Gymnázium a Střední odborná škola, Nový Jičín, příspěvková organizace

Google dokumenty Tutoriál projektu MOSS – studentská verze

Nový Jičín 2010 Mgr. Gustav Žídek

Osnova

1 Úvodní informace...................................................................... 3

2 Cloud Computing ...................................................................... 4

3 Google Docs – práce obecně ...................................................... 6

3.1 K čemu se to hodí?......................................................................................................... 6

3.2 Jak začít Docs používat ................................................................................................... 6

3.3 Jak získat dokument ...................................................................................................... 7

3.3.1 Nový dokument ................................................................................................................................. 8

3.3.2 Jak nahrát dokument z mého disku do cloudu. ................................................................................. 9

3.3.3 Jak použít sdílený dokument, který vytvořil někdo jiný .................................................................. 11

3.3.4 Jak vytvořit dokument dle šablony .................................................................................................. 12

3.3.5 Jak vytvořit kopii dokumentu .......................................................................................................... 14

3.3.6 Jak vytvořit novou složku ................................................................................................................ 15

3.4 Sdílení ......................................................................................................................... 18

3.4.1 Jak u jednoho dokumentu nastavit sdílení ...................................................................................... 18

3.4.2 Jak sdílet odkazem .......................................................................................................................... 20

3.4.3 Jak publikovat dokument na webu ................................................................................................. 21

3.4.4 Jak odeslat dokument mailem jako přílohu .................................................................................... 23

3.4.5 Jak sdílet více dokumentů ............................................................................................................... 23

3.4.6 Jak nasdílet složku ........................................................................................................................... 24

3.5 Export dokumentů ....................................................................................................... 24

3.5.1 Jak exportovat jeden dokument ...................................................................................................... 24

3.5.2 Jak exportovat více dokumentů ...................................................................................................... 24

3.6 Historie revizí .............................................................................................................. 25

3.6.1 Jak porovnat více verzí dokumentu ................................................................................................. 26

3.7 Tisk dokumentů ........................................................................................................... 27

3.8 Manažování položek .................................................................................................... 28

3.8.1 Jak používat Koš - Trash................................................................................................................... 28

3.8.2 Jak zobrazit náhledy ........................................................................................................................ 29

3.8.3 Jak používat hvězdičku a jednoduché filtry položek ....................................................................... 29

3.8.4 Jak barvit složky ............................................................................................................................... 29

4 Google dokumenty – jednotlivé aplikace ................................. 30

4.1 Textové dokumenty - Documents ................................................................................. 30

4.1.1 Položky okna.................................................................................................................................... 30

4.1.2 Jak používat menu File .................................................................................................................... 31

4.1.3 Jak používat menu Edit .................................................................................................................... 31

4.1.4 Jak používat menu View .................................................................................................................. 32

4.1.5 Jak používat menu Insert ................................................................................................................. 32

4.1.6 Jak používat menu Format .............................................................................................................. 40

4.1.7 Jak používat menu Table ................................................................................................................. 40

4.1.8 Jak používat menu Tools ................................................................................................................. 40

4.1.9 Jak používat menu Help .................................................................................................................. 42

4.2 Tabulky - Spreadsheet ................................................................................................. 43

4.2.1 Položky okna.................................................................................................................................... 43

4.2.2 Jak použít Function .......................................................................................................................... 44

4.2.3 Jak použít Change colors with rules. ............................................................................................... 45

4.2.4 Jak používat Nicknames oblastí ....................................................................................................... 45

4.2.5 Jak používat Chart ........................................................................................................................... 46

4.3 Závěr…a co Forms a Presentation? ............................................................................... 46

3

1 Úvodní informace

Milí studenti, tento manuál vznikl v rámci jedné z prvních tzv. klíčových aktivit při

realizaci projektu MOSS – Můj studijní svět online a má za úkol Vás seznámit s principy

tvorby, používání a sdílení dokumentů v prostředí Google Apps tak, abyste si sami mohli

jejich výhody vyzkoušet a oblíbili si jejich používání.

Rozhodně nečekejte podrobnou příručku. Jste mladí a chytří a s počítači jste prakticky

již vyrostli. I když jste na základních školách neměli Informatiku, máte účty na Facebooku, na

Líbím se ti a ovládáte stovky onlajnovek. Naučili jste se to sami. Proto si autor dovolí

předpokládat, že se dokážete naučit sami i práci se vším okolo Google Apps (tedy aplikaci

Google, které fungují v tzv. „cloudu“). Tento manuál Vám pouze ukáže, co vše lze dělat i

jinak, než jste zvyklí. Od Vás se očekává zvědavost si vše vyzkoušet☺.

Studentská verze tutoriálu Vás bude provádět službou Google dokumenty v jazyce

anglickém. Aplikace jsou sice dostupné v češtině, ale proč nespojit užitečné s užitečným a

nepromrskat se trochu v anglických slovíčkách a trochu i technického charakteru? Navíc

funkce v anglické verzi bývají trochu dříve dostupné, než v jiných mutacích – jakkoliv se

lokalizační tým českého Google snaží ze všech sil. Nic Vám ale nebrání používat libovolnou

jazykovou mutaci včetně té české. České nastavení pak bude podrobněji popsáno v učitelské

verzi tohoto tutoriálu, která je Vám také k dispozici.

Tento tutoriál spolu s ostatními je k dispozici volně ke stažení pro každého na

odkazech webu projektu www.mujstudijnisvetonline.eu stejně jako sada videotutoriálů, které

Vás interaktivní formou provedou obtížnějšími postupy. Je ale jasné, že některé postupy

budou muset transformovat uživatelé z jiných škol na svoji lokální situaci, kdy buď mají svůj

vlastní poštovní účet na gmail.com (tam jsou jim jednotlivé aplikace dostupné taky) či již mají

Google Apps zaregistrovány pro svoji svojí školní doménu (u nás je to gnj.cz). Pokud ne,

možná propadnou Cloud Computingu a sociálním sítím natolik, že budou tlačit zodpovědné

lidi na svých školách k takovým změnám, aby výhody Google Apps mohli využívat taky.

