pruzkum trhu pro išanon

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty 1 1

leden 2012

ANALÝZA VZORCŮ CHOVÁNÍ PŘI PRÁCI

S DOKUMENTY Závěrečná zpráva z marketingového výzkumu pro společnost Arkadia, s.r.o.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

OBSAH I. DESIGN VÝZKUMU 3

II. CELKOVÉ SHRNUTÍ 7

III. KVALITATIVNÍ ČÁST 8

1. Uchovávání dokumentů 9

1.1 Typy dokumentů v domácnosti 10

1.2 Systém uchovávání dokumentů 13

1.3 Využití počítače při uchovávání dokumentů 19

1.4 Způsob uchovávání dokumentů u malých živnostníků 22

2. Ideální řešení pro uchovávání dokumentů 23

2.1 Základní požadavky 24

2.2 Ideální řešení jako softvérová aplikace 27

2.3 Ideální řešení jako on-line aplikace 28

2.4 Ideální řešení pro malé živnostníky 29

3. Hodnocení aplikace iŠanon 30

3.1 Komplexní hodnocení 31

3.2 iŠanon vs. ideální řešení 38

3.3 Osobní vhodnost aplikace 39

3.4 Ochota za aplikaci platit 42

3.5 Rekapitulace 44

4. Příloha – profil respondentů 45

IV. KVANTITATIVNÍ ČÁST 46

1. Hlavní závěry 47

2. Uchovávání dokumentů 49

3. Zájem o softvérovou aplikaci pro archivaci a třídění dokumentů 52

3.1 Zájem o on-line aplikaci pro archivaci a třídění dokumentů 56

4. Ochota zaplatit za on-line aplikaci 59

5. Aproximace zájmu o aplikaci na internetovou populaci ČR 23-55 let 62

6. Příloha – profil respondentů 64

2

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty 3

I. DESIGN VÝZKUMU

Cílem výzkumu byla analýza vzorců chování českých domácností a malých živnostníků (bez dalších

zaměstnanců) při uchovávání dokumentů a potenciálu softwarového řešení iŠanon. K tomuto účelu byly

zvoleny dva typy výzkumných metod – v úvodu se jednalo o hloubkové rozhovory, po nich následovalo

reprezentativní kvantitativní šetření. Obě části výzkumu se pak zaměřili na problematiku v následujících obecných

okruzích:

Identifikace vzorců chování cílových skupin v oblasti třídění a archivace dokumentů a odhalení těch vzorců,

které mohou být akcelerátorem pro pořízení systému iŠanon.

Popis motivů a bariér pořízení si systému iŠanon.

Identifikace silných a slabých stránek systému iŠanon.

Identifikace potenciálu systému iŠanon.

Otestování hypotézy o možnosti zacílení produktu na vybrané skupiny


DESIGN VÝZKUMU

Před hloubkovým rozhovorem měl respondent za úkol seznámit se s aplikací iŠanon. Hloubkové rozhovory potom

byly zaměřeny na detailní zmapování následujících témat vztahujících se k uchovávání dokumentů:

Typy vyskytujících se dokumentů a jejich další uchovávání

Současný systém uchovávání, archivace dokumentů

důvody, problémy, spokojenost

Současná počítačová podpora při uchovávání dokumentů

Zmapování potřeb – ideální řešení v oblasti uchovávání dokumentů

pro domácnost

pro podnikání – vč. komunikace s úřady

Hodnocení práce s aplikací iŠanon

funkce, přehlednost, ovládání, výhody a nevýhody, cílová skupina

uložení dat na serveru společnosti

Zpoplatnění aplikace

ochota používat, akceptovatelná cena

Kvantitativní průzkum následně některá z témat detailně mapoval na reprezentativním vzorku populace:

Způsob uchovávání dokumentů a dokladů v domácnosti

Obecný zájem o softwarovou aplikaci pro archivaci a třídění dokumentů

důvody nezájmu

Zájem o online formu aplikace

Ochota platit za využívání aplikace

akceptovatelná cena za jeden rok používání


DESIGN VÝZKUMU

Kvalitativní část průzkumu byla provedena metodou IN-DEPTH INTERVIEW – individuálních hloubkových

rozhovorů strukturovaných podle předem připraveného a schváleného scénáře. Rozhovory realizovala agentura

Focus.

Jednalo se o 6 individuálních hloubkových rozhovorů dle následující kvóty:

způsob zacházení s dokumenty:

– 2 respondenti, kteří většinu dokumentů a dokladů uchovávají na jednom či více místech, ale příliš je netřídí

– 4 respondenti, kteří mají vytvořený nějaký systém třídění dokumentů

věk:

– 2 respondenti ve věku 23–30 let,

– 2 respondenti ve věku 31–39 let,

– 2 respondenti ve věku 40 a více let

ekonomická aktivita:

– 2 malí živnostníci bez zaměstnanců

– 4 respondenti, kteří nejsou živnostníky

další podmínky: respondent osobně v domácnosti provádí archivaci, případně třídění dokumentů a dokladů, používá

internet alespoň 1x týdně, má doma přístup k internetu, má požadované znalosti a dovednosti práce s počítačem atd.

