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PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

tódigoDocumeno Revisión

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DGAC-PRO-001

DG C

DIRECCIÓN GENERAL DE AERONÁ UTICA CIVIL

PROCEDIMIENTO DE

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

8/18/2019 Dgac-pro-001 Rev 1 Proc_elaboracion_doc

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PR O C ED IM IEN T O D E EL ABO R AC IÓ N D E D O C U M EN T O S

SIST EM A D E G EST IO N D E C AL ID AD

Códigomocueno

R ev

is

ió

n

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D G AC -PR O -001

1

1 OBJETIVO

El objetivo de este procedimiento es el de armonizar la elaboración de los documentos en la

Dirección General de Aeronáutica Civil — DGAC.

2 ALCANCE

Los documentos que se abordan son todos aquellos necesarios para la operación eficiente y

controlada de los procesos contemplados en el alcance del Sistema de Gestión de Calidad

de la DGAC, detallados en el punto 5.1.

3

RESPONSABILIDADES

El Responsable del Sistema de Gestión de Calidad, debe supervisar que este procedimiento

se cumpla, asimismo, debe coordinar la revisión, aprobación y difusión del mismo.

El personal de la DGAC, involucrado dentro del alcance del SGC, es responsable del

cumplimiento del presente procedimiento.

4 DOCUMENTOS DE RESPALDO

- DGAC-PRO-002

rocedimiento de Control de Documentos.

- DGAC-MAN-003

anual de Políticas de Comunicación.

5 TIPOS DE DOCUMENTOS

Reglamentos

Es una norma jurídica de carácter general o especifico dictada por la

máxima autoridad ejecutiva de la DGAC, a través de la correspondiente

Resolución Administrativa. Ej., Reglamentación Aeronáutica Boliviana,

Reglamento Interno de Personal, Boletín Reglamentario.

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Código Documeno

Revisión

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DGAC-PRO-001 1

Trabajo

llevar adelante una actividad o tarea. Es completo en si mismo. Ej.: 1

Instructivo

e

nducción

l

ersonal, nstructivo e erificación,

Instructivo de solicitud de contratación de bienes y servicios

Informes

Son aquellos documentos que se elaboran para presentar datos o

resultados de la realización de una o varias actividades. Ej. Informe de

Gestión, Informe de Proyecto.

Registros Son todos aquellos documentos en los que se registra la información

respectiva a la realización de una actividad o un hecho. Ej.: Factura,

Solicitud de Compra.

Especificaciones Son aquellos documentos en los que se encuentran los requisitos para

la realización del trabajo. Ej.: Requisitos para la otorgación de matrícula

definitiva

Otros

Documentos

Serán denominados así y de manera genérica a todos los demás

documentos de la institución que no se encuentren descritos en las

demás definiciones. Ejs.: Estatutos, listados, planillas, plantillas.

Documentos

Externos

Son todos aquellos documentos de elaboración y origen externo que

son necesarios consultar en algún proceso o actividad de la institución.

Ejs.: Leyes, Decretos, Normas (ISO 9001), Anexos OACI.

Los medios de comunicación escrita tendrán un tratamiento particular en cuanto a su

formato, (número correlativo, régimen de firmas, etc.), mismo que se detallará en el Sistema

de Correspondencia, en el marco de las Políticas de Comunicación de la DGAC.

6 PROCEDIMIENTO

6.1 ELABORACION DE PROCEDIMIENTO

6.1.1 CONTENIDO

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ÁREAS O UNIDADES

ORGANIZACIONALES

AOM

— NO

DAF

DIRECTOR

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SIST EM A D E G EST IO N D E C AL ID AD

CódigoDocumeno

Revisión

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OGAC-PRO-001 1

5.

DO CUM ENTO S D E RE SPALD O: En es te punto se deta llan todos aque llos documentos

que se relacionen de manera directa y/o relevante con el documento. Los documentos

pueden ser reglamentos, manuales, guías, otros procedimientos, planes,

especif icaciones, etc.

6.

PR OC EDIM IENTO : En este punto de debe presentar:

• El Diagrama de Flujo del procedimiento con la identificación de las Áreas que

participan en el desarrollo del mismo, e identificando la numeración de las

act ividades. E j.:

i

0159

luces

•

5 Otraacimaad

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PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE DOCUMEN TOS

SISTEMA DE GESTION DE CA LIDAD

t

ódigoDocumeno Revisión

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DGAC-PRO-001 1

ECISION

PROCESO DEFIN IDO

D O C U M E N T O

A L M A C E N A M I E N T O

DE DATOS

O

C O N E C T O R

DE ACTIVIDAD

• La Descripción del Procedimiento, especificando las actividades, su descripción, y la

documentación generada. Según la siguiente tabla:

Act iv idad Descripción

Documentación

generada

1

(copiar el

nombre e a

act iv idad el

diagrama e

flujo)

(Describir

desarrollar

plazos, etc.)

la

la

forma specí f ica e

actividad, os iempos,

(documentos ue

generados

n

cumplimiento

e

procedimientos)

son

el

los

2.

