Post on 09-Jan-2020
transcript
27.10.17
1
Lean Six SigmaGreen Belt TrainingModul 5 – „Kontroluj“
Říjen 2017Roman Bauer
www.pwc.com
2Lean Six Sigma • Green BeltPwC
DMAIC fáze
DefinujD
Měř
Analyzuj
Zlepši
Kontroluj
M
A
I
C
Definuj příležitosti ke zlepšení
Urči klíčové indikátory výkonnosti (KPIs)
Identifikujspecifické problémy
Nalezni a popiš možná řešení
Navrhni systém kontroly
Vytvoř projektový plán
Vytvoř plán sběru dat
Nalezni a prověř kořenové příčiny
Vyber správné řešení vedoucí ke zlepšení
Realizuj plán kontroly
Vytvoř projektový tým
Prověř měřící systém
Nalezni funkciy = f (x)
Testuj aprověř optimální řešení
Vyhodnoť výsledky změn
Definuj procesy z hrubého pohledu
Definuj současnou (baseline) hodnotu KPIs
Naplánuj řízení změn
Zdokumentuj změny v procesech
Nalezni kriticképožadavky zákazníka
Zaveď řešení do praxe
Uzavři projekt, předej know-how
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4
1 2 3
27.10.17
2
3Lean Six Sigma • Green BeltPwCPwC
Dnes se naučíte jak...
• řídit rizika a předcházet výskytu problému
• navrhnout systém kontroly procesu, abyste udrželi přínosy ze
zlepšení
• zavést zlepšení a plán kontroly do každodenního života
• zapojit a aktivně řídit zainteresované strany
4Lean Six Sigma • Green BeltPwC
August 2013Lean Six Sigma • Black Belt Training Week 2PwC
1. Návrh systému kontroly
27.10.17
3
5Lean Six Sigma • Green BeltPwC
Úrovně kontroly
Kontrola strategie
Manažerská kontrola
Operativní kontrola
Dlouhý interval
Krátký intervalKonkrétní
Abstraktní
6Lean Six Sigma • Green BeltPwCPwC
Zásady účinné kontroly
Systematičnost *stanovení oblastí kontroly ve vztahu k cílům
Plánovitost *efektivní plán provádění
Přiměřenost *adekvátní hloubka
Zaměření do budoucna *včasnost
Pružnost *schopnost reakce na změny priorit
Motivace *zapojení, zvýšení spoluodpovědnosti
Integrace *využití výsledků kontroly v přímém řízení pracovníků
27.10.17
4
7Lean Six Sigma • Green BeltPwC
Zadávání cílů
CÍL MĚŘÍTKO CÍLOVÁ HODNOTA
STANOVENÍ ZODPOVĚD-
NOSTI
8Lean Six Sigma • Green BeltPwC
Zadávání cílů
SPECIFICKÝ
MĚŘITELNÝ
AKCEPTOVANÝ
REÁLNÝ
TERMÍNOVANÝ
FORMA
VÝSLEDKY
AKTIVITY
POSTOJEDOVEDNOSTIZNALOSTI
ZPŮSOBILOSTI
NAPLŇOVÁNÍ
27.10.17
5
9Lean Six Sigma • Green BeltPwCPwC
Plán kontroly
Kolik cílů?twenty is plenty – tedy 5 až 20
Jaká měřítka jsou vhodná? Cíl bez měřítka je „zbožné přání“.
Jaké cílové hodnoty se hodí? „Ať sebou hnou, ale neurvou si při tom achilovky…“
Jak to změřím? Hodnoty musím někde vzít, musí být jednoduše a průkazně získané.
10Lean Six Sigma • Green BeltPwCPwC
Kázeň stojí na čtyřech pilířích
KONTROLA - Co se děje? Je všechno v normě?
KOREKCE - Jak napravit problém? Jak pomoci?
KOUČOVÁNÍ - Když nepomáhá korekce - jaké dovednosti nebo vědomosti chybí podřízenému?
KRITIKA - Když nepomohla ani KOREKCE ani KOUČOVÁNÍ,je chyba v postoji. Je třeba konstruktivně pomoci!
27.10.17
6
11Lean Six Sigma • Green BeltPwC
Upevnění konkurenceschopnosti
STRATEGIE&
INOVACE
ZÁKAZNÍK
VYŠŠÍKVALITA
PODNIKKONKURENCENIŽŠÍ
NÁKLADYKRATŠÍ ČAS
12Lean Six Sigma • Green BeltPwC
Balanced Scorecard
STRATEGIE
FINANCEFinanční
úspěch jako cíl podniku.
