22
ELEKTRONICKÁ FAKTURACE CÍLE, PROBLÉMY, PRAXE Ing. Ondřej Novák, CSc. Hospodářská komora ČR, FITPRO a TELEDIN (z materiálů FITPRO, TELEDIN a EDI symposia HK ČR) Praha září 2015
ELEKTRONICKÁ FAKTURACECÍLE, PROBLÉMY, PRAXE
Ing. Ondřej Novák, CSc.Hospodářská komora ČR, FITPRO a TELEDIN
(z materiálů FITPRO, TELEDIN a EDI symposia HK ČR)
Praha září 2015
Instituce definující cíle a priority
• Evropské a národní mnohostranné fórum pro elektronickou fakturaci– Evropské fórum bylo ustanoveno roku 2010 ustaveno Rozhodnutím Komise EU
(Commission Decision C(2010)8467), národní pak v září 2011 s cílem podpořit a urychlit harmonizaci v této oblasti, tj. odstranit bariéry a zavést principy do národní legislativy ČR spolu s jejich správnou aplikací v praxi
– Cíl národního fóra – analyzovat stav a problémy, podporovat zavedení standardů, vydat „Doporučení praktické aplikace k elektronické fakturaci ve vztahu k novele zákona o DPH“
• EK, UN/CEFACT, UN/CEN, ECE a FITPRO, GS1 a ODETTE (ve spolupráci s AIAG a JAMA/JAPIA)– Orgány a instituce vydávající předpisy a doporučení v oblasti EDI a elektronické
fakturace, jakož i standardy obchodních dokumentů (globální i evropské) zejména pro usnadňování obchodu, dlouhodobě pro oblast retail a automotive
Instituce definující cíle a priority
• Priority implementace elektronické fakturace– Implementace směrnice o fakturaci při veřejných zakázkách 2014/55/EU, která
zavádí mandatorní e-fakturaci do státu, a to tak, že nejpozději 27. listopadu 2018 musí všichni veřejní zadavatelé umožnit dodavatelům fakturovat elektronicky a dodavatelé budou povinni takto činit
– Systémy veřejných zakázek musí zvládnout přijetí příslušných datových modelů, a to příslušnými technickými opatřeními, novelizací právních předpisů a vydáním uživatelské příručky pro e-fakturaci včetně vazby na zákon o účetnictví
– Zvládnout úkoly Nařízení EP a ER č. 910/2014 eIDas o el. identifikaci a důvěryhodných službách pro el. transakce
Elektronická fakturace
• Co je elektronická (bezpapírová) faktura– Cílem elektronické fakturace je zcela nahradit výměnu papírových dokladů
výměnou dokladů elektronických bezpapírových, tedy elektronické faktury
– Faktura
• Účetní doklad - z hlediska účetnictví je potřeba zajistit hodnověrnost (integrita, autenticita);
• Daňový doklad - na základě daňového dokladu žádá příjemce odpočet daně; tj. je nutné zajistit neodmítnutí původu (autenticita);
• Obchodní doklad – podklad pro placení – je nutné zajistit neodmítnutí příjmu a zajistit potvrzovací zprávy (doručitelnost);
– Soubor datových informací pro aplikaci obchodního partnera – zde je vhodné zajistit strukturovaný formát dat a kontrolu obsahu
Elektronická fakturaceLegislativa
• Smluvní aspekty - nový občanský zákoník od ledna 2014– § 566 NOZ – fikce platnosti smlouvy i při neexistenci podpisu, je-li plněna
• Účetnictví - zákon č. 563/1991 Sb. - novela– § 33 ZoÚ – účetní záznam, jeho listinná, technická nebo smíšená forma, převod formy
záznamu do jiné se zachováním obsahu, jeho neměnnost a čitelnost, případně podmínky při nečitelnosti, a jeho ochrana
– § 33a ZoÚ – průkaznost účetního záznamu, jeho podepsání vlastnoručně či elektronicky uznávaným elektronickým podpisem podle zvláštního právního předpisu anebo obdobným průkazným účetním záznamem v technické formě
• DPH - zákon č. 235/2004 Sb. – novela– § 26, § 28, § 34, § 35 a § 35a ZoDPH – vystavování daňových dokladů a pravidla pro to,
věrohodnost jeho původu, neporušenost jeho obsahu a čitelnost, uznávaný elektronický podpis či značka nebo elektronická výměna informací (EDI), uchovávání dokladů
• Právní rámec v EU– Doporučení EK č. 1994/820/ES a Směrnice Rady EU č. 2001/115/EU
– Směrnice o fakturaci při veřejných zakázkách 2014/55/EU
– Nařízení EP a ER č. 910/2014 eIDas
AuditAuditní stopa
• Účetní doklad je nutný k věcnému plnění. Auditor kontroluje zda doklad věcně odpovídá skutečnosti. Doklad musí být podepsaný (autorizovaný) oprávněným účetním firmy, tedy i doklad v elektronické podobě musí mít zajištěnu věrohodnost původu a neporušenost obsahu.
