40
Audity nejčastější zjištění u auditů operací v oblasti veřejných zakázek a realizace Auditní orgán MINISTERSTVO FINANCÍ Jiří Frýdecký Milan Puszkailer Jihlava 27. 05. 2019
Audity nejčastější zjištění u auditů operací v
oblasti veřejných zakázek a realizace
Auditní orgán
MINISTERSTVO FINANCÍ
Jiří Frýdecký
Milan Puszkailer
Jihlava
27. 05. 2019
Představení Auditního orgánu
Auditní orgán (AO) ? [funkčně nezávislý auditní subjekt]
Úloha AO ? [čl. 127 nařízení (ES) č. 1303/2013]
Cílem činnosti AO ?
je ověření účinnosti řídicích a kontrolních systémů ostatních subjektů implementační
struktury EU fondů, zejména řídicích orgánů jednotlivých operačních programů
(poskytovatelů dotací).
Auditní orgán dává
pomyslný „palec“
Evropské komisi na
to, že výdaje jsou
správné, legální a
řádné.
Při naplňování cíle postupujeme v souladu s:
předpisy EU, pokyny EK
předpisy ČR (zejm. zákon č. 320/2001 Sb., zákon č. 255/2012 Sb.)
mezinárodně uznávanými auditorskými standardy (IIA, INTOSAI, IFAC)
vnitřními předpisy AO (metodické pokyny a metodické informace)| 2
‒ Integrovaný regionální OP (IROP)
‒ OP Podnikání a inovace pro konkurenceschopnost (OP PIK)
‒ OP Doprava (OP D)
‒ OP Životní prostředí (OP ŽP)
‒ OP Technická pomoc (OP TP)
‒ OP Zaměstnanost (OP Z)
‒ OP Výzkum, vývoj a vzdělávání (OP VVV)
‒ OP Praha - pól růstu ČR (OP PPR)
‒ OP Rybářství 2014-2020 (OP R)
‒ OP Evropská územní spolupráce
AO pro program INTERREG V-A ČR-Polsko a člen skupiny auditorů pro
další programy přeshraniční, nadnárodní a meziregionální spolupráce
Jaké operační programy (OP) pod nás spadají?
| 3
Nutno rozlišovat kontrolu ze strany ŘO a audit ze strany AO/MF (často se
spojuje, popř. zaměňuje)
Kontrola ze strany ŘO versus audit AO
Audit Auditního orgánu (AO): poté, co ze strany Platebního a certifikačního orgánu (PCO) dojde
k certifikaci výdajů předložených ŘO
ověření správnosti výdajů na vzorku výdajů certifikovaných v
předchozím kalendářním roce, tj. ex-post audit
nezávislé vyhodnocování účinnosti řídicích a kontrolních systémů
jednotlivých programů
Kontrola řídicího orgánu (ŘO): primární a nejpodstatnější část kontrolní pyramidy (ten, kdo
poskytuje peníze, musí kontrolovat, 100% ověření projektů)
kontroly ŘO předběžné, průběžné a následné – tzn. kontroly v
rámci celého životního cyklu projektu
| 4
Evropská legislativa a metodika
Nařízení EP, Rady, EK
http://eur-lex.europa.eu
Pokyny EK
http://ec.europa.eu/regional_policy/en/information/legislation/guidance/
Rozhodnutí EK, Směrnice EU
http://eur-lex.europa.eu
Národní legislativa a metodika
Koncepce jednotného metodického prostředí – NOK
http://www.strukturalni-fondy.cz/cs/Fondy-EU/2014-2020/Metodicke-pokyny
Národní legislativa (např. zákon o finanční kontrole, kontrolní řád, ZVZ,
ZZVZ, zákon o účetnictví, stavební zákon)
http://aplikace.mvcr.cz/sbirka-zakonu/
Metodický a právní rámec auditů a řízení programů
| 5
1. Plánování činnosti (pro každý OP)
- AUS, plán auditů, výběr vzorku
2. Výkon auditů (příprava, výkon, reporting/monitoring)
- systému (ověření fungování ŘKS)
- operace (legalita a správnost výdajů)
- účetní závěrky (úplnost, přesnost a pravdivost)
3. Reporting (do 15. 2. roku n+1)
- Výroční kontrolní zpráva a Výrok auditora
4. Ověření ze strany EK (každoroční)
- Fact Finding Mission
- TAC, Homologue Group Meeting aj.
