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TERMO DE REFERÊNCIA

CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS

DE

OUTSOURCING DE IMPRESSÃO

EGR - EMPRESA GAÚCHA DE RODOVIAS S/A Av. Borges de Medeiros, 261 - 3º andar

CEP: 90020-021 - Porto Alegre / RS Fone: 0800 648 3903

www.egr.rs.gov.br

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Sobre este documento

Identificação de versão

Versão 1.0 – Proposta inicial - Data: 02/10/2017

Versão 2.0 – Atualização de cláusulas – Data: 29/11/2017

Versão 3.0 – Adequação aos termos da Lei 13.303 – Data: 05/12/2017

Versão 4.0 – Revisão final – Data: 17/01/2017

Definição dos responsáveis

Pablo Corrêa Feijó – Gerência de TI

Denise Pereira Rodrigues – Gerência de TI

Haroldo José Teixeira – Gerência de TI

Resumo da demanda

Prospectar, definir e especificar a contratação de empresa para prestação dos serviços de outsourcing

de impressão para a EGR.

Data de início do projeto

02/10/2017

Data da última revisão

17/01/2018

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1. APRESENTAÇÃO

O presente Termo de Referência tem por objetivo disponibilizar o conjunto de ele-

mentos necessários e suficientes, com nível de precisão adequada, para caracterizar contra-

tação, assegurar a viabilidade técnica e possibilitar a avaliação dos custos, a definição dos

métodos e o prazo de execução.

2. OBJETO

Contratação de empresa especializada para prestação de serviços continuados de

outsourcing de impressão, locação e instalação de equipamentos multifuncionais novos (de

primeiro uso) para impressões, cópias e digitalizações, monitorados através de software de

gerenciamento via rede institucional com o controle dos processos envolvidos, e forneci-

mento de suprimentos com prestação de serviços técnicos de manutenção dos equipamen-

tos.

3. JUSTIFICATIVA

A contratação de serviços de impressão, cópias e digitalização tem como objetivo

prover à empresa um modelo eficiente e eficaz, capaz de atender a todas as demandas de

impressão, cópia e digitalização de documentos, através da instalação de equipamentos e

do fornecimento de suprimentos, exceto papel, evitando desperdícios e descontinuidade dos

serviços ocasionados pela falta de insumos e de serviços técnicos de manutenção;

Diminuição no tempo de espera para atendimento e resolutividade em serviços de

manutenção corretiva dos equipamentos, comparando com o sistema atual adotado pela

EGR, maximizando o período de disponibilidade;

Transferência dos processos de logística de suprimentos e peças para a CONTRA-

TADA, gerando a eliminação dos processos de trabalho envolvidos para aquisição dos mes-

mos, resultando em maior disponibilidade da atual força de trabalho interna dedicada para

as atividades fins da empresa;

Redução de investimentos iniciais com a aquisição de equipamentos;

Redução de custos com os insumos/consumíveis/kit de manutenção, visto que estes

são fornecidos com menores preços, em decorrência da economia de escala gerada pelas

compras efetuadas em grandes quantidades realizadas pelo prestador de serviços;

Redução na contratação de manutenção e assistência técnica de equipamentos,

que passam a ser de responsabilidade do prestador do serviço de outsourcing;

Redução de forma drástica das interrupções do serviço de impressão, através da

implantação e aplicação de Acordos de Níveis de Serviço (SLA) aqui definidos;

Redução de gerência de estoque, das compras e do condicionamento de insu-

mos/consumíveis/kit de manutenção;

Otimização dos tramites administrativos e legais decorrentes dos processos de licita-

ção para aquisição de insumos/consumíveis/kit de manutenção, estes que devem obedecer

à legislação pertinente à licitação regente no setor público;

Impressão em papel no formato A3 e policromático, resultando em ganho de quali-

dade na produção de documentos em setores estratégicos da empresa;

Permitir a criação de centros de custos, para a contabilização e controle das impres-

sões na Empresa, propiciando na melhoria da gestão de impressões e equipamentos;

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Geração de relatórios gerenciais a partir de informações da utilização dos equipa-

mentos, páginas impressas produzidas por equipamentos e usuários da empresa;

Atualização tecnológica dos equipamentos e softwares de controle e gerencia-

mento;

4. DESCRIÇÃO DOS SERVIÇOS

Está contemplada a prestação dos seguintes serviços pela CONTRATADA:

Fica definido como “horário comercial”, para os casos em que for necessário, para

atendimento no endereço da CONTRATANTE, o horário das 08:30h às 18h, horário

de Porto Alegre, de segunda à sexta-feira, exceto feriados em Porto Alegre.

Todos os funcionários da CONTRATADA deverão utilizar Equipamentos de Proteção

Individual e/ou Coletivos e estarem equipados com ferramentas apropriadas à fun-

ção que exercem e às tarefas que estiverem executando. Também devem portar

crachá e trabalhar uniformizados.

O técnico da CONTRATADA não poderá realizar nenhum atendimento dentro das

dependências da EGR sem o acompanhamento de um colaborador vinculado à

Gerência de Tecnologia da Informação – GTI.

Alocação, disponibilização e instalação, nas dependências da Empresa Gaúcha

de Rodovias, multifuncionais novas (de primeiro uso) que também ofereçam as fun-

ções de cópia, impressão e digitalização.

Logística para fornecimento, coleta e descarte de suprimentos e consumíveis, não

sendo permitido o estoque nas dependências da CONTRATANTE.

Gestão de páginas impressas, copiadas e digitalizadas, através da disponibilização

de sistemas de informação, possibilitando contabilização, bilhetagem, emissão de

relatórios com os registros de páginas impressas, copiadas e digitalizadas por centro

de custo e/ou usuário, incluindo nome dos arquivos impressos. Está incluso também

softwares para gerenciamento, de propriedade da CONTRATADA, devendo ser ins-

talado e configurado em servidor destinado à instalação de softwares e equipa-

mentos de impressão indicado pela CONTRATANTE.

Gestão de Suporte, atendendo aos chamados de suporte aos equipamentos, rea-

lização de atendimento gerado por chamados da CONTRATANTE, troca de equi-

pamentos defeituosos.

Reposição de suprimentos, exceto papel.

A CONTRATADA deverá dispor de funcionário na função de líder de equipe, res-

ponsável pelo gerenciamento da produção, pela emissão de relatórios de conta-

bilização da produção, pelo atendimento de primeiro nível, suporte aos usuários,

treinamento e registro de chamados quando solicitado.

São atribuições e responsabilidades da CONTRATADA os atendimentos em todos os

equipamentos originados desta contratação que vierem a apresentar problemas

técnicos, bem como efetuar a troca de suprimentos, monitoramento do funciona-

mento, revisões técnicas periódicas e confecção de relatórios gerenciais, podendo

se for o caso, substituir os equipamentos com problema por outros da mesma ca-

pacidade e configuração.

Após a implantação da solução, a CONTRATADA deverá prestar serviço contínuo

de manutenção preventiva e reposição de suprimentos consumíveis, a fim de man-

ter a qualidade do serviço de impressão no melhor nível possível. Os quadros inte-

grantes do item “14 - ACORDO DE NÍVEL DE SERVIÇO” listam as atividades, serviços

e suas respectivas métricas.

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A CONTRATADA deverá efetuar Monitoramento e Gerenciamento proativo no par-

que de equipamentos instalados, visando à prestação de serviços técnicos de ma-

nutenção preventiva e reposição de suprimentos através de ferramentas específi-

cas de gerenciamento, cujo objetivo é a manutenção da disponibilidade dos equi-

pamentos e redução de chamados reativos e que dependam de algum tipo de

ação do usuário final.

A solução de gerenciamento deverá permitir a atualização de firmwares bem

como ajustes e configurações do equipamento de forma remota.

A CONTRATANTE fornecerá móveis adequados para a alocação dos equipamen-

tos.

Os componentes necessários à instalação e funcionamento devem ser fornecidos

juntamente com cada equipamento, quando da instalação dos equipamentos por

parte da CONTRATADA, sem ônus para a CONTRATANTE.

A CONTRATANTE disponibilizará conexão com a Internet nos locais onde os equipa-

mentos serão instalados, para permitir, no mínimo, a contabilização de páginas im-

pressas (bilhetagem) dos equipamentos. Caso não seja possível efetuar a bilheta-

gem através da conexão disponibilizada pela CONTRATANTE, será responsabilidade

do CONTRATANTE designar pontos focais para efetuar a leitura dos medidores dos

equipamentos manualmente e encaminhar formalmente para a CONTRATADA via

e-mail.

O faturamento será baseado nas informações coletadas nos medidores físicos dos

equipamentos, ou seja, faturamento com base nas páginas efetivamente impres-

sas, estando condicionado ao previsto no item 4.17.

Os equipamentos devem ser fornecidos com todos os drivers necessários, compatí-

veis ao seu perfeito funcionamento em todas as suas funcionalidades, observando-

se a compatibilidade com as versões 32 e 64 bits dos sistemas operacionais, Win-

dows 7 e versões posteriores, Windows Server 2008 e superiores, Linux Ubuntu 12.4 LTS

e versões posteriores.

É de responsabilidade da CONTRATADA a instalação, desinstalação e substituição

dos equipamentos, além da configuração dos softwares necessários à utilização,

gerenciamento e bilhetagem daqueles, exceto pela instalação / distribuição de

drivers e clientes nas estações dos usuários que será responsabilidade da CONTRA-

TANTE.

Quando da solicitação por parte da CONTRATANTE para realização de instalação,

desinstalação, remanejamento e realocação de equipamentos durante a vigência

contratual, a CONTRATADA deverá executar os serviços no prazo máximo de 3 (três)

dias úteis após a solicitação, limitadas a 10 (dez) movimentações por ano sem custo

ao CONTRATANTE.

Na fase da implantação a CONTRATADA deverá designar 1 (um) líder e 1 (um) fun-

cionário técnico responsável para implantação e acompanhamento do funciona-

mento da solução até sua implementação plena da proposta oferecida. A CON-

TRATADA deverá comprovar que, pelo menos um dos técnicos possua certificação

comprovada pelo fabricante dos equipamentos ofertados.

Os serviços devem ser prestados de forma contínua, sem interrupções, em horário

comercial e nas dependências da CONTRATANTE.