• Věrohodnost původu a neporušenost obsahu (tzv. auditní stopu) je možné zajistit – uznávaným elektronickým podpisem či elektronickou značkou
– elektronickou výměnou informací (EDI)
– i jiným způsobem
• Jiné způsoby se spolehlivou auditní stopou– Souhrn souvisejících dokladů a dostupných transakcí (objednávka, dodací list, přepravní doklady,
smlouva, bankovní výpisy, účetní doklad a účetní zachycení transakce, apod.)
– Základní vlastnosti dokladů musí být zajištěny po celou dobu jejich životnosti (10 let archiv)
– Elektronické doklady mohou být uchovávány mimo tuzemsko – ale uchování způsobem umožňujícím nepřetržitý dálkový přístup
• Uchování dokladů v elektronické podobě – včetně dat, která zaručují věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu
• Převod z listinné do elektronické podoby - Doklady lze převádět z jedné do druhé formy (formátu dat), výhradně však jen pokud je zaručena věrohodnost původu dokladu, neporušitelnost jeho obsahu a jeho čitelnost
AuditAuditní stopa
• Auditní stopa– Mechanismy vážící fakturu k objednávce a dalším dokumentům
– Mechanismy prověřující identitu výstavce dokladu
– Mechanismy uchovávající datum přijetí daňového dokladu
– Mechanismy ověřující data na daňovém dokladu
– Mechanismy zajišťující obsah (integritu) daňového dokladu
– Mechanismy zabezpečující čitelnost daňového dokladu
– Mechanismy dokladující platbu daňového dokladu
• Elektronická fakturace je naprosto identická s fakturací papírovou, ale musí se respektovat legislativou předepsané parametry, jež jsou závazné i pro daňové a jiné kontrolní orgány, jakož i auditory
Typy e-fakturace
• E-fakturace založená na obecném dokladu– Obecná elektronická faktura je jakýkoliv datový soubor, který obsahuje položky
dle zákona o DPH a u kterého lze předpokládat, že příjemce je schopen tento datový soubor přijmout elektronickými prostředky a převést do čitelné podoby
• E-fakturace založená na EDI– Výměna takové datové formy elektronické faktury podle dohodnutých
standardů faktury z jedné počítačové aplikace (za výstavce faktury) do druhé (za příjemce faktury) prostřednictvím elektronických prostředků zvaných EDI
• Co je EDI– Výměna strukturovaných dat podle dohodnutých standardů faktury z
jedné počítačové aplikace do druhé prostřednictvím elektronických prostředků s minimem lidských zásahů. Jde běžně o obchodní dokumenty týkající se nákupního procesu, tj. objednávkového, fakturačního a platebního cyklu.
Trendy v elektronické fakturaci
• Formáty elektronické faktury jako strukturované zprávy pro automatizované zpracování systémem protistrany (EDIFACT dle GS1 či ODETTE nebo soubor XML jako ISDOC či XML EDI)
• Setrvalé trendy - Standardizace, Spolupráce, Stát– Standardizace obecně
• snižování počtu formátů
• standardizace formátů zejm. na úrovni MSP (EDIFACT, ISDOC, PDF...)
• přechod z národních do pan-EU či globálních modelů fakturace (PEPPOL, GS1, ODETTE,...)
– Spolupráce v konkurenčním prostředí („co-opetition“), tj. partnerská spolupráce i s přímými konkurenty se stává nevyhnutelnou:
• s dodavateli účetních, ekonomických, ERP, IS systémů
• interoperabilita / „networking“ – vzájemné propojení (roaming) všech dostupných řešení na lokálních a mezinárodních úrovních (konsolidátoři, operátoři, poskytovatelé služeb)
– Stát - aktivní podpora ze strany státu – obligatorní fakturace B2G
Elektronická fakturace a bankovní sektor
• Bankovní standard elektronické fakturace vydaný Českou bankovní asociací v roce 2014 jako B2C ISDOC je navržen ke zjednodušení a zkvalitnění tuzemského fakturačního a platebního cyklu.
• Standard usnadňuje a zjednodušuje postupy při zasílání faktur klientům, kteří po odsouhlasení při přijetí takové faktury od banky mohou rovnou povolit proplacení ve lhůtě bankovním příkazem on-line.
• Na využití tohoto standardu ČBA se podílí zejména Česká spořitelna, Komerční banka a ČSOB. Též UniCredit Bank a Raiffeisen Bank projevily zájem o toto řešení.
