Průzkum: Správa dokumentů ve veřejné správě

Information and Records Management Society Czech Republic Group, o.s.

Tomáš Pokorný, Tomáš Bezouška

Forma průzkumu Forma realizace průzkumu

Žádost o poskytnutí informací podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím

Odeslána prostřednictvím datové schránky

Oslovení Ministerstva (14 oslovených) Krajské úřady (14 oslovených) Statutární města (23 oslovených)

Získané odpovědi

OdpověděliNeodpověděli

Položené otázky (i) Máte zaveden systém řízení dokumentů a informací (spisové

služby)?

V případě, že ano, podle jakých standardů je takový systém zaveden (tj. např. podle NSESSS, MoReq2, MoReq 2010, ISO15489 a/nebo jiných standardů)?

Zavedení systému řízení spisové služby

AnoNe

NSESSS

MoReq2

MoReq 2010

ISO 15489

0 10 20 30 40 50

Standard

Položené otázky (ii) Máte zavedenu funkci tzv. „records managera“ (osoby

odpovědné za řízení systému správy dokumentů a spisové služby)?

V případě, že ano, jedná se o kumulovanou funkci? Jaké je zařazení uvedené funkce ve Vaší organizační struktuře?

Zavedení funkce „Records Manager“

AnoNe

Kumulovaná funkce0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

20

NEANO

Položené otázky (iii) Provádíte audit systému spisové služby?

V případě, že ano, v jaké frekvenci a podle jakých standardů je takový audit prováděn?

Provádění auditu spisové služby

AnoNe

půl roku

1 rok

5 let

dle potřeby

0 2 4 6 8 10 12

Frekvence

Položené otázky (iv) Vzděláváte Vaše pracovníky v oblasti správy dokumentů a

spisové služby?

V případě, že ano, jakým způsobem a v jakém rozsahu takové vzdělávání provádíte?

V případě, že nikoliv, plánujete takové vzdělávání zavést?

Provádění vzdělávání uživatelů

AnoNe

měsíčně

půlrok

rok

dle potřeby

0 5 10 15 20 25 30 35 40

Frekvence

Zjištění a bílá místa

Zjištění

Odpovědi na dotazy dle zákona 106/1999 jsou poskytovány rutinně, nicméně povrchně

Otázka správy dokumentů nemá odpovídající manažerské zázemí

Kontrolní činnost je významně podceňována.

Chybí systematické vzdělávání.

Otazníky

Co stojí za vysokou frekvencí auditů a školení „dle potřeby“?

Znamená vysoké povědomí o NSESSS skutečně vysokou míru souladu s normou? Jak koreluje s neprováděním auditů?

Proč jsou významněoslabeny základníorganizační nástroje?

Podněty pro další aktivity PS Provést detailnější průzkum vnímání problematiky správy

dokumentů a na úřadech, zaměřený na příčiny zjištění

Vypracovat návrh vodítek pro úřady vzorový systém vzdělávání a kvalifikace pro základní role v systému

správy dokumentů vzorový systém auditního mechanismu a postupů kontroly systému

správy dokumentů vzorovou definici role Records Manager a její integrace

do klasické organizace veřejné správy

DĚKUJI ZA POZORNOST.

„Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou správu dokumentů.“ (Ing. Martina Macek, MV ČR)