Post on 01-Jan-2016
description
transcript
Cíle kurzu
Hlavní cíl Osvojit si základní znalost problematiky plánování
projektů v programu MS Project
Dílčí cíle Získat základní představu o problematice
projektového plánování a řízení Seznámit se s aplikací MS Project jako s
nástrojem pro plánování projektů Na praktických cvičeních si osvojit probíraná
témata
Obsah kurzu
Úvod do teorie projektování (základní pojmy, názvosloví)
Vytváření projektů v prostředí MS Project úkoly, vazby, zdroje, časová omezení,
kalendáře, náklady,… Ladění projektu
přetížení zdrojů, sledování pokroku, analýza nákladů, …
Případová studie
Osnova kurzu
Rozsah 1 den Úvod do teorie projektového plánování a
řízení Proniknutí do práce s úkoly a termíny Zvládnutí problematiky práce se zdroji a
náklady Kontrola a ladění projektu
Agenda kurzu
Předpokládané znalosti: základní znalost ovládání prostředí
MS Windows práce s MS Office
Způsob výuky interaktivní prezentace
Administrativa přestávky, apod.
Představení
Vzájemné představení
Vaše jméno + jak Vás oslovovat pracovní pozice - čím se zabýváte zkušenost s řízením projektů / MS Project očekávání od semináře
Co je cílem plánování?
„Plány nejsou vytvářeny proto, aby se dodržely“
Plánování je nutné proto, abychom věděli, co je třeba udělat
Plánování se využívá pro sestavení odhadů a rozpočtu
Plánování je zaměřeno na odstranění nejistoty
Plánování je nástrojem pro řízení
Aspekty plánování
Plánování obecně zahrnuje aspekty jako: cíle organizace možné způsoby jejich realizace vnější a vnitřní činitelé, kteří ovlivňují možnosti výběr alternativ způsob, kterým je vybraná alternativa
uskutečňována rozvržení času a přidělení potřebných
prostředků
Strategické plánování
(dlouhodobé – řádově desítky let a více)
definice strategických cílů organizace možné způsoby jejich dosažení vnější a vnitřní činitelé výběr alternativ
Taktické plánování
(střednědobé – řádově měsíce až roky)
způsob, kterým je vybraná alternativa uskutečňována
přidělení potřebných zdrojů rozvržení času
Postup plánování
Strategické plánování definuje potřebné projekty. Plán jejich realizace vzniká taktickým plánováním,
kde je projekt rozdělen na jednotlivé úkoly. Řešení každodenních problémů je věcí operativního
plánování.
Plánování projektů s pomocí nástroje MS Project je zaměřeno na realizaci – podrobný popis dílčích činností na projektu, jejich vzájemné vztahy a rozvržení času, zdrojů a prostředků na tyto dílčí činnosti.
Co je to projekt?
„Projekt je dobře definovaná posloupnost činností, která má určen začátek a konec, je zaměřena na dosažení nejistého cíle a je uskutečňována pomocí zdrojů – lidí, prostředků“
„Projekt je specifická nerutinní akce, která proto vyžaduje plánování.“
„Čím složitější je projekt, tím více vyžaduje plánování.“
Elementy plánu projektu
tasks (úkoly) vyžadují čas a zdroje specifickým typem úkolu je milestone (milník)
resources (zdroje) lidé, vybavení, místa, materiál, …
assignments (přiřazení) přiřazení zdrojů úkolům
Proces plánování projektu
Vytvoření a uspořádání plánu projektu – rozdělení plánové činnosti na jednodušší elementy
Rozvržení úkolů – analýza vztahů mezi elementy Doplnění zdrojů (lidí, zařízení, prostředků) do
projektu – odhad potřeb Přiřazení nákladů úlohám a zdrojům – porovnání
se skutečnými možnostmi Úpravy a ladění plánu Řízení projektu - monitorování a trasování plánu Tiskové výstupy a zprávy
Definice projektových cílů
„Trojimperativ“ definuje projekt! Specifikace provedení Náklady (finanční rozpočet) Čas (časový plán)
Je třeba zjistit, která z těchto podmínek je pro zadavatele nejdůležitější.