4

Pro účely tohoto tutoriálu byly v naší školní doméně vytvořeny 2 poštovní účty

fiktivních uživatelů – Tomáš Fuk – fiktivní student a Prokop Buben – fiktivní učitel.

2 Cloud Computing

Dnes každý, kdo používá pro svou práci počítač, musí investovat jednak do hardware

(HW) a pak do celé sady softwarových (SW) aplikací, které potřebuje na tvorbu textu,

tabulek, úpravu obrázků, e-mailovou komunikaci a plánování a podobně. Tyto aplikace se

vyvíjejí a žádají zase náročnější HW a tak i když ceny PC i přenosných počítačů rapidně

klesly, pořád je to nezanedbatelná investice a uživatel se dostává do spirály zbytečných

výdajů.

Řešením je takzvaný Cloud computing. Vše co potřebujete je středně výkonný počítač

připojený relativně rychle do internetu a vhodný prohlížeč internetu. Veškerý potřebný SW

běží na cizích počítačích, jejichž majitelé Vám umožní se připojit a tento SW používat. Jako

službu. Proto se tomu říká SaaS – Software as a service – SW jako služba. A za službu platíte.

Penězi nebo jinou službou – informacemi o sobě. Rozhodně Vás ale vůbec nezajímá, kdo a

jak se stará o to, že Vám vše hezky běží. Jako byste byli připojeni s počítačem k nějakému

„obláčku“ (cloud), kde vše správně funguje.

5

Obrázek 1: Cloud computing

Zkuste se připojit například na www.picnik.com. Intuitivně bez znalosti angličtiny

pochopíte, že obrázek nejdříve nahrajete ze svého počítače „někam do obláčku“ do internetu,

tam pomoci nástrojů přes prohlížeč upravíte a nakonec zase stáhnete do svého počítače. A

těch nástrojů je tam rozhodně více, než ve vašich „windowsech“. A navíc Vám to umožní

hned tento obrázek sdílet - na Facebooku, přes Flickr, přes Twitter…no ano, záleží jen na

Vás, jak dalece se chcete zbavovat svého soukromí a být závislý na firmách, jež pracuji

s Vašími daty, které vy takto nemáte pod kontrolou – neboť tohle jsou hlavní argumenty

odpůrců jak Cloud computingu, tak sociálních sítí obecně. Ale rozhodnutí je jen na Vás…

To byl jeden příklad. My se budeme podrobněji věnovat SaaS Google Apps –

konkrétně jedné její službě - Google Docs, neboli Dokumenty v Google.

6

3 Google Docs – práce obecně

3.1 K čemu se to hodí?

Pomocí této aplikace si můžete vytvářet dokumenty v několika základních formátech,

aniž byste museli mít nainstalovány příslušné, většinou placené, aplikace. Tak si můžete

vytvořit textový dokument, prezentaci, tabulku a formulář (formuláře budou popsány

v samostatném tutoriálu). Textový dokument můžete uložit ve formátu *.html, *.odt, *.pdf,

*.rtf, *txt a *.doc – čili vidíte, že ve všech běžných textových formátech. Prezentaci uložíte

nejen jako *.ppt, ale lze ji transformovat do *.pdf nebo extrahovat pouze textové informace

a uložit v *.txt. No a tabulku uložíte nejen jako *.xls či *.pdf, ale i ve formátu Open Office

*.ods a aktuální listy můžete exportovat též do formátu *.html, případně pouze textové

informace vyextrahovat do *.txt, *.csv.

Je možno si nastavit sdílení dokumentů jinými uživateli, své dokumenty můžete

včlenit do svého osobního webu. Novinkou je nyní i možnost nahrávat si dokumenty, které

sice není možno upravovat (mají nepodporované přípony), ale je možno je sdílet, sdílet i celé

složky. Máme tedy k dispozici vlastně odkladiště v „cloudu“, jistý způsob zálohování.

3.2 Jak začít Docs používat

Přihlaste se do své pošty a klikněte na odkaz Documents, který se nachází vpravo

nahoře od loga naší školy.

7

Obrázek 2: Přihlášení se do služby

Pokud nemáte nastaven výchozí jazyk, který si přejete, změňte to. Nabídka Nastavení

je poměrně chudá, jedna „vychytávka“ ovšem stojí minimálně za zmínku. Pomoci Document

tracking na záložce Editing můžete získat přehled kolik lidí a v jakém časovém období Váš

sdílený dokument prohlíželo. Je to dobrá služba zvláště pro zpětnou vazbu autorovi. Musíte se

zaregistrovat na službu Google Analytics a po získání unikátního kódu jej do příslušného

políčka vkopírujete a službu aktivujete.

3.3 Jak získat dokument

Obrázek 3: Vytvoření nového dokumentu

Zde jsou informace o případných novinkách ve službě. Zavřete Close.

Zde změňte jazyk či jiná výchozí

nastavení.

Zde budou Vaše dokumenty – zatím je zde prázdno.

Zde vybereme typ dokumentu.

Můžeme tvořit i strukturu složek-pro pořádek.

Nemáme-li dost fantazie pro vzhled dokumentu,

použijme šablony. Uživatel nemá

žádné

dokumenty.

8

3.3.1 Nový dokument

V dokumentech nového uživatele je prázdno, podívejme se, co nabízí okno, ve kterém

se dokumenty manažují. Naleznete je vlevo – tam zmáčkněte Create new, otevře se Vám

podmenu, kde si vyberete typ dokumentu. Postupy si ukážeme na textových dokumentech, u

ostatních je to analogické. Zkuste tedy vybrat Document, což není nic jiného než textový

dokument. Otevře se nám nové okno s dokumentem, pro zlepšení představy, že pracujete

s textovým formátem A4 doporučuji v menu View vybrat Fixed-width page.

