28.3.2013

1

27.3.2013

� jsou činnosti, které se soustředí na zjišťování aověřování skutečného postupu projektu vůči jehoplánu, a to formou porovnávání kvantifikovanýchhodnot nebo porovnáváním jiných ukazatelů sjejich předpokládaným stavem,

� je to část projektového úsilí, které zjišťujeefektivitu projektu a směřování ke splnění jehostanoveného cíle – vytvoření požadovanéhoproduktu,

� proces monitorování a kontroly začíná v okamžiku,

kdy je projekt zahájen a jsou čerpány jeho náklady,

� všechny kontrolní mechanismy však přicházejí do

plné aktivizace až po schválení plánu a

odstartování prvních realizačních prací,

� jednotlivé pracovní úkoly a dílčí plnění jsou

ověřovány a porovnávány s předpoklady, které

stanovuje plán,

� je souhrnem všech aktivit, které jsou zaměřeny na

zjištění souladu výkonu realizačních složek

projektu s projektových plánem, a to z pohledu

času, nákladů, kvality a rizik projektu,

� je proces, jež se soustředí na sbírání poznatků o

stavu projektu, měření jeho postupu,

vyhodnocení vzhledem k původnímu plánu a

následnou distribucí informací pro všechny

zájmové skupiny v rámci projektu,

28.3.2013

2

� pokud jsou zjištěny odchylky oproti projektového

plánu, přikročí se k vyhodnocení a doporučení

nápravného postupu,

� kontrola a řízení vychází z plánů, cílů,

� měří skutečný postup projektu (jeho efektivitu),

� porovnává projekt s plánem a v případě potřeby

činí nutná nápravná opatření,

� Projektová žádost

� Monitorovací zprávy:� Zpráva o zahájení realizace projektu: cca 3.

měsíc realizace

� Průběžná monitorovací zpráva: každých 6 měsíců (je dobré zahrnout do milníků)

� Závěrečná monitorovací zpráva: po uzavření projektu

� Monitorovací zpráva o udržitelnosti: každý rok následujících 5 let

� základní identifikace projektu a realizátora

� realizované klíčové aktivity: zhodnocení realizace, výstupy – jejich ověřitelnost (měřitelné ukazatele), problémy při realizaci

� plánované klíčové aktivity: návaznost na realizované aktivity, plánované zdroje, očekávané problémy – rizika

� problémy při realizaci projektu: popis a realizovaná nápravná opatření

� nepodstatné změny v projektu: změny mimo trojimperativ

� Podstatné změny (musí být odsouhlaseny sponzorem): změny v harmonogramu, přesuny v rozpočtu nad úroveň 15% příslušné kapitoly, změny ve schopnosti naplnění monitorovacích indikátorů

28.3.2013

3

� Co se Vám vybaví pod pojmem komunikace?

� je komunikace mezi všemi zainteresovanými stranami projektu,

� může mít podobu slovní, prostřednictvím telefonu, e –mailů, projektových plánů, zpráv o stavu,

� jedná se o nastavení komunikačních kanálů a pravidel, tak aby se všichni zainteresovaní dostali včas k potřebným informacím,

� projektový manažer seznámí všechny účastníky s komunikačními pravidly,

� je jedním z hlavních elementů PM,

� přestavuje propojení mezi lidmi a informacemi a je klíčovou podmínkou týmové spolupráce a hybnou silou postupu každého projektu,

� principem je efektivní výměna a porozumění informacím,

� jakmile se v pracovním týmu objeví již 2 účastníci, je nutné komunikovat,

� komunikace je nezbytná pro práci s lidmi,

� využívá se pro vytvoření dobrých předpokladů pro motivaci, práci a rozhodování,

� je jednou ze základních činností manažera projektu a jeho týmu,

28.3.2013

4

Úspěšnou pracovní komunikaci bychom mohli podpořit dodržováním následujících principů:

� přímost a jasnost sdělení pro všechny účastníky,

� respekt ke všem účastníkům v procesu komunikace,

� odpovědnost všech za úspěšný průběh,

� důvod komunikace je jasný, konkrétní, zaměřený na cíl – úkol, aktivitu, problém, apod.

� z hlediska projektového týmu je vhodné stanovit jasná pravidla pro předávání informací,

� mohou to být pravidelné schůzky dvou či více osob,

� v případě dodržování zásad jsou efektivní formou pracovních schůzek porady,

� měl by ji zajistit manažer projektu, manažer by měl být efektivní koordinátor pracovních porad –umí nastavit pravidla projektových porad,

�probíhají formou osobního setkání pozvaných účastníků,

�měly by být součástí harmonogramu a komunikačního plánu,

� tím zajistíme, že všichni členové PT budou informování o termínech,

�v plánu porad zapište: typ porady, kdo sděluje informace, pro koho jsou informace určeny, účel, forma sdělení, datum frekvence,

Typ porady Kdo Komu Účel Forma sdělení

Datum/frekvence

Průběžná informace o

stavu projektu

Projektový manažer

Management společnosti

Průběžnákontrola

Report a ústní sdělenína poradě

vedení

1 x za 3 měsíce

Kontrolníschůzky

projektového týmu

Projektový manažer

Projektovýtým

Kontrola plnění plánu

projektu

Porada všechčlenů

projektového týmu

Každé první pondělí v

měsíci

28.3.2013

5

�� Jak by podle Vás měla vypadat efektivní Jak by podle Vás měla vypadat efektivní projektová jednání?projektová jednání?