Změní-li se libovolná z těchto podmínek, ovlivní to minimálně jednu podmínku další.
Termíny lze zkrátit, jestliže rozpočet umožní využít efektivnější zdroje.
Elementy plánování projektu
Hierarchická struktura činností - WBS Časový harmonogram Zdroje projektu Plánování rozpočtu Rizika a rezervy Úpravy a ladění
WBS
Work Breakdown Structure = hierarchická struktura činností
Slouží k rozdělování projektu do činností Má většinou formu diagramu/struktura Možno využít diagramy z MS Visio!
Proces řízení projektu
Definování Definování projektových cílů
Naplánování Plán jak dosáhnout podmínek trojimperativu
Vedení Uplatnění manažerského stylu řízení lidských zdrojů
(práce bude vykonávána včas a efektivně) Sledování (monitorování) + aktualizace plánu
Kontrola stavu, odchylky + korekce Ukončení
Ověření, zda došlo k naplnění podmínek a uzavření všech prací na projektu.
Techniky zobrazení plánu
atomy: tasks + resources + assignments Gantt Charts (Ganttovy diagramy)
podle Henryho Gantta (původně nazývány sloupcové grafy)
PERT Diagramy (síťové diagramy) Program Evaluation Review Technique;
vyvinuta na zakázku pro armádu MS Project používá upravené varianty těchto
obecných technik
Plánování podle PERT
13.3.2000 17:0010.3.2000 8:00
A
B
14.3.2000 8:0015.3.2000 17:00
číslodélka
začátek
konec úkol
vazba
12 4d
13 2d
CPM
CPM (Critical Path Method) je metoda k hledání kritické cesty v grafu.
Critical Path (Kritická cesta) je nejdelší cesta mezi začátkem a koncem grafu.
Critical task (Kriticky úkol) je úkol ležící na kritické cestě. Změna doby trvání kritického úkolu ovlivňuje dobu trvání celého projektu.
Možnosti MS Project
sada nástrojů pro vytváření, zobrazování a trasování plánů
projektů sledování nákladů, využití zdrojů a času podporu komunikace v projektu vyhodnocení a analýzu projektu
modifikovatelný vzhled otevřený produkt (makra ve Visual Basic)
Základy ovládání MS Project
spuštění MS Project význam prvků okna MS Project jak získat nápovědu použití šablon ukončení MS Project
Práce se zobrazeními
zobrazení je způsob prezentace projektových dat
pro každý druh práce na projektu potřebujeme jiný typ dat a jejich zobrazení
každé zobrazení prezentuje stejná data (úkoly, zdroje, přiřazení), pouze v jiném tvaru
Nastavení souboru projektu
založení nového projektu Vložení základních informací o projektu
informace o souboru informace o projektu
vložení dalších informací o projektu nastavení implicitních voleb nastavení pracovní doby
uložení projektového souboru
Vložení informací o souboru
SOUBOR / UPŘESNIT VLASTNOSTI zde je možné vyplnit příslušná pole
informacemi o projektu Název Předmět Autor Manažer Komentář ...
Vložení informací o projektu
PROJEKT / INFORMACE O PROJEKTU Jak budeme náš projekt plánovat?
od začátku od konce
Vyberte v položce Plánovat od jak má být projekt plánován
Potom vyplňte Datum zahájení, nebo Datum dokončení projektu
Nakonec vyberte Kalendář projektu
Nastavení implicitních voleb
SOUBOR / MOŽNOSTI / ZOBRAZENÍ Formát data Formát měny
počet desetinných míst symbol měny
...
