Strategické plánování

Strategické plánování

1. CO JE STRATEGIE A PROČ JE DŮLEŽITÁ ?

2. KDO DĚLÁ STRATEGIE ?

3. NA JAK DLOUHO?

4. CO MÁ STRATEGIE OBSAHOVAT?

5. JAK ZAJISTIT, ABY TO FUNGOVALO, PROCESY, ÚLOHA MANAGERŮ – TVŮRCŮ STRATEGIE

6. ZAPOJENÍ VEŘEJNOSTI

7. PŘÍPRAVA PROJEKTU

8. DISKUSE

Co to je strategie a proč je důležitá?

Cíl

STRATEGICKÉ PRIORITY

PROJEKTY JAKO ŘÍZENÉ ZMĚNY

PRIORIOTNÍ JE TO, CO POVAŽUJEME ZA DŮLEŽITÉ A ZÁROVEŇ ZA ŠPATNÉ NEBO

NEVYHOVUJÍCÍ

ANALÝZA A STANOVOVÁNÍ PRIORIT BEZ REÁLNÝCH ZMĚN NA KONCI PROCESŮ (PROJEKTŮ) JSOU ZTRÁTOU ČASU

DĚLAT PROJEKTY BEZ URČENÍ STRATEGICKÝCH PRIORIT PŘEDSTAVUJE RIZIKO, ŽE SE BUDEME ZABÝVAT NEPODSTATNÝM DETAILEM

PRIORITY

CÍLOVÉ HODNOTY

PROJEKTY

ANALÝZA

ZPŮSOBŮ ANALÝZ JE NĚKOLIK, SWOT JE POUZE JEDNOU Z NICH, POZOR NA HESLO: „ANALÝZOU K PARALÝZE“

PRIORITY BEZ STANOVENÝCH INDIKÁTORŮ CÍLOVÝCH HODNOT JSOU ZBYTEČNÉ

Trojimperativ – Magic Triangle

Čas (MIN) Náklady (MIN)

Co to je strategie a proč je důležitá?

Smart cíl

SMART cíl

S - Specifický a specifikovaný (Specific) M - Měřitelný (Measurable) A - Akceptovatelný (Agreed) R – Realistický (Realistic) T – Časový (Time)

SWOT analýza

Analýza faktorů vnějšího okolí • sociokulturní faktory • technologické faktory• politické faktory• ekonomické faktory

O, T

SWOT analýza

•analýza zákazníků•analýza dodavatelů•analýza konkurentů

O, T

SWOT analýza

Analýza interních faktorů

• marketingové a distribuční• finanční a rozpočtové• lidských zdrojů

S, W

PRIORITY

CÍLOVÉ HODNOTY

PROGRAMY

PROJEKTY

VIZE

ANALÝZA

VIZE JE VYSLOVENÁ PŘEDSTAVA O BUDOUCNOSTI STRATEGICKÉ JEDNOTKY (MĚSTA), SDÍLENÁ KLIENTEM STRATEGIE = OBČANEM

PROGRAM = SOUBOR VZÁJEMNĚ KORESPONDUJÍCÍCH PROJEKTŮ - STRATEGICKÝ OKRUH

NEZMĚNILY SE PODMÍNKY?

ŘEŠÍME SKUTEČNÉ PRIORITNÍ PROBLÉM?

JE DOSAŽENÍ CÍLŮ REÁLNÉ?

PRIORITY

CÍLOVÉ HODNOTY

PROGRAMY

PROJEKTY

VIZE

ANALÝZA

KORESPONDUJE PROJEKT S PROGRAMEM?

ODPOVÍDÁ STRATEGIE NAŠÍ VIZI?

ŘÍDÍME PROJEKTY DOBŘE?

ZPĚTNÁ VAZBA

PRIORITY

CÍLOVÉ HODNOTY

PROGRAMY

PROJEKTY

VIZE

ANALÝZA

FÁ

ZE

ST

RA

TE

GIC

KÉ

AN

AL

ÝZ

Y

FÁ

ZE

ST

AT

EG

ICK

ÉH

O V

ÝB

ĚR

U

FÁ

ZE

ST

RA

TE

GIC

KÉ

IM

PL

EM

EN

TA

CE

PRIORITY

CÍLOVÉ HODNOTY

PROGRAMY

PROJEKTY

VIZE

ANALÝZA

TVŮRCE STRATEGIE

KLIENT STRATEGIE

(OBČAN)

PR

OC

ES

Y T

VO

RB

Y S

TR

AT

EG

IE

PA

RT

ICIP

AC

E

JAK ZAPOJIT OBČANA?

