DIPLOMOVÁ PRÁCE prace - Document... · systémy pro správu dokument (DMS – Document Management...

VYSOKÁ ŠKOLA EKONOMICKÁ V PRAZE

DIPLOMOVÁ PRÁCE

2006 JI�Í HORNÍK

Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky

Katedra systémové analýzy

Student Ji�í Horník

Vedoucí diplomové práce doc. Ing. Vlasta St�ížová, CSc.

Rok vypracování 2006

Téma diplomové práce

Systémy pro správu dokument� (DMS) ve státní správ�

Prohlášení

Prohlašuji, že jsem diplomovou práci zpracoval samostatn�, a že jsem uvedl všechny použité prameny a literaturu.

V Praze dne 17.12.2006 …………………..

podpis

Pod�kování Tato práce by nemohla vzniknout bez pomoci n�kterých osob, kterým bych cht�l touto cestou za jejich podporu pod�kovat.

Prvním komu pat�í velký dík nejen za vedení a podporu p�i psaní práce, ale také za zprost�edkování spolupráce se spole�ností Siemens Business Services, je vedoucí diplomové práce paní docentka Vlasta St�ížová z Katedry systémové analýzy Vysoké školy ekonomické v Praze.

Dalšími v po�adí jsou moji spolupracovníci nejen z projektu ÚZSVM, ale všichni zam�stnanci SBS, které jsem za necelý rok v této firm� potkal, a kte�í m� v�ele p�ijali za svého kolegu. Z této skupiny bych jmenoval pouze své nejbližší kolegy z projektového týmu, vedoucí projektu Ing. Miroslavu Frýdlovou, a konzultanty DMS Ing. Pavla Ranše a Ing. Radima Pazderu, od kterých jsem se v rámci spolupráce se SBS nejvíce nau�il.

Poslední, ale jist� ne nejmenší dík, pat�í mé p�ítelkyni Zuzan� Malíkové za její velkou podporu a trp�livost, kterou projevovala po n�kolik m�síc�, kdy jsem veškerý volný �as v�noval psaní této práce.

D�kuji.

Obsah 1 Úvod ................................................................................................................................... 6

1.1 Slovo úvodem............................................................................................................. 6 1.2 Definice základních pojm�......................................................................................... 8

1.2.1 Dokument (Document)....................................................................................... 8 1.2.2 Správa dokument� (DM - Document Management).......................................... 8 1.2.3 Systém pro správu dokument� (DMS – Document Management System) ....... 9 1.2.4 Obsah (Content) ................................................................................................. 9 1.2.5 Správa obsahu (ECM – Enterprise Content Management) ................................ 9 1.2.6 Spisová služba (SSL) ....................................................................................... 10 1.2.7 Státní správa ..................................................................................................... 11

1.3 Úloha DMS na cest� k e-Governmentu.................................................................... 11 2 Document Management Systems ..................................................................................... 14

2.1 Co je a co není DMS ................................................................................................ 14 2.2 DMS v architektu�e IS organizace ........................................................................... 17 2.3 Jednotlivé komponenty správy obsahu a jejich podpora IT..................................... 23

2.3.1 Vstup obsahu do systému (Komponenta Capture) ........................................... 23 2.3.2 Správa a ob�h dokument� (Komponenty Manage, Store a Workflow) ........... 27 2.3.3 Vyhledávání a zp�ístupn�ní (Komponenta Deliver)......................................... 33 2.3.4 Zálohování a elektronická archivace (Komponenta Preserve)......................... 36

2.4 Významné SW produkty ECM ................................................................................ 38 2.4.1 EMC Documentum .......................................................................................... 38 2.4.2 IBM a FileNet................................................................................................... 39 2.4.3 OpenText Livelink a Hummingbird................................................................. 39 2.4.4 Stellent.............................................................................................................. 40 2.4.5 ELO Digital Office........................................................................................... 40 2.4.6 Microsoft Office Sharepoint Server ................................................................. 41 2.4.7 TreeINFO ......................................................................................................... 41 2.4.8 �ešení pro SAP ................................................................................................ 42 2.4.9 Nuxeo ............................................................................................................... 42

3 DMS ve státní správ� �R................................................................................................. 43 3.1 Legislativní rámec .................................................................................................... 43

3.1.1 Zákon �. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové služb� .................................. 43 3.1.2 Ostatní zákony.................................................................................................. 45

3.2 Využití DMS v ú�adu - vybrané p�ípadové studie ................................................... 52 4 Informa�ní systém spisové služby na ÚZSVM................................................................ 58

4.1 Charakteristika ÚZSVM .......................................................................................... 58 4.2 Cíle a p�ínosy projektu ............................................................................................. 59 4.3 Technologická architektura �ešení ........................................................................... 59 4.4 Analýza workflow proces� ÚZSVM........................................................................ 61 4.5 Možnosti dalšího rozvoje ISSSL.............................................................................. 63

5 Záv�r................................................................................................................................. 66 Použité informa�ní zdroje ........................................................................................................ 68 Seznam obrázk� a tabulek........................................................................................................ 72 Rejst�ík ..................................................................................................................................... 73 P�ílohy ...................................................................................................................................... 74

Systémy pro správu dokument� ve státní správ� Katedra systémové analýzy

Strana 6 (celkem 81)

1 Úvod

1.1 Slovo úvodem Není tajemstvím, že státní správa bývá, nejen v �eské republice, ob�any �asto vnímána jako nepružná a

n�kdy dokonce až zbyte�ná �innost. �as od �asu m�žeme zaslechnout i mnohem tvrdší soudy. Tyto názory, a�

mnohdy mohou k�ivdit velké spoust� kvalitních lidí, kte�í na ú�adech pracují a snaží se svoji práci d�lat co

nejlépe, mají sv�j p�vod v reálných zkušenostech ob�an� s nedodržením lh�t, n�kdy dokonce i s absencí

jakékoli reakce na jejich podn�ty, s kauzami táhnoucími se neúm�rn� dlouho atd.

Cestou z této situace je dlouhodobá práce na zvyšování efektivnosti státní správy a zkvalit�ování služeb

ob�an�m, kte�í musí být vnímáni jako koncoví zákazníci státu.

Vzhledem k tomu, že v�tšina operací ve státní správ�, podobn� jako v jakékoli jiné administrativní jednotce,

spo�ívá ve zpracování informací, je nad�je na zvýšení efektivity a produktivity práce ú�edník� vkládána do

po�íta�ov� podporovaných informa�ních systém� (IS/ICT).

Vizí, ke které snahy o rozvoj státní správy sm��ují, je tzv. e-Government, který spo�ívá p�edevším ve

vým�n� informací a služeb mezi státní správou a ostatními subjekty prost�ednictvím moderních komunika�ních

technologií. Nutno ovšem podotknout, že jednak jsme jako spole�nost od této vize ješt� pom�rn� vzdáleni (mj.

kv�li nep�ipravenosti zna�né �ásti ob�an� tyto služby �erpat), a za druhé ani vytvo�ení elektronických rozhraní

mezi jednotlivými subjekty nezaru�í efektivnost celého systému. Krom� efektivní komunikace mezi r�znými

subjekty je nutné ješt� efektivní fungování samotných t�chto jednotek, v našem p�ípad� ú�ad�, obcí a dalších

organiza�ních složek státu.

Pokud bychom si tedy ú�ad rozd�lili na rozhraní pro styk s ostatními subjekty (front-office) a �ást

podporující toto rozhraní (back-office), bylo by cílem první �ásti poskytovat služby prost�ednictvím mnoha

komunika�ních kanál� a cílem druhé �ásti prost�ednictvím standardizovaných proces� tyto služby vytvá�et.

Zvyšování efektivity jak front-office tak back-office složky není samoz�ejm� výhodné pouze pro ob�any jako

zákazníky, kte�í dostanou lepší služby v kratším �ase, ale také pro samotné ú�edníky, kte�í dané služby mohou

vytvá�et s vyšší produktivitou, a také pro spole�nost jako celek, nebo� je šet�eno prost�edky da�ových

poplatník�.

Jak bylo již zmín�no, tak nejv�tší podíl práce ú�ad� tvo�í zpracování informací. Tyto informace jsou velmi

�asto ukládány a p�enášeny prost�ednictvím dokument� (v elektronické nebo listinné podob�). Klí�em k

efektivnímu fungování administrativních organizací je tedy práv� vytvo�ení jednoduchého a práci

nezpomalujícího systému práce s dokumenty. Po�íta�ovou podporu zpracování dokument� p�edstavují tzv.

systémy pro správu dokument� (DMS – Document Management Systems).

Role systém� pro správu dokument� a souvisejících technologií p�i zvyšování efektivnosti státní správy je

hlavním p�edm�tem zájmu této práce. Obsah této práce je proto rozd�len do t�í hlavních �ástí, které jsou

se�azeny od obecného ke konkrétnímu.

První �ást uvádí �tená�e do problematiky DMS a souvisejících technologií bez ohledu na jejich aplikaci v

oblasti státní správy. Cílem je zde popsat možnosti t�chto systém� a jejich za�azení do celkové architektury

informa�ního systému organizace. Na vybraných produktech je prezentována typická funkcionalita DMS a



technologií, se kterými DMS spole�n� tvo�í podporu pro tzv. správu podnikového obsahu (ECM – Enterprise

Content Management). Dále budou popsány jednotlivé etapy práce s dokumenty od jejich vstupu do organizace

po jejich archivaci a p�ípadnou skartaci. P�ínosem této �ásti je p�iblížení možností moderních technologií

zpracování dokument� a vymezení základních kategorií v této oblasti.

Druhá �ást se již zabývá využitím DMS ve státní správ�. P�edevším jde o podporu tzv. spisové služby, která

je povinná pro organiza�ní složky státu a další tzv. ur�ené p�vodce. Smyslem a p�ínosem této kapitoly je jednak

vymezení legislativních požadavk� na práci s dokumenty ve státní správ� (p�edevším ve smyslu spisové služby)

a za druhé prost�ednictvím vybraných p�ípadových studií ilustrovat, jak a s jakým úsp�chem je p�i podpo�e této

�innosti využito po�íta�� a speciálního softwaru.

Ve t�etí �ásti je podrobn� rozebrán projekt Informa�ního systému spisové služby (dále IS SSL), který na

Ú�ad pro zastupování státu ve v�cech majetkových (dále ÚZSVM) dodává spole�nost Siemens Business

Services s.r.o. (dále SBS). Díky ú�asti autora na tomto projektu bylo možno získat a uvést n�které podrobn�jší

informace než ty, které by mohly být získány z klasické p�ípadové studie. Po úvodních informacích o ÚZSVM a

o samotném projektu IS SSL budou analyzovány klí�ové procesy spisové služby, které dodávaný systém

podporuje. Hlavním p�ínosem této kapitoly je prost�ednictvím navržených možností rozvoje IS SSL ilustrovat

postup jak na základ� technologií podporujících spisovou službu (postupy dané zákonem) vystav�t �ešení, které

tuto spisovou službu p�esahuje a blíží se spíše podpo�e správy podnikového obsahu (ECM).

Cíle práce vyplývají mj. ze zadání a lze je explicitn� vymezit takto:

• Charakterizovat pojem DMS v kontextu dalších pojm� z této oblasti (nap�. ECM).

• Shrnout teoretická hlediska správy dokument� z technologického, organiza�ního i

legislativního úhlu pohledu.

• Na základ� p�ípadových studií zhodnotit možné p�ínosy a rizika projekt� DMS ve státní

správ�.

• Na p�íkladu projektu ÚZSVM analyzovat procesy vedení spisové služby a navrhnout

možnosti rozvoje informa�ního systému spisové služby.

Celá práce by potom mohla posloužit informa�ním manažer�m ve státní správ� jako inspirace jak

prost�ednictvím sofistikovaných technologií zvyšovat efektivitu administrativních �inností a tím také výrazn�

podpo�it výkonnost nejen svého ú�adu, ale také státní správy jako celku. Tyto inova�ní aktivity bezesporu v

budoucnu zvolna povedou mj. k vnímání státní správy jako partnera poskytujícího svým zákazník�m-ob�an�m

užite�né služby efektivn�ji než je tomu v sou�asnosti.



1.2 Definice základních pojm� Vzhledem k tomu, že n�které pojmy použité v této práci mohou být v praxi r�zn� definovány, je vhodné

hned na za�átku up�esnit definice klí�ových pojm� tak, jak zde budou chápány. Další pojmy budou také

vysv�tleny p�ímo v textu (pomocí poznámek pod �arou) v okamžiku, kdy jsou poprvé použity nebo pokud by

jejich definice v konkrétním p�ípad� neodpovídala definici standardní.

1.2.1 Dokument (Document) Pokud jde o systémy pro správu dokument�, je jasné, že prvním pojmem, který musí být definován, je práv�

dokument. I když je patrn� intuitivn� z�ejmé, o co se jedná, uvidíme dále, že definovat pojem dokument není

zcela triviální. První, co napadne pr�m�rného po�íta�ov� gramotného �lov�ka, je zadat do internetového

vyhledáva�e Google dotaz typu define:document. B�hem n�kolika málo sekund již m�že �íst, že dokument je

nap�íklad:

• Písemnost, která obsahuje informace

• Soubor vytvo�ený libovolnou aplikací (tedy text, ale i obrázek, video atd.)

• Kus papíru obsahující d�ležité údaje

• Entita nesoucí libovolné informace

Pokud bychom vynechali p�íliš specifické definice z konkrétních aplika�ních oblastí, došli bychom k

záv�ru, že dokument m�že být opravdu cokoli, co nese n�jakou informaci. Tedy text, zvuk, obraz �i video.

Dokument potom m�že existovat jak v elektronické, tak i v papírové form�. M�že být strukturovaný (nap�.

faktura, výkaz) nebo nestrukturovaný (dopis, �lánek).

Velmi d�ležité je uv�domit si, že dokument m�že být uložen r�zným zp�sobem a to zejména jako: papír,

elektronický obraz (nelze pracovat jako s textovým souborem) a plný text v elektronické form� (lze pracovat s

textem). Mezi t�mito formami lze s ur�itými omezeními p�evád�t pomocí technologií skenování [DI - Document

Imaging], optického rozpoznávání textu [OCR - Optical Character Recognition] a tisku.

V p�ípad� správy dokument� dále pracujeme s ur�itými strukturovanými daty (indexy). P�íkladem index�

m�že být nap�. název dokumentu, jméno autora, datum a �as vzniku a další. Indexy mohou být jednak sou�ástí

dokumentu, ale mohou také pocházet i z jiného zdroje. Vždy jsou však ješt� uloženy v n�jaké strukturované

form� (papírové �i elektronické). Indexy hrají zásadní roli p�i vyhledávání a filtrování dokument�.

Zatímco dokument je tedy pouze p�vodní zdroj informace (nap�. dopis), p�i správ� dokument� m�že

existovat v r�zných formách - papírový originál, papírové kopie, elektronické obrazy v r�zných formátech,

textové dokumenty v r�zných formátech, k dokumentu náležející indexy (metadata) atd. Jak je vid�t i s abstrakcí

od dalších forem dokument� (nap�. audio, video), hrozí p�i práci s dokumenty vznik pom�rn� zna�ného

nepo�ádku. Udržet ve firemních dokumentech (resp. i dalších datech) po�ádek je úkolem pro správu dokument�

(resp. obsahu).

1.2.2 Správa dokument� (DM - Document Management) Je �innost, která pokrývá procesy p�íjmu, vzniku, životního cyklu, ob�hu, vypravení, archivace a skartace

dokument� v organizaci. Soust�edí se p�edevším na procesní a metodickou stránku v�ci. Odpovídá na otázky kdo



a jakým zp�sobem v organizaci s dokumenty nakládá. Definuje typy dokument� a p�ístupová práva jednotlivých

rolí/pracovník�. Dále ur�uje, jakými technologickými prost�edky je práce s dokumenty v organizaci

podporována, používané formáty elektronických dokument�, šablony pro standardní typy dokument� atd.

1.2.3 Systém pro správu dokument� (DMS – Document Management System) V tomto textu je DMS chápán jako speciální software podporující evidenci dokument� organice, �ízení verzí

a p�ístupových práv. V sou�asné dob� se z p�vodn� �istých DMS vyvíjejí integrované balíky podporující

kompletní ECM (viz dále). Z tohoto d�vodu je �asto problematické odlišit DMS od ECMS1.

Pokud však budeme dále hovo�it o DMS, respektive systému pro správu dokument�, je vždy myšlen ur�itý

software, který podporuje �innosti správy dokument� definované v kapitole 1.2.2, p�ípadn� svou funkcionalitou

pokrývající i další �innosti ECM (definováno v kapitole 1.2.5).

1.2.4 Obsah (Content) Za obsah je v této práci považován informa�ní obsah organizace, tedy veškerá její data, která jsou jak

potenciálním, tak aktuálním nositelem ur�ité informace. Pod pojem obsah spadají jednak výše definované

dokumenty a krom� nich také ostatní obsah, který nemá formu dokument� (nap�íklad data z ekonomického

systému, adresá�ové služby, kalendá�e apod.). Nabízí se otázka, podle jakého hlediska odlišit dokument od

ostatního obsahu? Jde o to, že dokument obsahuje krom� údaj� také pot�ebný kontext pro jejich interpretaci. Na

druhou stranu ostatní data poskytují informaci pouze, pokud je použito dalšího nástroje pro jejich zobrazení ve

správném kontextu. Samoz�ejm� je možné také provést transformace z dokumentu na „holá“ data a obrácen�.

P�íkladem m�že být vytišt�ní sestavy nebo naopak indexace (vyt�žení) strukturovaných informací z dokumentu.

1.2.5 Správa obsahu (ECM – Enterprise Content Management) V sou�asné dob� se stále �ast�ji místo DMS hovo�í práv� o ECM. D�vodem m�že být to, že jak pot�eby

firem, tak i funkcionalita p�vodních DMS systém� již dnes zna�n� p�esahují hranice pojmu DMS. V úvodní

kapitole byl použit termín DMS a související technologie, který je z hlediska technologického v této práci

považován za synonymum ECM. V dnešních �ešeních pro správu obsahu (ECM) tvo�í DMS totiž pouze jakési

jádro, které je obaleno dalšími technologiemi, z nichž n�které již byly jmenovány d�íve a v dalším textu budou

relativn� podrobn� popsány. Dnes již nesta�í pouze evidovat dokumenty, ale je nutné standardizovat a

po�íta�ov� podporovat práci se všemi firemními informacemi. Z hlediska �inností, které ECM obnáší, a

technologií, které tyto �innosti podporují, si lze p�edstavit zejména následující (dle [INT_ 5] a [INT_ 6] ):

• Zachycení (Capture) - Tato komponenta ECM tvo�í jakýsi vstup obsahu do systému ECM.

Pod pojmem obsah m�žeme ve smyslu p�edchozí definice rozum�t: Papírovou

korespondenci, e-maily, dokumenty ve formátu XML p�icházející od obchodních partner�,

data generovaná ekonomickým systémem, elektronické nebo papírové formulá�e a další.

Zachytávány jsou pouze takové informace, jejichž vedení v systému ECM je ú�elné. Nikoli

nap�. reklamní letáky. Používané skupiny technologií jsou ty, které podporují: skenování,

zpracování formulá��, rozeznání (OCR a další technologie), kategorizaci a indexaci.

1 Zkratka ECMS (Enterprise Content Management System) není v praxi p�íliš využívána. O t�chto produktech se hovo�í pouze jako o ECM.



• Správa (Manage) – V režimu správy se obsah nachází v období, kdy je s ním nakládáno. V

této fázi jsou využívány p�edevším technologie DMS pro uložení a �ízení p�ístupu k

dokument�m, Workflow (Wf) pro podporu firemních proces�, Groupware pro podporu

spolupráce, Web Content Management pro publikování informací na internetu i intranetu,

Records Management pro podporu práce s dokumenty podléhajícími legislativním

požadavk�m (nap�. z hlediska doby archivace).

• Do�asné uložení (Store) – Jsou využívána úložišt�, která jsou kombinací databázových

technologií (obvykle pro metadata) a souborových systém� (nap�. pro obrazy dokument�

nebo textové soubory). Do t�chto do�asných úložiš� je obsah umíst�n z komponenty

„zachycení“ a je využíván komponentou „správa“. Když již není t�eba mít obsah (nap�.

dokument) dostupný, je rozhodnuto o jeho vy�azení nebo p�esunu do následující komponenty

„trvalé uložení“.

• Trvalé uložení (Preserve) – tato �ást ECM p�edstavuje problematiku dlouhodobé archivace

materiál�, se kterými se již nepracuje a bylo rozhodnuto o jejich uložení. �eší se zálohy a

obnova takových dat stejn� jako migrace na soudobé nosi�e (z d�vodu fyzického i morálního

zastarávání nosi��).

• Dodávání informací (Deliver) – je sou�ástí ECM, která �eší vyhledání a výstup informací ze

systému. Jedná se o smysluplné využití firemních informací – vyhledání relevantních

informací, znovupoužití, publikování, tisk nebo nap�íklad dodávání personalizovaných

informací.

Pojem ECM m�že být chápán ve t�ech r�zných významech jako:

1. �innosti uvedené výše. Tedy jakýsi procesní pohled. V této souvislosti lze použít i pojem

informa�ní management, nebo� bylo uvedeno, že pod pojmem obsah je myšlen obsah informa�ní.

Jde tedy o definování druh� obsahu a pravidel pro nakládání s nimi. ECM tedy pokrývá všechny

�innosti správy podnikových informací.

2. Softwarové produkty pro podporu t�chto �inností. Zde by se analogicky k DMS hodil spíše pojem

ECMS jako Enterprise Content Management System. Nicmén� tento pojem je v praxi nahrazován

práv� zkratkou ECM nebo n�kdy historickým pojmem DMS.

3. Odv�tví, které dané softwarové produkty dodává. Mezi sou�asné lídry2 tohoto trhu pat�í spole�nosti

IBM, OpenText, EMC �i Hummingbird.

N�kdy bývá pojem DMS chápán ší�eji než jako sou�ást správy firemního informa�ního obsahu (op�t

historická záležitost). V tomto p�ípad� ale dochází ke zna�nému p�ekryvu a nejasnosti v t�chto pojmech.

1.2.6 Spisová služba (SSL) Spisová služba je dle [KNI_ 6]: „Zajiš�ování úkon� spojených s p�íjmem, ob�hem, odesíláním, ukládáním a

vy�azováním písemností3“. Vidíme zde tedy jistý p�ekryv jak s definicí správy dokument�, tak s definicí správy

2 Dle Gartner Magic Quadrant for Enterprise Content Management, 2005.



obsahu. Je také evidentní, že pojem spisové služby je o n�co užší (speciáln�jší) než správa dokument� nebo

obsahu.

D�ležité je, že orgány státní správy jako tzv. „ur�ení p�vodci“ jsou povinni vykonávat spisovou službu ze

zákona, a to bu písemnou, nebo elektronickou formou. Pokud se rozhodnou pro elektronickou

(automatizovanou) formu, mohou pro podporu �inností spisové služby využít buto speciální software �i

systémy DMS (resp. ECM). Využití specializovaného softwaru má výhodu v nižších po�áte�ních nákladech.

Druhou stranou mince je ale to, že tento software již v�tšinou neposkytuje další funkcionalitu balík� ECM, která

umožní dále zefektiv�ovat vnit�ní (back-office) procesy v organizaci. Vhodným modelem, p�edevším pro v�tší

organizace s v�tším rozpo�tem, by potom mohla být implementace spisové služby v jednom z „velkých“ ECM

balík� a následný rozvoj funkcionality sm�rem k maximální integraci informa�ního obsahu organizace.

1.2.7 Státní správa Státní správa [INT_ 3] je ve formálním pojetí soustavou institucí (ú�ad�), které se starají o v�ci ve�ejné.

Spolu se samosprávou tvo�í tzv. ve�ejnou správu. Rozdílem od soukromého sektoru podstatným z hlediska

správy dokument� je nap�íklad více povinností kladených na �innost ú�ad� legislativou (nap�. povinnost vést

spisovou službu, povinnost poskytovat informace v ur�ených lh�tách a podobn�). Další rozdíly od privátního

sektoru plynou nap�íklad ze zp�sobu financování, �ízení „shora“ apod.

V praxi bývá tento pojem nesprávn� zam��ován práv� s pojmem ve�ejná správa, který je ale z hlediska

materiálního širší. Použití t�chto pojm� jako synonyma je ve formálním (institucionálním) pojetí p�ípustné,

nebo� i samosprávné orgány (nap�. obce) mohou �áste�n� vykonávat státní správu (v p�enesené p�sobnosti).

1.3 Úloha DMS na cest� k e-Governmentu Již v kapitole 1.1 byl stru�n� zmín�n e-Government jako cíl, ke kterému sm��ují (�i spíše ke kterému by

m�ly sm��ovat) snahy o rozvoj státní správy. Tento pojem a jeho souvislost s DMS je t�eba rozebrat více než by

bylo vhodné se mu v�novat v úvodu práce. Proto je této problematice vyhrazena alespo� samostatná kapitola (i

když by vydala nejmén� na samostatný �lánek).

Samotný pojem e-Government je pom�rn� zna�n� široký a jeho obsah proto m�že být odlišn� chápán. Jedná

se v podstat� o využití moderních informa�ních a komunika�ních technologií ve státní správ� s cílem

rychlejšího, levn�jšího a spolehliv�jšího poskytování služeb ve�ejnosti. Tedy to, co bylo popsáno již v úvodu.

Podle této definice lze �íci, že již te n�jaký e-Government existuje, a že „cesta k e-Governmentu“ není

rozhodn� cesta k n�jakému kone�nému stavu, ale spíše neustálá inovace a snaha o optimální využití dostupných

technologií. Pokud by cílem bylo práv� optimální využití dostupných technologií, lze konstatovat, že tento cíl je

dosažitelný a udržitelný, p�i�emž v sou�asnosti zdaleka dosažen není. Soudobé technologie, p�edevším internet,

již v podstat� umož�ují realizovat vize e-Governmentu ve smyslu elektronického kontaktu se státní správou.

Vytvo�ení komunika�ních rozhraní podobných t�m z elektronické komerce (nap�. G2C – Government to Citizen,

G2B – Government to Business a další) je ale pouze malou �ástí elektronické státní správy (e-Governmentu),

podobn� jako elektronická komerce je podmnožinou elektronického podnikání (e-Business).

3 Termín písemnost lze považovat za synonymum pojmu dokument.



Webový portál typu �eského Portálu ve�ejné správy (http://portal.gov.cz) je sice velice sofistikovaný,

moderní a perspektivní, ale stále „jen“ jeden z komunika�ních kanál�. Je tedy z�ejmé, že pohled na

e-Government jako na pouhou možnost styku s ú�ady p�es internet by byl zna�ným ochuzením tohoto pojmu.

Nejen že státní správa musí podporovat také maximální množství ostatních kanál� (telefon, pošta, e-mail, osobní

styk a další), ale také je nutné tyto kanály vzájemn� ú�eln� kombinovat. Zachování podpory tradi�ních kanál� je

dále nutné zejména proto, že stále existuje, a v dohledné dob� s velkou pravd�podobností existovat bude, zna�ná

skupina obyvatel, kte�í nejsou schopni nebo ochotni nejmodern�jší technologie využívat. Úkolem „architekt�“ e-

Governmentu v této jeho �ásti je tedy vytvo�ení co nejv�tší dostupnosti ve�ejné správy pro ve�ejnost.

Druhá �ást e-Governmentu, v úvodu popsaná jako back-office, je z hlediska efektivity státní správy ješt�

významn�jší. Ministerstvo informatiky na svém webu [INT_ 1] hovo�í o elektronizaci vnit�ních agend státní

správy jako o klí�ovém prvku, který je nutnou podmínkou pro to, aby ob�ané mohli p�istupovat ke službám

státní správy nezávisle na lokalit� a použitém komunika�ním kanálu.

Systémy DMS a související technologie (tvo�ící spole�n� nástroje pro správu obsahu ve státní správ�) jsou v

tomto p�ípad� klí�ovým prvkem architektury informa�ního systému ve�ejné správy (ISVS), který postupn�

vzniká, aby podporoval moderní služby státní správou poskytované. V této architektu�e tvo�í významný

integra�ní prvek jednak p�i p�evodu informací p�ijatých p�es jednotlivé komunika�ní kanály na jednotnou formu

probíhající unifikovanými procesy back-office (nap�. naskenování papírového dokumentu, p�ijetí e-mailu,

záznam telefonátu apod.), za druhé je významným prvkem �ízení samotných proces� (Workflow/BPM).

Je evidentní, že v sou�asnosti neexistuje, a ani v budoucnu z�ejm� existovat nebude, jednotný homogenní

informa�ní systém ve�ejné správy ve smyslu jedné velké aplikace s jednou databází poskytující všechny služby.

