15
Novinková dokumentace Soft-4-Sale G5.44l2
© 2012 MTJ Service, s.r.o.
1 Instalace
Průvodce instalací systému Soft-4-Sale
Tento dokument má za cíl poskytnout uživateli návod k instalaci a základnímu nastavenísystému Soft-4-Sale k užívání ve firmě.
Technické nároky (Hardware a software)
Doporučení na hardwarovou konfiguraci můžeme rozdělit na tyto 3 možné situace:
SERVER (pro provoz v síti LAN)
OS (operační systém): libovolné Windows XP/2003 Server/2008 Server ... nebo také Novell,Linux
HW (hardware): 100 MB LAN, HDD: 1–2 GB volného prostoru (data + případně repliky), RAM:min 1 GB pokud přímo na serveru poběží automatické noční úlohy (replikace, údržba,zálohování ...)
SW (software): MS Access 2003 RT (pro verzi s Access databází) nebo MS SQL Server2005/2008 (pro verzi s SQL databází).
Pozn.: V předpokládané konfiguraci s replikacemi a samostatnými satelity by měl buď server, nebo
některá stanice v síti LAN pracovat v automatickém nočním režimu pro příjem, výrobu a odeslání replik do
FTP prostoru. Musí mít tedy k dispozici jakoukoliv variantu připojení na internet (ISDN, ADSL, pevná linka,
…). Tato úloha automatického příjmu a výroby replik pracuje pouze ve Window s prostředí. Pokud bude
server Linux nebo Novel, pak tento proces musí řídit některá ze stanic v síti LAN.
STANICE (pro provoz v síti LAN)
OS: libovolné Windows XP/Vista/Win7...HW: 100 MB LAN, HDD: 500 MB volného prostoru, min 512 MB RAM, procesor min 600MHzSW: MS Access 2003 RT, pokud jsou data Soft-4-Sale provozována na databázi MSSQL je třeba na stanice instalovat také Native Client 2005 a Bacward Compatibility 2005pro komunikaci s SQL serverem.
Pozn.: Kombinace různých Window s prostředí na různých stanicích znamená provoz sítě s různými
síťovými jádry a může být konfliktní. Tato situace může vyžadovat doplňkovou konfiguraci sítě z hlediska
Window s softw are.
3Instalace
© 2012 MTJ Service, s.r.o.
SATELIT – samostatný notebook (provoz offline na cestách)
OS: libovolné Windows XP/Vista/Win7. (Windows 98 a Windows Me jsou možné, alenedoporučujeme, vznikají problémy u formátovaných RTF textů).HW: HDD: 1 GB volného prostoru, RAM: min 512 MB, procesor min 600 Mhz SW: MS Access 2003 RT
MS ACCESS 2003
Pro běh systému Soft-4-Sale je nutnou podmínkou, aby na stanici byl instalovánMicrosoft Access 2003. Nejlépe je tento produkt instalovat ještě před samotnouinstalací systému Soft-4-Sale. (Instalátor S4S přítomnost Accessu kontroluje av případě nutnosti na problém upozorní a umožní Access doinstalovat i dodatečně.)
Není však nutné mít k dispozici plnou verzi produktu Microsoft Access 2003! InstalačníCD obsahuje zdarma Runtime verzi Microsoft Access 2003, jenž obsahuje nejnutnějšíprostředí Accessu plně dostačující pro běh Soft-4-Sale. Stejně tak je možné tentoprodukt stáhnout na ftp://ftp.mtj.cz/Upgrade/G5/AccessRT2003.zip Pokud na počítačibyl již dříve instalován Microsoft Access 2003 v plné verzi, pak instalační programzareaguje na tuto situaci tak, že nevyžaduje instalaci Runtime a využije instalacestávající.
Pozn. Na stanicích, kde byl v rámci balíku MS Office instalován Access 2007 nebo 2010 systém
Soft-4-Sale sice poběží, ale bude vykazovat různé dílčí problémy, protože struktura těchto verzí Accessu
není s předchozími verzemi kompatibilní. V takovém případě je třeba nainstalovat na stanici samostatně
MS Access 2003 Runtime. Na jaké verzi Accessu Soft-4-Sale skutečně běží zjistíte z registru v klíči
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\MTJ Service\SoftSale, kde hodnota MSACCESS.EXE musí být C:
\Program Files\.....\Microsoft Off ice\OFFICE11\MSACCESS.EXE. Cesta k OFFICE11 se může na různých
operačních systémech mírně lišit.
