Úspěšné řízení projektu v průběhu realizace a udržitelnosti

Úřad Regionální radyregionu soudržnosti Jihozápad

Ing. Markéta Hanzalová

14.3.2012

www.rr-jihozapad.cz  

Obsah Povinnosti příjemců při realizaci projektu

Změny v realizaci projektu

Pravidla pro způsobilé výdaje

Předkládání monitorovacích zpráv

Kontrola projektů

Konzultace k veřejným zakázkám

Nejčastější chyby a opomenutí v předkládání MZ se ŽoP

www.rr-jihozapad.cz  

Povinnosti příjemce při realizaci projektu

Realizovat projekt v souladu s legislativou ČR a EU, zejména v oblasti zadávání VZ, VP a ŽP

Řídit se platnou dokumentací ÚRR – Příručka pro příjemce, Metodické pokyny, Metodická oznámení, Pravidla pro publicitu, Smlouva o podmínkách poskytnutí dotace atd.

Zahájit fyzickou realizaci projektu do 6 měsíců od podpisu smlouvy oběma smluvními stranami

Hlásit vzniklé změny v průběhu realizace projektu

Informovat ÚRR o postupu realizace projektu pomocí monitorovacích zpráv

Dodržovat harmonogram projektu

www.rr-jihozapad.cz  

Povinnosti příjemce při realizaci projektu

Naplnit monitorovací ukazatele uvedené ve smlouvě a udržet je po dobu udržitelnosti

Vést účetnictví nebo daňovou evidenci v souladu s předpisy ČR

Provést audit projektu

Dodržovat pravidla pro publicitu

Archivace dokumentace projektu po dobu min. 10 let (od finančního ukončení projektu)

Pojistit majetek pořízený v rámci realizace projektu min. na hodnotu jeho pořizovací ceny vztažené ke ZV projektu

Prosazovat princip rovných příležitostí a princip nediskriminace

www.rr-jihozapad.cz  

Změny v realizaci projektu

= jakékoliv změny oproti původnímu plánu

Příjemce je povinen neprodleně změnu oznámit, nejpozději

15 pracovních dní před tím, než změna reálně nastane

Neočekávané změny, které nesnesou odkladu, je příjemce

povinen oznámit nejpozději do 5 pracovních dní ode dne

vzniku změny

www.rr-jihozapad.cz  

Změny v realizaci projektu

Příjemce oznámí vzniklou změnu na formuláři Oznámení

příjemce o změně projektu. Přílohou oznámí jsou veškeré

doklady, které s příslušnou změnou souvisí.

Jedná-li se o změnu rozpočtu projektu, přílohou Oznámení je

formulář Změny v rozpočtu. V případě změny rozpočtu

víceetapového projektu se dokládá formulář za každou etapu

projektu i za celý projekt (např. 2 etapy – 3 formuláře).

Informace o provedených změnách musí být uvedena v

nejbližší monitorovací zprávě.

www.rr-jihozapad.cz  

Změny v realizaci projektu

Změna nepodstatná

Nezapříčiní změnu výstupů projektu, jedná se o tyto změny:

Změna obecných údajů o příjemci (statutární zástupce, kontaktní osoba, člen projektového týmu, adresa pro doručování, sídlo)

Změny smluv s partnery, které mají formální charakter (viz. bod 1),

Změny v rozpočtu mezi existujícími položkami, a to do výše max. 15% objemu položky v rámci jedné kapitoly (žádná z položek se nesmí změnit o více než 15%),

Změny mezi podpoložkami v rámci jedné položky rozpočtu, při kterých nedojde ke změně celkové výše položky,

Změna termínů konání dílčích akcí v rámci etapy/projektu (např. termíny výstav, festivalů),

www.rr-jihozapad.cz  

Změny v realizaci projektu

Změna nepodstatná

Změna termínu zahájení fyzické realizace (nesmí dojít k překročení 6 měs. lhůty od podpisu Smlouvy),