Změna pracovních dní a pracovní doby PROJEKT / VLASTNOSTI / ZMĚNIT
PRAC.DOBU Zvolte požadovaný kalendář Vyberte dny které chcete změnit
Výjimky (pro konkrétní dny) – státní svátky apod. Pracovní týdny – pro nastavení výchozích hodin
a nastavte Použít výchozí Mimopracovní (nepracovní) čas Konkrétní pracovní dobu (zadat hodiny)
Uložení souboru
ruční uložení Soubor/Uložit jako (../Uložit)
nastavení automatického ukládání Soubor/Možnosti/Ukládání
MS Project – uložené informace
Informace ukládané o plánu projektu: Projektová data
seznam úkolů (tasks) seznam zdrojů (resources) seznam přiřazení zdrojů k úkolům
(assignments) Projektové nástroje
kalendáře, sestavy, zobrazení, makra,...(Soubor/Organizátor)
Vložení úkolu
(GANTTŮV DIAGRAM) vyberte prázdný řádek nebo úkol, před který
chcete nový úkol vložit do příslušného sloupce zadejte Název úkolu ENTER (+automaticky se doplní další
informace k úkolu)
Přidání poznámky k úkolu
Poklepejte dvakrát na úkol Informace o úkolu / Poznámky Zapište text poznámky (může být i
formátovaný)
(GANTTŮV DIAGRAM) Najeďte kurzorem myši na ikonu Poznámky v
prvním sloupci („i“ - Ukazatele)
Přesun úkolu
(GANTTŮV DIAGRAM) Kliknutím na pole s identifikačním číslem
vyberte úkol, který chcete přesunout Jestliže je kurzor ve tvaru šipky můžete úkol
přesouvat Metodou „Drag and Drop“ přesuňte úkol
(čára ukazuje místo, kam bude úkol umístěn)
Osnova projektu (Outline)
Co je to osnova?
Nastavení nadřízenosti/podřízenosti úkolů Zobrazování/skrývání podřízených úkolů Přiřazení čísel osnově, souhrnný úkol
projektu
Práce s osnovou
Vytvoření osnovy – seskupování úkolů Zvětšit/Zmenšit odsazení úkolu
skrytí/zobrazení dílčích úkolů ZOBRAZENÍ / DATA / OSNOVA
doplnění čísel osnovy, souhrnného úkolu projektu NÁSTROJE G.DIAGRAMU / FORMÁT /
ZOBRAZIT ČI SKRÝT
Další možnosti práce s úkoly
Změna doby trvání úkolu (Duration) Změna úkolu na milník (Milestone) Vytvoření opakovaného úkolu
(Recurring Task)
Zanesení času do úkolů
časové jednotky pro plánování úkolů doplnění plánu o milníky závislosti mezi úkoly - Propojení výchozí časy zahájení/dokončení konečné termíny omezení úkolů použití různých kalendářů
Jednotky pro plánování doby trvání
SOUBOR / MOŽNOSTI / PLÁN pracovní jednotky - plánované dle pracovní
doby: minuta „m“ hodina „h“ den „d“ (1d=8h) týden „t“ (w) (1t=40h) měsíc „měs“ (mo) (1měs/mo=20d)
Milníky
důležité momenty v plánu vytvoření milníku
vložit úkol s nulovou dobou trvání ÚKOL / VLOŽIT / MILNÍK
vytvoření milníku s nenulovou dobou trvání vložit úkol s nenulovou dobou trvání nastavit úkol jako milník
Informace o úkolu / Upřesnit / Označit úkol jako milník
Závislosti mezi úkoly
Co jsou to Propojení (Links)?