Instalační sada Soft-4-Sale
Instalační sada obsahuje tyto soubory:
S4S-APPL.CAB
S4S-DATA.CAB
S4S-DEMO.CAB
S4S-INSC.CAB
Novinková dokumentace Soft-4-Sale G5.44l4
© 2012 MTJ Service, s.r.o.
SETUP.EXE
SETUP.LST
(Jestliže jste si stáhli instalační sadu z ftp serveru, je třeba výše uvedené soubory před spuštěním
instalace vybalit z archivu !!)
Tato jediná instalační sada obsahuje řešení pro všechny typické instalační situacepopsané dále.
Jednotlivé kroky instalace SOFT-4-SALE verze G5
V případě, že instalaci spouštíte z instalačního CD ...
Zasuňte CD do mechaniky počítače, otevře se Vám průvodce instalací. Na úvodní
obrazovce vyberete záložku Instalace a na ní vyberte lokalizaci verze, kterou chcete
nainstalovat (například INSTALACE ČR).
V případě, že instalaci spouštíte ze stažené a rozbalené instalační sady ... Spušťtesoubor SETUP.EXE z adresáře, kam jste instalační sadu vybalili. Instalační průvodceotevře dialogové okno, kde uživatel zadává jednotlivé parametry pro instalaci. Začínáme
5Instalace
© 2012 MTJ Service, s.r.o.
záložkou
Základní volba
Základní volby instalace ...
Na této záložce je nejdůležitější správně zvolit TYP INSTALACE !!
DEMOVERZE
(předplněná databáze obsahující kompletní rozsah modulů)
Instalace systému Soft-4-Sale pro jednoho uživatele s úplnou konfigurací. Dostupné jsouvšechny nabízené moduly systému s plnohodnotnou funkčností. Součástínainstalovaného systému jsou demo data pro lepší orientaci uživatele. Demoverze jepouze časově omezená na dobu 90 dnů.
PLNÁ VERZE
(prázdná databáze s omezením dostupných modulů podle zakoupených licencí)
Pro instalaci plné verze systému je nutná znalost platného aktivačního klíče, kterýzískáte od dodavatele současně se zakoupenými licencemi. Výsledkem instalace jevytvoření korektní verze pro konkrétního zákazníka a konfigurované dle zakoupenýchlicencí s prázdnou databází! Používá se při instalací primární licence (nový zákazník přizavádění systému nebo nový satelit).
KLIENT V SÍTI
(aplikační část systému pro online práci v síťovém provozu)
Novinková dokumentace Soft-4-Sale G5.44l6
© 2012 MTJ Service, s.r.o.
Pro tento typ instalace není nutná znalost platného aktivačního klíče. Nutný je ovšem přístupstanice k centrálním datům systému – mapovaný disk s plným přístupem pro uživatelestanice (nejlépe úroveň plného řízení). Výsledkem je vytvoření aplikační části systému - bezdat. Data stanice „hledá“ v definované cestě k serveru. Instalační sada pro klienta může býtzcela jiné (starší) verze než ta verze, jež je aktuálně používána a instalována na serveru.Aplikační část systému na klientské stanici je totiž při každém spuštění kontrolována,případně automaticky aktualizována verzí ze serveru. Tedy ihned po prvním spuštění systémuna klientské stanici se verze „srovnají“.
UPGRADE
(aktualizace systému, nové funkce, z libovolné nižší verze)
Pro tento typ instalace je nutná znalost platného aktivačního klíče. Upgrade se provádínad serverem nebo na samostatném satelitu.
Před spuštěním upgrade je třeba všechny uživatele odhlásit ze systému. Při zjištěnínějakého neodhlášeného uživatele na toto průvodce instalací upozorní hláškou: „Vsystému Soft-4-Sale pravděpodobně někdo pracuje. Pro instalaci upgrade je potřebavýhradní přístup ...“ a proces upgarde se zastaví. Po odhlášení všech uživatelů můžetepokračovat. Jakmile se proces upgrade rozběhne, zablokuje se naopak přístupklientským stanicím k datům, takže v průběhu upgrade žádný uživatel systém nespustí.Objeví se mu hláška: „Byl vydán zákaz spuštění Soft-4-Sale...“
Proces upgrade nejprve provede zálohu stávající verze systému včetně dat. Na serveruv adresáři SAVE vznikne archivní soubor SAVE1-RRRRMMDD.ZIP, který obsahujevšechno potřebné pro případnou obnovu systému, včetně aktuálních dat. Potom procespokračuje a provede instalaci nové verze pro konkrétního zákazníka (úpravy akonfigurace), probíhá úprava datové struktury do podoby nové verze.
