Poslední fáze projektového cyklu – ukončení projektu

Životní cyklus projektu

1. Definování

2. Plánování

3. Vedení

4. Sledování

5. Ukončení

Definovat

Plánovat

Vést

Definovat

Aktualizovat plán

Vést

Sledovat

Definovat

Aktualizovat plán

Vést

Sledovat

Ukončit

Ukončení projektu

• Předmětná část– Dosažení cíle

– Dokumentace díla

• Procesní část– Dokumentace procesů

– Znalostní databáze

– Ukončení projektu – rozpuštění týmu

Dokumentace a Ukončení projektu

• Dokumentace– Akceptační protokoly

– Zápisy z kontrolních dnů

– Technické výkresy

– Návody k obsluze

• Ukončení projektu– Kick out meeting

– Ocenění členů týmu

Dokončení projektu

• Zajištění hmotných i nehmotných výstupů projektu a jejich přijetí objednatelem

• Zdokumentování a předání veškerých poznatků z průběhu životního cyklu projektu

Dokumentace projektu

• Úložiště dokumentů• Struktury úložiště a procedury archivace• Ujednání o kategorizaci a názvech dokumentů• Specifikace standardů pro používání sw

prostředků zpracování dokumentů• Formální náležitosti jednotlivých typů

dokumentů, šablony, kódy, zkratky, číselné řady• Odpovědnosti za archivaci dokumentů,

aktualizaci a zálohování úložiště,• Odpovědnost za správnost a vedení verzí

dokumentů, je-li to z pohledu projetu potřeba

Dokumentování poznatků z projektu

• Vytvoření, ověření a potvrzení všech příslušných údajů o hmotných výstupech projektu

• Důležité události (poruchy, regulační opatření..)• Založení databáze poznatků (zkušeností) pro

řízení typově příbuzných projektů• Zjišťování spokojenosti zákazníka a členů týmu

projektu• Vyhodnocení projektového řešení a míra

dosažení parametrů ze zadání cílů• Shromáždění doporučení a návrhů na

zdokonalení

Ukončování smluvních vztahů

• Vstupy:– Dokumentace smluvního vztahu

• Nástroje a techniky:– Prověrky obstarávání

• Výstupy:– Záznamy o smluvním vztahu– Formalizace přijetí a uzavření

Předání hmotných výstupů projektu

• Předání dokumentace produktu, zkušebních protokolů, inspekčních zpráv

• Konečné posouzení finanční situace (projektová kalkulace)

• Konečná zpráva a dokumentace projektu

• Seznam otevřených otázek a dokončovacích prací

• Seznam nároků a požadavků

Uzavření projektu

• ukončení všech běžících procesů projektového managementu

• předání všech výstupů projektu a oficiální uzavření vztahů mezi dodavatelem a zákazníkem

• uvolnění výkonných projektových sil• ukončení používání všech materiálních a

finančních zdrojů projektu• vypořádání všech účetních agend

Účetní vypořádání

• Ukončení pronájmů

• Předání nespotřebovaných předmětů ke skladování nebo prodeji

• Účetní ukončení přiřazení členů projektového týmu k účtování nákladů projektu

Závěrečné analýzy a poučení z projektu

• hodnocení naplnění cílů projektu• porovnání plánovaných a skutečných hodnot všech

měřitelných výsledků• rekapitulace změn projektu• naplnění plánu kvality, speciálních podmínek a

zvládnutých rizik projektu, • efektivity procedur projektového managementu,• projektové dokumentace, • exaktních výsledků kontrolních měření, • projektových výzkumů apod.• individuální vyjádření a komentářů

Několik zásad pro ukončení projektu

• Veškeré výstupy musí být akceptované zadavatelem

• Zhodnocení zdrojů a vyvarování se opětovného použití nespolehlivých členů týmu

• Poučení se z projektu (úspěšného nebo méně úspěšného)