Naopak, vždy se bude jednat o zna�n� heterogenní prost�edí integrované na r�zných úrovních:

1. Integrace na úrovni jednoho ú�adu (nap�. organiza�ní složky státu)

2. Integrace na úrovni mezirezortní a mezinárodní spolupráce (sdílení informací mezi n�kolika

organiza�ními složkami státu nebo na mezinárodní úrovni)

3. Integrace rozhraní mezi státní správou a ve�ejností.

Integrace na t�chto t�ech úrovních probíhá paraleln� a kontinuáln�. P�íkladem první úrovn� m�že být

zavád�ní a rozvoj systému správy dokument� (resp. spisové služby) na Ú�adu pro zastupování státu ve v�cech

majetkových popisované v kapitole 4 tohoto textu. P�íkladem integrace druhé úrovn� m�že být vytvo�ení

centrálních registra�ních míst projektu ZAP, která usnad�ují založení firmy. V tomto p�ípad� je hlavní

myšlenkou to, aby stát nepožadoval po podnikatelích opakovan� informace, které již existují v databázích

n�které z jeho organiza�ních složek. P�íkladem integrace komunika�ních kanál� (t�etí úrove�) je v �eské realit�

zmi�ovaný Portál ve�ejné správy (PVS). Hlavní myšlenkou je zde to, aby ob�ané p�istupovali ke službám státní

správy p�es jedno místo. Krom� dalšího rozvoje PVS je dále možné pod vlivem vzoru velkých spole�ností s

miliony zákazník� uvažovat o z�ízení integrovaných kontaktních center s využitím technologií známých z oblasti

CRM (Citizen/Customer Relationship Management) a podobn�. Nicmén� tyto p�edstavy jsou v sou�asnosti spíše

utopií.

V této práci se bude nej�ast�ji uvažovat v kontextu první úrovn�, tedy integrace na úrovni jednoho ú�adu.

D�vod� je hned n�kolik. Za prvé tato integrace je nutnou podmínkou pro úsp�ch integrace na zbylých úrovních.



Za druhé je v sou�asnosti nejaktuáln�jší z hlediska vynakládaného úsilí. Za t�etí je práv� projektu z této oblasti

v�nována praktická �ást této diplomové práce – kapitola 4.

Východiskem je tedy situace ú�adu, který buduje (resp. inovuje) sv�j informa�ní systém. Tento informa�ní

systém musí v budoucnu být schopen spolupráce s informa�ními systémy ostatních prvk� státní správy práv�

tak, aby spole�n� tvo�ily tzv. ISVS, ve kterém každá �ást poskytuje ur�itý podíl služeb. Vnit�ním integra�ním

prvkem bude systém pro správu dokument� a související technologie, které spole�n� umož�ují �ídit toky

informací uvnit� organizace a také sledovat jejich životní cyklus.



2 Document Management Systems

2.1 Co je a co není DMS Jak je vid�t již z definice pojm� v úvodu této práce, pojem DMS není vždy chápán zcela jednozna�n�. Je

tomu tak p�edevším z historických d�vod�. Jinými slovy proto, že technologie, které jsou dnes souhrnn�

ozna�ovány jako Enterprise Content Management (ECM), vznikaly rozši�ováním a „obalováním“ p�vodních

DMS. Hranice mezi DMS a technologiemi jako Document Imaging, nebo Workflow management není p�íliš

ostrá. Tato neostrost je d�sledkem vzájemné integrace t�chto technologií a je jist� pozitivní. Výsledkem je, že

dnešní DMS nelze chápat odd�len�, ale jen v souvislosti s ostatními technologiemi, které jsou komponentami

ECM. V praxi je tak možné se setkat s tím, že ozna�ení DMS je používáno i tam, kde by m�l být používán

pojem ECM.

Cílem této podkapitoly je vymezit, která funkcionalita spadá pod úzké vymezení Document Management

Systems (DMS) a jaká stojí naopak mimo.

Historie DMS sahá do období, kdy p�estával vyhovovat model odd�leného zpracování podnikových úloh

[KNI_ 4]. Tento model byl v oblasti OIS (Office Information Systems) charakterizován nasazením odd�lených

aplikací jako textový editor, tabulkový kalkulátor a dalších. Soubory, které uživatelé pomocí t�chto aplikací

vytvá�eli, byly uloženy na lokálních discích, vznikaly jejich r�zné verze, které byly op�t uloženy u r�zných

uživatel�. Jednotlivé dokumenty si uživatelé mohli p�edávat nap�íklad na disketách, nebo e-mailem jako p�ílohu.

Z hlediska �asu nelze tuto fázi za�adit, protože zatímco n�kde je stále realitou, jinde m�že být dávnou minulostí.

Jisté však je, že udržet za t�chto podmínek v dokumentech po�ádek je s rostoucím po�tem spolupracujících osob

�ím dál tím obtížn�jší.

Pro podporu spolupráce skupin pracovník� vzniká �ada aplikací souhrnn� ozna�ovaných jako „Groupware“.

Sou�ástí groupware je potom také DMS, neboli systém pro správu dokument�.

Základní myšlenkou DMS je centralizované uložení dokument� mimo lokální disky a sledování jejich

životního cyklu od vzniku p�es úpravy a sledování verzí až po archivaci. Postupn� se možnosti uložení

rozši�ovaly z dokument� vzniklých z kancelá�ských aplikací na další typy. P�edevším se jedná o obrazy

naskenovaných papírových dokument�, fotografie, audio soubory, videa. Postupný vývoj vedl k tomu, že v DMS

jsou ukládány libovolné po�íta�ové soubory. V tomto p�ípad� m�že docházet k p�ekryvu s jiným typem aplikací

nazvaným Digital Asset Management (DAM). To pouze dokládá, jak je n�kdy obtížné nalézt hranice mezi

pojmy z oblasti ECM.

D�ležitou sou�ástí DMS krom� centralizovaného uložení dokumentu (nap�íklad na diskovém poli) je také

uložení strukturovaných metadat (obvykle v rela�ní databázi). V metadatech jsou pak uloženy práv� informace

nap�íklad o typu dokumentu, datu vzniku, autorovi, verzi, historii úprav nebo zobrazení dokumentu �i

p�ístupových právech.

Výhodou tohoto �ešení je, že dokument je v dané verzi uložen pouze jednou, ale na základ� nap�íklad typu a

p�ístupových práv m�že být vid�n v n�kolika složkách u n�kolika uživatel�.



Na následujícím obrázku je znázorn�na zobecn�ná architektura systém� DMS. Konkrétní aplikace se mohou

svou architekturou lišit. Nap�íklad n�které jednoduché systémy mohou soubory místo na souborový systém

ukládat p�ímo do databáze. Je také jasné, že následující schéma je zna�n� zjednodušené.

Obrázek 1 - Obecná architektura DMS

Obrázek 2 - Konkrétní p�íklad architektury DMS. Zdroj: Gangoor Sridhara, Network Appliance, Inc.



Pro ilustraci je uveden i Obrázek 2, který je p�íkladem konkrétní architektury implementace DMS systému

Documentum a jeho provázání na další produkty.

Nyní je tedy možné odpov�d�t na otázku co je a co není DMS. Document management system je souhrnem

funkcionality, která podporuje ur�itou �ást správy dokument�. Jedná se o centralizované uložení dokument� a

jejich souvisejících metadat. V rámci DMS je navíc možno dokumenty vyhledávat a to obvykle jak podle

metadat, tak také plnotextov�. DMS také �ídí p�ístupová práva k dokumentu, jeho verze, uzamykání dokumentu

ve chvíli, kdy je editován jiným uživatelem, sleduje historii dokumentu a podobn�.

Je nutno podotknout, že takto úzce ohrani�ený DMS by m�l pom�rn� malý smysl a minimální p�ínos pro

organizaci. Je proto nutné vždy uvažovat i o ostatních technologiích a jejich maximálním možném napojení na

DMS. Jde nap�íklad o propojení s opera�ním systémem, kdy se DMS z pohledu uživatele m�že tvá�it jako další

disk nebo složka, dále o propojení s kancelá�skými aplikacemi, systémem elektronické pošty, ekonomickým

softwarem, softwarem pro document imaging a podobn�. Toto za�len�ní DMS do informa�ního systému

organizace je p�edm�tem zájmu kapitoly 2.2.

Následuje vý�et typické funkcionality DMS podle �lánku Fleissiga [INT_ 13].

• organizace dokument� do p�ehledné struktury,

• automatická tvorba a �ízení verzí a revizí dokument�,

• podpora práce více uživatel� s jedním dokumentem – funkce check in / check out,

• efektivní vyhledávání dokument�,

• podpora vytvá�ení standardizovaných dokument�, p�enos dat do dokumentu,

• vytvá�ení dynamických pohled� na dokumenty,

• podpora elektronického schvalování a uvol�ování dokument�,

• správa firemních šablon dokument�,

• evidence historie práce s dokumenty,

• publikace dokument� na intranet,

• podpora p�evodu papírových dokument� do elektronické podoby (skenování).



2.2 DMS v architektu�e IS organizace Již v p�edcházející kapitole bylo uvedeno, že DMS nelze nikdy uvažovat odd�len�. Spolu s ostatními

technologiemi je jednak sou�ástí správy informa�ního obsahu (ECM), ale p�edevším je komponentou celého

informa�ního systému organizace. Pro vysv�tlení úlohy DMS v tomto informa�ním systému je vhodné využít

odpovídajícího modelu architektury informa�ního systému.

Vhodným modelem, je pyramidový model zachycující základní stavební bloky architektury IS/ICT. Tento

model je všem student�m a absolvent�m FIS VŠE4 (a jist� nejen jim) velmi dob�e znám. Je popsán nap�íklad v

[KNI_ 9] na stran� 153. Výhodami této pyramidy (Obrázek 3) jsou bezpochyby její nad�asovost, jednoduchost a

univerzálnost, které vyplývají z velké obecnosti. Naopak zmín�ná obecnost m�že být sama o sob� chápána jako

nevýhoda tohoto modelu. Jako další výhodu lze uvést její namapování na pyramidu úrovní �ízení organizace

(operativní, taktické a strategické �ízení).

Obrázek 3 - Pyramidový model architektury IS/ICT, zdroj: [KNI_ 9]

Následuje charakteristika základních blok� této pyramidy tak, jak je uvedena [KNI_ 9].

• TPS vrstva (Transaction Processing System) - podporuje operativní úrove� hlavní �innosti.

Konkrétní aplikace, které vrstva obsahuje, se liší podle oboru podnikání firmy. Lze si zde

p�edstavit jak systémy pro �ízení výroby (CIM), tak pokladní systém v maloobchod�,

pracovišt� bankovní p�epážky nebo aplikace, se kterými pracuje operátor kontaktního centra.

Na této vrstv� bývají procesy nejvíce unifikované, pracujeme se standardními daty a také zde

velké množství dat vzniká.

• MIS vrstva (Management Information System) - podporuje taktické �ízení hlavní �innosti. Z

aplikací jsou nejd�ležit�jší ekonomické. Nap�íklad se jedná o sledování náklad�, finan�ní

ú�etnictví, �ízení lidských zdroj� apod. Tato vrstva je doménou systém� ERP.

• EIS vrstva (Executive Information System) - slouží jako podpora strategickému managementu

organizace. M�žeme si p�edstavit vyhodnocování firemních dat na velmi agregované úrovni,

4 Fakulta informatiky a statistiky Vysoké školy ekonomické v Praze.



sledování trend�, ekonomické reporty, marketingové reporty a tak dále. V této vrstv� hrají

prim technologie BI (Business Intelligence).

• EDI (Electronic Data Interchange) �eší napojení podnikového informa�ního systému na

informa�ní systémy jiných organizací. Jde o prvek integrace sm�rem ven z podniku. D�íve

byla vým�na dat založena na protokolu EDIFACT, zatímco dnes se pro svou všestrannost a

lepší �itelnost �lov�kem stále více prosazuje formát XML.

• OIS (Office Information System) - je blok, který slouží pro podporu administrativní a týmové

práce. Zahrnuje kancelá�ské aplikace (nap�. neznám�jší MS Office), groupware aplikace

(nap�. Lotus Notes), podporu �ízení projekt� (nap�. MS Project) a další.

U „klasických“ organizací (firem, podnik�), kde administrativní �innost slouží jako podpora hlavních

proces� neadministrativního charakteru (výroba, obchod, finan�ní služby apod.), není pochyb o tom, že jak

DMS, tak i ostatní technologie zahrnované pod ozna�ení ECM, pat�í jednozna�n� do bloku OIS (Office

Information Systems). Maximáln� se �áste�n� p�ekrývají s blokem EDI a to v tom smyslu, že jsou také využity

p�i kontaktu s ostatním sv�tem. P�íkladem je p�edevším e-mail a web.

Situace je však pon�kud odlišná ve chvíli, kdy je uvažována organizace, která má administrativu jako hlavní

nápl� své práce. Jejím posláním je p�ijímat dokumenty, jejichž zpracováním vznikají nové dokumenty, které jsou

dále publikovány �i odesílány ú�astník�m n�jakého �ízení a podobn�. Státní ú�ady jsou typickým p�íkladem

takovýchto organizací.

V t�chto organizacích nejenže ECM zabírá zna�ný podíl na celkové architektu�e informa�ního systému, což

by odpovídalo v�tšímu podílu bloku OIS na „pyramid�“, ale také zde pozorujeme jisté rozvrstvení požadavk�

podle úrovn� �ízení. Dostáváme se do situace, kdy na rozdíl od toho, že všichni mají stejný textový editor,

stejného klienta elektronické pošty a tak dále, existuje na každé úrovni jiné OIS. T�žko m�žeme nap�íklad

o�ekávat, že �editel bude skenovat došlou poštu (což by odpovídalo vrstv� TPS), nebo že bude detailn� sledovat

výkonnost jednotlivých ú�edník� (což odpovídá vrstv� MIS). Tento �editel bude ale nejspíše chtít dostávat

reporty o výkonnosti pod�ízených útvar�, statistiky dodržení lh�t a podobn� (což odpovídá vrstv� EIS). Situaci,

kdy ECM pokrývá všechny vrstvy pyramidového modelu, vidíme z�eteln� na následujícím obrázku (Obrázek 4).



Obrázek 4 - Pokrytí jednotlivých blok� pyramidové architektury technologiemi ECM

Je z�ejmé, že i administrativní organizace musejí mít k dispozici i další aplikace. Nap�íklad pro �ízení

personalistiky, vnit�ní ekonomiky (v�etn� napojení na informa�ní systémy významných partner�) a podobn�.

T�mto systém�m je na obrázku vyhrazeno bílé místo.

Z p�edchozího textu je možno dovodit, jaký je vztah pojmu ECM k jednotlivým blok�m pyramidového

modelu architektury IS/ICT. ECM je souborem technologií, které funk�n� tyto bloky napl�ují. Tento pojem lze

podle mého názoru postavit narove� pojm�m jako ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer

Relationship Management), SCM (Supply Chain Management) BI (Business Intelligence) a dalším, s nimiž

spole�n� pokrývá svou funkcionalitou služby poskytované v jednotlivých blocích pyramidového modelu.

Document Management System je komponentou ECM, tedy podobn� jako nap�íklad SFA (Sales Force

Automation) je komponentou CRM5 nebo jako je Data mining komponentou Business Intelligence6. Následující

obrázek nabízí pohled na vnit�ní architekturu ECM tak, jak je tento pojem chápán asociací AIIM7. Zdrojem pro

následující obrázek byl p�edevším plakát „ECM at work“ publikovaný práv� AIIM.

5 Viz [KNI_ 3] strana 61. 6 Viz [INT_ 14] 7 Association for Information and Image Management



Obrázek 5 - Architektura ECM [upraveno dle: [INT_ 6]]

Na uvedeném obrázku zleva vstupuje obsah do ECM systému p�es komponentu Capture. Zdrojem

informa�ního obsahu mohou být jednak další podnikové aplikace (nap�íklad ekonomický �i personální systém)

nebo m�že obsah pocházet z okolí organizace. Obsahem zven�í m�že být nap�íklad dodavatelská faktura,

objednávka zákazníka nebo podání zaslané elektronickou �i klasickou poštou. �ást obsahu samoz�ejm� vzniká i

ze samotného procesu (nap�íklad nov� vzniklá odpov� na podání, ú�ední rozhodnutí a podobn�). V tomto

p�ípad� považujme za zdroj obsahu interní aplikaci (nap�íklad textový editor). Papírové dokumenty jsou zde

obvykle digitalizovány.

Po�íta�ové soubory vzniklé v komponent� Capture jsou uloženy do komponenty Store a vzniklá metadata

do komponenty Manage. Tyto dv� komponenty (na obrázku znázorn�né šed�) tvo�í v podstat� DMS ve smyslu

jeho úzké definice (viz architektura DMS v p�edchozí kapitole). Komponenta Manage �ídí životní cyklus

dokumentu, jeho revize, verze a další záležitosti popsané již v p�edchozí kapitole.

Z komponenty Store také soubory po �ase p�ebírá komponenta Preserve, v�tšinou ve chvíli, kdy již s nimi

není t�eba operativn� pracovat. Komponenta Preserve tak p�edstavuje jakýsi elektronický archiv. Hlavním

d�vodem p�enosu dat mezi t�mito dv�ma sou�ástmi ECM jsou nižší náklady na megabyte uložených dat v

komponent� Preserve, které je dosaženo za cenu nižší dostupnosti. Velkou výzvou elektronické archivace je

použití médií s velkou „trvanlivostí“ a vy�ešení uložení dat v takovém formátu, aby byly dostupné i po velmi

dlouhé dob�. Druhou „tvá�í“ komponenty Preserve je operativní zálohování a obnovení (backup and recovery)

dat v komponent� Store.

Jak uvádí auto�i plakátu AIIM ECM at WORK, velkým p�ínosem systému ECM je, že: „data, která do n�ho

uložíte, z n�j také dostanete“. O to, aby „dostávání“ dat ze systému bylo co nejp�íjemn�jší, se stará komponenta

Deliver, která zahrnuje n�kolik zajímavých technologií. P�edevším jde o fulltextové vyhledávání a vyhledávání v



metadatech. Dále se jedná o znovupoužití jednoho obsahu na více místech (nap�. publikování jednoho

dokumentu na webu, intranetu, v informa�ním kiosku a papírové podob� zárove� a zajišt�ní, aby se aktualizace

na jednom míst� projevila na všech místech sou�asn�). Další podobou znovupoužití (syndikace) je to, že jeden

dokument m�že být použit jako sou�ást jiného dokumentu. Pokud by potom nebyla zachována vazba, každá

aktualizace by m�la nep�íjemné d�sledky ve vyhledávání a ru�ní aktualizaci všech dokument�, kde je daná �ást

použita.

Zajímavým aspektem komponenty Deliver jsou lokalizace a personalizace. Tyto dv� záležitosti jsou velmi

d�ležité. P�edstavme si nap�íklad intranetový portál, který umožní každému zam�stnanci vybrat:

a) jazyk, ve kterém se mu bude obsah zobrazovat (lokalizace)

b) vzhled portálu, barevná schémata a podobn� (personalizace vzhledu)

c) vlastní obsah, který ho zajímá (personalizace obsahu)

Pokud by toto portál neumož�oval, mohl by nastat problém nap�íklad v p�ípad� nadnárodních firem, které

mají tisíce zam�stnanc� ve stovkách lokalit v desítkách zemí. Pokud by taková firma cht�la mít jednotné ECM

bez personalizace a lokalizace, musela by nutit všechny zam�stnance pracovat v jednotném jazyku. To je ješt�

p�edstavitelné p�i použití angli�tiny. Mnohem horší by bylo, kdyby nap�íklad všichni zam�stnanci dostávali

zprávy lokálního významu z ostatních pobo�ek. Potom by byli zahlceni velkým množstvím nerelevantních

informací, ve kterých by mohly zapadnout n�které d�ležité informace. Na druhou stranu v p�ípad� vlastních

portál� nap�íklad pro každou pobo�ku by naopak bylo velmi problematické udržování sdíleného obsahu.

To samé, co bylo ilustrováno na p�íkladu intranetového portálu, je ješt� více z�ejmé v p�ípad� firemního

webu. Dnes je celkem b�žné vytvá�et webový obsah v n�kolika jazycích a umožnit uživateli mezi t�mito jazyky

p�epínat. Za t�chto okolností by bylo jist� nep�íjemné, kdyby webmaster musel n�jaký rozsáhlejší web

aktualizovat odd�len�.

Jako další p�íklad personalizace obsahu lze uvést b�žné internetové portály, které si uživatelé nastavují jako

domovskou stránku. Na t�chto serverech je naprosto b�žné, že si uživatel definuje zdroje zpráv, které ho

zajímají. Stejný p�íklad lze použít i pro syndikaci obsahu, protože ony zprávy �asto pocházejí z jiného zdroje,

než je daný portál. N�co podobného lze nastavit nap�íklad v e-mailovém klientu. Manažer tak m�že mít

nej�erstv�jší zpravodajství na dosah ruky.

Zatímco komponenta Deliver umož�uje dokumenty vyhledávat �i publikovat, již dále ne�eší to, aby daný

dokument dostal ur�ený pracovník ve chvíli, kdy je ho pot�eba vy�ídit, aby jej vy�ídil co nejrychleji a p�edal

dalšímu pracovníkovi dle ur�eného pracovního postupu. Navíc aby bylo možno p�id�lovat dokumenty k vy�ízení

jednotlivým pracovník�m dle aktuálního vytížení a na druhou stranu sledovat a statisticky vyhodnocovat jejich

výkonnost. Všechny tyto otázky �eší komponenta nazývaná Workflow.

Workflow je považováno za nástroj �ízení podnikových proces� (Business Process Management). Workflow

umož�uje automatizovat proces na základ� p�edem vytvo�eného popisu jak má proces probíhat. Navíc umož�uje

proces optimalizovat na základ� vyhodnocování vestav�ných metrik. Obecn� �e�eno se komponenta Workflow

stará o to, aby každý ú�astník procesu p�isp�l svým dílem práce. Více o workflow bude napsáno v následující

kapitole.



Poslední jmenovanou, ale velmi významnou komponentou ECM, je komponenta Security (bezpe�nostní

infrastruktura). Krom� technologií uvedených na obrázku se jedná p�edevším o organiza�ní sm�rnice, obecná

pravidla bezpe�nosti od bezpe�nosti objektové a fyzické, p�es �ízení p�ístupových práv, po zabezpe�ení

podnikových ICT proti napadení virem a podobn�. Tato obecná bezpe�nost je samoz�ejm� aplikována i v oblasti

ECM, ale správa obsahu p�ináší n�které nové a velmi zajímavé specifické aspekty. Na obrázku jsou v oblasti

bezpe�nosti uvedeny následující zkratky.

• PKI neboli Public Key Infrastructure - Infrastruktura ve�ejného klí�e je využívána p�edevším

v oblasti digitálního podepisování. Je to souhrn hardware a software využívaných k vytvo�ení

prost�edí, ve kterém je možno s jistotou ov��it identitu uživatele pomocí t�etí osoby

(certifika�ní autorita). Dále ji lze využít k distribuci ve�ejného klí�e pro zašifrovávání

nap�íklad e-mailových zpráv nebo dokument�. V p�ípad� asymetrického šifrování je totiž

nutno zašifrovat zprávu ve�ejným klí�em p�íjemce, aby jej on mohl dešifrovat svým

soukromým klí�em. Ve�ejný klí� je možno získat ze serveru, který tvo�í sou�ást PKI. Další

aplikací, ke které je možno využít PKI, je tzv. smartcard logon, neboli p�ihlašování se pomocí

karty. Funguje tak, že uživatel p�i p�ihlašování místo hesla (nebo spolu s ním) použije kartu

obsahující jeho privátní klí�.

• LDAP neboli Lightweight Directory Access Protocol je sí�ový protokol, který se využívá pro

dotazování a modifikaci záznam� v adresá�ových službách. Adresá�em rozumíme jakýsi

telefonní seznam, pomocí kterého spravujeme uživatele. Využití je nap�íklad v p�i�azování

rolí uživatel�m, pomocí kterých se potom �ídí nap�íklad p�ístupová práva, nebo workflow. Asi

nejznám�jší adresá�ovou službou podporující LDAP je MS Active Directory, nicmén�

existuje celá �ada dalších.

• SSL neboli Secure Socket Layer je protokol, který zajiš�uje bezpe�nou komunikaci na

ve�ejných sítích (Internetu). Využívá asymetrického šifrování pro p�enos symetrického klí�e.

P�i samotné komunikaci již využívá šifrování symetrického, zejména pro jeho vyšší rychlost.

V rámci ve�ejné sít� vznikne pomocí šifrování virtuální tunel. Známé využití SSL je nap�íklad

v zašifrované komunikaci mezi webovým prohlíže�em a serverem pomocí protokolu https.

Za nástupce SSL je považován protokol TSL (Transport Layer Security).

• DRM neboli Digital Rights Management je velmi zajímavou technologií s pravd�podobn�

velkou budoucností. Cílem technologií DRM je zabránit porušování autorských práv u

elektronických dokument� (audio, video). V podnikových aplikacích jsou technologie DRM

využívané pro zabrán�ní neautorizovaného p�ístupu k dokument�m (nap�. obsahujícím

utajované informace).

Samoz�ejm� že do bezpe�nosti spadá celá �ada dalších technologií, na druhou stranu jejich detailní popis

nepat�í do této kapitoly.

V této kapitole byl nejprve p�ipomenut známý pyramidový model architektury informa�ního systému,

potom byla vysv�tlena úloha ECM v tomto modelu a také to, jak podporuje jednotlivé bloky pyramidového

modelu. Na toto východisko navazuje popis aplika�ní architektury ECM, tedy jednotlivých jejích komponent



(v�etn� dvou komponent pokrývajících úzkou definici DMS). P�edm�tem následující kapitoly bude pon�kud

detailn�jší popis, ve kterém budou popsány jednotlivé technologie podporujících tyto komponenty.

2.3 Jednotlivé komponenty správy obsahu a jejich podpora IT

2.3.1 Vstup obsahu do systému (Komponenta Capture) AIIM ve svém pohledu na správu obsahu rozlišuje t�i základní typy obsahu. Tvo�í jej:

• Elektronická nestrukturovaná data (dokumenty, e-maily, zprávy Instant Messaging atd.)

• Elektronické formulá�e (strukturovaná data)

• Papírové dokumenty/formulá�e

Podle toho, do jaké skupiny daný obsah spadá, prochází v rámci komponenty Capture p�es r�zné

technologie.

Na konci komponenty Capture jsou fáze Kategorizace a Indexování. Zde se jedná o to roz�adit p�išlé

elektronické dokumenty podle jejich typ� (Kategorizace) a získat z t�chto dokument� pot�ebná metadata

(Indexace). Taxonomie dokument� je dána specifickými pot�ebami firmy. P�edstavme si nap�íklad následující

typy dokument�: faktura, nabídka, objednávka a další. Je z�ejmé, že o každém typu budeme shromažovat jiná

metadata a každý také bude mít jiné Workflow.

Poté, co máme dokumenty rozt�íd�né, nastává fáze Indexování. Indexování znamená vytvo�ení metadat

popisujících dokument. O dokumentu vzniká strukturovaný záznam obsahující informace specifické pro typ

dokumentu a pro pot�eby jeho dalšího zpracování. Nap�. pro fakturu m�že vzniknout následující záznam:

Dodavatel, �ástka, datum doru�ení, datum splatnosti, �íslo faktury, v�c, poznámka, datum vy�ízení, zp�sob

vy�ízení. Potom bude nap�íklad možné vyhledat všechny faktury od ur�itého dodavatele, nad ur�itou �ástku,

splacené po splatnosti a podobn�. Indexace m�že být v zásad� trojího typu:

• Pln� Manuální - operátor vyplní všechna

obsahová pole (v�c, poznámka …) do

p�ipraveného formulá�e v DMS. Systémové

položky (unikátní identifikátor, datum

zaevidování) jsou i v tomto p�ípad� dopln�ny

automaticky. Nevýhody manuální indexace

jsou pracnost (viz obrázek), subjektivita a

možná chybovost.

• Poloautomatická - Je v sou�asnosti velmi �asto využívána u strukturovaných dokument�. Jde

o to, že systém p�ipraví jednotlivá pole a operátorovi je umožn�no tato pole editovat a

dopl�ovat. Možnosti technologií jsou r�zné od ozna�ení �ásti dokumentu, kde se vyt�žovaný

údaj nachází, p�es rozpoznání �árových kód� po rozeznání klí�ových slov, která ozna�ují dané

místo (nap�íklad „datum:“).



• Pln� automatická - Technologie pln� automatické indexace jsou zatím v po�átcích svého

vývoje a jsou proto velmi drahé a relativn� málo spolehlivé. Lze je využít v podstat� u

hromadného zpracování naprosto stejných dokument�. Zvláštní disciplínou je zpracování

formulá��.

Tyto dv� fáze (Kategorizace a Indexace) nejsou z technologického hlediska až tak zajímavé. V podstat� se

jedná o nahrání souboru do repository (úložišt�) a vytvo�ení záznamu v SQL databázi. Podstatné je, že na

po�átku této fáze jsou již dokumenty v elektronické podob�. U papírových dokument� je proto nejprve nutné

provést p�evod do digitální podoby, nejprve do podoby obrazu (skenování a zpracování obrazu) a poté do

podoby plnotextové (optické rozpoznávání textu).