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5. QUANTIDADE DE EQUIPAMENTOS

LOTE ÚNICO

ITEM QUANTIDADE ESPECIFICAÇÃO

I 2 Multifuncional Monocromático Setorial - A4

II 4 Multifuncional Policromático Setorial - A4

III 1 Multifuncional Policromático Departamental - A3

6. FRANQUIA CONTRATA

ITEM

FRANQUIA / VOLUME

MENSAL DE IMPRES-

SÕES EM MONO-

CROMÁTICO

FRANQUIA / VO-

LUME MENSAL DE

IMPRESSÕES EM PO-

LICROMÁTICO

TOTAL

I 2.000 n/a 2.000

II 7.600 11.000 18.600

III 1.400 3.500 4.900

7. CARACTERÍSTICAS DOS EQUIPAMENTOS

As características apresentadas visam demonstrar as funcionalidades mínimas dese-

jadas. A CONTRATADA poderá definir características superiores as mínimas estabelecidas, vi-

sando o melhor atendimento global:

Item 1: Multifuncional Monocromática Setorial - A4

Função imprimir:

7.1.1. Tecnologia de impressão Laser, LED ou cera monocromática;

7.1.2. Memória padrão de 1GB ou superior;

7.1.3. Processador de no mínimo 800mhz;

7.1.4. Capacidade de impressão frente e verso automático (Duplex);

7.1.5. Resolução mínima de impressão de 1200 x 1200 pontos por polegada, ou a reso-

lução de 1.200 x 600 x 2 DPI;

7.1.6. Velocidade mínima de impressão em preto de 45 páginas por minuto em formato

A4;

7.1.7. Bandeja de entrada com capacidade para 500 folhas de papel sulfite com tama-

nho A4 e gramatura de 75 g/m²;

7.1.8. Bandeja de saída com capacidade mínima de 250 folhas de papel sulfite com

tamanho A4 e gramatura de 75 g/m²;

7.1.9. Capacidade para impressão em papeis nos tamanhos A4, Carta e Ofício;

7.1.10. Capacidade para impressão em papeis com gramaturas entre 65 e 120 g/m²;

7.1.11. Capacidade para impressão em papel sulfite, reciclado, envelopes;

7.1.12. Capacidade de proteção de documentos confidenciais através de senha;

7.1.13. Compatibilidade com as linguagens de impressão PCL5, PCL6 e PS 3;

7.1.14. Interface padrão USB.

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Função digitalizar:

7.1.15. Digitalização de documentos nos tamanhos A4, carta e Ofício;

7.1.16. Alimentador automático de documentos (ADF) para 50 folhas com gramatura de

75g/m²;

7.1.17. Velocidade mínima de digitalização em preto de 45 páginas por minuto em for-

mato A4;

7.1.18. Capacidade de digitalizar em tamanho ofício na mesa digitalizadora e no ADF;

7.1.19. ADF com capacidade para digitalizar papeis com gramaturas entre 70 e 80 g/m²;

7.1.20. Resolução óptica real mínima (não interpolada) de 600 x 600 pontos por pole-

gada;

7.1.21. Profundidade de cores de 24 bits e 256 tons de cinza;

7.1.22. Geração de arquivos digitalizados em formato JPG, PDF e PDF/A “pesquisável na-

tivo”, independente da orientação do papel na entrada para digitalização;

7.1.23. Capacidade de envio de imagens e documentos digitalizados para compartilha-

mento de rede e FTP.

Função copiar:

7.1.24. Capacidade de ampliação/redução de 50% a 200%;

7.1.25. Capacidade para programar pelo menos 99 cópias de um original;

7.1.26. Funcionamento autônomo para copias independente de conexão ao servidor de

impressão.

Item 2: Multifuncional Policromático Setorial - A4

Função imprimir:

7.2.1. Tecnologia de impressão Laser, LED ou cera policromática;



7.2.4. Capacidade de impressão frente e verso automaticamente (Duplex);

7.2.5. Resolução mínima de impressão de 1200 x 1200 pontos por polegada, ou de 1.200

x 600 x 2 DPI ou de 2.400 x 600 DPI.;


A4;

7.2.7. Bandeja de entrada com capacidade para 500 folhas de papel sulfite com tama-

nho A4 e gramatura de 75 g/m²;



7.2.9. Capacidade para impressão em papeis nos tamanhos A4, Carta e Ofício;


7.2.11. Capacidade para impressão em papel sulfite, reciclado, envelopes;


7.2.13. Compatibilidade com as linguagens de impressão PCL5, PCL6 e PS 3; Interface

padrão USB.

Função digitalizar:

7.2.14. Digitalização de documentos nos tamanhos A4, carta e Ofício;


75g/m²;


mato A4;

7.2.17. Capacidade de digitalizar em tamanho ofício na mesa digitalizadora e no ADF;


7.2.19. ADF com capacidade de leitura frente e verso automático (Duplex)

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gada;



tivo”;

7.2.23. Capacidade de envio de imagens e documentos digitalizados para compartilha-

mento de rede e FTP.

Função copiar:

7.2.24. Capacidade de seleção de copias em cores e tons de cinza;


7.2.26. Capacidade para programar pelo menos 99 cópias de um original;


impressão.

Item 3: Multifuncional Policromático Departamental - A3

Função Imprimir:

7.3.1. Tecnologia de impressão Laser, LED ou cera policromática;



7.3.4. Capacidade de impressão frente e verso automático (Duplex);

7.3.5. Resolução mínima de impressão de 1200 x 1200 pontos por polegada;


A4;

7.3.7. Uma bandeja de entrada com capacidade para 500 folhas de papel sulfite com


7.3.8. Uma bandeja de entrada com capacidade para 500 folhas de papel sulfite com




7.3.10. Capacidade para impressão em papeis nos tamanhos A3, A4, Carta e Ofício;


7.3.12. Capacidade para impressão em papel sulfite, reciclado, envelopes e transparên-

cias;


7.3.14. Compatibilidade com as linguagens de impressão PCL5, PCL6 e PS 3.

Função Digitalizar:

7.3.15. Digitalização de documentos nos tamanhos A3, A4, Carta e Ofício;


75g/m²;


mato A4 na mesa digitalizadora e no ADF;


7.3.19. ADF com capacidade de leitura frente e verso automático (Duplex)


gada;



tivo”, independente da orientação do papel na entrada para digitalização;

7.3.23. Capacidade de envio de imagens e documentos digitalizados via e-mail, com-

partilhamento de rede e FTP.

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Função Copiar:

7.3.24. Capacidade de seleção de copias em cores e tons de cinza;


7.3.26. Capacidade para programar pelo menos 999 copias de um original;


impressão.

Requisitos mínimos comuns a todas multifuncionais

7.4.1. Interface de rede fast ethernet 10/100/1000 Mbps com conector RJ-45.

7.4.2. No máximo dois (2) fabricantes para todos os tipos de equipamentos.

7.4.3. As Multifuncionais dos itens 1 e 3 deverão obrigatoriamente fazer a geração de

arquivos digitalizados em formato JPG, PDF e PDF/A “pesquisável nativo”, inde-

pendente da orientação do papel na entrada para digitalização.

7.4.4. A Multifuncional do item 3 deverá obrigatoriamente fazer a geração de arquivos

digitalizados em formato JPG, PDF e PDF/A “pesquisável nativo”, não necessi-

tando o recurso de orientação do papel na entrada para digitalização.

7.4.5. O equipamento deve ter a função de remoção de páginas em branco.

7.4.6. A digitalização de documentos diversos, gerando como saída, arquivos de ima-

gem no padrão JPG e documentos no formato PDF, PDF/A “pesquisável nativo”,

com a geração de arquivo de 10 páginas com um tempo inferior a 60 segundos

e com o máximo de tamanho de 1.500 kbytes do arquivo, na resolução de 300

DPI.

7.4.7. Suporte aos protocolos de rede TCP/IP, DHCP, SMB/CIFS, LPD/LPR E FTP e SNMP.

7.4.8. Dotado de porta USB 2.0 ou superior para conexão local a um computador.

7.4.9. Capacidade de contabilização de impressões e digitalizações.

7.4.10. Fonte de alimentação para operação em 120 e 230 VAC com variação de +/-

10%, sendo aceito conversor de voltagem externo.

7.4.11. O equipamento deve possuir modo de economia de energia.

7.4.12. Interface do usuário em idioma Português do Brasil, ou com a devida tradução.

7.4.13. O equipamento deve ser totalmente compatível com as versões 32 e 64 bits dos

sistemas operacionais Windows 7 e versões posteriores, Windows Server 2008 e ver-

sões posteriores, Linux Ubuntu 12.04 LTS e versões posteriores, devendo acompa-

nhar todos os drivers que se fizerem necessários para tal.

7.4.14. O equipamento deve vir acompanhado de todos os cabos e manuais (em portu-

guês do Brasil) necessários para instalação configuração e utilização do equipa-

mento.

7.4.15. Os equipamentos substituídos deverão ser equivalentes aos modelos de produ-

ção.

7.4.16. Todos os consumíveis (inclusive aqueles entendidos como Kit de manutenção, fu-

sores, rolos, toners, cartuchos, cilindros, reveladores), peças e acessórios deverão

ser originais do fabricante do equipamento (primeiro uso), não sendo admitidos,

em hipótese alguma, produtos remanufaturados, similares, compatíveis, reenva-

sados e/ou recondicionados (já utilizado). Em caso de necessidade de compro-

vação, a CONTRATANTE poderá exigir comprovante fiscal de compra.

7.4.17. Os serviços de reposição dos componentes de manutenção operacional preven-

tiva (fusores, reveladores, cilindros e peças que tenham necessidade de substitui-

ção pelo desgaste de uso) serão executados exclusivamente pelos profissionais

da empresa a CONTRATADA, devendo respeitar os prazos de atendimentos des-

critos neste documento.

7.4.18. Nenhum equipamento poderá ter sua utilização interrompida devido à falta de

cera, toner ou cartucho.

Práticas de Sustentabilidade

7.5.1. É requerida aderência às diretrizes governamentais para promoção do desenvol-

vimento nacional sustentável, orientados pelo Decreto Lei 7746, de 5 junho de 2012

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art. 4º parágrafos I, III e V, e art. 5º. Isto está em conformidade com o art. 31, da

Seção II da Lei nº 13.303/2016, garantindo a observância do princípio constitucio-

nal da isonomia, já que são atendidos por vários fabricantes do mercado de tec-

nologia da informação.

7.5.2. Na assinatura do contrato, os modelos de equipamentos ofertados deverão estar

registrados no EPEAT (Electronic Product Environmental Assessment Tool) da agên-

cia de proteção Ambiental (EPA), nas categorias Silver ou Gold, no site:

http://epeat.net, comprovando que o equipamento atinge as exigências para o

controle do impacto ambiental em seu processo de fabricação.

7.5.3. Na ausência do comprovante anterior, o licitante deverá apresentar compro-

vante do fabricante de regularidade perante o cadastro técnico Federal junto ao

IBAMA, certificação de regularização ambiental junto ao órgão ambiental com-

petente, comprovação de qualidade Certificação ISO 14001 (Gerenciamento

ambiental) do FABRICANTE.

7.5.4. A CONTRATADA deverá manter compromisso com o fabricante para a correta

destinação final de toners, cilindros e afins, garantindo o processo de sustentabili-

dade ambiental dos seus produtos e resíduos, com as devidas licenças ambientais

requeridas.

8. FORMA DA PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS

Alocação e instalação dos equipamentos:

8.1.1. Os equipamentos novos a serem alocados na prestação dos serviços deverão ter

ativos e configurados todas as funcionalidades disponibilizadas pelo fabricante,

sendo que para isto a CONTRATADA deverá providenciar todas as licenças que

possibilitam o acesso total às funcionalidades, sem custo adicional ao contrato.

8.1.2. Os equipamentos deverão funcionar em rede, permitindo que o usuário de uma

determinada unidade possa, a qualquer momento, no caso de defeito ou parali-

sação da sua unidade servidora, direcionar as suas impressões para uma segunda

unidade mais próxima.

8.1.3. Todas as multifuncionais, para efeito de auditoria, deverão possuir recurso de con-

tabilização de volumes impressos pelo próprio hardware, independentemente do

software de gestão, para confirmação dos quantitativos informados nos relatórios.

