CAF znovu a lépe

Eliška Olšáková, Městský úřad Valašské Klobouky

Městský úřad Valašské Klobouky

• Je úřadem s rozšířenou působností• Sídlí ve třech budovách na Masarykově

náměstí v centru města• Člení se na kancelář úřadu, 10 odborů, 1

oddělení• 67 zaměstnanců • Do správního obvodu spadá 20 obcí, z toho 5

matričních úřadů s počtem obyvatel asi 24000• Ve městě Valašské Klobouky žije asi 5100

obyvatel• Implementujeme management kvality

• Přispívá k rozvoji organizace, k rozvoji kvality poskytovaných služeb, ke zlepšení vztahů mezi zaměstnanci, ke zlepšení celkové atmosféry

• Hodnocení je založeno na důkazech• Dopad implementace musí být jak na občana ,

který je klíčovým zákazníkem/klientem, tak na zaměstnance, který se podílí na plnění poslání a vize organizace

• Sledovat nové možnosti - zapojit se, přinášet inovace – BÝT JINÍ, být blíže svým zákazníkům

Proč městský úřad a model CAF

V souvislosti v modelem CAF jsme často slýchali dotazy

Musíme nebo chceme?

Je správný námi zvolený postup implementace?

Jak přesvědčit nedůvěřivé kolegy?

Jak získat nový impuls?

Jak získat větší podporu vedení?

Proč se nemůžeme posunout dál?

A jaké bylo naše řešení? Začali jsme znovu pod odborným vedením

Co je při implementaci modelu CAF stěžejní?• trvalá podpora vrcholového managementu • vzdělaný a motivovaný tým

Podmínky se nám podařilo splnit za přispěníÚradu pre normalizáciu, metrológiu a skúšobníctvo SR – koordinátorem státní politiky kvality a národním korespondentem modelu CAF v SR. Spolupráce bylaošetřena smluvně a to smlouvou o spolupráci, jejímž předmětem je metodická, školící, poradenská a posuzovatelská podpora při trvalém zlepšování prostřednictvím modelu CAF.

Tak tedy ještě jednou, jen jinak • Přijetí Závazného dokumentu o implementaci modelu CAF v organizaci

a harmonogramu, obsahující časový horizont a zodpovědnost• Garant jmenoval CAF tým a metodika• Proběhlo odborné školení pro vrcholový management, vedoucí odborů a

nezbytné dvoudenní školení pro CAF tým, mimo budovu úřadu

• Vytvoření komunikačního plánu, který zahrnuje komunikační aktivity,

kterými jsou a budou informovány o postupu implementace interní a

externí cílové skupiny vhodnými komunikačními nástroji (osobní

setkání zaměstnanců se starostou, nástěnka, intranet….)

• Stanovení vlastníků kritérií, shromažďování a sumarizování dat pro

sebehodnocení, stanovení silných stránek a oblastí na zlepšování

sepsání sebehodnotící zprávy

• Dosažení konsensu při bodovém hodnocení sebehodnotící zprávy

týmem za odborné pomoci (1denní setkání mimo pracoviště)

V červnu byla odeslána sebehodnotící zpráva, spolu se žádostí o posouzení na místě – velká úleva pro všechny v týmu a radost z práce, která se zdařila

Komunikační nástroje

Příprava aktivit akčního plánu

• Ze sebehodnotící zprávy a ze zprávy z posouzení na místě stanovit priority zlepšování.

• Naformulovat akční plán zlepšování (PDCA) a stanovit způsob měření, který obsahuje názvy aktivit, kritéria/subkritéria sebehodnocení, zodpovědnost, součinnost, termíny plnění, výstupy a dopady.

• Komunikovat o tvorbě akčního plánu se zainteresovanými stranami a po připomínkovém řízení schválit na poradě vedení.

• Schválený akční plán je přístupný, jako všechny závazné dokumenty včetně zápisů z porad na intranetu

Akční plán na období dvou let• Připravit novou strategii městského úřadu vycházející ze

Strategie města Valašské Klobouky • Implementovat procesní řízení do organizace• Zavést pravidelné „Dny otevřených dveří“ – s doprovodným

programem – prezentace jednotlivých odborů • Zapojit občana do rozhodování o dění ve městě (např.

výběr barevného řešení fasády u rekonstruovaných domů v majetku města, realizace akce dle výběru občanů z rozpočtu města v hodnotě 300000Kč, apod…)

• Pravidelně měřit spokojenost občanů a zaměstnanců úřadu

Co se nám podařilo v roce 2012Oslovit mladou generaci zřízením nového komunikačního nástroje a to

založením profilu města na sociální síti Facebook (diskuze, ankety,

soutěže o ceny… apod.)

Co se nám podařilo v roce 2012• Zrealizovat pod odborným vedením SWOT analýzu s

vedením úřadu, zaměstnanci MěÚ Valašské Klobouky jako nástroj získávání zpětné vazby

• Přijmout Etický kodex zaměstnanců úřadu • Připravit a komunikovat

plán vzdělávání zaměstnanců • Zavést evidenci inovačních návrhů• Stanovit jednotná pravidla pro odměňování• Zavést jednotnou evidenci externích kontrol výkonu na

úseku státní správy včetně výsledku• Uskutečnit anketu zaměstnanců• Realizovat pracovní setkání na úrovni vedení a vlastníků

kritérií u MěÚ městské části Bratislava-Petržalka

Co ocenili členové CAF týmu při tvorbě sebehodnotící zprávy?

• Vzájemnou spolupráci a sílu týmu• Schopnost podívat se na organizaci

komplexně s nadhledem • Možnost podívat se na organizaci jinak,

než doposud• Sebeuvědomění • Vědomí poctivého přístupu při tvorbě a

bodování sebehodnotící zprávy

Jakým chceme být úřadem?

Snažíme se správným používáním modelu CAF být úřadem transparentním, moderním, profesionálním, vstřícným a otevřeným k občanům. (Již v roce 2011 jsme získali ocenění v soutěži Město pro byznys za počet úředních hodin v týdnu 1. místo „otevřenost úřadu“). Snažíme se být spolehlivým partnerem pro interní a externí zainteresované strany.

CAF není jen práce

Výlet na Pulčínské

Ledopády

Výsadba stromů

na sídlišti Luční

Odpoledne plné

soutěží a her

ZávěrJsme jedním ze 70 uživatelů modelu CAF v ČR. Máme k dispozice uživatelské příručky přizpůsobené pro veřejnou správu, co nám chybí je školící, metodická a poradenská podpora, což jepodle mého i důvod proč nepřibývá počet nových uživatelů modelu CAF. Úřady menší velikosti, které nemají pracovní pozici managera jakosti, se mohou setkat se stejnou otázkou, jak tomu bylo u nás – jak dál?

Poděkování

- Úradu pre normalizáciu, metrológiu a skúšobníctvo SR, jmenovitě Mgr. Monice Jurkovičové, MBA

- Pořadatelům 9. Národní konference kvality ve veřejné správě za pozvání a možnost odprezentovat naši zkušenost.

DĚKUJI ZA POZORNOST

• Kontakt• Mgr. Eliška Olšáková• Mětský úřad Valašské Klobouky• www.valasskeklobouky.cz• Tel.č. +420577311111