Podnik z perspektivy akcionářů.
Zám
ěry
a cí
leM
ěřítk
aC
ílové
hod
noty
Kro
ky a
akt
ivity
PROCESYKteré
procesy zlepšit tak,
abychom uspokojovali
zákazníky a akcionáře.
Zám
ěry
a cí
leM
ěřítk
aC
ílové
hod
noty
Kro
ky a
akt
ivity
POTENCIÁL, UČENÍSE A RŮST
Dosažení vize
podniku, jak se rozvíjet a reagovat na změny.
Zám
ěry
a cí
leM
ěřítk
aC
ílové
hod
noty
Kro
ky a
akt
ivity
ZÁKAZNÍKDosažení
vize podniku, jak
nás vnímá zákazník.
Zám
ěry
a cí
leM
ěřítk
aC
ílové
hod
noty
Kro
ky a
akt
ivity
27.10.17
7
13Lean Six Sigma • Green BeltPwC
Cíl /co a koho kontroluji
Měřítko/metoda kontroly
Zjištění měřítka/zdroj dat
Kdy/jak často/kolik času tomu věnuji
Vysoká kvalita procesu/ předáci
Náklady na dodatečné práce
Všechny náklady na dodatečné práce
Měsíčně/ 3 dny po výsledovce/30 minut
Krátká průběžná doba výroby dílu/ mistr
Průměrná doba výroby dílu
Měření času od zadání zakázky po předání na expedici/zápisy/snímání čárových kódů / SAP
Týdně v úterý/ 10 minut
Pracoviště/Předáci 5S seznam položek kontroly
Prohlídka pracoviště a hodnocení/ Zápisy z následující směny
Týdně v pátek/15 minut
Nízké náklady/plánovač/předáci
Stupeň vytížení strojů Vytížení strojů % cílového vytížení
Měsíčně v prvním týdnu násl. měsíce/30 minut
Kvalifikace pracovníků Požadavky/skutečnost Znalosti/dovednosti –Test/měření času/kvalifikační matice
První týden červen/prosinec 4 hodiny
Vysoká motivace pracovníků/Mistři/ Personální manažer
Index spokojenostiNemocnost
Dotazníky spokojenostiPrům. počet dní nemocenské/pracovníka
2x ročně8 hodin
Schopnost řešit problémy
Počet realizovaných návrhů na zlepšení
Počet realizovaných návrhů na zlepšení/ období/ pracovníka
Kvartálně4 hodiny
VÝR
OB
NÍ M
AN
AŽE
R
14Lean Six Sigma • Green BeltPwC
Systém kontroly procesu- Matice ukazatelů
Indicator Identifi-cation Definition UoM Calculation Vstupní veličiny Frequency of
evaluationResponsible Person Tool/Source
OnTimeDelivery-Requesteddate
OTD-R %orderlinesdeliveredonrequesteddate,undamaged,infullquantitywithalldocuments
% 1-(A+B+C)/totalnumberoforderlinesdeliveredinlast2weeks
A.orderlinesdeliveredafterrequesteddateB.orderlinesnotinfullquantitydeliveredonrequesteddateC.orderlinesclaimedwithdefect(damaged,missingdocuments)D.actualorderlinedeliverydate
evry2weeks DavidDostál Navision
Dodávkováspolehlivostnapřislíbenýtermín
OTD-P %položekprodejníchobjednávekdodanýchnapřislíbenýtermín,nepoškozené,vúplnémmnožstvískompletnídokumentací
% 1-(E+F+C)/celkovýpočetpoložekobjednávekdodanýchvminulých14dnech
E.početpoložekobjednávekdodanýchpopřislíbenémtermínuF.početpoložekobjednávekdodanýchvneúplnémmnožstvíkpříslíbenémudatuC.početobjednávekreklamovanýchsvadou(poškození,chybějícídokumentace)
každé2týdny DavidDostál Navision
Mírazadánínapoprvé FPY %objednávek,kterébylomožnézadatbezdalšíhohledání,zjišťováníneboopravyúdajů
% 1-G/celkovýpočetpoložekobjednávekdodanýchvevybranémměsíci
G.početobjednáveksezaškrtnutýmcheckboxem"zadáníneúplné"H.datumvytvořeníprodejníobjednávky
každýměsíc DavidDostál Navision
27.10.17
8
15Lean Six Sigma • Green BeltPwC
Systém kontroly procesu- Plán sběru dat
WHO? HOW? WHEN? WHERE?