8.1.4. Todas as despesas envolvidas para a execução da presente contratação corre-

rão por conta da CONTRATADA, inclusive as despesas com transporte, seguro, em-

balagem, as de envio e retorno de profissionais técnicos para execução dos ser-

viços, retirada e devolução dos equipamentos para realização da assistência téc-

nica dentro ou fora das dependências da CONTRATANTE, sem qualquer ônus adi-

cional.

8.1.5. Os equipamentos deverão ser disponibilizados em cada unidade e local definido

pela CONTRATANTE e caso sejam necessários transformadores e/ou estabilizado-

res para garantia do correto funcionamento dos equipamentos, os mesmos deve-

rão ser fornecidos pela CONTRATADA.

8.1.6. A entrega deve ser agendada com a CONTRATANTE, com antecedência mínima

de 72 (setenta e duas) horas, sob o risco de não ser autorizada.

8.1.7. As entregas deverão ser efetuadas em horário comercial.

8.1.8. O local da implantação e execução dos serviços será na sede da Empresa Gaú-

cha de Rodovias: Av. Borges de Medeiros, 261, 3° andar, Centro Histórico, Porto

Alegre/RS.

8.1.9. O fornecimento fora das especificações e características descritas neste Termo

de Referência importará na não aceitação do objeto, que deverá ser corrigido,

no prazo de 5 (cinco) dias úteis, sem prejuízo da aplicação de penalidade.

8.1.10. A desembalagem e instalação dos equipamentos e componentes devem ser re-

alizadas pela CONTRATADA. A verificação quanto ao estado dos equipamentos

após o transporte e eventuais danos ocorridos será de exclusiva responsabilidade

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da CONTRATADA e deverão ser reparados pela CONTRATADA, sem qualquer soli-

dariedade por parte da CONTRATANTE.

8.1.11. A CONTRATADA será responsável pela execução dos serviços e seu acompanha-

mento diário no tocante a qualidade e Níveis de Serviço alcançados com vistas

a efetuar eventuais ajustes e correções.

8.1.12. Tendo em vista a proteção à saúde do usuário, bem como a necessária confiabi-

lidade dos equipamentos, os modelos propostos devem atender às normas inter-

nacionais de segurança à saúde da IEC (International Electrotechnical Commissi-

on) reconhecidas para aplicação no Brasil pela ABNT (Associação Brasileira de

Normas Técnicas).

Reposição de Suprimentos e Consumíveis

8.2.1. Após a implantação da solução, a CONTRATADA deverá realizar de forma contí-

nua e sem interrupções todos os procedimentos de aquisição, recebimento, esto-

cagem, transporte, distribuição e substituição dos suprimentos (exceto papel), es-

tabelecendo um nível de estoque suficiente para garantir os níveis de serviços

acordados.

8.2.2. Os tonalizadores dos equipamentos devem ser repostos antes de seus términos por

completo, de forma que não haja parada do equipamento.

8.2.3. A CONTRATADA deverá monitorar constantemente, via software de gerencia-

mento da solução, os níveis dos tonalizadores de todos os equipamentos aloca-

dos. Os suprimentos vazios ou descartados devem ser retirados das dependências

da CONTRATANTE logo após serem substituídos, e devem ser destinados conforme

cláusula de descarte previsto neste termo de referência.

Manutenção preventiva e corretiva

8.3.1. Visando manter os equipamentos em perfeito estado de funcionamento e prolon-

gar a vida útil dos mesmos, a CONTRATADA deverá realizar periodicamente o ser-

viço de manutenção preventiva. Esse serviço é composto de limpeza externa do

equipamento, limpeza interna, limpeza do caminho do papel, do rolo de coleta,

da área do cartucho, bandeja para papel, recipiente de resíduos, etc.

8.3.2. A CONTRATADA também deverá prestar serviço contínuo de manutenção corre-

tiva, reinstalação de equipamentos e substituição de equipamentos após detec-

ção e comunicação de problema por parte da CONTRATANTE, obedecendo aos

prazos constantes no item Acordo de Nível de Serviços. A requisição de serviço

deverá ser comunicada pela equipe responsável por administrar o contrato na

CONTRATANTE por intermédio de Abertura de Chamados de Suporte Técnico na

Central de Atendimento da CONTRATADA.

8.3.3. A CONTRATANTE irá considerar o serviço efetivamente concluído, quando a

equipe responsável por administrar o contrato receber a confirmação pelo usuá-

rio da conclusão do chamado. O chamado rejeitado pela equipe será reaberto

quantas vezes forem necessários, não cabendo ônus pelos reclamados.

8.3.4. As peças, materiais descartados e quaisquer resquícios da realização das manu-

tenções devem ser devidamente retirados das dependências da CONTRATANTE,

e devem ser destinados conforme cláusula de descarte previsto neste termo de

referência.

8.3.5. Os serviços de manutenção deverão ser prestados através de pessoal do quadro

técnico da CONTRATADA, no local onde os equipamentos estão instalados e du-

rante o horário comercial. As manutenções devem ser realizadas de modo a cau-

sar o mínimo de interferência no ambiente e na rotina de seus ocupantes ou usu-

ários. Os ambientes devem ser mantidos em perfeitas condições de higiene e se-

gurança após a conclusão dos serviços. Deve ser efetuada limpeza geral no am-

biente, caso o mesmo tenha sido afetado pela atuação do técnico da CONTRA-

TADA.

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Gestão de páginas impressas, copiadas e digitalizadas

8.4.1. Este serviço compreende a gerência e monitoração dos processos de impressão,

cópia e digitalização, através de sistema de gestão. A CONTRATADA deverá ope-

rar o aplicativo, porém possibilitando acesso total ao aplicativo por parte da

equipe responsável pelo gerenciamento dos serviços na CONTRATANTE.

8.4.2. A CONTRATADA deverá fornecer as especificações técnicas necessárias para o

sistema de bilhetagem, que deverá atender às especificações recomendadas

pelo fabricante do sistema de gestão.

8.4.3. A CONTRATANTE proverá o espaço necessário para o funcionamento dos equipa-

mentos, bem como as instalações de rede lógica e elétrica.

8.4.4. As funcionalidades de gestão e bilhetagem poderão ser executadas por mais de

um software de gerenciamento, e deve permitir, no mínimo as seguintes caracte-

rísticas técnicas:

8.4.4.1. O sistema de gerenciamento deve ser compatível com os sistemas operacionais:

Microsoft Windows 7 e versões superiores, Microsoft Windows Server 2008 R2 Enter-

prise ou superior;

8.4.4.2. O sistema de gerenciamento deve suportar a instalação em servidor virtualizado;

8.4.4.3. O sistema de gerenciamento deve ser fornecido em sua versão estável mais re-

cente, não sendo aceita versão freeware, “beta”, trial, de teste ou em desenvol-

vimento;

8.4.4.4. O sistema de gerenciamento deve possuir base de dados compatível com o pa-

drão SQL;

8.4.4.5. O sistema de gerenciamento deverá ser instalado no ambiente tecnológico da

CONTRATANTE, que se responsabilizará por fornecer o servidor para viabilizar a ins-

talação;

8.4.4.6. O sistema de gerenciamento pode ser composto por mais de um módulo, sendo

garantida total compatibilidade e funcionalidade entre os mesmos;

8.4.4.7. O sistema de gerenciamento deve ser capaz de gerenciar, contabilizar, bilhetar e

monitorar os equipamentos de todas as localidades onde estes serões instalados;

8.4.4.8. O sistema de gerenciamento deve possuir interface web para acesso, gerência,

configuração, visualização e emissão de relatórios;

8.4.4.9. O sistema deve permitir a centralização automática de dado, podendo estar dis-

ponível para o acesso de outras localidades, e também a geração de relatórios

integrados com os dados oriundos da utilização da solução.

8.4.4.10. Permitir a ordenação dos relatórios por quantidade de páginas, por centro de

custo e por ordem alfabética;

8.4.4.11. Permitir a aplicação de filtros de informações para geração de relatórios, apli-

cando-os sobre os indicadores de impressões em modo (policromática - colorida

e ou monocromática - preto), tipo de papel, modo de impressão (simplex ou du-

plex), cópia, digitalização, por origem de impressão, usuários, tipos de arquivos;

8.4.4.12. Possibilidade de emitir relatório de bilhetagem completo das impressões realiza-

das, permitindo identificar os usuários que imprimiram a quantidade, o local e o

material impresso;

8.4.4.13. Possibilidade de emitir relatório com inventário de bens, descriminando a quanti-

dade de equipamentos separados por localidade;

8.4.5. A instalação do sistema deverá ser realizada pela CONTRATADA no ambiente tec-

nológico da CONTRATANTE, acompanhada pela equipe técnica da CONTRA-

TANTE;

8.4.6. O sistema de gerenciamento deve possuir, no mínimo, dois perfis de acesso: um

com acesso administrativo (total) e outro com acesso limitado (usuário comum);

8.4.7. O sistema de gerenciamento deve possuir a capacidade de envio de dados re-

ferentes à bilhetagem de todos os equipamentos contratados ao ambiente da

CONTRATADA, se necessário for;

17/01/2018 Página 13 de 35

8.4.8. A CONTRATADA se responsabilizará por executar configurações de rede de forma

a permitir a comunicação entre o sistema de gerenciamento com o ambiente

externo (ambiente tecnológico da CONTRATADA) para fins de envio de informa-

ção de controle e bilhetagem;

8.4.9. A CONTRATADA deverá fornecer o(s) endereço(s) IP(s) dos servidores que se co-

municarão com o sistema de gerenciamento instalado no ambiente indicado

pela CONTRATANTE.

8.4.10. Ficará a cargo da CONTRATADA todo e qualquer custo derivado da aquisição de

licenças de uso, atualização e suporte de softwares, perfazendo o sistema opera-

cional, sistema de banco de dados, sistema de bilhetagem, sistema de controle

de ativos e demais softwares utilizados na solução proposta pela CONTRATADA,

previamente aprovados pela CONTRATANTE.

8.4.11. A CONTRATADA deverá arcar com todos os custos para instalação, atualização e

manutenção de servidores de impressão e demais softwares integrantes da solu-

ção de outsourcing de impressão.

8.4.12. O sistema deve permitir que as seguintes informações, acerca dos trabalhos de

impressão, sejam registradas no banco de dados:

8.4.12.1. Usuário que realizou a impressão.

8.4.12.2. Fila de impressão utilizada.

8.4.12.3. Nome do documento e extensão do arquivo que originou a impressão.

8.4.12.4. Diferenciação entre documentos impressos e copiados.

8.4.12.5. Número de páginas impressas/copiadas, necessariamente especificando o nú-

mero de páginas coloridas e monocromáticas.

8.4.12.6. Data e hora da impressão/cópia.

8.4.12.7. Características da impressão/cópia: simplex/duplex, monocromática/colorida e

formato do papel.

8.4.12.8. Custo da impressão/cópia (em reais).

8.4.12.9. O sistema de gerenciamento deve possuir capacidade de integração com o Mi-

crosoft Active Directory (AD), de forma que seja possível realizar a carga de usuá-

rios a partir do AD para a base de dados do sistema de gerenciamento.

8.4.12.10. O sistema deve permitir a criação de centros de custos (grupos de usuários) e vin-

culação de usuários aos mesmos com base em dados provenientes do AD.