- ACM EK a AO
| 6
Hlavní auditní činnosti AO
výzva k předkládání žádostí o dotace z daného programu
žádost o dotaci vč. příloh
smlouva o poskytnutí dotace/rozhodnutí o poskytnutí dotace
Pravidla daného Programu, tj. podmínky čerpání dotace řídicího orgánu (poskytovatele
dotace) - např. pravidla způsobilosti výdajů, pokyny pro realizaci veřejných zakázek, atd.
Dokumentace k veřejným zakázkám
Účetní doklady a ostatní dokumentace projektu
- např. faktury, pracovní smlouvy, stavební deníky, výpisy z bankovního účtu, účetní
analytická evidence projektu, …)
Výstup předmětu projektu
- např. stavba, dodávky, fotodokumentace, prezenční listiny, publikační materiály,
Zpráva o realizaci/o průběhu, Žádosti o platbu (součástí je i soupiska dokladů)
Výstupy z kontrol a auditů daného projektu
Základní dokumentace každého „EU projektu“,
kde AO ověřuje soulad
| 7
Případy z praxe:
ověřování dokumentace k
projektům
| 8
Auditní orgán při posuzování závažnosti případných zjištění vychází také
z praxe EK, EÚD, ÚOHS, ale i z rozsudků Evropského soudního dvora a
národních soudů.
Případné finanční opravy
Za pochybení ve VZ:
• Sazebník poskytovatele dotace dle právního aktu
• rozhodnutí Komise C(2013) 9527 ze dne 19. 12. 2013, kterým sestanoví a schvalují pokyny ke stanovení finančních oprav, jež máKomise provést u výdajů financovaných Unií v rámci sdílenéhořízení v případě nedodržení pravidel pro zadávání veřejnýchzakázek (ve znění oprav – tj. Rozhodnutí Komise C(2014) 7372ze dne 4. 10. 2014 - Oprava rozhodnutí Komise C(2013) 9527)
Aktualizace pokynu ze strany EK v návaznosti na nové směrnice, platnost od 14. 5. 2019, C(2019) 3452
| 9
Vazby mezi audity systému, operací a účetní závěrky
pro výrok auditora za dané účetní období
Audit systému Audit operací
Audit účetní závěrky
Počty, zaměření
Podněty, parametry
Využití
výsledků i v
rámci vyjádření
k účetní
závěrce
| 10
Audity operací potvrzují, popř. vyvracejí hodnocení
přiměřenosti a účinnosti (spolehlivosti) řídicího a
kontrolního systému (které je výsledkem auditů
systému) a jsou podkladem pro upřesnění
plánovaných auditů systému
výsledky auditu systému ovlivňují
velikost vzorku operací
Využití
výsledků i v
rámci vyjádření
k účetní
závěrce
VÝSLEDKY ČINNOSTI
AUDITNÍHO ORGÁNU
| 11
Počet nedostatků v letech 2017- 2018 a finanční dopad
| 12
rok 2017_Oblasti porušení Počet Finanční dopad
Veřejné zakázky 3 10 463 174,78 Kč
Veřejná podpora 2 - Kč
Projekty generující příjmy 1 49 572 169,90 Kč
Chybějící podkladové informace nebo dokumentace 2 - Kč
Nezpůsobilý projekt 3 59 131 788,13 Kč
Chyby v účetnictví a výpočtu na úrovni projektu 2 19 106,00 Kč
Ostatní nezpůsobilé výdaje 16 2 699 714,58 Kč
Správné finanční řízení (3E, řádný hospodář) 1 - Kč
Celkový součet 30 121 885 953,39 Kč
rok 2018_Oblasti porušení Počet Finanční dopad
Veřejné zakázky 9 5 683 703,24 Kč
Veřejná podpora 1 19 000 000,00 Kč
Chybějící podkladové informace nebo dokumentace 4 177 140,70 Kč
Chyby v účetnictví a výpočtu na úrovni projektu 1 - Kč