Input Identification Definition Purpose Used for calculation
Reposnsible Person
Collection Method
Duration/ Time / Frequency
Source
Actual delivery date
ADD Actual date when delivered to address
Calculation of Order lines delivered after requested date
Logistics Dispatcher
Electronic transaction in ERP
Continuously / Every dispatching
ERP Order Management Module
Requested delivery date
RDD Original date requested by customer
CS Assistent
Manual data entry in ERP
Continuously / Every order
WHAT? WHY?
OL_ARD
16Lean Six Sigma • Green BeltPwCPwC
Klíčové myšlenkyNávrh systému kontroly
o Existují 3 základní úrovně kontroly – strategická, manažerská, operativní.
o Hodnotící ukazatele ovlivňují chování lidí v procesu. Je třeba, aby byly sladěné napříč firmou.
o Definice ukazatele a plán sběru dat k jeho výpočtu musí být jednoznačně stanovené.
27.10.17
9
17Lean Six Sigma • Green BeltPwC
August 2013Lean Six Sigma • Black Belt Training Week 2PwC
Prevence výskytu problému
18Lean Six Sigma • Green BeltPwCPwC
Prevence výskytu problému- Nejčastěji používané nástroje
• Systém kontroly procesu,
• Směrnice a standardy,
• Kontrolní diagramy,
• Plán omezení rizik (Risk mitigation plan),
• RACI matice,
• Analýza FMEA
27.10.17
10
19Lean Six Sigma • Green BeltPwCPwC
FMEA recap
Co ta zkratka znamená?
Jaký je účel FMEA?
20Lean Six Sigma • Green BeltPwCPwC
Příklad FMEA
27.10.17
11
21Lean Six Sigma • Green BeltPwC
Vstupy a výstupy analýzy FMEA
FMEA
- Brainstorming
- C&E matice
- Mapa procesu
- Historie procesu
- Postupy a směrnice
- Znalosti
- Zkušenosti
Seznam akcí, které zabrání vzniku
příčin nebo odhalí chyby
Vstupy Výstupy
22Lean Six Sigma • Green BeltPwC
FMEA – řízení rizika
27.10.17
12
23Lean Six Sigma • Green BeltPwC
FMEA v zákaznickém servisu
24Lean Six Sigma • Green BeltPwC
FMEA ve službách
27.10.17
13
25Lean Six Sigma • Green BeltPwC
FMEA ve službách
26Lean Six Sigma • Green BeltPwC
FMEA ve farmaceutickém průmyslu
27.10.17
14
27Lean Six Sigma • Green BeltPwC
FMEA ve farmaceutickém průmyslu
28Lean Six Sigma • Green BeltPwC
FMEA ve farmaceutickém průmyslu
27.10.17
15
29Lean Six Sigma • Green BeltPwCPwC
Cvičení 1
• Každá skupina vybere jeden klíčový proces z vašeho podnikového prostředí
• Nakreslete vývojový diagram procesu (flipchart)• Vyberte kritické procesní krok(y), podle vašeho profesionálního
odhadu• Proveďte analýzu FMEA kritických kroků (flipchart)
30Lean Six Sigma • Green BeltPwCPwC
Plán kontroly procesu
• Strukturovaný přístup jak kontrolovat proces a vlastnosti produktu.
• Souhrn kontrolních metod, které mají zajistit způsobilost a stabilitu procesu.
• Plán kontroly procesy má vztah k analýze FMEA a vývojovému diagramu procesu.
27.10.17
16
31Lean Six Sigma • Green BeltPwCPwC
Plán kontroly procesu- Přínosy
• dokumentuje proces
• poskytuje formu standardizace
• umožňuje lepší komunikaci
• definuje měřítka pro hodnocení procesu
• sleduje výkon procesu a zlepšení oproti cílům
• slouží jako podklad pro reporting a zlepšování
32Lean Six Sigma • Green BeltPwC
Plán kontroly procesu- Prvky plánu
Date:File name:
Process Description: Process Customer: Critical to Quality Out Come Indicator(s):
Process Flow Chart Checking Misc.Information
Step or Time
Position Input-Process-Outcome Indicators
Control Limits
Checking Item
Frequency Respon-sibility
Contingency Plan
Include• Abbreviations• Procedures• Remarks, Etc.