8.4.13. O sistema de gerenciamento deve ser capaz de:

8.4.13.1. Realizar inventário automático dos equipamentos, informando marca e modelo.

8.4.13.2. Informar a quantidade de toner restante em cada equipamento e alertar quando

a quantidade chegar a um nível determinado, previamente configurado.

8.4.13.3. Fornecer relatórios de contabilização e de custos por usuários, centro de custos,

equipamento(s) e por período definido.

8.4.13.4. Mostrar a localização dos equipamentos utilizados na solução CONTRATADA, ins-

talados na rede, com possibilidade de agrupar por gerência administrativa e por

área.

8.4.13.5. Capturar contadores físicos dos equipamentos automaticamente.

8.4.13.6. Permitir exportação de dados tratados no sistema em layout a ser definido pela

CONTRATANTE nos formatos CSV ou XLS.

8.4.13.7. Quando o software de gerenciamento não for do mesmo fabricante do equipa-

mento, a licitante deverá apresentar comprovação de homologação de funcio-

namento do software em seus equipamentos.

8.4.14. Todas as interfaces e manuais do sistema deverão ser em Português.

Medição de Consumo e Faturamento

8.5.1. Mensalmente, a CONTRATADA deverá faturar os serviços prestados no mês corres-

pondente. Na proposta de preço e na fatura, deverão vir explicitados os valores

correspondentes ao volume total mensal contratado, separados dos valores cor-

17/01/2018 Página 14 de 35

respondentes às páginas impressas excedentes, se for o caso. O modelo de con-

tratação, portanto, envolve um valor fixo (volume total mensal) e um valor variável

(páginas consumidas excedentes ao volume contratado).

8.5.2. O valor fixo, considerado por volume total mensal, é a soma dos volumes totais

mensais contratados por item de equipamento, multiplicados pelo valor unitário

por página impressa. Para o valor variável, considera-se o percentual de 70% (se-

tenta por cento) do valor unitário por página impressa por item de equipamento,

aplicado sobre o volume de páginas consumido excedente ao volume contra-

tado.

8.5.3. Até a conclusão da implantação da solução, o pagamento pelos serviços presta-

dos ocorrerá de forma mensal, e de acordo com o item e a quantidade de servi-

ços realizados pela CONTRATADA, em cada período.

8.5.4. A medição dos serviços a serem faturados considerará o intervalo temporal do dia

21 do mês anterior até o dia 20 do mês corrente. Até 3 (três) dias úteis após o dia

20 de cada mês, a CONTRATADA deverá medir a quantidade de impressões e

cópias realizadas a partir da última medição, descontando as falhas ocorridas,

bem como os respectivos descontos, devendo também disponibilizar relatório

com os dados de impressão e cópias no período, após disponibilizando ao Fiscal

do Contrato.

8.5.5. Mensalmente serão confrontados os valores pagos no mês anterior, a título de vo-

lume total mensal contratado, com o volume de serviços efetivamente produzi-

dos, sendo garantida a utilização da diferença de serviços prestados a menos à

CONTRATANTE, se houver, compensado nos faturamentos subsequentes.

8.5.6. O saldo de impressões, sendo a quantidade de impressões/cópias utilizadas por

período (volume mensal) por tipo de equipamento subtraído do volume inicial es-

tipulado (quantitativo inicial de impressão), não utilizados no mês subsequente

(período de medição posterior), o saldo deverá ficar disponível para a sua utiliza-

ção durante todo o período de vigência do contrato, mantendo-o até a sua total

utilização (até o término do quantitativo do saldo).

8.5.7. O saldo disponível utilizado deverá ser descrito na fatura mensal do mês recor-

rente, estando disposto como saldo disponível e em caso de sua utilização, este

deverá estar descrito como desconto na fatura mensal do mês em que foi utili-

zado, ou seja, descontado.

8.5.8. O saldo do acúmulo de impressões não poderá ser descrito como cobrança de

impressões utilizadas, e sim como quantitativo disponível utilizado (saldo de impres-

sões) a serem descontados das quantias impressas a serem pagas na nota fiscal.

8.5.9. O modo (monocromático/policromático) e o quantitativo de impressões/cópias

disponíveis para impressões (saldo/acúmulo de impressões) em um tipo de equi-

pamento, deverá ser utilizado e descontado na contabilização de impressões/có-

pias de equipamentos de mesmo tipo, mantendo os respectivos valores unitários

do custo de impressão por página e do tipo de impressão.

8.5.10. Caso o valor pago a título de volume mensal total seja diferente do valor devido

pela produção efetiva de serviços prestados, durante 02 (dois) meses consecuti-

vos ou 04 (quatro) meses alternados, a CONTRATANTE poderá solicitar para a

CONTRATADA redefinir a estimativa do volume mensal total, de forma a ajustá-la

a real demanda de serviços. Em caso de solicitação da CONTRATANTE para alte-

ração do volume total mensal, a CONTRATADA deverá acolher, desde que em

conformidade com o previsto no Art. 81. §1º da lei nº 13.303/2016.

Descritivos do software OCR para gerar PDF pesquisável

8.6.1. O Aplicativo deve ser embarcado no multifuncional e usar apenas os recursos

deste equipamento para o processamento. O arquivo final do OCR deverá ser

armazenado em um servidor de arquivos (repositório), e neste servidor da CON-

TRATANTE será criada uma pasta compartilhada para onde serão enviados os ar-

quivos digitalizados processados pelo OCR. Versões de softwares de OCR para

instalação na estação de trabalho do usuário não serão aceitos.

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8.6.2. O software utilizado não pode ser de versão freeware, trial, demonstração ou si-

milar, este deve ser legalizado com comprovação de compra via nota fiscal ou

licenciamento, se as licenças não forem definitivas devem ter prazo de validade

de no mínimo o tempo de duração do contrato, caso o contrato seja renovado

estas licenças devem ser renovadas de maneira automática sem custos adicio-

nais a CONTRATANTE cobrindo o tempo adicional de contrato e assim sucessiva-

mente.

8.6.3. O software deve permitir indexação do documento via painel do multifuncional

no momento da digitalização do documento, ao usuário deve ser permitido no-

mear o documento no momento da captura.

8.6.4. O software de OCR deve funcionar independentemente das estações de traba-

lho dos usuários ou servidores de rede, não é, portanto, permitida a instalação de

software cliente nos computadores dos usuários ou servidores de rede, para seu

pleno funcionamento.

8.6.5. O software de OCR não poderá ter limites no número de digitalizações, de ma-

neira que a CONTRATANTE tem o direito de produzir as digitalizações necessárias

e sem custos adicionais. De forma alguma em momento posterior a CONTRATADA

poderá cobrar por qualquer digitalização realizada via software contratado.

8.6.6. O software deve salvar o documento digitalizado em compartilhamentos de rede

compatíveis com SMB/CIFS.

8.6.7. Requisitos mínimos:

• Tipo de arquivo de saída: PDF pesquisável;

• Resolução: Mínima de 300dpi;

• Modos de cor: Preto e branco, Tons de cinza, Cor;

• Destino de digitalização: SMB/CIFS.

9. VISITA TÉCNICA

Objetivando o desenvolvimento da elaboração de proposta comercial especí-

fica, atendendo os requisitos mínimos exigidos descritos neste termo de referência,

em consequência abarcando com as necessidades e Indispensabilidades de ser-

viços especializados e continuados de outsourcing de impressão para a Empresa

Gaúcha de Rodovias, a Licitante deverá realizar visita técnica nas instalações da

EGR, onde será acompanhada por funcionários da Gerência de Tecnologia de

Informação, de segunda à sexta, das 09:00 horas às 12:00 horas, devendo o agen-

damento ser efetuado previamente pelo e-mail [email protected]. Depois de

realizada a visita, o Representante da Licitante receberá um atestado de realiza-

ção de visita técnica, conforme modelo ANEXO B. O atestado deverá, obrigatori-

amente, ser apresentado na fase de habilitação.

O prazo para visita iniciar-se-á no dia útil seguinte ao da publicação do Edital,

estendendo-se até 05 (cinco) dias úteis antes da data prevista para a abertura da

licitação.

10. HABILITAÇÃO

Apresentar no mínimo 2 (duas) comprovações de aptidão para desempenho de

atividade pertinente e compatível em características, quantidade e prazos com

o objeto da licitação, na forma do art. 58 da Lei nº 13.303/2016, mediante ates-

tado fornecido por pessoa jurídica de direito público ou privado, contendo razão

social, CNPJ, endereço completo da CONTRATANTE e da CONTRATADA, caracte-

rísticas dos serviços realizados, período de realização, data de emissão, nome,

cargo, telefone e assinatura do responsável pela emissão do atestado, sem rasu-

ras ou entrelinhas.

mailto:[email protected]

17/01/2018 Página 16 de 35

A LICITANTE deverá apresentar comprovação de possuir capital social, ou patri-

mônio líquido, mínimo, de 10% (dez por cento) do valor do contrato. Esta exigência

tem por objetivo a classificação de empresas que assegurem o adimplemento do

contrato a ser celebrado.

A LICITANTE deverá apresentar plano de implantação da solução de outsourcing

de impressão, atendendo os requisitos indispensáveis à EGR, elencados neste

termo de referência. Ao surgimento de dúvidas da parte da equipe técnica da

CONTRATANTE, a CONTRATADA será notificada para prestar os esclarecimentos

necessários, não sendo atendido o pedido de esclarecimento ou sendo insipiente

ou insuficiente, a CONTRANTANTE notificará novamente, incidindo sobre o prazo

estipulado para entrega do produto derivado do item 2 do QUADRO 1, perfa-

zendo novamente a contagem do prazo estipulado no referido item. Caso a se-

gunda notificação de esclarecimentos não for atendida, a LICITANTE será inabili-

tada.

VALIDAÇÃO DA PROPOSTA

10.4.1. Para fins de comprovação do atendimento às especificações, a proposta da

CONTRATADA será submetida, pela equipe técnica da CONTRATANTE, a testes

para validação de adequação às especificações e avaliação de desempenho

dos equipamentos e softwares, tais como:

a) Verificação das características técnicas dos equipamentos e softwares de

acordo com as documentações apresentadas;

b) Acompanhamento da implantação do ambiente de testes que será reali-

zado pela CONTRATADA, incluindo a instalação e configuração dos equi-

pamentos e softwares;

c) Testes de impressão de documentos diversos e arquivos em diferentes for-

matos contendo: documentos de texto, planilhas, apresentações, imagens,

páginas de internet, relatórios gerados por computadores de grande porte

(mainframe), manuais técnicos de cada equipamento;

d) Testes de digitalização de documentos diversos, gerando como saída, arqui-

vos de imagem no padrão JPG e documentos no formato PDF, PDF “A” pes-

quisável, com a geração de arquivo de 10 páginas com um tempo inferior

a 60 segundos e com o máximo de tamanho de 1.500 kbytes do arquivo, na

resolução de 300 DPI;

e) Avaliação da conformidade do software de gerenciamento e contabiliza-

ção dos serviços de impressão realizados nos testes, com vistas ao atendi-

mento do item “Gestão de páginas impressas, copiadas e digitalizadas”, do

termo de referência.

11. PROPOSTA

A proposta deverá atender aos requisitos mínimos descritos neste termo de referên-

cia. A não observância destas especificações implicará na desclassificação da pro-

posta.