Dodavatelé ERP systémů (ICT Unie) a ISDOC formát elektronické faktury
• Řada členů ICT Unie pracovala na vytvoření formátu (nazývá se „standardem“) pro elektronickou fakturaci, který byl zaveden v řadě ERP systémů v ČR tak, aby umožňoval bezpečnou elektronickou výměnu faktur mezi těmito ERP systémy, která by obstála i z pohledu daňových orgánů
• Počáteční verze tohoto formátu však činily problémy při případné konverzi do mezinárodních formátů a standardů, jako je EDIFACT aplikovaný GS1 v retailu a ODETTE v automotive
• V roce 2014 na základě komunikace s dodavateli došlo k praktickému vytvoření nové verze formátu „ISDOC for eGovernment verze 6“, který byl vypracován vývojovou skupinou ISDOC ve spolupráci s ICT Unií
• V roce 2014 pak již také cca padesátka tvůrců ERP systémů (jak signatáři tak i přistoupivší k „Deklaraci o společném postupu v oblasti elektronické fakturace v ČR“) akceptovala tuto verzi a začala ji zapracovávat do svých ERP systémů.
Problémy vyplývající z legislativy• Novela zákona o DPH – souhlas s použitím elektronického daňového dokladu, ale
GFŘ ve svých metodických pokynech není v názoru jednoznačné, neboť připouští tichý souhlas fakturační protistrany, pokud nedojde k jeho zpochybnění
• Nový občanský zákoník v §566 odst. 2 řeší úpravu jednání podnikatelů i prostřednictvím e-mailu včetně právní domněnky, což by mohlo způsobit problém
• Nejvhodnějším řešením je dohoda obchodních partnerů a inkorporování souhlasu protistrany do smlouvy nebo všeobecných smluvních podmínek
• Ale pozor, eventualitu změny softwarového řešení na jedné z obchodních stran by mělo řešit užití otevřeného a volně dostupného formátu (tj. EDIFACT/GS1 či ODETTE v rámci Evropy, či ISDOC v rámci ČR)
• Odpověď na otázku proč nedochází ke stejnému masovému nasazení EDI pro fakturační cyklus, když většina údajů pro fakturaci je již obsažena v objednávkových a platebních dokumentech a 99% faktur se vystavuje na počítači, je jednoduchá –na dokument faktura se vztahují komplikované účetní a daňové předpisy
Rizika při elektronické fakturaci• Metodika GFŘ považuje elektronický daňový doklad za platný, i když dojde k
porušení §35a zákona o DPH – archivovat v takovém případě data zaručující autenticitu a integritu rovněž elektronicky, nikoli v listinné formě. Rovněž při změně formátu nedochází a ani nesmí dojít ke změně obsahu dokumentu. GFŘ nicméně ve svých metodických pokynech uvádí, že i při změně formátu je dostačující auditní stopa anebo zabezpečení v důvěryhodném úložišti.
• Když dojde k rozsáhlejším zásahům do softwarového vybavení nebo komplexnější elektronizaci společnosti a není-li dostatečná auditní stopa, GFŘ doporučuje postup s autorizovanou konverzí, což však při množství dokumentů, o které se může jednat, není finančně efektivním řešením. Vhodným řešením se jeví komerční poskytovatelé důvěryhodných služeb dlouhodobých elektronických úložišť dokumentů, kdy zejména v SRN lze jejich službu považovat za důvěryhodnou, a zákon to bez problémů umožňuje.
• Vzhledem k dosud ne zcela jasným podmínkám v zákoně i vzhledem k nejasné informaci GFŘ by dle názoru auditorských firem mohl správce daně získat nástroj pro zpochybnění uplatnění nároku na odpočet.
Nedopracované předpisy státní administrativy
• Usnesení Vlády ČR ze dne 5.1.2011 o „Strategii elektronizace zadávání veřejných zakázek pro období let 2011 až 2015” s úkolem „Vytvoření technické specifikace pro elektronickou fakturaci ve vazbě na výstupy evropských standardizačních projektů” do 31.12.2012
• Usnesení Vlády ČR ze dne 15.5.2013 o rozšíření „Strategie elektronizace zadávání veřejných zakázek pro období let 2011 až 2015“na „Vytvoření technické specifikace pro elektronickou fakturaci ve vazbě na výstupy evropských standardizačních projektů a vytvoření metodiky pro používání“
• V roce 2014 došlo k přerušení prací na MF v této oblasti, tj. rozpracovaná “metodika pro používání elektronických faktur” nebyla dopracována, MF se přestalo účastňovat „Národního fóra pro e-fakturaci“
• V roce 2015 MV připravuje
– pilotní projekt na vybraných subjektech a porovnání systémů ERP, spisové služby, HR, emailů a organizace času
– dopracování metodiky pro používání elektronických faktur a metodických postupů při příjmu e-faktury
– vytvoření metodických postupů pro kontrolu ERP systémů a systémů spisové služby v souvislosti s předáváním e-faktury mezi subjekty a tvorbu metodických pokynů pro úschovu a archivaci e-faktur a souvisejících dokladů, vše v období 2015-2017
Asociace OpenPEPPOL (Pan-European Public Procurement Online)
• Nezisková mezinárodní organizace založená v roce 2012, spravuje, rozvíjí a propaguje implementaci výstupů projektu PEPPOL s cílem umožnit hospodářským subjektům snadno elektronicky komunikovat se zadavateli veřejných zakázek, včetně snadné přeshraniční komunikace (interoperabilita v EU) a snadné implementace pro SME.