vytvoření Propojení mezi úkoly zrušení Propojení mezi úkoly úpravy Propojení mezi úkoly nastavení prodlev a typů Propojení
Propojení úkolů
časovou návaznost dvou úkolů definuje jejich vzájemné propojení – způsob jakým jeden úkol ovlivňuje druhý úkol ovlivňující (řídící) je nazýván předchůdce ovlivňovaný úkol (závislý) je nazýván
následník propojení určuje, za jaké podmínky může
následník začít nebo skončit ve vztahu ke svému předchůdci
Typy vazeb
FS (Finish-Start) - základní typ vazby dokončení předchůdce rozhoduje o zahájení
následníka SS (Start-Start)
zahájení předchůdce rozhoduje o zahájení následníka FF (Finish-Finish)
dokončení předchůdce rozhoduje o dokončení následníka
SF (Start-Finish) zahájení předchůdce rozhoduje o dokončení
následníka
Vytvoření vazby mezi úkoly
(GANTTŮV DIAGRAM) V tabulce vyberte dva nebo více úkolů, které
se mají propojit (při nesouvislém výběru více úkolů je nutno držet stisknutý Ctrl) ÚKOL / PLÁN / PROPOJIT ÚKOLY
Zrušení propojení mezi úkoly
(GANTTŮV DIAGRAM) v tabulce vyberte úkoly, které chcete rozpojit
ÚKOL / PLÁN / ROZPOJIT ÚKOLY
Uspořádání úkolů v projektu
Změna typu propojení (Task type) mezi úkoly Přidání Náskoku (Lead) a Prodlevy (Lag) do
rozvrhu úkolů Nastavení Omezení úkolu (Constraint type)
Změna vazby mezi úkoly
(GANTTŮV DIAGRAM) Poklepejte dvakrát na vazbu mezi úlohami –
otevře se formulář Závislost mezi úkoly V okénku Type vyberte požadovaný typ
propojení (FS, SS, FF, SF)
Náskok a Prodleva
Náskok (lead) – Př.: podlaha se může začít pokládat když je topení z 50% hotovo (zadá se jako Prodleva –50%)
Prodleva (lag) – Př.: druhá malba může začít až řádně uschne první (zadá se např. jako Prodleva 2ed)
Přidání Náskoku a Prodlevy
(GANTTŮV DIAGRAM) dvakrát klikněte na úkol
Informace o úkolu / Předchůdci v políčku Prodleva vyplňte „Náskok“
(zápornou hodnotu) nebo „Prodlevu“ (kladnou hodnotu) doby trvání nebo prodlevy nebo jako procenta z trvání předchozího úkolu
Jednotky doby prodlevy
„uplynulé“(elapsed)- plánované bez ohledu na pracovní dobu: minuta „um“ (em) hodina „uh“ (eh) den „ud“ (ed) (1ud=24uh) týden „ut“ (ew) (1ut=7ud) měsíc „uměs“ (emo) (1uměs=30ud)
nepoužívat pro úkoly s naplánovanými pracovními zdroji !!
Varianty časových omezení úkolu
Konečný termín úkolu (Deadline) Typ omezení úkolu (Constraint type) Kalendář úkolu (Task Calendar)
Nastavení konečných termínů
(GANTTŮV DIAGRAM) dvakrát klikněte na úkol
Informace o úkolu / Upřesnit
Konečný termín zadejte Konečný termín pouze zobrazuje výstrahu při překročení
zadaného data
nedochází k přeplánování úkolu
Nastavení časových omezení úkolu (GANTTŮV DIAGRAM) dvakrát klikněte na úkol
Informace o úkolu / Upřesnit
Typ omezení úkolu v políčku Typ omezení vyberte ze seznamu pokud jste nevybrali pružný typ omezení, vyplňte
ještě Datum omezení
přímo ovlivňuje plánování úkolu nastaví zahájení/dokončení úkolu na zvolené datum
Omezení úkolu (Constraint type)