3.

X

7. DISTRIBUCIÓN Y ACCESO: En este punto se especifica:

•

La distribución del documento: (personas, cargos, medios de distribución, etc.)

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Códi

g

o Documento Revisión

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DGAC-PRO-001 1

El texto en general, los títulos y subtítulos deben ser del tipo de letra Arial, tamaño 11.

Adem ás, los tí tulos y subtí tulos deben estar en neg ri lla y subrayad os.

Se permite la utilización de otros formatos, cuando los mismos faciliten la comprensión y

accesibi lidad del do cum ento.

6.1.3

E N C A B E Z A D O

En el encabezado de página de los documentos debe encontrarse una tabla que debe

contener la siguiente información:

• La co dif icación del doc um ento (según lo def inido al respecto).

•

El número de revisión. Cada vez que se apruebe y publique un nuevo documento la

revisión cambia

El Paginado: Pág ina x de y (x=num ero de pa gina actual , y= número tota l de pág inas)

El t itu lo del docu mento y e l Área donde se or ig ina el docu mento.

Ejemplo de Encabezado :

PR O C ED IM IEN T O D E EL ABO R AC IÓ N D E D O C U M E N T O S

SIST EM A D E G EST IO N D E C AL ID AD

Código Documento

Página

Revisión

X de X

DGAC-PRO-001

X

6.1.4 C A R Á T U L A

La c arátula de todo docum ento debe contener la s iguiente informac ión:

• Log o e ident if icac ión de la inst itución, t ipo de letra ARIA L, tama ño 14, en negri l la.

•

El Titulo del Documento: Debe ser centrado, en mayúsculas, del tipo de letra ARIAL,

tamaño 28, en negri l la y subrayado.

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Código Documento evisión

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D G AC -PR O -001

1

Para la Tabla de Gest ión considerar:

•

Según las nec esidades, se po drán añadir f ilas de Elaborado y R evisado.

•

Para reg istrar el nom bre y carg o pue de ut i l izarse el sel lo personal inst itucional.

•

El formato numérico de fecha debe respetar día, mes y a ño. E j .: DD/MM /AA.

•

Los responsables de elaborar y revisar, se definen según lo dispuesto en el

Procedimiento de Control de Docum entos (DG AC-PR O-002).

•

Las f irmas se registran en color azu l.

•

La a probación del docu mento se real iza a t ravés de una R esolución Adm inist rativa (R.A.),

el número de la R. A. será sel lada en la parte inferior del docum ento.

6.1.5 PIE DE PÁGINA

El Pie de página debe estar separado del texto del documento con una línea y debe contener

la siguiente leyenda:

DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON

C O P IA S N O C O N T R O L A D A S

V E R I FI C A R S U V I G E N C IA C O M P A R A N D O C O N E L D O C U M E N T O P U B L IC A D O E N L A P Á G I N A W E B

Ejemplo de P ie de Página:

6.1.6 RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA

Cua ndo un docum ento es aprobado po r Resolución Administrat iva, la mism a debe adjuntarse

en la p arte poster ior del docu mento.

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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Código tocumeno Revisión

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DÓAC-PRO-001

•

El nombre del Registro Ej. Reporte de No Conformidades, letra Arial, tamaño 18, el

tamaño de la letra se podrá reducir de acuerdo al espacio, a un tama ño no m enor a 12.

•

El código del documento, según lo descrito en el punto 5.5 Codificación, letra Arial,

tamaño 8.

•

La vigencia del documento, donde se coloca la fecha de aprobación del documento

DD/MM/AA, letra Arial, tamaño 8. En caso de que el registro se encuentre a prueba

deberá mencionar la f rase A PRUE BA .

El número de revisión. Cada vez que se apruebe y publique un nuevo documento la

revisión cam bia, letra Arial, tama ño 8.

Ejemplo de Encabezado:

REGISTRO

CODIGO IGENCIA

DD/MM/AA

DGAC

REPORTE DE NO

CONFORMIDADES

REVISION

DGAC-REG-010

En el pié de la página a la derecha debe ir el número de página, Página x de x, letra Arial,

tamaño .8

6.3 CODIFICACIÓN

La c odi ficación de los docum entos obedece a los s iguientes cr iter ios: AAA -DDD -001, donde:

•

AAA = Á rea o Unidad organizacional

•

DDD = Tipo de Documento

•

00X = N um ero correlat ivo

Para una mejor identificación de los documentos, la codificación del área corresponderá a las

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C ódigo Áreas A AA

DRAN

irección del Registro Aeronáutico Nacional

DGAC

eneral (toda la institución)

