Projektové řízení podle tzv. přístupu stage gate

Školení na řízení plánování a procesů PPP 27.5. 2008

Twinningový projekt CZ/2005/IB/FI/04

Mikko AJ RamstedtSenior Project Adviser

Financial Partnerships Unit

Úvod

• Obecné informace• Přístup stage gate (založený na několika

fázích a branách)• Potřeba dodržování přesně stanoveného

postupu• PPP vs. konvenční projekty• Plánování zdrojů

Obecné informace

• Proč je PPP jiné?– Smluvně stanovené výstupy

• Pevně dané• Požadavky na výkony & dostupnost

– Koncese• Dlouhé trvání• Smluvně stanovené povinnosti – omezená

flexibilita• Vzájemná odpovědnost• Pobídky, stimulace

Obecné informace

• Řízení plánování a procesů PPP– šestifázový proces:

• Zahájení• Příprava projektu• Zadávací proces• Výstavba• Provoz• Předání

– Každá fáze se skládá z několika podfází

Obecné informace

• Proces PPP– Náročný na zdroje (na všech úrovních)– Náročný na vstupy na samém začátku– Dlouhodobé následky

• Zodpovědné orgány potřebují efektivní způsob sledování průběhu projektů a monitorování rizik.

Přístup stage-gate - principy

• Nástroj pro sebehodnocení• Odborné nezávislé hodnocení• Kontrola investic centrální vlády

– Povinné pro skotská ministerstva & vládní úřady & projekty PPP, které získaly finanční prostředky od vlády nebo které vyžadují souhlas vlády.

• Zachování odpovědnosti na lokální úrovni• Shromažďování zkušeností z veřejného sektoru

& trhu

Přístup stage-gate: Účel

• Stanovení jasných a transparentních kritérií pro hodnocení projektů

• Audity v klíčových fázích• Konzistentnost hodnocení/kontroly• Ujištění pro sponzory z veřejného sektoru• Ujištění pro trh: minimální standardy • Vytváření nejlepší praxe• Sdílení ponaučení

Zajištění kvality

Přístup stage-gate : Kontext 1

10 největších rizik, která se objevila během zadávacích procesů PPP:

• Získání pozemků

• Vlastnictví místa stavby

• Územní rozhodnutí/stavební povolení

• Nedostatek konsenzu mezi zainteresovanými subjekty

Přístup stage-gate : Kontext 2

• Finanční dostupnost• Nedostatek soutěže• Nestálý rozsah projektu• Nejistá nabídková cena• Komerční dohody • Nepředvídané okolnosti během due

diligence

Přístup stage-gate

Proces – při každém hodnocení:1. Podání

2. Vyjasnění & nezávislé hodnocení na základě stanovených kritérií

3. Nezávislá doporučení• Podstatná vs. žádoucí

4. Reakce na doporučení/ podniknuté kroky

5. Hodnocení podniknutých kroků centrální vládou• Žádné kroky –> ČERVENÁ• Pozitivní kroky –> ZELENÁ

Přístup stage-gate: Zaměření

Koncesní projekt (Outline Business Case)

Rovnováha mezi potřebou, politikami/strategiemi a rozsahem projektu:

• Jasné prokázání potřeby, hodnocení všech možností, komplexní hodnocení value for money pro různé způsoby zadávání, prokázání finanční dostupnosti projektu s ohledem na příslušné citlivosti a identifikace klíčových problémů s proveditelností.

Přístup stage-gate : Zaměření

Brána 1 – fáze předcházející oznámení v Úředním věstníku EU

Připravenost na oslovení trhu:

• Řízení a správa• Rozsah• Zainteresované subjekty• Soutěž• Rizika zadávacího procesu• Hodnocení value for money (hodnoty za peníze)

Přístup stage-gate: Zaměření

Brána 2 – fáze předcházející výzvě k účasti v soutěžním dialogu

Připravenost zahájit dialog a vést jednání, která zajistí vysoce kvalitní, udržitelné nabídky s minimálními kvalifikacemi uchazečů:

• Finanční dostupnost• Value for money (VfM)• Komerční záležitosti• Proveditelnost• Poskytování důvěrných informací (prostřednictvím tzv.

data roomů) a obecných informací

Přístup stage-gate: Zaměření

Brána 3 – fáze předcházející výzvě k podávání finálních nabídek

Existuje dostatečná jistota týkající se technických a komerčních otázek na to, aby byla soutěž ukončena?