Ostatní nezpůsobilé výdaje 17 44 423 638,52 Kč
Celkový součet 32 69 284 482,46 Kč
Nejčastější pochybení dle finančních objemů
| 13
rok 2017 - 2018 Počet Součet
Nezpůsobilý projekt 3 59 131 788,13 Kč
Projekty generující příjmy 1 49 572 169,90 Kč
Ostatní nezpůsobilé výdaje 33 47 123 353,10 Kč
Veřejná podpora 3 19 000 000,00 Kč
Veřejné zakázky 12 16 146 878,02 Kč
Chybějící podkladové informace nebo dokumentace 6 177 140,70 Kč
Chyby v účetnictví a výpočtu na úrovni projektu 3 19 106,00 Kč
Správné finanční řízení (3E, řádný hospodář) 1 - Kč
Nejčastější pochybení dle četnosti
| 14
rok 2017 - 2018 Počet Součet
Ostatní nezpůsobilé výdaje 33 47 123 353,10 Kč
Veřejné zakázky 12 16 146 878,02 Kč
Chybějící podkladové informace nebo dokumentace 6 177 140,70 Kč
Nezpůsobilý projekt 3 59 131 788,13 Kč
Veřejná podpora 3 19 000 000,00 Kč
Chyby v účetnictví a výpočtu na úrovni projektu 3 19 106,00 Kč
Projekty generující příjmy 1 49 572 169,90 Kč
Správné finanční řízení (3E, řádný hospodář) 1 - Kč
Dopady identifikovaných zjištění
Nedostatky jsou uváděny ve zprávách o auditu (zprávy ze
systém. auditů jsou předávány EK do SFC).
Závažná zjištění mohou mít dopad na výrok o funkčnosti
ŘKS a vést v konečném důsledku k pozastavení certifikace
PCO/průběžných plateb EK.
Obnovení certifikace ze strany PCO/průběžných plateb ze
strany EK je podmíněno plněním akčních plánů ŘO/ZS a
jeho ověřením v rámci auditů systémů/operací ze strany AO
| 15
NEJČASTĚJI IDENTIFIKOVANÁ
POCHYBENÍ Z AUDITŮ OPERACÍ
| 16
A. Způsobilost výdajů
B. Způsobilost projektu/naplnění stanovených cílů
C. Výběrová řízení
D. Dostupnost podkladů pro audit
E. Status MSP
F. Vlastnická struktura
Nejčastější oblasti identifikovaných zjištění AO v
rámci auditů operací
| 17
A. Způsobilost výdajů
‒ Nesoulad mezi předloženou fakturací a zjištěnou skutečností: proplácení
nevykonané práce/nedodaného zboží (časový nesoulad fakturace, jiné
položky reálně provedených prací bez dodatku, náhrada, výměna
položek, jiný rozsah dodávek, služeb)
‒ Chyby v pracovněprávních vztazích a porušení zákoníku práce (náplň
práce vs. vykonaná činnost, CP vs. evidence docházky, proplácení
dovolené)
‒ Ceny v projektu neodpovídají tržním cenám (předražené EU projekty)
Nejčastější identifikovaná zjištění AO v rámci
auditů operací
| 18
příklad: Nesoulad mezi fakturací a skutečně realizovanými
položkami v rámci zakázek na dodávky a stavbu
dodané zařízení bylo jiné než zařízení, které bylo předmětem k tomu se
vztahující zakázky na dodávky zadané podle Pravidel pro výběr
dodavatelů, rovněž nebylo dodáno v souladu se Smlouvou a fakturací –
nebyly tak naplněny podmínky způsobilosti výdajů dle příslušných
pravidel způsobilosti
v rámci analýzy provedených stavebních prací zjištěno, že některé
položky (svítidla, dveře atd.) nebyly realizovány v souladu s projektovou
dokumentací, která vymezoval předmět zakázky na stavební práce, a
zejména nebyly v souladu se smlouvou o dílo a fakturací. Některé položky
byly fakturovány ve vyšší ceně oproti rozpočtu ve smlouvě o dílo.