Co nejdříve – zahájit úkol co nejdříve Co nejpozději – zahájit úkol co nejpozději Dokončit po – ukončit úkol až po uved. datu Dokončit před – ukončit úkol před uved. datem Musí být dokončen – ukončit úkol k uved. datu Musí být zahájen – zahájit úkol k uved. datu Zahájit po – zahájit úkol až po uvedeném datu Zahájit před – zahájit úkol před uvedeným datem
Použití omezení úkolů
Pružné (výchozí nastavení - nekonfliktní) Co nejdříve/nejpozději
Omezené (konfliktní dle použití) Zahájit/Dokončit před dnem Zahájit/Dokončit po dni
Pevné (vždy konfliktní - vyhýbat se !!) Musí být zahájen/dokončen
Základní práce s kalendáři
ve výchozím nastavení obsahuje MS Project tyto tři Základní kalendáře: Standardní, „Noční směna“ a „24 hodin“
vytvoření nového Základního kalendáře PROJEKT / ZMĚNIT PRACOVNÍ DOBU
práce s organizátorem SOUBOR / ORGANIZÁTOR
přejmenování kalendáře odstranění kalendáře kopírování kalendáře do jiných souborů
Použití Kalendáře úkolu
implicitně se všechny úkoly řídí kalendářem projektu PROJEKT / INFORMACE O PROJEKTU
pokud chceme úkol plánovat dle specifické pracovní doby, je třeba nejprve vytvořit nový Základní kalendář
přiřazení Základního kalendáře úkolu ÚKOL / VLASTNOSTI / INFORMACE / UPŘESNIT
Vytvoření opakovaného úkolu
(GANTTŮV DIAGRAM) Vyberte úkol, před který se má opakovaný úkol
vložit ÚKOL / VLOŽIT / OPAKOVANÝ ÚKOL
vyplňte Název úkolu a Dobu trvání v části Způsob opakování vyberte interval
opakování v souvislosti se zvoleným Kalendářem podle intervalu potom zvolte frekvenci opakování nakonec určete Rozsah opakování zadáním dat
Zahájení a Konce nebo Počtu výskytů
Další k opakovaným úkolům
vytvoření opakovaného úkolu způsob opakování
vybraný den určuje konkrétní výskyt úkolu rozsah (začátek/konec, počet výskytů)
určuje počet výskytů opak.úkolu hodina u začátku určuje hodinu zahájení úkolu
úprava opakovaného úkolu poklepat na opakovaný úkol změnit nastavení
Přizpůsobení zobrazených údajů
ZOBRAZENÍ / DATA Zvýraznění připravené Filtry Seskupování
automatické filtry „zobáček“ v názvu sloupce tabulky
Práce se zdroji
typy zdrojů vytvoření seznamu zdrojů přiřazení zdroje k úkolu odebrání zdroje z úkolu
Typy zdrojů
pracovní (jednotky / procenta) vykonávají práci na úkolech sledujeme vytížení a pracovní dobu
materiálové (jednotky) položky používané při práci na úkolu sledujeme pouze počet použitých jednotek
náklady obecné náklady – poplatky apod.
Vytvoření seznamu zdrojů
(GANTTŮV DIAGRAM) ZDROJ / PŘIŘADIT ZDROJE
do sloupce Název zdroje zadejte Název zdroje
takto vytvořte seznam zdrojů, které máte pro projekt k dispozici nebo předpokládáte, že je budete potřebovat
Doplnění dalších informací o zdrojích
ZDROJ / ZOBRAZENÍ / SEZNAM ZDROJŮ vyplňte další klíčové informace:
Typ zdroje pracovní zdroje
Kalendář, Max.počet materiálové zdroje
Popisek (použitá jednotka)
Přiřazení zdroje k úkolu
(GANTTŮV DIAGRAM) vyberte úkol ke kterému chcete zdroj přiřadit