2.3.1.1 Skenování a zpracování obrazu

Skenování (scanning) a zpracování obrazu (document imaging) jsou dv� fáze, kdy na za�átku vstupuje do

za�ízení (skeneru) papírová p�edloha a na konci vystupuje zoptimalizovaný digitální obraz (image) dokumentu.

Z hlediska technologického je zde nejzajímav�jší p�edevším skener a jeho klí�ové charakteristiky.

Skener je za�ízení, které p�evádí sv�tlo odražené od papírového dokumentu na elektrické signály (obvyklé

technologie jsou CCD a CIS) a tyto signály jsou dále zpracovány po�íta�em, ve kterém vzniká elektronický

obraz skenované p�edlohy [INT_ 11]. Z klí�ových charakteristik skeneru (pot�ebných zvažovat p�i výb�ru)

uvádím zejména následující:

• Podporovaný opera�ní systém a interface - tuto vlastnost není t�eba komentovat. Interface se

myslí nap�íklad USB2.0, FireWire �i SCSI.

• Konstrukce skeneru - je jednou z nejd�ležit�jších vlastností. Výb�r záleží na tom, jaké typy

dokument� a v jakém množství chceme skenovat. Jinými slovy jde o formát (A4, A3, v�tší?),

gramáž (standardní kancelá�ský papír = 80g/m2, nebo v�tší gramáže), jednotlivé listy nebo

sešité dokumenty. V zásad� rozlišujeme dv� základní konstrukce:

o Plochý skener (flatbed) - je vhodný pro skenování sešitých dokument� nebo dokument�

nestandardních velikostí a gramáže. Je univerzální (lze naskenovat cokoli do maximálního

formátu). Nevýhodou je vyšší náro�nost obsluhy, kdy je nutné každou stranu dokumentu

p�ipravit ke skenování ru�n� (položit na sklo). Tato konstrukce je obvyklá u skener� pro

skenování nap�íklad fotografií.

o Skener s podava�em (feeder) - jeho výhodou je p�edevším rychlost skenování, která se

pohybuje v desítkách stránek za minutu a nižší náro�nost obsluhy (p�ipravuje se celá

dávka do podava�e najednou). Kapacita podava�e je potom další podstatnou vlastností. Na

druhou stranu není obvykle možné skenovat nestandardní dokumenty (co do velikosti a

gramáže) a p�edevším není možno skenovat dokumenty n�jakým zp�sobem sešité. U

dokumentových skener� je obvyklá konstrukce s podava�em s tím, že n�které modely

mají k dispozici také plochu a kombinují tak výhody obou konstrukcí.



• Minimální a maximální formát dokumentu - minimální formát hraje roli p�edevším u skener�

s podava�em, kde je dán vzdáleností podávacích vále�k�. Maximální formát (rozm�ry

dokumentu v milimetrech) hraje roli u obou konstrukcí.

• Rychlost skenování - je udávána ve stránkách (nap�. A4) za minutu p�i daném rozlišení a

barevné hloubce.

• Kapacita denního cyklu - udává se v maximálním po�tu naskenovaných stránek za den a

vyjad�uje p�edpokládané denní zatížení, na které je skener konstruován. Podobná

charakteristika je užívána také u tiskáren.

• Oboustranné skenování - Je d�ležitou charakteristikou, protože pokud jsou zpracovávány

dokumenty potišt�né z obou stran a je možno využít podava�e, ušet�í oboustranné skenování

zna�ný podíl ru�ní práce. Obdobná charakteristika je op�t využívána u tiskáren.

• Barva a Maximální rozlišení - Jsou charakteristikami kvality výstupu. Barevná hloubka se

udává v bitech (po�et barev, které skener rozlišuje = 2 na po�et bit�). Jsou rozlišovány 3

základní režimy skenování a to: barva, stupn� šedé, �ernobílé. Rozlišení se udává v

jednotkách dpi (bod� na palec) podobn� jako u tiskáren. Obvyklá kvalita skenovaných

dokument� pro pot�eby nap�. spisové služby je 200dpi v �ernobílé. D�vodem je velikost

naskenovaného souboru, která s kvalitou roste. B�žné dokumentové skenery jsou ale schopny

skenovat v 600 dpi v barv�.

• Cena - samoz�ejm� záleží na výkonu skeneru. Jsou rozlišovány následující t�ídy:

o Skupinové (Workgroup) - S cenou �ádov� stovky až jeden tisíc USD a výkonem cca 10 až

20 stran za minutu.

o Útvarové (Departmental) - S cenou �ádov� 1000 až 5000 USD a výkonem 20 až 40 stran

za minutu.

o Základní produk�ní (Entry level production) - S cenou 3000 až 7000 USD a výkonem do

60 stran za minutu.

o St�ední t�ída (Midrange) - S cenou 7000 až 15000 USD a výkonem okolo 100 stran za

minutu.

o Vysokorychlostní (Highspeed) - Výkon v této t�íd� se pohybuje okolo astronomických

150 stran za minutu. Jejich cena se pohybuje v rovn�ž astronomických desítkách tisíc

amerických dolar� (cca do 50000).

Pro zájemce o dokumentové skenery lze doporu�it stránky http://www.scanstore.com, na kterých se nachází

on-line pr�vodce v�etn� cen. Dále lze doporu�it webové stránky jednotlivých výrobc�. Mezi špi�kové výrobce

dodávající dokumentové skenery pat�í firmy Bell&Howell, Canon, Epson, Fujitsu, HP, Kodak, Panasonic a

Xerox.



Document imaging je fáze, kdy obraz vyjde ze skeneru a je p�edán softwaru, který jej vylepší (nap�íklad

pomocí technologie VirtualReScan) a uloží jej v požadovaném formátu (u dokument� se velmi �asto jedná o

mnohastránkový TIFF nebo PDF).

2.3.1.2 Technologie rozpoznávání textu

Následující technologie slouží pro p�evod zdigitalizovaného obrazu na text kódovaný dle n�jaké standardní

tabulky (ASCII). Tyto technologie lze použít samoz�ejm� nejen na naskenovaný text, ale na jakýkoli jiný

elektronický obraz textu (nap�íklad vyfotografovaný digitálním fotoaparátem). Nejznám�jší a nejpropracovan�jší

technologií rozpoznávání textu je OCR (Optical Character Recognition). OCR slouží pro rozpoznávání textu

tišt�ného ve standardních fontech. P�vodn� m�lo použití OCR dv� fáze - u�ení se a rozeznávání. V první fázi

systém musí uložit každý vzor znaku do své pam�ti, ve druhé fázi je p�e�tený znak porovnán se vzorem a

dekódován. Systém tak není schopen rozeznat znaky, které ješt� nemá „nau�eny“. Zajímavé je, že první patent

OCR pochází již ze 30 let 20. století. Od té doby se však velmi zvýšila spolehlivost i pohodlnost práce s touto

technologií.

K otázce spolehlivosti nutno podotknout, že i velmi dob�e vypadající �ísla okolo 99,9% spolehlivosti mohou

znamenat relativn� mnoho chyb. Jedna desetina procenta totiž znamená cca 2 znaky na normostránku špatn�

rozeznané. V p�ípad� jednoho procenta je to již cca 20 znak� na normostranu.

Mezi známé OCR produkty se �adí ABBYY FineReader, �i TextBridge od firmy Nuance. Tyto

sofistikované systémy jsou schopny krom� textu také rozeznat nap�íklad tabulky, odrážky a další grafické prvky

a jsou schopny rekonstruovat dokument v�etn� nap�íklad sloupc� a grafiky.

Vylepšením technologie OCR je tzv. ICR (Intelligent Character Recognition), která umožní krom�

standardních font� rozeznávat také ru�n� psané znaky. Pomocí vestav�ných mechanism� u�ení se zvyšuje tento

software postupn� svou p�esnost. Technologie má zatím p�ijatelnou p�esnost pouze u strukturovaných a

polostrukturovaných dokument�.

Poslední dv� technologie, které stojí za zmínku, jsou pon�kud speciální. Jedná se o OMR (Optical Mark

Recognition) a BC (Barcode). První jmenovaná se používá p�i vyhodnocování nap�. dotazník� nebo test�, kde

jsou použity uzav�ené otázky (multiple choice questions). Systém je schopen rozeznat, která odpov� je

zaškrtnuta. OMR je mnohem mén� náro�né než OCR, protože je zde nižší riziko chyby. Systémy �árových kód�

jsou velmi �asto používané v DMS pro identifikaci dokumentu, kdy je do �árového kódu zakódován unikátní

identifikátor dokumentu (eviden�ní �íslo).

Pokud jde o software pokrývající komponentu Capture jako celek, za zmínku stojí p�edevším Kofax Ascent

Capture, který v této oblasti udává tón. Tento software na sv�t� používá více než sto tisíc organizací. Ascent

Capture tvo�í základ produkt� �ady Ascent a pokrývá celou oblast Capture. Myšlenkou tohoto software je, že na

vstupu jsou data, která p�icházejí z r�zných zdroj� jako je skener, elektronická pošta, fax, instant messaging,

XML feedy atd. V Ascentu jsou pak tyto dokumenty zpracovány (Zpracování obrazu, rozpoznání textu,

automatická indexace), jsou p�ipravena metadata a Ascent potom takto zpracované dokumenty p�edává dále

(nap�íklad do DMS). Tento software je maximáln� kompatibilní se skenery r�zných výrobc� a dále s p�edními

DMS systémy (FileNet, Documentum, LiveLink, Vignette a další), exporty je dále možno provád�t v podstat� v

libovolném formátu. Nutno podotknout, že tento systém je ur�en pro skute�n� hromadné zpracování, �emuž



odpovídá i cena licencí, která se pohybuje cca od 1000 do 50000 USD podle po�tu dokument� skenovaných

m�sí�n�8. �tená��m se zájmem o komponentu Capture lze doporu�it webové stránky firmy Kofax

(http://www.kofax.com), kde naleznou nap�íklad webové seminá�e (webinars) na téma zachytávání dokument� a

další užite�né informace.

2.3.2 Správa a ob�h dokument� (Komponenty Manage, Store a Workflow) Po zpracování dokument� v komponent� Capture nastupuje fáze zpracovávání t�chto dokument� v

organizaci. V této fázi jsou aktivní p�edevším komponenty Manage, Store a Workflow. P�edm�tem této kapitoly

je p�edevším popis technologií, které jednotlivé komponenty podporují.

Nejprve bude popsána komponenta Manage. Její popis bude pom�rn� stru�ný, protože jsou jí v�nována i

další místa této práce (nap�íklad v kapitole 2.1). Technologie související s komponentou Manage jsou také dále

zmi�ovány v kapitole 2.4 v�nované významným produkt�m z oblasti DMS.

Pro ilustraci si lze p�edstavit dopis (nap�íklad nabídku), který p�išel do organizace a byl zpracován v

komponent� Capture. Jinými slovy byl naskenován a opat�en metadaty (a� již manuáln� nebo

poloautomatizovan�). Naskenovaný obraz leží v repository komponenty Store v p�edem definovaném formátu.

Vyt�žená data (indexy) jsou p�edána komponent� Manage. Obvykle jsou uložena v rela�ní databázi (nap�íklad

Sybase, Oracle, MS SQL Sever a další). Indexy obsahují informace o typu dokumentu, unikátním identifikátoru,

datumu p�ijetí, termínu vy�ízení, odesílateli, stavu dokumentu, vlastníkovi - tedy kdo jej vy�izuje. Podle t�chto

údaj� se potom dokument zobrazuje v ur�itých složkách, které p�edstavují p�eddefinované SQL dotazy.

Nap�íklad složka nabídky m�že být dále �len�na podle dodavatel�. Kliknutí na složku vyvolá dotaz nad databází,

která vrátí seznam nap�íklad všech nabídek od firmy ABC. Toto je vlastnost, která odlišuje DMS od klasického

souborového systému. Složky (adresá�e) jsou zde totiž virtuální (soubor v nich není fyzicky uložen). Je nasnad�,

že není problém, aby si uživatel definoval vlastní pohledy na data, �i data dále filtroval.

Ke složkám uživatel p�istupuje p�es klientskou aplikaci, která obvykle pokrývá pouze prezenta�ní vrstvu

daného software. U dnešních systém� se stává velmi oblíbeným tzv. webový klient, kdy tenkým klientem je

webový prohlíže�. Dále je obvyklé, že dnešní DMS disponují n�jakou formou integrace do standardních aplikací

(obvykle MS Office, Outlook, Pr�zkumník Windows a podobn�). Cílem této integrace je, aby uživatel pracoval

se složkami DMS jako by to byly klasické složky na jeho lokálním PC. T�etí možností je proprietární klientská

aplikace. Jedná se vlastn� o jinou formu tenkého klienta, který nahrazuje webový prohlíže�. M�že používat

ovládací prvky známé z MS Windows nebo i webové rozhraní.

2.3.2.1 Uložení soubor� - Komponenta Store

Z technologického hlediska je velmi zajímavá komponenta Store. Jedná se o centrální úložišt� soubor� pro

DMS. Architektura centralizovaného úložišt� je výhodná zejména pro snazší údržbu a zálohování. V oblasti

podnikového ukládání dat (enterprise storage) je centralizovaná architektura pom�rn� b�žná. Jsou zde využívány

dva základní p�ístupy NAS (Network Attached Storage) a SAN (Storage Area Network). Proti sí�ovým

architekturám stojí koncept DAS (Direct Attached Storage), kdy je úložišt� p�ipojeno p�ímo k serveru a je

vyhrazeno pouze jemu.

8 Zdroj: www.winocular.com



Koncepce NAS je založena na myšlence, že v rámci podnikové sít� existuje speciální za�ízení (fileserver),

na které jsou ukládány soubory. Takové za�ízení (fileserver) obvykle obsahuje n�kolik pevných disk�

zapojených jako RAID (Redundant Array of Independent/Inexpensive Disks), ale m�že být využito i jiné

technologie. Pro p�ístup k soubor�m jsou využívány protokoly NFS (Network File System), CIFS (Common

Internet File System) - vylepšená verze SMB (Sever Message Block) a další. Takový fileserver m�že mít podobu

jednak proprietárního hardware, nebo jím m�že být standardní po�íta� (server) se speciálním softwarem.

P�íkladem proprietárního za�ízení m�že být �eský fileserver Discobolos9 z produkce firmy CoNet s.r.o.

Proprietární za�ízení jsou jednoú�elová a obvykle jsou založena na n�jakém velmi jednoduchém opera�ním

systému. Naopak p�i použití fileserveru založeném na klasickém po�íta�i bývá obvykle použit rozsáhlejší

opera�ní systém (Windows, Novel, Linux a další) a na takovém stroji lze také instalovat další služby (nap�íklad

tiskový server). Mezi výrobce za�ízení NAS se �adí známé spole�nosti jako EMC, IBM, HP, Iomega, Netgear,

Western Digital a podobn�. Nicmén� tato za�ízení dodávají i desítky mén� známých firem. Zajímavé informace

o trhu NAS technologií jsou k dispozici na webu http://www.storagesearch.com/. Na zmín�ném webu lze najít

mnoho dalších informací o technologiích ukládání dat. P�íkladem mohou být nové pevné disky SSD (Solid State

Disk), které mohou v budoucnu nahradit zejména pevné disky v p�enosných po�íta�ích.

Z výše zmín�ných technologií stojí za povšimnutí zejména RAID a NFS. Tyto technologie jsou totiž dnes

standardem v oblasti ukládání dat (Store) a navíc jsou i velice zajímavé.

Koncept RAID (Redundant Array of Independent Disks - d�íve Inexpensive Disks) se dnes za�íná zvolna

rozši�ovat z oblasti podnikové informatiky také mezi domácí uživatele (segment SOHO). P�i pohledu na

nabídku základních desek pro domácí PC je vid�t, že dnes velká �ást z nich bude mít integrován RAID �adi�.

D�vodem obliby RAID p�ístupu je až geniální myšlenka, která dovoluje zvýšit bu kapacitu, rychlost nebo

spolehlivost (nebo vše dohromady) diskového úložišt�, a to za použití b�žných (nap�. SATA) pevných disk�.

Základní ideou je d�myslné kombinování rozložení dat na více disk�. Podle použité strategie se koncepce RAID

d�lí na n�kolik možností (RAID0-7 a kombinace), které mají specifické vlastnosti a p�ínosy. Jednotlivé úrovn�

jsou shrnuty v následující tabulce:

Ozna�ení Charakteristika P�ínos RAID0 Rozd�lení (striping) mezi více disk� bez odolnosti proti

chybám. P�í havárii jednoho disku se zhroutí celý systém, což zvyšuje riziko ztráty dat.

Rychlost S�ítá se kapacita

RAID1 Zrcadlení (mirroring). Data se zapisují redundantn� na n�kolik disk�. P�i výpadku jednoho disku máme jeho kopii 1:1.

Bezpe�nost Rychlost �tení

RAID2 Z�ídka využívaná - vyžadovalo by 39 disk� pro 32 bitový systém. Principem je rozd�lení po bitech + opravný kód.

Teoretická možnost extrémní rychlosti Kapacita Díky opravnému kódu bezpe�nost

RAID3 Z�ídka využívaná - rozd�lení po bytech + jeden disk pro tzv. paritu.

Bezpe�nost Kapacita

RAID4 Rozd�lení po blocích s dedikovaným diskem pro zápis parity. P�i výpadku disku jsou data dopo�ítána dle parity. Disk s paritou zpomaluje. Podobné jako RAID3.

Bezpe�nost

RAID5 Jedna z nejoblíben�jších implementací. Rozd�lení po blocích s paritou (kontrolní sou�et) distribuovanou na

Rychlost Bezpe�nost

9 http://www.discobolos.net



Ozna�ení Charakteristika P�ínos jednotlivé disky. Roste kapacita

RAID6 V podstat� RAID5 s dvojnásobnou paritou. Jako RAID5 s vyšší bezpe�ností. V p�ípad� více disk� v poli lze „ustát“ i výpadek dvou disk� najednou.

Tabulka 1 - P�ehled základních konfigurací technologie RAID [INT_ 19]

Krom� t�chto základních konfigurací se ješt� n�kdy užívají jejich kombinace. Zejména se jedná o RAID01 a

RAID10, u kterých dochází k zrcadlení rozd�lených dat �i naopak rozd�lení zrcadlených dat. Cílem je

kombinace výhod obou p�ístup�. K dalším zajímavým konfiguracím pat�í RAID50 a RAID100. Krom� nich

ješt� existuje celá �ada firemních a proprietárních patent�.

V p�ípad� konfigurace 5 a 6 existují ješt� jejich E-implementace (RAID5E a RAID6E), které po�ítají s

jedním nebo více disky, které nejsou využity, dokud nedojde k selhání n�kterého z využívaných disk�. Po

selhání je automaticky aktivován záložní disk, na který jsou pomocí kontrolních sou�t� zrekonstruována data z

havarovaného disku.

Velkým p�ínosem technologie RAID je to, že lze jednak zvýšit výkon úložišt� a jednak snížit riziko selhání.

Na druhou stranu nelze po�ítat s tím, že data na RAID úložišti jsou automaticky ochrán�na. Vzhledem k

existenci dalších rizik (selhání souborového systému, viry, požáry apod.) je nutné i p�i použití RAID provád�t

zálohování. Ne vždy lze od RAID o�ekávat ani zvýšení výkonnosti systému. RAID je vhodné p�edevším pro

práci s velkými soubory, naopak nap�. ve hrách m�že dokonce zpomalovat. U RAID je také podstatn� složit�jší

migrace z jednoho PC na jiné v p�ípad�, že PC mají RAID �adi�e od jiného výrobce. Ve sv�tle t�chto okolností

je možno pochybovat o vhodnosti RAID pro domácí PC. V p�ípad� podnikového využití je však technologie

RAID velmi rozší�ená, protože zmín�né nedostatky zde nehrají významnou roli.

K protokolu NFS budou uvedeny pouze základní charakteristiky. Jedná se o sí�ový protokol, který definuje

distribuovaný souborový systém. Cílem je umožnit p�ístup k soubor�m v síti tak, jako by byly uloženy na

lokálním disku po�íta�e. Protokol byl poprvé p�edstaven firmou Sun Microsystems v roce 1984. Aktuální verze

má �íslo 4. Konkurencí pro NFS je protokol CIFS, který je používán a prosazován spole�ností Microsoft. NFS i

CIFS vychází z koncepce DFS (Distributed File System) - distribuovaného souborového systému. Rozhraní

souborového systému zahrnuje jednoduché operace se soubory jako vytvo�ení, smazání, �tení a editaci souboru.

Základním cílem sí�ových souborových systém� je, aby se uživateli jevily jako jednotné prost�edí, ke kterému je

p�istupováno p�es standardní rozhraní (pr�hlednost).

Koncepce SAN je pon�kud odlišná od NAS. Storage Area Network tvo�í samostatnou sí�, jejímiž uzly jsou

jednotlivá za�ízení pro ukládání dat (storage, fileservery, optické jednotky, jednotky magnetických pásek atd.).

Tato uzav�ená sí� je odd�lena od LAN, která je použita pro komunikaci mezi servery a klienty. Základním cílem

SAN je, aby provoz mezi úložišti a servery nezat�žoval sí� LAN a nezpomaloval tak práci v této síti. Rozdílem

oproti NAS je také to, že zatímco u NAS server p�istupuje na storage pro ur�itý soubor (nap�. p�es protokol

CIFS) a vyhledání konkrétních dat je v režii storage za�ízení, v sítích NAS je obvykle použit protokol SCSI

(nebo nap�íklad ATA-over-Ethernet) a komunikace se za�ízením probíhá na „nižší vrstv�“ než je soubor. Tato

komunikace se potom podobá spíše komunikaci s pevným diskem uvnit� PC.



2.3.2.2 Ob�h dokument� - Komponenta Workflow

Komponent� Wokflow bude v této práci v�nován pom�rn� velký prostor, nebo� je jednak zna�n� rozsáhlá,

ale p�edevším je klí�ová z hlediska zvýšení efektivity práce s dokumenty v organizaci. Je možno �íci, že

Workflow je tím, co vnáší po�ádek do administrativních �inností organizace. Zatímco centralizované uložení

dokument� je p�edpokladem pro nasazení Wokflow, samotné Workflow rozhoduje o úsp�chu správy firemního

informa�ního obsahu - odpovídá totiž na otázky kdo, co a kdy dostane ke zpracování. To z n�j �iní více než

nástroj na udržení po�ádku, Workflow totiž vylu�uje možnost postupovat jinak, než jak je dáno. Tuto vlastnost

DMS nemá. DMS je nástroj, který umož�uje správné i chybné použití. Na druhou stranu Workflow obvykle

p�ipouští pouze standardní použití (p�edpokládejme, že správné).

Nejprve bude popsáno, co to vlastn� Workflow je, poté jaké jsou typy Workflow, a nakonec jaká je

technologická koncepce Workflow. Zdrojem informací uvedených v této kapitole je p�edevším výborná �eská

kniha o workflow [KNI_ 2].

Nejjednodušší definice workflow zní takto: „Workflow automatizuje procesy“. Co si pod tím ale p�edstavit?

Na Workflow (zkratka Wf) lze pohlížet jako na sadu softwarových nástroj� (nebo �ást funkcionality ECM),

která pomáhá zajistit, aby informa�ní obsah (nap�. dokument, nebo úkol) procházel p�es podnikovou organiza�ní

strukturu (p�es jednotlivé pracovníky) standardním p�edem definovaným zp�sobem. Podmínkou je definice

konkrétního procesu.

Typickým p�íkladem procesu, který si m�žeme p�edstavit, je nákup kancelá�ského vybavení. Nap�íklad

pracovník ve v�tší organizaci pot�ebuje zakoupit do svého odd�lení spot�ební materiál v cen� 10 tisíc korun.

Pracovník na intranetu nalezne žádanku na nákup kancelá�ského vybavení, kterou vyplní a odešle do systému -

dál se o nic nestará, ale na intranetu m�že sledovat, v jaké fázi se jeho požadavek nachází. Mezitím již

požadavek dostal nad�ízený pracovník (p�i�azený automaticky dle odhadované ceny za�ízení) - nap�. do složky s

názvem „žádanky ke schválení“. Pracovník m�že žádanku zamítnout �i schválit. Pokud ji schválí, p�ejde

žádanka pracovníkovi odd�lení nákupu, který do ur�ité doby musí vytvo�it na základ� p�ijatých žádanek

objednávky. Vytvo�ené objednávky jsou stiskem tla�ítka „odeslat“ zaslány na podatelnu, která se postará o jejich

vytišt�ní a odeslání dodavatel�m. P�vodní zam�stnanec potom m�že vid�t svou žádanku ve stavu „objednávka

odeslána“. Po p�ijetí zboží m�že proces pokra�ovat nap�íklad tak, že zam�stnanec, který zboží p�ejímá, má k

dispozici relevantní objednávky, zboží m�že p�ijmout nebo odmítnout. Pokud zboží p�ijme, p�vodní žádanka

zm�ní sv�j stav na „zboží p�ijato“. P�vodní zam�stnanec dostane mailem zprávu, kde si jej má vyzvednout.

P�ijetí zboží potom také posune dokument „faktura“ ze stavu, kdy �eká na potvrzení p�ijetí zboží a startuje další

proces - schvalování faktury.

Uvedený proces m�že probíhat v r�zných organizacích r�zn�, m�že být dále optimalizován a podobn�.

Nicmén� z p�íkladu je jasné, že první akcí p�i zavád�ní Workflow je analýza proces�, jejich optimalizace (BPR)

a vytipování proces�, které budou podporovány automatizovaným systémem �ízení proces� (BPM).

Pokud jde o typy Workflow, je tento p�íklad p�ípadem tzv. administrativního workflow. Typy, které jsou

rozlišeny v [KNI_ 2], jsou charakterizovány následovn�.



Podle povahy proces�:

• Produk�ní - p�ímo podporuje klí�ové procesy organizace - ty jsou obvykle dob�e strukturované,

zmapované a mají standardní pr�b�h. Workflow je �asto integrováno s jinými aplikacemi. Bývá

náplní práce ú�astník� procesu. P�íkladem je likvidace pojistné události v pojiš�ovn�.

• Administrativní - dob�e zmapované procesy (obvykle podp�rné), které probíhají standardním

zp�sobem. Ú�astníkem m�že být každý pracovník organizace, ale workflow není hlavní náplní

práce ú�astník�.

• Kolaborativní - Podporuje týmovou spolupráci. P�íkladem je tvorba dokumentu (vnit�ní p�edpis,

dokumentace k software, metodika apod.), na níž se podílí více lidí. Tvorba se pak skládá z

n�kolika iterací �ástí procesu (nap�íklad p�ipomínkování). Takové procesy bývají mén�

strukturované a jejich pr�b�h se m�že m�nit - workflow musí být pružné.

• Ad-hoc - toto workflow podporuje jedine�né, nestandardizované procesy, jejichž každý pr�b�h je

unikátní. P�edstavit si m�žeme spolupráci specialist� na nestandardním úkolu.

Ve výše použitém p�íkladu je uvedeno, že pracovník vyplní formulá� na intranetu nebo dostane mail s

ur�itou informací. Jinému pracovníkovi zase m�že p�ijít faktura p�ímo do ekonomického systému a podobn�.

Tato otázka uživatelského rozhraní není zodpov�zena jednozna�n� a vede na další d�lení Wf podle technologie

na:

• Mail-based - využívají infrastrukturu elektronické pošty, kdy poštovní klient se stává zárove�

klientem Wf.

• Document-based - je p�ípad, kdy je workflow integrováno do systému DMS.

• Web-based - p�íkladem m�že být zmi�ované vypln�ní formulá�e na intranetu.

• Process-based - tento typ workflow bývá využíván u produk�ních proces�. Lze si p�edstavit

nap�íklad integraci do ERP systému.

Jak je vid�t z p�edchozího, workflow obvykle neexistuje samostatn�, ale je vždy komponentou n�jakého

širšího systému (nap�íklad DMS).

Workflow zahrnuje t�i základní fáze použití:

1. Definice workflow procesu - navazuje na procesní analýzu a BPR. Wf systémy obvykle mají

vlastní nástroj na modelování procesu, ale zárove� by m�ly umož�ovat import definice procesu z

externího CASE nástroje, nebo modelovacích nástroj� typu ARIS toolset.

2. �ízení workflow - workflow server sm��uje informa�ní obsah jednotlivým ú�astník�m dle

definovaných pravidel.

3. Vyhodnocování - v této fázi m�že manažer sledovat vytížení pracovník�, dodržování lh�t, po�ty

zpracovaných dokument� a úkol�, úkoly u kterých hrozí nedodržení lh�ty a podobn�.



