Příručka DMS - faktury BLOCK, a.s. DMS_manual_faktury_v3.docx 12.6.2017 Strana 1/10 Přijatá faktura Zpracování přijaté faktury Faktura přijatá vzniká v Heliosu Orange s příslušnými náležitostmi. Doklad tvoří hlavička, položky (řádky) a přílohy (soubory). Přílohy jsou scan faktury, likvidační list faktury, případně dodací list nebo další dokumenty. Do systému DMS se faktury přijaté zakládají automaticky. Přijaté faktury se zakládají do stavu „Schvaluje se“ a vzniká schvalovací (WFL) proces. WFL proces je po založení spuštěn a posunut do uzlu Směrování asistentkou. WFL konzoli je možno zobrazit zapnutím v nabídce Zobrazit pohledy Akce WFL a Náhled WFL. Při této volbě se nezobrazí WFL konzole, ale v pravé části dokumentační konzole se objeví podokno s přidělenými akcemi. Další možností je zapnout celou WFL konzoli tlačítkem - Zobrazit okno WFL Schvalování přijatých faktur 1. První uživatel, který přijde do styku s fakturou je asistentka. Uživatel na tomto uzlu vybere uživatele pro uzly Věcné ověření a Finanční schválení. Asistentka vybere uživatele pro uzly, které obsahují výraz VYBRAT. Dle uvážení může poslat uzel na věcné ověření anebo na rozkontaci. Posunout uzel lze pomocí výběru funkce Potvrdit úkol z kontextové nabídky na uzlu. Po potvrzení se zobrazí dialog, ve kterém můžete vybrat příslušnou vazbu.
Transcript
Příručka DMS - faktury BLOCK, a.s.
DMS_manual_faktury_v3.docx 12.6.2017 Strana 1/10
Přijatá faktura
Zpracování přijaté faktury Faktura přijatá vzniká v Heliosu Orange s příslušnými náležitostmi. Doklad tvoří hlavička, položky (řádky) a přílohy
(soubory). Přílohy jsou scan faktury, likvidační list faktury, případně dodací list nebo další dokumenty.
Do systému DMS se faktury přijaté zakládají automaticky.
Přijaté faktury se zakládají do stavu „Schvaluje se“ a vzniká schvalovací (WFL) proces. WFL proces je po založení
spuštěn a posunut do uzlu Směrování asistentkou.
WFL konzoli je možno zobrazit zapnutím v nabídce Zobrazit pohledy Akce WFL a Náhled WFL. Při této volbě se
nezobrazí WFL konzole, ale v pravé části dokumentační konzole se objeví podokno s přidělenými akcemi.
Další možností je zapnout celou WFL konzoli tlačítkem - Zobrazit okno WFL
Schvalování přijatých faktur 1. První uživatel, který přijde do styku s fakturou je asistentka. Uživatel na tomto uzlu vybere uživatele pro
uzly Věcné ověření a Finanční schválení. Asistentka vybere uživatele pro uzly, které obsahují výraz VYBRAT.
Dle uvážení může poslat uzel na věcné ověření anebo na rozkontaci. Posunout uzel lze pomocí výběru
funkce Potvrdit úkol z kontextové nabídky na uzlu. Po potvrzení se zobrazí dialog, ve kterém můžete vybrat
příslušnou vazbu.
Příručka DMS - faktury BLOCK, a.s.
DMS_manual_faktury_v3.docx 12.6.2017 Strana 2/10
2. Asistentka vybere uživatele pro uzly, které obsahují výraz VYBRAT.
3. Následně lze WFL posunout pomocí výběru funkce Potvrdit úkol z kontextové nabídky na uzlu. Po potvrzení
se zobrazí dialog, ve kterém můžete vybrat příslušnou vazbu a potvrdit tlačítkem „OK“.
