Benchmarking knihoven

28.11. 2007Děčín – Aktuální problémy knihoven

Národní knihovna ČRvit.richter@nkp.czTel. 603 223 627

Hlavní témata

Co je benchmarking?Projekt „Benchmarking knihoven“

Kategorizace knihovenIndikátory pro srovnáváníDatabáze „Benchmarking knihoven“

Jak srovnávat výkon a činnost knihovenJak vstoupit do projektu?

Co je BENCHMARKING?

=

Metoda vzájemného srovnávání výkonu a činnosti knihoven

K čemu potřebujeme srovnávání?Rozvoj internetu a digitalizace

vznik konkurence, konec tradičního monopolu knihoven

Prokázat, že knihovna je užitečnou a využívanou institucí

Prokázat svou ekonomickou efektivnost

Konkrétní knihovně chybí konkurence v místě chybí možnost vzájemného srovnávání, je obtížné zjistit, zda knihovna pracuje efektivně

CO MY DĚLÁME?JAK TO MY DĚLÁME?JAK DOBŘE TO MY DĚLÁME?

CO DĚLAJÍ JINÍ?JAK TO DĚLAJÍ JINÍ?JAK DOBŘE TO JINÍ DĚLAJÍ?

PŘÍLEŽITOSTI A NÁMĚTY KE ZLEPŠOVÁNÍ

SROVNEJTEA UČTE SE

Co je BENCHMARKING?

Převzato: A. Plášková: Benchmarking. VŠE

Postup benchmarkinguAnalýza vlastních výkonů a situace

Nalézt knihovnu, která je nejlepší

Porovnat vlastní situaci, využít postupy a řešení

Měřit dosažené výsledky

Analýza nejlepšího, proč je úspěšný?

Benchmarking nekončí definování indikátorů nebo pouhým měřením!!!

Analýza vlastních výkonů a situace

Nalézt knihovnu, která je nejlepší

Porovnat vlastní situaci, využít postupy a řešení

Měřit dosažené výsledky

Analýza nejlepšího, proč je úspěšný?

Benchmarking nekončí definování indikátorů nebo pouhým měřením!!!

V čem vám pomůže projektu?

Co musíteudělatsami?

K čemu to je užitečné?

Definuje nejlepší výkonyPružná metoda pro srovnávání – možnost zjistit silné a

slabé stránkyDává včasné varování, pokud knihovna zaostáváPodporuje tvořivé uvažování o vnitřních procesechPomáhá rozvíjet spolupráci, navázání nových kontaktůV ČR používá: veřejná správa, sociální služby, ČD,

CzechInvest: Český benchmarkingový index

Jaké to má omezení?

Kvantitativní údaje nemají vždy odpovídající vypovídací schopnost

Každá knihovna pracuje v jiném kontextu Nemusí se vždy podařit najít inspirativní partneryNapodobování postupů nemusí vždy přinést úspěchSdílení strategických informací – může přinést

problémyPokud má být benchmarking užitečný, musíme ho my i

celá knihovna vnímat jako něco užitečného

Projekt„Benchmarking knihoven“

Hlavní inspirace

http://www.bix-bibliotheksindex.de/

Bibliotheksindex – vědecké knihovny

17 indikátorů

Cílová dimenze: NABÍDKA Plocha knihovny pro uživatele v m² na 1000 členů

obsluhované populace Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 členů obsluhované

populace Výdaje na literaturu a informační zdroje na 1000 členů

obsluhované populace Podíl výdajů na elektronické informační zdroje na celkových

nákladech na nákup inf. zdrojů Týdenní provozní doba

Obsluhovaná populace = studenti + vědecký personál, tj. profesoři a vědečtí pracovníci, ale nikoliv vědecké pomocné síly

