1 SPEClÁL ERP a BI

Pozvednetepodnikání s 15

Trápí vaši spolecnost organizacní

chaos, nárocné, pomalé a málo efek­

tivní interní procesy, problémy

v komunikaci s dodavateli ci zákazníky

a znacné množství manuálne a na prv­

ní pohled zbytecne vykonávaných

administrativních úkolu?

Anebo naopak malý prehled o skutecnémdení v podniku, pohybu skladových zásob,vytíženosti vozového parku a podobne? Pak bys­te meli zacít rychle premýšlet o vetším využitímoderních informacních technologií, v tomtoprípade predevším o podnikovém informacnímsystému ERP.

"Podle posledních údaju statistického úradu jepenetrace ERP systému u ceských spolecnostístále velmi nízká, treba v segmentu stredne vel­kých podniku s 50 až 250 zamestnanci je tona úrovni pouze 30,2 procent. Tyto firmy se pakpotýkají s problémy, které jim prináší rada samo­statných systému a modulu, jež nelze propojit,což vede napríklad k nutnosti dvojitého zadává­ní dat, neaktuálním informacím nebo zvýšenýmnákladum na dodatecné lidské zdroje," upozor­nuje Daniel Tomcala ze spolecnosti EpicorSoftware. Díky vhodne zvolenému ERP systémuje pritom možné pokrýt všechny oblasti podniká­ní, elektronizovat znacnou cást podnikovýchprocesu a s tím související administrativy, inte­grovat všechny provozní, výrobní, distribucnía technické systémy do jednoho funkcního celkua dosáhnout maximální možné úrovne produkti­vity podniku.

S CIM MUŽE ERP POMOCI

Podnikový informacní systém muže firme pomo­ci napríklad tím, že poskytne komplexní prehledo chodu firmy - od financí pres dodávky ažpo zákazníky nebo dodavatele, takže v každémokamžiku máte prehled o tom, co se ve firme

58 MODERNI ({(ZENI ÚNOR 2011

deje a máte tak k dispozici informace pro správ­ná rozhodnutí k tomu, jak zvýšit celkovouvýkonnost firmy. V dalším prípade muže jítnapríklad o úsporu pracovních pozic, v jiném

,. prípade zase muže dojít k lepšímu využití aktuál­ních a presných dat z hlediska obchodu.Zautomatizováním nekterých procesu je možnévenovat se jiným, pro firmu duležitejším cinnos­tem, které mají v dusledku vetší efekt.

POZNEJTE SVÉ ZÁKAZNIKY

Z pohledu jednotlivých soucástí ERP systémuskýtá mnohé výhody napríklad oblast rízenívztahu se zákazníky (CRMnebo také CustomerRelationship Management).

JAK POZNAT, CO Z· KAZNICI CHTEJI

Dnes jsou k dispozici CRM systémy, které umožnují

pomocí profilu zákazníka a zpusobu, jakým reaguje,predikovat tu nejpravdepodobnejší nabídku, která ho

osloví. Napríklad pro telekomunikacního operátora,

který má na trhu treba sq nébo 60 relevantních nabídektypu televize, hlas, data ci mobil zdarma v mnoha kom­binacích, dokáže CRM systém vybrat rekneme tri, které

jsou nejpravdepodobnejší práve pro konkrétního zákaz­

níka, a to dle toho, jaké služby využíval v minulosti, jak

platí, jaký platební kanál využívá nebo jestli je na inter­

netu atd. Existuje rada faktoru, které lze sledovat

a na základe toho pak predikovat, co je z nabídky pro­

duktu a služeb dané firmy pro zákazníka zajímavé.

