Kvalifikovaný tým: cesta k efektivní správě informací

Information and Records Management Society Czech Republic Group, o.s.

Tomáš Bezouška

Agenda Scéna a rekvizity

Information governance a.k.a. Správa informací Records Management vulgo Správa dokumentů, Spisová služba Papír, data a jiné artefakty

Hlavní účinkující – Records Manager Kdo to je a co tu chce? Kde se tu vzal a kam půjde dál?

Information Governance Information governance je celostní přístup k řízení

podnikových informací prostřednictvím zavádění procesů, rolí, kontrolních prvků a metrik, který zachází s informací jako s cenným obchodním aktivem.

Balancování mezi informační nedostatečností a informačním zahlcením.

Kritická součást Corporate Governance.

Records Management

Definice pojmuOblast managementu odpovědná za účinné a systematické řízení tvorby, přijímání, vedení, používání a vyřazování dokumentů, včetně procesů získávání a vedení důkazů o pracovních činnostech a transakcích ve formě dokumentů.

Správa dokumentů zahrnuje:a) stanovení standardů,b) stanovení odpovědností a pravomocí,c) stanovení a vyhlášení postupů a

směrnic,d) poskytování řady služeb týkajících se

správy a používání dokumentů,e) navrhování, zavádění a správa

speciálních systémů pro RMf) integrování systému RM do

agendových systémů a procesů.

V hlavní roli … Profesionál, když dojde na správu dokumentů …

… není IT specialista … není pracovník spisovny … není archivář … není manažer procesu

... kombinuje vše výše uvedené a ještě mnohem více. Je to Records Manager.

… Records Manager Udržuje Politiku správy

dokumentů Udržuje Program správy

dokumentů Udržuje a prosazuje Spisový řád,

Spisový a skartační plán a další závazné předpisy

Zajišťuje odbornou a metodickou činnost a pomoc uživatelům, včetně zajišťování vhodných komunikačních kanálů

Informuje vedení organizace

Zajišťuje součinnost s vlastníky pracovních procesů, ICT a pracovníky příslušných archivů

Zajišťuje havarijní plánování, příprava na mimořádné situace

Zajišťuje systematickou a plánovitou kontrolní činnost

Organizuje vyřazování dokumentů a skartační řízení

A kde se bere?

Ideální program vzdělávání Records Managera je ve své podstatě interdisciplinární, a kombinuje jak teoretické, tak i praktické stránky

Klíčové oblasti znalostí zahrnují: Počítačové vědy, zpracování a analýzu informací Strategické řízení a ekonomii Právo a základy psychologii Dějiny správy i její současné trendy Nauky o autenticitě a pravosti dokumentů

IRMS Certified … Vzdělávací systém jak pro

uživatele, tak profesionály Certifikace dle

akreditovaného schématu Od základů pro

specializované otázky a problémy audit a kontrola řízení a konsultace a další …

IRMS Certified …

Název kurzu Správa dokumentů: Úvod do problematiky (M01)

Základní obsah a cíle kurzu

• Terminologie a základy systému správy dokumentů.• Základní logika správy informací a dokumentů.• Legislativní rámec a klíčové standardy, jejich význam.• Procesy systému správy dokumentů (přehled).• Certifikační schéma systému správy dokumentů.

Cílová skupina• Pracovníci spisoven a spisových uzlů• Pracovníci v oblasti správy dokumentů• Řadoví pracovníci zabývající se správou dokumentů

Délka kurzu 4 vyučovací hodiny (půl dne)

Předpoklady pro absolvování kurzu Kurz nevyžaduje předchozí odbornou přípravu.

Zakončení kurzu Kurz není zakončen testem.

Certifikát Účasník kurzu obdrží "Osvědčení o absolvování kurzu Správa dokumentů: Úvod do problematiky“

Název kurzu Manažer dokumentů: Základy (M11)

Základní obsah a cíle kurzu

• Terminologie systému správy dokumentů.• Legislativní předpisy v oblasti správy dokumentů.• Výklad požadavků normy ISO 15489-1.• Procesy systému správy dokumentů.• Metodika DIRKS - implementace systému správy dokumentů• Interní audity systému správy dokumentů.• Certifikační schéma systému správy dokumentů.