Cílová dimenze: VYUŽÍVÁNÍ

Počet návštěv na člena obsluhované populacePočet virtuálních návštěv člena obsluhované

populacePočet hodin informační výchovy uživatelů na

1000 členů obsluhované populace% okamžitých výpůjček z celkového počtu

výpůjček (včetně rezervací a žádanek MVS)Podíl kladně vyřízených on-line dotazů

Cílová dimenze: EFEKTIVITA

Výdaje na registrovaného uživatelePoměr výdajů na nákup informačních zdrojů a

personálních nákladůPracovní produktivita (počet získaných

médií/počet pracovníků)

Cílová dimenze: ROZVOJ

Počet dní školení na jednoho pracovníkaPodíl výdajů na knihovnu na celkových výdajích

školyPodíl příjmů z vlastní činnosti a grantů na

celkových příjmech knihovnyPodíl pracovníků technického rozvoje a

elektronických sloužen na celkovém počtu pracovníků

Co je hotovo?

Spolupracuje 40 knihoven – krajské, městské, obecníKategorizace knihovenVýběr indikátorů pro vzájemné porovnáváníZpracování definic indikátorů Vytvoření databáze pro analýzu datMetodika srovnávání výkonů knihoven

Knihovny zastoupené v benchmarkinguSmilovice u Třince (okr. FM) 612

Žabeň 606

Jarošov nad Nežárkou 1067

Hnojník 1427

Řepiště 1610

Volyně 3190

Paskov 3747

Vratimov 6554

Kaplice 7195

Sedlčany 7836

Bystřice pod Hostýnem 8727

Třeboň 8862

Říčany 11329

Rokycany 13826

Chodov 14454

Ústí nad Orlicí 15031

Slaný 15070

Jičín 16328

Žďár nad Sázavou 24030

Vsetín 28575

Šumperk 28768

Strakonice 34545

Třinec 38415

Třebíč 38785

Prostějov 47374

Jihlava 50100

Chomutov 50251

Děčín 52000

Opava 60252

Karviná 63677

Most 67905

Karlovy Vary 51807

Zlín 79177

HK 95195

Ústí nad Labem 94105

Plzeň 164180

Olomouc 101268

Brno 369559

Ostrava 313088

Kategorizace knihoven

Počet obyvatel obce

1 – 500

501 - 1 000

1 001 - 3 000

3 001 - 5 000

5 001 - 10 000

10 001 - 20 000

20 001 - 40 000

Více než 40 001

Krajská knihovna

Krajská knihovna s městskou funkcí

Komu je benchmarking určen?

Benchmarking je otevřen všem veřejným knihovnám

Největší přínos může mít ve větších knihovnách

Podmínka: schopnost poskytnout kompletní data pro srovnávání (zejména ekonomická)

3 bloky výkonových parametrů= 29 indikátorů

Podmínky pro činnost knihovny12 indikátorů

Uživatelé, služby8 indikátorů

Financování, výdaje, efektivita 9 indikátorů

Podmínky pro činnost knihovny

1. Podíl financování knihovny na rozpočtu obce2. Objem knihovního fondu na 1000 obyvatel3. % obnovy knižního fondu4. Objem přírůstků na 1000 obyvatel5. Počet exemplářů docházejících periodik na 1000 obyvatel6. Plocha knihovny pro uživatele v m2 na 1000 obyvatel 7. Počet studijních míst na 1000 obyvatel8. Počet internetových stanic na 1000 obyvatel9. Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 obyvatel10. Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 registrovaných čtenářů11. Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 návštěvníků12. Počet hodin pro veřejnost týdně

Uživatelé, služby

1. Registrovaní čtenáři - % z obsluhované populace2. Registrovaní čtenáři do 15 let - % z obsluhované

populace mládeže do 14 let3. Počet návštěv na jednoho obyvatele4. % návštěvníků internetu z celkového počtu

návštěvníků5. Počet výpůjček na registrovaného čtenáře6. Obrat knihovního fondu7. Kulturní akce na 1000 obyvatel 8. Vzdělávací akce (semináře, kurzy…) na 1000 obyvatel 9. Internetové služby: webová stránka, OPAC…

