Mi prm - 5 - rizeni externich subjektu

PRM

- Řízení externích subjektů v projektu

Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Přednáška MI-PRM, 2013

Radek [email protected]

Katedra softwarového inženýrstvíFakulta informačních technologií

České vysoké učení technické v Praze

Obsah1.Výhody a nevýhody externích subjektů v projektu

2.Výběr nejvhodnějšího subjektu

3.Příprava před začleněním externího subjektu do projektu

4.Smlouva s externím subjektem

5.Specifika práce s externím subjektem

Obsah

Radek Maca (FIT ČVUT) 5. Řízení externích subjektů v projektu MI-PRM, 2013 2/23

Charakteristika externího subjektu • Má svou firemní strategii i cíle• Má svůj systém řízení• Má své procesy a způsoby řešení

Může pomoci top managementu našeho projektu

• Má svou firemní kulturu• Má svůj způsob komunikace a řešení sporů• Nevadí jim „znepřátelit“ si „naše“ odpovědné lidi

Může pomoci koordinační skupině našeho projektu

• Má své zkušenosti s věcným řešením• Má zájem na splnění cílů v čase a efektivně (zisk)• Má „nezatížený“ pohled na problematiku

Může pomoci realizačnímu týmu našeho projektu

Výhody a nevýhody externích subjektů v projektu


Přínos pro řízení (organizaci)• Priorita konkretizaci cílů a požadovaných výstupů

• Tlak na business cíle

• Jiný systém řízení

• Jiný systém rozhodování možnost inspirace…

• Tlak na pravidelnou kontrolu (další finance po kontrole a schválení dílčích výstupů)

• Nevadí jim znepřátelit si „naše“ odpovědné lidi

• …?



Přínos pro vedení lidí • Přináší inovaci a nové postupy věcného řešení

• Umožňuje „našim“ lidem se učit přímo v praxi (zdarma)

• Nastavují interní konkurenci

• Aktivizují (vnitřně) motivují naše lidi

• Upřednostňují věcné řešení před osobními spory

• …?



Porovnání interních a externích řešení



Interní Externí

CenaHrubá mzda+odvody+nemoc+dovolené+ vybavení +režie + nájmy + energie

cca 3x vyšší oproti hrubé mzdě, tj. cca o 50% vyšší oproti nákladům

Kontrola cenyTěžko vysledovatelná, dlouhodobě zatěžující

Předem jasná, může být vázaná na výsledek, kdykoliv odbouratelná.

Metodika práceVětšinou žádná, resp. dle firemních zvyklostí se všemi klady a zápory

Předem daná, prezentovatelnáZaměření na cíl, důraz na efektivitu

Výsledky řízení projektů

33% + 33% OK 33 % -

60% + 30% OK10% -

Vztah k okolí ve firměProjekt je dodatečnou zátěží ke stávajícím pracovním úkolům

Interní zaměstnanci se můžou soustředit na klíčové procesy

Vnitřní napětí Zůstává vevnitř Ventiluje se ven, k externímu zdroji

Kontrola projektuNe zcela přehledná, často jen formální

Jasně a pravidelně fungující

Vztah k budoucnostiČinnost, která se pravděpodobně už nebude opakovat

Možnost soustředit interní zdroje na rozvojové aktivity

Než vybereme subjekt…

… je potřeba si ujasnit:


Výběr nejvhodnějšího subjektu

• Co poptáváme…

• Kolik chceme (můžeme) investovat…

• Jak poptáváme…

• Koho poptáváme…

• Co když poptáme špatně?

Co poptáváme • Maximálně přesná specifikace předmětu a parametrů• Specifikace podkladů, které předáme• Přesná specifikace času a místa dodávky• Specifikace všeho, co ovlivňuje cenu

• Kvalitativní parametry• Pokuty/sankce za neplnění parametrů• Pokuty/sankce za prodlení• Limity náhrady škody, pokut• Záruky na dílo

… pokud neznáme předmět:• soutěž o návrh, tj. nejprve necháme někoho navrhnout,

co vlastně chceme (např. nové auto soutěž o model)… pokud nemáme vyhraněný názor nebo umožňujeme rozsah• součástí nabídky je hodnota parametru + musí být součástí kritérií

hodnocení (např. aktualizace dat u účetního systému)



Kolik chcete (můžete) investovat?

Cena =celkové náklady, tj. nejen dodavatel ale i práce interních zdrojů, změny technických řešení apod.

