares tres años fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.




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AREA DE EGRESOS



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O B J E T I V O Lograr la concentración, tramitación y programación de los egresos el Colegio de Postgraduados, a fin de cumplir oportunamente con las obligaciones contraídas por el



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mismo.

P O L I T I C A S



62

• Los pagos que se efectúen por ventanilla deberán ser en efectivo o a través de cheque

de caja. • Toda erogación deberá estar amparada por documento fuente y autorizada para

afectar el presupuesto autorizado de cada U.B.P.P. pudiendo ser éstos:

− Solicitud de viáticos − Liquidación de viáticos − Solicitud de expedición de cheques − Reposición de fondo fijo − Pedido − Modificación al pedido

• Todos los cheques emitidos deberán ser nominativos y firmados por el Secretario

General y/o Director Financiero y Director General. • Todo pago de facturas al contado deberá hacerse en 5 días después de recibirla.



63

• Los pagos de anticipos a proveedores no deberán exceder del 50% del importe total de la compra. En el caso que sea mayor el porcentaje de anticipo, éste deberá ser autorizado por el titular de la Institución.

• Las conciliaciones bancarias se efectuarán mensualmente de todas las cuentas que

pertenezcan a la Institución. • Se deberá verificar que las facturas que presenten los proveedores coincidan al pedido

y que est n a nombre del Colegio de Postgraduados y acusen el sello y firma del Almacén General.

• Tesorería sólo programará facturas de proveedores para su pago cuando estén

autorizadas y firmadas por el jefe del Almacén General y que contengan pedido, nota de entrada y factura original.

• Los cheques expedidos en Tesorería, serán a nombre del proveedor contratista o del

beneficiario. • Aquellas personas que tengan carta poder deberán presentarse con previa

identificación, la cual registrarán en la póliza cheque respectiva. • El plazo máximo para cobrar un cheque en Tesorería será de 30 días hábiles y para

hacerlo efectivo ante el banco, será de 90 días hábiles, de lo contrario se procederá a su cancelación, lo anterior, en base al artículo 181 de la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito, que corresponde a presentación de cheques para su pago y que a la letra dice:

Artículo 181.- Los cheques deberán presentarse para su pago:

I. Dentro de los quince días naturales que sigan al de su fecha, si fueren pagaderos en el mismo lugar de su exhibición.

II. Dentro de un mes, si fueren expedidos y pagaderos en diversos lugares del

territorio nacional. III. Dentro de tres meses, si fueren expedidos en el extranjero y pagaderos en el

territorio nacional y IV. Dentro de tres meses, si fueren expedidos dentro del territorio nacional para

ser pagaderos en el extranjero siempre que no fijen otro plazo las leyes del lugar de presentación.



64

• No será entregado ningún cheque a compradores por pretextar compras de pago inmediato.

• Toda solicitud de viáticos para expedición de cheque(s) se presentará a la Tesorería

con una anticipación de 4 días hábiles antes del inicio de la comisión, siempre y cuando venga autorizada por el Depto. de Contabilidad, Formulación y Control Presupuestal.

• Los viáticos se otorgarán por un período no mayor de 9 días contínuos o

interrumpidos, en el lapso de su ejercicio fiscal, podrán otorgarse 50 días más por causas extraordinarias con causas plenamente justificadas.

• Los titulares de la U.B.P.P. serán responsables de la autorización de los viáticos al

personal por los días estrictamente necesarios para el desempeño de su comisión, cuidando de no autorizarlos cuando el personal esté disfrutando de vacaciones o cualquier tipo de licencia, y apegándose a la zona y tarifa autorizadas internamente por la Institución.

• Los montos anticipados por concepto de viáticos nacionales requerirán únicamente para quedar debidamente comprobados del recibo de viáticos (formato RV-01) firmado por el solicitante. Este recibo deberá firmarse por el interesado en el momento de recibir el cheque de la solicitud de viáticos el Depto. de Tesorería.

• Por lo que corresponde a montos anticipados por transporte y traslado, estos deberán

ser comprobados mediante el documento denominado "liquidación de viáticos y traslado de personal" (D-08) en un plazo máximo de 10 días hábiles a partir del término de la comisión.

