© 2011 Ness Consulting – Proprietary and Confidential

Praha

24.5.2011

Jak věřit svým očím

www.ness.com2

O čem to dnes bude…

Příběh nepovedeného zásahu

Provozně-procesní opatření

Jak pomůže metodika?

Na kontroly nezapomínat

Jak zajistit pomoc technologií?

Příběh nepovedeného zásahu

3

www.ness.com4

Příklad na začátek

Pojištění odpovědnosti z provozu motorového vozidla

• Sjednání prostřednictvím on-line aplikace na internetu

• Podmínkou platnosti smlouvy je zaplacení prvního pojistného

• Většina klientů platí pojistné prostřednictvím platební brány přímo v rámci

aplikace pro sjednání

Výchozí situace

Implementace

Sjednání

smlouvy na

webu

Nahrání dat

do systému

pojišťovny

Nastavení

stavu smlouvy

na „platná“

Generování

předepsaného

pojistného

www.ness.com6

Co všechno je špatně?

Sjednání

smlouvy na

webu

Nahrání dat

do systému

pojišťovny

Nastavení

stavu smlouvy

na „platná“

Generování

předepsaného

pojistného

Dopady• Předepsané pojistné

• Rezervy

• Pohledávky

• Provize

• Škody

• Zajištění

Porušení pravidla

Správnosti

Srozumitelnosti

Souvislosti

www.ness.com7

Pokus o vylepšení

Dopady• Předepsané pojistné

• Rezervy

• Pohledávky

• Provize

• Škody

• Zajištění

Porušení pravidla

Správnosti

Srozumitelnosti

Souvislosti

Nový report

předepsaného

pojistného

Původní report

předepsaného

pojistného

Report předepsaného

pojistného na

smlouvách bez platby

www.ness.com8

Jak by to mělo být správně?

Sjednání

smlouvy na

webu

Nahrání dat

do systému

pojišťovny

Nastavení

stavu smlouvy

na „platná“

Generování

předepsaného

pojistného

Platba?

Sjednání

smlouvy na

webu

Nahrání dat do

systému

pojišťovny

Nastavení stavu

smlouvy na

„platná“

Generování

předepsaného

pojistného

Třeba takto

Čekat

Platba?Sjednání

smlouvy na

webu

Nahrání dat do

systému

pojišťovny

Nastavení stavu

smlouvy na

„platná“

Generování

předepsaného

pojistného

Nebo jinak

Nastavení stavu

smlouvy na

„návrh“

www.ness.com9

Jaké z toho plyne poučení?

Napravovat příčinu, nikoliv

následek

Zvýšení důvěryhodnosti reportingu

nedosáhneme pouhou úpravou reportů!

Neřešit problém izolovaně, ale

vždy v souvislostech

Zvažovat poměr cena/výkon

• Příčinu musíme nejprve poznat

• Pozor na „zjevné příčiny“

• Musíme souvislosti znát

• Vědět, co „se stane, když…“

• Zjistit dopad problému

• Vybírat z více variant řešení

www.ness.com10

Jaká opatření nám důvěryhodnost posílí

Provozně-procesní Metodická

Kontrolní Technologická

Jaká opatření?

Provozně-procesní opatření

11

www.ness.com12

Provozně-procesní opatření

Následky chybně nastaveného procesu zpravidla nelze

zachránit úpravou reportingu.

Cílem je odstranit příčinu a ne opravovat následky.

• Příčinu musíme znát a musí být opravdová.

Proces musí být správně nastaven v informačním systému.

• „Ruční korekce“ možná pomohou Správnosti, ale zhorší

Souvislosti.

Pozor na „fascinaci procesy“ – nelze vše „zprocesovat“,

ne vždy to má smysl.

• Komplikované, nepružné

• Ztráta schopnosti řešit mimořádné situace

• Alibismus při nutnosti „udělat něco jinak“

• Ztráta motivace (pocit „kolečka v soukolí“)

Náklady na změny by měly být přiměřené následkům.

• Analýza dopadů a možností řešení

Správnost

Souvislosti

Jak pomůže metodika?

13

www.ness.com14

Metodická opatření

Slovníky pojmů

Vlastnictví dat

Náležitosti reportů

Vznik rozhodných údajů pro reporting

Referenční data a výpočty

Sledování účelu

www.ness.com15

Sledování účelu – naplnění účetních zásad

Účetní zásada Komentář

Nezávislost účetních

období

Vymezení účetní jednotky

Zákaz kompenzace

Nepřetržitost trvání firmy

Stálost metod

Zásada opatrnosti

Zásada objektivity

Historické ceny

Bilanční kontinuita

Zásada materiality

Naplnění lze dosáhnout těmito kroky:

• Uzavírat období.

• Změny provádět pouze účetním postupem.

• Zajistit neměnnost výstupů.

• Využívat historický pohled.

Neměnit reporty v průběhu účetního období (roku), nebo provést zpětně

opravu v účtování na základě nově vytvořených reportů.

Zvýšení důvěryhodnosti může mít vliv například na úpravu

konzervativního přístupu k rezervování.

Zajistit důvěryhodnost finančního reportingu.