JAK ZAKOMPONOVAT NÁZORY OBČANŮ DO STRATEGIE?

Strategické plánování

Strategické plánování • dvě vzájemně intenzivně komunikující součásti:

komunitní pilíř (induktivní plánování)

- komunitní část strategického plánu = komunitní plán

expertní pilíř (deduktivní plánování)

- expertní část strategického plánu

oficiální zastřešení (zastupitelstvo, vedení města)

organizační zázemí (koordinátor, politik, komise, pracovní skupiny)

Strategické plánování Smyslem komunitního pilíře strategického plánu je aktivně

• Získávat a dále uplatňovat poptávku cílových skupin v místě (neziskové organizace, školy, podnikatelé, zástupci veřejné správy, neorganizované veřejnosti apod.)

Strategické plánování Příprava základní verze komunitního plánu probíhá v návazných setkáních místních týmů:

1. přípravné jednání 2. jednání místních partnerů (zástupců cílových skupin) – stanovení záměrů3. jednání pracovních skupin – doplnění aktivit – stanovení ukazatelů úspěšnosti (upgrade)4. fórum - veřejné projednání5. dopracování s místními partnery Po dokončení základní verze komunitního plánu se

pravidelně opakují Fóra 1x ročně; předchází jim kontrola a aktualizace komunitního plánu v pracovních skupinách, ve spolupráci s odbory úřadu a komisemi).

Zapojení veřejnosti

• Je jedním ze základních principů udržitelného rozvoje, a to nejen do rozhodovacích procesů, ale i do vytváření plánů a jejich realizace,

• obyvatelé dané obce mají sami říci, co je trápí nejvíce,

• pokud obyvatel obce cítí jistou věc jako problém, pak je namístě se jím zabývat a hledat spolu s obyvateli možná řešení.

Výhody zapojení veřejnosti

• Předchází se konfliktům,• napomáhá konflikty řešit způsobem přijatelným pro obě

strany, • pomáhá odstranit nepochopení a nedorozumění, • získáte zkušenosti a vědomosti jiných lidí, • pomáhá zvyšovat tvořivost - jsme inspirováni i inspirujeme, • spolupracující strany se navzájem od sebe učí, • každý přináší místní znalosti a místní zkušenosti i své

odborné znalosti,• lidé přijmou záměr za vlastní, ztotožní se s ním, začne jim na

věci záležet, • posiluje pocit soudržnosti k obci,

Výhody zapojení veřejnosti

• posiluje pocit vlastnictví, který motivuje k činnosti, • zlepšuje se veřejný image, obraz úřadu v očích veřejnosti, • pomáhá dosahovat cílů udržitelného rozvoje,• dává procesu dynamiku,• získáváte spojence a zdroje pro implementaci plánů rozvoje.

Rizika práce s veřejností

• Lehko mohou být vyvolány falešné naděje - je lepší být při

plánování realističtí, mít dobře zajištěno, co se s výstupy

práce s veřejností stane a veřejnost stále informovat, • je potřeba se vyhnout podsunování vlastních názorů, • práce s veřejností vyžaduje čas a peníze, které je ovšem

potřeba brát jako dobrou investici s mnohonásobnou

návratností, • reprezentativnost získaných názorů • práce by neměla být omezena na takzvané „věčné

kverulanty“, kteří přicházejí a přinášejí stížnosti nebo podněty

nebo zase nezničitelné „nadšence,“ Jedná se o zapojení

všech těch, kteří se o takové otázky sami nezajímají.