Dokument je ihned po vytvoření uložen s názvem Bez názvu. Přejmenovat jej je

otázkou několika kliků – v menu File vyberte Rename a zvolte nové jméno souboru. Fiktivní

student Tomáš Fuk zrovna tvoří referát a tak si dokument podle toho pojmenuje.

Ikony v panelu nástrojů jsou prakticky totožné s ikonami aplikací MS Office 2003 a

staršími, myslím, že většinu není nutno vysvětlovat ale i tak si je ukážeme u každého typu

dokumentu později. Co se trochu liší od MS Office jsou nabídky jednotlivých menu, opět

jsem přesvědčen, že intuitivně si s nimi uživatel poradí. Některé ale stojí za to vysvětlit blíže a

opět si je ukážeme u jednotlivých typů dokumentů.

9

Obrázek 4: Manažování dokumentu

3.3.2 Jak nahrát dokument z mého disku do cloudu.

V nabídce File je volba Upload. Taky ji vidíte na Obrázku 3. Umožňuje nahrát do

cloudu dokument z Vašeho počítače, nově už libovolný dokument. Ty, u kterých je

podporová konverze do Google dokumentů, nebudou započítány do celkového limitu

nahrávaných dokumentů. Ten je v současné době 1 GB! Představte si, že student Fuk si chce

nahrát do svého cloudu dokument bozena_nemcova.docx, který který má na svém pevném

disku a který chce později svému učiteli nasdílet. Klikne si na volbu Upload a pokračuje dle

Obrázku 5.

V této sekci ukládáte

dokument, zavíráte

s jistotou uložení a

nastavujete sdílení s jinými

uživateli domény.

Klasický řádek nabídek, jež

znáte i z jiných aplikací.

Panel formátování, jak jej již znáte.

Volba umožňující

dokument… …uložit do celé řady

formátů. Správa tisku.

10

Obrázek 5: 4ahrání souboru…

Obrázek 6: ...a hotovo

Zde si vyberete soubor/y ze svého

počítače. Aktuálně vybrané soubory

se zde budou zobrazovat. Zde si zobrazíte či skryjete

informace o tom, které

dokumenty můžete

transformovat do Google Docs.

Zde si můžete vybrat, do které

složky nahrávání provedete-

aktuálně nemáte vytvořenu

žádnou složku.

Zde jsou nahrané dokumenty.

Ano, docx musíte převést do

Google Docs.

…nebo jdete zpět do Docs.

Buď nahrajete další…

11

Když se přepnete zpět do Google Docs a vyberete si All items, uvidíte dokument

bozena_nemcova – jeho příponu neřešte, je to textový dokument v cloudu a dokud jej nedáte

exportovat, je Vám jeho přípona jedno.

Obrázek 7: 4ahraný a konvertovaný soubor

3.3.3 Jak použít sdílený dokument, který vytvořil někdo jiný

Jak se dokumenty sdílí si ukážeme později. Řekněme, že jeden nejmenovaný učitel už

sdílet umí a tak se najednou mezi Fukovými dokumenty objeví několik dalších dokumentů.

Obrázek 8: Dokumenty nabídnuty ke sdílení jiným autorem

O tom, že s Vámi chce jiný uživatel sdílet dokumenty, jste informováni mailem. To,

jaká práva Vám autor dokumentu nastavil, se dozvíte až v seznamu položek. Tady je vidět, že

dokument objednavka si může student Fuk pouze číst, do editace dokumentu

12

ZAJIMAVE_linky už může aktivně zasahovat. Pokud tak ještě neučinil, bude u jména

dokumentu poznámka 4ew!.

3.3.4 Jak vytvořit dokument dle šablony

Vytvořte si nový dokument, ale nezadávejte jeho typ, vyberte poslední možnost

From template…

Obrázek 9: 4ový dokument ze šablony

…a za okamžik se Vám

seřadí nabízené šablony.

Zvolte tuto.

Zatím něco najdete jen zde

- jednak v naší doméně

nikdo žádnou šablonu ještě

nevytvořil, jednak jste sami

ještě žádnou nepoužili.

Zde můžete zadávat

kriteria jak typu

dokumentů, jazyku nebo

oblíbenosti. Vyberte, jak je

naznačeno…

13

Zde můžete strávit dlouhé hodiny výběrem šablony, která by pro Váš dokument byla

ta ideální – pro začátek zkuste vybrat nastavení dle Obrázku 9 a vyberte první šablonu, která

se Vám nabízí. V dalším okně se Vám zobrazí její náhled i s textem Lorem Ipsum. Zvolte

Use this template. A je to. Teď už jen kliknutím na vybraná místa editujte text, jak

potřebujete. Nakonec dokument uložte pod vhodným jménem.

Obrázek 10: Dokument ze šablony

Všimněte si, že ze šablony vytvořený dokument je celý zarovnán nalevo-to je

vlastnost. Při vymazávání textu buďte opatrní, grafika je obrázek a vymažete-li veškerý text,

může se stát, že se na správné místo „netrefíte“. Proto pro začátek si vždy nechte jedno

písmenko původního textu, které pak smažete.

14

3.3.5 Jak vytvořit kopii dokumentu

V dokumentu, který Vám někdo jiný nasdílel jako čtenáři, nemůžete provádět žádné

úpravy. Můžete si ale vytvořit jeho identickou kopii, jehož vlastníkem jste vy. Pozor ale, tím

se vytrácí smysl cloudu-mít od každého dokumentu jen jednu kopii s jasnou vlastnickou

strukturou. Proto tuto možnost využívejte s rozmyslem.