Obrázek 6 - Referen�ní model Workflow [zdroj: [INT_ 21], [KNI_ 2]]

Na záv�r bude popsána architektura Workflow management systému na referen�ním modelu Workflow

(Obrázek 6) p�evzatém ze zdroje [INT_ 21]. Popis referen�ního modelu je �áste�n� p�evzat z [KNI_ 2].

Základem systému je tzv. �ídící služba workflow - software, který na základ� engine �ídí pr�b�h

jednotlivých instancí proces�. Tato �ídící služba disponuje n�kolika rozhraními (šipky na obrázku), pomocí nichž

komunikuje s ostatními aplikacemi. Rozhraní jsou realizována pomocí vým�nných formát� (nap�. XML).

První �ástí spolupracující s �ídící službou jsou nástroje pro definici procesu. Díky tomuto rozhraní je možné

s r�znými �ídícími službami workflow kombinovat r�zné defini�ní nástroje. Smyslem rozhraní je odd�lit fázi

definice od fáze �ízení workflow. Podobným zp�sobem je odd�leno vyhodnocování (monitoring).

V informa�ním systému také m�že existovat více workflow �ídících služeb. Tyto služby pak mezi sebou

spolupracují pomocí standardního rozhraní.

Asi nejzajímav�jším rozhraním je rozhraní mezi �ídící službou a klientskou, resp. vyvolanou aplikací. Tyto

dv� aplikace totiž tvo�í uživatelské rozhraní participant� workflow procesu. Nap�íklad klientskou aplikací m�že

být poštovní klient, do kterého �ídící služba zasílá úkoly, m�že jím být také webový klient a podobn�.

Vyvolanou aplikací m�že být nap�íklad tabulkový kalkulátor, ve kterém se otev�e tabulka k editaci a podobn�.

Obdobn� jsou uživatelským rozhraním nástroje pro definici proces� a nástroje pro správu a monitoring. S

t�mito rozhraními ale nep�ichází do styku participanti procesu, nýbrž tv�rci procesního modelu, resp.

administráto�i workflow systému.

Dále uvedené �len�ní dokument� podle jejich vztahu k proces�m je zpracováno podle návrhu Fleissiga v

�lánku [INT_ 13].



• Dokumenty jsou výstupem procesu - jinými slovy, dokumenty vznikají uvnit� organizace.

P�íkladem jsou procesy jako tvorba nabídky, tvorba informa�ní strategie, vystavení faktury a

podobn�. DMS spolu s Workflow management systémem podporují životní cyklus

dokumentu od jeho vzniku, p�es jednotlivé verze, spolupráci autor�, p�ipomínkovací a

schvalovací proces po odeslání. Dále je možné evidovat p�ijatou odpov� (nový p�ijatý

dokument ze druhé skupiny) atd.

• Dokumenty jsou vstupem startujícím proces - do této kategorie spadají dokumenty, jejichž

p�ijetí v organizaci startuje ur�ité procesy. P�íkladem m�že být p�ijetí objednávky nebo

podání na ú�ad. DMS potom podporují zaevidování dokumentu (jako v p�ípad� spisové

služby), jeho doru�ení ke zpracovateli až po vytvo�ení odpov�di (nový dokument z první

skupiny). U této skupiny hraje zvláštní roli archivace.

• Dokumenty, které podporují procesy - typickým p�íkladem jsou vnit�ní sm�rnice a další

normy jako ISO dokumentace a podobn�. Mohou být elektronicky zp�ístupn�ny manuály k

za�ízení a další. Workflow m�že nap�íklad zajistit distribuci informace o aktualizování,

vzniku nového dokumentu a podobn�.

Na komponent� workflow je z�ejmé, že integrací s ostatními technologiemi získávají DMS (p�vodn� úzce

pojaté) vlivem synergických efekt� úpln� jiný rozm�r. Efekt automatizace proces�, pro který je dostupnost

centráln� uložených dokument� nutnou podmínkou, je mnohem v�tší než efekt samotné centralizace úložišt�.

2.3.3 Vyhledávání a zp�ístupn�ní (Komponenta Deliver) Velmi d�ležitou sou�ástí komponenty Deliver je vyhledávání. Bez n�ho by p�edchozí komponenty byly

mnohem menším p�ínosem pro podnik, nebo� procházet celou strukturou složek DMS by nebylo vždy

nejefektivn�jší. M�že nastat p�ípad, kdy t�eba ani nevíme, zda máme n�kterou informaci uloženu, nebo nevíme

kde. V tomto p�ípad� nastupuje vyhledávání v informa�ním obsahu.

Vyhledávání lze v zásad� rozd�lit na dv� skupiny. První je vyhledávání ve strukturovaných metadatech,

která jsou nej�ast�ji uložena v rela�ní databázi založené na dotazovacím jazyku SQL. Druhou skupinou je tzv.

plnotextové (fulltext) vyhledávání. Oba principy budou stru�n� popsány v n�kolika následujících odstavcích.

Rela�ní databáze ([INT_ 22]) je zp�sob organizace dat založený na rela�ním modelu. Data jsou zde

organizována do tabulek, které jsou vzájemn� propojeny tzv. relacemi. P�edstavme si nap�íklad tabulku produkt,

která ve sloupcích obsahuje atributy �íslo produktu, kategorie, jméno produktu a druhou tabulku kategorie, která

obsahuje �íslo kategorie, �íslo nad�azené kategorie, název a popis kategorie. Nyní si všimn�me, že atribut �íslo

kategorie je obsažen v obou tabulkách. Práv� p�es n�j lze vytvo�it relaci, která �íká, že daný produkt pat�í práv�

do této jedné kategorie. Zatímco ve sloupcích jsou uvedeny atributy „t�ídy“, jednotlivé výskyty (instance) „t�ídy“

jsou obsaženy v �ádcích.

Pojem rela�ní databáze je dále �asto nep�esn� používán také pro software, který umož�uje s touto databází

pracovat (nap�. MS SQL Server, nebo Oracle). Tento typ software by m�l být správn� ozna�ován jako RDBMS

(Relational DataBase Management System - Systém �ízení rela�ní báze dat).



Abychom mohli z této struktury data vy�ítat, musíme proto sestavovat tzv. dotazy. Pro sestavování dotaz�

se nej�ast�ji používá práv� SQL jazyk. Nejd�ležit�jším SQL p�íkazem pro získávání dat z databáze je p�íkaz

SELECT, který slouží k výb�ru t�ch �ádk� z jedné nebo více tabulek, jejichž atributy vyhovují zadané podmínce.

Pro definici, jaké �ádky vybrat slouží klí�ová slova (Nap�. from, where, order by atd.). P�íkladem jednoduchého

p�íkazu potom je „SELECT document.title FROM documents WHERE owner = „Novák“ ORDER BY

document.creation_date“. Tento p�íkaz by ze seznamu dokument� vybral ty, které pat�í panu Novákovi a se�adil

by je podle data vzniku.

Pro plnotextové vyhledávání je nezbytné zapojit pon�kud sofistikovan�jší vyhledávací metody. D�vodem je

to, že informace uložené v plném textu jsou zna�n� rozsáhlé a p�edevším nestrukturované. Protože není možné v

reálném �ase (milisekundy až sekundy) prohledat všechny plné texty uložené v podnikové databázi, vymysleli

informa�ní inžený�i zmín�né sofistikované metody vyhledávání.

První a velmi �asto využívanou metodou je metoda invertovaného souboru (n�kdy ozna�ováno jako index).

Podstatou metody invertovaného souboru je, že dokument nejprve projde fází indexace, kdy je rozložen na

jednotlivá klí�ová slova. Z tohoto seznamu slov je vytvo�ena matice klí�ových slov, která pro každé slovo �íká, v

jakém dokumentu se vyskytuje. Po zadání dotazu se prohledá pouze matice klí�ových slov, což je samoz�ejm�

mnohem efektivn�jší, než prohledávat vždy vše, a vrátí se seznam dokument�, ve kterých je dané slovo

obsaženo.

Z p�edchozího popisu je z�ejmé, že takto konstruovaný vyhledávací stroj by poskytoval velmi nedokonalé

výsledky, nebo� zkoumá pouze výskyt klí�ového slova nebo fráze v dokumentu. Je proto t�eba zapojit další

metody jako je hodnocení daných klí�ových slov i samotných dokument�, tezaury, zkoumání polohy a

vzdálenosti slov v textu a další. Velmi dobrým zdrojem informací o této problematice jsou skripta docenta

Raucha [KNI_ 7]. Výbornou p�edstavu o fungování vyhledávacích stroj� dává také �lánek profesorky Elizabeth

Liddy [INT_ 25]. Spíše pro zajímavost lze ješt� zmínit �lánek zakladatel� vyhledáva�e Google, kde popisují

principy, na kterých je tento stroj založen [INT_ 26].

Pokud pomineme syndikaci a personalizaci, které jsou již v adekvátním rozsahu popsány na jiném míst� v

tomto textu, zbývá v rámci komponenty Deliver pohovo�it již jen o publikování. Publikování lze dále rozd�lit

podle typu média na papírové a elektronické.

V p�ípad� papírového publikování tvo�í hlavní skupinu technologií technologie tiskové. Podobn� jako u

skener� bude na tomto míst� uveden základní popis a charakteristiky tiskáren. Po�íta�ovou tiskárnu definujeme

jednoduše jako periferní za�ízení, které slouží k p�evodu elektronických dat do papírové podoby [INT_ 27].

D�ležit�jší však budou klí�ové charakteristiky tiskáren.

• Technologie tisku - v sou�asnosti dominují (u b�žných tiskáren pro domácí �i kancelá�ské

použití) dva druhy tiskových technologií. Jedná se o inkoustový tisk a tisk laserový. Zatímco

inkoustový tisk je �ast�jší u domácností, domácích kancelá�í a nejmenších firem (tzv. segment

SOHO - Small Office Home Office), laserový tisk je nej�ast�ji využíván ve st�edních až

velkých firmách. Ostatní technologie zde nebudou rozebírány, protože jsou buto zastaralé

(jehli�kové tiskárny), ur�ené pro zvláštní aplikace (termotiskárny) nebo ur�ené pro



pr�myslový velkoobjemový tisk, který je v�tšinou outsourcován do specializovaných firem

(ofsetový nebo digitální tisk).

• Kvalita tisku (barva/�ernobílá, rozlišení) - toto kritérium vždy záleží na tom, jaký typ

dokument� chceme tisknout. Je jasné, že na tisk faktur není pot�eba kvalitní barevná tiskárna s

extrémním rozlišením, která naopak bude pot�eba nap�íklad pro tisk marketingových

materiál�. Také je nasnad�, že rostoucí kvalita ovliv�uje další kritéria - cenu, náklady nebo

rychlost. Rozlišení se udává v dpi (Dots per Inch - body na palec). Pro tisk standardního

dokumentu je používáno rozlišení 300 dpi, zatímco nap�íklad pro fotografii již pot�ebujeme

alespo� 1200 dpi.

• Rychlost tisku (a duplexní režim) - je velmi d�ležitým kritériem p�i použití tiskárny v

dnešním dynamickém obchodním prost�edí. Kdo má �as �ekat na vytišt�ní stostránkového

dokumentu t�eba t�icet minut? Rychlost se udává ve stránkách za minutu a ve vte�inách do

vytisknutí první strany (�asto opomíjeno). Rychlost dále ovliv�ují další vymoženosti jako je

duplexní (oboustranný) tisk, automatické podava�e nebo nap�íklad vestav�ná sešíva�ka.

• Typy tiskových médií (formát, gramáž, materiál), zásobníky - Formát médií je obvykle

udáván v n�kterých standardních rozm�rech (A4, A3, obálka DL apod.). Obvykle je uvažován

maximální formát, ale v n�kterých p�ípadech m�že hrát roli i formát minimální (daný

mechanikou posunující médium v tiskárn�). Gramáž je udávána v gramech na metr �tvere�ní.

Standard u kancelá�ského papíru je 80 až 90 g/m2. Pokud jde o materiál, je d�ležité uv�domit

si, že krom� papíru m�žeme tisknout nap�íklad na fólie, fotopapír a podobn�.

• Zát�ž (stránky za m�síc, kapacita zásobník� a pam��) - p�i výb�ru tiskárny je t�eba alespo�

�ádov� odhadnout po�et stran vytišt�ných na daném za�ízení za m�síc. Toto kritérium

nevyjad�uje pouze výdrž materiálu, ale také slad�ní ostatních kritérií (rychlosti, ceny,

pr�m�rných náklad� na stránku apod.). Zát�ži je také nutné p�izp�sobit kapacitu a po�et

zásobník�. Jde o to kolik a jaké typy médií používáme, jak �asto a jak rozsáhlé jsou jednotlivé

tiskové úlohy. V souvislosti s velikostí úloh a zát�ží tiskárny obecn� je d�ležitým kritériem

pam��. Ta je uvád�na v megabytech jako standardní (dodaná s tiskárnou) a jako maximální

(možnost rozší�ení). Pam�� je d�ležitá p�edevším u sí�ových tiskáren (viz dále).

• Rozhraní pro p�ipojení k PC (Ethernet, USB, LPT) - z hlediska rozhraní jsou ur�ující dva

základní zp�soby použití tiskáren - lokální a sí�ová. Lokální tiskárna obsluhuje pouze jedno

PC, ke kterému je p�ipojena v�tšinou p�es sb�rnici USB (rozlišovat 1.1 a 2.0 Hi-Speed USB

port) nebo port LPT (výjime�n� SCSI). Jako sí�ovou lze použít i takovouto tiskárnu, pokud

PC, ke kterému je p�ipojená, je nastaveno jako tiskový server. Z hlediska provozu se ale jeví

jako vhodn�jší, když tiskárna disponuje vlastní sí�ovou kartou a vestav�ným tiskovým

serverem. Nej�ast�jším rozhraním sí�ových tiskáren je Ethernet (konektor RJ-45).

• Ekonomika provozu (náklady na tisk versus cena) - V souvislosti s ekonomikou provozu je

t�eba si uv�domit, že výrobci tiskáren používají cenovou strategii „p�evzatou“ od výrobc�

žiletek. Tedy že p�ístroj (tiskárnu nebo holící strojek) dostane zákazník za minimální cenu,



kterou náklady dovolí. Cílem je získání zákazník� na úkor konkurence. Když už ale zákazník

vlastní tiskárnu (nebo holící strojek) ur�itého výrobce, který sám dodává jediný kompatibilní

spot�ební materiál (tonery, inkoustové kazety, nebo nap�íklad nové holící nástavce), není tento

materiál již rozhodn� dodáván za minimální cenu, nebo� na tomto poli má výrobce jistý

monopol. Tuto strategii našt�stí „nabourávají“ výrobci neoriginálního spot�ebního materiálu.

Náklady na tisk by bylo vhodné uvád�t v K� na stránku p�i daném pokrytí. Ovšem výrobci

tento údaj standardn� neuvád�jí, protože by bylo obtížné zajistit srovnatelnost, a protože je

závislý na cen� spot�ebního materiálu, která se m�ní. V�tšinou je uvád�n pouze po�et stránek,

který lze potisknout s daným materiálem (cartridge). Zákazník vybírající tiskárnu tak musí

po�ítat cenu cartridge (doporu�enou) d�lenou po�tem stránek, aby dostal n�jaký srovnatelný

ukazatel.

V dnešní dob� se, vzhledem k poklesu ceny, stále více prosazují v kancelá�ích barevné laserové tiskárny,

které poskytují velkou univerzálnost a vyváženost pokud jde o náklady, kvalitu a rychlost tisku. Tyto tiskárny

jsou pak �asto sdíleny v síti pro více uživatel�. V segmentu SOHO, kde není tak velký m�sí�ní cyklus (vytiskne

se mén� stránek za m�síc) zatím dominují p�edevším tiskárny inkoustové, které je možno po�ídit za nižší cenu.

Zvláštním p�ípadem pro SOHO jsou tzv. multifunk�ní za�ízení, která šet�í místo na stole a jejich po�izovací cena

bývá v sou�tu nižší.

Krom� tisku je dnes stále d�ležit�jší publikování elektronických dokument�. Podle toho, pro koho je

publikovaný informa�ní obsah ur�ený, rozlišujeme t�i oblasti, do kterých publikujeme. T�mito oblastmi jsou

internet (pro ve�ejnost), extranet (pro obchodní partnery), intranet (pro zam�stnance). Z technologického

hlediska jsou dnes pro všechny oblasti nej�ast�ji používány technologie internetu (resp. webu). Jedná se zejména

o (X)HTML, jazyky pro tvorbu dynamických stránek (PHP, JavaScript, ASP, JSP a podobn�), webové portály,

publika�ní systémy a další technologie. Podrobný popis jednotlivých technologií bohužel nelze v této práci z

d�vodu rozsahu uvést. Užite�ným nástrojem je p�edevším firemní portál.

Krom� publikování nap�íklad �lánk� a aktuálních informací m�že firemní portál obsahovat mnoho dalších

zajímavých aplikací - nap�íklad firemní adresá�, elektronické formulá�e pro automatizaci administrativních

�inností, e-learningové aplikace, odkazy na externí informa�ní zdroje, publikované vnit�ní p�edpisy a podobn�.

Podstatnou výhodou portálového �ešení je to, že integruje prezenta�ní vrstvy r�zných aplikací a tvo�í tak

centrální místo kontaktu zam�stnanc�, partner� nebo ve�ejnosti (podle té které oblasti) s informa�ním obsahem

organizace.

2.3.4 Zálohování a elektronická archivace (Komponenta Preserve) Komponenta Preserve zahrnuje dlouhodobé uložení firemních (v�tšinou historických) dat. D�vodem pro

odd�lení komponenty Preserve od komponenty Store je fakt, že k historickým dat�m není t�eba p�istupovat tak

�asto a tak rychle jako k dat�m aktuálním. Tato skute�nost umož�uje použít technologie, které jsou v p�epo�tu

na megabyte pam�ti lacin�jší. Tato vlastnost je také významná z toho hlediska, že archivovaných dat bývá

obvykle v�tší objem než dat aktuálních. Druhou složkou komponenty Preserve je zálohování a obnovení dat,

které je využíváno také komponentou Store.



Nejprve budou popsány principy technologií elektronického archivu, a poté n�které aspekty podnikového

(enterprise) zálohování.

Elektronizace podnikových agend p�inesla a p�ináší obrovské výhody, ale sou�asn� znamená nové výzvy. V

oblasti archivnictví jde o to, že namísto skladování papíru, které je nákladné p�edevším z hlediska prostoru, je

možné celý podnikový archiv vt�snat na n�kolik optických disk�, které nezaberou více než jednu sk�í�. Výzvy,

které s sebou elektronická archivace p�ináší, spo�ívají krom� hledání dostate�n� spolehlivého �ešení p�edevším

ve volb� formátu, v jakém informace budou uchovány. S p�ekotným vývojem informa�ních systém� také totiž

úzce souvisí zm�ny ve specifikacích formát� dat a podobn�. Další výzvou jsou legislativní aspekty, kdy právo

umí velmi dob�e uchopit papírové dokumenty, ale v oblasti elektronických dokument� stále existují mezery.

Tato kapitola však bude zam��ena p�edevším na aspekty technologické.

Vzhledem k formátu uložení jsou možné v podstat� t�i r�zné strategie (viz [INT_ 29]):

• Vytisknout dokumenty na papír - velmi dob�e zvládnutelné, ale ztrácíme výhody

elektronického zpracování.

• Kontinuální migrace dat do nových systém� - v podstat� znamená jednou za 3 až 5 let provést

rozsáhlou migraci. Pro migrace dat jsou využívány technologie ETL (Extract Transform

Load), které umož�ují tuto akci automatizovat.

• Uložení do standardního otev�eného formátu a uložení v elektronickém archivu. Pokud jde o

formáty, prosazují se zejména Unicode, XML, HTML, ODF, PDF a TIFF.

Pokud jde o média, ta m�žeme d�lit v zásad� na optická a magnetická. Tato média obvykle mají charakter

WORM médií (Write Once Read Many). Výhodou je, že s jednou zapsanými daty již nelze dále manipulovat.

Lze je pouze �íst.

Mezi WORM optická média se �adí i známé disky CD-R a DVD±R. Disky bývají organizovány v

Jukeboxech, což jsou za�ízení, která automaticky zakládají disk do �tecí/zapisovací mechaniky a umož�ují tak

tzv. near on-line p�ístup k dat�m. Také se minimalizuje riziko ztráty �i poškození média, protože disk nep�ichází

do styku s �lov�kem. Dále jsou používány WORM magnetické pásky a pevné disky, které jsou softwarov�

chrán�ny proti p�epsání a vymazání. D�ležitá informace zní, že odhadovaná životnost WORM disk� (podle

metodologie NARA/NIST [INT_ 31]) se pohybuje v n�kolika desítkách let (cca 20 pro CD-R). Nicmén� výrobci

odhadují životnost za optimálních podmínek až okolo 100 let.

Zálohování, které tvo�í druhou podstatnou �ást komponenty Preserve, je definováno jako vytvá�ení kopie

dat na jiné médium s cílem obnovení dat v p�ípad� zni�ení p�vodního média (disaster recovery). Od archivace se

zálohování liší tím, že zatímco archivace znamená p�esun dat z p�vodního média na nové médium, zálohování

znamená kopírování t�chto dat (vzniká nová kopie). Zálohování se také liší od médií odolných proti chybám

(nap�. n�které typy RAID polí) tím, že zatímco odolná média zabra�ují vzniku chyby, zálohování se selháním

po�ítá.

Z hlediska strategie zálohování rozlišujeme tzv. plnou zálohu (fullbackup) a inkrementální zálohu. Rozdíl je

v tom, že plná záloha je kopií (1:1) stavu primárního média v daném �ase, zatímco inkrementální záloha

vyjad�uje zm�ny skute�nosti proti poslední plné záloze. Inkrementální záloha tak zabírá mnohem mén� �asu než



záloha plná. Zálohovací strategie je potom kombinací inkrementálních a plných záloh. Jistou formou strategie je

také on-line zálohování (mirroring), kdy dochází k tomu, že data jsou zapisována na dv� média najednou.

Záložní úložišt� m�že být umíst�no ve vzdálené lokalit� a propojeno s informa�ním systémem sítí. V dnešní

dob� je tento model stále b�žn�jší.

Pokud organizace vyt�sní (outsourcuje) nap�íklad správu server�, p�edpokládá se zálohování jako sou�ást

služby, která je definována v SLA (Service Level Agreement). Potom je zálohovací strategie problémem

poskytovatele služby a podnikoví manaže�i se touto otázkou nemusí dále zabývat. Média jsou obdobná jako ta,

která používáme p�i archivaci (optické disky, pevné disky, magnetické pásky, NAS, p�ípadn� Solid State Disky -

Flash pam�ti v p�ípad� osobního zálohování a podobn�).

2.4 Významné SW produkty ECM Tato kapitola je v�nována n�kterým p�edstavitel�m software z kategorie ECM. Cílem je alespo� stru�n�

popsat základní vlastnosti produkt� nejlepších sv�tových dodavatel� a krom� nich popsat také n�která menší

�ešení, která mají dobrou pozici na �eském trhu. Za sv�tové lídry ECM jsou dle spole�nosti Gartner ([INT_ 34])

považovány firmy EMC, IBM (plus nedávno zakoupený FileNet), OpenText (v�etn� produkt� Hummingbird) a

Stellent. Z dalších �ešení známých na �eském trhu budou popsány produkty firem ELO Digital Office GmbH,

Microsoft, TreeInfo s.r.o. a ECM �ešení pro SAP firmy SAP AG. Posledním z popisovaných �ešení je open

source platforma Nuxeo. Jako další zdroj informací o produktech jmenovaných firem byl použit P�ehled ECM

vydaný v kv�tnu 2006 v �asopise Business World10.

2.4.1 EMC Documentum Systém Documentum od spole�nosti EMC pat�í mezi nejkomplexn�jší ECM �ešení. Funkcionalita tohoto

balíku pokrývá všechny komponenty ECM, které jsme popsali v p�edcházejících kapitolách. Je z�ejmé, že jako

další podobné systémy se již nejedná pouze o DMS, ale o mnohem širší integrované �ešení správy obsahu. Balík

Documentum je de facto rodinou produkt� (modul�) pokrývajících r�zné �ásti ECM, které pracují nad spole�nou

platformou Documentum 5.3. Platforma zajiš�uje centrální repository, její zabezpe�ení, vyhledávání, podporu

standard� jako XML, WebDAV, WS, J2EE, JDBC a další. Další moduly jsou seskupeny podle funkcionality do

skupin BPM (Business Process Management), Collaboration, Compliance Management, Digital Assets

Management, Document Management, Web Content Management a další. Balík také nabízí vlastní nástroje pro

ERP systém SAP. Celá rodina produkt� �ítá bezmála sto integrovaných aplikací.

Balík Documentum je dále dopln�n dalšími rodinami produkt�. P�íkladem je produktová �ada Captiva, která

pokrývá komponentu Capture, podobn� jako d�íve popsaný Ascent Capture firmy Kofax.

Tento systém je ur�en pro st�ední až velké podniky, �emuž odpovídá i jeho cena. Pr�m�rná cena instalace se

pohybuje okolo deseti milion� korun. V �eské republice se po�et instalací pohybuje v desítkách, zatímco ve

sv�t� jsou to tisíce. Mezi referencemi produktové �ady Documentum nalezneme spole�nosti jako BMW, GM,

Volkswagen, Arizona State University, AMD, Adobe, HP, IBM, Siemens a další. V �eské republice jej používá

nap�íklad Zentiva nebo �eská spo�itelna.

10 P�ehled ECM in Business World, Kv�ten 2006, str 38 - 39.



Distributorem systému pro �eskou a Slovenskou republiku je spole�nost Efcon a.s., která nyní prochází

procesem za�len�ní do spole�nosti Ness (http://www.ness.com/CZ/Solutions+and+Services/ECM.htm).

Podrobn�jší informace o Documentu a ostatních produktech EMC m�žeme najít na http://software.emc.com/.

2.4.2 IBM a FileNet V �íjnu 2006 byla dokon�ena akvizice firmy FileNet firmou IBM. V budoucnu lze jist� o�ekávat integraci

jejich ECM platforem a je nanejvýše pravd�podobné, že spojením t�chto dvou vedoucích spole�ností v oblasti

ECM vzniká velmi silný konkurent pro spole�nost EMC.

P�vodní �ešení IBM v oblasti ECM byla a jsou založena na platform� IBM DB2 Content Manager.

Kolaborativní �ást ECM pokrývají produkty Lotus a portálové technologie zastupují produkty �ady WebSphere.

�ešení založená na DB2 Content Manageru jsou o n�co „menší“ než �ešení na platform� Documentum.

Pr�m�rná cena zakázky se pohybuje okolo 3 milion� korun a po�ítá se �ádov� s desítkami uživatel�. Integrací s

portály WebSphere �i groupwarovými produkty Lotus celkové �ešení samoz�ejm� roste jak co do ceny, tak do

pokryté funkcionality. Pro podporu správy dokument� je ur�en produkt Lotus Domino Document Manager 7.

Bližší informace o produktech IBM jsou dostupné na �eském webu (http://www.ibm.cz).

Pokud jde o produkty FileNet, zde je základem platforma FileNet P8. Tato platforma podobn� jako

Documentum zajiš�uje bezpe�né a škálovatelné prost�edí pro aplikace ECM a BPM. Vý�et standard�, na kterých

je založena, je velmi podobný platform� od EMC. Dominují zde technologie XML, J2EE, WS a další. Filenet P8

je dostate�n� robustní prost�edí pro velké organizace. Typická cena instalace se pohybuje v jednotkách milion�

korun. U aplikací je po�ítáno �ádov� se stovkami uživatel�.

Nadstavbou nad touto platformou jsou op�t speciální aplikace podporující jednotlivé �innosti ECM. Z nich

jmenujme nap�íklad Content Manager, který poskytuje klasické služby jako Check-in/Check-out, integraci

dokument�, správu verzí a podobn�. Dalšími sou�ástmi jsou Business Process Manager, který �ídí workflow

nebo nap�íklad Web Content Manager, podporující správu webu. FileNet obsahuje rozhraní pro integraci se

špi�kovými produkty, jako jsou SAP, Siebel nebo IBM WebSphere.

Z �eských firem podporují produkty FileNet firmy Autocont (http://www.autocont.cz), Cleverlance

(http://www.cleverlance.cz), Getronics, PVT a další. Více informací je k dispozici na webu

http://www.filenet.com.

2.4.3 OpenText Livelink a Hummingbird Livelink spole�nosti Opentext je dalším z velmi robustních �ešení ur�ených pro st�ední a velké podniky.

Funkcionalitou op�t pokrývá komplexní ECM. Tato produktová �ada prochází ur�itou konsolidací po nedávné

akvizici spole�nosti Hummingbird. Zahrnuje funkcionalitu od Document Managementu p�es Digital Assets

Management, Records Management, Web Content Management a E-mail Management až po Knowledge

Management. Samoz�ejmostí je možnost integrace s produkty SAP, Lotus Notes, Microsoft, Peoplesoft a další.

