ELO for SAP

ELO for SAP

Komplexní správa obsahu s ELO a SAP

Komplexní správa obsahu s ELO a SAP

Komplexní správa obsahu s ELO a SAP

Certifikované ECM zcela propojuje funkcionalitu SAP a ELO pomocí SAP Archivelink. Plně in-tegrované do světa podnikových řešení SAP, poskytuje ELO vhodné řešení pro optimalizaci procesů založených na dokumentech pro každý sektor podnikání i velikost firmy. Jsou pod-porovány všechny scénáře sběru dat pro SAP. Jako zákazník získáte díky ELO transparentní firemní workflow, rychlost a dostupnost informací, bezpečnou archivaci dokumentů a snížení provozních nákladů. S ELO a SAP dosáhnete maximalizace všech výhod na nejvyšší úrovneň.

Na nejvyšší úrovni

Enterprise Content Management I Správa dokumentů I Archivace I Workflow I www.elo-digital.cz Enterprise Content Management I Správa dokumentů I Archivace I Workflow I www.elo-digital.cz

DMS Einstieg

ELO a SAP: Výhodná symbiózaELO poskytuje platformu SAP s kompletním spektrem funkcí ECM ve formě centralizovaných služeb založených na architektuře orientované na služby (SOA). To předchází problémům s portováním, které mohou nastat při aktualizaci softwaru.

Řešení End-to-EndVšechny firemní dokumenty jsou centrálně shromážděny a uspořádány podle na oddělení, souborů dodavatelů, zákazníků, nákupu nebo výroby. Uživatelé přistupují ke všem projektovým informacím a datům přímo pomocí SAP nebo jiné firemní aplikace. Propojení ELO a SAP vám tak zajistí rychlý a komplexní přístup k informacím, což vám umožní dělat ta správná obchodní rozhodnutí.

Podstata architektury: Automatizace šetří čas a penízeZpracování příchozích dokumentů, které bývá často zpomaleno mnoha manuálními operacemi je oblast, kde lze snadno dosáhnout zvýšení efektivity na vysokou úroveň. Dle požadavků každého zákazníka je možné vytvořit s ELO a SAP různé scénáře ušité přímo na míru.

ELO for SAPKomplexní správa obsahu s ELO a SAP

Naše inovace - Váš růst 3

DMS Einstieg

Elektronický sběr dat: Nyní nebo pozdějiSkenované dokumenty i dokumenty z jiných zdrojů jsou integrovány do systému SAP způsobem, který je orientovaný na zpracování k okamžitému nebo pozdějšímu sběr dat.Při pozdějším zpracování dokumentu zůstává dokument stále ve workflow v papírové formě. Dokument je poté propojen se záznamem v systému SAP pomocí čárového kódu, což má po zpracování za následek plně automatickou archivaci do ELO.

Při okamžitém naskenování hned na začátku, projdou dokumenty celým firemním procesem zpracování v digitální formě. Funkce ELO workflow vám umožní nastavit pro různé dokumenty specifické procedury.

Na obrázku: možný scénář nasazení ELO/SAP

Faktura je vložena do ELO a zpracována pomocí modulu DocXtractor. DocXtractor ve stejnou dobu spustí test věrohodnosti s databází SAP.

Příchozí faktura je naskenována.

ELO automaticky generuje příslušné workflow a dohlíží na schvalovací proces platby.

Po schválení je faktura automaticky poslána do SAP a archivována v ELO.

Posting in SAPScanning ArchivingClassifying

+

SAP database

Workflow

ELOELO

ELO

ELOELO

DMS Einstieg

Výhody automatického zpracování příchozích fakturDůsledky časově náročného manuálního zpracování papírových faktur nejsou pouze chyby nebo vypršení lhůty splatnosti, ale také vysoké náklady z důvodu zpracování velkého počtu fyzických dokumentů.

S ELO jsou příchozí faktury skenovány přímo do Zásobníku ELO a poté načteny modulem ELO DocXtrac-tor (modul pro automatickou klasifikaci). Po digitalizaci obsahu faktur jsou data kompletně přenesena do workflow ke zpracování. Všechna data, potřebná pro záznam do ERP, jako například číslo faktury, číslo účtu nebo termíny platby, jsou vytěžena a zpřístupněna systému SAP.

Aby se předešlo chybám, spustí systém test věrohodnosti oproti SAP databázi, ještě před odesláním dat do SAP. Systém například zkontroluje, zda přiřazené číslo objednávky nebo ID dodavatele jsou správné, což zvýší kvalitu a bezpečnost celé transakce. To vše trvá jen zlomek času, který by byl jinak potřebný k ručnímu zpracování.

ELO for SAPKomplexní správa obsahu s ELO a SAP

Naše inovace - Váš růst 5

DMS Einstieg

Bleskurychlý a centralizovaný přístup k informacímDalší krok je automatická archivace s použitím příslušných dat ze SAP. Uživatelé mohou nyní přistupovat ke všem dokumentům přímo ze SAP, nebo z jiného ECM klienta. Integrovaná správa verzí v SAP i ELO vám poskytuje přehled nad různými verzemi dokumentů. Integrovaný Indexserver navíc umožňuje prohledávání obsahu dokumentů, což zvyšuje vaší možnost používat archiv jako databázi znalostí. Integrovaným přístupem k dokumentům pomocí webového prohlížeče nebo smartphonu získáte možnost práce na cestách. Další možný scénář může být umožnění klientům používat webový přístup k nabídkám, smlouvám nebo fakturám.