Nutno dodržet pro položky, pro které platí aplikace historických cen (např.

cizoměnové operace).

Zajistit návaznost u podkladových reportů – vstupů do finančního

účetnictví.

Naplnění zásady je přímo úměrné důvěryhodnosti finančního reportingu.

www.ness.com16

Slovníky pojmů – trocha teorie

Vytvářejí je uživatelé za účelem sjednocení názvosloví,

zajištění používání stejných pojmenování a výrazů pro stejné

skutečnosti a jednotné chápání jejich významu.

Slouží k jednoznačné a zjednodušené komunikaci mezi

uživateli a IT a mezi uživateli navzájem.

Jejich vytváření za strany IT nevede k očekávaným

výsledkům. Problémem je duplicita pojmů a nedůslednost v

užívání (něco, co se „musí“).

Základní pravidla

• Pojem, který není ve slovníku, jako by nebyl.

• Každý používaný pojem je definován právě jednou.

• Existující pojmy lze využít pro definici nových pojmů.

• Každý pojem má svého vlastníka.

• Zajistit odpovídající kulturu definování (např. metodicky).

Srozumitelnost

www.ness.com17

Slovníky pojmů - příklad

Název pole Význam Příklad

Pojem

Definice pojmu

Oblast

Doména reportingu

Vlastník

Označení v reportu

Výpočet

Použití

Verze

Název pole v IT

systému A

Název pole v IT

systému …

Poznámka

Jednoznačný název pojmu používaný při definici požadavků

uživatelů na report, nebo pro definice jiných pojmů.

Měsíční účetní hrubý předpis

Přesná definice pojmu. Lze použít přesný popis, nebo třeba

popis typu „pole Roční pojistné na obrazovce Detail

smlouvy“.

Hrubé předepsané pojistné, jehož účetní

období odpovídá požadovanému měsíci.

Skupina pojmů mající mezi sebou logický vztah. Předpisy

Označuje, pro jaký typ reportingu se daný pojem výhradně

používá.

Finanční reporting

Kdo za daný pojem obsahově a věcně odpovídá a určuje

pravidla pro jeho užívání.

Odbor účetnictví

Označení pojmu v reportech (název sloupce). Hrubý předpis

U pojmů pro vypočítávané hodnoty obsahuje vzorec. N/A

K čemu se pojem smí používat a k čemu se výslovně použít

nesmí.

Pro závěrkové reporty pracující

s předepsaným pojistným (předpisy,

pohledávky, rezervy, zajištění, provize).

Nepoužívat při výpočtu dluhu k upomínání.

Datum, od kterého lze pojem používat. 1.1.2011

Název datového pole v IT systému A, nebo způsob, jak je

možno pole získat.

Premium.Monthly když

Premium.AccPeriod=účetní období and

Premium.Type=’Account‘

Název datového pole v IT systému …, nebo způsob, jak je

možno pole získat.

…

Libovolná poznámka nezařaditelná v rámci jiných položek

slovníku pojmů.

Náhrada za dříve chybně definovaný

pojem Měsíční předpis

www.ness.com18

Vlastníci dat – opět teorie

Vlastníkem dat není IT !A kdo tedy? Jak ho určit?

Vlastník je ten, kdo má z dat největší užitek a má nejvíce možností

jejich obsah ovlivnit ať pozitivně, nebo negativně.

Jaké má vlastník dat úkoly?

• Odpovídá za obsahovou správnost dat.

• Určuje pravidla přístupu a používání dat (po dohodě s ostatními

uživateli).

• Podílí se na definici pojmů a kontroluje používání slovníku pojmů.

• Popisuje objektivně existující souvislosti mezi daty.

• Spolupracuje na tvorbě reportů využívající tato data.

• Kontroluje dodržovaní metodických opatření pro práci s daty.

V čem nám jeho stanovení pomůže?

• Správnost se zlepší v důsledku určení „osobní zodpovědnosti“.

• Srozumitelnosti pomůže ten, kdo významu dat nejvíc rozumí.

• Vlastník dat pomůže vysvětlit a zajistit Souvislosti.

3S

www.ness.com19

Vlastníci dat – příklad nastavení

Oblast Vlastník Spoluvlastník

Klienti Obchodní služba

Smlouvy a rizika Správa smluv

Předpisy Správa smluv

Platby Platební styk

Výplaty plnění Platební styk Likvidace

Unity Správa smluv Asset management

Technické rezervy Pojistná matematika

Podíly na zisku a bonusy Správa smluv

Škody Likvidace

RBNS Likvidace

IBNR Pojistná matematika

Pohledávky a přeplatky Správa smluv

Provize Obchodní služba

Pasivní zajištění Pojistná matematika

Odměny zaměstnavatelům Obchodní služba Správa smluv

www.ness.com20

Referenční data a výpočty

Data, která jsou považována za nejlepší možná a proto jsou

využívána jednotně v rámci celého reportingu.

V ideální případě jsou uložena na jednom místě.

Na referenční data aplikujeme ve zvýšené míře pravidelné

kontroly.

Referenční data je vhodné propojit s referenčními

výpočty, jejichž (mezi-)výsledky jsou ukládány pro další

využití (princip „jednoho výpočtu“).