• Para solicitar la reexpedición de sueldo, el trámite se realizará por conducto del

Depto. de Recursos Humanos. • La empresa pagadora será la única responsable del pago de sueldos al personal del

C.P. que la misma establece que:

a) El principio y segundo día de pago realizará el recorrido usual por centros y departamentos en la sede, en el horario que oportunamente se colocará en cada lugar de pago.

b) Durante los días hábiles de pago, tercero, cuarto y quinto día de cada catorcena,

el personal que por cualquier razón no haya cobrado durante los recorridos de la empresa pagadora, podrá acudir a la sucursal Texcoco de Banco Internacional. En dicho lugar los pagos serán cubiertos en el horario bancario, previa presentación de la credencial vigente del C.P.



65

c) Al final del quinto día hábil de pago, los sueldos no cobrados serán cancelados

automáticamente, por lo que será necesario solicitar al Depto. de Recursos Humanos la reexpedición del pago, el cual se hará mediante cheque.

• El responsable no podrá realizar o efectuar compra, cuyo monto rebase el importe de

aplicar 13 veces el salario mínimo vigente en la zona económica de que se trate. Si es el caso, deberá elaborar requisición compra y turnarla al departamento de Adquisiciones.

• Cuidar de no fraccionar la operación de compra a fin de evitar lo enunciado

anteriormente. • La Secretaría General o Dirección Financiera, serán las que designen el importe del

Fondo Fijo a cada una de las U.B.P.P que lo requieran, para cubrir aquellas necesidades de carácter prioritário.

• La Tesorería será encargada de entregar el Fondo Fijo asignado a cada U.B.P.P., y asimismo revisará que los gastos que efectúen las necesidades reúnan los requisitos de ley, y que todas las notas tengan el sello de pagado, además deberán de mencionar nombre y firma de quien ejecuta el gasto.

• Cada U.B.P.P. deberá cancelar su Fondo Fijo al final de cada ejercicio fiscal y

solicitar el mismo para el siguiente año. • Será responsabilidad del Director de la U.B.P.P., o jefe de departamento ó la persona

que este designe, para el adecuado manejo del fondo asignado. • La Contraloría Interna del Colegio, vigilará que los Fondos no se envíen para fines

distintos de las operaciones del Colegio. • Se destinará un lugar específico para la guarda de los fondos, así como de los

comprobantes de gastos el cual deberá ser siempre dentro del centro o departamento. • La recuperación del importe de los gatos por parte de la U.B.P.P. será mediante la

forma D-11 (solicitud de reposición de fondo fijo), anexando los documentos comprobatorios, asegurándose que las notas de menor tamaño sean engrapadas en hojas tamaño carta, y el monto de ésta no deberá ser mayor al importe autorizado como fondo fijo asignado a esa U.B.P.P.

• Cuando en una reposición anexe alguna nota ó factura que ampare alguna de las

partidas que surte el Almacén, deberá traer el sello de este departamento. Asimismo,



66

en el caso de refacciones las notas deberán traer los sellos del Almacén y Control de Vehículos.

• En el caso de gastos mayores a 13 veces el salario mínimo de la zona, deberá ser

factura la que ampare este gasto. De lo contrario deberá elaborar requisición-compra, y turnarla al Depto. de Adquisiciones.

• Cuidar de no fraccionar la operación de compra a fin de evitar lo enunciado en el

punto anterior. • Las comprobaciones de gastos que no rebasen la cantidad de aplicar cinco veces el

salario mínimo diario de la zona Texcoco, será a través de nota-remisión foliada, en caso contrario se deberá presentar invariablemente, factura de la casa comercial.

• No se tramitarán notas o facturas, independientemente del monto, cuando no se

consigue la descripción y cantidad de los bienes adquiridos, (ya que algunas de ellas, de monto mayor, sólo contemplan "VARIOS"). Además deberán reunir los requisitos fiscales que marca la Ley del Impuesto Sobre la Renta como son: Nombre de la compañía o razón social, R.F.C. cédula de empadronamiento, factura numerada o foliada y si es el caso, registro en el padrón de proveedores de la Administración Pública Federal, sello y firma en cada uno de los documentos del Almacén General.



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F U N C I O N E S



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• Control eficiente de los egresos • Vigilar que la recepción de documentos susceptibles de pago cumpla con la

normatividad establecida para la elaboración de los cheques respectivos. • La elaboración de las relaciones diarias de póliza-cheque de egresos con la

documentación comprobatoria para su envío al Depto. de Contabilidad, Formulación y Control Presupuestal, deberán de indicar quién elabora, revisa y autoriza.