Změny v nezpůsobilých výdajích,

Snížení celkových výdajů projektu (např. vysoutěžení nižší než plánované ceny),

Změna počtu a termínů VŘ (bez ohrožení termínu ukončení fyzické realizace a ukončení projektu),

Drobné změny související se stavebními pracemi (nemění vnitřní dispozice stavby, nemá vliv na rozpočet, může však zapříčinit příp. odchylky v položkovém rozpočtu stavby).

www.rr-jihozapad.cz  

Změny v realizaci projektu

Změna podstatná menšího rozsahu

Nezapříčiní změnu výstupů projektu, jedná se o tyto změny:

Změna harmonogramu projektu (zahájení, ukončení fyzické realizace, ukončení projektu),

Změna způsobilých výdajů projektu mezi jednotlivými položkami v rámci jedné kapitoly rozpočtu nad 15%,

Změna čísla účtu příjemce, na který bude vyplacena dotace,

Přesun způsobilých výdajů mezi etapami projektu,

Změna v počtu etap projektu,

Změna struktury financování projektu (změna režimu plátce/neplátce).

Je schvalována vedoucím Odboru řízení programu.Po schválení je vyhotoven dodatek smlouvy.

www.rr-jihozapad.cz  

Změny v realizaci projektu

Změna podstatná většího rozsahu

Změna, která zapříčiní změnu indikátorů projektu,

Změna, která zapříčiní změnu výstupů projektu (aktivity, cíle).

Je schvalována VRR. Po schválení je vyhotoven dodatek smlouvy.

Další změny, které podléhají schválení VRR:

Souhlas poskytovatele dotace s převodem a pronájmem majetku pořízeného z dotace,

Souhlas se zřízením věcného břemene k majetku, výpůjčka majetku pořízeného z dotace.

www.rr-jihozapad.cz  

Změny v rámci ROP JZ obecně nepřípustné

Změny za všech okolností nepřípustné:

Zvýšení absolutního objemu nebo procenta dotace

www.rr-jihozapad.cz  

Změny v rámci ROP JZ obecně nepřípustné

Změny, u kterých je výjimečně možné v objektivně odůvodněných případech udělit výjimku:

Změna termínu zahájení fyzické realizace, která překročí lhůtu 6 měs. od podpisu Smlouvy,

Přesuny způsobilých výdajů mezi kapitolami v rozpočtu projektu,

Změna termínu ukončení fyzické realizace projektu, který bude navržen po termínu stanoveném jako nejzazší ve Výzvě,

Přesuny mezi investicemi a neinvesticemi v rozpočtu projektu,

Změna, která má vliv na snížení indikátorů a výstupů projektu,

Zastavovat majetek získaný, byť jen částečně, z dotace RR.

www.rr-jihozapad.cz  

Pravidla pro způsobilé výdaje

= výdaje, které mohou být spolufinancovány ze strukturálních fondů

Způsobilé výdaje musí splňovat následující podmínky:

– musí být vynaloženy v souladu s legislativou ES a ČR,

– musí být vynaloženy v souladu s podmínkami a cíli ROP NUTS II Jihozápad, vč. navazujících dokumentů,

– musí být přiměřené, tj. musí odpovídat cenám v místě a čase obvyklým,

– musí být vynaloženy v souladu s principy hospodárnosti, účelnosti, efektivnosti.

www.rr-jihozapad.cz  

Pravidla pro způsobilé výdaje

Z časového hlediska jsou výdaje způsobilé k proplacení pokud:

– vznikly během fyzické realizace projektu a byly uhrazeny nejpozději v den ukončení projektu/etapy, tj. když žadatel předkládá Žádost o platbu,

a zároveň– výdaje vznikly nejdříve v den předložení Žádosti o poskytnutí

dotace na ÚRR

Výdaje na projektovou dokumentaci jsou způsobilé i před výše uvedeným datem za předpokladu, že vznikly a byly uhrazeny po 1.1.2007.Výdaje na audit projektu jsou způsobilé i v případě, že byly

uskutečněny po ukončení fyzické realizace, ale uhrazeny do ukončení projetu.