v rámci analýzy provedených stavebních prací zjištěno, že bylo
nárokováno a fakturováno větší množství stavebního odpadu, které
neodpovídalo skutečnosti (vážní lístky apod.)| 19
B. Způsobilost projektu/naplnění stanovených cílů
‒ Cíl projektu se neshoduje s cílem oblasti podpory
‒ Nefunkční projekt (v době konání auditu nejsou stroje v provozu, chybí
doložení využitelnosti strojů)
‒ Nezpůsobilé aktivity spojené s jinými projekty (financování zpracování
projektových žádostí nesouvisejících aktivit)
‒ Projekt slouží jinému než schválenému účelu (před a po době udržitelnosti
např. výzkum, hotel, licence)
‒ Nedodržení podmínek udržitelnosti projektu (zabezpečení financování,
monitorovacích indikátorů nebo parametrů projektu, neřešeno v PŽ)
‒ Nesplnění podmínek výzvy – spolupráce s výzkumnými organizacemi
(formální)
Nejčastější identifikovaná zjištění AO v rámci auditů
operací
| 20
C. Výběrová řízení
Nedostatky ve fázi před vypsáním VŘ
‒ Volba špatného/jiného druhu zadavatele
‒ Nesprávné stanovení předpokládané hodnoty VZ
‒ Nefunkční profil zadavatele
‒ Nedodržení povinných lhůt
Nejčastější identifikovaná zjištění AO v rámci auditů
operací
| 21
Oznámení o zakázce a zadávací podmínky
‒ Nezveřejnění/neodeslání oznámení o zakázce
‒ Umělé rozdělení zakázek na práce/služby/dodávky
‒ Nezveřejnění prodloužených lhůt pro doručení nabídek, nebo změn v ZD
‒ Neuvedení kritérií pro výběr v oznámení o zakázce, a/nebo kritérií pro zadání
zakázky (a jejich váhu) v oznámení o zakázce nebo v zadávacích podmínkách
‒ Používání odkazů na ochranné známky, názvy výrobců či názvy výrobků a jiná
obchodní označení
Nejčastější identifikovaná zjištění AO v rámci
auditů operací
| 22
Hodnocení nabídek
‒ Protiprávní nebo diskriminační kritérií pro výběr a/nebo kritérií pro zadání
zakázky
‒ Nedodržení zásady rovného zacházení – vyzvání k doložení pouze 1
uchazeče
‒ Diskriminační technické kvalifikační předpoklady – zpřísnění kvalifikačních
předpokladů
‒ Neotevření obálek ihned
Nejčastější identifikovaná zjištění AO v rámci
auditů operací
| 23
Vyloučení uchazeče
‒ Akceptovaná nabídka neobsahující povinné náležitosti
‒ Porušení pravidla, že dodavatel podává jen 1 nabídku
‒ Změna kritérií pro výběr po otevření nabídek
‒ Střet zájmů (propojenost osob)
Ukončení zadávacího řízení
‒ Nedostatky uzavření smlouvy
‒ Audit trail
Nejčastější identifikovaná zjištění AO v rámci
auditů operací
| 24
Podstatná změna smlouvy
‒ Uzavřením dodatku k původně smlouvě dojde k podstatné změně
práv a povinností, která by měla vliv na hodnocení nebo okruh
uchazečů
‒ Prodloužení termínu realizace
‒ Rozšíření/zúžení předmětu plnění
‒ Nevymáhání smluvních pokut
Nejčastější identifikovaná zjištění AO v rámci
auditů operací
| 25
příklad pro oblast VZ: Umělé rozdělení zakázky
dle Pravidel pro výběr dodavatelů byla stanovena limitní hranice
ve výši 500 000 Kč bez DPH, při jejímž překročení již musel
zadavatel místo přímého nákupu realizovat zakázku dle PpVD
analýzou předložené dokumentace projektu k přímému nákupu
laboratorního nábytku v celkové výši 484 000,00 Kč bez DPH
(objednávka ze dne 16. 1. 2017) a zdravotnických židlí v
celkové výši 38 628,00 Kč bez DPH (objednávka ze dne 9. 5.
