Chceme-li, aby v prezentaci hrála hudba nebo jiné složitější zvuky, musíme zvukový soubor přiložit, nejlépe do jedné složky s prezentací.Prezentace se tedy se zvukem pouze propojí.Pokud prezentaci pouze přehráváme, není to problém. Problém nastává ve chvíli, chceme-li prezentaci poslat e-mailem. Je nutné poslat oba soubory a adresát je musí opět uložit nejlépe do stejné složky

Kvůli odeslání výsledku své práce e-mailem bychom však potřebovali, aby místo pouhého propojení hudby došlo k jejímu vložení…

Hudbu máme nečastěji v MP3, ale PowerPoint odmítá tento formát trvale přiložit. Nečiní mu problém formát WAV, takové soubory jsou však díky tomu, že nejsou komprimované, opravdu veliké.

Hudbu si upravíme hned ve dvou krocích - nejprve snížíme kvalitu a tím i velikost MP3, a poté změníme hlavičku souboru, aby se MP3 tvářila jako WAV, čímž získáme požadovaný formát bez nárůstu velikosti.

Ke snížení kvality MP3 použijme program Pak Audio Conver. Jeho instalace je jednoduchá, stačí proklikat tlačítkem Next. Spusťte jej přes zástupce na ploše a tlačítkem přidejte požadovaný MP3 soubor. Z dolních možností vyberte Mp3 (GoGo) a stiskněte tlačítko Power Settings. Vlevo nahoře nastavte bitrate na 56 Kbps.

Změnu potvrďte tlačítkem Save a v okně klikněte na tlačítko Convert. Program vytvoří v původním umístění novou a menší MP3. Od originální ji rozpoznáte tak, že bude mít na konci názvu číslici v závorkách, např. song(1).mp3. S tou budeme dále pracovat.

Hlavičku MP3 souboru můžeme jednoduše změnit pomocí programu CDex. Instalace je opět snadná, dvakrát tlačítko Next a jednou Install. Po spuštění pomocí zástupce na ploše (a souhlasném potvrzení případné hlášky) vyberte v nabídce Convert  ›  Add RIFF-WAV(s) header to MP2 or MP3 file(s).

V řádku Directory klikněte na tlačítko a vyberte umístění, ve kterém se daná MP3 nachází. Do okna se načte seznam všech tamních MP3 a vy kliknutím označte tu, se kterou pracujete. Aby později při vkládání do PowerPointu nedošlo kvůli příponě k záměně, doporučuji zatrhnout Delete Original a tím původní soubor smazat. Po kliknutí na tlačítko Convert bude na stejné místo uložen nový soubor s příponou WAV.

Microsoft Office 2003, 2000 V hlavní nabídce zvolte Nástroje  ›  Možnosti, záložku Obecné. Přepište hodnotu "Propojit zvuky se soubory většími než" na 10000 kB.

Microsoft Office 2007

V hlavní nabídce zvolte Možnosti aplikace PowerPoint a vyberte Upřesnit. Sjeďte posuvníkem úplně dolů a přepište hodnotu "Propojit zvuky se soubory většími než" na 10000 kB.

Předpokládejme, že si přejeme hudbu na pozadí, která bude znít pod všemi snímky prezentace. Postup se opět s každou verzí Microsoft Office trochu liší:

Z nabídky vyberte Vložit  ›  Video a zvuk  ›  Zvuk ze souboru. Zvolte příslušný hudební soubor. Na dotaz "Jak chcete zvuk v prezentaci spustit?" vyberte možnost Automaticky. Do prezentace bude vložena ikona . Nechejte ji označenou a v panelu vpravo klikněte pravým tlačítkem myši na název hudebního souboru a zvolte Možnosti efektu.

Z nabídky vyberte Vložit  ›  Video a zvuk  ›  Zvuk ze souboru. Zvolte příslušný hudební soubor. Na dotaz "Jak chcete zvuk v prezentaci spustit?" vyberte možnost Automaticky. Do prezentace bude vložena ikona . Nechejte ji označenou a v panelu vpravo klikněte pravým tlačítkem myši na název hudebního souboru a zvolte Možnosti efektu.

V záložce Efekt změňte "Zastavit přehrávání" na takový počet snímků, jaký má vaše prezentace V záložce Nastavení zvuku zatrhněte "Skrýt ikonu zvuku při prezentaci".

Z nabídky vyberte Vložení  ›  Zvuk. Zvolte příslušný hudební soubor. Na dotaz "Jak chcete zvuk v prezentaci spustit?" vyberte možnost Automaticky. Do prezentace bude vložena ikona . Nechejte ji označenou a v horním panelu upravte Přehrát zvuk na "Přehrát během několika snímků" (neskončí po prvním snímku) a zatrhněte "Skrýt během prezentace“ .