www.rr-jihozapad.cz  

Pravidla pro způsobilé výdaje

Výjimka pro projekty zakládající veřejnou podporu realizované

v režimu regionální investiční podpory:

– způsobilost výdajů je stanovena od data sdělení řídícího orgánu, že projekt splnil podmínky způsobilosti v režimu regionální investiční podpory, tzn. přijatelnosti projektu, termín je žadateli sdělen písemně do 5 pracovních dnů od ukončení hodnocení přijatelnosti

www.rr-jihozapad.cz  

Pravidla pro způsobilé výdaje

Dokladování způsobilých výdajů– způsobilé výdaje musí být přímo a výhradně spojeny s realizací

projektu a jsou součástí rozpočtu, který je přílohou Smlouvy o poskytnutí dotace,

– výdaje musí být identifikovatelné a prokazatelné, musí být doložitelné účetními doklady,

– výdaje, které nejsou řádně doložené, jsou vždy považovány za výdaje nezpůsobilé,

– výdaje musí být zaplaceny a zaplacení musí být do data ukončení projektu a předložení monitorovací zprávy s žádostí o platbu (doložení kopie výpisu z bankovního účtu),

– transakce související s projektem musí být odděleně identifikovatelné od ostatních účetních transakcí s projektem nesouvisejících (doklady musejí být řádně označeny názvem a registr. č. projektu)

www.rr-jihozapad.cz  

Pravidla pro způsobilé výdaje

Rozhodným datem pro posouzení způsobilosti výdajů je datum

zdanitelného plnění; u výdajů, které nejsou předmětem daně z přidané

hodnoty, pak datum uskutečnění účetního případu.

Datum zdanitelného plnění nesmí překročit termín ukončení fyzické

realizace projektu a příslušný způsobilý výdaj musí být uhrazen do

data ukončení projektu (nejpozději do 20 pracovních dnů od data

ukončení fyzické realizace projektu, čili do data ukončení projektu).

www.rr-jihozapad.cz  

Předkládání monitorovacích zpráv

Příjemci informují ÚRR o realizaci projektů pomocí monitorovacíchzpráv. Obsahují popis uskutečněných a plánovaných aktivit, čerpánírozpočtu, proběhlých výběrových řízení, změn v projektu, naplňovánípředepsaných indikátorů ze Smlouvy o dotaci a další.

Typy monitorovacích zpráv:– Průběžná monitorovací zpráva– Etapová monitorovací zpráva– Závěrečná monitorovací zpráva– Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu

Kontrola monitorovacích zpráv probíhá v rámci administrativníkontroly projektů. Před proplacením dotace je projekt kontrolován i v rámci fyzické kontroly – kontrola na místě realizace projektu.

Monitorovací zprávy se liší v rozsahu požadovaných informací.S monitorovací zprávou jsou předkládány příslušné povinné přílohy.

www.rr-jihozapad.cz  

Průběžná monitorovací zpráva

– předkládaná jedenkrát za 6 měsíců

– podepsána příjemcem/pověřeným oprávněným zástupcem a doručena do 5 pracovních dnů na podatelnu ÚRR

– první monit. období je ukončeno po uplynutí 6 kalendářních měsíců následujících po kalend. měsíci, ve kterém byla uzavřena Smlouva o poskytnutí dotace (např. 1.5.2012 uzavřena smlouva, 30.11.2012 I.PMZ, 31.5. 2013 II.PMZ atd.)

