Řešení správy dokumentů a workflow pro veřejnou správu na platformě IBM software

VUMS Legend Kdo jsme

• Softwarový dům• Na trhu IT od roku 1994

Zaměření společnosti - produkty• Groupware a dokument management na platformě LN

• Řízená dokumentace PointsRD, spisová služba KASYS, workflow aplikace, messaging

• Integrace systémů• Integrace ERP systému, Integrace LN a WebSphera

• Web a wireless aplikace• Intranet internet řešení Notes Portal, Wireless Vision pro

poskytování služeb LN na mobilní a PDA zařízení, WAP aplikace. Elektronická podatelna.

• Systémy na relačních databázích• Aplikace na platformě Informix, řešení pro integraci Informix a

LN, modul EasySynchronizer pro výměnu dat mezi RD a DD

VUMS Legend

Znalosti a certifikace

•Jsme IBM Premier Business Partner

•Vlastní technologie a aplikace certifikované pro provoz na sw platformách IBM. Atest elektronické podatelny E@desk

•Certifikace zaměstnanců pro platformu LN a Informix

•Obchodní certifikace SSM, WebSphera, StartNow

•Prověření zaměstnanců NBÚ

Současné projekty

Správa• Ministerstvo spravedlnosti – Informační systém pro vrchní a krajské

soudy• Ministerstvo vnitra – projekt EKIS II• Zdravotní pojišťovna MVČR – spisová služba, workflow smluv, řízená

dokumentace

Komerční sektor• Chemopetrol Litvínov - Integrace LN a SAP R/3, Obchodní systém

pronájmů, Workflow smluv, Řízená dokumentace• VČE – integrace ARIS a dokument managementu

Reference Komerční sektor

• Východočeská energetika• Severočeská energetika• Chemopetrol Litvínov• BorsodChem MCHZ • Rubena• Motorpal Jihlava• TNT Expres• APK• Olma Olomouc• Zdravotní pojišťovna MVČR

Správa• Ministerstvo zahraničních věcí• Ministerstvo vnitra• Ministerstvo spravedlnosti• ČSNI• ČIA• Obvodní úřad Praha 1 a Praha 6• IMI

Krajské úřady, pověřené obce

Kritický problém• Potřeba zvýšení vnitřní komunikace a týmové spolupráce úplným sdílením

informací formou kolaboračních řešení• Potřeba zvýšení a zefektivnění vnější komunikace s klientem (občanem) při

zajištění vysoké míry bezpečnosti při výměně informací. Důvod

• Umožnit výměnu a šíření konzistentních informací mezi všemi pracovníky úřadu, kteří tak mohou zvýšit znalostní základnu organizace.

• Postavit a zavést bezpečné a spolehlivé týmové procesy (workflow), které umožní organizaci poskytovat rychle kvalitní služby občanům

• Nabídnout občanovi možnost stát se aktivním účastníkem procesů Potřebné schopnosti

• Zajistit rychlý a bezpečný přístup k informacím a dokumentům (10 až 100 tisíce dokumentů)

• Zajistit zabezpečenou výměnu informací pro týmovou spolupráci• Zajistit úplný a bezpečný přístup občanů k výstupním informacím i přístup do

procesu zpracování

Očekávaný výsledek řešení

Snížení nákladů• Tisk dokumentů• Šíření a správu papírových dokumentů• Na e-mail komunikaci (Infrastruktura,bezpečnost, čas)• Školení a doškolování pracovníků• Při poskytování informací občanům

Zvýšení znalostí a schopností organizace Zvýšení rychlosti a kvality poskytovaných výstupů Zvýšení důvěryhodnosti a bezpečnosti poskytovaných

výstupů Zprůhlednění procesů = důvěra občana

Agenda

Problematika týmové spolupráce - Collaboration Aris – procesní modelování Aplikace pro řešení týmové spolupráce

• E@desk - elektronická podatelna• KASYS – spisová služba• DMS – dokument management systém, PointsRD• Wordatt – integrace na MS Office, sw 602

Bezpečnost Další kroky

Co je e-business collaboration?

