Gymnázium Vysoké Mýto
nám. Vaňorného 163, 566 01 Vysoké Mýto
2
Registrační číslo projektu CZ.1.07/1.5.00/34.0951
Šablona III/2 INOVACE A ZKVALITNĚNÍ VÝUKY
PROSTŘEDNICTVÍM ICT
Autor Mgr. Jana Kubcová
Název materiálu / Druh 13.Word – Hromadná korespondence
Ověřeno ve výuce dne 4. 6. 2013
Předmět Informatika
Ročník Kvinta
Klíčová slova Hromadná korespondence, Databáze, Pole, Slučovací pole
Anotace
Prezentace seznamuje s pojmem Hromadná
korespondence, jeho významem a praktickým využitím.
Zdrojová data Hromadné korespondenci poskytují
Databáze. Vysvětlíme, co je databáze. V příloze je
databáze, vytvořená, jako tabulka ve Wordu, v minulých
cvičeních.
Metodický pokyn
Prezentace je určena jako výklad do hodiny i jako
materiál určený k samostudiu.
Počet stran 18 slidů
Pokud není uvedeno jinak, použitý materiál je z vlastních zdrojů autora.
WORD
Hromadná korespondence.
Databáze.
Hromadná korespondence
Předpokládejme, že jsme v situaci, kdy chceme
vytvořit dopis, který je potřeba rozeslat na padesát
různých adres. Chceme, aby na určeném místě v
dopise byla vždy jedna adresa, aby byl dopis vytištěn
padesátkrát, pro každého adresáta jedenkrát. Vznikne
50 dopisů se stejným textem, ale jinou adresou.
Toto je jedna ze situací, pro které je vhodné využít
funkci Hromadná korespondence.
Jejím prostřednictvím je možné vytisknout hromadné
dopisy.
Databáze
Databáze je jakási evidence, seznam potřebných
informací o lidech, zboží nebo libovolných jiných
věcech.
Protože potřeba něco evidovat a následně z
evidence vybírat, třídit, vypisovat a provádět s
evidovanými údaji početní úkony existuje téměř v
každé lidské činnosti, jsou databáze nejdůležitějšími
počítačovými programy v podnikové sféře.
Databáze je soustava navzájem propojených
tabulek.
Tabulka
Jednoduchá databáze je vlastně tabulka, která se
skládá z jednotlivých záznamů /vět, řádků tabulky/.
Každý záznam má předem definovanou strukturu,
která se skládá z určených polí.
Pole je jedna položka v záznamu. Například: Jméno.
Je to také sloupec tabulky.
První řádek v tabulce musí obsahovat vždy názvy
polí.
Použití hromadné korespondence
Co je potřeba připravit, aby mohla být použita
hromadná korespondence?
1. Hlavní část dokumentu, který bude stejný pro
všechny věty databáze.
2. Databázi dat, která budou do dokumentu
vstupovat. Databáze musí být k dispozici v
elektronické podobě, nejlépe v Excelu, v tabulce
Wordu, databázi Accessu nebo jiném
databázovém souboru. Využít lze i kontaktů z
aplikace Outlook.
Postup při vytváření HK
1. Vytvoření zdroje dat. Zdrojem dat se rozumí
například seznam adres.
2. Vytvoření vzorového dopisu, štítku nebo
jiného dokumentu. Vzorovým dopisem se
rozumí běžný dokument ve Wordu, kde jsou
vynechána místa pro údaje načtené z databáze.
3. Nastavení vstupních údajů ze zdroje dat do
vzorového dokumentu. Názvy položek se
speciálním postupem umístí do dokumentu.
4. Sloučení dat. Dojde k spárování vzorového
dopisu a zdrojů z databáze.
Body č. 1. a č. 2. je možné prohodit.
Vytvoření zdroje dat
Vytvoření vzorového souboru 1 Word 2010:
Vytvoření vzorového souboru 2 Word 2010:
Vytvoření vzorového souboru 3 Word 2010:
Vytvoření vzorového souboru 4 Word 2010:
Vytvoření vzorového souboru 5 Word 2010:
HK Bez průvodce 1. Vytvoříme tabulku s názvy sloupců.
2. Karta Korespondence.
3. Najdeme a otevřeme soubor s připravenou
tabulkou volbou Vybrat příjemce.
4. Do dokumentu vložíme Slučovací pole tam,
kde chceme mít data z tabulky.
5. Spustíme Náhled výsledků a prohlédneme
výstup.
6. Po klepnutí na Dokončit a sloučit, buď hned
tiskneme, nebo vytvoříme N-stránkový
dokument, ve kterém můžeme jednotlivé
stránky ještě upravit. N = počet záznamů v
tabulce.
Ukázka vzorového souboru Word 2013:
Cvičení: Vytvořte dopis jako poděkování dárcům za zaslané dary s obsahem:
Pro <Jméno> <Příjmení>
Děkujeme Vám za Váš příspěvek
pro naši charitativní akci
Potvrzujeme, že jsme obdrželi Vaše dary:
Věcný dar <Věcný_dar>.
Finanční dar <Finanční_dar>.
Vážíme si Vaší pomoci. Společnost ANDR
Dokument spojte s přiloženou databází 13_Seznam.docx. Doplňte návrh
dokumentu o grafické efekty.
Použité zdroje
[1] KLATOVSKÝ, Karel. Microsoft WORD 2010. Computer Media s.r.o.,
Kralice na Hané, 2010. ISBN 978-80-7402-075-9.