• Neustálá aktualizace projektové dokumentace

Vytvoření předpokladů pro zajištění úspěchu dalších projektů

• Dle Standish Group je 30% projektů ukončeno předčasně

• 70% projektů nedosáhne alespoň část plánovaných cílů

• Překročení nákladů v 80% projektech

• Téměř 100% prodloužení časového plánu

Deset nejčastějších důvodůproč se nedělá ve firmách

postimplementační analýza projektu?• Opiti úspěchem z dobře dokončeného projektu podlehnou pracovníci dojmu, že to

není potřeba• Zdeptáni neúspěchem projektu se snaží účastníci projektu i všichni, ti, kdož byli

projektem dotčeni, na projekt co nejrychleji zapomenout• Pod tíhou stále nových a nových projektů a každodenních starostí na takovou

analýzu nezbývá času• V beztak napjatých rozpočtech projektů se škrtají všechny „snadno ušetřitelné

finanční položky“, takže dojde i na postimplementační analýzu, která se pak už ani nenaplánuje.

• V řadě firem se taková věc považuje za zbytečné mudrování a zdržování od pořádné práce

• U členů projektového týmu panuje obava, že by se i dobře míněné, kritické závěry obrátily proti nim samotným

• Neví se, jak ji vlastně prakticky dělat• Analýza se kdysi udělala, ale doporučené závěry se odložily ad acta, takže se celá

akce nutně jevila jako zbytečné vynaložení času a námahy, a proto se od ní upustilo

• Na rozdíl od vlastní realizace projektu ji nikdo nepožaduje • Projektový tým nechce poukazovat na chyby, kterých se dopustil (Proč by to měl

dělat?!) a upozorňování na úspěchy zase zavání sebechválou.

Znalostní projektová báze• Výtah klíčových informací a dokumentů z projektů

• Struktura

– Nabídka, smlouvy, přílohy

– Plán, rozpočet, statistika

– Základní dokument projektu, definované pravidla, použité standardy a konvence

– Historie – klíčové zápisy, měsíční reporty, protokoly

– Výstupy – studie, analýzy, modely, zdrojové kódy, komponenty, ..

• Důležité je:

– Orientace v systému

– Možnost jednoduchého vyhledávání

– Zajištění přístupových práv

– Zajištění aktualizace a relevance dat

• SW podpora – Document management

Statistika projektu– postup

– kvantitativní charakteristiky

speciální poznámky• vhodný komentář k zapamatování• specifika ovlivňující ostatní údaje

činnost start konec prac-nost

výstupy role popis týmu poznámky

SUMA 0

object kolik poznámka

Entity Funkce Přírůstky Pracovní schůzky Dokumentů k prostudování

Příklad typického použití

Technika

Role

Zdroj

Nástroj

Produkt

wbs používá se

účastní se

účastní sevstup / výstup

používá se Aktivita

APP Methodology (APPM)

Lidské zdroje (HR)

Role

Zdroj

Znalost

Projekt

Interní informační systém (IIS)

Zdroj

Projekt

Knowledge Base (KB)

Projekt - dokumenty, výstupy(Plány StatistikySmlouvy ZápisyRozpoèty Hlavní výstupyAkceptaèní a jiné výstupy)

Znovupoužitelné komponenty...

...

... ...

... ...

...

projektová

ostatní

...

KM

Podnik pracuje na podepsání kontraktu na typ projektu, který již realizoval

V první fázi je třeba vypracovat všechny náležitosti (smlouva, plán, hlavní výstupy, rozpočet, zajištění alokací, základní dokument projektu (definující cíle, rozsah projektu a řadu dalších náležitostí - organizace projektu, pravidla sdílení informací, projektové postupy a procedury atd.)

1. V KB vyhledat všechny projekty daného typu2. V KB zjistit sumarizované údaje o jednotlivých projektech -

vybrat konkrétní projekty3. V KB je možno zobrazit dokumenta zvolených projektů dle

potřeby (smlouvy, plány, rozpočty, statistiky, zhodnocení, hlavní výstupy, studie, zadání, ..)