ZDROJ / PŘIŘADIT ZDROJE ve sloupci Název vyberte zdroj který chcete k
úkolu přiřadit a zapište počet Jednotek stiskněte tlačítko Přiřadit nebo Enter
vyberte jiný úkol a pokračujte v přiřazování
Odebrání zdroje z úkolu
(GANTTŮV DIAGRAM) vyberte úkol ke kterému chcete zdroj přiřadit
ZDROJ / PŘIŘADIT ZDROJE ve sloupci Název vyberte zdroj, který chcete
odebrat nebo nahradit stiskněte tlačítko Odebrat nebo Nahradit v případě Nahrazení vyberte zdroj, kterým
nahrazovaný zdroj nahradíte
Práce na projektu
přiřazováním zdrojů k úkolům vytváříme tzv. přiřazení (assignments)
každé přiřazení má řadu vlastností mezi hlavní z nich patří práce (work) ve výpočtu Práce hrají klíčové role hodnoty
Doby trvání a Jednotky přiřazených zdrojů
práce (čh) = jednotky(č) * doba trvání(h)
h – hodina č – člověk čh – „člověkohodina“
Typy úkolů
při přepočítávání hodnot úkolu vždy jednu hodnotu zadáváte, druhá je fixována (nastavena jako Pevná) a zbývající dopočítává MS Project
z výše uvedeného vyplývají tyto tři typu úkolů: pevná Práce – měníte jednotky či dobu, celkový
objem práce na úkolu se nebude měnit pevné Jednotky – měníte práci či dobu, nebude se
měnit počet jednotek zdroje přiřazených k úkolu pevná Doba trvání – měníte jednotky či práci, doba
trvání úkolu se nebude měnit
Práce řízená úsilím (Effort driven)
každý z úkolů také může či nemusí být „řízený úsilím“
tato volba se projeví pouze v momentu přiřazení/odebrání nového zdroje, nikoli při přepočítávání hodnot již přiřazených zdrojů pokud úkol je řízený úsilím, budou hodnoty
přiřazených zdrojů při změnách přiřazení přepočítávány
pokud úkol není řízený úsilím, dojde ke změnám přiřazení zdrojů bez přepočítání stávajících hodnot
Řízení práce zdroje na úkolu
(GANTTŮV DIAGRAM) v tabulce Ganttova diagramu vyberte úkol ÚKOL / VLASTNOSTI / PODROBNOSTI
kliknutím myší vyberte spodní část pohledu (Formulář úkolů)
zde se provádí změny Typu úkolu, Řízení úsilím a Přiřazení zdrojů
Kalendáře
MS Project rozeznává celkem tři typy kalendářů: kalendář projektu
(výchozí kalendář pro všechny úkoly) kalendář úkolů
(každý úkol může mít specifický kalendář) kalendář zdroje - každému zdroji lze
přiřadit specifický kalendář upravovat pracovní dobu přiřazeného kalendáře
Pracovní doba úkolů
úkoly se přestávají plánovat dle Kalendáře projektu (výchozí nastavení) pokud: přiřadíme úkolům zdroje – úkoly se začnou
plánovat dle pracovní doby jednotlivých zdrojů přiřadíme úkolům specifické kalendáře
- 2 varianty: plánovat dle kalendáře úkolu a respektovat
kalendáře zdrojů plánovat dle kalendáře úkolu a ignorovat
kalendáře zdrojů
Přiřazení kalendáře ke zdroji
(SEZNAM ZDROJŮ) vyberte zdroj, kterému chcete zaměnit
Základní kalendář ve sloupci Základní kalendář vyberte
kalendář, jehož pracovní doba se stane výchozí pro daný zdroj
Změna pracovní doby zdroje
poklikejte myší na zdroj ZDROJ / VLASTNOSTI / INFORMACE
změňte pracovní dny a pracovní dobu
