Křelina / GE Money Public

Křelina / GE Money Public / Page 2

Křelina / GE Money Public / Page 3

Křelina / GE Money Public / Page 4

Lépe řídit základní projektová rizika (Náklady a Čas)• Přesnost odhadů pracnosti

• Spolehlivost dodávek ke slíbenému termínu

• Překročení rozpočtu a pracnosti

Zvýšit efektivitu• Usnadnit tvorbu odhadů pracnosti

• Zvýšit produktivitu práce při exekuci projektů

Co jsme chtěli v IT zlepšit?

Scope

Náklady Čas

Křelina / GE Money Public / Page 5

• Projektová kancelář• Potřebuje kvalitní a aktuální data pro řízení portfolia

• IT oddělení• Zdroje IT jsou v projektech GE Money ty nejkritičtější

• potřeba dobrého plánování a řízení rizik je zde největší

• Využití know-how obsaženého v nástroji• Hledali jsme nástroj obsahující prověřený standardní způsob práce

• Neměli jsme zkušenosti s provozem centralizovaného řešení

• Nechtěli jsme specifikovat zadání „jak to má fungovat“

• Chtěli jsme nástroj nasadit bez customizací a využít vestavěnou logiku

• Vyvarovat se tím chyb z neznalosti a komplikací při údržbě

Scope nasazení

Křelina / GE Money Public / Page 6

• Hledáme hotové know-how, nikoli programátorskou firmu!

• Používá dodavatel interně produkt, který nabízí?

• Má dodavatel obdobnou interní metodiku?

Kdo nám s tím pomůže?

Křelina / GE Money Public / Page 7

Křelina / GE Money Public / Page 8

• Vykazování a standardizace projektových dat přináší zdánlivě hodnotu pouze pro management, nikoli pro autory dat

• Bez stálé a viditelné podpory managementu kvalita dat rychle upadne

• Všichni musí vědět jaká data management využívá

• Přidává „proaktivní“ práci, zatímco nerealizovaná rizika nejsou vidět

• Kontroly musí být vidět• Všichni musí vědět jaké kontroly se provádějí

• Management musí opravdu řešit prohřešky

Řešení: Manažerský dohled

Křelina / GE Money Public / Page 9

• Nová metodika pro řízení projektů• Jednotná pravidla pro projektové manažery

• Standardizovaná data o projektech

• Nová metodika pro řízení zdrojů• Práce s rolemi

• Algoritmus přidělování a ladění zdrojů

• Nová metodika pro řízení portfolia• Mechanismus hodnocení zdraví projektů

• Indikátory a reporty generovat přímo z plánů, žádné manuální reporty

• Pravda je to co je v plánu a v reportu

Řešení: Lepší pravidla

Křelina / GE Money Public / Page 10

• Centralizovaná data• Repository projektových plánů (200+) (všechny požadavky businessu na IT, významné interní

projekty)

• Repository rolí (cca 90) a zdrojů (cca 250) (role podle reality, evidujeme pouze primárnírole)

• Číselníky pro vše (všechna reportovaná data jsou normalizována)

• Šablony plánů a jejich částí (cca 10) (udržujeme na co nejnižším počtu)

• Veškerý reporting tvořen automaticky přímo z dat (žádné manuálně vytvářené reporty)

• Vykazování odvedené práce• Všichni vykazují práci na projektech i režii (manažerský dohled nad vykázanými daty)

• Vykazují i kontraktoři a zaměstnanci dodavatelů (vyšší kontrola v jednotné formě)

• Customizace• Nasadili jsme jedinou customizaci (napojení kalendářů zdrojů na firemní evidenci dovolené)

Řešení: Centralizovaný nástroj

Křelina / GE Money Public / Page 11

• Plánování na role• Nejprve plán s rolemi, později se zdroji (záměrné snížení přesnosti)

• Vybudovat rozumnou zástupnost (role s jediným zdrojem by nám nepomohly)

• Oprostit se od detailů (nerozlišujeme detailní specializaci a senioritu)

• Změny organizační struktury? (držitele stejné role mít ve stejném týmu)

• Společná data• všichni se vzájemně ovlivňují (špatné plánování jednoho postihne všechny)

• Plány nejsou statické• plány se „samy“ mění (nevykázaná práce se posouvá v čase)

• Důraz na využití dat• Data o projektech udržíme pravdivá pouze pokud je využívá management

• Cykly• Údržba dat o zdrojích (koukáme týmům pod pokličku)

• Aktualizace plánů (projektový manažer musí reagovat rychleji a více než dřív)

• Ladění zdrojů (konflikty řešíme proaktivně, nedoufáme že se vyřeší samy)

• Reporting (máme nepříjemně přesná data)

• Vykazování odvedené práce• Důraz na úplnost a kvalitu dat (management to musí stále kontrolovat)

• Prozatím bez vazby na proměnnou složku platu (obáváme se účelového zkreslování vykázaných dat)

Je to změna kultury?

Křelina / GE Money Public / Page 12

Daří se rizika snižovat?• Přesnost odhadů pracnosti

• Známe odhad i následnou realitu – další odhady jsou přesnější (omezili jsme riziko nereálných slibů nebo zbytečných rezerv)

• Povinné šablony projektového plánu eliminují opomenutí a neznalost (několikrát jsme zabránili opomenutí zásadní aktivity v projektu)

• Spolehlivost dodávek ke slíbenému termínu• Odhady kapacit tvoříme ve formě hrubého plánu – lepší představa o reálném termínu (neslibujeme nerealizovatelné)

• Lze snadno vyladit vazby mezi různými projekty – včetně vazeb přes role (eliminovali jsme náhlá překvapení)

• Prodloužení plánu za odsouhlasené datum je automaticky reportováno

• Plány jsou tvořeny ze šablon – jsou čitelné a shodně strukturované (a tudíž kontrolovatelné)

• Překračování rozpočtu a pracnosti• Měsíčně porovnáváme plánovanou a skutečnou pracnost projektů za uplynulý měsíc

• Zvýšení celkové pracnosti projektu nad odsouhlasený počet mandays je automaticky reportováno

• Projektový manažer reportuje týdně zda dodrží rozpočet

• Důsledné vykazování odvedené práce odhaluje překvapivou realitu (struktura a časování odvedenépráce jsou někdy odlišné od představ Projektového manažera)

Významně se zlepšila

Významně se omezilo

Křelina / GE Money Public / Page 13

Kam jsme (zatím) nedošli• Earned value management

• Umožňuje v každém okamžiku určit, zda projekt pokračuje podle plánu nebo ne

• Kalkuluje aktuální náklady investované do aktivit projektu a porovnává je s baseline

• Předpokládá, že skladba aktivit v plánu projektu se po uložení baseline nebude měnit

• To je v rozporu s naším stylem práce (plán schvalujeme ve hrubé podobě a průběžně ho zjemňujeme)

• Centralizovaný management rizik pro kvalitu a scope dodávky• Projektoví manažeři evidují rizika ohledně svého projektu a zpracovávají jednorázovou Analýzu rizik

• Reporting pro sponzory projektu je automatizován, ale rizika zatím na úrovni portfolia neporovnáváme

• Do budoucna:

• Analýzu rizik udržovat aktuální jako součást projektových dat

• Rizika různých projektů porovnávat prostřednictvím indikátorů

• Nasazení pro další oddělení ve firmě• Postupně zahrnout další oddělení podle jejich kritičnosti pro celofiremní projekty

• Statistické metody a simulace

Křelina / GE Money Public

Děkuji za pozornost