Společnost ISS si dělá pořádek: kontrola a zpracování 3 000 faktur měsíčně bude nyní probíhat automaticky.
Společnost ISS, která nabízí služby v oblasti fa-cility managementu, usiluje v zájmu svých kli-
entů o neustálé zdokonalování postupů ve všech oblastech svého působení, od správy letišť a cate-ringu, až po technické služby. ISS v současné době přijímá od jednoho ze svých hlavních dodavatelů cca 3 000 měsíčně v elektronické, namísto papíro-vé podobě. To jí umožňuje EDI (elektronická výměna dat).
Už žádná manuální práce Harald Denk, vedoucí oddělení IT v ISS, objasňuje: “Nabízíme služby v oblasti facility managementu v mnoha rozdílných odvětvích a oblastech podnikání, máme proto velice složitou strukturu, která zahrnuje i naše pobočky a obchodní partnery. Zpracovávání příchozích faktur od všech těchto partnerů bylo časově příliš náročné a docházelo při něm k chybám. Díky automatizaci již nemusíme nic skenovat,
VÝBĚR NEJLEPŠÍCH ČLÁNKŮ
EDITEL JOURNAL je vydáván jako příloha k časopisu GS1 v nákladu 13 000 kopií v německém, anglickém, českém a maďarském jazyce. Pro naše klienty je on-line verze dostupná na www.editel.cz. Vaše náměty, prosím, posílejte na [email protected]
1 Elektronická fakturace v ISS Facility Manager ušetří polovinu týdenní práce díky E-fakturaci
2 Nové webové EDI slaví úspěch WebEDI společnosti EDITEL CZ získalo ocenění IT produkt roku
3 Billa optimalizovala proces nákupu zboží Řešení Business Monitoring zajišťuje v Bille Česká republika transparentní procesy
Billa Slovakia implementovala potvrzovací zprávy COMDIS
4 iLex a EDTEL vylepšili legal process management
Automatizovaný proces pro zacházení s právními dokumenty
EDITEL získal prověrku ISAE 3402 Typu 2 Ernst&Young potvrdil kvalitu interních kontrolních systémů společnosti EDITEL
editelJOURNALV Í D E Ň | P R A H A | B R AT I S L AVA | B U D A P E Š Ť | I S TA N B U L
F I R E M N Í Č A S O P I S S K U P I N Y E D I T E L
Jak využíváme elektronickou fakturaci? České firmy za světem pokulhávají http://zpravy.e15.cz/domaci/ekonomika/jak-vyuzivame -elektronickou-fakturaci-ceske-firmy-za-svetem- pokulhavaji-1243781
Jak skutečně fakturovat elektronicky http://businessworld.cz/temata/aplikace/jak- skutecne-fakturovat-elektronicky-12603
Konec papírovým dokladům. Elektronická dokumentace se vyplácí i živnostníkům http://probyznysinfo.ihned.cz/finance-ucetnictvi-a- controlling/c1-64584190-konec-papirovym-dokladum -elektronicka-dokumentace-se-vyplaci-i-zivnostnikum
Start s EDI usnadní nové webové řešení http://computerworld.cz/aktuality/webove- reseni-mj-usnadni-start-s-edi-52266
Příjemné čtení EDITEL news! Sledujte nás na Xing, LinkedIn a Facebook
Elektronická výměna dat je digitální oporou procesů kolem dodávek zboží a tvoří pojítko mezi výrobou a ma-loobchodem.Je vždy působivé sledovat, jaký přínos představuje EDI pro mnohé z našich klientů, kteří na tuto technologii každodenně spoléhají při optimalizaci svých dodavatelských procesů. Přesto má EDI stále velký potenciál, a to i mimo spotřební průmysl. Jedním z nejnovějších příkladů může být začínající maďarská firma nabízející e-business řešení v právní oblasti. Ve spolupráci se společností EDITEL vyvinula řešení, které umožňuje automatizaci obchodních procesů týkajících se právních dokumentů. Více si o tom můžete přečíst na str. 4.Kvalita a bezpečnost našich procesů a služeb jsou pro nás klíčové, ať už u stávajících řešení vázaných na naše odvětví nebo u těch zcela nových. V této souvislosti nás velice těší úspěch při prověrce ISAE 3402 typu II provedené nezávis-lou auditorskou firmou Ernst & Young. Cílem této prověrky bylo ověřit přiměřenost kroků, jimiž zajišťujeme kvalitu všech služeb, které poskytujeme našim klientům (str. 4).V tomto čísle najdete mimo jiné i článek o počinu v oblasti EDI u několika mezinárodních poboček maloobchodního giganta, společnosti BILLA (str. 3), a příběh o tom, jak ISS, společnost poskytující služby v oblasti facility manage-mentu, nachází nové cesty k optimalizaci svých fakturačních procesů (str. 1).