Jaké internetové služby poskytujete uživatelům?Dotazník

Má knihovna webovou stránku? Ano - Ne

 Webová stránka

Je webová stránka přístupná přes WAP? Ano - Ne

Máte na webové stránce přístup do svého online katalogu? Ano - Ne

Nabízíte uživatelům na webu vlastní specializované databáze? Ano - Ne

Databáze, elektronické informační

zdroje

Nabízíte uživatelům licencované el. informační zdroje? Ano - Ne

Kolik přes přístup pouze v knihovně? Uveďte počet: Kolik?

Kolik přes přístup mimo knihovnu? Uveďte počet: Kolik?

Nabízíte virtuální informační službu - Ptejte se knihovny? Ano - Ne  

Umožňujete komunikaci s uživateli emailem? Ano - Ne  

Umožňujete komunikaci s uživateli pomocí SMS? Ano - Ne Informace,

Zasíláte uživatelům emailem aktuality o službách a aktivitách knihovny? Ano - Ne

komunikace s uživatelem

Umožňujete nahlížení do uživatelského konta? Ano - Ne  

Umožňujete uživatelům objednávání přes webové rozhraní? Ano - Ne  

Umožňujete uživatelům prolongace přes webové rozhraní? Ano - Ne  

Financování, výdaje, efektivita

1. Celkové provozní náklady v přepočtu na jednoho obyvatele2. Náklady na pořízení knihovního fondu v přepočtu na jednoho

obyvatele3. Náklady na nákup licencí na el. inf. zdroje v přepočtu na

jednoho obyvatele4. Náklady na pořízení knihovního fondu na výpůjčku5. % čistých provozních nákladů z celkových provozních

nákladů6. % nákladů na pořízení knihovního fondu z celkových

provozních nákladů z celkových provozních nákladů7. % osobních nákladů z celkových provozních nákladů8. % získaných dotací, grantů, vlastních příjmů na celkovém

rozpočtu knihovny z celkových příjmů na provoz

Databáze „Benchmarking knihoven“

http://www.nipos-mk.cz/benchmarking/

Vložte heslo

Databáze „Benchmarking knihoven“

Zpracovatel a provozovatel: NIPOSZadavatel: NK ČRObsahuje data 40 knihoven – účastníků projektuUmožňuje:

Propočet výkonových indikátorů z vložených statistických dat

Zjištění minimálních, průměrných a maximálních hodnot indikátorů pro jednotlivé kategorie knihoven

Vzájemné porovnávání výkonových indikátorů vybraných knihoven

Přístup do databáze: pouze pro účastníky projektu

Jak to funguje?indikátor

1. knihovna

2. knihovna min. průměr max.

Podmínky pro činnost knihovny          

1. Objem knihovního fondu na 1000 obyvatel 2 538  2 563  2 101  3 335  5 889 

2. % obnovy knižního fondu 6,8  3,2  2,3  4,3  6,8 

3. Objem přírůstků na 1000 obyvatel 173  82  65  135  223 

4. Počet exemplářů docházejících periodik na 1000 obyvatel 8,0  2,9  2,2  4,4  8,0 

5. Počet internetových stanic na 1000 obyvatel 0,4  0,3  0,1  0,3  0,9 

6. Plocha knihovny pro uživatele v m2 na 1000 obyvatel 34,9  19,7  17,4  33,5  96,9 

7. Počet studijních míst na 1000 obyvatel 3,3  1,7  0,7  1,6  3,3 

8. Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 obyvatel 0,5  0,4  0,4  0,6  0,9 

9. Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 registrovaných čtenářů 3,3  3,6  2,3  4,4  6,7 

10. Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 návštěvníků 0,2  0,2  0,2  0,3  0,5 

12. Počet hodin pro veřejnost týdně 36,0  40,0  0,0  39,6  58,0 

Propočtená data vybraných knihoven

MinimumPrůměr

Maximum

Která knihovna je lepší?