Týmová spolupráce – Teamwork Komunikace Tvorba rozhodnutí Kritické procesy:

• Sledování (trasování) požadavků, Ustavení a rozvoj kontraktů s občanem, Vyjednávání – uvnitř i vně organizace, Dotazování, Sestavení komunit a týmů, Společné řešení problémů….

Customer Relationship Management

Procesy Supply Chain

Management

občané dodavatelé

Collaboration řešení

Sjednocený e-mail, Web přístup a kolaborativní workflow On-line distribuce informací a trasování workflow Nástroje umožňující týmovou spolupráci v různých jazykových prostředí

(EU, fondy) Osobní nebo sdílené pracovní prostředí vybavené nástroji pro týmovou

spolupráci:• Diskusní databáze• Knihovny dokumentů• Skupinové kalendáře• Úkolovníky

Intuitivní nástroje umožňující členům týmu sdílet nápady, informace a úkoly Aplikace pro komunikaci v reálném čase, avíza, sdílené vývěsky a znalostní

databáze

Aplikační server C/S systém Domino server, Notes klient, Základem serveru je objektová dokumentová databáze Replikační technologie, podpora on-line i off-line práce Podpora internet standardů, nativní podpora SMTP, MIME,

S/MIME, POP3, IMAP4 Databáze přístupné z Internetu – dynamický překlad do HTML Podpora mnoha WH platforem, clustering, virtuální servery,

škálování Vysoký stupeň zabezpečení, certifikace, šifrování – Asymetrická,

Symetrická šifra, elektronický podpis Řízení přístupu ACL – Access Control List Otevřené vývojové prostředí, podpora programátorských

standardů• Lotus Script, LSX, CGI, Java, JavaScript, XML - jazykDXL,

Servlety,

Aris – procesní přístup

Odborný koncept pl. stavu

Koncept rozložený na standard. SW

ImplementaceAnalýza současného stavu

Identifikovat procesyPopsat procesyAnalyzovat procesySlabá místa

Návrh alternativních procesůStanovení požadavků na podporu zpracování dat

Srovnání požadavků a standard. SWfunkcionalitystruktury datorg. struktury

CustomizingDodatečný vývojTestováníUvedení do provozu

Rychle k občanovi za

nízké náklady

ARIS – integrace s LN

Termín prozpracovánípřihlášky

Zpracovánípřihlášky

Termínžádosti

o průzkum

Zpracovánížádosti

o průzkumZpracování

výměru

Odpověď navýměr

Výměr

Přihláškapřijata

Akcepřiznávánípatentu

Udělenípatentu

Žádostzamítnuta

Vyznačeníudělenípatentu

Oznámenío zamítnutí

Podánížádosti

Změnavlastníka

Změnavlastníkaprovedena

Zápiszměny

vlastníka

Platebnívýměr

Zpracovánípl. výměru

Patentudělen

Koneckauzy

Platebnívýměr

zaplacen

LN - nsf

Přehled modelových aplikací DMS

• Evidence písemností• Spisová služba• Elektronická podatelna• PointsRD

• Interní audit

• Evidence měřidel

• Referátník

• Registr smluv

• Správa majetku

• Územní generel

• Povolení prací

• Workflow smluv

Další aplikace

• Evidence faktur, Faktury• Knihovna dokumentů• Hromadná korespondence• Akce a nepřítomnost• Databáze přístrojů• Správa pohledávek• Porady vedení• Evidence majetku• Úkolovník

Integrace• Požadavky na objednávku• Peněžní deník• Sklady• Řízení pracovníků• Integrace na smlouvy IXOS• Zakázky údržby

E@desk - charakteristika

Pracoviště pro příjem a odesílání datových zpráv

Kontrolování čitelnosti zprávy Předávání ověřeného podání k dalšímu řízení Prostředí – klient Lotus Notes Možnost integrace se Spisovou službou