Obrázek 11: Kopie dokumentu

Po výběru Make a copy jste vyzváni toto potvrdit v malém okénku. Podívejte se do

seznamu svých dokumentu a vidíte, že je tam kopie daného dokumentu, oproti originálu jste

však nyní Vy jejím výhradním vlastníkem.

Všimněte si, že možnosti volby Soubor jsou u dokumentu, který není

ve vašem vlastnictví, trochu omezeny-srovnejte s jiným dokumentem,

který jste vytvořili sami.

15

Obrázek 12: Kopie dokumentu – v seznamu přibyl soubor

3.3.6 Jak vytvořit novou složku

S přibývajícím množstvím dokumentů se jejich třídění může stát problematickým.

Zvláště, pokud by vedle sebe měly být dokumenty, jež jsou konvertovány do formátu Google

a ty, u nichž to z principu není možné (zatím?).

Obrázek 13: Vytvoření složky

Zde rozbalte a zvolte možnost Folder.

Zde napište její jméno, případně

popisek a dejte Save.

Za chvíli se její jméno změní i zde.

Takhle si udělejte celou stromovou strukturu složek.

16

Obrázek 14: Strom složek

Do složek pak můžete nahrát dokumenty z pevného disku (u nepodporovaných nechte

odtrhnutou možnost Convert documents, spreadsheets & presentations to Google Docs

format.) tak, jak bylo ukázáno výše. Můžete si tak udělat zálohy Vašich legálně vlastněných

písniček, videí a jiných dokumentů, tyto pak můžete jednoduše nasdílet ostatním Vámi

vybraným uživatelům jak v doméně tak mimo ní. Nepotřebné soubory můžete vymazat a tím

si uvolnit prostor v cloudu, který je zatím omezen.

Šipky slouží

k zobrazování a

skrývání větvení

ve stromu složek.

Pokud jste se spletli

s umístěním složky,

nemažte ji…

…vyberte Move to, …

…zvolte správnou složku…

…a potvrďte. Složka se

přemístí na správné místo.

17

Obrázek 15: 4ahrávání více souborů obecného typu

Obrázek 16: ...chvíli to potrvá

Tyto soubory uživatel vybral na svém

pevném disku – klasické značení více

souboru (Ctrl nebo Shift…).

Zde si vybral cílovou složku a potvrdil OK.

Pak spustil nahrávání.

18

3.4 Sdílení

Sdílením rozumíme v počítačové terminologii společný přístup k prostředku při

současném nastavení práv přístupu. V případě sdílení v Google Dokumentech se podívejme

na sdílení dokumentů a sdílení složek.

3.4.1 Jak u jednoho dokumentu nastavit sdílení

Otevřete si dokument, jehož jste vlastníkem nebo je Vám nasdílen s právem přidávat

další spolupracovníky. V pravém rohu klikněte na položku Sdílet.

Obrázek 17: Sdílení otevřeného dokumentu

V okně, které se objeví, vyberte Invite people, začněte psát jeho jméno a pak už jej

jen vyberte ze seznamu, můžete mu napsat i zprávu, která se pak objeví v jeho mailu.

Uživateli určíte, zda si může dokument pouze prohlédnout, nebo jej může i upravovat.

V tomto konkrétním případě na Obrázku18 student Fuk sdílí učiteli Bubnovi referát o

divadle Semafor. Nastaví jej ale tak, že učitel ji nebude mít možnost upravovat. Tlačítkem

Send bude učiteli poslán mail, zároveň se mu v jeho dokumentech objeví 4ew! se jménem

konkrétního dokumentu – v našem případě referat_semafor.

Těmito příkazy ukládejte dokument

eventuelně jej zavírejte – to nás ale

teď nezajímá.

Pokud jej chcete sdílet, vyberte tuto

možnost.

Zde pak zkontrolujete oprávnění

ostatních, eventuelně je změníte.

19

Obrázek 18: Pozvání ke sdílení dokumentu

Pak si zkuste zkontrolovat stejným způsobem, ale na záložce People with access

(nebo See who has access – Obrázek 17) kdo a jaká práva k dokumentu má.

Obrázek 19: Zobrazení přístupu uživatelů

20

Zde taky můžete práva změnit nebo pozvat další uživatele ke sdílení. Na poslední

záložce pak můžete nastavit, zda bude mít právo Vámi pozvaný editor dokumentu pozvat

další uživatele.

Na Obrázku 20 si všimněte, jak se změnila informace o dokumentu. Už tam není

4ot shared, ale jméno vlastníka (me) a kolika uživatelům s jakými oprávněními je dokument

nasdílen.

Obrázek 20: Změna vlastností sdíleného dokumentu

3.4.2 Jak sdílet odkazem

Dokument pravidla_krouzku chce po dokončení student Fuk sdílet všem uživatelům

v síti školy. Mohl by to udělat stejně jako v předchozím případě – pokud je v doméně e-

mailová adresa obesílající všechny uživatele. Pokud není, nabízí se i další jednoduchá

možnost a to je Get the link to share – na Obrázku 17 modrá elipsa.

V okně, které po této volbě vyskočí, je třeba zatrhnout Allow anyone with the link to

view (Gymnázium a SOŠ 4ový Jičín users only), rozhodně ne však Also allow them to

edit – pokud tedy nechceme, aby tento dokument ve škole kdekdo upravoval.

21

Obrázek 21: Sdílení odkazem

Odkaz v červené elipse je pak možno publikovat třeba Twitterem nebo na webu. Jak

se změní informace o sdílení dokumentu je vidět na Obrázku 22.

Obrázek 22: Změna vlastností dokumentu při sdílení odkazem

3.4.3 Jak publikovat dokument na webu

Zde nejde o sdílení v pravém slova smyslu. Dokument se transformuje do podoby

webové stránky a tuto pak můžete umístit na svůj web. Ovládací prvky naleznete pod zelenou

elipsou na Obrázku 17.