Instalovat do:
- vyberte adresář do kterého se nainstaluje systém Soft-4-Sale. V případě Demoverze neboPlné verze se jedná o adresář, ve kterém budou uložena i data, v případě Upgrade se jednáo adresář, ve kterém se Vaše data již nacházejí. Pro Klienta v síti se do zvoleného adresářenainstaluje pouze aplikační část systému.
Aktivační klíč:
- je vyžadován pouze při typu instalace Plná verze nebo Upgrade. U ostatních typů instalace jepole neaktivní – nepovinné. Aktivační klíč Vám byl zaslán v rámci prvotního zakoupení licencínebo po zakoupení programu servisní podpory. V případě, že neznáte Váš aktivační klíč,obraťte se na MTJ Service, kdy Vám jej sdělí.
Formát datové části:
- systém umožňuje data provozovat ve dvou typech databáze. Buď jako databáze MS Access
7Instalace
© 2012 MTJ Service, s.r.o.
(vhodnější pro menší objemy dat, satelity – lokální instalace) nebo jako databáze MS SQL.Tato volba je dostupná pouze pro typ instalace Plná verze nebo Upgrade. Podle zvolenéhoformátu dat pokračuje průvodce instalací na další záložku.
Server
Tato záložka může mít dvě různé podoby podle zvolého typu instalace a formátu dat.
Volba adresáře s daty pro Klienta v síti (formát dat MS Access i MS SQL) ...
Novinková dokumentace Soft-4-Sale G5.44l8
© 2012 MTJ Service, s.r.o.
Volba serveru, názvu databáze a adresáře pro zálohování .... (formát dat MS SQL).
Název SQL serveru a heslo pro uživatele „sa“ by měl znát Vaš IT správce, který serverinstaloval. Tuto část průvodce instalací budete vyplňovat pouze jednou a to v případěprvotní instalace systému se zvoleným formátem dat v MS SQL nebo při migraciz formátu MS Access na formát MS SQL.SQL Server - by měl být správcem IT předem nainstalován a nakonfigurován tak, aby byl
ostatním uživatelům dostupný. Při instalaci jej vyberete ze seznamu dostupných SQL serverů.
SQL Databáze - název databáze, kam se budou ukládat Vaše data. Název databáze lze
zvolit až zde, v průběhu instalace. Sama se vytvoří a připraví k používání.
SQL uživatel - při první instalaci nebo migraci se musí jmenovat „sa“ a musí mít
správcem přidělené heslo, které je nutné si zapamatovat !!!
Test spojení - ověří dostupnost serveru a správnost hesla.
Adresář zálohování - do tohoto adresáře se bude ukládat záloha Vaší databáze. U tohoto
adresáře je podmínkou dostupnost ze stanice, na které je nainstalován SQL server (jinak
nebude fungovat)!!!.
Ikona - provede aktualizaci seznamu dostupných SQL Serverů. Napřiklad, když byl
SQL server správcem zpřístupněn až v průběhu instalace.
Instalovat nový - použijte v případě, že SQL Server dosud nebyl instalován. Vyvoláte tak
9Instalace
© 2012 MTJ Service, s.r.o.
dodatečně instalaci tohoto produktu. Doporučujeme provádět pouze uživatelům znalým práce
s SQL servery. Tato operace může trvat delší dobu ...
- spustí znovu test spojení a konfigurace. V případě špatného nastavení
systém nahlásí chybu a proces instalace se zastaví!!!
Záložní kopie
Ve vybraném adresáři se už nachází „nějaká“ instalace Soft-4-Sale ...
Jestliže jste na záložce Základní volba vybrali adresář, který již existuje a obsahuje nějakoupředchozí instalaci systému Soft-4-sale, průvodce instalací na tento fakt upozorní toutozáložkou a nabídne volbu, jak se v takovém případě zachovat. Doporučeným krokem jezkopírovat předchozí soubory do podadresáře BAK k pozdějšímu rozhodnutí. V případě volby -Nezálohovat - budou soubory nenávratně smazány!
- umožní vrátit se, pokud je to třeba, zpět a cílový adresář instalace změnit.
- pokračuje dál na další záložku (žádné soubory se zatím nesmazaly)
Jestliže jste však zvolili adresář jedinečný, je tato záložka přeskočena a průvodce pokračujerovnou na záložku
Programová skupina
Novinková dokumentace Soft-4-Sale G5.44l10
© 2012 MTJ Service, s.r.o.