Z portfolia produkt� Livelink popišme blíže alespo� Livelink ECM - Document Management. Tento

produkt je velmi propracovaný a nabízí veškeré vymoženosti moderních DMS. �ídí centrální repository s

n�kolika možnostmi t�íd�ní obsahu od personalizovaných pracovních ploch p�es klasické složky po složené

dokumenty. Produkt disponuje velmi kvalitním vyhledávacím strojem, podporou enormního množství



souborových formát�, integrovaným workflow, až devíti úrovn�mi p�ístupových práv a podobn�. Velmi dob�e

zvládnutá je u n�ho také integrace s desktopovými aplikacemi pod Windows. U dokumentu je detailn� sledována

jeho historie a je umožn�no jeho hodnocení a p�ipomínkování.

Livelink je další z �ešení ur�ených pro nejv�tší firmy. Cena licencí se i zde pohybuje v milionech korun a

po�ítá se s více než 500 uživateli. V �eské republice tento produkt zastupují firmy Syconix

(http://www.syconix.cz/) a Ixtent (http://www.ixtent.cz/). K nejv�tším zákazník�m OpenTextu pat�í firmy jako

Siemens, BP, 3M, Airbus, Fiat, m�sto Londýn a podobn�. Detailní informace jsou k dispozici na webu

http://www.opentext.com/.

Pokud jde o produkty Hummingbird, ty byly p�ejmenovány na Livelink ECM - eDOCS a nyní obohacují

portfolio produkt� firmy OpenText. Více informací o t�chto produktech a fúzi je k dispozici na

http://hummingbird.com/. Produkty Hummingbird v �R v minulosti zvolilo nap�íklad Ministerstvo obrany nebo

M�stská �ást Praha 8.

2.4.4 Stellent Vlna akvizic v odv�tví ECM se nevyhnula ani firm� Stellent, kterou nejspíš v nejbližší dob� zakoupí Oracle.

Oracle by se tak mohl v brzké dob� posunout do kvadrantu mezi lídry v ECM odv�tví. Popis funkcionality

systém� od Stellent by byl pouhým zopakováním, že Stellent pokrývá komplexn� všechny komponenty ECM.

Jedná se op�t p�edevším o DMS, BPM, WCM, DAM a další již známé pojmy.

Vlajkovou lodí je produkt Universal Content Manager. Ten se skládá ze Stellent Content Serveru, který op�t

tvo�í jakousi technologickou platformu. Jde o centrální repository pro uložení jakéhokoli typu obsahu od

dokument� po e-maily nebo videa. Tato platforma poskytuje základní služby jako je workflow, bezpe�nost,

verzování a check-in/check-out atd. Nad touto platformou pracují aplika�ní moduly, kterými jsou v p�ípad�

Stellentu Web Content Management, Document Management, Collaboration Management, Records

Management a Digital Assets Management.

V �R zastupuje Stellent (http://www.stellent.com/) spole�nost Profinit (http://www.profinit.cz/). �ešení

UCM je ur�eno pro velké spole�nosti a jeho cena se op�t pohybuje v jednotkách milion� K�. Uvád�nou referencí

v �R je �eská pošta, ve sv�t� pak nap�íklad Agfa nebo Coca Cola Bottling Co.

2.4.5 ELO Digital Office Rodina produkt� n�mecké firmy ELO Digital Office stojí na druhém konci spektra než výše zmi�ované

produkty. ELO totiž nabízí �ešení DMS i pro malé firmy a dokonce jednotlivce. Jeho nejlevn�jší produkt

ELOoffice stojí do deseti tisíc korun a nabízí krabicové �ešení DMS. Za tuto cenu však nepokrývá takové funkce

jako jeho tisíckrát dražší konkurenti. Jedná se o velmi jednoduché DMS s podporou skenování p�es rozhraní

TWAIN. ELO také nabízí vestav�nou TIFF tiskárnu, která elegantn� �eší p�evod dokument� z jakékoli aplikace

do otev�eného formátu. ELOoffice nabízí základní možnosti �ízení p�ístupových práv a šifrování dokument� v

úložišti. Správa úkol� spolu s integrací do MS Outlook �áste�n� pokrývá funkcionalitu workflow. Je nabízena

integrace s MS Office. Integrace s MS Outlook umož�uje archivovat e-maily.

Pokud organizace a její nároky rostou, je možné p�ejít na ELOprofessional, které disponuje vyšším

výkonem p�i v�tším po�tu uživatel� a zpracovávaných dokument�. Zásadním p�ínosem této verze je



plnohodnotné workflow. ELOproffesional dále disponuje nap�íklad p�ístupem p�es internet, podporou �árových

kód�, skenováním ve velkém objemu a podobn�.

Nejvyšší t�ídou produkt� ELO je ELOenterprise, které nabízí velmi vysoký výkon p�i vysokém po�tu

uživatel�. Je založené na škálovatelné technologické architektu�e. Umož�uje nap�íklad zapojení server� do

clusteru, použití za�ízení NAS a další pokro�ilé technologie.

ELO má v �eské republice relativn� velký po�et instalací, který je dán zejména dostupností nejlevn�jší

verze. Informace je možné dále hledat na webu http://www.elo-digital.cz/.

2.4.6 Microsoft Office Sharepoint Server Pokud hovo�íme obecn� o kancelá�ských aplikacích, nelze pominout amerického softwarového giganta

Microsoft. Produktový balík Office je dnes de facto standardem ve tvorb� dokument�. Na druhou stranu v

oblasti ECM nezaujímá Microsoft žádnou p�ední pozici. Konzulta�ní firma Gartner jej dokonce �adí do skupiny

„výklenká��“ (niche players). Bylo by jen logické, aby firma poskytující nejrozší�en�jší balík pro tvorbu

dokument� poskytovala také platformu pro �ízení jejich životního cyklu, ob�hu a publikování.

Platforma, se kterou Microsoft (http://www.microsoft.com) vstoupil do boje na poli ECM, se nazývá MS

Office Sharepoint Server. Tato platforma p�esahuje hranice ECM a krom� n�j se pyšní termíny jako business

intelligence, portály a podobn�. Nicmén� s nástupem tohoto produktu a integrace s MS Office 2007 se zdá, že

Microsoft bere ECM opravdu vážn�. D�ležitým aspektem je to, že Microsoft m�že t�žit ze situace, kdy

nejrozší�en�jší opera�ní systém pochází z jeho dílny, nejrozší�en�jší kancelá�ský balík také a pravd�podobn� i

nejrozší�en�jší e-mailový systém. V této situaci je SharePoint Server možná posledním kamínkem do mozaiky

pln� integrovaného �ešení administrativy v�etn� �ízení proces� a centralizovaného uložení dokument�.

2.4.7 TreeINFO Systém TreeINFO je �eským DMS z dílny spole�nosti TreeINFO s.r.o. (http://www.treeinfo.cz/), který je na

trhu zastoupen spole�ností Syconix (http://www.syconix.cz/). Krom� TreeINFO Syconix pracuje také se

špi�kovými produkty z dílny OpenTextu.

TreeINFO je jednoduchým DMS založeným na klasické stromové struktu�e složek, které jsou však

centralizované na serveru. K soubor�m jsou p�ipojena metadata umož�ující vyhledávání a t�íd�ní. TreeINFO

dále umož�uje vytvá�et i metadata bez dokumentu. Tato funkcionalita je nazývána kartotékou. Vyhledávání je

možné nejen v metadatech, ale také plnotextov�. Systém samoz�ejm� podporuje schvalování a revize

dokument�. Systém umož�uje zam�ení upravovaného dokumentu a sledování historie. Sou�ástí je také vlastní

modul pro skenování a práci s naskenovanými dokumenty, modul workflow a webového klienta. Systém má

klasickou klient/server architekturu s databázovým a souborovým serverem.

TreeINFO je ur�eno spíše pro malé až st�ední organizace do sta uživatel�. Cena implementace není bohužel

uvedena.



2.4.8 �ešení pro SAP Vzhledem k tomu, že SAP (http://www.sap.com) je obzvlášt� ve v�tších firmách velmi rozší�eným

podnikovým informa�ním systémem, je jen logické, že velká �ást nejlepších produkt� ECM umož�uje propojení

s tímto systémem.

Krom� toho ale samotný SAP nabízí vlastní ECM na platform� NetWeaver. Tato platforma zahrnuje pouze

n�které komponenty ECM. Hlavní orientace je na �ízení podnikových proces� (BPM), spolupráci

prost�ednictvím podnikového portálu, �áste�n� je pokryta i správa dokument� a záznam�. Nicmén� SAP

nenabízí komplexní vlastní �ešení ECM v�etn� nap�íklad Web Content Managementu a dalších aplikací. I z

tohoto d�vodu m�že být n�kdy vhodn�jší využít �ešení specializovaných dodavatel� ECM.

2.4.9 Nuxeo Nuxeo (http://www.nuxeo.org) je velice perspektivním produktem ECM z kategorie Open Source Software

(OSS). Rozhodn� se nejedná o amatérské �ešení. Naopak Nuxeo je schopno nabídnout robustní ECM platformu

založenou na otev�ených standardech. Tato platforma je navržena pro použití v nejnáro�n�jších podnikových

aplikacích s mnoha stovkami uživatel�. Funkcionalita platformy pokrývá všechny oblasti ECM. Jen namátkou:

Document Management, Records Management, Business Process Management, Vyhledávání a další. Nuxeo si

klade za cíl soupe�it na trhu s produkty jako Documentum, FileNet nebo LiveLink.

V sou�asnosti jsou k dispozici dva základní produkty:

• Nuxeo Enterprise Platform - je ur�ena pro vývoj velmi rozsáhlých podnikových aplikací

založených na vícevrstvé klient/server architektu�e.

• Nuxeo Rich Client Platform - je ur�ena pro vývoj klientských aplikací.

Tyto dv� platformy zatím nejsou uvoln�ny v produk�ní verzi. Verze EP 5.0 by m�la být uvoln�na na

p�elomu listopadu a prosince 2006. Rozvoj je prozatím plánován do zá�í 2007 (viz

http://www.nuxeo.org/sections/about/roadmap/). V p�ípad� tohoto produktu je vhodné podotknout, že se nejedná

o „krabicový“ software a cena jeho implementace se m�že pohybovat v závratných �ástkách. U tohoto typu OSS

bývá zvykem, že a�koli samotný software bývá zdarma všeobecn� dostupný, dodavatelé vyd�lávají velké �ástky

za konzulta�ní a implementa�ní služby. Tyto služby jsou potom poskytovány na stejn� profesionální úrovni jako

u komer�ních aplikací.

Referen�ní implementace tohoto systému se prozatím vyskytují p�evážn� ve Francii (kde je Nuxeo

vyvíjeno). Platformu využívají velmi významné instituce jako je nap�íklad Francouzská ministerstva vnitra a

kultury, SUEZ group, zpravodajská agentura AFP, Gaz de France a další.



3 DMS ve státní správ� �R

3.1 Legislativní rámec Je známo, že zákony bývají �asto p�ísn�jší ke státní správ� a samospráv� (ve�ejnému sektoru) než k sektoru

soukromému. Nicmén� jak ve ve�ejném, tak i v soukromém sektoru tvo�í legislativa jeden z významných prvk�

okolí organizace, který se vždy vyplatí pe�liv� analyzovat. Právní normy obvykle ur�ují jakési minimum, které

musí ur�itá organizace v dané oblasti spl�ovat.

K t�mto požadavk�m lze v zásad� p�istoupit dv�ma zp�soby:

1. Vyhov�t minimálním požadavk�m právních norem s co nejmenšími náklady (Orientace na nejnižší

náklady).

2. Využít právních norem jako impulsu pro optimalizaci ur�ité skupiny �inností organizace (Orientace

na nejvyšší p�ínos).

Prvnímu zp�sobu odpovídá situace, kdy nap�. pro podporu spisové služby bude zvolen software, který

p�esn� svou funkcionalitou odpovídá zákonu, jeho po�izovací cena je v desetitisících korun, ale nelze od n�j

�ekat výrazné zefektivn�ní práce a v n�kterých p�ípadech ani p�ílišnou technickou vysp�lost. Druhému zp�sobu

odpovídá naopak situace, kdy pro podporu �inností spisové služby bude zvoleno masivní �ešení ECM s cenou v

�ádu milion� až desítek milion� korun. Od n�j potom lze po právu o�ekávat vy�ešení integrace podnikového

informa�ního obsahu. Mezi t�mito extrémy leží mnoho dalších �ešení a vždy záleží na pot�ebách konkrétní

organizace, pro jaké z nich se rozhodne. Vždy je ale t�eba dodržet alespo� p�edepsané legislativní normy.

P�estože dle �lánku [INT_ 7] existuje cca. 2500 právních norem, které se n�jak dotýkají výkonu spisové služby

ve všech resortech, soust�edí se další rozbor na n�kolik hlavních právních norem, které ovliv�ují práci s

informa�ním obsahem ve státní správ�. Podrobný seznam relevantní legislativy je k dispozici v [KNI_ 1] od

strany 287.

3.1.1 Zákon �. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové služb� Zákon o archivnictví a spisové služb� byl vydán dne 30. 6. 2004 s ú�inností od 1. 1. 2005 a nahradil d�ív�jší

zákon �. 97/1974 Sb., o archivnictví a další související normy. Poslední zm�na byla provedena zákonem �.

112/2006 Sb. Je však pouze minimální a formálního charakteru.

V�tší �ást zákona je v�nována archivnictví, které však s problematikou správy dokument� velmi souvisí.

Menší �ást je potom v�nována spisové služb�.

Z �ásti o archivnictví je d�ležitá definice pojm� dokument, archiválie a p�vodce. Dokument je dle

[LEG_8]: „každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, a� již v podob� analogové �i

digitální“ (to odpovídá také definici v úvodní �ásti této práce). Archiválií se dle tohoto zákona rozumí „takový

záznam, který byl vzhledem k dob� vzniku, obsahu, p�vodu, vn�jším znak�m a trvalé hodnot� dané politickým,

hospodá�ským, právním, historickým, kulturním, v�deckým nebo informa�ním významem vybrán ve ve�ejném

zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií“. P�vodcem je dle archivního zákona každý, z

jehož �innosti vznikne n�jaký dokument.



Zákon dále d�lí p�vodce na ve�ejnoprávní a soukromoprávní, p�i�emž op�t platí, že ve�ejnoprávní p�vodci

mají více povinností. Vzhledem k zam��ení této práce problematika soukromoprávních p�vodc� nebude

podrobn�ji �ešena.

Povinností p�vodce je uchovávat dokumenty a umožnit výb�r archiválií. Výb�r provádí místn� p�íslušný

archiv. Kritéria výb�ru jsou dána zákonem. Výb�r je provád�n bu ve skarta�ním �ízení �i mimo n�j.

P�i skarta�ním �ízení se na základ� ukládacího znaku (Skarta�ní znak /A-archiv, S – stoupa, V – výb�r po

uplynutí skarta�ní lh�ty/ + Skarta�ní lh�ta /�íslo vyjad�ující po�et rok� od roku následujícího vznik dokumentu/)

vybírají dokumenty, které budou trvale uloženy v archivu. Elektronická podpora skarta�ního �ízení by m�la být

sou�ástí informa�ního systému pro podporu spisové služby (nap�. generování skarta�ního návrhu na základ�

typu a data vzniku dokumentu).

Zákon dále upravuje soustavu a fungování archiv�. Tato problematika je také podrobn�ji rozpracována ve

vyhlášce �. 645/2004 Sb.

Zákon umož�uje vykonávat spisovou službu jak v písemné, tak i v elektronické form�. Z hlediska využití

technologií DMS (ECM) se p�edpokládá spíše elektronická forma. Povinnost vykonávat spisovou službu mají

tzv. ur�ení p�vodci. T�mi jsou dle [LEG_8]: organiza�ní složky státu, státní p�ísp�vkové organizace, státní

podniky, organiza�ní složky a právnické osoby založené nebo z�ízené územními samosprávnými celky, pokud

vykonávají ve�ejnou správu nebo zam�stnávají více než 25 zam�stnanc�, školy a vysoké školy, právnické osoby

z�ízené zákonem, zdravotnická za�ízení, kraje, hlavní m�sto Praha, obce s pov��eným obecním ú�adem a obce se

stavebním nebo matri�ním ú�adem, m�stská �ást nebo m�stský obvod územn� �len�ného statutárního m�sta a

m�stská �ást hlavního m�sta Prahy, na n�ž byla statutem p�enesena alespo� �ást p�sobnosti obce s pov��eným

obecním ú�adem nebo p�sobnosti stavebního ú�adu anebo matri�ního ú�adu. Je vid�t, že povinnost vést

spisovou službu se týká p�edevším ve�ejné správy. Ostatní subjekty mohou vést SSL dobrovoln�, ale v tom

p�ípad� se musejí také �ídit ustanoveními zákona.

Zákon je v Hlav� III �len�n podle jednotlivých �inností spisové služby [LEG_8]:

• P�íjem dokument�, evidence, rozd�lování a ob�h – vedení podacího deníku a ozna�ení

podacím razítkem a �íslem jednacím. P�edání adresátovi a evidence. Z hlediska efektivity je

klí�ové, jak tyto �innosti prob�hnou. Pro jejich podporu m�že být využito technologií

�árového kódu, skenování a workflow. Pro zajišt�ní pr�kaznosti dále poslouží technologie

elektronického podpisu. Cílovým stavem by potom bylo, že originály p�ijatých dokument� se

budou ihned zakládat do spisovny a práce bude probíhat nad jejich elektronickými kopiemi.

• Vy�izování a podepisování dokument� – dokumenty týkající se jedné v�ci tvo�í jeden spis. V

elektronické podob� m�že odpovídat nap�. složce v systému DMS, ve fyzické podob� je

tvo�en listy papíru uloženými v deskách. Cílem práce ú�edníka je vy�ídit v�c a spis uzav�ít.

V�c je možno vy�ídit nap�. rozhodnutím, které podepisuje statutární orgán p�vodce, nebo jiná

oprávn�ná osoba. V�tšinou ale vydání rozhodnutí p�edchází spolupráce více osob. V této fázi

se uplatní technologie groupware, ale také DMS umož�ující práci nad jedním dokumentem,

verzování apod. Pro zaru�enou pr�kaznost jednání je možno op�t využít technologie PKI

(elektronický podpis). Až se dokument dostane p�es r�zná p�ipomínkování a schvalování k



podepisující osob�, je možno jej vytisknout (do té doby obíhala elektronická verze – resp.

m�nila se její p�ístupová práva, protože je uložena stále ve stejném míst� v DMS), podepsat a

nechat vypravit, nebo podepsat pomocí PKI a vypravit elektronicky.

• Odesílání dokument� je evidováno a je využito pr�kazné poštovní služby (doru�enka apod.).

Doklad o doru�ení je p�iložen ke spisu. V elektronické podob� mohlo dojít k automatickému

vypravení elektronickou podatelnou a vyžádání potvrzení, které je pr�kazné za p�edpokladu,

že adresát vlastní kvalifikovaný certifikát nutný k vytvo�ení elektronického podpisu.

• Ukládání dokument� – Vy�ízené a uzav�ené spisy jsou do doby uplynutí skarta�ní lh�ty

uloženy na spisovn� p�vodce. Mohou být také uloženy v tzv. správním archivu, tedy jakési

spisovn� pro dlouhodob�jší použití. V p�ípad� efektivního ECM systému mohou být originály

dokument� ukládány centráln� již p�i p�ijetí. Technologie spadající pod hlavi�ku ECM

podporují také elektronickou archivaci, jejíž výhody oproti archivaci papírové spo�ívají

p�edevším v nižších nákladech na uložení. Naopak nevýhodou v sou�asnosti jsou nižší

životnost médií a morální zastarávání formát� a technologií.

Další podrobnosti výkonu spisové služby jsou upraveny vyhláškou �. 646/2004 Sb., o podrobnostech

výkonu spisové služby. Ta dále detailizuje jednotlivé kroky a ur�uje nap�íklad:

• Podatelnu jako centrální místo evidence p�ijatých dokument� (v elektronické podob� je

možno �ešit decentralizovan� – nap�. vložení protokolu o ústním podání referentem).

• Výpravnu jako centrální místo odesílání dokument� ven z organizace.

• Skarta�ní znaky (A, S, V) apod.

Zákonu �. 499/2004 Sb. byla v�nována v�tší pozornost z d�vodu snahy ukázat možnosti moderních

informa�ních a komunika�ních technologií v jednotlivých �innostech spisové služby. Vzhledem k tomu, že

spisová služba je v organizacích ve�ejné správy povinná, je v této práci považována za klí�ovou aplikaci pro

technologie ECM. Je jasné, že lze vykonávat SSL i bez nich, ale zvlášt� ve velkých organizacích s velkým

objemem zpracovávaných dokument� mohou tyto technologie p�isp�t k mnohem vyšší efektivnosti, rychlosti,

bezpe�nosti a pr�kaznosti administrativních �inností.

3.1.2 Ostatní zákony Stejn� jako ECM není jen spisová služba, musí se organizace �ídit krom� zákona o archivnictví a spisové

služb� také dalšími zákony, které upravují její nakládání s informacemi. V této kapitole budou stru�n� zmín�ny

n�které z nich a jejich dopady na správu informa�ního obsahu v organizacích státní správy.

3.1.2.1 Zákon �. 500/2004 Sb., správní �ád

Správní �ád je velice obsáhlým zákonem, který upravuje postup orgán� ve�ejné správy. Cílem není jeho

vy�erpávající analýza, ale pouze upozorn�ní na ur�ité body, které mohou mít vliv nebo mohou být p�íležitostí

pro využití ECM v p�íslušných organizacích.

P�i správním �ízení probíhá mnoho informa�ních tok�, které jsou realizovány prost�ednictvím dokument�.

Nap�íklad i zde je definován pojem spis jako soubor dokument� vztahujících se k dané v�ci.



Dalším pojmem je protokol, který slouží jako záznam ústního jednání a dalších úkon�. Protokol se potom

zakládá do spisu.

Podle ustanovení §19 odst. 3 je možno na p�ání ú�astníka �ízení doru�ovat na elektronickou adresu. P�ijetí

písemnosti je potom potvrzeno zprávou opat�enou zaru�eným elektronickým podpisem. Paragraf 69 dále stanoví

povinnost vydat na žádost ú�astníka rozhodnutí v elektronické form� a opat�it jej zaru�eným elektronickým

podpisem.

Paragraf 26 ukládá povinnost zve�ej�ovat obsah ú�ední desky zp�sobem umož�ujícím vzdálený p�ístup.

Podání je dle §37 odst. 4 možno u�init elektronicky s použitím zaru�eného elektronického podpisu nebo i

bez n�j, což vyžaduje potvrzení do 5ti dn�.

Z tohoto stru�ného vý�tu je patrné, že povinnosti vyplývajícího ze správního �ádu se v oblasti ECM týkají

zejména efektivní komunikace za využití technologií PKI, dále povinnosti zve�ej�ovat ur�ité informace na

internetu. Obrovskou p�íležitostí pro zvýšení efektivnosti je práv� integrace PKI do ostatních komponent ECM

(zejména do DMS).

3.1.2.2 Zákon �. 563/1991 Sb., o ú�etnictví

Tento zákon byl za�azen spíše pro ilustraci, že i ú�etní záznamy jsou podstatnou sou�ástí informa�ního

obsahu organizace. Mezi subjekty povinné vést ú�etnictví pat�í samoz�ejm� také organiza�ní složky státu. Je

pravd�podobné, že ú�etnictví bude vedeno v jiných systémech než ECM, ale práv� z on�ch ú�etních systém�

vznikají doklady, které jsou zajímavé z hlediska ECM. Mají totiž sv�j ob�h, musejí být za ur�itých podmínek

archivovány i rychle vyhledány. Z tohoto hlediska je potom samoz�ejm� žádoucí integrace ú�etního systému na

jednotný systém správy dokument�.

V tomto zákon� je tedy zajímavá p�edevším definice ú�etního záznamu (data, která jsou záznamem

veškerých skute�ností, o kterých je ú�továno) a souhrnného ú�etního záznamu (tj. doklady, ú�etní uzáv�rka,

výro�ní zpráva). Je z�ejmé, že zatímco jednotlivé záznamy je vhodné držet v ú�etním systému, souhrnné

záznamy ve form� sestav (v papírové �i elektronické form�) je vhodné evidovat, p�ípadn� ukládat v DMS. Odtud

potom m�že probíhat jejich schvalování, distribuce na web, vypravení, elektronická archivace apod. Mimo to je

oblast ECM schopna vy�ešit také nap�. uložení záložních export� z ú�etního software, které jsou samoz�ejm�

také informa�ním obsahem. Další kapitolou z oblasti ú�etnictví je p�ijímání externích doklad� a jejich logistika

uvnit� organizace, tedy zp�sob, jakým se dostanou k ú�etním k zaú�tování, jakým zp�sobem jsou schvalovány

atd. Dobrým p�íkladem je práv� schvalování dodavatelské faktury.

Velmi zajímavé jsou paragrafy 31 a 32 týkající se úschovy ú�etních záznam�. Známé jsou lh�ty 10 let pro

ú�etní uzáv�rku a 5 let pro všechny doklady, knihy apod. Zákon p�edpokládá jak písemnou, tak technickou

(elektronickou) formu ú�etního záznamu. Je z�ejmé, že ukládání ve form� elektronické za p�edpokladu, že je

dob�e zvládnuté, m�že uspo�it obrovské náklady na zabezpe�ení t�chto dokument�.

Pro p�enos ú�etního záznamu je nutný vlastnoru�ní �i elektronický podpis.



3.1.2.3 Zákon �. 106/1999 Sb., o svobodném p�ístupu k informacím. Ve zn�ní zákona �. 176/2006 Sb.

Zákon ur�uje tzv. povinné subjekty, které mají povinnost poskytovat informace vztahující se k jejich

p�sobnosti. Jsou to: státní orgány, územní samosprávné celky a jejich orgány, ve�ejné instituce a další subjekty

za zvláštních podmínek.

Zajímavá je zde p�edevším definice informace v §3, kde je použito slovo „obsah“ ve stejném smyslu jako je

použito v této práci: „Informací se … rozumí jakýkoliv obsah nebo jeho �ást v jakékoliv podob�, zaznamenaný

na jakémkoliv nosi�i, zejména obsah písemného záznamu na listin�, záznamu uloženého v elektronické podob�

nebo záznamu zvukového, obrazového nebo audiovizuálního.“

Zve�ejn�ním se myslí mj. zp�ístupn�ní na ú�ední desce s možností dálkového p�ístupu. Pod tím si m�žeme

p�edstavit sou�ást webu organizace. Tím se do mozaiky ECM dostává další sou�ást (Web Content Management

– WCM), která m�že být využita pro údržbu obsahu práv� na takové ú�ední desce. Integrace WCM s dalšími

komponentami (nap�. DMS) je potom více než žádoucí.

Zajímavá je dále povinnost zve�ej�ovat informace v elektronické podob� také v tzv. „otev�eném formátu“,

neboli ve formátu jehož specifikace je ve�ejn� dostupná (což zatím nap�. nativní formát nejpoužívan�jšího

textového editoru nespl�uje). Krom� MS-Wordu tedy pot�ebujeme nap�íklad konverzi do HTML.

Paragraf 5 tohoto zákona m�že být užite�nou informací, jaké informace zve�ej�ovat na webových stránkách

organizace. Jedná se nap�. o organiza�ní strukturu, adresu elektronické podatelny apod. V p�ípad� t�chto dvou

bod� je dokonce zve�ejn�ní umož�ující dálkový p�ístup (www) povinné.

Na žádost o informace podle zákona �. 106/1999 Sb. je organizace povinna odpov�d�t do 15 dn� od p�ijetí

žádosti. Ke sledování lh�t poslouží systém spisové služby v�etn� popsaných technologií. Pokud žadatel není

spokojen s vy�ízením žádosti, m�že zaslat stížnost. Žádosti o informace v�etn� stížností pak budou evidovány v

evidenci spisové služby.

3.1.2.4 Zákon �. 412/2005 Sb., o ochran� utajovaných informací a o bezpe�nostní zp�sobilosti

Tento zákon ze dne 21. 9. 2005 má velký význam zejména pro takové orgány státní správy, které pracují s

utajovanými informacemi. Utajované jsou takové informace, jejichž vyzrazení nebo zneužití m�že ohrozit zájmy

�eské republiky. Odpov�dnou osobou se rozumí osoba stojící v �ele orgánu.

Jsou definovány následující stupn� utajení podle závažnosti:

• P�ísn� tajné

• Tajné

• D�v�rné

• Vyhrazené

Zákon definuje druhy zajišt�ní ochrany (tu�n� jsou vyzna�eny ty, které se týkají správy dokument�):

• personální bezpe�nost – výb�r osob, které p�ijdou do styku s t�mito informacemi

• pr�myslová bezpe�nost – týká se zajišt�ní bezpe�nosti informací uložených u podnikatele

• administrativní bezpe�nost – systém opat�ení p�i tvorb�, p�íjmu, evidenci, zpracování,

odesílání, p�eprav�, p�enášení, ukládání, skarta�ním �ízení, archivaci, p�ípadn� jiném



nakládání s utajovanými informacemi. D�ležitá je p�edevším metodika nakládání s t�mito

dokumenty.