– pokud by měla být průběžná monit. zpráva předložena do 1 měsíce před nebo po předložení etapové/závěrečné monit. zprávy nepředkládá se

– přílohou je kompletní zadávací dokumentace u doposud zrealizovaných VŘ (kontrola těchto podkladů se v praxi často kontrolu až s MZ s ŽoP)

www.rr-jihozapad.cz  

Etapová/Závěrečná monitorovací zpráva

– předkládána po ukončení etapy/projektu dle termínu uvedeného ve Smlouvě o poskytnutí dotace či dodatku ke Smlouvě

– přílohou je vždy: Žádost o platbu, Soupiska účetních dokladů, faktury, doklady o jejich zaplacení, doklady o zaúčtování, doložení vedení samostatné účetní evidence, Změny v rozpočtu, doklady o plnění indikátorů ze Smlouvy, doklady k proběhlým výběrovým řízením, uzavřené smlouvy s dodavateli, objednávky, doklady prokazující ukončení jednotlivých aktivit projektu (kolaudační souhlas, povolení k předčasnému užívání stavby, netýkající se stavby - předávací protokoly, dodací listy apod.) a další

– převážná většina příloh se dokládá v kopii (originál uchovává příjemce)

– nelze provést kontrolu následující etapové monit. zprávy, pokud není ukončena kontrola předchozí etapové monit. zprávy a prostředky proplaceny na účet příjemce

www.rr-jihozapad.cz  

Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu

– předkládána do 20 pracovních dnů po uplynutí každého roku od ukončení projektu (např. ukončení projektu 31.3.2012, I.MZU nejpozději do 20 prac. dnů po datu 31.3.2013)

– předkládána po celou dobu udržitelnosti projektu, tj. 5 let (3 roky MSP), od data ukončení projektu

www.rr-jihozapad.cz  

Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu

Přílohy monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu:

Doložení zaúčtování dotace dle Avíza o provedené platbě, účetní vypořádání případných pozastávek, popř. uveden majetku do užívání (zaúčtování majetku, inventární karty),

Podklady prokazující dodržení pravidel pro publicitu (fotodokumentace),

Dokladování nově vytvořených pracovních míst v souvislosti s projektem (pracovní smlouvy, pracovní náplně, přepočtený stav zaměstnanců, mzdové listy, pracovní výkazy či pracovní docházky),

Doklady o naplnění indikátoru „Počet nově certifikovaných ubytovacích zařízení v CR“ (Certifikát a Klasifikační znak dle Oficiální jednotné klasifikace ČR ubytovacích zařízení kategorie hotel, hotel garni, penzion, motel a botel případně jiný dle Definice indikátorů),

Dokumenty prokazující udržování ostatních indikátorů (čestné prohlášení),

Další dle relevantnosti projektu

www.rr-jihozapad.cz  

Fyzická kontrola

Z časového hlediska dělíme na:ex–ante – předběžná

interim – průběžná

ex-post – následná

Ex–ante Probíhá před podpisem Smlouvy o podmínkách dotace u

vybraného vzoru projektů (nejpozději do 20 prac. dní po rozhodnutí VRR o výběru projektů doporučených k financování)

Kontrolováno, zda stav popisovaný v benefitové žádosti odpovídá skutečnosti – místo realizace projektu, ověření realizace plánovaných výběrových řízení

www.rr-jihozapad.cz  

Fyzická kontrolaInterim

Probíhá v průběhu realizace projektu Každý projekt musí být zkontrolován min. jedenkrát po

dobu realizace Kontrolováno je především:

- vedení a uchování dokumentace spojené s realizací projektu v šanonu příjemce,

- místo realizace projektu,

- zda stav popisovaný v monitorovací zprávě odpovídá skutečnosti,

- plnění indikátorů,

- publicita projektu

www.rr-jihozapad.cz  

Fyzická kontrola Ex-post

Probíhá v období udržitelnosti projektu Kontrolováno především:

- udržení indikátorů projektu

- publicita projektu – pamětní deska

- uchování dokumentace k projektu

www.rr-jihozapad.cz  

Konzultace k veřejným zakázkám

Forma konzultace:

OsobníPísemnápo předchozí dohodě s příslušným finančním manažerem

Možnost nechat si nezávazně zkontrolovat zadávací dokumentaci a dokumenty vztažené k zahájení zakázky (např. výzvu či oznámení) → odhalení nepřiměřených kvalifikačních kritérií, nesprávných lhůt apod.

