© Software602 a.s.

Datové schránky a komerční sektor

Nutné zlo neboodrazový můstek?

Pavel Nemrava

© Software602 a.s.

Právní shrnutí zákona 300/2008

• Informační systém datových schránek Správce: Ministerstvo vnitra ČR Provozovatel: Česká pošta Systém, který obsahuje informace o datových schránkách a jejich

uživatelích

• Datová schránka je: registrované a zaručené doručování dokumentů provádění úkonů vůči veřejné moci zpráva, dodaná přes datovou schránku, plně nahrazuje doporučenou

zásilku (a to i do vlastních rukou)

• Datová schránka není: Datová schránka není email Datová schránka není archiv

© Software602 a.s.

Právní shrnutí zákona 300/2008

• Datová schránka ze zákona Datová schránka je ze zákona zřizována od 1. 7. 2009:

Orgánům veřejné moci – OVM (státní správa, samospráva, soudci, exekutoři, notáři …)

Právnickým osobám zapsaným v obchodním rejstříku Datová schránka bude ze zákona zřízena od 1. 7. 2012:

Advokáti (mohou požádat dříve) Daňový poradce (mohou požádat dříve)

Datová schránka ze zákona nemůže být zrušena

• Povinnost používat datovou schránku ze zákona Orgán veřejné moci musí komunikovat s libovolným subjektem (OVM, PO,

FPO, FO) elektronicky pokud tento subjekt má zpístupněnou datovou schránku

© Software602 a.s.

Právní shrnutí zákona 300/2008

• Datová schránka na žádost Na žádost lze zřídit fyzické osobě (včetně cizinců, kteří mají přiděleno

rodné číslo) Podnikajícím fyzickým osobám Právnickým osobám nezapsaným v obchodním rejstříku OVM – mohou požádat o libovolné množství dalších datových schránek

• Možnost používat datovou schránku Nepovinné odesílání datových zpráv platí pro všechny subjekty mimo OVM Komunikace mezi PO/FPO/FO je možná na základě souhlasu přijímací

datové schránky takto: Od 1.1.2010 – pouze faktury a obdobné doklady Od 1.7.2010 – libovolná komunikace (registrovaná elektronická komunikace s

odběrateli, dealery, obchodními zástupci, dodavateli …)

© Software602 a.s.

Fakturace a datová schránka

• eFakturace Od 1. 1. 2010 mohou komerční subjektu komunikovat mezi sebou –

faktury a obdobné doklady na základě souhlasu

Faktury v PDF Jednoduché řešení odesílání podepsaných faktur ve formátu PDF

– lze nasadit okamžitě i mimo datové schránky prostřednictvím emailu

ISDOC ISDOC je formát elektronické fakturace v ČR, který definovala "Pracovní

skupina pro Elektronické standardy výměny dat" sdružení SPIS. Dne 16. října 2008 byla podepsána "Deklarace o společném postupu v

oblasti řešení elektronické fakturace v ČR". Další informace: www.isdoc.cz

© Software602 a.s.

Právní shrnutí zákona 300/2008

• Fikce doručení Zásilka je doručena okamžikem, kdy se do datové schránky kdokoliv

podíval Zásilka je doručena po 10 dnech od doručení, i když se do datové

schránky nikdo nepodíval Komerční zásilka je doručena pouze v okamžiku, kdy se do datové

schránky kdokoliv podíval

• Archivace V datové schránce jsou zásilky uloženy po dobu 90 dní ode dne

doručení, pak se nemilosrdně smažou

• Sankce Šíření nevyžádaných obchodních či obtěžujících sdělení – až 10 mil. Kč Šíření škodlivého počítačového programu – až 20 mil. Kč

© Software602 a.s.