Os preços ofertados devem incluir materiais fornecidos, mão de obra, encargos so-

ciais, encargos fiscais, garantias, ferramentas, equipamentos, softwares, transporte,

administração, lucros e quaisquer outras despesas necessárias para a entrega e

execução do objeto licitado, na forma descrita nesse termo de referência.

A LICITANTE deverá apresentar sua PROPOSTA conforme o anexo A - MODELO DE

PROPOSTA FINANCEIRA.

17/01/2018 Página 17 de 35

Indicação do valor em reais, com valores unitários por página impressa para cada

item de equipamento, compondo assim o Valor Mensal do Serviço, que é estabe-

lecido pela multiplicação do valor unitário de página impressa no formato A4 pelo

volume de impressão mensal estimado (franquia).

O VALOR TOTAL MENSAL é o resultado da soma dos Valores Mensais do Serviço por

item de equipamento.

O valor fixo, considerado por volume total mensal contratado, é a soma dos volu-

mes totais mensais contratados por item de equipamento, multiplicados pelo valor

unitário por página impressa.

Para o valor variável, considera-se o percentual de 70% (setenta por cento) do valor

unitário por página impressa por item de equipamento, aplicado sobre o volume

de páginas consumidas excedente ao volume contratado.

Para fins de contabilização da fatura os equipamentos ofertados no formato A3

(item 3), o pagamento das páginas impressas/copiadas será computado como 2

(duas) páginas do formato A4 correspondente ao item de equipamento.

12. VALORES REFERENCIAIS

Considerar como excessivos e abusivos, desclassificando a proposta, em que os va-

lores propostos sejam superiores aos valores médios de mercado conforme cota-

ções efetuadas.

Será considerada vencedora a LICITANTE que apresentar a proposta de MENOR

VALOR TOTAL MENSAL.

13. DA GARANTIA DE EXECUÇÃO

Com o objetivo de assegurar a plena execução desta contratação, evitando, por

consequência, prejuízos ao patrimônio público, a empresa CONTRATADA deverá

prestar garantia por uma das modalidades de que trata o art. 70 da Lei 13.303/2016,

correspondente a 5% do valor total do contratado, que será liberada após a com-

pleta execução do objeto.

14. ACORDO DE NÍVEL DE SERVIÇO

A gestão do contrato será efetuada por um conjunto de indicadores ou métricas

que estabelecem e mensuram os níveis de qualidade, desempenho e disponibili-

dade dos serviços da CONTRATADA. Este conjunto de indicadores forma o Acordo

de Nível de Serviço, o qual deve ser cumprido pela CONTRATADA.

Caso a CONTRATADA não cumprir os prazos máximos definidos neste Acordo de

Nível de Serviço, a CONTRATANTE aplicará o desconto correspondente na fatura

mensal.

Os descontos por não cumprimento dos prazos máximos serão aplicados a cada

item conforme suas respectivas métricas, descritos nos QUADROS abaixo deste

Termo de Referência.

A porcentagem do(s) valor(es) do(s) desconto(s) será(ão) aplicada(s) ao valor total

da fatura mensal.

Os descontos, por descumprimento do Acordo de Nível de Serviço aplicados no

mês, serão somados e acumulados, não podendo ultrapassar o limite de 30% (trinta

por cento) do valor da fatura mensal.

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Os critérios para definição e aferição de qualidade mínima exigida para as impres-

sões e cópias, foram estabelecidos em conformidade com as indicações de solu-

ções para problemas a serem evitados pelos fabricantes, e estão descritos no QUA-

DRO 7 - Tabela de Qualidade de Impressão, constante neste Termo de Referência;

Cada métrica das atividades de serviço possuem um tipo de aferição, uma uni-

dade de medida e uma quantidade, tempo - hora(s) e dia(s) relacionada com a

unidade de medida. A CONTRATANTE considerará como período de implantação

e ajustes técnicos e administrativos dos serviços objetos da licitação, os primeiros 60

(sessenta) dias de contrato. Até o final deste período será flexibilizado o alcance

das metas de níveis de serviços, desde que os índices alcançados sejam cumpridos

em pelo menos 80% (oitenta por cento) das metas estabelecidas. Se ao final dos

primeiros sessenta dias alguma das metas relativas aos indicadores não for atingida

ou superada, a CONTRATANTE aplicará as penalidades previstas no contrato.

Os valores das métricas referentes ao mês de referência deverão constar no relató-

rio mensal de serviços a ser apresentado pela CONTRATADA à CONTRATANTE.

Esta forma de distribuição irá garantir à CONTRATADA, o dimensionamento e estra-

tégia de logística necessária ao cumprimento dos Acordos de Nível de Serviço.

Serviços e suas respectivas métricas

Apresentamos, a seguir, os tipos de serviços contemplados por este Acordo de Nível

de Serviço, a serem prestados pela CONTRATADA cujas métricas sendo permanen-

temente avaliadas pela CONTRATANTE.

Implantação da solução

Após a assinatura do contrato, ambas as partes devem tomar as providências para

a implantação da solução de serviços de impressão. Nesta etapa, a CONTRATADA

deverá colher todas às informações necessárias, em conjunto com a CONTRA-

TANTE, para a implantação da solução e construir o plano de implantação, que

deverá conter, pelo menos, as seguintes informações:

a. Demanda de impressão para cada setor pertencente ao organograma da CON-

TRATANTE, como os setores estão divididos fisicamente em subunidades nas instala-

ções físicas da CONTRATANTE e a demanda de cada uma dessas subunidades, di-

vidida por tipos de impressão;

b. Distribuição dos equipamentos nas instalações da Empresa, indicando exatamente

o local de cada equipamento.

As atividades são listadas no QUADRO 1. Os prazos indicados levam em considera-

ção apenas a realização da atividade relacionada e os descontos por não cum-

primento dos prazos máximos.

QUADRO 1 - Atividades ou Serviços de Implantação da Solução

Item Atividade ou Serviço Métrica Prazo

máximo Desconto

1

Levantamento das características

das instalações onde serão instala-

dos os equipamentos, da de-

manda de impressão, da quanti-

dade de usuários e todas as outras

informações necessárias para a

implantação da solução.

Prazo: em dias, após

assinatura do contrato. 3 2 %

17/01/2018 Página 19 de 35

2

Construção e apresentação, por

parte da CONTRATADA, do plano

de implantação à CONTRATANTE.

Prazo: em dias, após a

finalização do levanta-

mento descrito no Item

1.

3 2 %

3

Ajustes e aprovação do plano de

implantação em comum acordo

por ambas as partes.


conclusão do Item 2

ou respostas definitivas

dos questionamentos

interpostos sobre o pro-

duto entregue descrito

no item 2.

3 2 %

4

Instalação, testes e implantação

da solução de impressão com-

pleta.


assinatura do contrato. 15 2 %

Manutenção preventiva e Reposição de Suprimentos

Após a implantação da solução, a CONTRATADA deverá prestar serviço contínuo de

manutenção preventiva e reposição de suprimentos, como tonalizadores e afins, a fim de

manter a qualidade do serviço de impressão no melhor nível possível.

O QUADRO 2 lista as atividades ou serviços e suas respectivas métricas, prazos máximos

e desconto por não cumprimento dos prazos máximos.

QUADRO 2 - Atividades ou Serviços de Manutenção Preventiva e Reposição de Suprimentos

Item Atividade ou Serviço Métrica Prazo máximo Desconto

5

Manutenção preventiva dos equi-

pamentos de impressão/cópia/di-

gitalização, a fim de evitar proble-

mas. Estão incluídas aqui tarefas

como limpeza externa, limpeza in-

terna, limpeza do caminho do pa-

pel, do rolo de coleta, da área do

tonalizador, etc.

Frequência mí-

nima

De três em três

meses. 1%

6 Reposição de tonalizadores. Frequência Ao término do

tonalizador* 1 %

7

Retirada dos suprimentos ou peças

vazias, já utilizados ou defeituosos

das dependências da CONTRA-

TANTE.

Frequência

Nas substituições

dos suprimentos

ou nas manuten-

ções.

1 %

* O nível dos suprimentos deve ser constantemente verificado através de softwares de ge-

renciamento da solução.

Manutenção Corretiva e Reinstalação e Substituição de Equipamentos

Após a implantação da solução, a CONTRATADA deverá prestar serviço contínuo de

manutenção corretiva, reinstalação de equipamentos e substituição de equipamentos após

detecção e comunicação de problema por parte da CONTRATANTE. O problema deverá ser

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comunicado pela equipe responsável por administrar o contrato na CONTRATANTE por inter-

médio de Abertura de Chamados de Suporte Técnico na Central de Atendimento da CON-

TRATADA.

A CONTRATANTE irá considerar o problema efetivamente concluído quando a equipe

responsável por administrar o contrato receber a confirmação pelo usuário da conclusão do

chamado. O chamado rejeitado pela equipe será reaberto, quantas vezes forem necessários,

não cabendo ônus pelos reclamados. Os prazos são definidos em relação ao instante da co-

municação do problema.


e descontos por não cumprimento dos prazos máximos.

QUADRO 3 - Atividades ou Serviços de Manutenção Corretiva, Reinstalação e Substituição

Equipamentos

Item Atividade ou Serviço Métrica Prazo

máximo Desconto

8 Mudança de local e reinstalação

de equipamentos. Prazo: em dias úteis*

3 2 %

9

Reposição de suprimentos utiliza-

dos até o fim, devido à falha no

serviço reposição contínua antes

de seu término.

Prazo: em horas úteis 2 1 %

10

Atendimento de chamados de

manutenção corretiva de qual-

quer equipamento pertencente à

solução.


11

Restabelecimento do perfeito fun-

cionamento do software de ge-

renciamento da solução de bilhe-

tagem em caso de falha.


12

Restabelecimento das perfeitas

condições de funcionamento do

equipamento de cópia/impres-

são/digitalização em manuten-

ção corretiva.

Prazo: em dias úteis

após atendimento

ao chamado 1 2 %

13

Substituição de equipamento de

cópia/impressão/digitalização em

manutenção por outro com ca-

racterísticas semelhantes e em

perfeito estado de funciona-

mento.

Prazo: em dias úteis

após término do

prazo estabelecido

no item anterior

1 2%

* Prorrogável pelo mesmo período mediante prévia justificativa da CONTRATADA e aceita-

ção da CONTRATANTE.

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Instrução e Treinamento

A CONTRATANTE deverá informar à empresa CONTRATADA uma lista de técnicos que

deverão ser treinados a fim de realizar a operação do software de gerenciamento e bilheta-

gem, de acordo com o capítulo “Gestão de páginas impressas, copiadas e digitalizadas”,

deste termo de referência, bem como a operação correta dos equipamentos e prestar su-

porte básico à solução como, por exemplo, retirada de papel preso, troca de tonalizadores,

realimentação de papel, configuração das estações de trabalho, etc.



QUADRO 4 - Atividades ou Serviços de Instrução e Treinamento


14

Promoção de instru-

ção e treinamento

técnico, arcando

com todas as despe-

sas, ao pessoal de

operação indicado

pela CONTRATANTE.

Periodicidade

do treina-

mento

No período entre a as-

sinatura do contrato e

a implantação da so-

lução.

Quando da introdu-

ção de equipamentos

e/ou softwares atuali-

zados e diferentes na

solução;

Quando da requisição

da CONTRATANTE, li-

mitada a 3 (três) vezes

por ano.