4. Dle čísla projektu lze z IIS zjistit přesné informace o trvání projektu, délce fází nebo třeba i finanční informace

5. Dle čísla projektu je možné v HR zjistit lidské zdroje, které se na projektu podíleli a v jaké roli, a pokud to aplikace dovolí, tak i zatížení zdrojů z hlediska alokací na projektech podníku

6. Dle sumarizačních údajů o projektu je možné zjistit, která metodika byla použita, a tuto metodiku je možné využít pro naplánování daného projektu nejen z hlediska odhadů pracnosti a pokrytí zdrojů rolemi (vychází se jak z obecné metodiky, tak z konkrétních sumarizovaných údajů uložených v KB), ale také včetně výstupů

KB (knowledge base), KM (knowledge management)

Firemní know-how projektů

• Procesy– metodologie

• Znalostní báze

– Dokumentace projektů pro

• využití znovupoužitelných částí

• studium zkušeností z realizovaných projektů

– Statistiky Projektů pro

• práci s metrikami

• odhady pracnosti

FázeKrok

Úkol

Podúkol

Level 1

Level 2

...

FázeFázeKrokyKrokyÚkolyÚkoly

WBS

Techniky

Role

Metriky

ProduktyCo vznikne

Kdo

Jak

Pracnost

Kdy, co

Znalostní organizace

Problémy zákazníků

Technologie

Výrobky a služby

Zákazníci

Distribuční kanály

Tok dat, informací a produktů

Dodání

Hledání řešení

Generování

Vyhledávání znalostí a učení se

Znalosti

1. data (+ relevance + účel = )2. informace (+ aplikace = )3. znalost (+ intuice + zkušenosti = )4. moudrost

Definice znalosti

• „Znalost je organizovaná informace využitelná k řešení problémů.“ [Woolf1990]

• „Znalost je informace, která je organizována a analyzována, aby se stala srozumitelnou a použitelnou k řešení problémů nebo k rozhodování.“ [Turban1992]

• „Znalost obsahuje pravdy a přesvědčení, perspektivy a koncepty, úsudky a očekávání, metodologie a know-how.“ [Wiig1993]

• „Znalost je množina vhledů, zkušeností a procedur, které jsou považovány za správné a pravdivé a které tím řídí myšlenky, chování a komunikaci mezi lidmi.” [Spek1997]

• „Znalost je uvažování nad daty a informacemi za účelem aktivního umožnění výkonu, řešení problémů, rozhodování, učení a výuky.” [Beckman1997]

Zachycení znalostí

• Systém se nemůže omezit pouze na přísně strukturované formáty, musí umět pracovat s e-maily, webem apod., s obsahem, který nevzniká uvnitř organizace.

• Požadavek: flexibilní datový model, který umožňuje rychle definovat objekty související s podnikáním; uživatel může vytvářet klasifikace reprezentující specifické podnikové procesy (např. “finanční rizika”, “hodnocení zaměstnanců”)

• Zdroje znalostí by měly být propojeny na ty, kteří je vytvořili, uživatelé pak s nimi mohou problematiku konzultovat.

Knowledge Management (KM)

Znalostní řízení• Management znalostí se soustřeďuje na

procesy, pomocí kterých se v organizacích z jejich nehmotného, "intelektuálního" jmění (kapitálu) vytvářejí hodnoty.

Proč je KM obtížný?

• organizace musí vytvořit prostředí, které přeje sdílení znalostí

• způsob hodnocení znalostí vrcholovým managementem ve své organizaci

• management znalostí není totéž, jako informační management

• zapojení vrcholového managementu

Vyhledávání znalostí

• Nestrukturované řešení - surfování • Strukturovanější prostředí, v němž mohou

uživatelé používat klasifikace a metadata, s jejichž pomocí mohou přesně specifikovat, co chtějí najít; – fulltextové prohledávače, metadata,

kontextově závislé nástroje, umožňující dělat soudy o vhodnosti znalostí tím, že je propojí s jejich původním použitím.

Nestrukturovaná data

• Volný text

• Grafika

• Audio, video

Lze jen velmi těžko nebo vůbec vyhledávat data.

