Změny v Národním standardua jejich dopad pro původce i dodavatele

Jan FrkPraha, 7. 3. 2017

STRUČNÁ REKAPITULACENárodní standard

Zmocnění standardu

• § 70 zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě

• NSESSS zveřejněn ve Věstníku Ministerstva vnitra• Znění národního standardu je zpřístupněno způsobem

umožňujícím dálkový přístup na internetových stránkách Ministerstva vnitra v sekci „O nás“, ve složce „Archivnictví a spisová služba“.

Prohlášení o shodě s NSESSS je mandatorní součástí dokumentace eSSL

Účel standardu

• Technická norma• Prováděcí právní předpis zákona č. 499/2004

Sb., o archivnictví a spisové službě

Stanovuje základní požadavky na funkce systémů a vytváří sjednocující parametry pro odbornou správu o

dokumenty.

Požadavky standarduVerze 12009

2010částka 76/2009

Verze 22011

2012částka 101/2010

Verze 32012

2017částka 64/2012

Verze 42017 ?

Verze 5? ?

Zohledňující specifika českého národního prostředí 27 0 0 0 0Doporučující 199 316 318 0 0Povinné 574 439 447 ? ?Celkem 773 755 765 ? ?

Přílohy standardu (schémata XML a XSD)

Aktuální verze NovelaSchéma XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi ERMS

Schéma XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat

Schéma XML pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového balíčku SIP

Schéma XML pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového balíčku SIP

Schéma XML pro vytvoření datového balíčku SIP Schéma XML pro vytvoření datového balíčku SIPSchéma XML pro zasílání údajů o rozhodnutí ve skartačním řízení a potvrzení přejímky s identifikátory digitálního archivu původci

Schéma XML pro zasílání údajů o rozhodnutí ve skartačním řízení a potvrzení přejímky s identifikátory digitálního archivu původci

Schéma XML pro export a import spisového a skartačního plánu

Schéma XML pro export a import spisového a skartačního plánu

Schéma XML pro export a import transakčního protokolu

Pracovní skupina• V roce 2008 rozhodnuto MV převzít evropskou specifikaci MoReq2• MV podepsalo 19.12.2008 se zástupci výrobců spisových služeb

memorandum ohledně rozhraní pro komunikaci datovými schránkami• Vznikla pracovní skupina zástupců dodavatelů spisových služeb –

konkurentů• Začátkem roku 2012 vzniká pracovní skupina k NSESSS která

částečně navazuje na skupinu memoranda k ISDS• Občanské sdružení CNZ se s ohledem na svou působnost chopilo

iniciativy - nezávislá platforma mimo státní i firemní struktury.

Informace o pracovní skupně na:http://www.cnz.cz/odborne-aktivity/pracovni-skupina-NSESSS/

Aktuální členové pracovní skupinyZástupci výrobců

1) ALIS spol. s r.o.2) aplis.cz, a.s.3) Asseco Solutions, a.s.4) BBM spol. s.r.o.5) GORDIC spol. s r. o.6) ICZ a.s.

Zástupci státní správy1) Ministerstvo vnitra ČR (OAS, OHA, OeG)2) Národní archiv ČR3) Archiv hlavního města Prahy4) Státní okresní archiv Hradec Králové5) Národní bezpečnostní úřad

7) PilsCom, s.r.o.

8) Software602 a.s.

9) Triada, spol. s r.o.

10) VERA, spol. s r.o.

11) VITA software s.r.o.

12) VUMS LEGEND, spol. s r. o.

Předpokládaný harmonogram

Do 10.3.2017předáno na MV

Do 24.3.2017 Vnitrorezort

Od 1.4.2017 Účinnost

Do 1.4.2018 Přechodné

období

HLAVNÍ CHYSTANÉ ZMĚNYNárodní standard

Nové znění standardu

• Bylo upraveno na základě praktických zkušeností původců i dodavatelů elektronických systémů spisové služby.

• Provedena celková revize standardu– posouzení textu– uvedení do souladu s prováděcím právním

předpisem

Vypuštění doporučených požadavků

• 318 doporučených požadavků• Některé povýšeny na povinné• Ostatní odstraněny

Redukce nadbytečných požadavků

• Ztvárnění evidence dokumentů 6.7.28• Zcela zrušena a rozpuštěna původní kapitola

10 (účelové moduly)• Vypuštěny byly požadavky na výtah, redakci a

nezbytné dokumenty

Uspořádání požadavků dle posloupnosti

Příjem KontrolaKonverze

a vytěžováníRozdělování a

oběh

EvidenceOznačováníPráce se spisyVyhotovování

SchvalováníPřevod do výstupních

formátů

Podepisování a fixace v čase Anonymizace

DoručováníVyřizování a uzavíráníArchivaceSkartace

Upřesnění požadavků

• Doplnění entity Zásilka• Upřesnění požadavků na transakční protokol• Uvedení do souladu se zákonem a vyhláškou• Upřesnění definic pojmů• Upřesnění a sjednocení terminologie• …

Sjednocení terminologie

• Pojmy v souvislosti s eIDAS• ERMS eSSL• AIS ISSD (Informační systém spravující dokumenty)

• Záznam Koncept• Řízený slovník Číselník• Organizace Původce• …

Definována struktura transakčního protokolu v XML

• S ohledem na problémy se ztvárňováním transakčního protokolu do PDF/A bylo pro něj vytvořeno nové XML schéma (příloha 6)

Spisový plán

• Nově byl spisový plán omezen v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb. pouze na věcné skupiny

Balíček SIP

• V oblasti skartačního řízení byla zohledněna také existence národního digitálního archivu a jeho národního archivního portálu a zejména výkladem zpřesněna XML schémata pro předávání metadat a digitálních dokumentů k trvalému uložení v podobě balíčku SIP (příloha 2 a 3).