Způsob výběru: výběr pomocí screeningového dotazníku.

Typ záznamu: audiozáznam.

Délka rozhovoru: cca 45 minut.

Termín sběru dat: 6. 12. – 7. 12. 2011

Zpracování dat: jednotlivé rozhovory byly přepsány a přepisy poté podrobeny kvalitativní obsahové analýze.


DESIGN VÝZKUMU

Kvantitativní výzkum byl reprezentativní na internetovou populaci ČR 23–55 let.

Výběrový soubor (vzorek dotázaných) Velikost výběrového souboru: N = 507 respondentů

Cílová populace: obyvatelé ČR ve věku 23–55 let, uživatelé internetu.

Způsob výběru vzorku: kvótní výběr na základě informací o struktuře internetové populace z veřejných výstupů NetMonitoru.

Kvótní znaky: pohlaví, věk, vzdělání, velikost místa bydliště a oblast ČR (Praha a Středočeský kraj; Čechy; Morava)

Termín sběru dat: 13. – 16. 12. 2011.

Nástroj sběru dat – dotazník

Doba rozhovoru: přibližně 15 minut.

Metodika sběru a zpracování dat

Výzkum byl realizován technikou jednotného dotazníku prostřednictvím internetového sběru. Výzkum probíhal jako jednorázový

uzavřený sběr dat.

Sběr dat realizovala agentura MEDIARESEARCH, a.s. a probíhal na webovém rozhraní MEDIARESEARCH, a.s.

Respondenti jsou součástí NetPanelu společnosti MEDIARESEARCH, a.s.

Zpracování proběhlo v programu SPSS / PC a realizovala jej agentura FOCUS.

Při zpracování dat byly využity techniky jednorozměrné i vícerozměrné statistiky.

Interval spolehlivost: max. ± 4,35 % na 95% hladině významnosti

6


II. CELKOVÉ SHRNUTÍ

Lidé svoje dokumenty a faktury třídí – každý je spravuje nějakým způsobem – ať již více či méně sofistikovaně. To,

zda jednotlivý dokumenty archivují nebo ne závisí především od toho, jakou jim osobně připisují důležitost.

Se svým systémem ale často nejsou příliš spokojeni – především z důvodu náročné dohledatelnosti potřebných

dokumentů – jednoduše netřídí své dokumenty důsledně.

Využití počítače k archivaci a třídění dokumentů není v českých domácnostech běžné – pokud již počítač

využívají, pracují s ním spíše svépomocně, bez použití specializovaného softvéru. Malí živnostníci svoje zvyklosti

ohledně třídění dokumentů, které uplatňují v práci, přenáší i do domácnosti a naopak.

Ideální řešení pro uchovávání dokumentů musí být především praktické a vyhovující – je přitom jedno zda bude

řešené formou aplikace nebo pouhým systémem šanonů. Kromě toho musí být i bezpečné, jednoduché a srozumitelné.

Hodnocení aplikace iŠanon je převážně pozitivní. Představení této aplikace na první pohled zaujalo značnou skupinu

osob - obecně tedy existuje velká skupina lidí, pro které by nabídka mohla být poutavá. Větší zájem ale vzbuzuje

softvérové řešení, které by mohlo fungovat off-line.

Zásadní slabinou aplikace iŠanon je ale jednoznačně její cena. Pro valnou většinu domácností je ve výši 3000

Kč/rok neakceptovatelná. Akceptovatelná cena se globálně pohybuje na hranici 1000 Kč za roční licenci.

Část modulů aplikace označena jako nadbytečná - radši méně funkcí a nižší cenu


III. KVALITATIVNÍ ČÁST


1. UCHOVÁVÁNÍ DOKUMENTŮ

9

„Zaplatím, vyhodím.“

(doklady od levných věcí, vyúčtování od telefonu a internetu, letáky, paragony po záruční době)

„Co mi přijde mailem, nechám tam, taky tu mám ofocené nálezy.“

(elektronické faktury, naskenovaná zdravotní dokumentace)

„Zase nedoplatek, založím to do šanonu.“

(smlouvy, vyúčtování, papíry související s bydlením)

„Paragon přidám sem na hromadu a když se to porouchá, dohledám ho (možná).“

(doklady od zboží v záruce)

„Tady mám odjakživa svoje vysvědčení.“

(a taky rodný a oddací list, pas a diplomy)


1.1 Typy dokumentů v domácnosti

Jaké dokumenty a doklady se objevují v domácnostech?

faktury, paragony, složenky

telefon

energie

internet

další platby za domácnost, inkaso

účty o zaplacení dražšího zboží, záruční listy

smlouvy

pojištění

stavební spoření

penzijní připojištění

banka – účty, úvěry

pracovní smlouvy

dohody o činnosti

nájemní smlouvy

výpisy

výpisy z účtů

výplatní pásky

zapsaný přehled plateb a výdajů

zdravotní dokumentace

lékařské zprávy, nálezy

archivní dokumenty a osvědčení

vysvědčení, diplomy, certifikáty

doklady (rodný list, oddací list…)

10

Dan (31): Faktury – telefon, internet, v současné době stavím

dům, takže jsem zavalený fakturami, potom nějaký ty životní

pojištění.