• Control de pago a becarios nacionales y extranjeros que integran el programa de

Formulación de Profesores, las cuales se efectuarán con instrucciones giradas por la Dirección Académica.

• Control y solicitud de giros bancarios y cancelación de los mismos. • Envío de giros bancarios u órdenes de pago a los becarios en el extranjero. • Revisión de facturas de proveedores y elaboración de contrarecibos. • Programar y calendarizar el pago a proveedores. • Control eficiente de cuentas bancarias • Control y registro de cheques elaborados que se turnan para firma de autorización de

los directivos. • Obtención de saldos diarios en chequeras y saldos diarios en cuentas bancarias. • Generar informes sobre disponibilidades diarias



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• Realizar la cancelación de cuentas bancarias oportunamente • Recepción de nómina catorcenal de todo el personal de la Institución. • Proceso de nómina para que la compañía pagadora efectúe el pago respectivo. • Obtener semanalmente estados de cuentas bancarias • Efectuar pagos de otros conceptos diferentes al personal del Colegio de

Postgraduados. • Revisar la documentación para su pago en el momento de ingresar y no realizarlos

posteriormente, para evitar empapelamiento en caso de su negación. • Llevar a cabo las conciliaciones bancarias veraz y oportunamente, las cuales deberán

indicar quién elabora, revisa y autoriza. • Formular informes que nos soliciten, ya sea para fines internos o externos, como es el

caso de información del sistema integral de información. • Recibir y atender oportunamente los requerimientos de los requerimientos de los

directivos • La elaboración de relaciones diarias para el registro y control de cheques será

diariamente, con el fin de determinar en que situación se encuentra con el de los cheques expedido indicando en dicha relación quién elabora y revisa.



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SUBJEFE DE DEPARTAMENTO 1.- Puesto inmediato superior Jefe de Departamento 2.- Puesto(s) inmediato(s) inferior(es) Jefe de Sección 3.- Relaciones internas De coordinación con su jefe inmediato superior De mando con el personal bajo su cargo De coordinación con las diferentes U.B.P.P. locales y regionales. 4.- Relaciones externas Prestadores de servicios particulares 5.- Actividad genérica

Verificación, supervisión y control de las erogaciones hechas por el Colegio de Postgraduados, a través del Depto. de Tesorería.




71

Revisar el informe diario de bancos con respecto a egresos.

Realizar la elaboración de cheques solicitados por los diferentes centros locales y regionales. Resguardar las diferentes chequeras de las cuentas bancarias de la Institución, manejadas por este Depto.

Revisar las reposiciones de fondo fijo Vigilar que la recepción de documentos susceptibles de pago cumpla con la normatividad establecida para la elaboración de los cheques respectivos.

Supervisar la elaboración de relaciones diarias de pólizas-cheque de egresos con la documentación comprobatoria para su envío al Depto. de Contabilidad, Formulación y Control Presupuestal.

Control y solicitud de giros bancarios y cancelación de los mismos.

Supervisión del envío de giros bancarios u órdenes de pago a los becarios en el extranjero.

Verificar el arqueo de caja

Verificar las reposiciones de fondo fijo para la comprobación de vales de caja.

Verificar la documentación soporte comprobatoria de las erogaciones hechas por los centros locales y regionales del C.P.

Generar informes a las autoridades superiores sobre disponibilidades diarias.

Supervisar la tramitación de las conciliaciones bancarias veraz y oportunamente.

Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.2. Actividades periódicas

Supervisar el pago de becarios nacionales y extranjeros que integran el Programa de Formación de Profesores.



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Supervisar el pago a becarios nacionales y extranjeros que integran el Programa Formación de Profesores.

Supervisar el envío de giros bancarios u órdenes de pago a los becarios en el extranjero.

Verificar la recepción de nómina catorcenal de todo el personal de la Institución. Efectuar el procedo de nómina para que la compañía pagadora efectúe el pago respectivo.

Realizar la cancelación de cuentas bancarias oportunamente. Recibir y atender oportunamente los requerimientos de los directivos. Formular informes que soliciten, ya sea para fines internos o externos. Realizar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.3. Actividades eventuales

Sugerir medidas preventivas y correctivas a los planes de trabajo establecidas.

Programar cursos de capacitación para el personal bajo su cargo. Colaborar en la elaboración de políticas y estrategias de trabajo. Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento. Y demás actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 7.- Conocimientos requeridos 7.1. Escolaridad Pasante de licenciatura en Administración o carreras afines al puesto. 7.2. Conocimientos requeridos Administrativos Contables



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7.3. Experiencia

Como subjefe de departamento u otro puesto con actividades similares dos años fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en dos meses en forma satisfactoria.