Výběr programové skupiny pro uložení zástupců ...
V této záložce máte možnost umístit zástupce pro spouštění systému a dalších podpůrnýchutilit umístit do již existující programové skupiny – výběrem seznam v levé části záložky – nebonechat vytvořit skupinu novou. Systém nabízí jméno skupiny, ale nyní máte možnost je změnit.
Umístit zástupce na plochu - v rámci instalace se na pracovní plochu uživatele připravíspouštěcí ikona systému Soft-4-Sale.
Uživatel pro zástupce - jméno zvoleného uživatele se uloží do vytvořené ikony a systém sebude spouštět rovnou pod konkrétním uživatelem. POZOR tato volba má smysl pouze v případě,
že uživatel v systému již existuje!! V rámci spouštění Soft-4-Sale je existence uživatele v databázi
kontrolována. Jméno uživatele ve spouštěcí ikoně lze doplnit nebo změnit i dodatečně.
Tlačítkem přejdete k následující záložce
Access Run Time
Pro správný běh Soft-4-Sale je potřebná instalace MS Access 2003 (stačí RunTime)
Jestliže se dostanete na tuto záložku, znamená to, že se nepodařilo najít korektní instalaci MSAccess. Může to mít několik důvodů
MS Access skutečně není na stanici nainstalován. V tom případě můžete využítmožnosti stáhnout instalační balíček z ftp://ftp.mtj.cz/Upgrade/G5/AccessRT2003.zipa dodatečně jej nainstalovat. Dopadne-li vše dobře, návratem na předchozí záložku anovým krokem na další, by záložka Access RunTime měla být již přeskočena.
11Instalace
© 2012 MTJ Service, s.r.o.
MS Acces na stanici nainstalován je, ale uživatel jej „nevidí“. Buď má probléms přístupem k samotnému adresáři ....\Microsoft Office\OFFICE11, nebo nemůže čístregistry, kde je cesta k nainstalovanému Accessu zapsaná. V obou případechzkontrolujte práva přihlášeného uživatele.
Jestliže je MS Access korektně dostupný, tato záložka se vůbec nezobrazí a dostáváte serovnou na záložku
Rekapitulace
Rekapitulace podmínek instalace ...
Na této záložce máte možnost už „jen“ zkontrolovat Vámi zadané parametry a podmínkyinstalace. Zaměřte se hlavně na první řádek, který obsahuje informaci o zvoleném typuinstalace !! Skutečně je zvoleno to, co jste zamýšleli? Volbou Plná verze namísto Upgrademůžete přijít o data !! Zjistíte-li nějaké nesrovnalosti, nebo chcete podmínky instalace změnit
máte ještě možnost vrátit se k příslušné záložce pomocí tlačítka
spustí samotný proces instalace.
Novinková dokumentace Soft-4-Sale G5.44l12
© 2012 MTJ Service, s.r.o.
Běžící instalace ...
V této fázi instalace již není třeba nijak uživatelsky zasahovat. Instalace běží samav postupných potřebných krocích a úspěšné ukončení instalace je avizováno hláškou.
Spouštěcí ikonu najdete na pracovní ploše windows, ale i ve zvolené programovéskupině spolu se sadou zástupců pro spuštění dalších užitečných podpůrných úloh.
13Instalace
© 2012 MTJ Service, s.r.o.
První uživatelská nastavení systému Soft-4-Sale
Systém je úspěšně nainstalován a nyní můžete Soft-4-Sale spustit přes ikonu na ploše,případně přes nabídku Start – Programy – Soft-4-Sale. Po prvotní instalaci Plné verze jedatabáze zcela prázdná, proto, než začnete vkládat, případně importovat stará data z jinéhosystému, je vhodné (ne-li nutné) nastavení alespoň základních číselníků, hlaviček tiskovýchdokumentů a platných číselných řad.
Nastavení Číselníků
Číselníky v systému Soft-4-Sale slouží ke sjednocení způsobu záznamu pořizovaných dat anásledně k možnosti jejich vyhodnocení podle nejrůznějších kriterií. Mají-li dokumenty „něco“společného – údaj doplněný pomocí číselníku – je možné je později pomocí tohotospolečného atributu seskupit a vyhodnotit.
Číselníků je v S4S mnoho a je možné je rozdělit podle uživatelské dosupnosti do dvouskupin. Jednak číselníky týkající se mnoha různých dokumentů napříč systémem (napříkladStřediska) – ty najdete v menu ČÍSELNÍKY. A dále číselníky, které mají význam jen pro danouagendu (například Číselník funkcí kontaktních osob) – takové číselníky najdete vždy v danémmodulu v položce menu KONFIGURACE.