Strukturovaná data

• Textová

• Číselná (číselníky)

• Datum, čas

• Logická

• Kategorie (hodnota vlastnosti z dané škály)

Umožňují vyhledávání dle zvoleného klíče

Média pro uchovávání znalostí

• lidská paměť

• organizace

• dokumenty

• počítač

Nejlepší postupy (Best Practice)

• Prosazujte nejlepší postupy• Řešení KM by mělo podporovat používání šablon pro

vytváření standardizovaných pracovních prostorů, podporujících přijatou metodologii (seznamy úkolů apod.). Při zahájení projektu může jeho manažer jednoduše vytvořit odpovídající pracovní prostor, který využívá nejlepších postupů. Během projektu se může pracovní prostor dále vyvíjet a po dokončení projektu je zdokonalená šablona automaticky použita v dalších projektech.

• Výsledkem je prostředí, v němž se hodnota znalostí každým použitím zvyšuje, vytváří se rostoucí spirála neustále obohacovaných, integrovaných znalostí, zvyšuje se jejich přidaná hodnota.

Sledování využití znalostí

• Sledujte využití znalostí jedné skupiny uživatelů v jiných skupinách. Pak je možné, aby každý, kdo najde určitý dokument, viděl, kdo a kdy ho použil, může se seznámit s úspěšností použití, poučit se z chyb apod.

• U standardů (nejlepší postupy, šablony apod.) lze snadno zjistit, kteří uživatelé systému budou ovlivněni jejich změnami (např. je možné identifikovat všechny zákazníky, kteří budou při obnovení smluv ovlivněni změnami, které navrhuje vaše právní oddělení)

Znalostní cyklusCíle

organizaceIdentifikace potřeby nových

znalostí a dovedností

Vytvoření podmínek pro přijetí znalostí a dovedností

Využívání znalostí

Zhodnocení využívání znalostí

Implementace znalostí

Společná tvorba a sdílení dokumentů

• definovat, jakým způsobem budou data vytvořená v různých paralelních procesech kombinována a propojena – každý spoluautor vkládá své poznámky na různá místa v

dokumentu, přičemž původní struktura dokumentu zůstává zachována

– spoluautoři provádějí opravy přímo ve struktuře a obsahu původního dokumentu, tyto změny jsou zvýrazněny jinou barvou či jiným stylem písma

• omezit přístup spoluautorů buď prostřednictvím oprávnění přidělených síťovým administrátorem, nebo použitím hesla pro přístup k dokumentu

Sdílení znalostí

• Většina manažerů vyhledává nové nápady, pokud potřebují řešit současné kritické problémy.

• Žádný zdroj informací není univerzálně nejefektivnější. Manažeři získávají myšlenky z různých zdrojů.

• Převládá ústní šíření myšlenek. Manažeři se hodně spoléhají na radu kolegů při hodnocení významu a spolehlivosti nových informací.

• Je možné zdokonalit tradiční formy sdílení znalostí.

Znalosti v organizaci

• Zaznamenané (směrnice, ověřené pracovní postupy – „explicitní“)

• Nezaznamenané znalosti zaměstnanců (obtížná dokumentace – „tacitní“ nebo snadná dokumentace – „imlicitní“)

Sdílení tacitních znalostí

• Vyprávění příběhů (storytelling)

• Učňovství (apprenticeship)

• Komunity (CoP, Communities of Practice)

Vyprávění příběhů

• Pomocí analogií a symbolů vytváří přirozené podmínky ke sdílení znalostí

• Vypravěč spojuje své zkušenosti se zkušenostmi posluchače

• Podmínky úspěchu:– Obsah příběhu– Vypravěč a posluchač: důvěra, společný

zájem, blízký vztah – emoce, strach, radost

Učňovství

• Vztah mistra a učně formalizován, smlouvou se obě strany zavazují je spolupráci

• Mistr předává učni explicitní znalosti a snaží se v různých situacích a činnostech rozvíjet jeho vlastnosti tacitní

• Nevýhody: dlouhodobý proces, vyžaduje trpělivost

• Př. Malířský učeň- chůze na štaflích• Podobný princip: mentorování (neformální)

Komunity

• Skupina lidí, kteří mají společný zájem – řeší problém, sdílejí znalost, zkušenost, nástroje, praktiky apod.