INAC

nstituto Nacional de Aviación Civil

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

Código Documento

Revisión

Página

SISTEMA DE GESTION DE CA LIDAD

DGAC-PRO-001

1

9 de 10

Código

Área AAA

Código Área AAA

CBB

Regional Cochabamba

RIB

Sub Regional Riberalta

SCZ

Regional Santa Cruz GYA

Sub Regional Guayaramerin

TJA

Regional Tarija

STA Sub Regional Santa Ana

TDD Regional Trinidad RBQ Sub Regional Rurrenabaque

SRE Sub Regional Sucre

CIJ Sub Regional Cobija

PTZ Sub Regional Puerto Suarez

YAC

Sub Regional Yacuiba

ódig• ocumento DDD

Código Documento DDD

RGL Reglamento PLN Plan

MAN Manual PRG Programa

RAB

Reglamentación Aeronáutica Boliviana PRY Proyecto

PRO

Procedimiento documentado

DEX

Documento Externo

REG Registro

DOC

Documento (en general)

ESP

Especificaciones

Cuando no existan formalmente áreas o unidades organizacionales específicas, pero existan

responsables de temáticas específicas, se justifica la creación de un código excepcional de

área o unidad organizacional. Ejemplos:

Código Áreas AAA

RDC Recepción y Despacho de Correspondencia*

COS

Comunicación Social*

ADMRH

Recursos Humanos*

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PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Documento

ódi

go Docu Revisión

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DGAC-PRO-001

1

ANEXOS

DGAC-REG-017 Códigos Vigentes

TABLA DE ADMINISTRACIÓN DEL REGISTRO DGAC-REG-017

Condición

Nivel

Descripción

Almacenamiento

X

Normal

Superior

En formato electrónico.

Recu peración

Acceso

libre

X

Acceso

controlado

Acceso controlado por SGC. Disponible en la

Pagina WEB.

Protección

X

Ninguna

Requiere

Tiempo de

retención

años

No tiene, debido a que es un documento de

actualización permanente.

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REGISTRO

CODIGO IGENCIA

21/ 1/20 3

DGAC

CODIGOS VIGENTES

DGAC-REG-017

REVISION

Código

DEJ

Áreas AAA

Dirección Ejecutiva

AUI

Unidad de Auditoría Interna

AIG Investigación de Accidentes e Incidentes '

ASG

Asesoría General

SEG

Secretaria General

RDC

Recepción y Despacho de Correspondencia*

COS

Comunicación Social*

SGC

Sistema de Gestión de Calidad*

DSO

Dirección de Seguridad Operacional

OPS

Unidad de Operaciones

AIR

Unidad de Aeronavegabilidad

PEL

Unidad de Licencias al Personal Aeronáutico

EDV

Unidad de Estándares de Vuelo

DRAN Dirección del Registro Aeronáutico Nacional

RPA

Unidad de Registro Público de Aeronaves

RAA

Unidad de Registro Aeronáutico Administrativo

DNA

Dirección de Navegación Aérea

AGA

Unidad de Infraestructura Aeroportuaria

MET

Unidad de Meteorología Aeronáutica

AIM

Unidad de Servicios de Información Aeronáutica

ATM

Unidad de Gestión de Tránsito Aéreo

CNS

Unidad de Comunicación, Navegación y Vigilancia

PANS/OPS

Unidad de Planificación de los Espacios Aéreos

EEV

Unidad de Ensayos en Vuelo

DTA Dirección de Transporte Aéreo

SAC

Unidad de Servicios Aerocomerciales

FAL

Unidad de Facilitación del Transporte Aéreo

AVSEC

Unidad de Seguridad de la Aviación Civil

DJU

Dirección Jurídica

AJU

Unidad de Análisis Jurídico

GJU

Unidad de Gestión Jurídica

DAF

Dirección Administrativa Financiera

FIN

Unidad Financiera

ADM

Unidad Administrativa

Código

Áreas AAA

ADMRH

Recursos Humanos*

ADMBS

Bienes y Servicios*

DGAC General (toda la institución)

SGC

Sistema de Gestión de Calidad *

INAC

Instituto Nacional de Aviación Civil

no son unidades organizacionales

Código

CBB

Área AAA

Regional Cochabamba

Código

RIB

Área AAA

Sub Regional Riberalta

SCZ

Regional Santa Cruz

GYA

Sub Regional

Guayaramerin

TJA

Regional Tarija

STA

Sub Regional Santa Ana

TDD

Regional Trinidad

RBQ

Sub Regional

Rurrenabaque

SRE

Sub Regional Sucre

CIJ Sub Regional Cobija

PTZ

Sub Regional Puerto Suarez

YAC

Sub Regional Yacuiba

Código Documento DDD

Código

PLN

Documento DDD

RGL

eglamento

Plan

MAN Manual

PRG Pro rama

RAB

eglamentación Aeronáutica Boliviana

PRY Proyecto

PRO

rocedimiento documentado

DEX

Documento

Externo

REG

egistro

DOC

Documento (en

eneral)

ESP

s•ecificaciones

Vigente desde el:

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