Nejprve se podívejte volbou View as webpage (preview) jak bude dokument vlastně

vypadat. Pokud jste spokojeni, zvolte Publish as web page.

22

Obrázek 23: Publikování na webu

Po kliknutí na Publish document se vygeneruje jedinečný kód URL, který pak

můžete umístit do odkazu do svého webu.

Obrázek 24: Generování kódu URL

Každá změna dokumentu se na webu aktualizuje.

Ne každý v internetu bude mít dokument na webu

dostupný.

Je možno dokument i blogovat.

Jedinečný kód, který se umístí do webu.

Publikování lze kdykoliv zrušit.

23

3.4.4 Jak odeslat dokument mailem jako přílohu

Tato možnost – na Obrázku 17 pod žlutou elipsou – je zde uvedena jen pro úplnost,

neboť jakkoliv je v dnešní době pro sdílení dokumentů velmi populární, popírá základní

princip Google dokumentů a to je to, aby jeden dokument neexistoval ve více verzích. Někdy

ovšem není jiné volby. Třeba je adresát mimo naší doménu a zaregistrovat na Gmail – což je

podmínka pro sdílení dat Googlem mimo doménu - by zkrátka nezvládl.

Obrázek 25: Dokument jako příloha mailu

3.4.5 Jak sdílet více dokumentů

V seznamu konkrétních dokumentů zatrhnete zatržítka u těch dokumentů, které chcete

sdílet, pak vyberete tlačítko Sdílet a … další postup je totožný jako výše.

..a pokud bude, pak zde

zvolíte typ souboru přílohy.

Tady bude adresát.

Zde zvolíte, zda dokument

bude přímo v těle zprávy nebo

jako skutečná příloha…

24

Obrázek 26: Sdílení více dokumentů

3.4.6 Jak nasdílet složku

Úplně stejně! Vybrat složku, kliknout na ni pravým tlačítkem, nebo u ní zatrhnout

zatržítko, vybrat Share a Invite people.

3.5 Export dokumentů

Jde vlastně o opačný postup, než když jste při nahrávání konvertovali typy souboru do

interního formátu Google. Nyní si vyberete, do jakého formátu chcete dokument uložit a pak

jej na dané místo uložíte. Volba místa uložení se liší dle použitého internetového prohlížeče.

3.5.1 Jak exportovat jeden dokument

Otevřete dokument a v menu File dáte Download as. Vyberete typ souboru a už to

fičí!!:)

3.5.2 Jak exportovat více dokumentů

V seznamu dokumentů si zatržítkem vyberete ty, které chcete exportovat. Dále ve

volbě More actions zvolíte Export a v dalším okně na záložce Selected items vyberete typ

dokumentu, do jakého má export proběhnout. Je-li vybráno více dokumentu, můžete tyto typy

zvolit pro jednotlivé skupiny dokumentů, nikoliv však pro jednotlivé dokumenty. Na záložce

25

All items pak toto nastavení můžete aplikovat na všechny dokumenty ve složce, proběhne

export všech dokumentů. Pokud u nějakého dokumentu není export podporován do žádného

typu jiného, než je typ původní (u těchto dokumentů neproběhla ani konverze do Google –

typicky *.mp3 a jiné zvuky, *.avi a jiná videa…), pak je nabídnuta volba Other files types

As is.

Soubory se nebudou ukládat jednotlivě, budou archivovány do formátu *.zip.

Obrázek 27: Export více souborů

3.6 Historie revizí

U dokumentů, které mají více spolupracovníků (respektive alespoň dva) je možno

kontrolovat, co který z nich na dokumentu udělal. To má velký význam jak při práci ve

skupině tak v případě, kdy chcete mít jistotu, že po „deadline“ termínu s dokumentem již

nikdo nepracoval.

Zde volíte typy

souborů.

Zde máte jen jedinou

volbu - stáhnout jak je.

Volbu provedete. Zatrhnete ty, které chcete

exportovat.

26

V případě studenta Fuka je to dokument ZAJIMAVE_linky, které mu nasdílel učitel

IVT. Fuk tam hned iniciativně něco připsal-podívejte se co.

3.6.1 Jak porovnat více verzí dokumentu

Otevřete dokument a v menu File vyberte See revision history. Pokud v následujícím

okně zatrhnete více revizí – viz červená elipsa – a následně kliknete na Compare Checked,

pak v dalším okně vidíte, kdo a co přesně upravoval.

Obrázek 28: Historie revizí

Obrázek 29: Porovnání revizí

Vidíte, podle barev, že například přihlášený uživatel, tedy Tomáš Fuk, přidal do

dokumentu link na http://pack.google.com/intl/cs/pack_installer.html a nemůže to zapřít.

Zde vidíte kdo a kdy… …a co upravoval.

Zde se vrátíte k dokumentu.

Zde můžete porovnat více verzí.

27

3.7 Tisk dokumentů

Dokumenty jsou sice sdíleny v cloudu, omezení tisku je z hlediska environmentálního

navýsost libé Bohu, ale někdy se bez papíru zkrátka neobejdete. Tiskne se samosebou na

lokální nebo síťové tiskárny, které jsou dostupné z počítače uživatele.

Správa tisku se u otevřeného dokumentu manažuje volbami, které vidíte pod modrou

elipsou na Obrázku 4. Tiskne se většinou nadvakrát, tím se rozumí, že v prvním kroku po

nastavení a potvrzení tisku se vytiskne dokument virtuálně do souboru *.pdf a z něj se pak

vytiskne dalším potvrzením na papír.

Před samotným tiskem je dobré si zobrazit Print preview, to Vám umožní podívat se

na dokument z jistého odstupu a vidět chybičky, které by Vám jinak unikly.

Obrázek 30: 4astavení tisku

Pozor na palcové míry okrajů!