Implementation Timeline: Tasks #4
Process Touch Points: TMSD, Metro/District Managers and Local Field Personnel, Third party Provider and Procurement
Charts and Graph Type
Specs/Targets
What to Check
When to Check
Who Checks
Action Req’d for Exception
REV # DATE Revision Description By Appr
Process Control SystemPředmět procesu (specifikuje oblast
operací, které představuje).
Zákazníci procesu (specifikuje příjemce
výstupů, jejichž uspokojení je primárním
cílem).
Kritické požadavky (specifikuje požadavky, které zákazník očekává od výstupů z procesu).
Výstupní ukazatele (hodnotí míru splnění kritických požadavků
zákazníka).
Vývojový diagram procesu
(zobrazuje jednotlivé kroky procesu, kdo, kde,
kdy je vykonává).
Procesní ukazatele (nepřímé ukazatele,
které mají vztah příčiny a následku k výstupním
ukazatelům).
Plán kontroly procesních ukazatelů (limity, co, kde, kdy kdo,
jak).
Řízený dokument(platnost, revize, datum).
27.10.17
17
33Lean Six Sigma • Green BeltPwC
……
……
……
……
….
.
Roman Bauer – Advisory Services 33
Date:File name:
Process Description: Process Customer: Critical to Quality Out Come Indicator(s):
Process Flow Chart Checking Misc.Information
Step or Time
Position Input-Process-Outcome Indicators
Control Limits
Checking Item
Frequency Respon-sibility
Contingency Plan
Include• Abbreviations• Procedures• Remarks, Etc.
Implementation Timeline: Tasks #4
Process Touch Points: TMSD, Metro/District Managers and Local Field Personnel, Third party Provider and Procurement
Charts and Graph Type
Specs/Targets
What to Check
When to Check
Who Checks
Action Req’d for Exception
REV # DATE Revision Description By Appr
Process Control System
Vydání peněz Hotovostv ATM
XXKč
poče
t ba
nk
ovek
po k
ažd
ém vý
dej
i
IT S
yst
emB
ank
a
Dop
oruče
ní
jin
ého
nej
bližší
ho m
ísta
34Lean Six Sigma • Green BeltPwCPwC
Cvičení 2
• Pokračujte s výstupy z cvičení 1• Na základě procesního diagramu a analýzy FMEA vytvořte
kontrolní plán procesu
27.10.17
18
35Lean Six Sigma • Green BeltPwCPwC
Klíčové myšlenkyNávrh systému kontroly
o Nekontrolujte všechno!
o Kontrolujte pouze kritické vlastnosti a kritické vady produktu
36Lean Six Sigma • Green BeltPwCPwC
Praktické tipy
• FMEA je dobrou volbou kdykoliv, kdy jsou plánovány změny na pracovišti. Více obecně může být použito:Ø Na začátku projektu, FMEA může týmu pomoci lépe stanovit rozsah
příležitostí pomocí definování typů selhání a zaměřením pozornosti na specifický typ problému.
Ø Ve fázi zlepšení pomáhá FMEA odhalit potenciální problémy navrhovaných řešení (zvláště nezamýšlené důsledky), což umožní včasné úpravy.
Ø Při kontrole pomáhá FMEA identifikovat, co je potřeba měřit, aby nedocházelo k selháním v budoucnosti.
27.10.17
19
37Lean Six Sigma • Green BeltPwC
August 2013Lean Six Sigma • Black Belt Training Week 2PwC
2. Zavedení řešení a kontrolního plánu
38Lean Six Sigma • Green BeltPwC
Zpět k definici projektu
27.10.17
20
39Lean Six Sigma • Green BeltPwC
Pracujte znovu se zakládacím listem projektu
Požadavky a očekávání zainteresovaných stran
Výstupy – důkaz splnění požadavků
Definice projektu(hlavní cíle, pozadí,
rozsah)
Cíle projektu –ukazatele, cílové
hodnoty
40Lean Six Sigma • Green BeltPwC
Plán zavedení řešení
Plán implementace(začátek, mezníky,
trvání, vlastník úkolu).
Risk analýza(identifikace rizik,
hodnocení, preventivní a nápravná opatření).