Základní principy a pravidla postupu

• Čím více lidí bude do procesu plánování zapojeno, tím

kvalitnější tento proces bude,• postupujeme proto krok za krokem,• nejprve si vytipujeme tzv. klíčové partnery (hlavní

stakeholdery), což jsou reprezentanti těch skupin/veřejnosti,

kteří jsou pro náš záměr nejdůležitější, a s nimi si vyjasníme

dlouhodobé cíle, hodnoty, účel i specifické cíle našeho

záměru, • na tuto základní skupinu „nabalujeme“ další a další

(spolupracující subjekty, širší společenství, veřejnost),


• úspěch spočívá v tom, že každý další krok podnikáme vždy

již ve spolupráci s předchozí úrovní – oni nám totiž nejlépe

poradí, jak postupovat dál, abychom byli úspěšní při oslovení

cílových skupin, ke kterým patří,• je proto dobré věnovat dostatek času pro získání těchto

našich „vyslanců“ v jednotlivých cílových skupinách.


• jasný proces • Pokud chcete být úspěšní, věnujte dostatek času vytvoření plánu, jak celý proces povedete,• kdo bude mít jakou pravomoc, • jaký bude systém sběru, zpracování a předávání informací,• jak s výsledky naloží ten, kdo rozhoduje,• je bezpodmínečně nutné mít dopředu vyjednáno, co se stane s výsledky práce s lidmi, jak bude s jejich názory a náměty naloženo a zda k nim bude rozhodovací orgán přihlížet. Bez jasného závazku, že názory a nápady veřejnosti budou využity, je lepší se do jejich zjišťování vůbec nepouštět. Tento závazek musí být trvalý, ne jenom momentální příslib. Je potřeba se rozhodnout, čeho chcete vlastně dosáhnout.


• závazek setrvat• Na začátku procesu si promyslete, co může motivovat vaše spolupracovníky, aby v procesu setrvali. Stanovte na začátku pravidla setrvání,• jedním z důvodu setrvání může být jasně postavený plán s vytyčenými cíli v určitém časovém horizontu,• lidé však musí vidět v krátké době konkrétní výsledky svého snažení.


• otevřenost, poctivost, důvěra• Je potřeba vytvořit atmosféru důvěry a ujistit lidi, že mohou projevit své názory,• důvěru budujete prostřednictvím komunikace založené na oboustranném naslouchání a dotazování a vzájemném respektování názorů,• lidé musí vidět, že jejich názory jsou respektovány,• nezapomínejte dát vždy zpětnou vazbu, co se s názory lidí stalo (i když nebyly využity, vysvětlete proč).


• objektivnost• Ustavování dohod věnujte velkou pozornost,• co možná nejdříve proberte všechny možné názory a pohledy na problém, který řešíte,• neopomeňte všechny tzv. klíčové podílníky, • neobracejte se jenom na své příznivce nebo naopak na zjevné nepřátele. Potřebujete získat co nejširší spektrum názorů,• musíte se snažit získat názory od lidí, kteří by nikdy nepřišli na veřejné projednávání problému,• hledejte formy, jak tyto lidi oslovit a jak jejich názory získat,• nevyčítejte jim, že nepřišli na shromáždění, které jste k problému svolali – je to přirozené: nevěří, že by svým hlasem něco změnili.


• objektivnost• Musíte dokázat všem, že jejich hlas opravdu něco znamená,• dosáhnete toho jen tím způsobem, že budete lidi průběžně informovat, co se děje a jak je nakládáno s jejich názory a nápady,• nešetřete časem a energií na tento prvek – v opačném případě ztratíte mnoho příznivců a reálných i potenciálních spolupracovníků!


• sdílená zodpovědnost za úspěch • Nedovolte, aby lidé zapojení do procesu spoléhali jenom na ty, kteří proces vedou a zůstávali pasivními herci,• zapojte lidi do procesu aktivně,• v průběhu práce jim máte příležitost ukázat, že i oni mají určitou zodpovědnost za budoucnost obce/regionu,• souvisí to úzce s respektováním a využitím jejich názorů – bariéra MY (víme jak na to, ale nikdo nás neposlouchá), ONI (ti, co rozhodují a nerespektují naše názory, tak proč bychom jim měli pomáhat),• zapojení veďte tak, aby si lidé uvědomili svoji zodpovědnost – nejen za způsob přijmutí rozhodnutí, ale také za jeho provedení.


• společné základní informace • Spory často vznikají a přetrvávají jednoduše proto, že rozdílné skupiny nebo jednotlivci diskutují na základě rozdílných stanovisek k důležitému problému a na základě rozdílných klíčových informací,• skutečný proces zapojení se soustředí na sdílení informací, vypracování společných dohod a na shromažďování dalších informací, které mohou pomoci pohnout s věcí kupředu.


