Praktické zkušenosti

Martin Humpolec18. 9. 2008

2

Osvěžte! své představy

Příprava tohoto seminářeJak to bylo dřív?• „Dej dohromady kroky, kdo a kdy je udělá“• Spousta emailů sem a tam• Žádný seznam úkolů, vzniklých dokumentů

3

Osvěžte! své představy

Příprava tohoto seminářeJak jsme to změnili?• Vytvořili jsme projektové místo• Dali dohromady seznam kroků (úkolů) a odpovědných osob• Začali sdílet dokumenty a vše co vzniklo• Připojili Outlook k projektovému místu• Rychlé věci domlouvali pomocí IM

4

Osvěžte! své představy

Příprava tohoto seminářeJak to bylo dřív?• „Dej dohromady kroky, kdo a kdy je udělá“• Spousta emailů sem a tam• Žádný seznam úkolů, vzniklých dokumentů

Jak jsme to změnili?• Vytvořili jsme projektové místo• Dali dohromady seznam kroků (úkolů) a odpovědných osob• Začali sdílet dokumenty a vše co vzniklo• Připojili Outlook k projektovému místu• Rychlé věci domlouvali pomocí IM

Co nám to přineslo?• Pořádek, rychle najdeme vše co se kolem semináře točí (dokumenty, úkoly, odkazy)• Víme kde jsme – úkoly jsou označené za splněné a kdokoliv ví, co zbývá k dokončení• Máme čistou poštovní schránku• Můžeme to znovu použít, víme co bylo třeba a co vše muselo vzniknout

5

Osvěžte! své představy

Porady managementuJak to bylo dřív?• Před každou poradou emaily co se bude probírat• Z každé porady jeden MS Word dokument• Nikdo vlastně netušil jaké úkoly a do kdy má splnit• Každotýdenní porada byla nutností – alespoň na sladění stavu úkolů

6

Osvěžte! své představy

Porady managementuJak jsme to změnili?• Vytvořili jsme místo pro schůzky

• Evidence bodů k probrání• Evidence rozhodnutí• Evidence přidělených úkolů

• Kdo chtěl připojil si místo do Outlooku

7

Osvěžte! své představy

Porady managementuJak to bylo dřív?• Před každou poradou emaily co se bude probírat• Z každé porady jeden MS Word dokument• Nikdo vlastně netušil jaké úkoly a do kdy má splnit• Každotýdenní porada byla nutností – alespoň na sladění stavu úkolů

Jak jsme to změnili?• Vytvořili jsme místo pro schůzky

• Evidence bodů k probrání• Evidence vlastního zápisu• Evidence přidělených úkolů

• Připojili jsme místo do Outlooku

Co nám to přineslo?• Pořádek

• staré zápisy nejsou po emailech, ale na jednom místě v intranetu (se zajištěnou bezpečností)

• kdokoliv se kdykoliv může podívat na stav kteréhokoliv úkolu• Ubylo emailů – není důvod je posílat• A začínají to používat další a další oddělení

8

Osvěžte! své představy

Drobné úkolování konzultantůJak to bylo dřív?• Poslal se email• Doufalo se, že lidé odpoví• Po nějaké době se kontrolovalo, kdo neodpověděl a urgoval se• Celou dobu se doufalo, že se na nic nezapomene

9

Osvěžte! své představy

Drobné úkolování konzultantůJak jsme to změnili?• Vytvořili jsme místo pro evidenci drobných úkolů• Připojili jsme místo do Outlooku

10

Osvěžte! své představy

Drobné úkolování konzultantůJak to bylo dřív?• Poslal se email• Doufalo se, že lidé odpoví• Po nějaké době se kontrolovalo, kdo neodpověděl a urgoval se• Celou dobu se doufalo, že se na nic nezapomene

Jak jsme to změnili?• Vytvořili jsme místo pro evidenci drobných úkolů• Připojili jsme místo do Outlooku

Co nám to přineslo?• Pořádek – lidé ví co mají splnit a jejich nadřízený také• Ubylo emailů – úkoly nechodí emailem• Lidé si dedikovali čas na vyřizování takovýchto drobností, nehledají je po emailech a jde to

rychle

11

Osvěžte! své představy

Informace z firmyJak to bylo dřív?• Posílaly se emaily kvůli všemu• Málokdo je četl• A tak se posílaly znovu• Každý hledal telefony na kolegy• Nikdo nevěděl jak vypadají noví kolegové natož co umí či dělají

12

Osvěžte! své představy

Informace z firmyJak jsme to změnili?• Vytvořili jsme blogy pro každé oddělení• Vybrané informace se automaticky zveřejňují na titulní stránce• Lidé si sami nastaví zda chtějí být informování (email/RSS) a jak často• Nastavili jsme vyhledávání přes uživatelské profily• Doplnili fotografie, znalosti a kompetence

13

Osvěžte! své představy

Informace z firmyJak to bylo dřív?• Posílaly se emaily kvůli všemu• Málokdo je četl• A tak se posílaly znovu• Každý hledal telefony na kolegy• Nikdo nevěděl jak vypadají noví kolegové natož co umí či dělají

Jak jsme to změnili?• Vytvořili jsme blogy pro každé oddělení• Vybrané informace se automaticky zveřejňují na titulní stránce• Lidé si sami nastaví zda chtějí být informování (email/RSS) a jak často• Nastavili jsme vyhledávání přes uživatelské profily• Doplnili fotografie, znalosti a kompetence

Co nám to přineslo?• Ubylo emailů – také jich dostáváte tolik?• Můžeme tvořit na intranetu ankety – a ty se automaticky vyhodnocují• Najednou se ukazuje, že spousta lidí má co říct• Víme jak vypadají kolegové, co dělají a umí• Nehledáme horkotěžko jejich telefonní čísla – jsou na intranetu

14

Osvěžte! své představy

Instant messagingJak to je?• Každý se sám zaregistruje na MSN Live• Kdo s ním chce komunikovat tak si ho přidá (a musí vědět jak je zaregistrován)• Uživatel odsouhlasí přidání a začínají komunikovat – pokud to tedy celé podstoupí• Každý má jiného klienta (a IT nad tím nemá vládu)• Chybí integrace s MS Office• Informace opouštějí firmu (a my doufáme, že nás nikdo nesleduje)• Jsme závislí na serverech 3. strany – které občas nefungují

Jak to chceme změnit?• Instalace Office Communication Serveru ve firmě

Co nám to přinese?• Uživatelé budou registrování automaticky• Snadno si je kolegové přidají• Vše bude integrováno s MS Office nástroji – použití bude snazší• Budeme mít možnost využít webové konference, sdílení plochy• A hlavně – naše komunikace neopustí firmu

15

Osvěžte! své představy

Co jsme zjistili?Že• jsme pořád na začátku• nám to šetří práci • máme informace pohromadě• rychleji poznáváme nové kolegy• snadněji najdeme kolegu s požadovanou znalostí/koníčkem• ubylo nám emailů• ve spojení s MS Office 2007 je to opravdu o kousek lepší• plně to funguje opravdu jenom s Internet Explorer prohlížečem• lidé to opravdu začínají používat – pokud vidí, že jim to něco přinese

• ZMĚNA JE ŽIVOT!