Komunikační plán
Plán kontroly kvality
27.10.17
21
41Lean Six Sigma • Green BeltPwC
Plán zavedení řešení- Prvky
Plan Element Consideration Purpose
Potential Problem Analysis
Process Control System
• Risk assessment• Error Modes and Effects Analysis• Failure Modes and Effects Analysis• Assess internal control sufficiency• Recommended internal controls• Data collection plans• Process performance reviews• Response plans• Accountabilities and reporting• Align with rewards and recognition
Increase probability of success by understanding wherethe solution is at risk, removing or mitigating the riskand/or implementing effective internal controls.
Ensures that the solution gains are sustained, providesthe business with data to support continuousimprovement and replication and standardizationopportunities.
Training Plan • Process maps, procedures and documentation• Training needs assessment• Training approach and modes• Training design and evaluation• Implementation support or Help Desk
Sets up the organization to win by building the rightcompetencies and enabling the people who have tochange to be successful.
Communication Plan • Compelling need for change• “What’s in it for Me?”• Leadership support• How to be successful with solution• Training plan and schedule
Gain support and build enthusiasm by demonstratingleadership support and providing the right information atthe right time.
Budget and Benefits Case • Business case in 1.0• Solution benefits in 4.0• Total cost of implementation• Benefits to the customers• Non-fiscal benefits
Gain support and build enthusiasm by identifying thefinancial and non-financial benefits of change.
Detailed ImplementationWorkplan
• Objectives• Milestones and workplan• Roles and responsibilities description• Critical path
Clearly defines the who, what, when, where and how forimplementing the solution successfully.
Lean Six Sigma • Green BeltPwC
42
Hodnocení rizik projektu
1
21
2
3
3Pravděpodobnost rizika
Význ
am ri
zika
I.
II.
III.
I. Prioritní riziková oblast
II. Středně závažná riziková oblast
III. Málo závažná riziková oblast
27.10.17
22
Lean Six Sigma • Green BeltPwC
43
RACI matice
„Nevěděl jsem, že to mám udělat.“„Myslel jsem, že on na to dělá.„
To vede k :Ø neefektivní práci týmuØ vyšší složitosti komunikaceØ nechtěné výsledky v závěru
Lean Six Sigma • Green BeltPwC
44
RACI matice
pomáhá odpovědět na otázky:
q Kdo je zodpovědná osoba?
q Kdo to vykoná?
q Jsou další zainteresované osoby, se kterými můžeme aktivity konzultovat?
q Jsou další zainteresované osoby, které potřebují být o aktivitách informovány?
27.10.17
23
Lean Six Sigma • Green BeltPwC
45
RACI matice
RACI je zkratka čtyř rolí, které zainteresované osoby mohou hrát v projektu, procesu, změnách:
R - vykonáA - odpovídáC - konzultujeI - je informován
varianta RASCI
Lean Six Sigma • Green BeltPwC
46
RACI maticePříklad - Role a odpovědnosti v projektech LSS
27.10.17
24
Lean Six Sigma • Green BeltPwC
47
RACI matice Příklad - Role a odpovědnosti v procesu zlepšování
Činnost A - zodpovídá R – vykoná C - konzultuje I – je informován
Návrh témat Vyšší management Střední management
Vlastník procesu Manažer kvality
Výběr téma Vyšší management Střední management
Vlastník procesu GŘ, Manažer kvality
Sestavení týmu Střední management
Vedoucí řešitelské-ho týmu
Nadřízený členů týmu
Svolání 1.workshopu
Střední management
Vedoucí řešitelské-ho týmu
Vedení workshopů Střední management
Vedoucí řešitelské-ho týmu
Plánování schůzek, zápisy
Vedoucí řešitelské-ho týmu
Zapisovatel týmu Členové týmu Členové týmu, Nadřízený členů
Nasazení opatření Vedoucí řešitelské-ho týmu
Členové týmu Vyšší a stř. management, vlastník procesu
Vyhodnocení Vyšší management Vedoucí řešitelské-ho týmu
Vlastník procesuStř. management
GŘ, FM/controllerManažer kvality
Lean Six Sigma • Green BeltPwC
48
RACI maticePříklad - Komunikační matice
27.10.17
25
Lean Six Sigma • Green BeltPwC
49
Klíčové myšlenkyZavedení řešení a kontrol
o Opakovaně se vracejte k zakládacímu listu projektu a kontrolujte, že projekt postupuje správným směrem
o RACI matice jednoduchým způsobem definuje co se od koho očekává a jak se s kým komunikuje.