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JEFE DE SECCION 1.- Puesto inmediato superior Subjefe de egresos 2.-Puesto(s) inmediato(s) inferior(es) dos (2) Analistas especializados 3.- Relaciones internas De coordinación con su jefe inmediato superior De trámite con los departamentos administrativos 4.- Relaciones externas Prestadores de servicios De atención con el público en general 5.- Actividad genérica

Planear, organizar y supervisar los trabajos administrativos que se realicen en el área de egresos.

6.- Actividades específicas 6.1. Actividades diarias Distribuir cargas de trabajo al personal a su cargo. Supervisar los trabajos del personal a su cargo.



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Recepción, análisis y supervisión de la documentación comprobatoria de gastos de los centros locales y regionales, y turnarlos al Depto. de Contabilidad, Formulación y Control Presupuestal.

Responsable de la ejecución de los trabajos encomendados y que sean proporcionados oportunamente.

Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.

6.2. Actividades periódicas

Cotejar y revisar los recibos de sueldos firmados contra la nómina para envío al Depto. de Contabilidad, Formulación y Control Presupuestal. Realizar la tramitación en instituciones bancarias, como órdenes de pago, giros bancarios, etc.

Elaborar y coordinar programas de trabajo de su área. Elaborar informe de sus actividades Realizar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.3. Actividades eventuales

Proporcionar sugerencias a su jefe inmediato superior para la toma de decisiones.

Sugerir mejoras a los m todos de trabajo existentes. Participar en la formulación de nuevos proyectos Y demás actividades propias de su puesto que se le sean encomendadas. 7.- Requerimientos teórico-prácticos 7.1. Escolaridad Carrera corta de contador privado o carreras afines al puesto. 7.2. Conocimientos requeridos



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Contables Administrativos 7.3. Experiencia

Como jefe de sección u otro puesto con actividades similares tres años fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en dos meses en forma satisfactoria.




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ANALISTA ESPECIALIZADO 1.- Jefe de oficina de egresos Jefe de Sección 2.- Puesto(s) inmediato(s) inferior(es) Ninguno 3.- Relaciones internas De coordinación con su jefe inmediato superior 4.- Relaciones externas Instituciones bancarias 5.- Actividad genérica

Investigar e integrar información, así como diseñar, ejecutar y evaluar proyectos relacionados a su área de trabajo.


Registrar en el libro diario de bancos de todos los egresos diarios realizados por las diferentes U.B.P.P. locales y regionales del C.P.

Elaborar la disponibilidad financiera

Elaborar el informe semanal de la disponibilidad de las diferentes cuentas bancarias nacionales y extranjeras.

Realizar el registro y control de cheques del mes que se encuentran en trámite de autorización por autoridades superiores.

Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.



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6.2. Actividades periódicas Realizar la apertura de cuentas bancarias Realizar la cancelación de cuentas bancarias Realizar las conciliaciones bancarias

Realizar la depuración de cuentas bancarias por instrucciones del Depto. de Contabilidad, Formulación y Control Presupuestal.

Tramitación de traspasos bancarios Elaborar relación de la cancelación de cheques por diversos conceptos.

Solicitar a la institución bancaria la documentación correspondiente a los movimientos no considerados por la institución.

Analizar la información, antecedentes y proponer alternativas de solución. Realizar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. 6.3. Actividades eventuales Participar en la formulación de proyectos y metodologías de trabajo. Colaborar en el diagnóstico de proyectos financieros y/o administrativos. Elaborar informe de sus actividades Y demás actividades propias de su puesto que les sean encomendadas. 7.- Requerimientos teórico-prácticos

7.1. Escolaridad Carrera técnica en contabilidad o carrera afines al puesto. 7.2. Conocimientos requeridos Administrativos



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Contables Manejo de máquina sumadora 7.3. Experiencia

Como analista especializado u otro puesto con actividades similares tres años fuera del Colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.

8.- Número de empleados en el puesto Dos 9.- Horario normal de trabajo De 8:00 a 15:30 hrs.

Date post:	24-Sep-2020
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COLEGIO DE POSTGRADUADOS SECRETARIA ADMINISTRATIVA SUBDIRECCION DE … · 2006. 1. 31. · colegio...

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