28

Samotné Print settings se provede příslušnou volbou v menu File a je dostatečně

popsána Obrázkem 30. Pamatujte na správnou volbu formátu papíru (A4) a na možností

nastavení vhodných okrajů. Do tisku můžete zahrnout i čísla stránek (u dokumentů, které to

umožňují) a jejich umístění. Správná orientace stránky je samozřejmostí.

3.8 Manažování položek

3.8.1 Jak používat Koš - Trash

Stejně jako při práci na lokálním počítači, i v cloudu je zapotřebí nepoužívané položky

mazat. Jde to po jedné nebo hromadně. Pokud chceme smazat jednu položku, zobrazíme si ji

v seznamu, klikneme pravým tlačítkem a vybereme Delete. Pokud mažeme hromadně,

můžeme vybrat více souborů a pak opět použít pravé tlačítko myši, nebo použijeme volbu

Vymazat (ne v kontextovém menu) a pak jsou položky vloženy do koše ihned.

Obrázek 31: Mazání položek

Pokud mažete soubor, jehož jste vlastníkem, budete vyzvání k rozhodnutí, zda

nechcete převést vlastnictví na někoho jiného.

Mazat se dají stejně tak i složky. Obsah koše vyvoláte položkou Trash.

Vybrat více souborů a

zmáčknout – položky

ihned zmizí do koše.

Menu vyvoláno

kontextovým tlačítkem

– volte Delete.

29

Obrázek 32: Koš

3.8.2 Jak zobrazit náhledy

Pod zelenou elipsou v Obrázku 32 jsou ikony, kterými je možno změnit nazírání

dokumentů. Místo strohého seznamu je možno u souborů, které to podporují, zobrazit náhled.

Samozřejmě, že to neplatí jen pro složku Trash, ale kdekoliv ve Vašem stromě položek.

3.8.3 Jak používat hvězdičku a jednoduché filtry položek

Pod modrou elipsou v Obrázku 32 jsou ikonky tvaru hvězdičky, kterými si můžete

poznačit důležité položky. Pak všechny, kterým jste kliknutím přidali atribut hvězdičky, si

můžete zobrazit položkou Starred. Pozor! Tohle neplatí v koši – i když tam máte položku

ohvězdičkovánu, v sumáři hvězdiček se Vám nezobrazí.

Pod oranžovou elipsou je více možnosti, jak si jednoduše filtrovat položky, pokud

Vám jejich počet začíná přerůstat přes hlavu. Vyzkoušejte!

3.8.4 Jak barvit složky

Jednoduše!:) Pokud už se ve složkách přestáváte orientovat, můžete pro zvýraznění

některých použít jinou barvu. Klik na ní pravým kontextovým tlačítkem myši, volte

Change color, vyberte barvu a je hotovo. Vše je možno vrátit do původního stavu.

Jejda! To jsem nechtě

smazal! Označte a…

… přesuňte zpět.

Pozor! Definitivně vymaže koš!

30

4 Google dokumenty – jednotlivé aplikace

Vytvořit dokumenty v jednotlivých aplikacích cloudu umíme-teď se zaměříme na

možnosti jednotlivých aplikací. Je jasné, že mnohé znáte, mnohé intuitivně umíte ovládnout,

něco si ale trochu pozornosti zaslouží.

4.1 Textové dokumenty - Documents

4.1.1 Položky okna

Obrázek 33: Formátovací panel textového souboru

Formátovací panely jednotlivých aplikací jsou, jak již bylo řečeno, do značné míry

shodné s formátovacími panely klasických aplikací – ať už MS Office nebo Open Office a

proto není nutno se jimi detailně zabývat.

Řádek příkazů však v jednotlivých aplikacích nabízí zajímavé možnosti.

Volba fontu

písma a jeho

velikosti.

Kontrola

pravopisu.…

Volba barvy

písma a

zvýraznění.

Volba řezů

písma a jeho

velikosti.

Uložit dokument.

Tisk.

Odvolat změnu,

odvolat odvolání

změny.

Styly

odstavců. Číslování a

odrážky.

Volba levého

odsazení

odstavce.

Volba zarovnání

odstavce.

Řádek příkazů.

31

4.1.2 Jak používat menu File

Všechny položky byly detailně vysvětleny v obecné části tutoriálu.

4.1.3 Jak používat menu Edit

Obrázek 34: Menu Edit

První dvě položky slouží k vzetí zpět poslední úpravy (posledních úprav), respektive

odvolání vzetí zpět poslední úpravy (posledních úprav).

Další tři položky slouží pro práci se schránkou.

Select all označí kompletně celý obsah dokumentu – s tím pak můžete pracovat dále-

například stiskem Delete vymazat nebo Copy do schránky.

Find and replace slouží k nalezení textového řetězce a jeho případného

automatického nahrazení řetězce jiným. Pozor! Nefungují zde klasické zástupné znaky „*“ a

„?“, nerozlišují se malá a velká písmena.

32

Poslední volby asi nevyužijete, slouží k editaci kódu HTML například při exportu na

web.

Za pozornost stojí klávesové zkratky, které jsou totožné s klávesovými zkratkami

v lokálních aplikacích.

4.1.4 Jak používat menu View

Obrázek 35: Menu View

První dvě volby, sloužící k volbě Vám pohodlného zobrazení dokumentu, již byly

vysvětleny.

Do režimu plné obrazovky se dostaneme volbou Hide controls nebo trojklikem

Ctrl+Shift+F. Návrat jen přes klávesu Esc.

Poznámky pod čarou jsou velmi silný poznámkový aparát a je dobře, že v Google

dokumentech nechybí. Zde se pouze manažuje jejich zobrazeni, jejich tvorba je záležitosti

menu Insert.

4.1.5 Jak používat menu Insert

To je nejpropracovanější menu, které svými volbami umožňuje vytvořit dokument

takový, že si skoro v ničem nezadá s dokumenty z lokálních aplikací.