V prípade firemního sektoru, neboli B2B,jak se také ríká,

lze využít i propracovanejších metodik. CRM zde nabízí

prodejní metodologie identifikující potenciál spolecnos­

ti pri prodeji. Napríklad nástroj, který se jmenuje Sales

Prospector, dokáže analyzovat predchozí interakce - co

si u vás zákazník objednal, jaké produkty, v jakém obje­

mu a jak casto. Pritom zkoumá potenciál, který vaše

spolecnost nabízí a který by mohla u svého zákazníka

uplatnit. Dokáže identifikovat potenciální místa, kde je

treba naprímit obchodní úsilí, a zobrazí je ve forme

nejakých bublin, které odráží velikost onoho potenciálu

a obsahují i konkrétní produkty, které je možné danémuzákazníkovi nabídnout.

Daniel Burian, CRM Senior Presales Manager, Oracle

ERP a BI SPEClÁL rVysoce konkurencní tržní prostredí totiž klade

velké nároky na flexibilitu firmy a její schopnostudržet si a rozvíjet stávající klientskou základnu.Bojo nové zákazníky je pak ješte težší a zaujmoutdobrou nabídkou nesnadné. Jak tedy vést efektiv­ní prodejní cyklus s minimálními náklady a rov­než s minimální dobou od prvního kontaktu ažk podpisu kontraktu se zákazníkem?

Na tyto a mnohé další otázky vám dokáží dátodpovedi práve CRMsystémy, které vašemu pod­niku poskytnou podporu pro efektivnejší sledová­ní a organizování vztahu se stávajícími i potenci­álními zákazníky prostrednictvím sberu, ukládá­ní, využívání a analýzy dat. Informace o zákazní­cích a jednáních s nimi pak mohou být zadávány,ukládány a zprístupneny pracovníkum naprícruznými oddeleními celé spolecnosti. CRMmužeposloužit také jako nástroj pro podporu marketin­gových ci obchodních oddelení ve spolecnostis návazností jak na operativní úseky na pracoviš­tích (napríklad hotIine, infolinka ci servisní stre­disko), tak i na vrcholové vedení spolecnosti (tak­tické a strategické plánování, hodnocení obchod­níku, podklady pro prístup ke kategoriím partne­ru apod.). "Vhodne zvolený a správne implemen­tovaný CRMsystém muže firme pomoci poskyto­vat presne ty služby a produkty, o které zákazníkopravdu stojí, zefektivnit krížový prodej produk­tu, usnadnit obchodníkum uzavírání obchodua krome udržování stávajících zákazníku objevo­vat a získávat nové," vyjmenovává Martin Korejsze spolecnosti J.K.R.

CRMsystémy soucasnosti tedy rozhodnenejsou jen jednoúcelové aplikace pro zachyceníjména a adresy zákazníka ci prípadne dataposlední návštevy. CRMaplikace dnes poskytujínesmírne bohatou základnu pro podchyceníinformací o zákaznících, partnerech nebo í kon­kurenci a zároven mohou významnou merou pri­spet k realizaci transformacních procesu ve spo­lecnosti. "CRMje technologie, která podporujetransformaci uvnitr spolecnosti. Podnik castobývá orientován na nejaký produkt, skupiny pro­duktu nebo rešenÍ. Úspešné spolecnosti upred­nostnují zákazníka a zamerují své obchodní pro­cesy práve na neho. Jakmile zacne prevládatduraz na zákazníka, je CRMnástroj, který pomu­že ci umožní transformaci z produktovena zákaznicky orientovanou spolecnost," potvr­zuje Daniel Burian ze spolecnosti Oraele.

ZfSKEJTE LEPšf PREHLED O VAšf SPOLECNOSTI

Dalším nástrojem, který dokáže velkou merouovlivnit kvalitu informatiky ve vaší organizaci

a významne prispet ke zvýšení ekonomickévýkonnosti firmy, její konkurenceschopnostia tím i k lepšímu postavení na trhu, je BusinessIntelligence (BI).