Příjemné čtení!
Peter Franzmair
2 editelJOURNAL Firemní časopis skupiny EDITEL
VE ZKRATCE EDI pro služby v oblasti facility managementu Implementace elektronického a plně automatického zpracování faktur
Jediný společný interface pro všechny obchodní partnery
Projekt implementován během 3 měsíců Služby poskytované společností EDITEL:
EDI komunikace prostřednictvím platformy eXite®
EDI integrace jako řízená EDI služba (Managed EDI Service)
Konzultační služby
O SPOLEČNOSTI ISS FACILITY SERVICESISS nabízí své služby mimo jiné i v Rakouku, kde má 12 poboček a celkem 7 500 zaměstnanců, což z ní činí jednoho z největších rakouských zamětnavatelů. Obrat společnosti zde v roce 2014 dosáhl 211 milionů eur. Celosvětově ISS zaměstnává ve více než 50 zemích světa na 510 000 lidí a její celkový obrat za rok 2014 dosáhl 10 miliard eur.
manuálně kontrolovat ani vkládat do ERP systému. Objem práce spojené s našim účetnictvím se tak týdně snížil zhruba o polovinu. Už jen tento fakt přesvědčil naše zaměstnance o výhodách tohoto řešení.”
Snadná a rychlá implementace Po technické stránce se ISS spolehla na odbornou podporu ze strany společnosti EDITEL, která je poskytovatelem služeb v oblasti EDI: “Integrovali jsme veškerá fakturační data společnosti ISS a jejích obchodních partnerů do našeho ERP systému, který umožňuje nejen výměnu informací, ale také jejich hlad-ké zpracování. Všechna data se přenáše-jí prostřednictvím EDI platformy eXite®, která zaručuje jejich předání v reálném čase. Je zde také možnost po-zději jednoduše přidat další partnery,” uvádí Björn Neumann, projektový ma-nažer ze společnosti EDITEL. ISS se během příštích měsíců chystá zapojit do systému více obchodních partnerů. Jak shrnuje Harald Denk: “Zpracování fak-tur je nyní mnohem efektivnější. Naším dalším logickým krokem je teď zapojit tolik obchodních partnerů, kolik jen bude možné.” n
“Objem práce spojené s našim účetnictvím se týdně snížil zhru-ba o polovinu. Už jen tento fakt přesvědčil naše zaměstnance o výhodách tohoto řešení.”Harald Denk, vedoucí oddělení IT, ISS
WEBEDI SPOLEČNOSTI EDITEL CZ OCENĚNO V SOUTĚŽI IT PRODUKT ROKU
Společnost EDITEL CZ s.r.o. před-stavila v září tohoto roku novou
generaci internetového řešení pro výměnu elektronických obchodních dokumentů a elektronickou fakturaci. Produkt webEDI je vhodným řešením pro společnosti s menším počtem vyměňovaných obchodních doku-mentů nebo pro společnosti, které s EDI (Electronic Data Interchange)
teprve začínají. Webové EDI neklade žádné další nároky na hardware, pro plnou funkčnost stačí uživatelům při-pojení k internetu a je dostupné ve všech standardních prohlížečích. Za-vedení služby je velmi rychlé a již den po registraci je možné webové EDI plně využívat. Produkt webEDI spo-lečnosti EDITEL CZ získal ocenění za přínos v malém podnikání v soutěži IT Produkt roku vyhlašovanou odborným časopisem Computerworld. n