Právní shrnutí zákona 300/2008

• „Termín spuštění“ Datové schránky ze zákona jsou zřizovány ze zákona po dobu 90 dní

od účinnosti zákona (od 1. 7. 2009) Statutárům těchto organizací budou posílány přístupové údaje

v zásilce do vlastních rukou Datová schránka je zpřístupněna (připravena k příjmu zásilek) prvním

přihlášením statutára Nejpozději však k 1. 11. 2009

• Financování provozu datových schránek Náklady spojené s provozováním informačního systému datových

schránek hradí stát z prostředků státního rozpočtu vyčleněných podle návrhu ministerstva pro stanovený účel v kapitole všeobecná pokladní správa

Netýká se datových zpráv mezi PO/PFO/FO – ty se hradí podle ceníku

© Software602 a.s.

Právní shrnutí zákona 300/2008

• Parametry datové zprávy Přílohou mohou být všechny formáty s výjimkou formátů určených

pro ukládání spustitelných a komprimovaných souborů Maximální velikost datové zprávy dodávané do datové schránky činí

10 MB

• Autorizovaná konverze dokumentů konverze pouze: vstup formát PDF v. 1.3, výstup formát PDF v. 1.7 Je potřeba zajistit vytváření dokumentů ve formátu PDF včetně

elektronického podepsání a otiskem časového razítka

© Software602 a.s.

Náběh datových schránek

? ?

© Software602 a.s.

• Spuštění Vaší datové schránky Nejpozději do 31. 10. 2009 můžete zprovoznit datovou schránku sami 1. 11. bude Vaše datová schránka ze zákona aktivní (ať chcete nebo

ne)

• Webový přístup nebo nadstavba? Do konce září rozhodněte, jak budete k datové schránce přistupovat

(implementace nadstavby trvá cca 20 pracovních dní)

• Archiv Od zprovoznění datové schránky máte 90 dní na to, abyste si zajistili

archiv svých datových zpráv

Shrnutí

© Software602 a.s.

Hlavní úkoly, které řešíme!

• Elektronické originály Umíme pracovat s elektronickými originály?

Budeme všechno tisknout? Nebo budeme originály vyřizovat elektronicky?

Jak je budeme sdílet? Jak k nim zajistíme řízený přístup?

Archivace Datové zprávy jsou po 90 dnech ode dne doručení z datové schránky

smazány Archivace musí mít řízený přístup a musí být bezpečné – jsou to Vaše

jediné originální dokumenty!

© Software602 a.s.

Hlavní úkoly, které řešíme!

• Adresace datových zásilek Komerční subjekt bude mít pouze 1 datovou schránku (bez ohledu na

velikost organizace)

V případě velké organizace je potřeba: řídit vyzvedávání zásilek (jsou v tu chvíli doručené) jejich umístění na správné pracoviště (ode dne doručení běží termíny –

např. k odvolání ke správnímu rozhodnutí)

Způsoby adresace: Podle výstavce (ČSSZ půjde vždy na personální, FÚ půjde vždy na úsek

finančního ředitele apod.) Mohou být agendy, které jsou automaticky zpracovávané – například

faktury …

© Software602 a.s.

Etapy nasazení

1) Výběr, distribuce a archiv datových zpráv Adresace – problém organizací, které mají velký počet zaměstnanců

nebo mají větší množství poboček Logování transakcí

2) Sjednocení papírové a el. cesty (konverze) Po ověření funkčnosti ad 1) sjednocení zpracování kompletní došlé

pošty (papírové i digitální) Zajištění konverze papírových dokumentů do digitální podoby

3) Napojení na Agendové informační systémy (AIS) Oddělení datových zpráv od běžné korespondence – týká se

významného množství stejného typu zpráv

4) Odesílání zpráv Úspora nákladů na komunikaci s OVM a příprava na komerční datové

schránky

© Software602 a.s.

Holding – centrální řešení

Form Management System

Informační systém datových schránek

Matka Firma n

Podatelna

Firma 2Firma 1

Podatelna Podatelna Podatelna

© Software602 a.s.

Form management systemDatová schránka - základ jednoduchý pro všechny

Form Management

System(základem je 602XML FS)

Informační systém

datových schránek

Jednoduché formulářové rozhraní

Komunikace s DS

Zpracování příchozích zásilek• Datové zprávy• Papírová pošta

Zpracování odchozích zásilek• Datové zprávy• Papírová pošta

Evidence• Deník došlé pošty• Deník odeslané pošty

Archivace zásilek

Osobní odpovědnost

Návaznost na stávající systémy

Připravenost na elektronizaci procesů

© Software602 a.s.