• Syntaxe – PEPPOL BIS– Nazývají se BIS - Business Interoperability Specification
– Definují formát elektronických dokumentů včetně choreografie jejich výměny a souvisejících obchodních pravidel
– Vycházejí z profilů vytvořených v rámci workshopu CEN BII
– Jsou vázány na syntaxi UBL 2.0
• GS1 Standardy v OpenPEPPOLu– Globální identifikační klíče
• GLN
• GTIN
– Syntaxe
• GS1 XML
• GS1 EANCOM®
Asociace OpenPEPPOL
Využití datových schránek
• Datové schránky lze z technického hlediska okamžitě a bezpečně využívat jako prostředek pro elektronickou výměnu faktur
• Datové schránky lze z technického hlediska okamžitě a bezpečně využívat jako prostředek pro archivaci faktur
• Nicméně stav je takový, že pro účely elektronické fakturace nejsou datové schránky využívány ani pro elektronickou výměnu faktur a ani pro archivaci faktur
• Důvod je jednoduchý, a to vysoká cena za takové využití, jež se řádově liší od obvyklých nákladů spojených s elektronickou výměnou faktur po Internetu či od obvyklé ceny EDI providerů, kteří zajišťují celou oblast EDI v ČR (největšími jsou TELEDIN zejména v automotive a EDITEL či CCV zejména v retailu)
Praxe při využívání elektronické fakturaceRetail
PRICAT Price/Sales Catalog Katalog zboží a cen
REQOTE Request for quote message Cenová poptávka
QUOTES Quotation message Cenová nabídka
ORDERS Purchase order Message Objednávka
ORDRSP Purchase order response message Potvrzení objednávky
DESADV Despatch Advice Avízo o odeslání zboží (dodací list)
IFTMAN Arrival Notice Avízo o přepravě
RECADV Receiving Advice Potvrzení příjmu zboží
INVOIC Invoice Faktura
COMDIS Commercial dispute Obchodní námitka (akceptace)
REMADV Remittance advice message Avízo o platbě
APERAK Application acknowledgement Potvrzení o převzetí zprávy aplikací
AUTACK Authorization acknowledgement Potvrzení o dešifrování a ověření podpisu
CONTRL Syntax and Service Report Kontrolní zpráva
INVRPT Inventory Report Stav skladových zásob
SLSRPT Sales Data Report Přehled o prodeji
Přehled nejčastěji používaných EDI zpráv pro retail
Zprávy používané na 97% EDI výměn
Občasné zprávy pro několik dodavatelů a VAN providery
SCM - řetězec DODAVATEL
Objednávka
Sklad
Financování
Zpracováníobjednávky
Dodací listExpedice
FakturaFinancování
Informační tok s retail dodavatelem
ORDERS
DESADV
INVOIC
Praxe při využívání elektronické fakturaceRetail
OEM DODAVATEL
Odvolávkana 6 měsíců
Jemná odvolávkana 1 den
Sklad
Financování
Dispozice
ŘízeníPlánování
Vychystávání
Dodací listExpedice
FakturaFinancování
Informační tok s non-JIT dodavatelem
DELFOR
DELFOR, CALDEL
DESADV
INVOIC
Praxe při využívání elektronické fakturaceAutomotive
OEM DODAVATEL
Odvolávkana 3 měsíce
Sekvenční odvolávkaR1
Denní sběrný dodacílist, montážní linka
Financování
Dispozice
Řízenía plánování
Dispozičníkontrola
FakturaFinancování
Informační tok s JIT dodavatelem
DELFOR
RECADV
SBI INVOIC
Expedice
Jemná odvolávkaJIS předpověď
Sekvenční odvolávkaM1
Vychystávání
SYNCRO/DELJIT
SYNCRO/DELJIT
SYNCRO/DELJIT
Děkuji za pozornost !!
Ing. Ondřej Novák, CSc.
Hospodářská komora ČR, FITPRO a TELEDIN