Zelená knihovna   Bílá knihovna  

Průměrná hodnota 1 Průměrná hodnota 1

Nadprůměrná hodnota 23

Nadprůměrná hodnota 7

Podprůměrná hodnota 5

Podprůměrná hodnota 19

Další údaje o porovnávaných knihovnách

Zelená knihovna Bílá knihovna

Vykonává knihovna regionální funkce?

Ano Ano

Provozuje knihovna hudební odd.?

Ano Ano

Půjčuje knihovna zvukové dokumenty?

Ano Ano

Počet poboček: 3 2

Počet základních škol 13 11

Počet středních škol 15 15

Počet jiných vzdělávacích zařízení

4 7

Počet vysokých škol 1 1

Jiné 9  

Umístění knihovny Centrum města Centrum města

Registrační poplatek 120,- dospělí, 30,- dětidospělí 100,-; děti 50,-; studenti, senioři 70,-; ZTP zdarma; organizace 200,-

Odchylky od průměrných hodnot- podmínky pro činnost

-2

-1,5

-1

-0,5

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

Nadprůměrnéhodnoty

Podprůměrnéhodnoty

Odchylky od průměrných hodnot- uživatelé, služby, finanace, efektivita

-2

-1,5

-1

-0,5

0

0,5

1

1,5

2

Nadprůměrnéhodnoty

Podprůměrnéhodnoty

SWOT analýza zelené a bílé knihovny

Slabé stránka

Příležitosti Hrozby

Silné stránky

Zelená knihovna - Silné stránky Knihovna má dobrý knihovní fond. Ve vztahu k počtu obyvatel je menší než

průměr, ale je bohatě doplňován novou literaturou, a to jak knihami, tak zejména časopisy.

Tomu odpovídá také nadprůměrné procento výdajů na nákup dokumentů. Fond dokumentů má silně nadprůměrný obrat. Knihovna vykazuje mírně

nadprůměrné množství výpůjček na uživatele. Knihovna má mírně nadprůměrné prostorové podmínky a nabízí přiměřené

množství internetových, ale také velké množství studijních míst. Knihovna pořádá nadprůměrné množství kulturních a vzdělávacích akcí. Knihovna je nadprůměrně navštěvována. Nadprůměrná je i návštěvnost

internetu. Knihovna má nadprůměrné množství mladých uživatelů do 15 let. S ohledem na počet pracovníků je produktivita práce spíše nadprůměrná. Knihovna má podprůměrný podíl osobních nákladů. Podíl výdajů knihovny na výdajích obce je nadprůměrný.

Zelená knihovna - Slabé stránky

Rozsah provozní doby je podprůměrný, nevyhovuje standardu VKIS.

Příležitosti Knihovna by mohla usilovat o rozšíření

provozní doby. Knihovna by měla usilovat o to, aby si

zachovala větší počet uživatelů ve vyšších věkových kategoriích, existuje velký potenciál mladých uživatelů.

Knihovna má mírně nadprůměrné internetové služby, ale je zde potenciál na jejich rozšíření.

Bylo by užitečné zvýšit nabídku elektronických informačních zdrojů.

Knihovna má potenciál ke snižování čistých provozních nákladů.

Knihovna má potenciál k rozšíření příjmů z dotací a grantů a také ze svých vlastních příjmů.

Hrozby Knihovna má nadprůměrné celkové

provozní náklady a může existovat riziko jejich snížení.

Mírně nadprůměrné jsou také čisté provozní náklady.

Osobní náklady jsou podprůměrné, může existovat riziko odlivu kvalitních pracovníků a není zde potenciál pro rozšíření provozní doby.

