Strana 1

IS BRNO 2017 VIZE CORE TEAMU

Milí členové, kamarádi,

sen o organisování mezinárodního zasedání v České republice, konkrétně v Brně, se nám splnil. I když tomu ještě stále nemůžeme úplně uvěřit, je to tak.

Jsme si však velmi dobře vědomi toho, že se na tuto dlouhou cestu nemůžeme vydat sami. Potřebujeme okolo sebe tým nadšených a schopných lidí, kteří nám pomohou nejen realizovat naše plány, ale především vtisknou do zasedání kousek sebe sama a společně s námi vdechnou život konferenci, která bude nezapomenutelným zážitkem pro všechny zúčastněné a stane se tak výstavním projektem EPM v ČR.

Těmito lidmi rozumíme zejména Core Team. Co je to Core Team a jaké pozice přesně hledáme, se dočtete níže. Pokud se chcete stát jeho součástí, tak do 30. 9. 2015 23:59 zašlete na adresu is17@eyp.cz e-mail, jehož součástí bude Vámi vytvořený dokument uložený jako PDF. Jeho forma a konkrétní obsah je zcela na Vás, avšak musíme v něm nalézt alespoň následující:

- kontaktní údaje (jméno, příjmení, datum narození, e-mail, telefon) - preference pozic v týmu (akceptujeme přihlášky na maximálně tři pozice zároveň), - motivační dopis (proč jste se rozhodli přihlásit, jaké jsou Vaše zkušenosti apod.).

Pokud budete mít jakýkoliv dotaz, neváhejte se na nás obrátit na e-mailové adrese is17@eyp.cz.

Budeme se moc těšit na Vaše přihlášky.

M&M

Strana 2

Strana 2

Co je to Core Team Core Team je užší tým organisátorů, kteří jsou u takto velké akce pravou i levou rukou, očima i ušima hlavních organisátorů. Hlavní organisátoři do nich vkládají velkou důvěru, a to nejen co se týče práce se sháněním prostor, financí či plánování programu, ale také v práci s jejich vlastním týmem organisátorů.

Core Team bude na projektu pracovat téměř celé dva roky. Být členem tohoto týmu lze proto považovat za obdobu hlavního organisátora s tím rozdílem, že jako člen Core Teamu se intenzivně věnujete zejména jedné konkrétní části zasedání se svým vlastním týmem organisátorů. Ovšem stejně jako hlavní organisátor do zasedání můžete promítnout své vlastní myšlenky a nápady. Ty lze reflektovat na pravidelných schůzkách s hlavními organisátory a dalšími členy Core Teamu, kde se diskutuje celková podoba zasedání.

Co Vám může Core Team dát Core Team Vám může především přinést spoustu nových zkušeností, které jen tak někde nenabudete. Na Vašem “oddělení” budete pracovat zcela samostatně, přičemž s postupy, výsledky a problémy se budete zodpovídat pouze nám. Budete vést svůj vlastní tým organisátorů, kteří se se svou prací budou naopak zodpovídat právě Vám. Core Team je tedy skvělá příležitost pro všechny, kteří by se rádi stali hlavními organisátory, ale něco jim brání – ať už nedostatek zkušeností, příležitostí či “parťák”. Stejně tak je to velká šance pro všechny, kteří cítí, že by chtěli i přes své současné či bývalé funkce organisaci pomoci rozvinout se zase o něco dále i v budoucích letech.

Core Team Vám také dá nezapomenutelnou a hlavně nedocenitelnou zkušenost do života. Práce na dvouletém projektu Vás nejen osobnostně velmi rozvine, ale také posune v očích případných budoucích zaměstnavatelů.

Co od Vás očekáváme Od členů Core Teamu očekáváme hlavně nadšení a zapálení, a to pro organisování obecně, tak pro toto konkrétní zasedání. Zkušenosti a znalosti je možné získat, ale nadšení musí vycházet přímo z Vás.

Dále od Vás očekáváme vlastnosti typické pro dobrého organisátora – smysl pro organisovanost a pořádek, zodpovědnost, důslednost a pracovitost.

Strana 3

Strana 3

Jaká je naše vize Na dalších řádcích se můžete dočíst více informací o jednotlivých týmech. Každý tým bude mít jednoho vedoucího – managera – kterým bude právě člen Core Teamu. Nutno podotknout, že přesná pracovní náplň těchto týmů a řadových organisátorů bude ještě podrobena diskusi s členy Core Teamu.

Finance Team Hlavním úkolem tohoto týmu bude zajistění partnerů, sponzorů a další materiální i finanční podpory pro zasedání. Náplní této pozice je proto komunikace s partnery, pomoc při vyhledávání a vyplňování grantů, zajišťování podpory od lokálních entit a ostatních sponzorů. Zároveň bude zodpovědný za finanční plánování, správu rozpočtu a přípravu podkladů pro účetnictví celého zasedání.

Finance Manager bude vést tým organisátorů, kteří budou mít na starosti především následující oblasti:

- korporátní sféra, - grantové žádosti, - merchandising a administrativní podpora.

Programme Team Tento tým má za úkol do detailu naplánovat a zároveň zajistit hladký chod programu nejen celého zasedání, ale také jednotlivých částí programu. Také se stará o to, aby bylo v programu zasedání řádně reflektováno jeho motto.

Programme Manager bude vést tým organisátorů, kteří budou mít na starosti především následující oblasti:

- socializační části programu, - zajištění programu facilitátorů, - podpora motta zasedání.

Strana 4

Strana 4

Venues Team Venues tým má na starosti zajištění veškerých prostor, a to včetně dopravy, zajištění občerstvení a materiální podpory. Bude se starat o komunikaci s majiteli prostor, vzájemnou spolupráci a spokojenost, stejně tak jako bezpečnost na místě.

Venues Manager bude vést tým organisátorů, kteří budou mít na starosti především následující oblasti:

- logistika, - catering, - materiální podpora.

Participants Team Tento tým má na starosti péči o účastníky nejen během samotného zasedání, ale také v průběhu příprav. Zároveň bude styčnou osobou pro účastníky v případě jakýchkoliv otázek. Dále bude zajišťovat celkovou informovanost všech účastníků.

Participants Manager bude vést tým organisátorů, kteří budou mít na starosti především následující oblasti:

- podpora delegátů, - podpora Chairs’ Teamu, - podpora Media Teamu.

Public Relations Team Tento tým je zodpovědný za vnější vztahy, od lokálních až po národní média. Také bude zodpovědný za design zasedání, údržbu webu zasedání, viditelnost v médiích a propagaci na sociálních stítích i mimo ni. Stěžejní tedy bude jak komunikace s partnery, tak pozitivní vztah k moderním technologiím.

PR Manager bude vést tým organisátorů, kteří budou mít na starosti především následující oblasti: - sociální média & web, - design & layout, - mediální pokrytí.

Strana 5Strana 5