33

Obrázek 36: Menu Insert

Image umožní vložit obrázek buď ze souboru, nebo pomoci adresy URL-adresy

z internetu. Obě tlačítka upraví vzhled okna, nastavení je ale intuitivní. Nezapomeňte si

aktivovat volbu More image options, ta umožní nastavit velikost a například obtékaní

obrázku textem

Obrázek 37: Insert Image

Nelze určit, jakou

velikost volit, musíte

vyzkoušet praxí.

Zarovnání.

Obtékaní textem.

34

Drawing spustí miniaplikaci, kde podobně jako v Malování vytvoříte kresbu na

plátno, které následně vložíte do dokumentu.

Obrázek 38: Insert Drawing

Pak jí můžete kdykoliv znovu otevřít v miniaplikaci a upravit. K dispozici jsou i

rychlé možnosti změny velikosti kresby, duplikaci - nebo její odstranění - ale na to jak,

přijďte sami☺.

Obrázek 39: Kresba v dokumentu

Vyberte nástroje a kreslete.

Označte objekt a…

Kresbu můžete i exportovat.

Když jste hotovi,

vložíte kresbu do

textu.

…pracujte s ním.

35

Table umožňuje vložit tabulku přesně dle Vašeho přání. Můžete nastavit její velikost

absolutně (v pixelech) nebo relativně (v procentech šířky dokumentu) a to jak svisle tak

vodorovně.

Obrázek 40: Vložit Tabulku

Text se formátuje zvlášť – a to i co se týče zarovnání v buňce. Pouze jeho vzdálenosti

od horní, levé a dolní hranice buňky se nastavují pod modrou elipsou v Obrázku 40. Pokud

ale nastavíte absolutní velikost výšky buňky (jako v příkladu), těžko se toto formátování

rozpozná. Navíc pokud dáte editovat jen jednu buňku v již vložené tabulce (kontextové

menu, tedy klik na pravé tlačítko myši v buňce-viz Obrázek 41), je tam volba i na svislé a

vodorovné zarovnání textu v buňce-inu, musíte si zvyknout☺

Rozsah tabulky.

Velikost tabulky.

Zarovnání na stránce.

Obtékaní

případným textem.

Velikost vnějšího ohraničení.

Barva pozadí a

hranic.

36

Obrázek 41: Editace tabulky

Obrázek 42: Insert Link

Změnit lze vše…

Označte text, který se má stát odkazem…

...klikněte sem…

…a v tomto okně nastavte vlastnosti odkazu.

Zde typ odkazu.

Zde cíl odkazu.

Zde „mouse over“ text.

Vložte odkaz.

37

Link, (někdy taky hyperlink nebo hypertextový odkaz) je místo v dokumentu, na který

když kliknete, spustí se Vám obecně nějaká akce. Může to být nové okno v prohlížeči s novou

stránkou, e-mail zpráva s již vypsaným adresátem, nebo se jen posune dokument na předem

definované místo v dokumentu (tzv. záložka Bookmark). Někdy se nastavuje ještě vlastnost

odkazu, že se má ukázat kontextová nápověda nebo například změnit formát textu při přejetí

myši (mouse over nebo taky fly over). Jak vložit Link je patrné z Obrázku 42.

Equation umožňuje vložit i složitější matematický výraz. Ovládání je intuitivní, po

určité praxi budete schopni psát rovnice přímo☺.

Obrázek 43: Insert Equation

Comment vloží poznámky přímo do textu, Footnote vloží do textu index a jemu

odpovídající poznámku pak můžete zobrazit na konci aktuální strany-pod čarou.

Special charakter nám umožňují vložit znaky snad všech exotických písem. Taky

samozřejmě znaky řecké abecedy nebo cyrilice spoustu symbolů.

Abychom vložili

takovýto vzorec,…

…musíme vybírat

z těchto sekci

položky…

…a zde je editovat.

Pokud bychom zde

změnili „n“ na 4 a „b“

na 5, dostali bychom

čtvrtou odmocninu x

krát x na pátou.

Matematici

rozumějí…☺

38

Horizontal line slouží jako logický oddělovač textu-zejména u textu formátovaného

jako webová stránky.

Obrázek 44: Insert Page break (for printing)

Pokud chcete donutit textový dokument, aby ukončil při tisku stránku nějakým textem

a další text tiskl až na další stránku, vložte Page break (for printing).

Obrázek 45: Vložení Záhlaví

Symbol konce stránky

pro tisk.

Vložte záhlaví – pak

jej editujte.

39

Obrázek 46: Vložení Zápatí

Vložení Header a Footer a jejich formátováním určíte, jaké informace se budou

opakovat na začátku a na konci každé stránky.

Obrázek 47: Print preview – Header, Footer, Page break

A tady už vidíte výsledek – zápatí, záhlaví a předpisový konec první stránky.

Vložit Table of contents Vám umožní elegantně vytvořit obsah do místa, kde máte

kurzor pro psaní. Obsah funguje jako hyperlinkový rozcestník, proto je možno kliknutím na

danou položku obsahu přejít do konkrétní části dokumentu. To taky vysvětluje celou plejádu

nepřehledných záložek, které se v dokumentu objeví poté, co obsah vložíte.

Vložte zápatí – pak jej

editujte. Zobrazuje

se až na konci

dokumentu.

40

Tato funkce se opravdu „hodí“, ale jedna podmínka pro ní musí být splněna – všechny

nadpisy musí být formátovány styly nadpisů.

4.1.6 Jak používat menu Format

Zde stojí za zmínku pouze volba Document settings. Jednak proto, že umožňuje

nastavit barvu pozadí celého dokumentu ( sice není jisté, na co by se to použilo, ale MS Word

to neumí☺) a jednak proto, že když tam cokoliv nastavíte a pak zatrhnete položku Make

these the default styles for all new documents, pak budete dlouho přemýšlet, proč nové

dokumenty nejsou jako bývaly…☺

4.1.7 Jak používat menu Table

Úplně stejně, jako kontextové menu při změně vlastností již existující tabulky-bylo

popsáno výše.