Lean Six Sigma • Green BeltPwC
50
August 2013Lean Six Sigma • Black Belt Training Week 2PwC
3. Řízení změny
27.10.17
26
Lean Six Sigma • Green BeltPwC
51
Řízení změny – Proč?
• Úspěch projektu značně závisí na tom, jak zvládnete všechny
prvky změny v kultuře vaší organizace.
• Je nedílnou a důležitou součástí projektů zlepšení.
• Pomáhá překonat negativní vnímání nebo odpor ke změně.
Proč je změna vnímána negativně? Proč vzniká odpor?
Lean Six Sigma • Green BeltPwC
52
Klíčové prvky změny
Compellingcase
StrategyVision Leadership Resources Capability Motivation Comms
= Pochyby, nejistota
= Nečinnost
= Nespokojenost
= Únava
= Vleče se
= Špatný směr
= Zmatek
= Rozptýlení
= Úspěšná změnaStrategyVision Leadership Resources Capability Motivation CommsPřesvědčivý
důvod StrategieVize Leadership Zdroje Schopnosti Motivace CommsKomunikace
27.10.17
27
Lean Six Sigma • Green BeltPwC
53
Klíčové myšlenkyŘízení změny – Jak?
o Založte projekt a stanovte jeho cíle SMART způsobem
o Od začátku věnujte pozornost složení projektového týmu
o Vyberte si správné řídící nástroje
o Identifikujte a řiďte očekávání zainteresovaných stran
o Ukažte změnu, udělejte jí viditelnou
o Moderujte tak, že budujete porozumění a překonáváte odpor
Lean Six Sigma • Green BeltPwC
54
Hlavní charakteristiky projektu
• Je jedinečný
• Má začátek a konec
• Má vytčené cíle
• Má omezené zdroje (náklady, prostředky a čas)
• Vyžaduje různé znalosti
• Je nástrojem změny
• Má větší odchylky
27.10.17
28
Lean Six Sigma • Green BeltPwC
55
Chování lidí ve vašem týmu…
Týmová spolupráce
Lean Six Sigma • Green BeltPwC
56
Řízení zainteresovaných stran(Stakeholder management)
Kdo je zainteresovaná strana? • Základním obecným cílem řízení zainteresovaných stran je zajištění jejich spokojenosti.
Příklady konfliktu priorit
27.10.17
29
Lean Six Sigma • Green BeltPwC
57
Řízení zainteresovaných stranIdentifikovat
Stanovte • kdo může být vaší činností
ovlivněn, • kdo na ní může mít vliv, • kdo má zájem na úspěšném či neúspěšném výsledku
Příklad:Máte penzion na horách a chcete rozšířit nabídku služeb. Rozhodnete se otevřít půjčovnu kol.Kdo budou zainteresované strany vašeho projektu?
Lean Six Sigma • Green BeltPwC
58
Řízení zainteresovaných stranAnalyzovat
Klíčoví hráči• typicky vlastníci podniku a
ostatní s autoritou dělat rozhodnutí
• můžou projekt zabít, podržet, podpořit
• je snadné je aktivně zapojit
Nejlepší způsob komunikace:• status mítinky• registr změn a problémůZájem
Moc
, vliv
VelkýMalý
Malý
Velký Aktivně
zapojit
27.10.17
30
Lean Six Sigma • Green BeltPwC
59
Řízení zainteresovaných stranAnalyzovat
Vlivní manažeři• osoby, které rozhodují• mají nedostatek času nebo
zájmu• věnujte dostatek úsilí udržet
je spokojené
Nejlepší způsob komunikace:• řídící výbor• porady vedení
Zájem
Moc
, vliv
VelkýMalý
Malý
Velký Udržovat
spokojené
Lean Six Sigma • Green BeltPwC
60
Řízení zainteresovaných stranAnalyzovat
Angažované osoby• mohou být projektu
nápomocni, poskytnou zajímavé detaily
• mohou chtít víc vašeho času než jim můžete dát
• udržujte je přiměřeně informované
Nejlepší způsob komunikace:• osobní setkání• emaily, prezentace
Zájem
Moc
, vliv
VelkýMalý
Malý
Velký
Udržovat informo-
vané
27.10.17
31
Lean Six Sigma • Green BeltPwC
61
Řízení zainteresovaných stranAnalyzovat
Dav• nejsou a neočekávají, že
budou významně zapojeni do projektu
• nemusí mít vůbec povědomí o vašem projektu
• sledujte je, zda se neposunou do jiného kvadrantu
Nejlepší způsob komunikace:• status mítinky• registr změn a problémů
Zájem
Moc
, vliv
VelkýMalý
Malý
Velký
Sledovat
Lean Six Sigma • Green BeltPwC
62
Řízení zainteresovaných stranAnalyzovat
Zájem
Moc
, vliv
VelkýMalý
Malý
Velký
SledovatUdržovat informo-
vané
Udržovat spokojené
Aktivně zapojit
27.10.17
32
Lean Six Sigma • Green BeltPwC
63
Řízení zainteresovaných stranPoznat a pochopit
Otázky, které by vám měli pomoci pochopit zainteresované strany:Jaký finanční nebo emociální zájem mají na výstupu vaší práce?Co je nejvíc motivuje?Co si myslí o vás a vaší práci?Kdo ovlivňuje jejich názor?Kdo ovlivňuje jejich názor na vás?Jaká informace od vás chtějí?Jak často chtějí být informováni?Jaké způsoby komunikace preferují?