2 %

Relatórios e Estudos

A realização de estudos e emissão de relatórios e dados estatísticos são de suma im-

portância para administração do contrato, para a avaliação do serviço e para tomada de

decisões. Com base nos dados, pode-se atestar o nível do serviço, avaliando se as exigências

deste Acordo de Nível de Serviço são condizentes com o órgão em questão e com a quali-

dade de serviço desejada. Os relatórios devem ser construídos após solicitação da CONTRA-

TANTE.



QUADRO 5 - Atividades ou Serviços de Relatórios e Estudos


15

Emissão de relatórios de quanti-

dade de impresso/copiado,

globalmente, por centro de

custo, por setor, por equipa-

mento, por usuário, entre outros.

Prazo: em dias

úteis 3 2 %

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16

Emissão de relatórios sobre ma-

nutenções realizadas, com in-

formações de data, equipa-

mento, tipo de manutenção,

peças trocadas, tempo de

atendimento ao chamado,

tempo para resolução do pro-

blema, etc.

Prazo: em dias

úteis 3 2 %

17

Realização de estudo, propor

diretrizes e realizar apresenta-

ção, palestras e formulação de

cartilhas de conscientização do

usuário com o objetivo de evitar

desperdício no serviço de im-

pressão corporativa.

Prazo: em dias

úteis 5 2 %

18

Emissão de relatórios diversos,

com quaisquer outras informa-

ções requisitadas pela CON-

TRATANTE, relacionadas com o

serviço prestado.

Prazo: em dias

úteis 3 2 %

Atualização Tecnológica

A CONTRATADA deverá realizar a atualização tecnológica de todos os equipamentos

disponibilizados, visando sempre manter desempenho, eficiência e eficácia dos equipamen-

tos com a realidade de necessidades requeridas pelos usuários. Aplicações e soluções de

softwares que se comunicarão com os equipamentos estão em constante desenvolvimento

e, a cada dia, exigem mais dos periféricos que utilizam. Além dos equipamentos, é necessário

que se mantenha atualizado o sistema de gestão do serviço e de bilhetagem.

O QUADRO 6 lista as atividades ou serviços e suas respectivas métricas, prazos máximo


QUADRO 6 - Atividades ou Serviços de Atualização Tecnológica


19

Substituição dos equipamentos

utilizados na solução que este-

jam fora de linha de produção,

por outros equipamentos dos

modelos mais recentes lança-

dos pela fabricante, cujas espe-

cificações sejam iguais ou supe-

riores às dos equipamentos

substituídos.

Frequência

Quando da informação

da CONTRATADA de

novo equipamento;

Quando da requisição

da CONTRATANTE.

2 %

20

Atualização do sistema de ges-

tão à versão estável mais atual

disponibilizado pelo desenvol-

vedor do sistema.

Frequência Sempre que houver atu-

alização do sistema. 1 %

17/01/2018 Página 23 de 35

21

Atualização do sistema opera-

cional dos servidores à versão

estável mais atual disponibili-

zado pelo desenvolvedor do sis-

tema, previamente autorizada

pela Gerência de TI.

Frequência Sempre que houver atu-

alização do sistema. 1 %

22

Atualização do software antiví-

rus e de segurança do software

antivírus instalado nos servidores

para a versão definida pela Ge-

rência de TI.

Frequência

Sempre que houver atu-

alização do software e

de segurança do sof-

tware.

1 %

Qualidade de Impressão

Os critérios abaixo servem como parâmetro para definição e aferição de qualidade

mínima exigida para as impressões e cópias, contendo algumas das principais indicações de

problemas a serem evitados:

QUADRO 7 - Tabela de Qualidade de Impressão

Descrição do Problema Exemplo para aferição

Caracteres com impres-

são embaçada ou escura

Texto inclinado ou defor-

mado

Impressão com caracte-

res distorcidos

Texto impresso com mar-

gens deslocadas

Impressão fosca, desbo-

tada ou muito clara.

Impressão com sombrea-

mento ou fundo cinza

Texto com linhas ou listras

verticais ou horizontais

Fotos ou imagens com li-

nhas ou listras verticais ou

horizontais

17/01/2018 Página 24 de 35

Manchas, partículas ou

outras marcas do toner.

Papel amassado, enru-

gado, enrolado ou ondu-

lado.

Considerações

14.18.1. As horas úteis são definidas de acordo com o horário de funcionamento da CON-

TRATANTE.

14.18.2. As metas de indicadores estabelecidos neste modelo poderão, mediante acordo

entre a CONTRATANTE e a CONTRATADA, ser ajustadas, sempre objetivando a oti-

mização dos recursos e melhoria contínua dos serviços de impressão, com os prin-

cípios do interesse público.

14.18.3. A assistência técnica dos equipamentos será de responsabilidade da CONTRA-

TADA, inclusive no tocante aos custos, e será executada “on-site”, em qualquer

das unidades administrativas da CONTRATANTE, nas quais estiverem instalados os

equipamentos.

14.18.4. A CONTRATADA deverá disponibilizar número de telefone, sistema informatizado

e e-mail para Abertura de Chamados de Suporte Técnico na Central de Atendi-

mento da CONTRATADA, e fornecer Protocolo de Atendimento por intermédio de

um sistema de gerenciamento de incidentes, com possibilidade de acompanha-

mento online ou por outro meio (e-mail), por parte da CONTRATANTE, possibili-

tando obter informações em tempo real sobre o andamento do chamado téc-

nico.

14.18.5. Para efeito de cumprimento dos Acordos de Níveis de Serviço estabelecidos, con-

sidera-se prazo para solução do problema o período compreendido entre o horá-

rio da Abertura do Chamado feito pela CONTRATANTE e o horário de Término da

Solução (quando o equipamento estiver em condições normais de operação).

14.18.6. A CONTRATANTE disponibilizará meio físico (papel) e documento eletrônico para

o registro de atendimentos. Todos os profissionais da CONTRATADA ao iniciar qual-

quer atividade de manutenção, substituição de insumos, consumíveis ou atendi-

mento de chamado, deverão registrar nos referidos meios de registros minima-

mente as seguintes informações: horário da chegada e saída na empresa, tipo de

procedimento a ser realizado e/ou realizado, Identificação do equipamento su-

jeito ao procedimento, registro do número de chamado, nome e assinatura do

técnico responsável. As informações constantes nos meios de registros (papel e

documento eletrônico) serão confrontadas com as informações do sistema infor-

matizado de abertura e registros de chamados, relatórios e notas de prestação

de serviço da CONTRATADA.

14.18.7. A CONTRATADA deverá emitir um Relatório de Atendimento Técnico, para cada

chamado de suporte técnico, atendido e concluído, no qual constem os horários

de chamado, de início de atendimento e de conclusão dos serviços, o número

do Protocolo de Atendimento, bem como a identificação dos equipamentos que

apresentaram defeito, serviços executados, responsável pelo serviço e quaisquer

outras anotações pertinentes. O Relatório de Atendimento Técnico deverá ser ru-

bricado pelo Colaborador da Gerência de TI que estiver acompanhando a exe-

cução do serviço.

17/01/2018 Página 25 de 35

15. DESCARTE DE SUPRIMENTOS E EQUIPAMENTOS

Deverão constar no contrato cláusulas que obrigam a obediência as seguintes

diretrizes e práticas consideradas sustentáveis:

A CONTRATADA fica obrigada a recolher todos os suprimentos, consumíveis, pe-

ças e resíduos retirados dos equipamentos e proceder ao correto descarte.

Somente serão considerados apropriados os procedimentos de destinação dos

itens referidos acima, quando:

15.2.1. O reaproveitamento ou reutilização das peças e componentes dos cartuchos não

sujeitos a desgastes forem efetivados sob supervisão do fabricante do cartucho.

15.2.2. A destinação for ambientalmente adequada, devidamente licenciada pelo ór-

gão ambiental competente, e ser efetivada pelo fabricante do cartucho ou por

representante autorizado.

Após o término do contrato, a CONTRATADA deverá em 5 (cinco) dias recolher

todos os equipamentos utilizados durante a prestação de serviços decorrente do

contrato.

16. ENTREGA DE AMOSTRA PARA AVALIAÇÃO

Critérios e Procedimentos de Avaliação e Testes da Solução de Impressão e Digi-

talização.

16.1.1. Após cumprida a etapa de entrega dos documentos, posterior à seção pública

do pregão eletrônico, a empresa melhor classificada, antes da sua habilitação,

deverá submeter os equipamentos ofertados em sua proposta à Avaliação Téc-

nica a fim de verificar se há conformidade com a especificação técnica mínima

exigida no Termo de Referência, bem como avaliar o desempenho requerido

para atender a execução dos serviços.

16.1.2. Após a aprovação dos documentos de habilitação entregues, em um prazo má-

ximo de até 10 (dez) dias, a LICITANTE deverá fornecer os equipamentos bem

como o Hardware configurado para geração JPG, PDF e PDF/A pesquisável na-

tivo e do software ofertado para fazer a gestão de Impressão e Bilhetagem. A

avaliação técnica deverá ser finalizada em, no máximo, 03 (três) dias. A LICITANTE

é responsável por disponibilizar toda a infraestrutura (hardware e software) neces-

sária à execução da avaliação técnica, incluindo os equipamentos ofertados e o

servidor do software.

16.1.3. A Empresa Gaúcha de Rodovias - EGR, na qualidade de CONTRATANTE disponibi-

lizará o local, a rede lógica e a rede elétrica para realização da avaliação téc-

nica. Esta apresentação deverá ser iniciada em até 10 dias após o término da

etapa de lances e deverá ser finalizada em até 03 dias úteis após seu início. A

execução deste teste de ensaio deverá ser realizada na sede da EGR, no horário

de 9:00h às 12:00h e 14:00h às 17:00h.

16.1.4. Testes para validação das especificações e avaliação de desempenho dos equi-

pamentos e softwares

a) Verificação das características técnicas dos equipamentos e dos softwares

de acordo com as documentações apresentadas;

b) Testes de impressão de documentos diversos e arquivos em diferentes for-

matos contendo: documentos de texto, planilhas, apresentações, imagens,

páginas de internet, relatórios gerados por computadores de grande porte

(mainframe), manuais técnicos de cada equipamento;

c) Testes de digitalização de documentos diversos, gerando como saída, ar-

quivos de imagem no padrão JPG e documentos no formato PDF, PDF/A

“pesquisável nativo”, independente da orientação do papel na entrada

17/01/2018 Página 26 de 35

para digitalização, com a geração de arquivo de 10 páginas com um

tempo inferior a 60 segundos e com o máximo de tamanho de 1.500 kbytes

do arquivo, na resolução de 300 DPI;

d) O software de OCR deve funcionar independentemente das estações de

trabalho dos usuários ou servidores de rede, não é, portanto, permitida a

instalação de software cliente nos computadores dos usuários ou servidores

de rede, para seu pleno funcionamento (item especificado no 8.6 deste

termo de referência);

e) Avaliação da conformidade do software de gerenciamento e contabiliza-

ção dos serviços de impressão realizados nos testes, com vistas ao atendi-

mento do capítulo “gestão de páginas impressas, copiadas e digitalizadas”,

do termo de referência.