ELO Workflow vs. SAP WorkflowAby se zabránilo přerušení kontinuity medií, je digitální zpracování absolutně nezbytné. S ELO získáte také výkonný nástroj workflow připravený k použití. Velká výhoda: ELO utváří firemní procesy nezávisle na použitém systému a může do procesu zahrnout i osoby, které se SAP přímo nepracují. V takovém případě systém automaticky vygeneruje odpovídající workflow a přiřadí příslušné úkoly požadovaným osobám nebo oddělením.

Všechny dokumenty a firemní doklady jsou zároveň dynamicky propojeny prostřednictvím ELO ArchiveLink s příslušnými interními transakcemi systému SAP. Další výhody funkcí ELO workflow je rychlá implementace a možnost využití grafického designeru pro vytváření, znázornění a kontrole velice komplexních procesů. Pokud je potřeba, je možné využívat a kombinovat workflow systémů ELO i SAP.

DMS Einstieg

Automatické plnění daňových požadavkůELO archivuje všechny daňové doklady a s tím související dokumenty v souladu se zákony. Zároveň získáte další výhodu trvalého snižování zátěže produktivní databáze SAP, což vede k lepším výkonu systému. Další výhodou při aktualizaci na novou verzi SAP je: nutnost zachovat pouze data uložená v SAP, která jsou používána pro online operace. Tato data lze kdykoliv zobrazit (například pro pozdější reporty). ECM systém ELO spravuje dokumenty dlouhodobě a bezpečně na RAID nebo na optických jukebox systémech. Navíc jsou všechny dokumenty vytvořené v SAP Collaboration Rooms pro týmy uloženy do ELO v souladu s právními požadavky.

Úspory nákladů díky dlouhodobé archivaci přenesením dat do ECM archivu

Zajištění archivačního systému v souladu s právními předpisy

Centralizovaný a na procesy orientovaný přístup ke všem záznamům (e-maily, objed návky, nabídky, faktury, atd.)

Neustálé snižování nákladů díky automatizovaným procesům

Vylepšený přehled nad procesy díky kompletní průhlednosti workflow

Úspora času díky redukci nutnosti manuálního zpracovávání

Vysoká úroveň kvality dat díky automatickému sběru a snížení nutnosti pozdějšího zpracování

Dobré důvody pro ELO a SAP:

ELO for SAPKomplexní správa obsahu s ELO a SAP

Naše inovace - Váš růst 7

DMS Einstieg

Šetří čas a penízeJak již bylo vysvětleno, společnost dosahuje největších úspor, pokud automatizuje procesy. Čím více faktur a dokladů se zpracuje, tím vyšší je i úsporný potenciál.

V kombinaci ELO a SAP získáte silný nástroj pro stávající i budoucí požadavky. Znalosti rozprostřené skrze celou firmu jsou centralizovány tak, že jsou dostupné všem zaměstnancům rychle, snadno a jasně.

Více o modulech ELO:Pokud máte zájem o více informací o modulech ELO, jako je například ELO DocXtractor nebo ELO Barcode, navštivte náš web: www.elo-digital.cz

ELO for SAPKomplexní správa obsahu s ELO a SAP

Item

no

. A00

0-SA

PALG

-CZ

ELO Digital Office CR s.r.o. · Praha /Česká Republika · www.elo-digital.cz · elo@elo-digital.czELO Digital Office GmbH · Stuttgart/Německo · www.elo.com · info@elo.com

ELO ® je dostupné zde:

Enterprise Content Management I Správa dokumentů I Archivace I Workflow I www.elo-digital.cz

ELO Digital Office, ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional a ELOenterprise jsou ochranné známky společnosti ELO Digital Office GmbH v Německu a/nebo v dalších státech.Microsoft®, MS®, Windows®, Word® a Excel®, PowerPoint®, SharePoint®, Navision® jsou registrované obchodní známky společnosti Microsoft Corporation v USA a/nebo v dalších státech. Další firmy, produkty nebo názvy služeb mohou být ochranné známky jejich vlastníků. Publikace slouží pouze jako nezávazné obecné informace a nemůže nahradit individuální kon-zultace. Informace obsažené v této publikaci se mohou kdykoliv změnit bez předchozího upozornění. Technické vlastnosti a funkce se mohou lišit stát od státu. Aktuální informace o produktech ELO, smluvních podmínkách a cenách můžete získat od obchodních partnerů ELO nebo přímo od vaší místní pobočky ELO. Informace o produktu informují o současném stavu. Předmět a rozsah služeb jsou definovány výhradně v příslušných smlouvách. ELO nezaručuje soulad s konkrétní legislativou produktů nebo služeb. Za soulad s bezpečnostními předpisy a dalšími standardy národního a mezinárodního práva je zodpovědný zákazník. Změny, chyby a tiskové chyby jsou vyhrazeny. Kopírování a distribuce části nebo celku je možná pouze s písemným souhlasem firmy ELO Digital Office GmbH.

© Copyright @ 2013 ELO Digital Office GmbH. Všechna práva vyhrazena.