Finanční manažer prověří zadávací dokumentace či výzvy vyhodnocení předložené dokumentace, zda nějaká část není v souladu s legislativou či podmínkami ROP.

www.rr-jihozapad.cz  

Konzultace k veřejným zakázkám

Pokud nedojde k vyjádření ke všem skutečnostem uvedeným v předložené dokumentaci, neznamená to, že ÚRR JZ shledal správnost těchto dokumentů nebo že dokumenty nebudou předmětem dalších kontrol.

Kontrola má pouze informativní a konzultační charakter, ÚRR JZ nenese žádnou odpovědnost za případné nedostatky v zakázce a je na zvážení příjemce, zda bude uvedené vyhodnocení akceptovat.

www.rr-jihozapad.cz  

Nejčastější chyby v předkládaných monitorovacích zprávách se žádostí o platbu

Chybně uvedený termín skutečného předložení monitorovací zprávy

Stručný popis realizace projektu, který neobsahuje veškeré realizované aktivy projektu

Neuvedení veškerých vzniklých změn projektu či uvedení chybného termínu oznámení ŘO

Opomínání uvedení informace o dodatku ke Smlouvě o dotaci

Ve výběrových řízeních chybně uvedena výše předpokládané hodnoty a nasmlouvané ceny

Nedostatečný popis naplnění enviromentílních kritérií

Nedostatečný popis naplnění rovných příležitostí

www.rr-jihozapad.cz  

Nejčastější chyby příjemců v předkládaných přílohách monitorovacích zpráv se žádostí o platbu

Nesoulad mezi formuláři Žádost o platbu, Soupiskou účetních dokladů a Změny v rozpočtu

Špatně vyplněná Benefitová žádost o platbu (částka celkových způsobilých výdajů, křížové financování – v rámci ROP JZ není možné)

Nedoložení samostatné účetní evidence včetně sestavy z níž je patrné rozdělení investičních a neinvestičních výdajů, způsobilých a nezpůsobilých výdajů

Nedoložení opisu účetních dokladů s podpisy odpovědných osob včetně vnitřní směrnice organizace upravující účtování o projektu (oddělení účetnictví projektu od ostatních účetních operací)

www.rr-jihozapad.cz  

Nejčastější chyby příjemců v předkládaných přílohách monitorovacích zpráv se žádostí o platbu

Nerozepsání způsobilých a nezpůsobilých výdajů na faktuře v případě částečné způsobilosti faktury

Nedoložení příloh k fakturám (např. soupis provedených prací)

Nesoulad částky vystavené faktury s přiloženým soupisem prací

Opomenutí doložit kopii pojistné smlouvy

Nepředložení popisu zapojení partnera v rámci projektu/etapy

www.rr-jihozapad.cz  

Odkaz

www.rr-jihozapad.cz

•Příručka pro příjemce + přílohy

•Smlouva o poskytnutí dotace

•Pravidla pro publicitu

•Manuál vizuálního stylu

•Logo ROP Jihozápad, informační banner ke stažení

●Metodický pokyn ke způsobilým výdajům projektu

www.rr-jihozapad.cz  

Kontakty:

Ing. Markéta Hanzalová

hanzalova@rr-jihozapad.cz, tel: +420 389 058 622

Úřad regionální rady regionu soudružnosti Jihozápad

Jeronýmova 1750/21370 01 České Budějovice

Úřední hodiny: Pondělí: 8:00 - 16:30

Úterý – čtvrtek: 8:00 - 15:30

Pátek: 8:00 - 14:00

Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad

Jeronýmova 1750/21370 01 České Budějovice

www.rr-jihozápad.cz

Děkuji za pozornost