"Brumožnuje neustálé sledování vývojeobchodní cinnosti, a to od nepretržitého prehle­du prodeju pres logistické funkce, až po ínforma­ce potrebné pro strategické plánování, kterémohou vedoucí pracovnící využít pri stanoveníúcelných cílu a zduvodnování nákladu a dosáh­nout tak vyšší ziskovosti," lící Tomáš Denemarkze spolecnosti Arbes Technologies. Díky stále sil­nejšímu propojení se standardními kancelárský­mi softwary, jako je napríklad Excel, nebo i s vel­kými aplikacemi typu ERP ci CRM, mohou být Brnástroje k dispozici širokému okruhu uživateluv celém podniku. "Typickým využitím BusinessIntelligence je tvorba analýz prodeju a nákupuv obchodních spolecnostech. Široké spektrumuživatelu od majitelu a manažeru spolecnosti ažpo obchodní zástupce má možnost prehlednesledovat vývoj prodeju clenených dle sortiment­ních skupin, zákaznických regionu a jejich dea­leru," uvádí Daniel Tomcala. Obdobné postupylze provádet napríklad i v datech skladovéhohospodárství, nebo s daty úcetními, výrobními cizakázkovými. Spolecnost používající takovétomoderní nástroje pak dokáže rychle rozpoznatodchylky od požadovaného stavu, odkrýt prícinuvzniklých jevu a stanovit odpovídající opatrení.

BUSINESS INTELLlGENCE PRO VŠECHNY

Využívání nejmodernejších technologií pro zpracovánídat oznacované termínem Business Inteligence už

dávno není jen doménou velkých spolecností, ale proni­

ká také mezi strední a malé podniky. Príkladem systé­

mu, který je prizpusoben prímo potrebám malých

a stredních organizací, je rešení Arbes FEIS[BI]. Jeho

ovládání je snadné a intuitivní s minimálními nároky

na školení koncových uživatelu. Také klade menší náro­

\y na IT a díky' 00% webovému rozhraní není nutnétoto rešení instalovat na uživatelském Pc. Pri standard­

ním zpusobu implementace je navíc možné je pripravit,

nasadit a predat do rutinního provozu behem pouhých

peti týdnu od podpisu smlouvy.

RIDTE PROJEKTY EFEKTIVNE

Nástroje projektového rízení patrí v soucasnédobe mezi neocenitelné "pomocníky". Tomuodpovídá i nabídka na trhu - existuje rada speci­alizovaných aplikací, které slouží jako podpurnéprvky pro plánování zakázek. Vetšina z nich vámvšak nedokáže poskytnout komplexní pohled

ÚNOR 2011 MODERNI RíZENí S9

SPECIÁL I ERP a BI

na celý projekt, napríklad na skutecné nákladya výnosy na projekty.

.Samostatné projektové nástroje sice nabíd­nou pomerne jasnou predstavu o podobe projek­tu, ale obvykle zde už nenajdete zejména mož­nost prímého srovnání se skutecnými finance­mi," upozornuje Martin Korejs. Tim se dostává­me k základní výhode, kterou prináší zapracová­ní funkcionality pro rízení projektu prímodo podnikového ERP systému, a tou je prováza­nost s ostatními moduly ERP.

Projektové rízení, které je soucástí ERP rešení,vám dovolí napríklad v kontextu s financemipracovat jak s náklady, tak i s výnosy na projek­ty, a to navíc stejne tak s plánovanými jakose skutecnými. Díky tomu pak získáte zpetnouvazbu, co se týce realizace projektu (sledováníodchylek oproti plánu, analýza kapacit a nákla­du, apod.). Financní ukazatele dále navazujína ostatní moduly jako zakázky, informace neboobchodní prípady, atd., takže informacní systémdokáže evidovat všechno, co v rámci konkrétní­ho projektu probehlo, napríklad kolik prišlo fak­tur, jaký je pohyb zboží ve skladu, poskytuje pre­hled o objednávkách, korespondenci, úcetnictví,a podobne.