Lean Six Sigma • Green BeltPwC
64
Řízení zainteresovaných stranAngažovat
1. Řiďte a monitorujte očekávání
2. Ujistěte se, že jste v souladu v cíli zainteresované osoby
3. Zajistěte, že i střední management a linioví pracovníci jsou zapojení
4. Komunikujte včas a komunikujte často
27.10.17
33
Lean Six Sigma • Green BeltPwC
65
Řízení zainteresovaných stranKomunikační plán
Kanál Zodpovídá Frekvence Typ sdělení
Školení, tréninky Školitel, pers.odd Dle plánu projektuPředstavení základních metodik a postupů projektu, vysvětlení štíhlého myšlení a jeho výhod.
Schůzky projektového týmu Vedoucí projektu Dle plánu projektu
Praktické uplatnění teoretických znalostí, plán zavedení metodik na pracovištích, hodnocení postupu, zpětných vazeb a průzkumů mezi zaměstnanci, řešení problémů, rozdělování rolí a odpovědností, skupinová kreativita
Schůzky nebo diskuze se členy projektového týmu Členové projektového týmu Dle plánu projektu
a dle potřeby
Zjištění současné fáze projektu, co se právě udělalo, co se bude konat dále. Řešení obtíží a sdílení znalostí.
Kontrolní schůzky projektů Vedoucí projektu, Projektový manažer Dle plánu projektu
Průběžné výstupy projektu – úspěchy, výsledky. Zjištění zpětné vazby - přínosy a výhody. Negativa a slabá místa. Řešení potíží a plánování a projednání dalšího postupu.
Pracovní porady oddělení Vedoucí pracovník oddělení ?Plán zavedení metodik na pracovištích, hodnocení postupu. Připomínání vize, významu a důležitosti projektu, dílčích úspěchů a dalšího postupu. Kolektivní zpětná vazba a rozpouštění obav.
Nástěnky Vedoucí projektu NeustáleProjektová metodika „v kostce“- v jasných a srozumitelných bodech. Informace o postupu, dílčí zprávy, úspěchy a výhry, hodnocení. Další důležitá fakta.
Tištěné informace do ruky Vedoucí projektu Dle potřeby
Články o štíhlé výrobě, štíhlém myšlení jako takovém, názory manažerů i zaměstnanců, grafický i faktický nástin projektu, jeho průběhu, metodikách a cílech.... Leták s žádostí o anonymní zpětnou vazbu a vysvětlení proč je důležitá.
Lean Six Sigma • Green BeltPwC
66
Klíčové myšlenkyŘízení zainteresovaných stran
o Řízení zainteresovaných stran je klíčovým prvkem k úspěšnému dodání jakéhokoli projektu, programu nebo aktivity.
o V průběhu řešení projektu se mění jak množina zainteresovaných stran, tak jejich postoj a míra vlivu. Je nutné se vracet cyklicky k analýze zainteresovaných stran a korigovat jejich řízení.
o Nástrojem řízení zainteresovaných stran je komunikace anebo přizpůsobení projektu
27.10.17
34
67Lean Six Sigma • Green BeltPwC
Otázky & Odpovědi
68Lean Six Sigma • Green BeltPwCPwC
Kontakt
Roman Bauer… abyste měli radost z práce
Lean manažer, konzultant, trenér
E: bauer@oxcx.czT: (+420) 602 154 168