Některé číselníky nemají možnost (chcete-li nutnost) zadání hodnot předem, ale fungují tak,že jakmile hodnotu někdo s uživatelů zapíše a uloží, ostatním se již nabízí položka „číselníku“v nabídce rozbalovacího pole.
Návrh Číselníků by být dobře rozmyšlen a měl by zohlednit předpokládané budoucí využití.Zkrácené názvy hodnot číselníků by měly mít pro uživatele jakousi vypovídající schopnost.Blíže se tomu věnuje dokumentace S4S popis modulu Číselníky.
Nastavení Hlavičky tiskových dokumentů
Systém je připraven do té míry, že na všech dokladech (tiskových výstupech), které směřují kdodavatelům nebo zákazníkům, se používá jednotná forma hlavičky. Nad touto standardníformou hlavičky se nejčastěji provádí customy (zákaznické úpravy), které směřují k potvrzenígrafického designu firmy. V rámci hlavičky tiskového dokumentu se po dohodě se zákazníkemmůže objevovat nejen název firmy, ulice, město, telefony a fax, ale i logo, E-mail, www adresaa případně i slogan firmy. V systému lze používat i více hlaviček tiskových dokumentů – typickyfirma má více poboček, tiskové výstupy jsou graficky jednotné, ale konkrétní kontaktní údajese mohou lišit ... nebo je možné mít jinou hlavičku pro „tuzemský“ trh a jinou pro „zahraničí“.Součástí definice tiskové hlavičky je i číslo Vašeho bankovního účtu, které se automaticky,podle aktuálně zvolené hlavičky, doplňuje do faktur. Lze tak tedy docílit toho, že při zvolené„zahraniční“ hlavičce jsou údaje o firmě uvedeny v angličtině s telefony v mezinárodnímformátu ... ale na fakturách do zahraničí se automaticky objevuje číslo Vašeho EURoúčtu.
Blíže se tomu věnuje dokumentace S4S popis modulu Hlavička tiskových dokumentů.
Novinková dokumentace Soft-4-Sale G5.44l14
© 2012 MTJ Service, s.r.o.
Nastavení Platných číselných řad
V číselnících najdete příkaz “Platné číselné řady”, kterým lze nastavovat platnou číselnou řadukonkrétních dokladů prefixem. Týká se to nabídek, faktur, objednávek, dodacích listů, smluv,zakázek a prodejek. Pokud uživatel využije tuto funkci, pak systém vnutí generátoru novéhočísla dokladu příslušnou řadu a nedovolí z této řady uhnout. Funguje i to že, pokud vygenerujičíslo dokladu pro firmu A (hlavičku tiskových dokumentů A) a pak změním pomocí výběru jinétiskové hlavičky na firmu B, pak opakované stisknutí generátoru přepíše existující číslodokladu na číslo odpovídající řadě firmy B.
Pomocí změny nastavení číselné řady lze zajistit snadný přechod na nový rok, kdy je třebaněkteré doklady vystavovat v „nové“ číselné řadě a některé ještě zpětně v řadě „staré“. Lze sipředstavit tedy co do obsahu dvě shodné hlavičky firem, které tento mechanismus používají vlednu k tomu, že „firma A“ představuje firmu minulého roku (a s tím i číselné řady) a druhá„firma B“ je firmou letošní. Vnucením číselné řady lze zajistit i ten problém, kdy nová řada jeabecedně nižší než řada stará. Systém má totiž tendenci generovat čísla z vyšší řady (řídí seabecední posloupností) - tedy z řady staré. Pokud nastavíte prefix nové řady ke své hlavičcetiskových dokumentů, jste tohoto problému zbavení.
Pro uživatele pracující v síti LAN platí pravidlo, že zvolené nastavení hlavičky tiskovýchdokumentů a tím i nastavení číselných řad se načítá při spuštění systému a vybraná hlavičkaje svázaná se jménem uživatele. Znamená to, že např. tři uživatelé v síti mohou pracovatsoučasně se třemi různými aktivními hlavičkami tiskových dokumentů včetně loga. Každýbude mít svoji číselnou řadu a po ukončení práce a opakovaném spuštění počítače budeaktivní ta hlavička, kterou měl daný uživatel nastavenu naposledy jako aktivní.
Blíže se tomuto věnuje dokumentace S4S popis modulu nastavení platných číselných řad.