Zelená knihovna

Knihovna nemá výrazné silné stránky. Většina parametrů se pohybuje na úrovni průměrných a podprůměrných hodnot.

Knihovna má podprůměrné čisté provozní náklady.

Bílá knihovna – Silné stránky

Knihovna má z hlediska rozsahu podprůměrný knihovní fond, který je také zřejmě zastaralý. Procento jeho obnovy je nízké a podprůměrná je i nabídka časopisů. Podprůměrné je procento výdajů na nákup dokumentů i elektronických informačních zdrojů.

Tomu také odpovídá mírně podprůměrné množství výpůjček i menší obrat knihovního fondu.

Prostorové zajištění knihovny je výrazně podprůměrné. Počet internetových stanic a studijních míst je průměrný. Rozsah provozní doby je na úrovni mírného nadprůměru ale nevyhovuje

standardu VKIS. Knihovna pořádá silně podprůměrné množství kulturních a vzdělávacích akcí. Knihovna je podprůměrně navštěvována. Silně podprůměrné je využití

internetu. Procento obsluhované populace dospělých i mládeže je podprůměrné. Knihovna není dobře financována. Výdaje na knihovní fond a čisté provozní

náklady jsou podprůměrné, naopak vyšší je procento osobních výdajů.

Bílá knihovna – Slabé stránky

Bílá knihovna

Příležitosti

Zlepšit rozsah a obsah knihovního fondu – knihy, časopisy, elektronické informační zdroje.

Zlepšit prostorové zajištění knihovny. Rozšířit počet kulturních a vzdělávacích

akcí. Propagovat nabídku veřejného internetu. Knihovna má podprůměrné množství

pracovníků a to jak k počtu obyvatel, tak i k registrovaným uživatelům i návštěvníkům.

Knihovna má potenciál získat další příjmy z dotací a grantů.

Podíl na financování obce je průměrné, existuje zde potenciál, že by obec mohla knihovnu lépe financovat.

Hrozby

Podprůměrný knihovní fond a nedostatečné prostorové zajištění může vést k dalšímu poklesu zájmu o služby knihovny.

Riziko poklesu uživatelů (nízký podíl mládeže).

Knihovna vykazuje nadprůměrné procento osobních výdajů na celkových nákladech.

Co nyní potřebujeme?

Zapojit co nejvíce knihoven do projektuVyužít benchmarking při oceňování

knihoven – Knihovna roku, Kamarádka knihovna….?

Optimalizovat výběr indikátorůNaučit se číst a hodnotit zjištěné výsledky

Co dělat, máte-li zájem o účast v projektu?

Mít zájem a odvahu ke vzájemnému srovnáváníPřihlásit se jako účastník projektuPoskytnout kvalitní a spolehlivá statistická data a další

údaje o své činnostiPoskytnout souhlas pro práci s datySpolupracovat s účastníky projektu při vzájemném

poznáváníBýt připraven poskytnout účastníkům informace a

know-how ze své vlastní činnostiDatabáze Benchmarking knihoven je přístupná pouze

účastníkům projektu

Údaje nezbytné pro benchmarking

Údaje ze statistického výkazu knihovny KULT Údaje o službách a fondech 15 Ekonomické údaje12

Údaje neuváděné ve výkazu KULT - 3 Náklady na pořízení licencí na el. informační zdroje Počet dětí do 15 let v obci/městě Celkové výdaje města/obce v roce 2006

Dotazník k elektronickým službám

Dotazník - komentář k údajům – specifika lokality – např. počet škol, spádovost oblasti, způsob výpočtu indikátoru apod.

Odpočet výkonů regionálních funkcí

Pokud máte zájem o vstup do projektu:

Ozvěte se!

Oslovte knihovny ve svém blízkém i vzdáleném okolí, se kterými se chcete porovnat

Přesvědčte je k účasti na projektu

Staňte se lepší knihovnou dříve, než, vaše slabiny odhalí

zřizovatel!