16.1.5. A Avaliação Técnica será realizada pela EGR.

16.1.6. O resultado da Avaliação Técnica levará em consideração a especificação téc-

nica do hardware, o funcionamento da solução embarcada do hardware e o

funcionamento do Sistema de Gestão de Impressão de acordo as especificações

técnicas do Termo de Referência e capacidade técnica da empresa.

16.1.7. Após a conclusão da Avaliação Técnica será emitido “Parecer de Avaliação Téc-

nica”, pela equipe responsável, o qual será encaminhado ao Pregoeiro, em caso

de conformidade para habilitação ou se for de inconformidade para inabilitação,

respectivamente, e demais fins previstos no Edital.

16.1.8. Em cada nova Avaliação Técnica implicará na realização de apresentação equi-

valente à anterior, e será seguida a ordem de classificação das licitantes na etapa

de lances.

17. VERIFICAÇÃO AO CUMPRIMENTO DAS FASES DE IM-

PLANTAÇÃO DA SOLUÇÃO

O início e cumprimento das fases de implantação da solução de outsourcing de

impressão serão atestadas na seguinte forma:

a) início, início da fase de implantação da solução, durante a verificação da

fase de início da solução, será conferida a instalação e o perfeito funciona-

mento dos equipamentos, servidores e softwares, verificando a inexistência

de defeitos aparentes e incorreto funcionamento, e

b) atendimento, no prazo máximo de 60 (sessenta) dias, após a ciência do iní-

cio da fase de implantação, será procedida a completa conferência nos

serviços e seus respectivos níveis de aferição de qualidade, verificando o

atendimento aos critérios de verificação dos requisitos avaliativos da fase de

implantação da solução.

A prestação dos serviços continuados fora das especificações e características

descritas neste Termo de Referência importará na sua não aceitação, estando

submetidos aos prazos para cumprimento para cada item, respeitando a conta-

gem temporal. Em caso de não cumprimento do prazo estipulado, haverá a apli-

cação de desconto sobre o valor da fatura, podendo incidir o acúmulo de des-

contos, conforme descrito nos quadros de atividades e serviços. O acúmulo de

aplicação de descontos não poderá totalizar o montante superior a 30% do valor

total da fatura no mês.

A emissão do Termo de Atendimento total da fase de implantação não exclui a

responsabilidade civil da CONTRATADA em manter o pleno funcionamento da so-

lução, em caso de disparidade das especificações contidas neste termo, e ou

posteriormente comprovadas pela CONTRATANTE.

Os serviços recusados serão considerados como não entregues.

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Verificação do início da implantação - Quando do início da fase de implantação,

o fiscal do contrato emitirá o Termo de Ciência ao Início da Fase de Implantação,

após conferência do atendimento aos critérios avaliativos dos itens relacionados

ao serviço.

Verificação ao total atendimento – A fase de implantação da solução somente

será considerada concluída após aprovação e emissão do Termo de Ciência de

total atendimento à fase de implantação da solução de outsourcing de impres-

são. O fiscal do contrato emitirá o termo de ciência específico somente após ha-

ver a comprovação do atendimento de todos os itens avaliativos relacionados à

fase.

A emissão do Termo de Ciência de total atendimento à fase de implantação da

solução atestará a conclusão da fase de implantação da solução, após, serão

considerados para fins de fiscalização do contrato, a aplicação da contabiliza-

ção dos critérios dispostos nos itens pertinentes à atividades e serviços deste termo

de referência. Caso os serviços da solução não sejam executados, serão aplica-

dos os descontos aos itens ligados direta e indiretamente, conforme os quantitati-

vos descritos nos quadros de atividades e serviços.

18. PAPÉIS E RESPONSABILIDADES

A empresa CONTRATADA obrigar-se-á a:

a) Formalizar a indicação de Preposto da empresa, e substituto eventual, como

seu representante legal incluindo nome, cargo, números de telefone, ende-

reços eletrônicos para, em tempo integral durante o período de vigência do

contrato, sem ônus adicional, administrar, acompanhar, supervisionar e con-

trolar todo e qualquer assunto relativo aos serviços contratados, respon-

dendo por todos os atos e fatos gerados ou provocados pelos seus funcio-

nários.

b) Cumprir fielmente as obrigações assumidas em contrato, iniciando e pres-

tando os serviços no prazo estipulado, na forma e nas condições pactuadas,

em estrita conformidade com as especificações, prazos e condições esta-

belecidas nos termos contratuais e na sua proposta.

c) Participar de reuniões com o Fiscal do Contrato para alinhamento de ex-

pectativas contratuais e entrega de documentos relativos aos serviços con-

tratados.

d) Agendar a entrega dos equipamentos ou materiais no ambiente da CON-

TRATANTE, a fim de que seja designado pessoal para acompanhar a en-

trega.

e) Manter seus funcionários devidamente identificados quando da execução

de qualquer serviço nas dependências da CONTRATANTE referente ao ob-

jeto contratado observando as normas de segurança (interna e de con-

duta).

f) Entregar os bens, objeto da contratação, devidamente protegidos e emba-

lados contra danos de transporte e manuseio, contendo manuais e guias de

instalação (impressos e por meio eletrônico), itens, acessórios de hardware

e software necessários ao perfeito funcionamento dos equipamentos.

g) Desembalar, instalar, configurar e realizar todos os testes necessários à veri-

ficação do perfeito funcionamento da solução ofertada.

h) Providenciar a imediata correção das deficiências apontadas pela EGR

quando à execução dos serviços contratados.

i) Reparar, corrigir, remover ou substituir, às suas expensas, no total ou em

parte, o objeto contratado em que se verificarem vícios, erros ou incorre-

ções, sob pena sofrer sanções por inexecução contratual.

17/01/2018 Página 28 de 35

j) Executar fielmente o objeto de acordo com as normas legais e recomenda-

ções técnicas.

k) Garantir o objeto contratado nos prazos estabelecidos, nas condições e pre-

ços consignados em sua proposta comercial devendo estar inclusos todos

os custos, impostos, taxas e demais encargos pertinentes à formação do

preço.

l) Responder pelos danos de qualquer natureza que venham a sofrer seus em-

pregados, terceiros ou a CONTRATANTE, em razão de acidentes, ou de

ação, ou de omissão dolosa ou culposa de seus empregados.

m) Manter, durante a vigência do Contrato, todas as condições de habilitação

e qualificação para contratar com a Administração Pública, apresentando

sempre que exigido os comprovantes de regularidade.

n) Ter pleno conhecimento de todas as condições e peculiaridades inerentes

aos serviços a serem executados não podendo invocar posteriormente des-

conhecimento para cobrança de serviços extras.

o) Obter todo e qualquer tipo de licença junto aos órgãos fiscalizadores para

o perfeito e efetivo fornecimento da solução ofertada, sem ônus adicional

para o contrato.

p) Arcar com todas as despesas referentes à prestação dos serviços, tais como

frete, seguro, taxas, transportes e embalagens, bem como os encargos tra-

balhistas, previdenciários, comerciais e salários dos seus empregados, para

entrega do serviço no prazo estipulado.

q) Cumprir com as normas de segurança e medicina do trabalho durante pos-

sível estadia dos seus profissionais nas instalações da CONTRATANTE.

r) Comunicar por escrito, quaisquer anormalidades verificadas relacionadas

aos bens e serviços fornecidos à CONTRATANTE e prestar os devidos esclare-

cimentos sempre que solicitados.

s) A contratada deverá aceitar, nas mesmas condições contratuais, os acrés-

cimos ou supressões que se fizerem nos serviços em até 25% (vinte e cinco

por cento) do valor inicial atualizado do contrato, estando previsto no Art.

81 §1º da lei nº 13.303/2016.

t) Arcar com todas as despesas, diretas ou indiretas, encargos trabalhistas, pre-

videnciários, fiscais e comerciais decorrentes do cumprimento das obriga-

ções assumidas no contrato, sem qualquer ônus à CONTRATANTE.

u) Sujeitar-se a ampla e irrestrita fiscalização e prestando todos os esclareci-

mentos solicitados.

v) Certificar-se que possui todos os requisitos legais e autorizações necessárias

para a execução dos serviços na forma proposta neste Termo de Referên-

cia.

w) Manter o mais rigoroso sigilo sobre quaisquer dados, informações, documen-

tos e especificações que a ela venham a ser confiados ou que venha a ter

acesso em razão dos serviços prestados, não podendo, sob qualquer pre-

texto, revelá-los, divulgá-los, reproduzi-los ou deles dar conhecimento a

quaisquer terceiros.

19. Deveres e Responsabilidades da CONTRATANTE

a) Nomear o Fiscal do Contrato em até 2 (dois) dias após assinatura do Con-

trato, para acompanhar e fiscalizar a execução do Contrato.

b) Observar para que, durante a vigência do contrato, sejam mantidas, pela

CONTRATADA, as compatibilidades com as obrigações assumidas e todas

as condições e qualificações exigidas para a pactuação.

17/01/2018 Página 29 de 35

c) Vetar o emprego de qualquer produto que considerar incompatível com as

especificações apresentadas na proposta da empresa CONTRATADA, e

que seja inadequado, nocivo ou possa danificar seus bens patrimoniais.

d) Encaminhar formalmente, à empresa CONTRATADA, Ordem de Serviço.

e) Permitir o acesso do pessoal da CONTRATADA ao local da prestação do ser-

viço e aos equipamentos de TI, obedecidas as regras e normas de segu-

rança da CONTRATANTE.

f) Prestar as informações e os esclarecimentos pertinentes ao serviço que ve-

nham a ser solicitados pelos profissionais da CONTRATADA ou a seu Preposto.

g) Aplicar à CONTRATADA as sanções administrativas regulamentares e con-

tratuais cabíveis.

h) Receber os objetos entregues pela CONTRATADA, que estejam em confor-

midade com a proposta aceita, conforme inspeções a serem realizadas e

emitir Termo de Recebimento.

i) Rejeitar, com a devida justificativa, qualquer material entregue ou serviço

executado em desacordo com as especificações e obrigações assumidas

pela CONTRATADA.

j) Efetuar o devido pagamento à CONTRATADA, dentro dos prazos estabele-

cidos, pela efetiva execução do contrato, desde que cumpridas todas as

formalidades, exigências, condições e preços pactuados no Contrato.

k) Indicar os servidores e técnicos que deverão participar da transferência de

conhecimento operacional da solução.

l) Conferir toda a documentação técnica gerada e apresentada durante a

execução dos serviços, efetuando o seu ateste quando a mesma estiver em

conformidade com os padrões de informação e qualidade exigidos.

m) Informar à CONTRATADA, durante a vigência do contrato, os novos locais

para prestação da assistência técnica caso seja necessário o remaneja-

mento de equipamentos para outras localidades.

n) Notificar à CONTRATADA, formal, circunstanciada e tempestivamente, as

ocorrências ou anormalidades verificadas durante a execução do contrato,

para que sejam adotadas as medidas necessárias.

o) Decidir e adotar as medidas julgadas cabíveis, em tempo hábil, que ultra-

passem a competência do Fiscal do Contrato.