PROJEKT / VLASTNOSTI / ZMĚNIT PRACOVNÍ DOBU v políčku Pro kalendář vyberte zdroj pro který
chcete měnit nastavení pracovní doby změňte pracovní dny a pracovní dobu
Typy nákladů
pevné náklady pevné náklady na úkol - náklady počítané na
úkol bez ohledu na dobu trvání úkolu(zadávané přímo jako Pevný náklad úkolu nebo jako Nákladový zdroj)
variabilní náklady náklady na zdroje – vypočtené dle přiřazených
jednotek, vztažené na jednotku doby trvání nebo zdroje
náklady za použití zdroje
Přiřazení pevných nákladů úkolům
(GANTTŮV DIAGRAM) ZOBRAZENÍ / DATA / TABULKY / Náklady
do pole Pevné náklady zapište fixní náklady úkolu
pole Nabíhání pevných nákladů udává cashflow (kdy bude náklad při realizaci projektu započítán)
Doplnění výchozích nákladů zdrojů
(SEZNAM ZDROJŮ) ZOBRAZENÍ / DATA / TABULKY / Zadávání doplňte pole tabulky výchozími informacemi o
nákladech zdrojů
Doplnění speciálních sazeb zdrojů
(POUŽÍVÁNÍ ZDROJŮ) PŘIDAT NOVÝ SLOUPEC – Náklady PŘIDAT NOVÝ SLOUPEC – Tabulka
nákladových sazeb poklepejte na zdroj
Informace o zdroji / záložka Náklady doplňte pole jednotlivých tabulek B až E
specifickými informacemi o nákladech slouží pro nastavení speciálních sazeb zdrojů
Přiřazení sazeb zdrojů úkolům
(POUŽÍVÁNÍ ZDROJŮ) poklepejte na úkol INFORMACE O PŘIŘAZENÍ / OBECNÉ
vyberte v poli Tabulka nákladových sazeb odpovídající písmeno(slouží pro odlišení sazeb zdrojů pro různé úkoly)
Zobrazení celkových nákladů
(GANTTŮV DIAGRAM) zobrazte tabulku Nákladů
ZOBRAZENÍ / DATA / TABULKY / NÁKLADY sloupec Celkové náklady
Kontrola a ladění plánu
kontrola vazeb mezi úkoly identifikace kritické cesty vyhledání časových rezerv přezkoušení omezení úkolů vyhledání přetížených zdrojů
Kontrola vazeb mezi úkoly
(GANTTŮV DIAGRAM, SÍŤOVÝ DIAGRAM) ÚKOL / VLASTNOSTI / PODROBNOSTI vyberte spodní část okna
NÁSTROJE FORMULÁŘE ÚKOLŮ / PODROBNOSTI / PŘEDCHŮDCI A NÁSLEDNÍCI
zkontrolujte všechny vazby mezi úkoly a návaznosti v projektu
Identifikace kritické cesty
(GANTTŮV DIAGRAM) Formátujte diagram
NÁSTROJE GANTTOVA DIAGRAMU / STYLY PRUHŮ / KRITICKÉ ÚKOLY
Vyhledání časových rezerv projektu
(GANTTŮV DIAGRAM) ZOBRAZENÍ / DATA / TABULKY / PLÁN posuňte tabulku tak, aby byly vidět sloupce
Volná časová rezerva (Free Slack) – o kolik se může úkol zpozdit, aniž by tím byl ovlivněn jiný úkol
Celková časová rezerva (Total Slack) – o kolik se může úkol zpozdit, aniž by tím byla ovlivněna doba trvání celého projektu
Přezkoušení omezení úkolů
VIEW (ZOBRAZIT) | TABLE | MORE TABLES (DALŠÍ TABULKY) | CONSTRAINT DATES (DATA OMEZENÍ)
zkontrolujte zda jsou omezení všech úkolů nastavena správně
Příčiny přetížení zdrojů
na jeden úkol byl přiřazen větší počet jednotek zdroje, než máme celkově k dispozici (Max.jednotek)
zdroj byl přiřazen na více úkolů běžících souběžně a součet přiřazených jednotek zdroje je větší než max.počet jednotek, které máme k dispozici
jiné příčiny – chyby při zadání apod.