www.editel.cz/reseni/webedi
VÝHODY INTEGRACE DESADV S GS1
Jasná identifikace a možnost sledo-vat logistické jednotky v rámci
celého dodavatelského řetězce: to jsou možnosti, které s sebou přináší trans-portní etiketa GS1. Ve spojení s elektro-nickým dodacím listem, DESADV, nabízí možnost propojení toku zboží s tokem informací a získaní všech ná-sledných výhod. Tuto zprávu uvítají zejména maloobchodníci, kteří mohou při příjmu zboží časově ušetřit až 30 minut na paletu. Nedávná studie publi-kovaná společností GS1 ukazuje i na výrazné zjednodušení kontroly faktur - není už totiž potřeba časově náročná manuální práce. Hlavní autorka studie, Dr. Maria Madlberger, upozorňuje na další méně známý fakt: transportní eti-
kety GS1 a DESADV přinášejí řadu výhod i do zpracovatelského průmy-slu. Případová studie, která byla součástí publikace, ukázala, že kombi-nace DESADV s transportními etike-tami GS1 může přinést zásadní převrat v procesech zajišťování kvality v rám-ci jakékoli společnosti. Transportní etikety a elektronickou fakturaci navíc upřednostňují i poskytovatelé logi-stických služeb. Podle Dr. Madlberger zlepšuje DESADV kvalitu dodávek jak v maloobchodě, tak ve zpracova-telském průmyslu. n
www.editel.cz/novinky/aktualne/
novinka/vyhody-integrace-desadv-s-gs1
BUSINESS MONITORING VE SPOLEČNOSTI BILLA ČESKÁ REPUBLIKA
STAČÍ JEDINÝ NÁHLED
Aby byla zajištěna široká nabídka produktů, na niž jsou zákazníci
zvyklí, projdou českými obchody společnosti BILLA denně tisíce ob-jednávek. Pro udržení ještě lepšího přehledu o všech objednávkových a dodávacích procesech spoléhá
BILLA Česká republika na řešení Business Monitoring poskytované společností EDITEL. Toto řešení umožňuje pražské centrále monito-rovat veškeré elektronické objed-návky společně s příslušnými do-dacími listy pro všechny prodejny zapojené do systému. Pavel Moša, vedoucí IT v BILLE Česká republi-ka, uvádí hlavní výhody Business Monitoring: “Díky tomuto řešení se velmi výrazně zlepšilo zpracovávání objednávek na našich prodejnách. Mimo jiné máme možnost srovnávat množství uvedená v objednávkách a v dodacích listech. Díky tomu od-halíme jakékoli nesrovnalosti dříve než kdykoli předtím a můžeme se jim napříště vyhnout. V konečném výsledku se tak zlepšila spolupráce mezi námi a našimi dodavateli.” Analýzy jsou založeny na datech
z eXite®, EDI platformy společnosti EDITEL. Tomáš Adámek, EDI specialista ze společnosti EDITEL, vysvětluje: “Tím, že společnost BILLA do své stávající infrastruk-tury zapojila modul Business Moni-toring, posunula transparentnost svých objednávkových a dodávacích
procesů na další úroveň. Není třeba zdůrazňovat, že toto řešení předsta-vuje skvělu volbu i pro monitoring elektronické fakturace. Nabízená řešení vždy přizpůsobujeme potřebám našich klientů a současnou infrastrukturu můžeme podle potřeb rozšiřovat.” n
OPTIMALIZACE ELEKTRONICKÉ FAKTURACE S COMDIS V BILLE SLOVAKIA
POTVRZENO!