• fyzická bezpe�nost – systém opat�ení, která mají neoprávn�né osob� zabránit nebo ztížit

p�ístup k utajovaným informacím, pop�ípad� p�ístup nebo pokus o n�j zaznamenat. Jedná se o

bezpe�nost prostor, ve kterých jsou informace uloženy, ze kterých jsou p�ístupné, nebo kde

jsou projednávány.

• bezpe�nost informa�ních a komunika�ních systém� – nap�íklad proti útok�m hacker�, ale

i vir�m apod.

• kryptografická ochrana – rozumí se zašifrování informací uložených v úložišti i

p�enášených p�es komunika�ní kanál.

Vzhledem k tomu, že informa�ní systém obsahující utajované informace musí být certifikován a musí

spl�ovat další náležitosti, které jeho tvorbu �iní zna�n� nákladnou, jeví se jako vhodné tyto informace držet

odd�len� od informací b�žných. Totéž se týká také systému komunika�ního. Zabezpe�ovat všechna data tak jako

utajované informace by bylo velmi nákladné. Budování systém� pro práci s utajovanými informacemi je velmi

speciální téma, pro které v této diplomové práci není dostate�ný prostor.

3.1.2.5 Zákon �. 101/2000 Sb., o ochran� osobních údaj�

Krom� utajovaných informací se v informa�ním systému orgán� státní správy mohou �asto objevovat

informace, které spadají pod definici údaj� osobních. Aby bylo z�ejmé, jaké informace to jsou a jak s nimi v

informa�ním systému naložit, byla za�azena práv� tato podkapitola.

Osobním údajem je takový údaj nebo více údaj�, které umož�ují ur�it identitu subjektu za p�edpokladu, že

toto ur�ení nevyžaduje nep�im��ené úsilí. Citlivým údajem je potom dle zákona takový osobní údaj, který se

týká národnosti, rasy, etnického p�vodu, náboženského, filozofického �i politického p�esv�d�ení, sexuální

orientace a podobn�. Údaj, který nelze vztáhnout ke konkrétní osob�, je nazván anonymním.

Zpracováním osobních údaj� se rozumí jakákoli �innost, ale zejména jejich shromažování, ukládání,

zp�ístup�ování, vyhledávání, ší�ení, zve�ej�ování apod. N�které ze zákonem definovaných �inností mohou být

vykonávány práv� pomocí automatizovaných DMS a souvisejících technologií. Práv� proto je analýza této

normy velmi významná. Subjekt, který osobní údaje zpracovává, se nazývá správcem osobních údaj�.

Z významných povinností správce jsou klí�ové zejména následující. Stanovit ú�el, pro který jsou údaje

zpracovávány, a stanovit prost�edky a zp�sob jejich zpracování. Stanovený ú�el je potom ur�ující nejen pro

zp�sob a rozsah zpracování, ale také pro dobu, po kterou jsou údaje uchovávány. Dále musí zajistit, aby

zpracovávané údaje byly úplné a p�esné – toto má dokonce za povinnost ov��ovat. Získávat osobní údaje lze

pouze se souhlasem subjektu daným v písemné form� (za ur�itých podmínek i bez n�j). Správce je povinen na

vyžádání (jednou za rok bezplatn�) informovat subjekt o údajích, které o n�m zpracovává.

Další významnou povinností správce je zabránit neoprávn�nému p�ístupu k osobním údaj�m. Sou�ástí

opat�ení je i povinná ml�enlivost zam�stnanc� správce. Za porušení ml�enlivosti hrozí zam�stnanci pokuta do

sta tisíc korun. Správci m�že za porušení povinností hrozit pokuta až deset milion� korun (za p�edpokladu

opakovaného porušení).



Existuje také oznamovací povinnost kdy ten, kdo hodlá zpracovávat osobní údaje, musí sv�j zám�r oznámit

Ú�adu pro ochranu osobních údaj�. Tato povinnost se ale netýká ve�ejn� p�ístupných údaj�.

Zákon dále z�izuje Ú�ad pro ochranu osobních údaj�, který provádí registraci správc� a také vykonává

kontrolu.

3.1.2.6 Zákon �. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu

K tomu, aby mohlo být naplno využito pozitivních efekt� práce s elektronickými dokumenty, je zapot�ebí,

aby byly dokumenty v elektronické podob� z hlediska právní váhy rovnocenné dokument�m v podob� papírové.

Tato rovnost je dosahována pomocí technologií PKI (elektronického podpisu). Elektronický podpis má také

oporu v legislativ�, jejíž podstatnou sou�ástí je zákon �. 227/2000 Sb.

V rámci této práce budou vymezeny n�které základní pojmy z tohoto zákona s ohledem na pot�eby práce s

elektronickými dokumenty.

Elektronickým podpisem jsou data p�ipojená k datové zpráv� (nap�íklad dokumentu). D�ležité je, že tato

data jednozna�n� prokazují vztah podepsané osoby a datové zprávy. Této jednozna�nosti je dosaženo za pomoci

matematických funkcí, které kombinují unikátní privátní klí� ur�ité osoby (velmi velké �íslo) s otiskem datové

zprávy. Vzniká tak �íslo, které mohlo vzniknout jen kombinací konkrétního klí�e a konkrétní zprávy. Pokud

existuje takto vytvo�ený elektronický podpis, má se za to, že podepisující osoba je seznámena s obsahem

dokumentu.

Zákon dále zavádí pojem elektronická zna�ka, což je z technologického hlediska totéž jako elektronický

podpis. Na rozdíl od n�j ji ale krom� fyzické osoby m�že vytvo�it také osoba právnická a to i za použití pln�

automatických prost�edk�. Elektronický podpis je tedy obdobou vlastnoru�ního podpisu, zatímco elektronická

zna�ka je obdobou ú�edního razítka. Protože elektronická zna�ka m�že být vytvo�ena pln� automaticky, nelze

p�edpokládat, že je podepisující (fyzická �i právnická) osoba obeznámena s obsahem dokumentu.

Dalším d�ležitým pojmem je kvalifikovaný certifikát. S jeho pomocí je možno spojit elektronický podpis s

konkrétní fyzickou osobou. Kvalifikovaný certifikát je soubor obsahující ve�ejný klí� podepisující osoby (proto

PKI – Public Key Infrastructure) a její identifika�ní údaje. Navíc je toto spojení klí�e a identifika�ních údaj�

zaru�eno t�etí osobou – tzv. certifika�ní autoritou.

D�ležitý je zejména §11, který �íká, že v oblasti ve�ejné správy je možné používat k podepisování pouze

zaru�ený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem.

To v praxi znamená, že osoby jednající za orgán sm�rem navenek musí mít, pokud cht�jí komunikovat

elektronicky, možnost vytvo�it práv� takový „uznávaný elektronický podpis“. V p�ípad� listin vydávaných

orgánem státní správy je nutné, pokud mají být rovnoprávné s papírovými ve�ejnými listinami, aby byly

opat�eny zna�kou založenou na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem. Takoví

akreditovaní poskytovatelé jsou na trhu v sou�asnosti t�i a jejich seznam zve�ej�uje Ministerstvo informatiky

�eské republiky11. Za jistých podmínek jsou jako kvalifikované uznány také certifikáty ze zahrani�í (nap�íklad

certifikáty uznané jako kvalifikované v jiném stát� EU).

11 http://www.micr.cz/scripts/detail.php?id=601



Zákon o elektronickém podpisu potom ve své druhé až osmé �ásti obsahuje zm�ny ostatních právních norem

(nap�íklad ob�anského zákoníku) tak, aby byly úkony provedené elektronicky opat�ené uznávaným

elektronickým podpisem rovnoprávné s úkony provedenými „klasickou“ formou (nap�íklad na papírovém

formulá�i).

Zákon �. 227/2000 Sb. je dále rozší�en na�ízením vlády �. 495/2004 Sb., které ukládá orgán�m ve�ejné

moci p�ijmout opat�ení, která jim umožní odesílat a p�ijímat datové zprávy opat�ené uznávaným elektronickým

podpisem. Jedná se zejména o z�ízení elektronické podatelny, vybavení zam�stnanc� kvalifikovanými

certifikáty, vytvo�ení postup� zajiš�ujících provoz elektronické podatelny a jeho bezpe�nost, zve�ejn�ní

informací o elektronické adrese, informací o možnosti doru�ení dat na p�enosných médiích, seznamu

zam�stnanc� s kvalifikovaným certifikátem a podobn�.

Dalším provád�cím p�edpisem zákona o elektronickém podpisu je vyhláška �. 496/2004 Sb., o

elektronických podatelnách, která stanovuje postupy orgán� ve�ejné moci p�i p�ijímání a odesílání datových

zpráv prost�ednictvím elektronické podatelny. V této vyhlášce jsou detailn� upraveny následující oblasti:

• P�íjem a doru�ení datové zprávy – kdy se zpráva považuje za doru�enou, co se stane, když

není �itelná nebo obsahuje škodlivý kód, kam je po p�ijetí uložena atd.

• Odesílání datové zprávy – jakým zp�sobem je zpráva odeslána.

3.1.2.7 Zákon �. 365/2000 Sb., o informa�ních systémech ve�ejné správy

Vzhledem k tomu, že jakýkoli systém, který bude využit pro podporu nap�. spisové služby nebo dalších

�inností ve státní správ�, bude vždy spadat pod hlavi�ku informa�ního systému ve�ejné správy (ISVS), je

analýza zákona �. 365/2000 Sb. jist� na míst�.

Zákon uvádí n�kolik relevantních definic. P�edn�, informa�ní systém je funk�ní celek nebo jeho �ást

zabezpe�ující cílev�domou a systematickou informa�ní �innost. Tedy nap�íklad i informa�ní systém orgánu

státní správy jako celek, nebo informa�ní systém spisové služby jako jeho �ást. Informa�ní �inností se rozumí

zejména shromažování, ukládání, vyhledávání, ší�ení a další �innosti provád�né s daty.

Dále zákon definuje dv� d�ležité role. Jde o správce a provozovatele informa�ního systému. Správcem je

subjekt, který ur�uje ú�el a prost�edky zpracování informací a odpovídá za n�j. Provozovatelem je potom

subjekt, který vykonává informa�ní �innosti související se systémem. Službou se rozumí �innost informa�ního

systému, která uspokojuje požadavky oprávn�ného subjektu. Produktem se rozumí technické nebo programové

vybavení, jejich dokumentace, služba nebo jejich kombinace.

Z hlediska propojení odd�lených systém� ve státní správ� a zp�ístupn�ní služeb ve�ejnosti, které byly

popsány v kapitole v�nované e-Governmentu, jsou zajímavé zejména pojmy referen�ní rozhraní a portál ve�ejné

správy. Referen�ní rozhraní je souhrn technických, právních a dalších opat�ení umož�ující integrovat systémy

ve�ejné správy, sdílet informace a poskytovat spole�né služby. Portál ve�ejné správy je informa�ní systém

vytvo�ený a provozovaný se zám�rem usnadnit ve�ejnosti dálkový p�ístup k pot�ebným informacím z ve�ejné

správy.

D�ležité je �íci, že tento zákon se nevztahuje na tzv. provozní systémy, což jsou dle definice systémy

zajiš�ující informa�ní �innosti nutné pro vnit�ní provoz p�íslušného orgánu, nap�íklad ú�etnictví, správu majetku,



a nesouvisející bezprost�edn� s výkonem ve�ejné správy. V p�ípad� systém� DMS je relativn� složité �íci, zda

spadají do kategorie ve�ejných �i provozních informa�ních systém�. Vzhledem k tomu, že informace v nich

uložené se týkají výkonu ve�ejné správy, spadají DMS spíše do kategorie systém� ve�ejných. N�které �ásti ECM

ú�adu jsou nepochybn� systémy ve�ejnými, nebo� poskytují služby p�ímo ve�ejnost (nap�íklad Web Content

Management).

V zákon� je definována role Ministerstva informatiky mimo jiné jako koordinátora projekt� informa�ních

systém� ve�ejné správy a spolupráce t�chto systém�, tv�rce a garanta standard�, správce portálu ve�ejné správy a

další. Orgány státní správy potom musí zajistit soulad svých informa�ních systém� se standardy definovanými

ministerstvem a spolupracovat s ním nap�íklad p�i kontrole �i koordinaci projekt�. Navíc jsou povinné

zve�ej�ovat informace o jimi provozovaných informa�ních systémech.

3.1.2.8 Návrh zákona o sdílení dat p�i výkonu ve�ejné moci

Zajímavostí na konec je právní norma, která ješt� nenabyla právní moci, nicmén� pokud vstoupí v platnost,

bude z hlediska práce s dokumenty ve státní správ� významná. Cílem budoucího zákona je odstranit stav, kdy

ob�an opakovan� dokládá ve státní správ� skute�nosti, které již jsou uloženy na jiném míst� (v systému jiného

orgánu). Dalším problémem, který by m�lo p�ijetí tohoto zákona odstranit, je stav, kdy stejné informace uložené

na r�zných místech ve státní správ� se od sebe svým obsahem liší nebo nejsou všude aktuální. �ešení t�chto

problém� by m�ly p�inést registry ve�ejné správy. Pod pojmem registr si lze p�edstavit nap�íklad centrální

adresá� ob�an� a ekonomických subjekt� využívaný všemi orgány státní správy. Návrh usiluje o integraci

informa�ního obsahu nap�í� státní správou.

Návrh tedy p�edpokládá zavedení registr� jako centrálních míst, kde jsou uloženy vybrané informace. Je

stanovena povinnost subjekt� ozna�ených jako p�vodce tyto údaje aktualizovat. Osoby nazvané oprávn�nými

mohou tyto údaje využívat. Veškeré zápisy do i �tení z registru jsou evidovány. P�edpokládá se automatizované

zasílání zpráv mezi registrem a jinými aplikacemi (informa�ními systémy).

Návrh stanoví, že orgány státní správy si informace, které jsou obsaženy v registrech, shromažují samy.

Rozlišuje se náhled do informa�ního systému a získání informací, kdy kritériem je ukládání informací do

systému žádajícího orgánu. Záznamy v evidenci p�ijatých požadavk� na informace (logy automatizovaného

systému) jsou udržovány 3 roky. Osob�, u níž jsou vedeny osobní údaje dle zákona �. 101/2000 Sb. je nutné

umožnit získání výpisu z evidence požadavk� (jinými slovy výpis, kdo si o ní vyžádal jaké informace a za jakým

ú�elem).

Registry státní správy budou z�izovány postupn� zvláštními zákony. Zákon bude také definovat, jaké údaje z

registru jsou údaji referen�ními. Jejich výb�r z registru je závazný. Registr musí evidovat stavy dat k jakémukoli

okamžiku od vzniku registru.

Tento návrh zákona lze považovat i za mírn� kontroverzní, nebo� budí jisté obavy o bezpe�nost dat.

Dokladem m�že být nap�íklad �lánek uve�ejn�ný na serveru Lupa.cz [INT_ 12].



3.2 Využití DMS v ú�adu - vybrané p�ípadové studie Cílem této kapitoly je ilustrovat na vybraných p�ípadových studiích možnosti použití systém� pro správu

dokument� v prost�edí ú�ad� státní správy a samosprávy. V�tšina p�ípadových studií byla získána práv� z

prost�edí samosprávy (obce, kraje). Prost�edí státní správy bude podrobn� popsáno na studii ÚZSVM, která je

obsahem t�etí �ásti této práce (kapitola 4).

Na základ� získaných p�ípadových studií je možno uvést jakýsi obecný pohled na architekturu informa�ního

systému ú�adu, která se p�eci jen drobn� odlišuje od architektury informa�ního systému b�žných firem.

Následuje popis zobecn�né architektury informa�ního systému fiktivního ú�adu (Obrázek 7).

Obrázek 7 - Integrovaný IS fiktivního ú�adu

Obrázek zachycuje informa�ní systém fiktivního ú�adu, ve kterém je využito systému DMS jako

centralizovaného úložišt� dokument�. Z d�vodu zachování p�ehlednosti byly zám�rn� vynechány n�které prvky

(workflow, uživatelské rozhraní DMS systému v�etn� vyhledávání) a také n�které integra�ní vazby (nap�.

autorizace uživatel� DMS a ostatních systém� pomocí adresá�ové služby). Byly ponechány pouze vazby

vyjad�ující ukládání dokument� v centralizovaném DMS a jejich na�ítání z tohoto úložišt�. Za uživatelské



rozhraní DMS je pro zjednodušení považována integrace ovládacích prvk� DMS do uživatelského rozhraní

ostatních aplikací.

Tento informa�ní systém funguje jako jakýkoli jiný informa�ní systém v tom smyslu, že poskytuje ur�ité

služby jak interním tak externím uživatel�m a je propojen také s externími informa�ními systémy. Služby jsou

poskytovány prost�ednictvím standardních aplikací (nap�. textový editor, klient elektronické pošty, webový

portál atd.). Spolupráce s okolními systémy je realizována bu prost�ednictvím p�ímého propojení aplikací

(typicky napojení ekonomického systému na banku p�es speciální aplikaci �i r�zné aplikace zasílající �i

p�ijímající XML datové zprávy, zabezpe�ující šifrování a podobn�) nebo m�že být realizována p�ístupem

interních uživatel� p�ímo k externímu systému (nap�íklad p�es webové uživatelské rozhraní). P�íkladem druhého

zmín�ného p�ístupu m�že být vyhledávání právních norem na portálu ve�ejné správy. Systém ú�adu dále

obsahuje ur�ité speciální aplikace na podporu unikátních proces� (jednání komisí, p�estupková �ízení atd.).

Dalším typem aplikací, se kterými se m�žeme setkat v informa�ním systému, jsou aplikace podp�rné. Nap�íklad

centrální adresá�ová služba, aplikace pro �ízení IT infrastruktury, podpora helpdesku, �ízení projekt� atd.

Typickou aplikací, se kterou se m�žeme setkat na ú�adech, je ur�itá podpora výkonu spisové služby. Výkon

spisové služby je v�tšin� ú�ad� státní správy p�edepsán zákonem. Navíc spisová služba je vhodnou klí�ovou

aplikací (killer application) pro implementaci DMS. M�že být dokonce p�ímo implementována v prost�edí DMS

systému. Z t�chto d�vod� má na výše zmín�ném obrázku výrazné postavení.

Tím nejd�ležit�jším, co by m�l obrázek vyjad�ovat, jsou vazby (šipky), které nazna�ují úlohu systému DMS

jako centrálního úložišt� dokument� v organizaci. To, aby DMS tuto funkci neplnil (nap�. byl by využit pouze

pro �ízení projekt� nebo pro spisovou službu), je sice možné, ale je tak minimalizován p�ínos DMS z hlediska

organizace jako celku. Na druhou stranu je jasné, že propojit DMS s ostatními aplikacemi najednou (metodou

velkého t�esku) m�že být v praxi velmi obtížné. Vhodným kompromisem je za�ít u aplikací s nejv�tším

p�ínosem (SSL, �ízení projekt�) a u aplikací jejichž integrace nevyžaduje extrémní úsilí nebo je �ešena

standardn� (kancelá�ský balík, e-mail) a následn� integraci rozši�ovat na ostatní náro�n�ji integrovatelné

aplikace (ekonomický systém, systém pro správu webu, intranetu, speciální agendy atd.).

Po tomto obecném úvodu do problematiky DMS ve státních ú�adech je vhodné ilustrovat obecné poznatky

na konkrétních bodech p�ípadových studií. V�tšina p�ípadových studií byla vybrána z ú�astník� sout�že „Chytrý

Ú�ad 2006“12, jejíž první ro�ník byl uspo�ádán spole�ností IDG Czech v �íjnu 2006. Dalším významným

zdrojem p�ípadových studií byl sborník konference Internet ve státní správ� a samospráv� 2006 (ISSS2006).

Zbylé p�ípadové studie byly získány z webových stránek jednotlivých firem nebo institucí.

První studie [INT_ 35] popisuje globální pohled na místo DMS v architektu�e IS ur�ité instituce. Popisuje

�ešení, jehož cílem je zlepšit zkušenost ob�ana jako zákazníka ú�adu ve�ejné správy. Konkrétn� jde o projekt

„Komunikace ob�ana s ú�adem“ realizovaný m�stem Ostrava. Roli DMS v projektu nejlépe vystihuje následující

odstavec: “Krom� vlastní komunikace s klienty se zadavatel snaží vy�ešit i vnit�ní organizaci práce. Základním

p�edpokladem celého �ešení je jednotná fronta práce, kde jsou shromaž�ovány jednotlivé podání/požadavky a ty

jsou pak prost�ednictvím interního workflow distribuovány na konkrétní odd�lení a pracovníky. Ob�h

papírových dokument� se pak snaží minimalizovat v p�ípadech, kde to je technicky a legislativn� možné, jejich

digitalizací na vstupu a propojením s centrálním systémem pro správu dokumentu (DMS).“ Tento p�íklad 12 http://www.businessworld.cz/bw.nsf/id/chytry-urad-2006



ilustruje, že jak DMS tak nap�íklad Workflow jsou typickými back-office aplikacemi, které ale zásadn� ovliv�ují

výkon organizace a zprost�edkovan� i spokojenost ob�ana se službami státní správy.

Pom�rn� rozší�eným systémem podporujícím správu dokument� je služba MS Sharepoint, na jejímž základ�

je možno vytvá�et r�zné aplikace z oblasti ECM. P�íkladem je implementace systému pro sdílení dokument� na

Puncovním ú�ad�.13 Sdílení je podporováno webovou aplikací postavenou spole�ností Baud s.r.o

(http://www.baud.cz) na technologiích Microsoft. Implementace trvala mén� než dva m�síce. Nová aplikace

nahradila zastaralé nevyhovující �ešení založené na DOSové aplikaci Supertext. Nejd�ležit�jšími p�ínosy

projektu byly tyto: vylepšené vyhledávání, možnost definovat úrovn� p�ístupových práv, zodpov�dnost za

publikování dokument� lze p�i�adit konkrétním zam�stnanc�m, centralizace správy.

P�ípadové studii spisové služby je v�nován zna�ný prostor p�edevším v kapitole 4. Nicmén� ze získaných

p�ípadových studií v této oblasti stojí za zmínku alespo� dv� následující.

První z nich [INT_ 36] popisuje využití outsourcingu, který poskytuje Magistrát hlavního m�sta Prahy

menším ú�ad�m a institucím, které by si jinak nemohly dovolit robustní �ešení v�etn� služeb, jako je technická

podpora atd. Dodavatelem outsourcingu je spole�nost Exprit, která v minulosti vyvinula systém e-spis pro

pot�eby MHMP. Tento systém tvo�í technologický základ outsourcingu. Využití outsourcingu umož�uje malým

ú�ad�m využívat profesionální aplikaci na podporu spisové služby a sdílet robustní a také pom�rn� drahé

prost�edky technologické infrastruktury. Sdílené jsou samoz�ejm� také služby jako helpdesk, monitoring a

správa, profylaxe, zálohování dat a obnova po havárii atd. Velkým p�ínosem je zavedení jednotné metodiky SSL.

Cílem projektu je poskytování služby �ádov� stovkám menších subjekt� (ú�ady M�, školy, školky).

Druhý p�ísp�vek [INT_ 37] je velmi stru�ný, ale p�ínosný, nebo� na základ� zkušeností Ministerstva

životního prost�edí uvádí rizika vyplývající z výkonu spisové služby, která nejsou p�íliš �asto konstatována.

Prvním problémem je, že p�i implementaci spisové služby je snaha vy�ešit i oblasti, které se spisovou službou

p�ímo nesouvisí. Druhým problémem je, že ú�ady �asto nemají sjednocené vnit�ní procesy práce s dokumenty a

tuto integraci o�ekávají od systému spisové služby. Z t�chto problém� vyplývají pro projekt implementace

ISSSL rizika spo�ívající v p�ílišné komplexnosti (snaha vy�ešit vše naráz) a malého obchodního p�ínosu systému

(systém práci nezefektivní, ale komplikuje). Navrhované cesty jsou jasné vymezení rozsahu jednotlivých

projekt� a striktní definice �ešených proces�, která minimalizuje výjimky. Jako riziko, které z�stává i po t�chto

opat�eních, je odpor st�edního managementu i výkonného personálu ke zm�nám.

Se správou dokument� jde ruku v ruce také problematika digitální archivace a dlouhodobého uložení

elektronických dokument�. Z mnoha p�ípadových studií na toto téma lze uvést digitální archiv stavebního ú�adu

m�sta Pardubice. Tato studie byla prezentována v rámci sout�že Chytrý ú�ad 2006. Zájem o p�evod stavební

dokumentace do elektronické podoby byl na tomto ú�ad� již od po�átku 90. let 20. století. Dostupnost

technologií však umožnila tento zám�r za�ít realizovat až v roce 2003. O�ekávanými p�ínosy byly záchrana

ohrožených dokument� a dostupnost dokumentace zam�stnanc�m nap�í� ú�adem. Projekt byl realizován firmou

Canon a je založen na software Windream. Systém byl zprovozn�n za 3 m�síce (v�etn� customizace software).

Umož�uje zpracovávat dokumenty do velikosti A0 ve vysokém rozlišení a je obsluhován jedním pracovníkem.

13 Dostupné na: http://www.microsoft.com/cze/casestudies/puncovni_urad.mspx.



Používaným formátem je PDF. Cestou rozvoje je poskytování stavební dokumentace v elektronické podob�

t�etím osobám.

V mnohem v�tším rozsahu probíhá digitalizace a archivace dokument� státní sociální podpory [INT_ 38].

Ro�ní objem dokument� v rámci této agendy je cca. 20 milion� a jejich skarta�ní lh�ta je 15 let po vyplacení

dávky. Základním problémem, který digitalizace �eší, je omezený prostor spisoven na jednotlivých pracovištích.

Dokumenty jsou digitalizovány p�ímo v prostorách jednotlivých pracoviš�. Po skenování jsou papírové

dokumenty uloženy do archivních krabic. K identifikaci je využito technologie �árového kódu. Elektronické

úložišt� je centralizované. Krabice jsou uloženy v centrální spisovn� (zde se s nimi nenakládá). Pracuje se

výhradn� s digitální podobou. V p�ípad� pot�eby originálu je vyžádána zp�t celá archivní krabice. Elegantn� je

vy�ešena distribuce etiket s �árovým kódem, které jsou p�edtišt�né a distribuované centráln�. Odpadá nutnost

po�izovat tiskárny �árového kódu na všechna pracovišt�. V celém systému je implementována PKI, která

umož�uje nap�íklad identifikovat pracovníka, který dokument skenoval. Provoz centrální spisovny (úložišt�

papírových originál�) je outsourcován. Poskytovatel pracuje pouze s identifikátorem krabice (�árový kód).

S digitalizací archivu dokument� souvisí také projekt Prahy 9, který je jedním z rozvojových projekt�

elektronické spisové služby e-spis. Dalšími rozvojovými projekty jsou elektronická podatelna a propojení

systém� více ú�ad� (viz dále). V tomto projektu digitalizace byl kladen p�edevším d�raz na import dat do

systému spisové služby. Sou�ástí projektu je také decentralizace podacích míst (skenování p�ímo na vybraných

odborech místo podání na centrální podateln�).

Dalším rozvojovým projektem Prahy 9 je projekt „Jedno m�sto - jedna podatelna“. Praha 9 je pilotním

pracovišt�m tohoto projektu, jehož garantem je MHMP. Cílem je umožnit sdílení dokument� mezi ú�ady, které

využívají systém e-spis. Jádrem �ešení je centrální transportní modul (vn� ú�adu), který p�eposílá dokumenty

mezi jednotlivými pracovišti. Pracovník tak pouze zvolí možnost „p�edat“ a zvolí partnerský ú�ad. O zbytek se

starají instalované technologie. Je podporována také evidence p�edání fyzického originálu. P�íkladem

p�edávaných dokument� jsou p�iznání k poplatku ze ps�, ohlášení kulturních akcí, žádost o poskytnutí

informace, stížnost, žádost o rodný list, ohlášení stavebních úprav a tak dále. Hlavními p�ínosy projektu jsou

p�ijetí podání na kterémkoli míst�, rychlejší p�edávání spis� mezi spolupracujícími ú�ady, rozší�ení on-line

služeb ve�ejnosti, budoucí integrace ú�edního procesu.