Kdy řešit přetížení zdrojů
na jeden úkol byl přiřazen větší počet jednotek zdroje, než máme celkově k dispozici je třeba kontrola přiřazení a přetížení řešit vždy
zdroj byl přiřazen na více úkolů běžících souběžně a součet přiřazených jednotek zdroje je větší než počet jednotek, které máme celkově k dispozici přetížení je třeba vyrovnat, pouze pokud množství
práce přidělené zdroji překračuje množství pracovní doby dostupné pro zvolenou časovou jednotku
jiné speciální příčiny – chyby při zadání apod. třeba řešit individuálně
Kontrola přiřazených jednotek
(SEZNAM ZDROJŮ) ZDROJ / PODROBNOSTI vybrat spodní část okna
FORMÁT / PODROBNOSTI / PRÁCE kontrola sloupce Maximálně jednotek a počtu
jednotek přiřazených na úkolu
Vyhledání přetížených zdrojů
(POUŽÍVÁNÍ ÚKOLŮ) ZDROJ / VYROVNÁNÍ / DALŠÍ PŘETÍŽENÍ
vyhledá v plánu nejbližší místo s přetíženým zdrojem
Řešení přetížení zdrojů
automaticky – pomocí nástroje Vyrovnání odsunutím nebo rozdělením úkolů
ZDROJ / VYROVNÁNÍ / VYROVNAT VÝBĚR / VYROVNAT ZDROJ / VYROVNAT VŠE
Nastavení Možností vyrovnávání
ZDROJ / VYROVNÁNÍ / MOŽNOSTI VYROVNÁVÁNÍ určete s jakou podrobností chcete přetížení v
projektu hledat (Minutu po minutě až Měsíc po měsíci)
nastavte rozsah vyrovnání - Celý projekt, Od/Do
vyberte Automaticky nebo Ručně pokud jste vybrali Automaticky, stiskněte OK pokud Ručně, stiskněte Vyrovnat vše
Možnosti vyrovnávání – detaily
ZDROJ / VYROVNÁNÍ / MOŽNOSTI VYROVNÁVÁNÍ
Pořadí vyrovnání možnost řídit vyrovnání Prioritou úkolu
Vyrovnat pouze v rámci časové rezervy dojde k vyrovnání pouze nekritických úkolů
Vyrovnání může změnit jednotlivá přiřazení úkolu jednotlivé zdroje jsou na sobě nezávislé
Vyrovnání může rozdělit zbývající práci práce na úkolu může být přerušena
Jiná řešení přetížení - manuální
odebrání zdroje z úkolu nahrazení zdroje na úkolu přidání zpoždění zdroje nebo úkolu změna naplánování úkolů
(přesunutí, změna závislostí a omezení) ruční rozdělení úkolu změna rozvrhu práce
Řízení projektu
rozdělení úkolů nastavení směrného plánu zahájení projektu sledování a aktualizace projektu ukončení projektu tiskové výstupy a sestavy
Nastavení směrného plánu
směrný plán (baseline) ideální průběh projektu dosažený plánováním
PROJEKT / PLÁN / NASTAVIT SMĚRNÝ PLÁN možnost nastavit/vymazat směrný plán
Sledování projektu - nastavení
(SLEDOVACÍ GANTTŮV DIAGRAM) šedivé pruhy ukazují nastavený Směrný plán
nastavte Datum stavu(datum ke kterému vyhodnocujete a aktualizujete projekt) PROJEKT / INFORMACE O PROJEKTU PROJEKT / STAV / DATUM STAVU
klik pravým tl.myši v Gantt.diagramu záložka Data a intervaly – volba Aktuální ukazatel
průběhu - Zobrazit
Sledování a aktualizace projektu
(SLEDOVACÍ GANTTŮV DIAGRAM) ÚKOL / PLÁN
podle skutečných informací o průběhu projektu označujte pomocí tlačítek s procenty aktuální stav splnění úkolů
pokud úkol probíhá jinak, než bylo naplánováno, použijete tlačítko Aktualizovat úkoly
ÚKOL / ÚKOLY pokud je třeba posuňte úkoly tlačítkem Přesunout
Dalším užitečným zobrazením je Kalendář
Tiskové výstupy a sestavy
každý pohled lze vytisknout (přístup WISIWIG – co vidím, to dostanu)
před tiskem je doporučeno zkontrolovat tisk pomocí Náhledu (Print Preview) vyberte pohled, který chcete vytisknout SOUBOR / TISK nastavte hodnoty tisku - vlevo od Náhledu
(Nastavení, Vzhled stránky) další tiskové sestavy
ZOBRAZENÍ / SESTAVY