Snaha zjednodušit složité postupy, především to je cílem elektro-
nických obchodních procesů. Pro mezinárodní obchodní společnosti, jako BILLA, je proto pro optimaliza-ci procesů kolem dodávek zboží ne zbytné neustálé rozšiřování EDI infrastruktury. Slovenské pobočky tohoto maloobchodního obra se letos rozhodly řešit otázku elektronické fakturace. Ve spolupráci s poskyto-vatelem EDI, společností EDITEL,
implementovaly kontrolní zprávy typu COMDIS (obchodní námitka). Tato zpráva vznikla proto, aby infor-movala výrobce o vadných dodáv-kách, např. poškozeném zboží, neúplných nebo nedoručených do-dávkách atd. Po námitce musí násle-dovat vysvětlení nebo náprava, aby mohla být následně vystavena faktu-ra. Tomáš Urminský, projektový ma-nažer ze společnosti EDITEL SK, proces blíže vysvětluje: “Jde o zprá-
vu o stavu, která poskytuje maloob-chodům lepší přehled o dodávkách zboží a umožňuje jim rychleji odhalit chyby nebo nesrovnalosti - a v ko-nečném důsledku zefektivnit proces fakturace.” Zrychlení fakturace je zároveň přínosem i pro dodavatele. Obě strany mají jistotu v tom, že se všechny faktury i kontrolní zprávy ukládají v EDITELEM poskyto-vaném archivu, který splňuje stan-dardy společnosti Deloitte. Všechna data jsou tak bezpečně uchována a je možné se k nim kdykoli vrátit.” Ján Pastucha, vedoucí odd. IT v BILLE Slovakia shrnuje: “Tyto potvrzovací a kontrolní procesy nám pomáhají při prověřování našich vnitřních postupů a přinášejí vyšší transparent-nost, kontrolu nákladů i zlepšení spolupráce s našimi obchodními partnery. A to jak v krátkodobé, tak v dlouhodobé perspektivě.” n
editelJOURNAL Firemní časopis skupiny EDITEL 3
NÁHLED DO EDI INFRASTRUKTURY SPOLEČNOSTI BILLA
VE ZKRATCE Modul Business Monitoring pro společnost BILLA Česká republika Centralizovaná správa objednávko-vých procesů na jednotlivých prodejnách Uživatelé mohou během jediného náhledu odhalit nesrovnalosti v objednávkách a dodacích listech
www.billa.czwww.editel.cz
VE ZKRATCE Implementace kontrolní zprávy typu COMDIS
Optimalizace procesů elektronické fakturace
Transparentnost a kontrola nákladů v průběhu celého procesu dodávek zboží
Vlastník a vydavatel: EDITEL Austria GmbH,1040 Vienna, Brahmsplatz 3; T: +43 (0)1/505 86 02; e-mail: [email protected]
EDITEL Austria GmbH je 100% dceřinou spo-lečností GS1 Austria GmbH. Cílem společnosti EDITEL Austria GmbH je řízení elektronické výměny dat mezi obchodními partnery, prodej potřebných softwarových produktů a služeb podpory.
Management a zodpovědnost za obsah: Peter Franzmair Redakce: Sylvia M. Gerber Korektura: Dagmar Jenner, www.texterei.comPřeklady:Anglická verze: Dagmar Jenner, www.texterei.com Česká verze: Zuzana Ciháková Maďarská verze: Katinka Czigány Layout: www.creativedirector.cc
Zveřejnění podle mediálního zákona z 1. března2009: Newsletter na propagaci a podporučinnosti EDITELu Rakousko.
VE ZKRATCE Integrované využití řešení iLex společně se službami EDI společnosti EDITEL
EDI komunikace Digitální archivace (podle standardů
společnosti Deloitte) Automatizovaná, standardizovaná výměna,
integrace a archivace právních dokumentů, záznamů, korespondence, atd.