KASYS – spisová služba

Úloha spisové služby• Evidence a přidělení došlé pošty• Evidence elektronické pošty• Vyřízení došlé pošty, kontrola vyřízení došlé pošty• Zařazení do spisu• Tvorba a odesílání pošty• Zadávání a příjem úkolů – úkolový lístek• Výkazy práce• Neevidovaná interní komunikace – koncepty• Evidovaná interní komunikace – Interní sdělení

Dokument management - PointsRD

PointsRD podporuje následující procesy

• Tvorba a evidování• Zpracování a připomínkování• Přezkoumání a ověření• Schvalování • Vydání a zveřejňování• Seznamování • Prověřování • Archivace

PointsRD - Související dokumenty

Připomínka• Uživatelům• Vedoucím útvarům

Prověrka• Potvrdit platnost• Přepracovat• Nahradit• Ukončit platnost

Podnět• Přepracovat• Ukončit platnost• Zamítnout

PointsRD - DMS v praxi

Systém jakosti• Požadavky na systém jakosti podle ISO

9000:2000

Služební předpisy• Příkazy, rozhodnutí, směrnice, pokyny,

…

Vnitřní řídící akta• Předpisy, zápisy, rozbory, studie,…

Záznamová dokumentace Řídící akty vnější

• Sbírka zákonů, externí předpisy,…

Řízená

dokumentace

Interní audity

Referátník

Registr smluv

Workflow smluv

Povolení prací

Obchodní případ

Evidence měřidel

WordAtt

Charakteristika technologie pro integraci na MS Office, sw602• Vícenásobné připojení příloh MS Word/Excel• Zobrazení příloh v režimu R/O• Otevření příloh v režimu W• Sledování změn a uložení• Emulace Notes/FX (překopírování obsahu polí v LN do záložek a

polí v přílohách)• Kopie přílohy do Rich Text v LN• Tisk s parametry nebo kompletního obsahu přílohy• Odstranění přílohy z dokumentu• Možnost čtení z MSIE

WordAtt – schéma

Databázev LN

Sklad dokumentů MS Office

Sklad šablon MS Office

Rn

Uživatel

ExterníAdresář

Bezpečnost

Důvěrnost ochrana dat před čtením neoprávněnými uživateli

Integritaochrana dat před modifikací či destrukcí nežádoucími uživateli

Dostupnostochrana poskytovaných služeb před degradací funkcí nebo jejich znepřístupněním oprávněným uživatelům

doména - server - síťdoména - server - síť

databázedatabáze

formulář pohledformulář pohled

sekce sekce dokumentdokument

polepole

bez právbez práv

depozitordepozitor

čtenářčtenář

autorautor

editoreditor

návrhářnávrhář

manažermanažer

Rodina e-business řešení IBM

Content Management SolutionsManage and distribute business critical content

e-Commerce Solutions

Buy and sell over the Internet

Infrastructure Management Solutions

Manage and secure infrastructure assets

Wireless Solutions

Connect employees to information they need, anytime, anywhere

Build and deploy the foundation for e-business

Infrastructure Solutions

Business Intelligence SolutionsAnalyze and understand business data for better decision-making

Collaboration Solutions

Extend and enhance e-business with human interaction

Jaký je další krok?

Navštivte naše stránky pro podrobnější informace o aplikacích• www.legend.cz

Podívejte se na stránky IBM kde najdete informace o platformách a technologiích nad kterými jsou naše řešení postavena• www.ibm.com/software

Využijte možnosti zápůjčky technologií nebo aplikací na 30 až 90 dnů

Domluvme se na osobníme setkání kde můžeme podrobně prodiskutovat modelové projekty, podmínky licencování, cenu a pracnost konkrétního řešení Vašich potřeb• Tomáš Budka, tbudka@legend.cz, 255 725 252