Fiscal do Contrato

19.1.1. São responsabilidades do Fiscal do Contrato, por parte da CONTRATANTE:

a) Elaborar plano de implementação da solução em conjunto com a CONTRA-

TADA.

b) Realizar reuniões iniciais com a participação do Preposto da CONTRATADA

e demais intervenientes.

c) Encaminhar formalmente ao Preposto da CONTRATADA as Ordens de Ser-

viço, de Fornecimento e demandas de correção.

d) Encaminhar as demandas de correção para a CONTRATADA.

e) Monitorar a execução contratual.

f) Confeccionar e assinar o Termo de Recebimento Definitivo de recebimento

e aceite de equipamentos/softwares.

g) Conduzir processo de transição contratual e o encerramento do contrato.

h) Encaminhar indicação de aplicação de penalidades, conforme definido no

instrumento contratual, inclusive apontando as falhas porventura ocorridas,

bem como os descontos nas faturas mensais relacionados com multas.

i) Autorizar a emissão de nota(s) fiscal(is) mediante solicitação encaminhada

ao Preposto da CONTRATADA.

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j) Encaminhar à Área Administrativa, eventuais pedidos de modificação con-

tratual.

k) Manter o histórico de gerenciamento do Contrato, contendo registros for-

mais de todas as ocorrências positivas e negativas da execução do con-

trato, por ordem cronológica e histórica.

20. PENALIDADES

Sem prejuízo das cláusulas habituais de penalidade, acrescentam-se as seguintes:

Sem prejuízo da faculdade de rescisão contratual, o CONTRATANTE poderá apli-

car sanções de natureza moratória e punitiva à CONTRATADA, diante do não

cumprimento das cláusulas contratuais.

O valor da multa poderá ser descontado da garantia contratual.

O valor resultante da aplicação de descontos sobre a incidência de descumpri-

mento de prazo estipulado de itens de atividades e serviços poderá ser descon-

tado da garantia contratual.

Se os valores das faturas e da garantia forem insuficientes, fica a CONTRATADA

obrigada a recolher a importância devida no prazo de 15 (quinze) dias, contados

da comunicação oficial.

Caso o valor da garantia seja utilizado no todo ou em parte para o pagamento

da multa, essa deve ser complementada no prazo de até 10 (dez) dias úteis, con-

tado da solicitação do CONTRATANTE.

A autoridade competente, na aplicação das sanções, levará em consideração a

gravidade da conduta da CONTRATADA observado o princípio da proporcionali-

dade.

As multas não têm caráter indenizatório e seu pagamento não exime a CONTRA-

TADA da obrigação de reparar os danos, perdas ou prejuízos que venha a causar

ao ente público.

21. PAGAMENTO

Somente serão pagos os serviços efetivamente executados.

A CONTRATANTE analisará o Relatório de Atendimentos comparativamente com

os resultados e serviços entregues. Havendo algum desconto ou sanção a ser apli-

cado, a CONTRATANTE notificará a CONTRATADA sobre o desconto a ser aplicado

à nota fiscal ou fatura para o pagamento dos serviços. Assim, a CONTRATADA

emitirá e apresentará a nota fiscal ou fatura já constando os descontos devidos

em função do não atendimento de níveis de serviço contratados.

A CONTRATADA emitirá Nota Fiscal de Serviços após autorização do Fiscal do Con-

trato.

Caso o objeto contratado não seja fielmente executado e/ou apresente alguma

incorreção será considerado como não aceito e o prazo de pagamento será con-

tado a partir da data de regularização.

Ao emitir a Nota Fiscal de Serviços eletrônica, a CONTRATADA informará contrato-

nf@ egr.rs.gov.br no campo e-mail do Tomador do Serviço com vistas a permitir o

monitoramento dos documentos fiscais emitidos. Deverá constar no campo Discri-

minação do Serviço, o serviço executado, o Nº do Contrato e os dados bancários

para depósito.

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A Nota Fiscal de Serviços e as certidões de regularidade serão apresentadas em

formato eletrônico (PDF) através do envio para o e-mail [email protected],

com cópia ao Fiscal do Contrato.

As Notas Fiscais deverão ser emitidas e encaminhadas à CONTRATANTE, até o ÚL-

TIMO dia útil do mês de REALIZAÇÃO dos serviços.

O pagamento será efetuado no prazo máximo de 30 (trinta) dias contados da

apresentação da Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e) acompanhada dos

documentos de regularidade discriminados no contrato.

Caso a Fatura contenha divergência com relação ao estabelecido no instru-

mento contratual, a CONTRATANTE ficará obrigada a comunicar a CONTRATADA

o motivo da não aprovação. A devolução da Fatura, devidamente regularizada

pela CONTRATADA, deverá ser efetuada em até 02 (dois) dias úteis da data da

comunicação.

A CONTRATANTE se reserva o direito de descontar do pagamento os eventuais

débitos da CONTRATADA, inclusive os relacionados com multas, danos e prejuízos

contra terceiros.

22. FISCAL DO CONTRATO

A fiscalização do contrato ficará a cargo da Gerência de Tecnologia da Informa-

ção.

23. VIGÊNCIA E EFICÁCIA

O presente contrato terá prazo de vigência de 36 meses, a partir da emissão da

Ordem de Serviço, podendo ser prorrogado até os limites da Lei 13.303/2016 e

somente terá eficácia após publicada a respectiva súmula no Diário Oficial do

Estado.

24. DISPOSIÇÕES GERAIS

As características apresentadas neste Termo de Referência visam demonstrar as

funcionalidades mínimas desejadas. A CONTRATADA poderá definir característi-

cas superiores às mínimas estabelecidas, visando o melhor atendimento, desde

que aceitas pela CONTRATANTE.

As características e descrições dos serviços e dos equipamentos apresentadas

neste Termo de Referência visam demonstrar as funcionalidades e serviços mini-

mamente desejados. A CONTRATADA poderá definir equipamentos com carac-

terísticas e descrições superiores às mínimas estabelecidas, abrangendo também

à prestação dos serviços, visando ao melhor atendimento, desde que previa-

mente comunicadas a CONTRANTE, estando em comum acordo.

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ANEXO A

MODELO DE PROPOSTA FINANCEIRA

À EMPRESA GAÚCHA DE RODOVIAS – N° DA LICITAÇÃO

Proposta comercial que faz a empresa [RAZÃO SOCIAL DA LICITANTE], com sede [en-

dereço completo], inscrita no CNPJ-MF sob nº [........] e Inscrição Estadual nº [.....], neste ato

representada pelo seu/sua representante legal, Sr(a) [..........], CPF nº [........] conforme abaixo.

Informamos, abaixo, proposta de preço, conforme especificações e quantitativos es-

tabelecidos nos anexos do edital nº [.....] para a prestação de serviços continuados de ou-

tsourcing de impressão, sendo:

ESPECIFICAÇÃO DOS EQUIPAMENTOS

ESPECIFICAÇÃO DO VALOR OFERTADO

PRAZO DE ENTREGA: CONFORME EDITAL

VALIDADE: 60 dias

PAGAMENTO: CONFORME EDITAL

LOCAL DE ENTREGA: CONFORME EDITAL

_____________________________________

[Nome do Representante Legal]

Dados Bancários: Banco: ____________ Agência: ____________ C/C: _________________________

Responsável pela assinatura do Contrato: _________________________________________________

Telefone(s): ____________________ E-mail: ___________________________________________________

Data: ___________________________________________________________________________________

ITEM Tipo de Equipamento FABRICANTE/MARCA MODELO OBSERVAÇÃO

I Multifuncional Monocromático Setorial - A4

II Multifuncional Policromático Se-torial - A4

III Multifuncional Policromático De-partamental - A3

ITEM Tipo de Equipamento Unidade de Me-dida (página im-

pressa)

A - Valor da impressão de

A4 (página impressa)

B - Valor da impressão de

A3 (2 x A4)

C - Franquia de impres-são mensal

D - Valor mensal do

serviço (A x C)

I Multifuncional Monocromá-tico Setorial - A4

Preto R$ N/A 2.000 R$

II Multifuncional Policromático Setorial - A4

Colorida R$ N/A 11.000 R$

II Multifuncional Policromático Setorial - A4

Preto R$ N/A 7.600 R$

III Multifuncional Policromático Departamental - A3

Colorida R$ R$ 3.500 R$

III Multifuncional Policromático Departamental - A3

Preto R$ R$ 1.400 R$

Valor Total Mensal do Contrato R$

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ANEXO B

ATESTADO DE REALIZAÇÃO DE VISITA TÉCNICA

Declaro, sob as penas da Lei, que a empresa __________ , inscrita no Cadastro Nacio-

nal da Pessoa Jurídica, CNPJ sob o n° _________, com sede na _____, por intermédio

de seu representante, o(a) Sr(a). ___________, infra-assinado, portador (a) da Carteira

de Identidade n° _________, visitou as dependências da Empresa Gaúcha de Rodo-

vias, na cidade de Porto Alegre, e tomou conhecimento do ambiente onde será re-

alizada a prestação de serviços continuados de outsourcing de impressão, objeto da

licitação _____________.

Porto Alegre, de 2018.

________________________________

Assinatura e carimbo

____________________________

Assinatura do Representante da Empresa

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ANEXO C

TERMO DE CIÊNCIA AO INÍCIO DA FASE DE IMPLANTAÇÃO DA SOLUÇÃO DE

OUTSOURCING DE IMPRESSÃO

PROCESSO: N° CONTRATO:

EDITAL:

BEM ENTREGUE:

Termo de ciência ao início da

fase de implantação da solução

de outsourcing a EMPRESA GAÚ-

CHA DE RODOVIAS S/A, em favor

da CONTRATADA .......................... .

O Fiscal do Contrato, nos termos do art. 40, inciso IX da Lei n.º 13.303, de 30 de

junho de 2016, certifica que acompanhou o início da fase de implantação da solução de

outsourcing de impressão, item integrante do cronograma de atividades e serviços abar-

cados pelo objeto contratual.

Durante a verificação da solução foram conferidas a instalação e o perfeito fun-

cionamento dos equipamentos, servidores e softwares, constatou-se a inexistência de de-

feitos aparentes e funcionamento incorreto.

Porto Alegre, ........ de ..................... de 2018.

__________________________________

Fiscal/Suplente

Ciente:

__________________________________

CONTRATADA

17/01/2018 Página 35 de 35

ANEXO D

TERMO DE CIÊNCIA DE ATENDIMENTO À FASE DE IMPLANTAÇÃO DA SOLUÇÃO

DE OUTSOURCING DE IMPRESSÃO

PROCESSO: N° CONTRATO:

EDITAL:

OBJETO ENTREGUE:

Termo de ciência de atendimento

à fase de implantação total da

solução de outsourcing de im-

pressão, em favor da CONTRA-

TADA ........

O Fiscal do Contrato responsável pela emissão deste Termo de ciência, nos ter-

mos do edital e seus anexos, com fulcro no Art. 40, inciso IX da Lei N.º 13.303, de 30

de junho de 2016, certifica que procedeu a completa conferência nos serviços e seus

respectivos níveis de aferição de qualidade, prestados pela Empresa..........., inscrita

no CNPJ sob o N.º ...................

Atesta que, após conferência, constatou-se a entrega da solução, estando

adequada ao objeto contratual e declara ainda, o total atendimento aos critérios

de verificação dos requisitos avaliativos da fase de implantação da solução.

Este termo não elide a CONTRATADA da responsabilidade constante no art. 76,

da Lei 13.303/2016.

Porto Alegre, ........ de ............. de 2018.

__________________________________

Fiscal/Suplente

Ciente:

__________________________________

CONTRATADA

Date post:	17-Jun-2020
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