Cílová skupina • Pracovníci spisoven a spisových uzlů• Pracovníci v oblasti správy dokumentů

Délka kurzu 18 vyučovacích hodin + 2 hodiny test (tři dny)

Předpoklady pro absolvování kurzu

Kurz nevyžaduje předchozí odbornou přípravu, výhodou je absolvování kurzu "Správa dokumentů: Úvod do problematiky (M01)".

Zakončení kurzuKurz je zakončen písemným testem:• 50 otázek s výběrem správných odpovědí• minimálně 75 % správných odpovědí pro úspěšné absolvování

Certifikát Po úspěšném absolvování testu obdrží účastník "Certifikát Records Manager: Foundation“

Název kurzu Specialista: Procesy správy dokumentů (M23)

Základní obsah a cíle kurzu

Cílem kurzu je seznámit jeho posluchače s následujícími základními procesy správy dokumentů:příjem, evidence, třídění, vč. hlediska přístupu a bezpečnosti, určení vyřazovacího znaku, ukládání, používání a sledování, provádění vyřazování.Dále budou posluchači kurzu seznámeni s následujícími tématy:• Vazba nastavení procesů správy dokumentů a systému správy dokumentů• Přehled využití metadat generovaných jednotlivými procesy a jejich

využitelnost v systému správy dokumentů

Cílová skupina • pracovníci v oblasti ICT se zodpovědností za ERMS a DMS• vedoucí pracovníci v oblasti správy dokumentů

Délka kurzu 15 vyučovacích hodin + 1 hodina test (dva školící dny)

Předpoklady pro absolvování kurzu

• Úspěšně absolvovaný kurz „Manažer dokumentů – základy (M11)“• Základní znalosti analytických metod a postupů• Základní orientace v systémové integraci a procesním řízení

Zakončení kurzuKurz je zakončen písemným testem:• 20 otázek s výběrem správných odpovědí• minimálně 75 % správných odpovědí pro úspěšné absolvování testu

Certifikát Osvědčení o absolvování kurzu „Specialista: Procesy správy dokumentů“

Název kurzu Specialista: Audit správy dokumentů (M24)

Základní obsah a cíle kurzu

• Monitorování a provádění auditů – obecný úvod• Audit shody – základní principy a postupy• Monitorování výkonnosti• Důkazní potenciál a váha důkazů, ediscovery

Cílová skupina• Vedoucí pracovníci spisoven a spisových uzlů• Pracovníci interního auditu• Auditoři

Délka kurzu 7 vyučovacích hodin + 1 hodina test (jeden školící den)

Předpoklady pro absolvování kurzu

• Úspěšně absolvovaný kurz „Manažer dokumentů – základy (M11)“• Základní znalosti metod a postupů auditu

Zakončení kurzuKurz je zakončen písemným testem:• 20 otázek s výběrem správných odpovědí• minimálně 75 % správných odpovědí pro úspěšné absolvování testu

Certifikát Osvědčení o absolvování kurzu „Specialista: Audit správy dokumentů“

Název kurzu Manažer dokumentů: Konsultant (M31)

Základní obsah a cíle kurzu

• Terminologie systému správy dokumentů.• Základní normativní systémy a jejich vztahy• Výhody využití normy ISO 15489 pro implementaci RMS• Procesy systému správy dokumentů.• Metodika DIRKS – postup implementace správy dokumentů v organizaci.• Význam interních auditů v systému správy dokumentů.• Certifikační schéma systému správy dokumentů.

Cílová skupina • Vedoucí pracovníci spisoven a spisových uzlů• Konsultanti v oblasti správy dokumentů a informací

Délka kurzu 18 vyučovacích hodin + 2 hodiny test (tři dny)

Předpoklady pro absolvování kurzu

• Úspěšně absolvovaný kurz „Manažer dokumentů – základy (M11)“• Nejméně dva úspěšné absolvované kurzy "Specialista ... (M2x)"

Zakončení kurzuKurz je zakončen písemným testem:• 40 otázek s výběrem správných odpovědí• minimálně 75 % správných odpovědí pro úspěšné absolvování testu• případová studie na zadané téma včetně ústní obhajoby

Certifikát Po úspěšném absolvování testu obdrží účastník "Certifikát Records Manager: Consultant“

DĚKUJI ZA POZORNOST.

„Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou správu dokumentů.“ (Ing. Martina Macek, MV ČR)