Form management systemElektronizace procesů

Form Management

System(základem je 602XML FS)

Jednoduché formulářové rozhraní

Sběr dat

Archivace

Osobní odpovědnost

Návaznost na stávající systémy

Schvalování

Data jsou opakovaně využitelná

Informovanost

© Software602 a.s.

Druhy elektronických firemních procesů

Elektronická fakturaceElektronická fakturace

Řešení na míruŘešení na míru

Obchodní procesyObchodní procesy

Personální a mzdová agendaPersonální a mzdová agenda

Nákup zboží a služebNákup zboží a služeb

Schvalování smluvSchvalování smluv

© Software602 a.s.

Druhy elektronických firemních procesů

• Nejčastěji požadovaná bezpapírová řešení podnikových procesů: Vydávání a bezplatné odesílání elektronických faktur Elektronické schvalování došlých faktur Obecné řízení firemních procesů Vytváření a evidence smluv Personální a mzdová agenda Nákup zboží a služeb (Procurement) Jednotné vytváření obchodních nabídek Procesy orientované na servis Sběr dat z různých dotazníků

© Software602 a.s.

Co přináší elektronizace firemních procesů• Odstranění papírování v různých oblastech podniku

to však neznamená, že papír definitivně končí …

• Typové sady již zpracovaných formulářů agenda je většinou prezentovaná jedním formulářem

• Vždy se přizpůsobuje konkrétní organizaci Navržení/úprava formuláře je jednodušší než vývoj speciální aplikace

• Vy si vyberete přesně tu oblast, kterou právě chcete řešit Elektronizace procesů tedy může probíhat postupně

© Software602 a.s.

Co přináší elektronizace firemních procesů• Elektronické procesy se uživatelé nemusí učit

vzhledem k tomu, že se většinou při návrhu formuláře vychází z papírových předloh, které uživatelé znají

• Popis firemních procesů Vznikem formuláře jsou procesy nejen realizovány ale i popsány

• Uživatelé se soustředí pouze na obsah Všechny technické finesy (podpis, časové razítko, odesílací profil apod.)

jsou před uživatelem skryty a přesto je používá (zkušenost z projektu Czech POINT)

© Software602 a.s.

Elektronizace firemních procesů - nástroje

• 602XML: bezchybné vyplnění Automatické kontroly s fokusem

na chybu Číselníky

• 602XML: srozumitelnost Kontextová nápověda Dynamické chování formuláře

© Software602 a.s.

Konverze, vytváření digitálních dokumentů

• §69a z. 499/2004 Sb. (o archivnictví a spisové službě) (8) Neprokáže-li se opak, dokument v digitální podobě se považuje za

pravý, byl-li podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou elektronickou značkou osoby, která k tomu byla v okamžiku podepsání nebo označení oprávněna, osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě nebo osoby odpovědné za provedení autorizované konverze dokumentů a opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. Ustanovení věty první se vztahuje i na dokumenty vzniklé z činnosti původců, kteří nejsou určenými původci.“.

• Je potřeba zajistit: Převod do PDF (scan, export) Elektronický podpis nebo elektronickou značku Kvalifikované časové razítko!

© Software602 a.s.

Czech POINT – Autorizovaná konverze z listinné do elektronické formy

Pracoviště Czech POINT vybavené multifunkčním zařízením

Modul Úložiště OD

Časové razítko

Provedení konverze

2

2 Provedení konverze

1

1Stažení formuláře pro prováděné konverze dokumentů

3

3Elektronické podepsání a získání kvalifikovaného časového razítka

4

4Uložení ověřovací doložky do Centrálni evidence ověřovacích doložek

5

5 Předání konvertovaného dokumentu

5

Modul Úschovna

Centrála Czech POINT

© Software602 a.s.