Velmi �asto popisovanou aplikací v rámci p�ípadových studií ve�ejné správy jsou systémy pro správu webu,

elektronické ú�ední desky, p�ípadn� systémy pro správu intranetu. V této oblasti je zajímavá p�edevším studie

webového portálu Ministerstva pr�myslu a obchodu (MPO) [INT_ 39]. Zajímavé je zejména propojení

publika�ního systému s DMS. Centrální datové úložišt� MPO využívá �ešení firmy Corpus solutions, které je

založeno na architektu�e s tenkým klientem (webový prohlíže�) a poskytuje standardní DMS funkcionalitu a

workflow. Uživatelé na MPO pracují pouze se známými aplikacemi kancelá�ského balíku, výjime�n� potom s

rozhraním aplikace DMS. P�i ukládání vzniká vedle dokumentu ve formátu dané aplikace také XML podoba

dokumentu, která je výchozím zdrojem pro vznik webové stránky na základ� dokumentu. Web je rozd�len na

sekce s p�id�leným správcem. O konkrétním umíst�ní dokumentu na webu rozhoduje správce sekce. Publika�ní

systém podporuje práci s n�kolika verzemi a ty umož�uje publikovat po vymezenou dobu. Je možno stáhnout

dokument v p�vodním formátu. Uživatelé mají v textovém editoru p�ipravenu šablonu pro publikování na webu,

která obsahuje pouze prvky bezproblémové z hlediska p�evodu do XHTML. Dokumenty vytvo�ené v této



šablon� jsou krom� uložení v úložišti ješt� p�es XML p�evedeny na XHTML a publikovány v dané �ásti webu.

Metadata jsou vypl�ována p�i ukládání do textového editoru (integrace uživatelského rozhraní). Systém mj.

podporuje také jazykové verze. Tento systém podporuje také intranet, jehož struktura kopíruje složky DMS a

intranet je tak zcela „bezúdržbový“. Tato vlastnost je však vykoupena nemožností editovat obsah jinak než

zm�nou v centrálním úložišti. Celý web je vybudován s dodržením standard� XHTML, p�ístupnosti a dalších a

za použití moderních technologií a designu (http://www.mpo.cz/).

P�íkladem „obchodního“ modelu, kdy se v�tší organiza�ní složka stará o to, aby umožnila menším

organiza�ním složkám státní správy, které jí jsou pod�ízené, dodržet ustanovení zákona, která by pro menší ú�ad

byla p�íliš nákladná, je m�sto Uherský Brod. M�sto nechalo vyvinout jednoduchou aplikaci pro podporu ú�ední

desky umož�ující vzdálený p�ístup. Tuto aplikaci potom poskytlo menším obcím, kterým tak umožnilo naplnit

požadavek §26 zákona �. 500/2004 sb., který upravuje ú�ední desku. Tento model „sdílení aplikace“ umož�uje i

relativn� malým ú�ad�m držet krok s dobou. P�íklad je podobný nap�íklad aktivitám Magistrátu hlavního m�sta

Prahy p�i sdílení aplikace e-spis.

Nejzajímav�jší p�ípadové studie pocházejí z oblasti speciálních agend. P�íkladem je poskytování

elektronického výpisu z rejst�íku trest� [INT_ 40]. Základem je informa�ní systém rejst�íku trest� (ISRT), který

využívá n�které funkce z oblasti digitalizace dokument� (nap�íklad vyt�žování dat z došlých papírových

dokument�). Tato studie je nesmírn� zajímavá z hlediska e-Governmentu a komunikace s okolím.

Podobnou aplikací je poskytování výpisu z individuálního konta pojišt�nce �SSZ [INT_ 41]. Ani tato

služba by totiž nebyla možná bez elektronické práce s dokumenty. Zavedení služby p�edcházely projekty

digitalizace a možnost elektronického podání p�es Portál ve�ejné správy.

Dalšími speciálními agendami jsou elektronické zadávání ve�ejných zakázek, elektronická podpora usnesení

zastupitelstva m�sta (nap�. aplikace e-Usnesení m�sta Hradec Králové), podpora �ešení p�estupk� (aplikace

m�sta Vyškov implementovaná v prost�edí DMS GINIS14) a jim podobné projekty.

Na záv�r této kapitoly budiž uvedeno obecné shrnutí analýzy vybraných p�ípadových studií z oblasti práce s

elektronickými dokumenty v podob� nej�ast�jších o�ekávaných p�ínos� t�chto projekt�. Nej�ast�ji byly od

implementace DMS a navazujících aplikací o�ekávány tyto p�ínosy:

• Bezpe�né uložení dokument�. • Neopot�ebovatelnost dokument�. • Snížení nárok� na prostor (skladování dokument�). • Sdílení dokument� nap�í� organizací. • Snadná manipulace s dokumenty. • Vylepšené vyhledávání dokument�. • Zrychlení administrativních proces� a dodržení lh�t. • Sjednocení proces� v organizaci. • Možnost poskytovat nové služby. • Efektivní správa webových stránek, intranetu a elektronické ú�ední desky. • V�tší pohodlí ob�an�.

Bez ohledu na to, jak jsou tyto cíle reálné �i nikoliv, mohou posloužit jako inspirace pro od�vodn�ní

investic do ur�itých technologií. Vždy je ale t�eba mít na pam�ti, že p�ínos projekt� leží spíše v procesech, které

jsou danou technologií podporovány než v technologii samotné. Je tedy nutné za�ít u kvalitn� promyšlených a

14 http://p-ji-ext.gordic.cz/portal/page?_pageid=298,46748&_dad=portal&_schema=PORTAL



analyzovaných proces�, které mohou být navrhovány s pov�domím o možnostech technologie, než za�ít

nasazovat sofistikovaný systém na nesmyslné nebo nejednotné procesy.



4 Informa�ní systém spisové služby na ÚZSVM Tato �ást diplomové práce popisuje projekt implementace informa�ního systému spisové služby (ISSSL),

který na Ú�ad pro zastupování státu ve v�cech majetkových (ÚZSVM) dodává spole�nost Siemens Business

Services s.r.o. (SBS).

Díky osobní ú�asti autora na tomto projektu je možno rozebrat tento p�íklad využití DMS ve státní správ�

podrobn�ji, než tomu bylo u p�ípadových studií uvedených v kapitole 3.2.

Nejprve je v této kapitole charakterizován samotný Ú�ad. Následuje shrnutí o�ekávaných p�ínos� a cíl�

projektu. Kapitola 4.3 ukazuje technologickou základnu aplikace, která vícemén� odpovídá zobecn�ným

model�m prezentovaným v p�edchozích kapitolách. Poté jsou popsány nejd�ležit�jší procesy, které ISSSL v

Ú�adu podporuje. Tyto procesy jsou nejprve charakterizovány schématem hierarchie proces� (process hierarchy

diagram) a stru�ným slovním popisem. V p�íloze II jsou vybrané procesy modelovány pomocí notace BPMN

(Business Process Modeling Notation). Na t�chto schématech nejsou zám�rn� modelovány všechny v�tve

proces�, aby bylo možno zachovat p�ehlednost i na prostoru stránky A4. Jejich posláním v rámci této práce je

spíše ilustrovat, jak je ob�h dokument� v rámci ÚZSVM �ešen, než aby sloužily p�ímo jako podklad pro další

rozvoj systému. Notace Process Hierarchy Diagram a Business Process Modeling Notation jsou stru�n� popsány

v [KNI_ 4]. Poslední �ást této kapitoly poukazuje na budoucí možnosti rozvoje systému z hlediska nové

funkcionality a integrace s jinými systémy.

4.1 Charakteristika ÚZSVM Ú�ad pro zastupování státu ve v�cech majetkových (dále ÚZSVM �i Ú�ad)15 je organiza�ní složkou státu a

samostatnou ú�etní jednotkou. Byl založen k 1. 7. 2002, kdy nabyl ú�innosti zákon �. 201/2002 Sb., o Ú�adu pro

zastupování státu ve v�cech majetkových [LEG_5]. Nad�ízeným orgánem ú�adu je Ministerstvo financí �eské

republiky.

Služby poskytované ÚZSVM lze rozd�lit na dv� základní skupiny:

• Právní služby - v tomto p�ípad� se jedná p�edevším o p�ímou ú�ast v �ízení p�ed soudem,

rozhodci a jinými orgány, kde Ú�ad zastupuje stát, jiné organiza�ní složky státu �i m�sta a

obce. Ú�ad jedná ve v�cech týkajících se majetku. Dále ú�ad zpracovává na požádání právní

stanoviska.

• Hospoda�ení s majetkem státu - Ú�ad spravuje majetek státu, se kterým nehospoda�í žádná

jiná organiza�ní složka státu, nebo není jasné, která složka s tímto majetkem hospoda�í.

Majetek ú�ad nabývá nap�. darovací smlouvou, záv�tí, propadnutím �i zabavením majetku a

dalšími tituly, ze kterých vyplývá p�echod majetku na stát a není v nich ur�ena konkrétní

organiza�ní složka. Tento majetek Ú�ad za�adí do operativní evidence, kde je veden, dokud s

ním není naloženo. Majetek, se kterým nebylo do dvou let naloženo, nebo jej na ú�ad p�evedla

jiná organiza�ní složka, je evidován v ú�etní evidenci. Evidovaný majetek Ú�ad posuzuje, zda

jej pot�ebuje pro výkon své �innosti. Pokud je rozhodnuto o nepot�ebnosti, nabízí jej ostatním

15 Všechny uvedené informace jsou ve�ejn� dostupné na http://www.uzsvm.cz



organiza�ním složkám státu. Pokud stát nemá o tento majetek zájem, je realizován na trhu

(prodán obchodní firm� nebo soukromé osob�).

ÚZSVM je organizován na sedm územních pracoviš�, která sídlí v budovách krajských soud�. Osmé

územní pracovišt� sídlí v budov� úst�edí ú�adu v hlavním m�st� Praze. �editel�m územních pracoviš� jsou

pod�ízeny jednotlivé funk�ní odbory, které jsou dále �len�ny na odd�lení. Na úrovni odboru jsou také tzv.

odlou�ená pracovišt�. Dohromady je ú�ad rozprost�en na více než sedmdesát lokalit a zam�stnává p�es 2000

zam�stnanc�. Z t�chto �ísel jasn� vyplývá rozsah projektu (více než 2000 uživatel�).

4.2 Cíle a p�ínosy projektu Ve�ejná obchodní sout�ž na dodávku informa�ního systému spisové služby (resp. EDMS) byla Ú�adem

publikována v obchodním v�stníku v pr�b�hu roku 2004 pod zna�kou 191722-17/04. Z vyhlášení obchodní

ve�ejné sout�že vyplývá rozsah projektu pouze orienta�n�. Bylo požadováno dodání komplexního informa�ního

systému za ú�elem evidence, zpracování, sledování ob�hu, vyhledávání a ukládání dokument� v rámci všech

pracoviš� Ú�adu. Již z tohoto zadání je z�ejmé, že Ú�ad požadoval více než pouhou podporu spisové služby, ale

spíše komplexní �ešení pokrývající oblast ECM. Systém navíc musel být dostupný na všech pracovištích Ú�adu

pro více než 2000 uživatel�. K systému samoz�ejm� byla požadována veškerá dokumentace, zajišt�ní provozu,

údržby a rozvoje nejmén� po dobu p�ti let od uvedení do provozu. Samoz�ejmostí je soulad s platnou

legislativou a standardy ISVS (Informa�ní systém ve�ejné správy).

P�esn�jší požadavky na systém byly specifikovány v zadávací dokumentaci. Pokrytí oblastí ECM bylo

specifikováno konkrétn�ji na: Document Imaging, vyt�žování dat, správu dokument� (DM), Workflow, a

elektronickou archivaci. Zadání po�ítalo se zpracováním mnoha typ� dokument� od dokument� MS Office a

obraz� skenovaných dokument�, p�es e-maily a faxy po audio a video soubory. Samoz�ejmostí je op�t evidence

papírových dokument�. Požadována byla také integrace se stávajícími systémy UZSVM (VEMA, ISMS,

FÉNIX). Požadována byla mj. klient/server architektura jak s tlustým, tak tenkým klientem, Single Sign On a

další technické parametry.

Dle nabídky podané spole�ností Siemens Business Services s.r.o. je hlavním cílem projektu ISSSL p�isp�t k

transformaci ÚZSVM na moderní ú�ad. Mezi dalšími cíli bylo p�edevším zvýšení bezpe�nosti a zrychlení

vyhledávání informací.

Tyto obecné cíle je možné rozložit na cíle specifikované detailn�ji. Dekompozicí bychom dosp�li k mnoha

p�ínos�m DMS specifikovaným v p�edchozích �ástech této práce.

4.3 Technologická architektura �ešení Schéma technologické architektury informa�ního systému spisové služby zachycuje za�len�ní prost�edí

ISSSL do technologické infrastruktury informa�ního systému Ú�adu. Pro serverovou �ást systému jsou

vyhrazena dv� prost�edí, produk�ní a testovací. Produk�ní prost�edí disponuje dedikovanými servery jak pro

SQL databázi tak pro samotnou aplikaci. Na testovacím prost�edí jsou ob� �ásti instalované na jednom stroji.

Testovací prost�edí se, krom� testování nové funkcionality a úprav p�ed uvoln�ním, používá také pro školení

zam�stnanc� Ú�adu na systém ISSSL. Zatímco databáze je používána pro uložení metadat, samotné dokumenty

jsou uloženy na souborovém serveru (Fileserver), který již byl sou�ástí infrastruktury ÚZSVM. Obrázek 8 dále



znázor�uje pracovišt� podatelny s tiskárnou �árových kód�, které je zárove� centrálním digitaliza�ním

pracovišt�m v každé lokalit�. Z obrázku je dále z�ejmé zapojení serveru Active Directory pro autorizaci

uživatel� (princip Single Sign On) a poštovního serveru MS Exchange pro integraci se systémem elektronické

pošty.

Obrázek 8 - Architektura ISSSL [zdroj: Siemens Business Services]



4.4 Analýza workflow proces� ÚZSVM Systém ISSSL podporuje celou �adu administrativních proces� Ú�adu pro zastupování státu ve v�cech

majetkových. Vzhledem k rozsahu této �ásti diplomové práce není ú�elné uvád�t vy�erpávající analýzu všech

t�chto proces�. Místo toho bude modelován proces pr�chodu podání ú�adem od p�ijetí na podateln� po

vypravení odpov�di výpravnou. Mimo analýzu tak z�stávají další procesy jako: práce se spisem, reportování,

práce s agendami, dání na v�domí, likvidace dodavatelských faktur, schvalování vnit�ních p�edpis�, další

speciální schvalování atd.

Proces, který je zde modelován, je v rámci systému ISSSL nazýván obecným procesem spisové služby.

Dekompozice tohoto procesu je znázorn�na na následujícím schématu.

Obrázek 9 - Dekompozice obecného procesu spisové služby

Procesy na druhé úrovni dekompozice jsou blíže charakterizovány v následující tabulce.

ID Název Vlastník Vstup Výstup Popis SSL_1 P�íjem, zaevidování

a skenování dokumentu

Podatelna Podání Papírový dokument

Zevidovaný zdigitalizovaný dokument �íslo jednací �íslo eviden�ní

Dokument (podání) p�ichází na centrální podatelnu ú�adu v podob� poštovní zásilky �i osobního podání. P�i p�íprav� je obálka otev�ena a z dokumentu jsou vyt�ženy údaje na eviden�ní kartu. Je vytišt�n �árový kód s �íslem eviden�ním a jednacím a tento kód je p�ilepen na dokument. Dokument je p�ipraven ke skenování (založen do skeneru). Po naskenování a ov��ení kvality je naskenovaný dokument p�ipojen automaticky k eviden�ní kart�. Eviden�ní karta je p�edána automaticky na p�íslušný útvar.



SSL_2 P�id�lení dokumentu ke zpracování

Vedoucí útvaru

Zaevidovaný zdigitalizovaný dokument

Dokument p�id�lený zpracovateli

Po naskenování na podateln� dostává dokument vedoucí útvaru, který jej m�že p�id�lit ke zpracování sám sob�, svému po�ízenému nebo p�edat vedoucímu pod�ízeného útvaru k p�id�lení. Proces kon�í p�id�lením dokumentu konkrétnímu zpracovateli.

SSL_3 Zpracování dokumentu

Zpracovatel Dokument p�id�lený zpracovateli

Dokument založený ve spisu Vlastní dokument

Zpracování p�ijatého dokumentu spo�ívá v jeho prostudování a za�azení do již existujícího nebo nového spisu. Obvykle je odesílatelem podání o�ekávána odpov�� na podání. Zpracovatel m�že tedy vytvo�it odpov��, která má stejné �íslo jednací jako p�vodní podání. Je zachována vazba odpov�di na podání a jsou sledovány lh�ty. V rámci tohoto procesu m�že také vzniknout vlastní dokument z iniciativy ú�adu bez vazby na p�vodní podání.

SSL_4 P�ipomínkování Zpracovatel Vlastní dokument

Vlastní dokument bez p�ipomínek

Po vypracování odpov�di nebo jiného vlastního dokumentu následuje jeho p�ipomínkování. Zpracovatel vybírá jednoho nebo více p�ipomínkovatel�, kterým zasílá žádost o vyjád�ení. P�ipomínkovatel m�že odpov�d�t bez p�ipomínky nebo s p�ipomínkou. P�ipomínky jsou pr�b�žn� zasílány zpracovateli. Po zapracování je možno nastartovat další kolo p�ipomínkování nebo považovat dokument za op�ipomínkovaný, pokud další p�ipomínky nejsou. Proces není sekven�ní (všichni mohou p�ipomínkovat hned).

SSL_5 Schvalování Zpracovatel Vlastní dokument Vlastní dokument bez p�ipomínek

Schválený dokument

Dokument je po zpracování a p�ípadném p�ipomínkování nutno schválit. Zpracovatel vybírá libovolné schvalovatele z adresá�e �i podle p�eddefinovaného rozd�lovníku daného vnit�ními p�edpisy. Schvalovatel má možnost schválit, úpln� zamítnout nebo vrátit k p�epracování. Proces je sekven�ní. Schvalovatelé následují podle po�adí, jak byli zadáni. Pokud p�edchozí dokument neschválí, následující schvalovatel není žádán o vyjád�ení.

SSL_6 Kompletace a vypravení

Výpravna Schválený dokument

Vypravený dokument Vypravená odpov��.

Dokumenty jsou dnes vypravovány p�evážn� v listinné (papírové) podob�. Z tohoto d�vodu je nutné je po schválení vytisknout, opat�it relevantními podpisy a p�edat na výpravnu. Výpravna se postará o �ádné vypravení a související evidenci. P�ed vypravením je dokument naskenován k dané eviden�ní kart� tak, aby byl zachycen aktuální stav dokumentu p�i vypravení (v�etn� podpis� apod.).

Tabulka 2 - Popis subproces� obecného procesu SSL

V p�íloze II jsou tyto procesy zakresleny schématicky pomocí notace BPMN (Business Process Modeling

Notation). Tento moderní standard modelování proces� byl teprve relativn� nedávno p�ijat jako standard OMG

(Object Management Group). Autorem standardu je BPMI (Business Process Management Initiative), která

zahrnuje nejvýznamn�jší firmy z oboru modelování obchodních proces�. Standard je nap�íklad široce



podporován spole�ností IBM. BPMN je kompilací toho nejlepšího z firemních standard�. Jeho logika i zápis

jsou velmi podobné klasickému vývojovému diagramu (flowchart). Diagramy BPMN vynikají svou

jednoduchostí s cílem, aby byly pochopitelné i vyššímu managementu organizací.

Pro lepší pochopení je vhodné za�adit i stru�ný popis hlavních použitých prvk� BPMN. Ty jsou zobrazeny

na následujícím obrázku.

Obrázek 10 - Nejd�ležit�jší prvky BPMN

Základním prvkem je bazén (pool), který slouží k ozna�ení hierarchicky nad�azeného procesu. Bazén

obvykle obsahuje plavecké dráhy (swimlane). T�mi se ozna�uje ú�astník procesu, který je zodpov�dný za

vykonání ur�itých �inností. Dalším symbolem jsou události (events), tedy jakési �ídící prvky procesu. Ty se

rozd�lují na po�áte�ní, pr�b�žné a koncové. Modelovaný proces se m�že skládat z úkol� (ned�litelné jednotky

práce) a subproces� (d�litelných až na úkoly). Subprocesy mohou být zabalené (collapsed) �i rozbalené

(expanded). Rozbalený proces je potom detailn�ji popsán v rámci stejného diagramu. Koso�tvercový symbol

znázor�uje (klasicky) rozhodování �i v�tvení a soub�h procesu. Bývá nazýván brána (gateway). Artefakt

symbolizuje vstupy a výstupy procesu. Jednotlivé prvky jsou potom �azeny do sekvence znázorn�né sekven�ním

tokem. Dopl�ující informace lze do diagramu vkládat pomocí poznámky (annotation).

Pomocí práv� popsané notace jsou popsány procesy uvedené v tabulce výše (Tabulka 2). Diagramy jsou z

d�vodu rozsahu za�azeny do p�íloh (P�íloha II).

4.5 Možnosti dalšího rozvoje ISSSL Systém ISSSL je b�hem svého provozu neustále rozvíjen a zdokonalován. Mezi rozvojové projekty pat�í mj.

zp�tná digitalizace dokument�, které existovaly pouze v papírové podob� p�ed spušt�ním ISSSL a jejich import

do systému. Dalším aktuálním rozvojovým projektem je vytvo�ení e-learningového kurzu práce se systémem

ISSSL, který bude využíván p�i školení nových uživatel� systému formou samostudia. Aplika�ní prost�edí e-

learningu bude krom� tohoto jednoho kurzu využito i pro kurzy na jiné systémy (nap�. ISMS) �i další vzd�lávací

obsah (nap�. kurz o Evropské unii).

P�edm�tem této kapitoly nejsou tyto již b�žící rozvojové projekty, které jdou nad rámec samotné aplikace

ISSSL. Cílem této kapitoly je shrnout možnosti rozvoje systému jako takového. N�které z následujících bod�

jsou již naplánovány k realizaci �i jsou v této dob� implementovány, zatímco jiné jsou spíše na úrovni úvah o

budoucí podob� systému. Pro vývoj systému tedy mj. existují tyto cesty:



• Podpora dalších speciálních proces� - ISSSL disponuje obecnou funkcionalitou schopnou

potenciáln� podporovat libovolné procesy práce s dokumenty. Nicmén� již v pr�b�hu

pilotního provozu se ukázalo, že n�které speciální procesy by bylo možné zefektivnit

rozší�ením funkcionality ISSSL o speciální agendu. Typickým p�íkladem jsou proces žádosti

o dovolenou �i o dopravu, které jsou v této dob� do systému implementovány. T�mto

dokument�m byly v rámci ISSSL vytvo�eny speciální eviden�ní karty a umožn�ny speciální

schvalovací procesy, které tyto žádankové procesy pomohou v maximální mí�e zefektivnit. Je

p�edpoklad, že na základ� dalších zkušeností z provozu ISSSL mohou vyplynout požadavky

na další takovouto speciální funkcionalitu.

• Tenký klient s webovým uživatelským rozhraním - je p�íkladem funkcionality, se kterou je

v rozvoji ISSSL po�ítáno. Existence webového klienta nejen že m�že uživatel�m potenciáln�

umožnit práci z libovolného po�íta�e s internetovým prohlíže�em, ale také m�že, v p�ípad�

úplného nahrazení tlustého klienta, zna�n� zjednodušit uvol�ování nových verzí aplikace.

P�estože webové uživatelské rozhraní je jednozna�ným trendem u moderních aplikací, ne

všechny aplikace se vzdávají tlustých klient� (nap�. MS Outlook). Tenký i tlustý klient tak

existují paraleln� a záleží na uživateli, pro kterého z nich se v p�ípad� pot�eby rozhodne. Je

p�edpoklad, že v budoucnu za�ne webové uživatelské rozhraní postupn� nahrazovat klasické

GUI16 Windows. Výhodou je zejména platformní nezávislost, potenciální možnost p�ipojení z

libovolného po�íta�e v Internetu a zjednodušení údržby aplikace. Nevýhody vyplývají

p�edevším z menší vysp�losti webových technologií v porovnání s klasickými GUI.

• Integrace s webovým publika�ním systémem a publika�ním systémem intranetu - tyto

dva systémy v sou�asné dob� fungují izolovan� a obsah jak webu tak intranetu je vícemén�

statický. Publikování informací je v režii IT odd�lení, které dostává žádosti o zve�ejn�ní

obsahu elektronickou poštou. Tento proces, p�estože funguje vícemén� uspokojiv�, nemá

jasn� definovaná pravidla (nap�. lh�ty, schvalování obsahu apod.). Již nyní lze vytipovat

ur�ité oblasti, kde by bylo možno publikovat na web automaticky s pomocí ISSSL. P�íkladem

takovéto funkcionality jsou vnit�ní p�edpisy, které mají v ISSSL vytvo�enu speciální agendu.

Tyto p�edpisy by mohly být automaticky vystavovány na intranetu podle platnosti. Mohla by

vzniknout v podstat� bezúdržbová správa publikování vnit�ních p�edpis�. Navíc by mohly být

zve�ej�ovány informace, které dnes zve�ej�ovány nejsou, a mohl by tak být obohacen

informa�ní obsah jak webu, tak intranetu. Dalším druhem informací vhodných ke zve�ejn�ní

by mohly být statistiky systému ISSSL (nap�. po�et p�ijatých žádostí o informace, pr�m�rná

doba odpov�di atd.). Konkrétním návrh�m v této oblasti však musí p�edcházet podrobná

analýza.

• Elektronická podatelna - p�estože systém ISSSL již p�i použití dnes dostupné standardní

funkcionality umož�uje evidovat dokumenty doru�ené elektronickou poštou, není tato

možnost automatizována v takové mí�e, v jaké by mohla potenciáln� být. Elektronická

podatelna mj. umož�uje p�ijímat podání krom� e-mailu také prost�ednictvím webového

16 Graphical User Interface - Grafické uživatelské rozhraní.



formulá�e. Zvýší se tak po�et kanál�, kterými je ú�ad schopen komunikovat s ve�ejností.

Nejv�tší p�ínos potom e-podatelna nabízí ve spojení s implementací PKI, kdy je možno

nahradit velkou �ást papírové komunikace komunikací elektronickou a realizovat tak z toho

vyplývající úspory. T�sná integrace systému spisové služby s poštovním systémem,

elektronickou podatelnou a PKI m�že výrazn� zvýšit výkonnost ú�adu a zlepšit úrove� jeho

služeb.

• Implementace PKI - zkratka PKI17 je dnes b�žn� používána v souvislosti s elektronickým

podpisem. Ozna�uje technologické prost�edky umož�ující pracovat s prost�edky

asymetrického šifrování, tedy zejména šifrovat dokumenty a komunikaci a vytvá�et

elektronický podpis nebo elektronickou zna�ku. S PKI souvisí i technologie �asových razítek.

Pojem PKI tedy zahrnuje servery, software, �ipové karty a jejich �te�ky a další technologie.

P�ínosem PKI pro UZSVM by byla jednak zvýšená ochrana dat (šifrování v každém

okamžiku práce s dokumentem) a jednak možnost vytvá�et elektronické podpisy, zna�ky a

�asová razítka a tak plnohodnotn� elektronicky komunikovat s okolím.

• Podpora práce off-line a synchronizace po p�ipojení k systému - n�kte�í pracovníci

UZSVM pracují velmi �asto v terénu, kde mohou po�izovat nejr�zn�jší záznamy, protokoly,

fotografie, video a další druhy dokument�. Ú�elnost evidence t�chto dokument� v ISSSL je

nesporná. Sou�asná podoba ISSSL však neumož�uje provoz off-line. Po�ízené materiály je

tedy nutno vždy zaevidovat až následn� po návratu do kancelá�e. Na druhou stranu je t�eba

�íci, že tento návrh jde proti myšlence použití pouze tenkého klienta, kdy by bylo možné i v

terénu být on-line a pracovat tak s ISSSL. Druhou dimenzí tohoto problému je nemožnost

práce s ISSSL v p�ípad� výpadku WAN. I když riziko takového výpadku je pouze teoretické,

možným �ešením je využít lokálních server� se systémem vzájemné replikace. Tyto servery

by mohly být také využity jako lokální cache pro zrychlení odezvy systému.

• Podpora multimediálních dokument� - je již dnes principáln� možná, nebo� k eviden�ní

kart� je možné p�ipojit v podstat� libovolný soubor. S rozvojem technologií bude v delší

budoucnosti jist� možné tuto funkcionalitu dále rozvíjet ve smyslu automatizace zpracování

(nap�. automatické vyt�žování audiosoubor� pomocí technologií rozpoznávání hlasu apod.).

• Automatizovaná evidence telefonních hovor� - je spíše teoretickou možností nahrávat a

evidovat v ISSSL externí telefonické hovory ú�adu. Tato možnost by byla zajímavá zejména v

souvislosti s p�echodem na telefonování p�es IP sí�, ale s rozvojem ISSSL souvisí pouze

okrajov�.

Krom� t�chto bod� je samoz�ejmostí kontinuální optimalizace systému na základ� m�nících se požadavk�

uživatel� a zm�n podmínek okolí (zejména legislativních).