Nejvyšší bezpečnostní standardy při přenosu a archivaci citlivých dat pro klienty iLex
www.editel.huwww.ilexsystems.com
EDITEL ÚSPĚŠNĚ PROŠEL PROVĚRKOU DLE NORMY ISAE 3402 TYPU 2
EDITEL úspěšně prošel prověrkou pro vnitřní kontrolní systémy dle
normy ISAE 3402 typu 2. Prověrka zahrnovala kontrolu přiměřenosti činností souvisejících se zajištěním kvality všech služeb poskytovaných klientům, kontrolu bezpečnosti a aplikací, kvality vývoje softwaru (řízení změn) i mezinárodní podpory. Audit provedla externí nezávislá společnost Ernst & Young zabývající se podnikovými audity.
ISAE (Mezinárodní standard pro ověřovací zakázky) 3402 je me-zinárodně uznávaným auditním standardem pro vnitřní kontrolní systémy. Zprávy typu 1 zahrnují ověření postupů v rámci kontrolních systémů. Zprávy typu 2 zahrnují na-
víc i praktické ověření efektivity kontrolních procesů za období delší než 6 měsíců – jde tedy o ještě spo-lehlivější a přísnější hodnocení. EDITEL beze zbytku splnil všechny podmínky prověrky ISAE 3402 typu 2. Jak společnost samotná, tak její klienti mají nyní jasný důkaz toho, že všechny vnitřní kontrolní systémy
jsou účinné, bezpečné, a že dochází k jejich neustálému prověřování a zlepšování, a to i po ukončení auditu. n
Máte-li zájem o bližší informace k auditní zprávě, kontaktujte nás
Za své e-business řešení pro právní dokumenty získala společnost iLex cenu IBM Innovation Award za rok 2015. Tato nová maďarská společnost nyní spojila své síly s EDITELEM, aby nabídla služby kompatibilní s EDI.
Organizace právních dokumentů může být poměrně těžký úkol.
Maďarská společnost iLex se k této výzvě postavila čelem a připravuje e-business řešení pro efektivní řízení toku právních dokumentů přizpůsobené požadavkům klientů. Efektivní správa smluv, odborných posudků, korespon-dence a dalších právních dokumentů v rámci společnosti a mezi pobočkami si žádá zkušené profesionály. Proto se iLex spolehla na odborníky na oblast EDI ze společnosti EDITEL. Zaklada-telka firmy iLex a její výkonná ředitel-ka, Marianna Ritter, jmenuje některé
z mnoha výhod tohoto rozhodnutí: “Díky spolupráci s EDITELEM může nyní iLex svým klientům nabídnout ještě vyšší úroveň automatizace pro-cesů. To v konečném důsledku zna-mená, že se všechny dokumenty dost-anou elektronickou cestou, bezpečně a v reálném čase k příslušným obchod-ním partnerům, kteří je tak mohou dále zpracovávat.”Přenos citlivých dat předpokládá vyso-kou míru zabezpečení. Komunikační platforma eXite® je tomuto požadavku
jako šitá na míru, a totéž platí i o archi-vačním řešení, které EDITEL nabízí pro dlouhodobou úschovu dokumentů. Digitální archiv splňující standardy společnosti Deloitte je přístupný po-mocí on-line portálu. Ten zajišťuje stálý přístup k právně relevantním doku-mentům a nabízí možnost si je kdykoli stáhnout. Společnosti si tak mohou řídit své interní i externí právně obchodní procesy transparentním a plně automa-tizovaným způsobem, který zároveň splňuje všechny uvedené požadavky.
Výkonný ředitel společnosti EDITEL Hungary, Tibor Šata, v této spolupráci také vidí velký potenciál: “Spolupráce se společností iLex s cílem podpořit elektronickou výměnu dat v oblasti prá-vních procesů nás velice těší. Tento úspěšný projekt opět poukázal na velký potenciál optimalizace EDI i mimo ob-last prodeje zboží.” n
