PLNĚ AUTOMATIZOVANÉ ZPRACOVÁNÍ A ARCHIVACE ELEKTRONICKÝCH FAKTUR V PROSTŘEDÍ SYSTÉMU SAP

Štěpán Bouda, Sabris CZ s.r.o.Business Consultant

TYPICKÁ SITUACE

• Čím dál více faktur chodí e-mailem

• Společnost již elektronické řešení pro zpracování faktur má

• Řešení na vlastním SAP workflow, nebo nástroje třetích stran

• Chybí podrobné metriky a KPI pro vyhodnocování procesu

• Uvažuje se o EDI, možná o SelfBillingu

PŘIDANÁ HODNOTA VENDOR INVOICE MANAGEMENT

• 3 přednastavené postupy (PO, NonPO, Zálohy) pro co nejrychlejší nasazení

• 60 robotů pro snížení lidské interakce s fakturou

• Eliminace zbytečných kroků zpracování

• Monitoring faktury od okamžiku naskenování

• Pokročilý reporting

• Dodavatelská samoobsluha

• Zjednodušený webový i mobilní portál pro schvalovatele

• Podpora nejnovějších SAP standardů

PROCES ZPRACOVÁNÍ FAKTUR VE VIM

KomentářeValidace dat Účtování faktur

Invoice CaptureCenter

SAP Business Suite

SAP Invoice Management

Zpracovánívýjimek

Schválení

Automatické zpracování a účtování

$Y

Příjem Platba

Archivace auditní stopy

Archivace

Transformace

SAP Archiving

Spouštění workflow

Mapování dat

OCR

Kontorla a kompletace

EDI, XML, …

Skenování

Dodavatel

Tvorba

Supplier Self-Service

Vrácení dodavateli

< />XMLIDoc

RozpoznánífakturVstup

Platba

€

Kompletacefaktur

Kontrola faktur

Spoluprácea monitoring

Reporting a kontrola

UKÁZKA ZPRACOVÁNÍ PŘÍCHOZÍ MATERIÁLOVÉ FAKTURY

… A FAKTURA JE ZAÚČTOVÁNA.

• Data byla vytěžena

• Objednávka a příjemka zkontrolována

• Faktura byla automaticky zaúčtována v MIRO

UKÁZKA ZPRACOVÁNÍ FAKTURY BEZ OBJEDNÁVKY

… A FAKTURA JE ZAÚČTOVÁNA.

• Automatické účtování schválené faktury v FB60

UKÁZKA VYŘEŠENÍ ROZDÍLU V ČÁSTCE NA OBJEDNÁVCE A FAKTUŘE

UKÁZKA REPORTU - KOLIK ČASU STOJÍ ŘEŠENÍ PROBLÉMŮ S FAKTURAMI OD JEDNOTLIVÝCH DODAVATELŮ?

UKÁZKA PRÁCE V DODAVATELSKÉ SAMOOBSLUZE

ČÍM SAP VENDOR INVOICE MANAGEMENT VYNIKÁ

• Maximální automatizace

• Rychlé nasazení

• Forenzní reporting

• Podpora nejnovějších SAP standardů

• Podpora eIDAS

ČÍM SAP VENDOR INVOICE MANAGEMENT VYNIKÁ

• Maximální automatizace

• Rychlé nasazení

• Forenzní reporting

• Podpora nejnovějších SAP standardů

• Podpora eIDAS

PŘÍKLAD Z PRAXE

PŘÍKLAD Z PRAXE

• Zákazník

– Americká výrobní a logistická společnost

– 21 poboček ve 14 zemích světa (USA, Evropa, Asie)

– 100 000 faktur ročně

• Účtárna

– AP hub v Číně, USA a ČR

• Faktury

– Materiálové, Bez příjemky, Bez objednávky, IFS

CÍLE

• Nasazení globálního nástroje zpracování faktur

• Maximální automatizace procesů

• Výrazné ušetření času pracovníků účtárny

• Globální GoLive do 5 měsíců

ŘEŠENÍ

• Emailové adresy pro jednotlivé země

• Centrální skenovací a validační hub v Číně

• Přístup schvalovatelů a žadatelů pouze přes portál

• Centrální hub AP týmu v Číně

• Decentralizovaný nákup

• SupplierSelfService pro kontrolu stavu faktur

• Revize úzkých hrdel procesů po GoLive

Sabris CZ s.r.o., Pekařská 621/7, 155 00 Praha 5

TEL: +420 234 704 000 E-MAIL: info@sabris.com

www.sabris.com