17 Public Key Infrastructure - Infrastruktura ve�ejného klí�e



5 Záv�r P�edm�tem této diplomové práce je p�edevším systém práce s dokumenty v organizacích státní správy.

Vzhledem k tomu, že v�tšina aktivit v t�chto ú�adech má charakter administrativních úkon�, m�že kvalitní

systém práce s dokumenty podporovaný adekvátními nástroji IS/ICT výrazn� pozvednout systém �ízení

organizace a také její výkonnost.

Druhou stranou téže mince a dalším pozitivním p�ínosem informatizace státní správy obecn� je pohodlí

ob�ana p�i komunikaci s ú�ady. V této oblasti se jedná p�edevším o zavád�ní moderních a efektivních

komunika�ních kanál� založených na vzdáleném p�ístupu. S tím souvisí také vzájemná komunikace a propojení

mezi jednotlivými ú�ady a integrace služeb státní správy, které dále zvyšuje pozitivní zkušenost ob�ana se státní

administrativou.

Tyto p�ínosy by byly velice obtížn� realizovatelné bez podpory informa�ních systém� založených na

informa�ních a komunika�ních technologiích (IS/ICT).

Tak jako je ve výrobní organizaci úst�edním prvkem informa�ního systému aplika�ní software typu ERP

(Enterprise Resource Planning), tvo�í páte� informa�ního systému administrativní organizace systém pro správu

dokument� (DMS - Document Management System). S tím jak se postupem �asu systémy DMS stávaly

komplexn�jší a nar�stala jejich funkcionalita, za�alo se v souvislosti s nimi mluvit spíše o správ� obsahu (ECM -

Enterprise Content Management).

V podmínkách státní správy �R je základním metodickým prvkem spisová služba (SSL) podle zákona �.

499/2004 Sb., o archivnictví a spisové služb�. Ten ukládá státním institucím vykonávat spisovou službu (práci s

dokumenty) ur�itým p�edepsaným zp�sobem. Práci s dokumenty ve státních organizacích potom nep�ímo

ovliv�uje i celá �ada další legislativy. Z tohoto d�vodu je nutné p�i nasazování DMS ve státní správ� vycházet z

legislativních podmínek. Je ale t�eba mít na pam�ti, že systémy DMS resp. ECM mohou nabídnout mnohem více

než podporu spisové služby (kterou lze vykonávat i „papírov�“). Možnosti moderních aplikací ECM jsou také v

této diplomové práci rozebrány.

Celá práce je logicky upo�ádána od obecného ke konkrétnímu. Po obecném úvodu, ve kterém jsou

rozebírána východiska práce a základní pojmy, následuje první �ást vlastního textu v�novaná obecn� fenoménu

DMS. V této �ásti je nejprve vysv�tlen vztah pojm� DMS a ECM, popsána úloha DMS v architektu�e organizace

a jsou zde rozebrány jednotlivé komponenty správy informa�ního obsahu organizace v�etn� technologií, které

tuto �innost podporují. Tato �ást je zakon�ena stru�nou charakteristikou nejpoužívan�jších systém� typu ECM

resp. DMS. Bylo zajímavé sledovat konsolidaci, jakou prošel trh ECM aplikací práv� v tomto roce.

V druhé �ásti práce byla rozebírána specifika projekt� DMS v prost�edí �eské státní správy a samosprávy.

P�edevším byla analyzována legislativní východiska, která ovliv�ují charakter výsledných aplikací pro podporu

práce s dokumenty. Druhá �ást potom pokra�ovala analýzou získaných p�ípadových studií zpracování

dokument� ve státní správ� a zobecn�ním poznatk� z ní vyplývajících.

T�etí a poslední �ást textu je potom v�nována rozší�ené p�ípadové studii projektu implementace systému na

podporu spisové služby na Ú�adu pro zastupování státu ve v�cech majetkových. Tohoto projektu se autor

ú�astnil jako �len projektového týmu systémového integrátora na základ� spolupráce se spole�ností Siemens



Business Services s.r.o. V této poslední �ásti textu jsou po charakteristice ÚZSVM popsány p�ínosy a o�ekávání

od projektu, technologická architektura �ešení, dále jsou vymodelovány nejd�ležit�jší workflow procesy a na

záv�r jsou zde shrnuty výhledové možnosti budoucího rozvoje systému do podoby integrovaného ECM �ešení

tvo�ícího páte� informa�ního systému ÚZSVM.

S tím, jak technologie ECM v sou�asnosti dozrávají (viz nap�. Gartner Hype Curve for Content

Management 2005), lze o�ekávat rostoucí zájem nejen o samotnou správu dokument� a integrované ECM �ešení,

ale také o další technologie p�inášející zvýšené výhody. P�íkladem m�že být práce s multimédii a streamování

multimediálního obsahu, nebo stále znám�jší pojem integrace na úrovni obsahu (content integration).

Domnívám se, že v této oblasti lze o�ekávat fascinující rozvoj a není d�vod, pro� by státní správa nemohla

stát v �ele p�i p�ijímání t�chto nových technologií.



Použité informa�ní zdroje

Knihy a �lánky [KNI_ 1] BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správ�, samospráv� a v

podnikatelské sfé�e. 3. aktualiz. vyd. Praha: Linde, 2005. 305 s. ISBN 80–7201-549–4.

[KNI_ 2] CARDA, Antonín, KUNSTOVÁ, Renáta. Workflow: Nástroj manažera pro �ízení podnikových proces�. 2. rozš. vyd. Praha: Grada, 2003. 156 s. Management v informa�ní spole�nosti. ISBN 80–247-0666–0.

[KNI_ 3] DOHNAL, Jan. �ízení vztah� se zákazníky: Procesy, pracovníci, technologie. 1. vyd. Praha: Grada, 2002. 164 s. Management v informa�ní spole�nosti. ISBN 80–247-0401–3.

[KNI_ 4] KANISOVÁ, Hana, MÜLLER, Miroslav. UML srozumiteln�. 2. aktualiz. vyd. Brno: Computer Press, 2006. 176 s. ISBN 80-251-1083-4.

[KNI_ 5] KUNSTOVÁ, Renáta. Skupinová spolupráce, správa a �ízení ob�hu dokument�. 1. vyd. Praha: VŠE, 1999. 80 s. ISBN 80–7079-647–2.

[KNI_ 6] KUNTOVÁ, Olga, KUNT, Miroslav. Správa dokument� v praxi: Spisové služby a ú�etnictví. Ostrava: Monatex, 2002. 171 s. ISBN 80–7225-078–7.

[KNI_ 7] RAUCH, Jan. Metody zpracování informací II : Ukládání a vyhledávání. 1. vyd. Praha : Oeconomica, 2002. 90 s. ISBN 80-7079-870-X.

[KNI_ 8] SEIDLER, Martin. Jak nakládat s písemnostmi? : aneb registratury, spisovny a archivy obchodních spole�ností. 2. dopl. vyd. Ostrava: Monatex, 1999. 143 s. ISBN 80–7725-024–8.

[KNI_ 9] VO�ÍŠEK, Ji�í. Strategické �ízení informa�ního systému a systémová integrace. 1. vyd. Praha : Management Press, 2002. 323 s. ISBN 80-85943-40-9.

Legislativa [LEG_1] Zákon �. 106/1999 Sb., o svobodném p�ístupu k informacím

[LEG_2] Zákon �. 101/2000 Sb., o ochran� osobních údaj� a o zm�n� n�kterých zákon�

[LEG_3] Zákon �. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu

[LEG_4] Zákon �. 365/2000 Sb., o informa�ních systémech ve�ejné správy

[LEG_5] Zákon �. 201/2002 Sb., o Ú�adu pro zastupování státu ve v�cech majetkových

[LEG_6] Na�ízení vlády �. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon �. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o zm�n� n�kterých dalších zákon� (zákon o elektronickém podpisu), ve zn�ní pozd�jších p�edpis�

[LEG_7] Vyhláška �. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách

[LEG_8] Zákon �. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové služb� a o zm�n� n�kterých zákon�

[LEG_9] Zákon �. 500/2004 Sb., správní �ád

[LEG_10] Zákon �. 563/2004 Sb., o ú�etnictví

[LEG_11] Vyhláška �. 645/2004 Sb., kterou se provád�jí n�která ustanovení zákona o archivnictví a spisové služb�

[LEG_12] Vyhláška �. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

[LEG_13] Zákon �. 412/2005 Sb., o ochran� utajovaných informací a o bezpe�nostní zp�sobilosti

[LEG_14] Návrh zákona o sdílení dat p�i výkonu ve�ejné moci. Dostupný z WWW: <http://www.micr.cz/legislativa/navrhy.htm>.

Internet [INT_ 1] E-Government [online]. [cit. 2006–09-09]. Dostupný z WWW:

<http://www.micr.cz/egovernment/default.htm>.



[INT_ 2] E-Government: From Wikipedia, the free encyclopedia [online]. [cit. 2006–09-09]. Dostupný z WWW: < http://en.wikipedia.org/wiki/E-government >.

[INT_ 3] Úvod do ve�ejné správy a správního práva. 2003, s. 1-2. Dostupný z WWW: <juristic.zcu.cz/plzen/sw/ksp/sp1.doc>.

[INT_ 4] SEIDL, Roman. Zjednodušení administrativních postup� p�i zahájení a v pr�b�hu podnikání (ZAP) [online]. 2006 [cit. 2006–09-16]. Dostupný z WWW: <http://www.mpo.cz/dokument10507.html>.

[INT_ 5] Enterprise content management: From Wikipedia, the free encyclopedia [online]. 2006, 10. 8. 2006 [cit. 2006–09-17]. Dostupný z WWW: <http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_content_management>.

[INT_ 6] DUHON, Bryant, PATEL, Jeetu, TUCKER, Rick. ECM At Work - Wall Poster [online]. 2005 [cit. 2006-09-17]. Dostupný z WWW: <http://www.aiim.org/article-aiim.asp?ID=29914>.

[INT_ 7] �EJKA, Miroslav. Spisová služba versus EDMS. SystemOnLine : Zpravodajský portál �asopisu IT systems [online]. 2001, �íslo 7–8 [cit. 2006–09-30]. Dostupný z WWW: <http://casopis.systemonline.cz/1456-spisova-sluzba-versus-edms-.htm>.

[INT_ 8] PIPEK, Martin. EDMS versus Spisová služba. SystemOnLine : Zpravodajský portál �asopisu IT systems [online]. 2001, �. 7–8 [cit. 2006–09-30]. Dostupný z WWW: <http://casopis.systemonline.cz/1457-edms-versus-spisova-sluzba-.htm>.

[INT_ 9] DROBNÝ, Jaroslav. Investice do spisové služby. Agroscience.cz [online]. 2004 [cit. 2006–09-30]. Dostupný z WWW: <http://www.agroscience.cz/phprs/phprs/view.php?cisloclanku=2004021303>.

[INT_ 10] Okruh otázek souvisejících se spisovou službou. ISVS.cz [online]. 2004 [cit. 2006–09-30]. Dostupný z WWW: <http://www.isvs.cz/produkty-a-sluzby/okruh-otazek-souvisejicich-se-spisovou-sluzbou-1-dil-.html>.

[INT_ 11] Image Scanner: From Wikipedia, the free encyclopedia [online]. [cit. 2006–09-30]. Dostupný z WWW: < http://en.wikipedia.org/wiki/Image_scanner>.

[INT_ 12] Novotný vs. Mlyná�: Máme se bát zákona o sdílení dat?. Lupa: Server o �eském internetu [online]. 2004 [cit. 2006–10-07]. Dostupný z WWW: <http://www.lupa.cz/clanky/novotny-vs-mlynar-mame-se-bat-zakona-o-sdileni-dat/>. ISSN 1213–0702.

[INT_ 13] FLEISSIG, Stanislav. DMS: systémy pro správu a ob�h dokument�. SystemOnLine: Zpravodajský portál �asopisu IT systems [online]. 2004, �. 10 [cit. 2006-10-14]. Dostupný z WWW: <http://www.systemonline.cz/site/bez/04_10Ixt.htm>.

[INT_ 14] Business Intelligence: From Wikipedia, the free encyclopedia [online]. [cit. 2006–09-14]. Dostupný z WWW: < http://en.wikipedia.org/wiki/Business_intelligence >.

[INT_ 15] Digital Rights Management: From Wikipedia, the free encyclopedia [online]. [cit. 2006–09-14]. Dostupný z WWW: < http://en.wikipedia.org/wiki/Digital_Rights_Management >.

[INT_ 16] SSL: From Wikipedia, the free encyclopedia [online]. [cit. 2006–10-14]. Dostupný z WWW: < http://en.wikipedia.org/wiki/Ssl >.

[INT_ 17] SCHWARZ, Josef. Sou�asný stav a trendy automatické indexace dokument�. Ikaros [online]. 2003, ro�. 7, �. 3 [cit. 2006-10-15]. Dostupný z WWW: <http://www.ikaros.cz/node/1300>. URN-NBN:cz-ik1300. ISSN 1212-5075.

[INT_ 18] LEACH, Paul, PERRY, Dan. CIFS : A Common Internet File System. Microsoft Interactive Developer [online]. 1996, is. November 1996 [cit. 2006-10-21]. Dostupný z WWW: <http://www.microsoft.com/mind/1196/cifs.asp>.

[INT_ 19] RAID: From Wikipedia, the free encyclopedia [online]. [cit. 2006–10-21]. Dostupný z WWW: < http://en.wikipedia.org/wiki/Redundant_array_of_independent_disks >.

[INT_ 20] RFC3530: Network File System (NFS) version 4 Protocol [online]. [cit. 2006–10-21]. Dostupný z WWW: < http://tools.ietf.org/html/rfc3530 >.



[INT_ 21] HOLLINGSWORTH, David. The Workflow Reference Model. [s.l.] : Workflow Management Coalition, 1995. 55 s. Dostupný z WWW: <http://www.wfmc.org/standards/docs/tc003v11.pdf>.

[INT_ 22] Relational Database: From Wikipedia, the free encyclopedia [online]. [cit. 2006–11-04]. Dostupný z WWW: < http://en.wikipedia.org/wiki/Relational_database >.

[INT_ 23] SQL: From Wikipedia, the free encyclopedia [online]. [cit. 2006–11-04]. Dostupný z WWW: < http://en.wikipedia.org/wiki/SQL >.

[INT_ 24] GULUTZAN, Peter. Standard SQL [online]. 2005 [cit. 2006-11-04]. Dostupný z WWW: <http://www.dbazine.com/db2/db2-disarticles/gulutzan3>.

[INT_ 25] LIDDY, Elizabeth. How a Search Engine Works [online]. c2001 [cit. 2006-11-04]. Dostupný z WWW: <http://www.infotoday.com/searcher/may01/liddy.htm>.

[INT_ 26] BRIN, Sergey, PAGE, Lawrence. The Anatomy of a Large-Scale Hypertextual Web Search Engine [online]. 1998 [cit. 2006-11-04]. Dostupný z WWW: <http://infolab.stanford.edu/~backrub/google.html>.

[INT_ 27] Computer printer: From Wikipedia, the free encyclopedia [online]. [cit. 2006–11-04]. Dostupný z WWW: < http://en.wikipedia.org/wiki/Computer_printer >.

[INT_ 28] How to Buy a Printer [online]. 2006 [cit. 2006-11-04]. Dostupný z WWW: <http://www.pcworld.com/article/id,125651-page,1/article.html>.

[INT_ 29] CHESTER, Bernard. Archiving Electronic Files [online]. 2006 [cit. 2006-11-04]. Dostupný z WWW: < http://www.edocmagazine.com/article_new.asp?ID=31464>.

[INT_ 30] DUHART, James. Electronic Document Archival Dilemma [online]. 2002 [cit. 2006-11-04]. Dostupný z WWW: < http://www.edocmagazine.com/article_new.asp?ID=25505>.

[INT_ 31] NARA/Long-Term Usability of Optical Media [online]. 2005 [cit. 2006-11-04]. Dostupný z WWW: < http://palimpsest.stanford.edu/bytopic/electronic-records/electronic-storage-media/critiss.html>.

[INT_ 32] SLATTERY, Oliver et al. Stability Comparison of Recordable Optical Discs—A Study of Error Rates in Harsh Conditions [online]. 2004 [cit. 2006-11-04]. Dostupný z WWW: < http://www.itl.nist.gov/div895/gipwog/StabilityStudy.pdf>.

[INT_ 33] Backup: From Wikipedia, the free encyclopedia [online]. [cit. 2006–11-04]. Dostupný z WWW: < http://en.wikipedia.org/wiki/Backup >.

[INT_ 34] LUNDY, James et al. Magic Quadrant for Enterprise Content Management, 2005 [online]. 2005 [cit. 2006-11-05]. Dostupný z WWW: < http://www.documentum.ru/pdf/Reviews/Gartner_Magic_Quadrant_for_Enterprise_Content_Management_2005.pdf>.

[INT_ 35] ŠUBRT, Petr, B�ÍZA, Ji�í. Praktické poznatky ze zavád�ní systému „Komunikace ob�ana s ú�adem“. In ISSS2006. [s.l.] : [s.n.], 2006. s. 292-294. Dostupný z WWW: <http://www.isss.cz/archiv/2006/download/isss2006.zip>.

[INT_ 36] SEDLÁ�EK, Josef. Outsourcing provozu spisové služby pro ú�ady m�stských �ástí Prahy, Školy a školská za�ízení �ízená MHMP. In ISSS2006. [s.l.] : [s.n.], 2006. s. 260. Dostupný z WWW: <http://www.isss.cz/archiv/2006/download/isss2006.zip>.

[INT_ 37] JAGER, Radim. Archivní a spisová služba a organizace práce. In ISSS2006. [s.l.] : [s.n.], 2006. s. 137. Dostupný z WWW: <http://www.isss.cz/archiv/2006/download/isss2006.zip>.

[INT_ 38] KU�ERA, Roman, MARTINKA, Radomír. Digitalizace a archivace dokument� státní sociální podpory. In ISSS2006. [s.l.] : [s.n.], 2006. s. 171-172. Dostupný z WWW: <http://www.isss.cz/archiv/2006/download/isss2006.zip>.

[INT_ 39] �ESENEK, Jaroslav. Vytvo�ení zcela nové webové prezentace Ministerstva pr�myslu. In ISSS2006. [s.l.] : [s.n.], 2006. s. 98-102. Dostupný z WWW: <http://www.isss.cz/archiv/2006/download/isss2006.zip>.



[INT_ 40] MARTAUS Jaroslav. Rejst�ík trest� - poskytování výpis� v elektronické podob�. In ISSS2006. [s.l.] : [s.n.], 2006. s. 198-201. Dostupný z WWW: <http://www.isss.cz/archiv/2006/download/isss2006.zip>.

[INT_ 41] FANTA Vladimír. Individuální konta pojišt�nc�. In ISSS2006. [s.l.] : [s.n.], 2006. s. 107-108. Dostupný z WWW: <http://www.isss.cz/archiv/2006/download/isss2006.zip>.

[INT_ 42] SKOKAN Miroslav. Archivace elektronických dokument�. In ISSS2006. [s.l.] : [s.n.], 2006. s. 275-277. Dostupný z WWW: <http://www.isss.cz/archiv/2006/download/isss2006.zip>.

[INT_ 43] FRANGOS, Scott. Nuxeo Strikes at Core of ECM Market. CMS Wire [online]. 2006 [cit. 2006-12-02]. Dostupný z WWW: <http://www.cmswire.com/cms/enterprise-cms/nuxeo-strikes-at-core-of-ecm-market--000839.php>.

[INT_ 44] BPMN Information Home [online]. Object Management Group, 2005 [cit. 2006-12-02]. Dostupný z WWW: <http://www.bpmn.org/>.



Seznam obrázk� a tabulek

Obrázky

Obrázek 1 - Obecná architektura DMS .................................................................................... 15 Obrázek 2 - Konkrétní p�íklad architektury DMS. Zdroj: Gangoor Sridhara, Network Appliance, Inc. ......................................................................................................................... 15 Obrázek 3 - Pyramidový model architektury IS/ICT, zdroj: [KNI_ 9] .................................... 17 Obrázek 4 - Pokrytí jednotlivých blok� pyramidové architektury technologiemi ECM ......... 19 Obrázek 5 - Architektura ECM [upraveno dle: [INT_ 6]] ....................................................... 20 Obrázek 6 - Referen�ní model Workflow [zdroj: [INT_ 21], [KNI_ 2]] ................................. 32 Obrázek 7 - Integrovaný IS fiktivního ú�adu ........................................................................... 52 Obrázek 8 - Architektura ISSSL [zdroj: Siemens Business Services] ..................................... 60 Obrázek 9 - Dekompozice obecného procesu spisové služby.................................................. 61 Obrázek 10 - Nejd�ležit�jší prvky BPMN ............................................................................... 63 Obrázek 11 - Proces SSL_1: P�íjem, zaevidování a skenování dokumentu ............................ 75 Obrázek 12 - Proces SSL_2: P�id�lení dokumentu ke zpracování.......................................... 76 Obrázek 13 - Proces SSL_3: Zpracování dokumentu .............................................................. 77 Obrázek 14 - Proces SSL_4: P�ipomínkování dokumentu....................................................... 78 Obrázek 15 - Proces SSL_5: Schvalování dokumentu............................................................. 79 Obrázek 16 - Proces SSL_6: Kompletace a vypravení ............................................................ 80

Tabulky

Tabulka 1 - P�ehled základních konfigurací technologie RAID [INT_ 19]............................. 28 Tabulka 2 - Popis subproces� obecného procesu SSL............................................................. 62 Tabulka 3 - Slovní�ek základních pojm� ................................................................................. 74



Rejst�ík Architektura.......................................17, 53 Archivace .8, 10, 20, 33, 36, 37, 46, 54, 55,

70 Archivnictví.....................37, 43, 45, 66, 68 Back-office ..............................6, 11, 12, 54 Barcode....................................................26 BPMN..............................58, 62, 63, 71, 75 Business Intelligence...................18, 19, 69 Capture ........................9, 20, 23, 26, 27, 38 CRM..................................................12, 19 Deliver .............................10, 20, 21, 33, 34 Digital Asset Management ......................14 Digital Rights Management ..............22, 69 Direct Attached Storage ..........................27 Document Imaging........................8, 14, 59 Document Management Systems ..............6 Documentum ...................16, 26, 38, 39, 42 Do�asné uložení ......................................10 Dodávání informací.................................10 Dokument ..................................................8 ECM .. viz Enterprise Content Management e-Government................................6, 11, 12 Electronic Data Interchange ....................18 Elektronická podatelna......................55, 64 Enterprise Content Management ....7, 9, 10,

14, 66, 70, 81 Executive Information System ................17 FileNet ...................................26, 38, 39, 42 Front-office................................................6 Groupware...............................................10 Hummingbird ........................10, 38, 39, 40 Indexování...............................................23 Indexy..................................................8, 27 Integrace ................................12, 40, 47, 64 Intelligent Character Recognition ...........26 ISVS ................................12, 13, 50, 59, 69 Lightweight Directory Access Protocol ..22 Livelink .............................................39, 40 Manage ........................................10, 20, 27 Management Information System ...........17

Network Attached Storage...................... 27 Obsah ........................................................ 9 Office Information Systems.............. 14, 18 Optical Character Recognition............ 8, 26 Optical Mark Recognition ...................... 26 Preserve................................. 10, 20, 36, 37 Public Key Infrastructure............ 22, 49, 65 Pyramidový model architektury........ 17, 22 RAID..................................... 28, 29, 37, 69 Records Management ............................. 10 Rela�ní databáze ..................................... 33 Secure Socket Layer ............................... 22 Sharepoint ......................................... 41, 54 Siemens Business Services . 4, 7, 58, 60, 67 Skener ..................................................... 24 Skenování................................................ 24 Spisová služba 7, 10, 11, 12, 25, 33, 43, 44,

45, 47, 50, 53, 54, 55, 58, 59, 61, 65, 66, 68, 69, 70

Správa ...................... viz správa dokument� Správa dokument� .................................... 8 Správa obsahu ........................................... 9 SQL........................... 24, 27, 33, 34, 59, 70 Storage Area Network ...................... 27, 29 Store ................................ 10, 20, 27, 28, 36 Syndikace................................................ 21 Systém pro správu dokument�.................. 9 Tisk ....................................... 10, 34, 35, 36 Transaction Processing System .............. 17 Transport Layer Security ........................ 22 Trvalé uložení ......................................... 10 ÚZSVM ...................... 7, 52, 58, 59, 67, 75 Vyhledávání ... 8, 16, 20, 21, 33, 34, 38, 41,

48, 50, 52, 53, 54, 56, 59, 68 Web Content Management ..................... 10 Workflow10, 12, 14, 21, 23, 27, 30, 31, 32,

33, 54, 59, 68, 70 WORM.................................................... 37 Zachycení.................................................. 9 Zálohování ........................................ 36, 37



P�ílohy

I. Slovní�ek pojm� Vzhledem k tomu, že p�i psaní textu z oboru informatiky se nelze vyhnout použití n�kterých cizojazy�ných

termín�, je vhodné uvést slovní�ek alespo� základních pojm�.

Pojem Zkratka P�eklad/Vysv�tlení Business Intelligence BI Soubor technik a nástroj� sloužících pro analýzu dat z

podnikových informa�ních systém�. P�íkladem je Data Mining �i Data Warehousing.

Business Process Management BPM �ízení podnikových proces�. Business Process Modeling Notation BPMN Grafická notace pro zakreslení modelu obchodního

procesu. Capture --- Zachycení. Jedna z komponent ECM. Customer/Citizen Relationship Management

CRM Systém �ízení vtah� se zákazníky (resp. ob�anem jako zákazníkem státu).

Deliver --- Dodání. Jedna z komponent ECM. Document Management System DMS Systém (obvykle software) na podporu práce s dokumenty. Enterprise Content Management ECM Správa podnikového informa�ního obsahu. Tímto pojmem

se ozna�uje soubor �inností, software, nebo odv�tví IS/ICT.

Manage --- �ízení obsahu. Zde jedna z komponent ECM. Optical Character Recognition OCR Technologie umož�ující rozpoznat text z naskenovaného

obrázku a p�evést jej na textový soubor. Preserve --- Trvalé uložení. Jedna z komponent ECM Public Key Infrastructure PKI Soubor technologií, které umož�ují využít asymetrické

kryptografie pro zajišt�ní bezpe�nosti a d�v�ryhodnosti informací.

Redundant Array of Independent/Inexpensive Disks

RAID Diskové pole skládající se z více disk�, které spole�n� pracují jako jeden. Cílem je zvýšení bezpe�nosti, výkonu �i kapacity. Tyto cíle jsou protich�dné a záleží na konfiguraci RAID, který je up�ednostn�n na úkor ostatních.

Secure Socket Layer SSL Sí�ový protokol zajiš�ující bezpe�ný (šifrovaný) p�enos dat v prost�edí Internetu.

Store --- Do�asné uložení. Jedna z komponent ECM Workflow Wf �ízení ob�hu dokument�. Jedna z komponent ECM Web Content Management WCM Správa obsahu podnikového webu. Write Once Read Many WORM Ozna�ení pro nep�episovatelná média (nap�. CD-R).

Tabulka 3 - Slovní�ek základních pojm�



II. BPMN zápis vybraných proces� ISSSL na ÚZSVM

Obrázek 11 - Proces SSL_1: P�íjem, zaevidování a skenování dokumentu



Obrázek 12 - Proces SSL_2: P�id�lení dokumentu ke zpracování



Obrázek 13 - Proces SSL_3: Zpracování dokumentu



Obrázek 14 - Proces SSL_4: P�ipomínkování dokumentu



Obrázek 15 - Proces SSL_5: Schvalování dokumentu



Obrázek 16 - Proces SSL_6: Kompletace a vypravení



Centrum informa�ních a knihovnických služeb

KNIHOVNA VŠE

ZÁZNAM O DIPLOMOVÉ PRÁCI

AUTOR Ji�í Horník

NÁZEV DP Systémy pro správu dokument� (DMS) ve státní správ�

FAKULTA Informatiky a statistiky

OBOR INFORMA�NÍ MANAGEMENT

ROK OBHAJOBY 2007

PO�ET STRAN 81

PO�ET P�ÍLOH 2

VEDOUCÍ DP doc. Ing. Vlasta St�ížová, CSc.

ANOTACE

Práce charakterizuje systémy pro podporu správy dokument� (DMS) a jejich využití v prost�edí státní správy. Jsou popsány technologické i organiza�ní aspekty práce s dokumenty v tomto prost�edí. Speciální �ást je v�nována legislativ�, která hraje v prost�edí státní správy velmi podstatnou roli. Praktické otázky jsou �ešeny na základ� p�ípadových studií z �eské praxe.

KLÍ�OVÁ SLOVA Document Management System, DMS, Enterprise Content

Management, ECM, spisová služba, správa dokument�, správa obsahu, dokument, státní správa, ú�ad.

MÍSTO ULOŽENÍ SIGNATURA

Date post:	01-Nov-2019
Category:	Documents
Upload:	others
View:	7 times
Download:	0 times

DIPLOMOVÁ PRÁCE prace - Document... · systémy pro správu dokument (DMS – Document Management...

Documents