Správnost

Souvislosti

Referenční výpočty by neměly využívat jiná data než

referenční.

www.ness.com21

Náležitosti reportů

Čeho tím dosáhneme?

• Zprůhlednění práce s reporty

• Eliminace omylů a nesprávného používání

Co musí report obsahovat?

• Názvy sloupců pouze v souladu se slovníkem pojmů

• Název reportu a jeho doména

• Datum a čas vytvoření reportu

• Seznam a hodnoty všech parametrů, se kterými byl report vytvářen

• Verzi reportu

Co by bylo dál dobré, aby obsahoval?

• Informaci o tom, zda byl vytvářen za uzavřené období

• Informaci o tom, zda se jedná o první spuštění s danými parametry

• Uživatele, který report vytvářel

Srozumitelnost

www.ness.com22

Náležitosti reportů - příklad

Měsíční změna RBNS

Doména: Finanční reporting

Datum a čas vytvoření: 3.5.2011 14:32

Parametry: Účetní měsíc: 201104

Útvar: L03 – Likvidace pojištění osob

Uzavřené období: Ano

Spuštění reportu: 1

Uživatel: Příhodová Alena

Útvar Skupina Riziko-

kód

Riziko-

název

Stav-1.1. Stav-

počátek

měsíce

Stav-

konec

měsíce

Změna

za měsíc

Změna

YTM

Skupina: Vše

Verze: 3.11

www.ness.com23

Klíčové údaje

Jaké to jsou?

Údaje, které věcně a časově jednoznačně

zařazují každou transakci (předpis, škoda, změna

rezervy, provize atd.). Například: produkt, riziko,

typ předpisu, druh plnění, datum, účetní měsíc atd.

V čem je problém?

Část údajů nevzniká společně s transakcí, ale je generována

později, pokud vůbec (typicky účetní měsíc). Položkový report

prvotních dat pak neodpovídá reportovaným sumárním hodnotám.

Jak situaci řešit?

IT systém musí generovat veškeré klíčové údaje společně s

transakcí. Obvyklý protiargument: „To se bude řešit až v reportingu“.

Správnost

Souvislosti

Na kontroly nezapomínat

24

www.ness.com25

Kontrolní opatření

Kontrolní body a součty

• Kontrolní body jsou zpravidla ta místa, kde data přecházejí

ze systému do systému.

• Platí zákon zachování dat. Kontrolní součty jsou

jednoduchou metodou pro ověření jeho dodržování.

Model – skutečnost

• Predikce výsledků budoucích období na základě

předešlých období a analýza odchylek.

Kontroly dávek

• Logy dávek - Analogie „Náležitosti reportů“ rozšířené o

výsledek zpracování dávky.

• Navazující dávky lze spouštět až teprve poté, co

předchozí dávka úspěšně skončila.

Správnost

Správnost

Souvislosti

Správnost

Souvislosti

Kontrolní datových toků

• Data nemění svůj význam.

• Související veličiny mají svůj společný zdroj (výpočet).

3S

www.ness.com26

Kontrola datových toků-příklad

Výpis

z účtuPárování

plateb

Systém pro

správu

smluv

Výpočet

zaplaceného

pojistného

Výpočet

provizí (výpočet

zaplaceného

pojistného)

Výpočet

zajištění (výpočet

zaplaceného

pojistného)

Pohledávky

Provize

Zajištění

Platba pojistného

Výpis

z účtuPárování

plateb

Systém pro

správu

smluv

Výpočet

zaplaceného

pojistného

Výpočet

provizí

Výpočet

zajištění

Pohledávky

Provize

Zajištění

www.ness.com27

Model-skutečnost

Vstupy

• Předepsané pojistné

• Nové smlouvy

• Storna

• Technické změny

• Škody

• Platby

Odhad

• Předepsané pojistné

• Technické rezervy

• Škody

• Provize

• Pohledávky

• Zajištění

Otevřené otázky

• Granularita – jak detailní má být model?

• Sezonní pohled – odlišný vývoj některých produktů, nebo událostí.

• Vliv mimořádností ve vstupech – kalamity, marketingové akce atd.

• Pracnost – není cílem kontrolní model, jehož pracnost bude vyšší

než například zvýšená kontrola výstupů.

• Přijatelná odchylka – co je ještě přijatelný rozdíl?

Jak zajistit pomoc technologií?

28

www.ness.com29

A nakonec technologie

Jak tyto jevy eliminovat?

• Co nejpřesněji formulovat a ověřovat pochopení požadavku.

• Průběžně monitorovat jeho vypracování (prototypy, vzorky apod.).

• Používat slovníky pojmů a vyžadovat to i po IT.

• Důsledně a průběžně testovat (např. při novém produktu).

• Ideálně si maximum věcí dělat sami.

Požadavky na úpravy

• Změny procesů

• Metodická opatření

• Kontrolní mechanismy

Požadavky na odstranění

chyb&

Nedorozumění, chybné závěry, nespolupráce a nebezpečí zhoršení stavu

www.ness.com30

Kontakt

Děkuji za pozornost

31