Konverze z listinné do elektronické formy – ve firmě

Vaše pracoviště vybavené multifunkčním zařízením

Časové razítko

Konverze, digitalizace

2

2 Provedení konverze nebo digitalizace

1

1Stažení formuláře pro provádění konverze/digitalizace dokumentů nebo pro konkrétní firemní proces

3

3Elektronické podepsání a získání kvalifikovaného časového razítka

4

4 Předání konvertovaného dokumentu do DMS nebo zpracování ve FMS, případně uložení zkonvertovaného dokumentu nebo jeho odeslání prostřednictvím ISDS

Konverzní serverPDF/A

Konverzní serverPDF/A

DMS /FMS

© Software602 a.s.

• Formát pro archivaci PDF/A podle normy ISO-19005-1 Nezávislost na platformě

jistota zcela správného zobrazení a tisku, bez ohledu na to, v jakém zařízení/software je soubor otevírán.

Nezávislost na době jistota zcela správného zobrazení i kdykoli v budoucnu

Všechno je uvnitř Nevyužívají se při zobrazování vnější zdroje informací (například fonty).

Všechny potřebné informace jsou uloženy uvnitř souboru.

Konverze, vytváření digitálních dokumentů

© Software602 a.s.

• Kde lze digitální dokumenty využít: Možnost odesílání elektronických dokumentů prostřednictvím

datové schránky Dokumenty v datové zprávě zpravidla podepsané být nemusí (el. značku a

časové razítko zajišťuj ISDS automaticky) V případě, že za firmu podepisuje více jednatelů – pak je nutný

vícenásobný podpis statutárního orgánu

Elektronizace procesů Součástí elektronických procesů musí být elektronické dokumenty

Elektronizace archivů V případě rutinního provozu elektronických procesů je možné sjednotit

archivy (elektronické i papírové)

Konverze, vytváření digitálních dokumentů

© Software602 a.s.

Proč Software602 & Novell

Životní cyklus certifikátů

Vydání

Zneplatnění

Ztráta

Pozastavení

CRL

Trezor identit

Primární, centralizované úložiště informacío identitách

Sjednocení autentizacea autorizace

Centralizované řízení přístupu na základě rolí a jim přidělených právech

Sjednocení identitního prostoru

Jednotná správa uživatelů, oprávnění a odpovědnosti

Interní CAIDM

Konsolidace portálů v organizaci

Jednotné zabezpečené přihlášení uživatelů do všech aplikací

Access Manager

Bezpečnostprocesů

Správa Řízení Sjednocení

© Software602 a.s.

• Odezva z našeho roadshow Liberec 3. 9. 2009 Ostrava 8. 9. 2009 Olomouc 9. 9. 2009 Brno 15. 9. 2009 Praha 16. 9. 2009 Plzeň 23. 9. 2009

http://www.egovernment.cz/datovky/

• Výsledky diskuse se stovkami firem 1/3 považuje datové schránky za nutné zlo 1/3 chce využít datové schránky jako impuls k elektronizaci procesů 1/3 firem chce sjednotit papírovou a elektronickou cestu dokumentů

Manažerské shrnutí

© Software602 a.s.

• Odezva z našeho roadshow Liberec 3. 9. 2009 Ostrava 8. 9. 2009 Olomouc 9. 9. 2009 Brno 15. 9. 2009 Praha 16. 9. 2009 Plzeň 23. 9. 2009

http://www.egovernment.cz/datovky/

• Výsledky diskuse se stovkami firem 1/3 považuje datové schránky za nutné zlo 1/3 chce využít datové schránky jako impuls k elektronizaci procesů 1/3 firem chce sjednotit papírovou a elektronickou cestu dokumentů

Manažerské shrnutí

© Software602 a.s.

• Máte jistotu K 1. 11. bude Vaše datová schránka zpřístupněna!

ať chcete nebo ne

• Web nebo nadstavbu Do konce září byste se měli rozhodnout

• Konverze Nativní součástí problematiky datových schránek

• Využijte datových schránek K efektivnímu zahájení elektronizace procesů

Manažerské shrnutí