2017) bylo zjištěno, že zadavatel při stanovení předpokládané
hodnoty nesečetl předpokládané hodnoty obdobných spolu
souvisejících dodávek
| 26
příklad pro oblast VZ: Diskriminační vymezení technické
specifikace u zakázky na dodávky výpočetní techniky
analýzou zakázky na dodávky bylo zjištěno, že zadavatel uvedl v zadávací
dokumentaci odkaz na specifické označení zboží IntelCore i7, tj. na
procesor, jehož výrobcem je společnost Intel
pro použití tohoto poptávaného hardwaru neexistoval objektivní důvod, aby
zadavatel požadoval přímo počítače, u nichž je výrobcem procesoru
společnost Intel, jelikož potřebu zadavatele by mohl plnohodnotně
uspokojovat i počítač s procesorem vyráběným jinou společností, než
společností Intel – bylo možné dostatečně přesně a srozumitelně určit
(použít např. počet jader procesoru, definovat procesor dle benchmarků
apod.), předmět zakázky bez odkazu na obchodní značku
UOHS–S0875/2015/VZ-1920/2016/533/Jro/Hčí;UOHS0527,0560/2015/VZ-
33472/2015/531/Jdo; Výklad MMR v metodice pro hodnocení nabídek dle
ekonomické výhodnosti dle zákona č. 134/2016, s platností od 1.10.2016
| 27
příklad pro oblast VZ: Neprodloužení lhůty na základě
poskytnutých dodatečných informací u zakázky na
dodávky
analýzou zakázky na dodávky bylo zjištěno, že zadavatel
provedl prostřednictvím dodatečných informací úpravu
zadávacích podmínek, když změnil technické specifikace u
zařízení a změnil termín realizace předmětu zakázky ze 14. 4.
2017 na 5. 5. 2017, přičemž tato úprava mohla rozšířit okruh
možných dodavatelů a postup mohl podstatně ovlivnit výběr
dle Pravidel pro výběr dodavatelů byl povinen prodloužit lhůtu
dne 13. 3. 2017, tj. od úpravy zadávacích podmínek o celou
původní délku lhůty pro podání nabídek, a následně 23. 3.
2017, tj. od další úpravy zadávacích podmínek opět o celou
původní délku lhůty pro podání nabídek, což zadavatel neučinil
| 28
Zakázka na dodávku svařovací techniky a obráběcích strojů zadavatel
stanovil u jednotlivých dodávaných položek konkrétní technické
požadavky, jejichž nesplnění bylo považováno za nesplnění zadávacích
podmínek s následkem vyloučení dodavatele ze zadávacího řízení
auditorský tým zjistil, že v případě 31 položek (z celkového počtu 76,
tj. cca 40 %) nebyly splněny technické požadavky stanovené ZD
v případě 9 položek došlo k chybné formulaci technických požadavků
(zadavatel stanovil intervalem hodnot, ačkoliv s ohledem na charakter
výrobků bylo vhodné stanovit pouze minimální hodnotu),
vítězná nabídka nesplňovala požadavky zadavatele uvedené v ZD a jako
taková měla být vyloučena
chybné, resp. nedostatečné zadání technických parametrů současně
ovlivnilo, resp. mohlo významně ovlivnit vstup dalších uchazečů do
zadávacího řízení.
příklad pro oblast VZ:
Nevyřazení nabídky, která nesplňovala zadávací podmínky
| 29
příklad pro oblast VZ: Podstatná změna práv a povinností
vyplývající ze smlouvy o dílo v rámci zakázky na stavební
práce výzkumné laboratoře
Analýzou dokumentace k zakázce bylo zjištěno, že zadavatel
stanovil v ZD lhůtu pro dobu realizace zakázky nejpozději do 31.
12. 2016. Následně uzavřel dne 22. 7. 2016 smlouvu o dílo s
vítězným uchazečem, kde stanovil termín realizace nejpozději
ke dni 30. 11. 2016.