• Jsou na sobě závislí• Vznikají přirozeně nebo jsou vytvářeny pro

řešení konkrétního problému• Musí mít jasně formulovaný cíl, pokud

možno i vizi a strategii

Rozdíly mezi organizačními formami

Zájmová komunita Zkušenostní komunita Projektový tým

Charakteristika

Popis Sdružení na základě zájmu Sdružení na základě zkušeností Časově omezená skupina daná projektovými cíli

Záměr Dobrovolná výměna znalostí Dobrovolná výměna znalostí Vybraní pracovníci na základě požadovaných profesí potřebných v projektu

Management Řídí se sama (nebo se nijak neřídí)

Řídí se sama (nebo se nijak neřídí)

Projektový management

Stupeň formalizace Neformální struktura Neformální struktura Formalizovaná struktura

Znalosti členů Podobné zkušenosti, zájmy a různá kvalita

Podobné zkušenosti a homogenní kvalita

Heterogenní znalosti a dovednosti

Motivace Osobní zájem Osobní zájem Dokončení projektu

Životní cyklus Kontinuální Kontinuální Spojený s projektem

Nároky lidské na zdroje a management

Nízké Nízké Střední až vysoké

Nároky na infrastrukturu

Nízké Nízké Střední až vysoké

Typy organizačních forem

Organizační forma Účel Vlastník Motivace Časová perioda

Volné sdružení sdílející společné zkušenosti

Výměna zkušeností Dobrovolné sdružení Vlastní identifikace se skupinou

Doba trvání zájmu

Formální pracovní skupina

Zlepšení nebo návrh produktu nebo služby

Vedoucí projektového týmu

Společný cíl Trvání projektu

Neformální síť Hledání a předávání informací

Dobrovolné sdružení Osobní zájem Doba trvání zájmu

Specifické vlastnosti

• znalosti jsou nehmotné a těžko měřitelné,• znalosti jsou pomíjivé, a proto mohou „zmizet

přes noc“,• znalosti nejsou v procesech spotřebovány,

někdy naopak používáním rostou,• znalosti mají velkou šíři dopadu v organizacích,• znalosti nemohou být koupeny na trhu či burze,• znalosti nejsou konkurenční, mohou být

používány různými procesy ve stejnou dobu.

Cena znalostí

• Náklady na pořízení, hodnota, dostupnost

• Předává se „zadarmo“ – reciprocita, reputace, altruismus

• Směna fyzická i virtuální

• Důležitou podmínkou fungování trhu znalostí je důvěra

Chyby při práci se znalostmi

• Nízké ocenění pracovníků, často pouze slovní podpora, demotivace

• Větší důraz na tvorbu nových znalostí než opětovné použití existujících

• Chybí podpora kontinuálního vzdělávání

• Neexistence nástrojů ohodnocování znalostí

Dimenze charakterizace znalostí

• média pro uchovávání znalostí

• dostupnost znalostí

• typologie znalostí

• hierarchizace znalostí

Média pro uchovávání znalostí

• lidská paměť

• organizace

• dokumenty

• počítač

Informační bariéry

• Technické

• Dislokační

• Finanční

• Diskriminační

• Psychologické

• Jazykové

Další bariéry

• Legislativní

• Složitost

• Neschopnost porozumět (kognitivní)

• Informační zahlcení

Projektově orientované společnosti

• sofistikované interní procesy celopodnikové podpory projektové managementu

• intenzivní využití informačních a komunikačních technologií

Koordinace a řízení v multiprojektovém prostředí

• nároky na formalizaci komunikačních kanálů

• sledování interakcí a koordinace soustavy projektů

• monitorování a kontrola (sofistikované kontrolní postupy dle vlastních metodik, standardizované systémy podávání hlášení)