Event management

20. března 201220. března 2012Ing. Jana Turčínková, Ph.D.Ing. Jana Turčínková, Ph.D.

Event management

= organizace akcí

• První krok – ujasnit si, proč akci (event) chceme uspořádat? – Čeho chceme dosáhnout, jaké jsou naše cíle? – Jaká cílová skupina? – Neexistuje jiný (levnější, efektivnější) způsob pro

dosažení stejných cílů?

2

Důvody pro organizování akcí

• Představení nějaké novinky, zvláště s možností osobního vyzkoušení

• Přítomnost speciálního hosta• Série přednášek (více témat / více řečníků)• Navázání / upevnění vztahů• Společenská zvyklost (vánoční večírek, tisková

konference)• Zábava, neformální atmosféra…

3

Typy akcí

• Slavnostní otevření nových lokalit• Vernisáže výstav• Koncerty• Dílny (workshopy)• Dny otevřených dveří• Tiskové konference a neformální setkání s novináři• Putovní akce (roadshow)• Veřejné akce, soutěže atd.

4

Co je organizování akcí?

• Základní části postupu– Kreativní část (koncepce, scénář)– Produkční část (příprava, organizace, likvidace,

vyhodnocení)

• Základem organizace akce je:– Plánování a řízení projektu– Zkušenosti, praxe– Předvídavost– Důslednost a smysl pro detail

6

Obvyklý postup• Příprava návrhu – Nápad– Zadání– Cíl akce– Termín– Počet hostů– Program– Prověřit dodavatele– Rozpočet

7

Obvyklý postup• Prezentace návrhu vedení• Připomínkové řízení• Finální návrhy– Zjistit přesné finance– Personální zajištění– Časový plán, místo konání– Harmonogram realizace– Záloha na akci klientem

• Příprava akce – realizace

8

Příprava akce – realizace • Scénář• Záložní varianta• Pozvánka

– Návrh– Tisk– Kompletace– Obálky– Známky

• Rozeslání – Databáze– Štítky

9

Příprava akce – realizace • List pozvaných + zasedací pořádek (dle akce)• Dodavatelé

– Občerstvení (+ zázemí)– Prostory– Technika – zvuk, světla, video– Vystupující (přednášející, hudebníci, tanečnice, apod.)– Moderátor– Hostesky– Dekorace– Ochranka?– Kameraman, fotograf– Tlumočení?

10

Příprava akce – realizace • Technické požadavky– Šatna– WC– Pódium– Voda– Navigace– Loga

• Dárky?

12

Než tedy začneme

• Před samotnou realizací akce je důležité:– Vypracovat koncepci akce (kreativita)– Sestavit realizační tým a určit odpovědnosti

14

Realizační tým a scénář• Realizační tým– Rozdělení lidí– Kdo je manažerem projektu?– Externí a interní pracovníci, dodavatelé.

• Detailní scénář (průběh akce, program)– Několik scénářů (inspice, zvuk, světla, video apod.)– Harmonogram přípravy– Hlavní termíny– Podrobný harmonogram (pro realizační tým)– Plánování „od zadu“ (od termínu akce)– Časové řízení projektu – klíčová role manažera

15

Lokalita a termín• Termín: vhodný pro účel akce, prověřit konkurenční

akce, veletrhy a výstavy, státní svátky, lokální tradiční události

• Při výběru vhodné lokality je důležité zvážit: přístupnost, originalitu, dostatečnou prostornost, logistické uspořádání, servis, ceny, stornovací poplatky, další podmínky.

• Před výběrem je vhodné shromáždit nejméně 2–3 alternativy. Navštívit lokalitu s kolegy osobně. Rezervaci je třeba učinit vždy s dostatečným časovým předstihem.

17

Hosté a pozvánky• Zdroj pro sestavení databáze hostů (interní,

externí)• Databáze hostů (jejich ověření)• Avízo (email,…)• Oficiální pozvánka• Potvrzení účastí• Zpětná vazba (follow up)

19

Taška poslední záchrany

• Kopie všech relevantních dokumentů

• Mobilní telefon nebo krátkovlnná vysílačka

• Kopie kontaktů a telefonních čísel

• KPZ (první pomoc, nůžky, šití)• Zvýrazňovače• Koník, děrovačka, izolepa• Lepidlo + Blu-Tack• Suché zipy

Rozpočet• Typické položky

– Pronájem– Občerstvení – nápoje, jídlo, obsluha– Pozvánky – grafické zpracování, tisk, distribuce– Technické zajištění – pronájem techniky, obsluha, AV

technika, komunikační zařízení (vysílačky)– Scénář – doprovodný program– Honoráře – fotograf, moderátor, umělci, režie, hostesky, staff– Dárky – hosté, novináři– Dekorace – květinová výzdoba, informační systém, pódium– Ubytování, doprava– Odměna agentury– Poplatky ochranným svazům a další

21

Vyhodnocení akce• Komentáře kolegů, hostů• Průzkum u cílové skupiny• Děkovné dopisy dodavatelům, umělcům,

pronajímateli lokality• Poděkování hostům za účast• Fotografie médiím, hostům• Foto/videodokumentace• Sledování mediální odezvy – tisk, rádio, TV• Archivace

• Zvážení, co lze pro příště vylepšit!28