Dle předávacího protokolu došlo k předání díla dne 28. 2. 2017,
tj. o 51 dní později než bylo uvedeno v ZD.
| 30
D. Dostupnost podkladů pro audit
‒ Nepředložení kompletní dokumentace projektu
‒ Nedostatečná archivace (vs. pravidla OP)
‒ Odepření vstupu do prostor příjemce (školení na bezpečnost
práce u kontrolované osoby)
‒ Nedostupnost dat (IS auditovaných osob, VZ, profily zadavatele s
nutnou registrací)
Nejčastější identifikovaná zjištění AO v rámci auditů
operací
| 31
E. Status MSP
‒ Nezapočítání propojení přes fyzické osoby – ztráta statusu MSP
– až 100% finanční oprava
Na co si dát pozor:
- do údajů o počtu zaměstnanců započítávat i vlastníky a statutární
zástupce, mají-li z činnosti finanční výhodu
- nutno rozlišovat propojenost mezi podnikajícími (podnik) a
nepodnikajícími fyzickými osobami (stejné či navazující trhy).
V obou případech je nutné zohlednit jaké další společnosti fyzická
osoba vlastní s podílem nad 50%.
Nejčastější identifikovaná zjištění AO v rámci auditů
operací
| 32
- v případě příbuzných se rodinné vazby pokládají za dostatečné
pro konstatování, že fyzické osoby jednají společně (existence
hospodářské závislosti)
- započítávat propojení přes fyzické osoby v možném
příbuzenském vztahu a propojení přes více fyzických osob
jednajících společně
- zohledňovat prodej propojeného, partnerského podniku v určitý
okamžik v rozhodných obdobích - po schválení projektu hlásit
jako změnu
- je vždy nutné započítat všechny relevantní spojené a partnerské
podniky, a to bez ohledu na směr vazby (nezáleží na tom zda je
podnik vlastněný žadatelem, nebo zda jde o podnik, který vlastní
žadatele)
Nejčastější identifikovaná zjištění AO v rámci auditů
operací
| 33
Zjištění statusu MSP
| 34
Zjištění (potvrzeno vyjádřením ÚOHS):
Porušení podmínek Výzvy - příjemce nenaplňuje vzhledem k propojenosti s dalšími
podniky status MSP vzhledem k tomu, že překročil práh počtu zaměstnanců za 2 po sobě
jdoucí uzavřená účetní období.
Prohlášení žadatele k MSP nebylo úplné.
Zjištění statusu MSP
| 35
Zjištění:
Porušení podmínek Výzvy - příjemce nenaplňuje vzhledem k propojenosti s dalšími podniky status MSP vzhledem k
tomu, že překročil práh počtu zaměstnanců za 2 po sobě jdoucí uzavřená účetní období.
Prohlášení žadatele k MSP nebylo úplné.
F. Vlastnická struktura
‒ Nerozkrytí vlastnické struktury do úrovně skutečného majitele
‒ Neuvedení v rejstříku skutečných majitelů
‒ Změna není nahlášena poskytovateli dotace
Nejčastější identifikovaná zjištění AO v rámci auditů
operací
| 36
― V oblasti řízení Operačních programů Zvýhodnění při nastavení podmínek čerpání (výzvy)
Netransparentní hodnocení a přidělování dotací
Proplácení prostředků bez doložení dokladů
Posuzováno AO v rámci auditů operací (riziko střetu zájmů v procesu
hodnocení projektů a oblasti VZ, prověřování vlastnické struktury příjemců
a žadatelů) a auditu systému (Klíčový požadavek 7).
‒ V oblasti činnosti příjemců dotačních prostředků Fingování vlastních zdrojů žadatele (fiktivní půjčky a nadhodnocení projektu)
Předkládání padělaných dokumentů (falešné reference)
Podvody v rámci výběrových řízení
Střet zájmů, propojenost osob
Deklarace neprovedených prací či služeb
Zastírání skutečného účelu dotace
Podvody v EU fondech
| 37
Něco na závěr
Transparentnost je náš cíl
| 38
Otázky a komentáře ?
| 39
Děkujeme za pozornost
Ministerstvo financí
Odbor 52 - Auditní orgán
Sídlo Letenská 15, 118 10 Praha 1
Pracoviště Politických vězňů 11, 110 00
ID datové schránky xzeaauv
Email [email protected]
| 40
