Skartační řízení elektronicky

Miroslav Kunt, Národní archiv

kunt@nacr.cz

Co je skartační řízení?

• Proces, při kterém dochází k posuzování dokumentů a výběru archiválií z nich.

• V žádném případě se nejedná o synonymum ke slovu zničení.

• Dokument „končí život“ (své registraturní stádium) a vybrané dokumenty se stávají archiváliemi.

• Není rozdíl mezi analogovými a digitálními dokumenty; posuzuje se především obsah.

Jak to probíhá dnes?

• Pracovník původce určí dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta a zpravidla vytvoří jejich soupis.

• Interním procesem (skartační komise) původce posoudí určené dokumenty, případně je vyřadí ze skartačního řízení.

• Dokumenty skartačního znaku „V“ rozdělí mezi dokumenty „A“ a „S“.

Jak to probíhá dnes?

• Potvrzené dokumenty jsou zpracovány do podoby seznamu, který je s formalizovaným průvodním dopisem zaslán archivu.

• Pracovník archivu provede výběr archiválií

• Původce je povinen vytvořit soupis za archiválie vybraných dokumentů a dokumentů určených ke zničení

Skartační návrh – ilustrativní příklady

Průvodní dopis a seznam ke skartačnímu návrhu

Jak to probíhá dnes?

• Pracovník archivu je povinen vyhotovit formalizovaný skartační protokol, kde shrne výběr a odsouhlasí zničení dokumentů, které nevybral

• Původce předá dokumenty archivu spolu se seznamem; archiv převzetí potvrdí formalizovaným Úředním záznamem.

Není toho sepisování trochu moc?

Skartační protokol, záznam o předání - ukázky

Skartační řízení a digitální archiv

• Provedení výběru je nutnou podmínkou vzniku archiválie

• výběr, evidence, archivní zpracování a zpřístupnění = péče o archiválii: příslušný archiv.

• správa vlastních datových souborů, hlídání datových formátů, zajištění čitelnosti a integrity = ukládání archiválie: digitální archiv v případě digitálních archiválií

Ale...

• Nelze oddělovat „digitálno“ od „papíru“, když většina agend je hybridních.

• Každý digitální archiv bude muset umožňovat příjem digitálních archiválií,

• Národní digitální archiv (NDA) umožní administraci celého skartačního řízení prostřednictvím svého portálu (národní portál)

Klíčová je...

Standardizace soupisu dokumentů:

– metadata dle schématu pro předávání do archivu (příloha Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby)

– jednoduchý „soupis“ v podobě tabulky

– vytvoření prostřednictvím webového formuláře na národním portálu.

Vytvoření skartačního návrhu

• Vložení soupisu dokumentů vytvořeného některým z popsaných způsobů na portál

• Vytvoření průvodního dopisu s URL soupisu dokumentů

• Zaslání (pouze) průvodního dopisu skartačního návrhu příslušnému archivu prostřednictvím ISDS

Co s tím udělá archiv?

• Má možnost všech nebo jen některých metadat v „lidsky čitelné podobě“.

• Interaktivně zaznamenává rozhodnutí o výběru.

• Tam, kde nemůže rozhodnout jen podle metadat seznamu označí dokument/spis /věcnou skupinu k předložení (důležité u digitálních dokumentů).

Vyžádání dokumentů k prohlídce

• U analogových fyzicky, jako v současnosti

• U digitálních - na základě vyznačených dokumentů (jejich identifikátorů) budou zaslány/dálkově zpřístupněny náhledy z příslušného ERMS.

• Nejedná se o předání archiválií

Skartační protokol

• Vlastní text skartačního protokolu vytváří archivář mimo NDA (národní portál), ale může ho jeho prostřednictvím zaslat

• Seznam za archiválie vybraných a ke zničení určených dokumentů dává národní portál k dispozici příslušnému ERMS; obsahuje jednoznačné identifikátory dokumentů a rozhodnutí.

Vyznačení vybraných archiválií

• ERMS musí vyznačit rozhodnutí o dokumentech ze skartačního návrhu

• Není nezbytné dokumenty z ERMS mazat: provede se export

• Dokumenty se NDA předávají prostřednictvím národního portálu, jiným digitálním archivům pomocí jejich portálů.

Předpoklad fungování

• Dodržování spisových plánů a jejich reálnost, seznamy, kterým bude rozumět (aspoň trochu)…

• Důsledná tvorba spisu (včetně typových spisů), opatřování dokumentů a spisů srozumitelnými metadaty (zejména „věc“).

Digitální spis nebo digitální hnůj?

Ukázka spisu ministerstva zaslaného účastníku správního řízení

Dotazy ?

Není to tak složité…