�včasná příprava porady – stanovení cílů

jednání, sestavení programu, příprava

podkladů, zápisy z minulých jednání, včasná

distribuce všech podkladů potřebných pro

jednání,

�délka jednání – měla by být úměrná obsahu a

důležitosti jednání,

�kontrola - v průběhu jednání a to: plnění

operativních úkolů,

Na co je potřeba dát si pozor?

� jednání musí být konstruktivní,

� pozor na dlouhé schůzky,

� pozor na zvolenou nevhodnou denní dobu

jednání,

� zbytečně nezvát členy týmu, kteří nemají k daným

tématům co říci, protože ta jsou zcela mimo jejich

kompetenci,

� z každé porady je potřeba pořídit zápis,

� Projektová jednání se obecně scházejí pro řešení

všech témat společně

1. Jednání o postupu projektu: diskuze odchylek,

rekapitulace stavu plnění úkolu, návrhy opatření

2. Kontrola stavu projektu: kontrola okamžitého

stavu projektu (rozpočet, harmonogram)

28.3.2013

6

� vyžadují týmovou práci,

� je dobré stanovit si harmonogram jednání:1. příprava porady

2. zahájení porady

3. vedení porady4. ukončení porady

5. vyhodnocení porady a úkoly po poradě

Je dobré si odpovědět na otázky:

� Proč se setkáváme?

� Jaké jsou body k projednání?

� Jak budeme jednat?

� Kdo je v dané věci zainteresovaný a zúčastní se porady?

� Kde je nejvhodnější prostor pro jednání?

� Co budeme k jednání potřebovat (např. technická zabezpečení),

� A kolik to bude stát (náklady, čas)

� stanovme si přesný plán porady

� informujte dostatečně dopředu všechny zainteresované strany

� nachystejme podklady pro účastníky a zašleme je dopředu k prostudování,

� nepodceňme organizační zabezpečení porady: příprava místnosti, kontrola technického vybavení, příprava podkladů pro účastníky,

� začínejme včas,

� zahajme poradu uvedením do problematiky,� ujistěme se, že všichni znají cíl a plán

porady,

28.3.2013

7

� určeme, kdo bude poradu vést,

� určeme, kdo bude dělat záznam porady,

� dodržujme strukturu řízené diskuze, neodbíhejme od tématu, eliminujte dlouhé monology,

� přijímejme rozhodnutí a návrhy řešení,

� motivujeme účastníky a soustřeďme jejich pozornost,

� aktivně zapojme všechny účastníky porady,

� hlídejme rušení a nekázeň účastníku,

� aktivně naslouchejme,

� používejme zpětnou vazbu,

� končeme ve stanoveném čase,

� na závěr shrňme důležité body porady,� sdělme termín další porady,

� končeme pozitivně poděkujme účastníkům,

� zajistěme zápis z porady a rozešleme jej všem zúčastněným,

� Kontrolujeme plnění zadaných úkolů,

� Zhodnoťme, zda jsme dosáhli cíl porady, Pokud ne,proč,

� Jaké nedostatky se objevily (dodržení časového harmonogramu, dodržení tématu, byli ti správní lidé atd.)?

��víte, jaké by měly být dodrženy zásady víte, jaké by měly být dodrženy zásady efektivní emailové komunikace?efektivní emailové komunikace?

28.3.2013

8

� čtení emailů: má být pravidelnou ale nesoustavnou činností projektového manažera –ideální je zasednout k němu ráno, v polednea večer,

� třídění emailů: má být jednoduché

� stručné a jasné vyjadřování: ideální je zprávaobsahující 2 až 3 věty,

� zvýraznění urgentnosti nebo závažnosti –takové zprávy mají být doprovázenytelefonátem, aby nedošlo ke zbytečnémuprodlení,

� minimalizace potvrzování emailu: tentopostup vytváří pocit nepřiměřeného dohledua nedůvěry,

� sdělení nepřítomnosti� eliminace zbytečných dopovědí: na emaily

zaslané pouze na vědomí není třebaodpovídat,

� vyloučení emocí: emailová komunikace nemáobsahovat žádné citové výlevy a rozčílení,

� eliminace trapných okamžiků: při odpovídanía přeposílání je vždy potřeba dát pozor nato, kdo je v seznamu adresáta

� do zprávy pište smysluplný předmět, abypříjemce rychle pochopil, jaké informacejsou ve zprávě obsažené,

� nezapomeňte po sobě zprávu přečíst předtím, než ji odešlete (nezapomeňte nakontrolu pravopisu),

� zprávy, které nepotřebujete ukládat ani naně odpovídat, smažte,

� podávání zpráv o stavu projektu

je potřeba stanovit:

� kdo má podávat zprávy,

� komu se mají zprávy podávat,

� kdy se mají podávat zprávy,

� v jaké formě se mají podávat,

� jakým způsobem,

28.3.2013

9

Jak často se mají podávat zprávy?Jak často se mají podávat zprávy?

� minimálně 2x během průběhu činnosti,

� o významných a mimořádných událostech je třeba podávat zprávy, co možná nejdříve,

Komu je třeba zprávy podávat?Komu je třeba zprávy podávat?

� projektovému managerovi a osobám, kterých sezpráva bude týkat,

� je potřeba podávat je i vedení firmy,

� nadřízený musí být informován pravidelně,

� pečlivě zvažte, které zprávy a jak je potřebapředložit

� nekonstatujte pouze skutečnost ale předkládejte inávrhy řešení

Každý dokument by měl být označen základními informacemi:

� název dokumentu,

� identifikační číslo,

� číslo verze dokumentu,

� datum vytvoření dokumentu,

� jméno autora dokumentu,

Dále je možné uvézt sekundární informace:

� jméno a datum zpracovatele,

� jméno a datum schvalovatele,