• řešení na základě konsensu • Zapojení lidí vede k nalezení řešení, které lidé lépe přijmou, • taková rozhodnutí mají podporu veřejnosti při realizaci.

Některé užitečné ukazatele při používání nástrojů a technik zapojování

• plánovat dopředu• Dobře se připravte,• vyberte prostornou a přístupnou místnost,• dbejte na dostatek čerstvého vzduchu, přiměřené teplo a dostatek světla,• velmi důležitým prvkem je rozestavení nábytku – zvláště židlí a stolů,• připravte si prostor pro vytvoření důvěry a spolupráce tím, že rozestavíte židle do rovnocenného postavení (půlkruh, kolem jednotlivých stolů, tvar „U“ apod.).


• komunikovat• Komunikujte otevřeně a vřele – zdejte se být nadšenými! • Zná každý každého? Základní představení / zahřívací cvičení jsou důležitá,• Ví každý proč je zde – je jasný (a sdílený) program, čeho chtějí lidé dosáhnout? • Je vaše role lidem jasná? Měli byste spíše pomáhat než být expertem (a také byste měli očekávat, že se také něco naučíte).


• pozitivně jednat• Naslouchejte všem příspěvkům,• zastavte jednání, když je to potřeba a vypořádejte se s diskriminačními poznámkami a přehlížením – povzbuzujte vzájemný respekt,• jsou lidé sebejistí, zapojují se rovnocenně? Rozdělení větších skupin na menší skupiny nebo páry může lidi povzbudit k svobodnějšímu projevu,• pečlivě si rozmyslete způsob rozdělení celé skupiny na menší skupinky – může to být nahodile nebo plánovaně v závislosti na tom, zda je prospěšné sdružit určité lidi dohromady nebo ne (přínos diskuse se zvyšuje, pokud jsou ve skupině zastoupeny různé zájmy).


• vysvětlovat• Přesvědčete se, že lidé rozumějí instrukcím ke každému cvičení – je snadné zapomenout to, co je zřejmé pro vás, ale možná ne pro ostatní, • popište pečlivě každé cvičení a proces tak, aby každý věděl, proč co dělá, a mohl posoudit dopad vlastního jednání.


• přizpůsobovat (flexibilita)• Reagujte rychle na situaci a buďte přizpůsobiví – zvolte takový vhodný program/materiály/procesy, které zajistí relevantnost a zapojení, • vytvářejte shodu (budujte konsensus )/řešte problémy podle situace.


• objasňovat• Ujistěte se, že každý ví, jaká byla přijata rozhodnutí,• zaznamenejte na flip-chart myšlenky/návrhy/rozhodnutí, aby je každý mohl vidět a uvědomil si je,• dejte do oběhu všechny vytvořené materiály (rozešlete je všem zúčastněným).


• hodnotit• Buďte otevření ke zpětné vazbě – ať oceňuje nebo kritizuje,• udělejte si čas pro vlastní analýzu a kritickou reflexi.

Indikátory úspěchu a účinnosti práce

• Přichází více různých lidí na vaše akce? • Vysvětlování základu problému je věnováno méně času? • Mají činnosti úřadů všeobecně větší podporu ? • Vznikl pocit spoluúčasti na otázkách udržitelnosti ? • Rozšiřuje se okruh vašich spolupracovníků? • Řešíte méně konfliktů?

A proč celé to úsilí?

Byly by vaše úřady potěšeny, kdyby• Veřejnost chápala záměry a dlouhodobé cíle vedení obce? • Dosáhly účasti většího počtu lidí? • Přidaly k vzájemnému porozumění také poznání a respekt? • Zvýšily pocit zodpovědnosti občanů za rozvoj obce? • Zvýšily množství místních prostředků/zdrojů (nejen peněžních)? • Získaly užitek z místních znalostí, dovedností a nápadů? • Lidé podporovali vhodnou politiku, rozhodnutí a výsledky?