4. V uzlu Rozkontace nebo Věcné ověření je nutno rozúčtovat řádky na jednotlivá střediska resp. Zakázky. Pro
korektní zaslání faktury na další uzel je potřebné, aby na faktuře byl atribut Rozdíl nulový, tj. součet
celkových cen na řádcích se musí rovnat celkové ceně bez DPH v hlavičce faktury.
Příručka DMS - faktury BLOCK, a.s.
DMS_manual_faktury_v3.docx 12.6.2017 Strana 3/10
Není-li rozdíl rovný nule, tak se faktura nedá potvrdit. Přepočítání faktury se děje při každém uložení
dokumentu.
5. Po rozkontaci se faktura dostává na uzel Věcné ověření. Na daném uzlu musí uživatel na faktuře použít
tlačítko VO (věcně ověřil), aby schválil jednotlivý řádek. Jestli uživatel neschválí všechny řádky a pokusí se
potvrdit uzel, tak se zobrazí chybová zpráva o nekorektním věcném schválení faktury.
6. Po úspěšném věcném ověření a potvrzení uzlu se faktura dostane na Finanční ověření. Na tomto uzlu se
uživatel přiřazuje automaticky na základě uvedeného střediska, tj. přiřadí se vedoucí daného střediska. Pro
finanční schválení je nutno použít tlačítko PO (podpisově ověřil). Jestli uživatel neschválí všechny řádky a
pokusí se potvrdit uzel, tak se zobrazí chybová zpráva o nekorektním finančním schválení faktury.
Příručka DMS - faktury BLOCK, a.s.
DMS_manual_faktury_v3.docx 12.6.2017 Strana 4/10
Z uzlu finanční schválení může uživatel dle svého rozhodnutí fakturu schválit, nebo ji poslat do uzlu Druhé
finanční schválení.
7. Na uzlu Druhé finanční schválení se uživatel přiřazuje automaticky. Na daném uzlu uživatelem. Stačí fakturu
schválit. Záznam o schválení se zapíše na fakturu do atributů Ověřil V.I. (vyšší instance) a Ověřeno V.I..
8. Přechodem až na uzel STOP se WFL proces schvalování fakturačního podkladu ukončí.
9. Přidání obsahu do dokumentu.
a. Do dokumentu typu Faktura lze přidávat libovolné množství příloh tj. souborů. Typy souborů nejsou
omezeny.
b. Dialog pro přidání souborů vyvoláme stiskem tlačítka Obsah.
Příručka DMS - faktury BLOCK, a.s.
DMS_manual_faktury_v3.docx 12.6.2017 Strana 5/10
c. Následně se zobrazí dialog Obsahu. Do zobrazeného dialogu můžeme přidat soubor buď
přetažením z průzkumníka Windows, nebo použitím tlačítka Obsah a výběrem souborů
z dialogového okna.
Výběr souborů je nutno potvrdit tlačítkem „Otevřít“ a následně „OK“.
d. Po vybrání souborů a uzavření dialogu Obsah, je nutno dokument uložit tlačítkem Uložit.
Příručka DMS - faktury BLOCK, a.s.
DMS_manual_faktury_v3.docx 12.6.2017 Strana 6/10
10. Šablona faktury přijaté
11. Vícenásobné schvalování
Na uzlu Věcné ověření, nebo Finanční ověření může nastat situace, že na uzlu je přiřazeno více uživatelů. Je to
z důvodu, že v rozúčtování je více středisek a pro každé středisko musí existovat pověřený ověřovatel. Po přidělení
úkolu si uživatel otevře formulář faktury a pomocí tlačítka VO nebo PO na řádcích rozúčtování schválí „svoje řádky“,
tj. řádky, které odpovídají jeho středisku. Po ověření jednotlivých řádků je nutno dokument uložit. Následně ve WFL
procesu uživatel potvrdí uzel. V případě, že faktura obsahuje ještě neověřené řádky, zobrazí se chybová zpráva. Tu
uživatel může ignorovat. Jestliže uživatel potvrzuje fakturu se všemi ověřenými řádky, tak se chybová zpráva
nezobrazí a WFL proces se posune dál.