4.1.8 Jak používat menu Tools

Obrázek 48: Menu Tools

Translate document Vám umožní strojový překlad našeho dokumentu do celé řady

jazyků. Inu není nad to přečíst si stať o Boženě Němcové například v tradiční čínštině☺.

41

Check spelling zvýrazní sporná slova a po kliknutí na ně kontextovým tlačítkem je

umožní opravit, přidat do slovníku nebo využít nabídnuta řešení. Nezapomeňte pak vždy

nakonec zvolit Clear spellcheck, to Vám zase odznačí zvýrazněna slova. S kontrolou

pravopisu souvisí i volba správného jazyka Select language (for spelling).

Word count je jen jednoduchá statistika o dokumentu.

Look up word má dvě volby v podmenu, obě Vás zavedou do toho samého okna.

První volba do záložky Define, druhá do záložky Translate.

Obrázek 49: Tools Look up word – Define

42

Obrázek 50: Tools Look up word – Translate

Obě funkce slouží například k porozumění a nastavení synonym v textu. Samozřejmě

je lepší tyto volby používat s označeným slovem v dokumentu – hned jej můžete přeložit nebo

si nechat vysvětlit. V češtině však hledání významu nefunguje (zatím?).

Search the web for word Vás pro označené slovo ihned pošle do výsledků hledání ve

vyhledávači Google.

Manage dokument bookmarks Vám umožní při označení části textu ihned vytvořit

záložku v dokumentu, na kterou se pak můžete odkázat při tvorbě odkazů.

4.1.9 Jak používat menu Help

Nápověda funguje jako rozcestník na web a je velmi užitečná pro Vaše další

samostudium textových dokumentů v Google.

43

4.2 Tabulky - Spreadsheet

Tabulky v Google jsou vlastně ekvivalentem tabulkových procesorů v lokálních

aplikacích – tedy něco jako Excel od Microsoftu či Open Office Calc. Jenže v cloudu - nic

neinstalujete.

Tato aplikace je natolik rozsáhlá, že si projdeme jen několik vzorových úkolů.

Ovládání většiny příkazů v menu je intuitivní, pokud máte zkušenosti z Excelu.

4.2.1 Položky okna

Obrázek 51: Formátovací panel a okno tabulky

Vytvořte si tedy pokusný dokument, který bude mít tak vyplněny buňky, jak je vidět

na Obrázku 52. Existuje celá řada importu existujících dokumentů v celé řadě formátů, to ale

nebude obsahem našeho stručného manuálu.

Adresy sloupců. Zaostřená buňka.

Volba velikosti

písma.

Zalomení textu

v buňce.

Volba barvy

písma.

Volba řezů

písma.

Tisk.

Odvolat změnu,

odvolat odvolání

změny.

Barva buňky.

Ohraničení

buňky.

Vzorce, funkce.

Řádek příkazů.

Formát

datového typu. Sloučení buněk.

Zarovnání buňky.

Adresy řádků.

44

Obrázek 52: Obsah okna pokusného dokumentu

4.2.2 Jak použít Function

Obrázek 53: Insert Function Sum

Funkcí je k dispozici celá řada, jen si vybrat pro naši potřebu tu správnou. Dávejte

pozor při výběru správného datového formátu – hlavně na to, že se v tabulkách používá

desetinná tečka, nikoliv čárka! Výsledek z buňky C10 chytněte za ouško /pravý dolní roh) a

táhněte do buňky E10 – výpočty se Vám provedou i za měsíce February a March. Změňte

hodnotu v buňce D6 (Electricity - February) na 1000. Výpočet se Vám aktualizuje.

Označíte KAM funkci vložit…

…vyberete KTEROU funkci vložit (my použijeme SUM)…

…a přetáhneme oblast

ODKUD použít data.

Zmáčknete Enter. Všimněte

si adresování. Hotovo.

45

4.2.3 Jak použít Change colors with rules.

Buňky mohou měnit své vlastnosti podle různých pravidel. Označte oblast výsledků

C10-E10. Zvolte Format/Change colors with rules a nastavte dle Obrázku 54. Potvrďte.

Obrázek 54: Formát podle pravidel a výsledek

4.2.4 Jak používat Nicknames oblastí

Každá oblast na listu se může pojmenovat přezdívkou a ta se dále může používat jako

argument funkcí. Označte oblast C5-E9 což jsou kompletní náklady za tři měsíce. Zvolte

Edit/4amed ranges/Define new range. Pojmenujte jej v místě 4ickname jako

complet_year a dejte Save a Done. Pak si do libovolné prázdné buňky napište

=sum(complet_year) a dejte Enter. Vidíte celkový součet v dané oblasti.

46

4.2.5 Jak používat Chart

Označte oblast B4-E9 (celá tabulka bez popisu a výsledků). Vyberte Insert/Chart a

nastavte vše dle Obrázku 55. Potvrďte. Vložený graf je možno kdykoliv upravit – pravé

tlačítko. Zkuste si změnit jakoukoliv hodnotu v tabulce a sledujte graf…mění se, že?

Existuje řada interaktivních grafu pro vložení pomoci Vložit/Miniaplikaci. Jejich

použití přesahuje tento základní tutoriál.

Obrázek 55: Insert Chart

4.3 Závěr2a co Forms a Presentation?

Google formulářům je pro jejich složitost věnován vlastní tutoriál. Naopak prezentace

v Googlu jsou natolik jednoduché, že pokud jste došli až tady, a autor o tom nepochybuje ☺,

nebude pro vás sebemenší problém funkční prezentaci v Google vytvořit a používat. Ať se

Vám daří!

Vyberte správnou

oblast…

…vše správně

nastavte…

…a po uložení máte

výsledek.