Rozhraní na propojení informačních systémů spravujících dokumenty

• Vychází z původního Best Practice• Rozhraní je řešeno na bázi webových služeb– Synchronní– Asynchronní

• Je závazné jak pro eSSL, tak pro ostatní ISSD

Integrace ISSD s centrálním ESSL

Proces přenosu dat

Přečíslování požadavků

• Požadavky nově očíslovány tak, aby bylo možné kontrolovat znění s předcházející úpravou, jsou u jednotlivých požadavků uvedena jejich původní čísla s případnou poznámkou, zda došlo k významnější úpravě.

VIZE NÁSLEDNÉ NOVELYNárodní standard

Vize následné novely

Textový popis Textový popis+

Datový model

Vize následné novely• Účinnost cca od 1. 7. 2018 (+ přechodné období)• Splnění požadavků odboru hlavního architekta

eGovernmentu MV, Odboru archivní správy a spisové služby MV

• Vychází z požadavků NSESSS v.4• Datový model v programu Enterprise Architect (publikován

jednotně a interaktivně)– Model funkcí– Model tříd– Model aplikačního rozhraní

• Textová dokumentace (obdoba dnešních požadavků)

Návrh OHA1) Enterprise architektura spisové služby (odpovědnost OHA)

Model s pohledy co řekne „CO“ to znamená, umí atd.EA obsahuje základní prvky (stavební bloky).

2) Solution architektura spisové služby (odpovědnost pracovní skupina, OAS)Model s pohledy co řekne „JAK“ to vypadá.SA obsahuje detailní popis architektonických pravidel a omezení – procesy, výměny komunikace.

3) Design architektura spisové služby (odpovědnost pracovní skupina, OAS)Model s pohledy co řekne „JAK“ to funguje.DA obsahuje skutečné řešení problému.

DOPADY CHYSTANÝCH ZMĚNNárodní standard

Dopady na dodavatele

• Po přechodné období– Seznámit se s novelou– Upravit veškeré ISSD– Nabídnout původcům upravené ISSD– Implementovat u původců upravené ISSD– Na žádost původců sjednotit implementovaná

rozhraní na ISSD dle nového rozhraní

Dopady na původce

• Po přechodné období– Seznámit se s novelou– Zjistit, kdy budou ISSD v souladu s novelou– Implementovat upravené ISSD– Zjistit, jaká rozhraní jsou využívána– Pokud možno zajistit sloučení rozhraní

Kontrolní seznam požadavků na ESS

• Vydalo MV ČR dne 18.7.2014• Autoři: Jan Frk, Miroslav Kunt, Martina Macek• Tento metodický návod je určen

– Veřejnoprávním původcům, kteří si chtějí ověřit, že jejich výkon SSL odpovídá klíčovým požadavkům platné právní úpravy.

– Kontrolním orgánům jakožto metodický návod pro kontrolu u veřejnoprávních původců.

• Metodický návod je pojat jako seznam a obsahuje vybrané požadavky především Zákona č. 499/2004 Sb., Vyhlášky č. 259/2012 Sb. a Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby.

• Metodický návod naleznete na stránkách Ministerstva vnitra.

Kontrolní orgányStátní oblastní

archiv

na základě § 71 odst. 1 písm. c)

zákona č. 499/2004 Sb.

Národní archiv

na základě § 71 odst. 1 písm. b)

zákona č. 499/2004 Sb.

Ministerstvo vnitra

na základě § 71 odst. 1 písm. a)

zákona č. 499/2004 Sb.

Nejvyšší kontrolní úřad

na základě § 3 odst. 1 písm. a) zákona č.

166/1993 Sb.

Příklad správních deliktůPrávní předpis Sankce

zákon č. 499/2004 Sb. (§ 73 až § 74) Nesprávné vedení spisové službyOd 100.000 Kč do 1.000.000 Kč

zákon č. 82/1998 Sb. Nesprávný úřední postupPrávo na náhradu škody má ten, jemuž byla nesprávným úředním postupem způsobena škoda.

zákon č. 101/2000 Sb. (§ 44 až § 46) Zneužití osobních a citlivých údajůDo výše 10.000.000 Kč

Doporučená literatura• Autoři: Miroslav Kunt, Tomáš Lechner• Formát: 145x205• Vazba: brožovaná• ISBN: 978-80-7502-083-3• EAN: 9788075020833• Vydáno: září 2015 • Rozsah: 400 stran

DĚKUJI ZA POZORNOST.

„Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou správu dokumentů.“ (Ing. Martina Macek)