Příprava projektu

ČTYŘI FÁZE PŘÍPRAVY PROJEKTU

• fáze 1 – formulace koncepce

• fáze 2 – návrh

• fáze 3 – rozpracování

• fáze 4 - dokončení

Příprava projektu Fáze Definice Ukazatele

Fáze 1Formulace koncepce

Identifikace žádoucích výsledkůStanovení, jaké informace jsou zapotřebí pro základní formulaci projektu

Projekt vychází z pouhého záměruŽádoucí výsledky nejsou jasné a nebyly prověřeny porovnáním s požadavky opatření. Nemusí být v souladu se strukturálními fondy Je třeba vyjasnit, kdo bude „vlastnit“ výsledky a výstupy projektu Je nutno identifikovat partneryNeexistuje vůbec žádný plán pro zpracování projektu

Fáze 2Návrh

Výběr řešení (varianty) a stanovení činností pro jednotlivé výstupyStanovení, jaké informace jsou zapotřebí pro další zpracování projektu

Uvedené ukazatele jsou (převážně) splněny, ale: Relevantní partneři projektu se nedohodli na jasném řešení nebo nevyjádřili svou podporuČinnosti nebyly jasně definovány a nemají vazbu na výstupy a výsledkyNebylo seriózně promyšleno financováníNeexistuje plán pro zpracování dalších fází projektu

Fáze 3Rozpraco-vání

Dokončení návrhu projektu včetně podrobného rozpočtuStanovení, jaké informace budou pravděpodobně zapotřebí pro vyplnění formuláře žádosti

Uvedené ukazatele jsou (převážně) splněny, ale:Zatím neexistuje jasný rozpočet nebo není zajištěno financování (spolufinancování) a partneři projektu nepotvrdili svoji podporuPředkladatelé neprovedli příslušné hodnotící studie nebo studie nemají uspokojivou úroveňVýsledky studií nebyly při zpracování projektu respektoványPředkladatelé nemají potřebná rozhodnutí a povoleníNebyla dostatečně prokázána relevance projektu a oprávněnost pro financování z příslušného opatření SF Neexistuje plán pro dokončení projektu

Fáze 4Dokončení

Vyplnění žádosti a zpracování podkladové projektové dokumentace Prověření žádosti před předložením podle seznamu kontrolních otázek

Uvedené ukazatele jsou (převážně) splněny, ale:Není vyplněn formulář žádostiPodkladová dokumentace není kompletní (nebo není známa)Podpora projektu všemi partnery (s uvedením konkrétních implikací pro partnery) nebyla potvrzena právně závazným dokumentem Nebyla plně respektována veškerá legislativa EU a ČR (např. oprávněnost, veřejné zakázky, veřejná podpora, environmentální požadavky)

Příprava projektu

PŘEHLED POŽADAVKŮ FINANCUJÍCÍCH INSTITUCÍ

• Financující instituce jako ‘nákupčí’ – nezbytnost souladu s opatřením

K financující instituci byste měli přistupovat jako k nákupčímu. Nákupčí pro strukturální fondy chce vidět konkrétní výsledky v místě realizace. Jaké typy výsledků chtějí instituce zajistit, je uvedeno v opatření, které to velmi jasně stanoví. Když si v opatření přečtete oddíl nazvaný „Specifické cíle“, zjistíte přesně, co se očekává.

• Jaký problém chcete řešitVšechny projekty strukturálních fondů musí vycházet z jasné definice problému, který chcete v regionu řešit. Musí být formulován naprosto jasně a musí jít o problém, na jehož řešení je opatření zaměřeno. Cíl Vašeho projektu musí mít vazbu na tento problém a tím i na opatření. Říká se tomu SOULAD s cílem opatření.

Příprava projektu PŘEHLED POŽADAVKŮ FINANCUJÍCÍCH INSTITUCÍ

• Výsledky, výstupy a vstupyFinancující instituce však začínají tím, že zkontrolují, zda Vaše definice problému zapadá do opatření.

Pak zjišťují, kdo jsou příjemci projektu (cílová skupina) a co jim projekt nabízí. To znamená, že musíte jasně vědět, pro koho bude projekt přínosem a proč. Když začínáte projekt zpracovávat, musíte tedy myslet na jeho konec. Musíte specifikovat příjemce a přínosy (výsledky), které pro ně projekt zajistí.

Výsledky a výstupy projektu jsou dvě odlišné věci. Výstupy jsou fyzické výsledky projektu. Výsledky jsou vyjádřením přínosů, které tyto výstupy budou mít pro cílovou skupinu.