• Finanční dostupnost• VfM• Přenos rizik• Komerční/ právní otázky/financování• Technické řešení• Proveditelnost

Přístup stage-gate: Zaměření

Brána 4 – Fáze předcházející výběru preferovaného uchazeče

Zajištění, že projekty mají minimální příležitosti k navyšování původní ceny (tzv. „deal creep“) a přerozdělování rizik:

• Finanční dostupnost• Otázky související s financemi a riziky• Komerční/právní otázky• Technické otázky• Proveditelnost

Přístup stage-gate: Zaměření

Brána 5 – Fáze předcházející uzavření finančních záležitostí projektu

Pomoc úřadům při zvažování kroků, které je třeba podniknout co se týče pracovníků a zdrojů před stavební a provozní fází jejich projektů PPP, podpora a řízení vypracovávání jejich smluv PPP:

• Management & správa smluv• Platební mechanismus• Řízení zainteresovaných subjektů

Přístup stage-gate: Zaměření

Závěrečné hodnocení (tzv. Post Occupation Evaluation)

Splnil projekt své strategické cíle?

• Reflexe

• Dokumentování & šíření ponaučení

Přístup stage-gate: Možnosti

• Hodnocení typu peer review

• Nezávislé hodnocení

• Odpovědnost• Centrální požadavky & lokální odpovědnost• Pozor na střet zájmů

Potřeba dodržování přesně stanoveného postupu

• Maximalizace VfM• Důvěra trhu• Ochrana před externími tlaky• Minimalizace nákladů a časové náročnosti

zadávání– Čas = peníze– Každá změna vyžaduje zdroje a čas

• Pro dodržení tzv. kritické cesty (tj. splnění naplánovaných kroků) je skutečně nezbytná individuální odpovědnost!

PPP vs. konvenční projekty

• Je třeba procesy řídit a kontrolovat jinak, protože:

– Nové formy realizace projektů vyžadují větší míru zkoumání a kontrol

– Pevně stanovený přenos rizik ovlivňuje dostupné strategie zmírňování rizik, což vede k potřebě řízení budoucích závazků

– Vztah mezi veřejným a soukromým sektorem je regulován na základě jediné smlouvy, což vede k větší vzájemné závislosti v rámci veřejného sektoru

– O projektech se často jedná s vysoce rozvinutými a soutěživými trhy, což vyžaduje zvýšenou míru delegování pravomocí

Plánování zdrojů 1

Postupujte správně od samého začátku!

• Každá ze 6 fází má jiné požadavky na zdroje

– Zahájení – technické, finanční– Příprava projektu – manažerské, komerční

(právní/finanční/technické), odborné vstupy– Zadávání – management, expertní komerční– Výstavba – management, monitoring, expertní

technické– Provoz – management, monitoring– Předání – monitoring, expertní technické

Plánování zdrojů 2

Otázky související se soutěžním dialogem:

– Několik oddělených, ale paralelních vyjednávání

– Každý z uchazečů může představit jiné technické řešení, které bude vyžadovat zajištění odborného poradenství pro zadavatele

– Požadavky na finanční, právní a technické vstupy rostou s počtem uchazečů

Plánování zdrojů 3

• Plánování zdrojů je pro úspěšnou realizaci projektu zásadní

• Počáteční investice do dlouhodobého partnerství

• Pro úspěšnou realizaci přínosů a neustálé zlepšování je nezbytná kontinuita

• Projektové řízení nekončí s uzavřením finančních záležitostí projektu!

Shrnutí

• Dobře strukturovaný hodnotící/kontrolní proces typu stage gate je velmi přínosným procesem projektového řízení & monitoringu a může napomoci budování trhu.

• Aby byly realizovány dobré výsledky, měly by být v rámci všech projektů PPP vypracovány plány řízení zdrojů, které by pokrývaly celé období od přípravy projektu až po předání.

Mikko AJ Ramstedt

mikko.ramstedt@scotland.gsi.gov.uk

0131 244 4940

Otázky?