Vydaná faktura
Vydaná faktura se implicitně zakládá v účetním systému Helios. V rámci aplikace DMS se faktura založí automaticky
a převede se do stavu Schváleno. Po uložení se nevytváří WFL proces. Vydané faktury v DMS mají jen informační,
resp. dokumentační charakter. Formulář vydané faktury se shoduje s formulářem přijaté faktury.
Příručka DMS - faktury BLOCK, a.s.
DMS_manual_faktury_v3.docx 12.6.2017 Strana 7/10
Zálohová faktura
Zpracování zálohové faktury Stejně jako běžná přijatá faktura vzniká i zálohová faktura v systému Helios Orange, odkud je odeslána ke schválení
do DMS.
Zálohová faktura se liší od běžné přijaté faktury tím, že neobsahuje položku v rozúčtování (tj. řádky ). V tomto
případě se asistentka odvozuje od střediska uvedeného v hlavičce faktury. Zálohová faktura má odlišný WFL proces
schvalování než běžná přijatá faktura.
Šablona faktury zálohové
Schvalování přijatých faktur 1. První uživatel, který přijde do styku s fakturou je asistentka. Uživatel na tomto uzlu vybere uživatele pro
uzly Věcné ověření a Finanční schválení. WFL procesy se nacházejí ve WFL konzoli. Danou konzoli si
vyvoláme stiskem tlačítka Zobrazit okno WFL. Další možností jak si zobrazit Akce WFL procesů, které jsou
určeny přihlášenému uživateli, je zapnout v nabídce Zobrazit pohledy Akce WFL a Náhled WFL. Při této
Příručka DMS - faktury BLOCK, a.s.
DMS_manual_faktury_v3.docx 12.6.2017 Strana 8/10
volbě se nezobrazí WFL konzole, ale v pravé části dokumentační konzole se objeví podokno s přidělenými
akcemi.
2. Asistentka vybere uživatele pro uzly, které obsahují výraz VYBRAT. Posunout uzel lze pomocí výběru funkce
Potvrdit úkol z kontextové nabídky na uzlu. Po potvrzení se zobrazí dialog, ve kterém můžete vybrat
příslušnou vazbu.
3. Uživatel na uzlu Věcné ověření uzel převezme. Následně se zobrazí formulář zálohové faktury. Na dané
faktuře může uživatel změnit atributy Objednávka a Poznámka.
Příručka DMS - faktury BLOCK, a.s.
DMS_manual_faktury_v3.docx 12.6.2017 Strana 9/10
4. Po úpravě nebo doplnění uživatel fakturu zavře a na WFL uzlu má možnost fakturu vrátit zpět, zamítnout
nebo potvrdit. V případě potvrzení se faktura dostane do uzlu Finanční schválení. Na tomto uzlu se uživatel
vybírá automaticky na základě dodané hierarchické tabulky.
5. Po úspěšném věcném ověření se faktura dostane na uzel Finanční schválení, kde se zálohová faktura
schvaluje po finanční stránce. Po převzetí uzlu se zobrazí formulář faktury. V tomto uzlu lze fakturu vrátit
kvůli špatnému směrování nebo úplně zamítnout. V případě korektního schválení lze dle uvážení a svých
finančních pravomocí poslat ještě na Druhé finanční schválení nebo fakturu schválit.
Příručka DMS - faktury BLOCK, a.s.
DMS_manual_faktury_v3.docx 12.6.2017 Strana 10/10
6. Na uzlu Druhé finanční schválení se uživatel přiřazuje automaticky. Na daném uzlu uživatel nemusí nic
potvrzovat. Uživatel může fakturu zamítnout nebo schválit.
7. Přechodem až na uzel STOP se WFL proces schvalování zálohové faktury ukončí. Jednotlivé záznamy o
ověření, schválení resp. Druhém schválení se nacházejí na formuláři faktury na záložce Schválení ZF a
v hlavičce faktury v atributech Ověřil V.I. a Ověřeno.