.Projektové rízení jakožto soucást ERP rešeníeliminuje také nutnost duplikovat práci, nebosložite vytváret mustky pro prenos dat z jednohosystému do druhého, a hlavne nabízí jednotnéprostredí, což znacne zefektivní práci všech uži­vatelu. Díky integraci projektového rízenído ERP se také zjednodušuje implementacea správa celého systému, zvlášte pokud se jednáo rízení projektu v širším merítku," doplnujeKorejs.

O významu projektového software svedcí i stu­die Mezinárodní asociace projektových manaže­ru (IPMA)a spolecnosti IFS z lonského podzimu,ze které vyplývá, že celých 77 % respondentuz celkového poctu 70 dotázaných reditelu výrob­ních firem jej považuje za zcela klícový pro efek­tivní provoz. Pruzkum pritom ukázal, že plneintegrované IT systémy pro projektové rízení máprozatím pouze jedna ctvrtina (25 %) z dotazova­ných podniku.

.Projektové rízení je možné aplikovat témervšude, predevším v prípadech, kdy se jednáo unikátní ci specifickou posloupnost cinnostívedoucí k naplnení cíle. Význam tedy má naprí­klad ve výrobních spolecnostech ci ve stavebnic­tví, ale také v oblasti vzdelávání nebo obchodu,"vysvetluje Pavel Bláhovec, obchodní reditel spo­lecnosti IFS Czech.

60 MODERNI RIZEN[ ÚNOR 2011

MODERNIZUJTE DOKUMENTY

.ERP systémy poskytují celou radu nástroju, kte­ré mohou pomoci zvýšit efektivitu podnikání.Poslední dobou je v oblasti ERP tématem císlojedna také napríklad postupná kompletní elek­tronizace komunikace v podnikání, zejménapak v souvislosti s nutností plnit zákonné poža­davky vyplývající z príchodu datových schránekurcených ke komunikaci se státní správou, nebov rámci zavedení jednotného formátu elektronic­kých faktur ISDOC,"ríká Martin Korejs. Obehdokumentu po firme v papírové forme je nejenneúsporný a neefektivní, ale také výrazne ome­zUje a brzdí vnitropodnikové procesy.

Optimalizovat schvalování dokladu pritommužete vcelku jednoduše. Prvním krokem mužebýt napríklad využití nástroje DMS (DocumentManagement System), jehož základním úkolemje zefektivnit správu a trídení jakýchkoliv doku­mentu, at již elektronických, nebo takových, kte­ré jsou do elektronické podoby prevedeny naprí­klad pomocí dokumentových scanneru a násled­ne automatizovane uloženy v dokumentovémskladu ERP systému. Dokumentový sklad pakdále poskytuje další duležité funkce, k nimž pat­rí zejména usporádání jednotlivých složekdo prehledné struktury, fulltextové vyhledáváníci automatická tvorba verzí dokumentu, a tovcetne evidence zmen a prístupu. Vše pak dopl­nuje automatická archivace celé databáze.

DMS integrovaný do prostredí ERP systémuvám navíc dokáže prinést nové možnosti v auto­matickém propojení elektronických dokumentuDMS s jednotlivými datovými záznamy v ERPsystému, a hlavne v možnosti navázat na vstupnízpracování dokumentu postupy jejich overovánía autorizace, které probíhají dle nastavenýchworkllow, nadefinovaných podle interních postu­pu pro zpracování jednotlivých druhu dokladu.Na konci celého schvalovacího procesu naprí­klad faktury pak dojde k jejímu definitivnímupotvrzení se zápisem do fakturace ERP systémus následnou možností platby a zaúctováním.Tímto zpusobem muže spolecnost standardnezkrátit dobu potrebnou pro schválení dokladu ažna ctvrtinu a nezanedbatelná je i úspora financ­ních prostredku jinak vynaložených na adminis­trativu, reprodukci, vytvárení kopií za ztracenéoriginály, ale treba i za fyzickou archivaci.

Kamil Pittne,

mediální konzultant