Do ceny nutno zakalkulovat i rizikaParametry řešení ovlivňují cenu

Cena vs. rizika• Nižší cena s vyšším rizikem X vyšší cena s nižším rizikem• Když budete mít štěstí, tak vše dobře dopadne, aniž byste rizika ošetřili; pokud ne, bude to stát další peníze, čas apod.• Vždy je to loterie – pomohou pouze zkušenosti a znalost dodavatelů



Jak poptáváme

Veřejná soutěž• Problematika „garážových“ firem (kvalifikační kritéria)

Oslovení vybraných• Na základě vlastního filtru vhodných kandidátů (reference,

stabilita, komplexnost portfolia)

Oslovení jednoho• Je-li zejména technická závislost nebo výrazně minimalizuje

interní náklady (např. rozšíření funkcionality IS)

Aukce• U standardizovaných/spotřebních věcí (problém technického

uřízení + neoblíbené u firem)



Výběr v komerčním prostředí

S čím lze pracovat• Znalost dodavatele – nastavené procesy, komunikace, osobní

zkušenost• Říci cenu jako první je nevýhodné• Cenové vyjednávání• Dorovnání nejlepší nabídky

Hodnotící kritéria• Je vhodné definovat, aby to nebylo pocitové• Veřejná vs. neveřejná – přizpůsobení nabídek kritériím

Managerské rozhodnutí• Přímá osobní zodpovědnost za výsledek• Rozhodnutí, zda jsem ochoten zaplatit více vzhledem k rizikům



Výběr ve veřejné správěS čím lze pracovat• Limitované možnosti zákonem č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách• Velikost: nadlimitní (přes cca 3 M), podlimitní (1-3 M), malého rozsahu

(pod 1 M)• Druhy výběrových řízení: VŘ, JŘsU, JŘBU, e-aukce,…• Zakázky malého rozsahu řízeny metodikou subjektu• Zakázky přes e-tržiště jsou řízeny pravidly tržiště

Hodnotící kritéria• Je nutno definovat – cena nebo ekonomická výhodnost• Problém obhajoby nastavení• Vyjma malého rozsahu vždy veřejná

Managerské rozhodnutí• Riziko podezření z nevýhodného nákupu, pokud není vybrána

nejlevnější nabídka



Výběr ve veřejné správěS čím lze pracovat• Limitované možnosti zákonem č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách• Velikost: nadlimitní (přes cca 3 M), podlimitní (1-3 M), malého rozsahu

(pod 1 M)• Druhy výběrových řízení: VŘ, JŘsU, JŘBU, e-aukce,…• Zakázky malého rozsahu řízeny metodikou subjektu• Zakázky přes e-tržiště jsou řízeny pravidly tržiště

Hodnotící kritéria• Je nutno definovat – cena nebo ekonomická výhodnost• Problém obhajoby nastavení• Vyjma malého rozsahu vždy veřejná

Managerské rozhodnutí• Riziko podezření z nevýhodného nákupu, pokud není vybrána

nejlevnější nabídka



Veřejná zakázka



Zákon č. 136/2007 O veřejných zakázkách, ve znění následných novel:

Začlenění externího subjektu do projektu

1. Výběrové řízení2. Jednání o smlouvě3. Smlouva4. Organizační nastavení – neformální nastavení spolupráce5. Kick off - sociální úvod a představení cílů projektu… oficiálně se začíná6. Realizace (plnění dodávky zboží nebo služby)



Kroky:

Externista má lepší pozici: • není vázán organizační strukturou • nemá jiné povinnosti

Definice služeb (díla)

Smlouva – základ vymezení vztahu• Maximální přesnost specifikace• Jednoznačnost specifikace• Explicitní definice používaných pojmů• Jednoznačnost vazby služby a dílčí platby

Dílo• Smlouva o dílo (§ 536 – 565 obchodního zákoníku)• Popis, obsah, struktura, rozsah

Služba• Volná smlouva nebo smlouva o dílo• Popis • Měřitelná interpretace ukazatele, podle nějž poznáme, že bylo dodáno


Začlenění externího subjektu do projektu - smlouva

Měřitelnost plnění a akceptace

Každá dílčí část předmětu• Ideálně definovány měřitelné ukazatele splnění = podklad pro akceptaci předávací / akceptační protokol

• V horším případě akceptace „subjektivně“ dle shody se zněním smlouvy, kde jako měřitelný ukazatel slouží protokol

Musí být definován i proces akceptace• Kdo schvaluje• Kdy• Jak• Co se děje, pokud není akceptováno (problém nekonečného cyklu)



Kvalitativní parametryMěly by primárně sloužit k vyhodnocení, zda a v jaké kvalitě byly jednotlivé služby dodávány:• Definice pojmů• Definice časového období vyhodnocení• Definice agregací

Příklad:„Spolehlivost znamená ve vztahu k souboru Přípojek stejného typu průměrný počet Závad na jednu přípojku. Pro účely tohoto Ujednání o úrovni služeb budou přitom pro výpočet hodnot brány v úvahu Závady v průběhu kalendářního čtvrtletí.Závada znamená Incident, jenž je zaviněn Poskytovatelem.

