Trendy v oblasti elektronických podání

a jejich zpracování v prostředí spisové

služby

Trendy v oblasti elektronických podání

a jejich zpracování v prostředí spisové

služby

2

Představení ICZ a.s. a divize Správa dokumentů

1997 - vznik ICZ a.s.1998 – vstup na český trh2001 – spojení s dalšími významnými společnostmi v segmentu IT2006 – akvizice společnosti Exprit

1990 – vznik Exprit spol. s r.o.od začátku orientace na Document Mmanagement a Records Management2005 – začlenění do struktury ICZ a.s.

3

Strategieprodávat projekty a službynabízet přínosy, které vznikají např. řešením konkrétních problémů zákazníkaimplementovat řešení založená na vysoké úrovni znalostí a zkušenostíudržovat a rozvíjet implementovaná řešenírozšiřovat portfolio služebprovádět dodávky od A do Z, tzv. „na klíč“

4

Klášterec nad OhříKlášterec nad Ohří

TepliceTeplice

NP České ŠvýcarskoNP České Švýcarsko

LiberecLiberec

KRNAPKRNAP

ČernošiceČernošice

PříbramPříbramBloviceBlovice

MilevskoMilevsko

NP ŠumavaNP Šumava

Zruč nad SázavouZruč nad Sázavou

NP PodyjíNP Podyjí

ChrudimChrudim

Moravská TřebováMoravská Třebová

Lipník nad BečvouLipník nad Bečvou

VizoviceVizovice

ValašskéMeziříčíValašskéMeziříčí

OstravaOstrava

PrahaPraha

Instalace systému e-spisv České republice

LitomyšlLitomyšl

VÍCE NEŽ 6.000

UŽIVATELŮ

5

Instalace systému e-spisv Praze

6

Modularita systému e-spis

7

Úloha spisové služby a legislativní rámec

zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností

zákon č. 499/2004 Sb., § 2, písm. k)

Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (č. 499/2004 Sb.)Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby (č. 646/2004 Sb.)Zákon správní řád (č. 500/2004 Sb.)

8

Práce na podatelně

9

Práce v aplikaci Spisová služba

přihlášení do aplikacevýběr funkčního místapřehled „Na stole“převzetí čárovým kódempředání externí aplikacidynamické složkypoštovní podací arch

10

Implementace systému

předimplementační analýzainstalace, konfigurace a testováníškolení uživatelů a administrátorůpříprava spisového řádu a metodické příručkypilotní provozintegracezahájení ostrého provozu

11

Princip integracePARTNERSKÉ ORGANIZACE AEC, spol. s r.o. Allstar Group. s.r.o. Geovap, spol. s r.o. ICZ a.s. Marbes Consulting s.r.o. mySAP.com PORS software a.s. Softmodel s.r.o. VITA software s.r.o. YAMACO software

– Ing. Karel Janeček frankostroje Frama

a Neopost

12

Úloha ePodatelny a legislativní rámec

přijímat a odesílat datové zprávy se zaručenými elektronickými podpisy založenými na kvalifikovaných certifikátech

nařízení vlády č. 495/2004 Sb., § 1, odst. 1.

Zákon o elektronickém podpisu a změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu) (č. 227/2000 Sb.)Nařízení vlády, kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu) (č. 304/2001 Sb.)Vyhláška Úřadu pro ochranu osobních údajů o upřesnění podmínek stanovených v § 6 a 17 zákona o elektronickém podpisu a o upřesnění požadavků na nástroje elektronického podpisu (č. 366/2001 Sb.)Zákon, kterým se mění zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů (č. 440/2004 Sb.)Zákon o svobodném přístupu k informacím (č. 499/2004 Sb.)Nařízení vlády, kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů (č. 495/2004 Sb.)Vyhláška o elektronických podatelnách (č. 496/2004 Sb.)Zákon správní řád (č. 500/2004 Sb.)

13

ePodatelna a spisová službaTrustPort

ePodatelna

Mail Server uživatel

e-spisSpisová služba

14

Výměna dokumentů

organizace 1 organizace 2

Modul pro výměnu dokumentů

15

Výměna dokumentů - postup

evidence podání pro partnerskou organizacipostoupení dokumentu partnerské organizacivypravení fyzického dokumentupřevzetí dokumentu partnerskou organizacípotvrzení převzetí fyzického dokumentu

16

Outsourcing systému e-spisVÝHODY OUTSOURCINGU

žádné investice do hardware a softwarenízké smlouvou zabezpečené ceny implementaceautomatický upgrade a update HW a SWadministrace systému pracovníky ICZ a.s.nepřetržitý dohled pracovníky ICZ a.s.kvalifikovaná služba Help Desk

PODMÍNKY PROVOZOVÁNÍpočítač Pentium III, web prohlížeč, prohlížeč PDFpřipojení do sítě Internetlicence e-spis

DALŠÍ MOŽNÉ ROZŠÍŘENÍtisk čárových kódůskenování dokumentů na vstupu

17

Outsourcing systému e-spisŘEŠENÍ OUTSOURCINGU

hardware – aplikační server, databázový server, zálohovací DLT automatsoftware – operační systém (MS Windows, Unix systémy), databáze (MS SQL, Oracle), aplikační server Tomcat, aplikace e-spissamostatná provozní prostředí pro každou organizacispolečné školící a testovací prostředí

IMPLEMENTACE e-spisdefinování organizačních jednotek, funkčních míst a uživatelůnastavení organizační struktury a číselníkůškolení uživatelů, případně administrátorůmetodická podpora pilotního provozumetodická podpora ostrého provozu

18

Princip řešení outsourcingu

19

Děkuji za Vaši pozornost.

Těšíme se na shledanou u společného řešení Vašich požadavků a problémů v oblasti správy dokumentů.

ICZ a.s.divize Správa dokumentůDrtinova 2150 00 Praha 5

tel. 226 206 700e-mail exprit@exprit.cz