Vstupy projektu jsou takové vstupy, které vedou k výstupům, jež zase zajišťují výsledky.


• Poptávka Financující instituce požadují ujištění, že je mezi příjemci po projektu poptávka. Je nutno prokázat nejen to, že příjemci projekt potřebují, ale že jsou ochotni se do něj zapojit.

• Hodnota za penízeFinancující instituce se budou ptát:

Jde o nákladově nejefektivnější způsob řešení problému? Očekávají ujištění, že byla zvážena všechna alternativní řešení a že předkládaný návrh je nákladově nejefektivnější. Nezapomínejte, že budou Váš návrh porovnávat a že si z toho udělají obrázek o tom, jak lze ve Vašem sektoru finanční prostředky vynaložit co nejúčelněji


• Náklady Financující instituce budou chtít vědět• zda jste identifikovali všechny náklady,• zda jsou náklady stanoveny přesně,• zda jsou náklady přiměřené - budou nákladové položky vynaloženy efektivně

• ProveditelnostFinancující instituce očekávají potvrzení proveditelnosti projektu. To znamená:• Po projektu je poptávka• Projekt je reálný• Byla zvážena variantní řešení a vybráno nákladově nejefektivnější řešení• Byly stanoveny náklady a přínosy a jsou v přijatelných vzájemných relacích• Byla identifikována rizika a existuje plán pro nepředvídané události • Byla provedena všechna praktická opatření včetně zajištění financování

Příprava projektu


• Oprávněnost Jsou předkladatelé oprávnění pro získání podpory?Jsou náklady oprávněné?Nezapomeňte, že jednotlivá opatření čerpají prostředky buď z ESF nebo ERDF a každý tento fond má jiná pravidla oprávněnosti.

• RizikoFinancující instituce očekávají ujištění, že jste identifikovali všechna rizika projektu a že máte plán, jak je v případě výskytu řešit.

• Adicionalita / DoplňkovostNezapomínejte, že strukturální fondy nejsou určeny k podpoře již existujících činností. Mají podporovat nové činnosti, které by se bez finanční podpory neuskutečnily, což musíte prokázat.

Příprava projektu


• Partnerství Financující instituce budou prověřovat, zda je předkladatel projektu důvěryhodný a zda ho podporují partneři, kterých se projekt logicky týká. Podporu je nutno vysvětlit – jaká bude a jak bude dodána.

• Rozpočet projektuFinancující instituce požadují úplný rozpočet projektu s uvedením všech nákladů a finančních vstupů. To znamená, že kromě rozpočtu je obvykle nutno předložit také prognózu cash flow. Financující instituce chtějí mít jistotu, že předkladatelé jsou schopni zajistit realizaci projektu FINANČNĚ.Velmi důležité je spolufinancování, je nutno konkrétně uvést, kdo poskytne další finanční vstupy a kdy. Pokud je projekt spolufinancován věcným plněním (např. poskytnutím budov nebo zařízení), musí být plně doloženo potřebnými dokumenty a oceněno na základě skutečné tržní hodnoty.


• Plán a řízení projektu Financující instituce požadují, aby předkladatelé prokázali, že mají jasný plán projektu, který zajistí výstupy a výsledky, a že jsou předkladatelé schopni ho realizovat.To znamená, že plán projektu musí být formulován jasně a přehledně s využitím tabulek a s konkrétním harmonogramem. Financující instituce prověří, zda je plán a harmonogram reálný a proveditelný.Hlavní část posouzení se bude věnovat řízení projektu; financující instituce požadují informace dokládající, že osoby pověřené řízením projektu jsou schopny projekt řídit.Financující instituce budou chtít vědět, jak předkladatelé zajistí dosažení cílových hodnot a termínů, a očekávají ujištění, že předkladatelé budou monitorovat a vyhodnocovat vývoj projektu.

• Proces podání žádosti

Děkuji za pozornost.

Martin Černý

[email protected]

Zdroje:

• Dali Vítek, strategické řízení

• NSZM, metodika pro místní agendy 21 v ČR

• NSZM, metodika NSZM

• Černý, Novotný, Švíka, studie proveditelnosti

mailto:[email protected]

Date post:	08-Jan-2016
Category:	Documents
Upload:	durin
View:	35 times
Download:	4 times

Strategické plánování

Documents