Incident znamená provozní událost, jež má za následek okamžitou nemožnost využívat ve vztahu k dané konkrétní přípojce příslušnou službu v rozsahu či kvalitě stanovené ve smlouvě, a to ve vztahu k příchozímu i k odchozímu telekomunikačnímu provozu. Ve vztahu k dané konkrétní přípojce však pojem Incident nezahrnuje obdobné události na jakékoliv jiné přípojce, ať již se jedná o jinou přípojku Uživatele nebo o jakoukoliv jinou přípojku v rámci jakékoliv telekomunikační sítě (veřejné či neveřejné). Za Incident se rovněž nepovažuje Plánovaná výluka provozu. …“



Měření a reporting

Pro jednotlivé parametry je nutno definovat, jak se měří a jakým procesem dochází k jejich reportování a vyhodnocování• Kdo měří• Jak reportuje (vzor)• Jaký je proces kontroly a akceptace

Příklad:„Report dostupnosti je dodavatelem předáván jako součást měsíčního předávacího protokolu. Objednatel stvrzuje jeho správnost podpisem předávacího protokolu. V případě nesouhlasu objednatele s reportem následuje …“

Součástí reportu je vhodné mít i vyhodnocení plnění ukazatele

V podstatě nutnost měření obou stran (kontrola správnosti, podklad pro akceptaci)



Sankce a pokuty

Smlouva definuje požadovanou hodnotu• Může být (není obvyklé) i pozitivní sankce pro dodavatele při překročení

Pro vymahatelnost a motivaci řešit i při nesplnění progresivní sankce• Typově 1.000 Kč za každou započtou hodinu

Relevantní absolutní hodnoty• Při nulové kvalitě musí odpovídat dodatečným nákladů na straně zadavatele (nikoli např. 2% měsíční ceny)

Žádné horní limity celkových pokut• Obecně zvyšují cenu dodávky• Zákon o elektronických komunikacích (127/2005 Sb.): poskytovatel je povinen přiměřeně snížit cenu + není povinen uhradit náhradu škod



Jak zajistit kvalitu předem (Six Sigma)

Veškeré smluvní garance jsou pouze ex-post finanční• Náhrada škody• Pokuty, sankce, slevy… my ale potřebujeme „aby to fungovalo“



• Normální rozdělení dat: na základě směrodatnéodchylky umíme spočítat pravděpodobnost výskytu „defektu“ (= nesplněná kvalita)

• Pokud měříme, tak umíme spočítat směrodatnou odchylku.

• Pomocí statistických tabulek zjistíme pravděpodobnost překročení hranice při dané směrodatné odchylce.

• Pokud je pravděpodobnost vyšší, nejsou služby dostatečně kvalitní a je jen otázkou času, než začne vznikat více defektů, než je povoleno. Díky těmto matematickým metodám jsme schopni problém začít řešit ještě než nastane.

Specifika práce s externím subjektem• Výkazy práce

• Formální akceptace práce

• Obecně neexistuje dovolená a nemoc

• Případné nastavení externích přístupů do sítí apod. pro externí uživatele

• Problematika: „není tu = nepracuje“ vs. náklady na pracovní místo


Specifika práce s externím subjektem

Shrnutí1. Výhody a nevýhody externích subjektů v projektu

Přináší inovace a nové postupy (za více peněz s větší spolehlivostí)

2. Výběr nejvhodnějšího subjektu ujasnění: CO, JAK, ZA KOLIK, OD KOHO chceme

3. Příprava před začleněním externího subjektu do projektu Procesní kroky: výběrové řízení … (zahájení) realizace

4. Smlouva s externím subjektem Nejdůležitější dokument pro případy, kdy něco nefunguje

5. Specifika práce s externím subjektem Orientace na výsledky nikoliv na procesy


Specifika práce s externím subjektem

Date post:	04-Jun-2015
Category:	Education
Upload:	radek-maca
View:	152 times
Download:	3 times

Mi prm - 5 - rizeni externich subjektu

Education