Eva (30): Uchovávám smlouvy – pojištění, stavební spořitelna,

s bankou, smlouvy pracovní, co se týče zaměstnání. Pak

samozřejmě i smlouvy na nějakou dohodu o činnosti. Mám

uloženy i výplatní pásky, výpisy z účtů. Ještě mám samozřejmě

lékařské zprávy.

Michal (35): Třeba vysvědčení od základní školy po

vysokoškolské diplomy, papíry o dosaženém vzdělání a

profesním růstu, pak si třeba skladuji i zdravotní dokumentaci,

záznamy z operací apod., vyšetření od doktora takového

vážnějšího charakteru. A pak samozřejmě ty běžné doklady od

domácnosti, ať už to jsou třeba nájemní smlouvy, pojistky apod.

a samozřejmě konče různými fakturami, ať už za telefony,

elektřiny, za plyny, hlavně spojené s provozem domácnosti.

Veronika (28): Elektřina, plyn, nájem, telefon. A potom určitě,

když si kupuji nějakou větší věc, třeba: televize, telefon a

samozřejmě si schovávám i věci za oblečení, boty a takové

věci, stavební spoření, penzijní připojištění, když je nějaká

půjčka.

Iveta (40, osvč): Faktury, složenky, občas nějaká smlouva. Je

fakt, že spoustu zpráv od lékařů.

Barbora (44, osvč): Příliš nerozlišuji, jestli se to týká živnosti

nebo domácnost. V podstatě veškeré faktury a výdaje

kompletuji v jednom. To potom třídím až na jaře, když mám

podávat daňové přiznání.


Co respondenti neuchovávají, vyhazují?

11

Nevyžádané propagační materiály k využívaným produktům, službám:

Veronika (28): Když mi třeba přijde něco ze Stavební spořitelny, nějaká jejich nabídka, tak to okamžitě vyhazuji.

Drobné paragony, zaplacené faktury – výjimkou jsou domácnosti, které si vedou přehled výdajů. Tam sice doklad také

vyhodí, ale předtím si jej zapíšou:

Michal (35): Takové běžný potraviny apod., to ne. To je zvykem zapsat si jenom záznam výdaje, to si evidujeme, ale paragony

neschovávám.

Iveta (40, osvč): Většinou když zaplatím nějakou fakturu, tak to vyhodím. A samozřejmě jídlo neschovávám z obchodu.

Neaktuální dokumenty, paragony po záruční době:

Eva (30): Pokud skončí záruční lhůta, tak pak to vyhazuji. A samozřejmě neaktuální lékařské zprávy. Další, co vyhazuji, jsou

dokumenty, u kterých zjistím, že už to není podstatné.

Iveta (40, osvč): Samozřejmě od těch věcí po záruce se vyhazují.

Dokumenty, které lze dohledat v elektronické podobě:

Eva (30): Výpisy z účtů jsem ještě nevyhodila, ale pomalu to omezuji. Protože teď je to spíše internetové bankovnictví. Když, tak se

můžu podívat na internet.

Rutinní vyúčtování, např. ze kterých do budoucna nic neplyne:

Veronika (28): Je možné, že třeba někdy za internet, když se to zaplatí, že to pak třeba vyhodím. Když je vícero papírů na stole a já

si to hned nezaložím, tak to prostě vyhodím.

Dan (31): Neuchovávám si za telefon. Za internet, to vůbec neschovávám, protože není potřeba to dohledávat. Telefon, občas tam

něco schovám, ale taky se to snažím neschovávat, ty měsíční faktury.


Co respondenti ukládají, uchovávají?

12

Smlouvy:

Dan (31): Takový ty životní pojištění a takhle, když do toho potřebuji nahlídnout v jakým je to stavu, tak ty si uchovávám, nebo i ty

stavební faktury.

Eva (30): Dál pracovní smlouvy. Samozřejmě doporučená pošta, a pojistné smlouvy, ty nevyhodím asi nikdy.

Paragony pro účely reklamace:

Michal (35): Bločky za nákupy spíš jenom, co se týče záručních podmínek.

Eva (30): Většinou si to nechávám, protože já nemám moc štěstí. Takže se mně stane, že ať si koupím věc v jakékoliv hodnotě, tak

vím, že kdybych ten účet vyhodila, tak třeba za dva měsíce bych ho hledala, že bych tam mohla uplatnit reklamaci.

Iveta (40, osvč): To jenom, pokud platí záruka na oblečení a tady takové věci, tak určitě schovávám.

Různá vyúčtování pro přehled, porovnání:

Veronika (28): Já si hlavně nejdéle uschovávám elektřinu, plyn, prostě vyúčtování. Protože to i zpětně se člověk dívá, kolik propálil

nebo tak.

Důležité faktury:

Dan (31): Ty faktury od domu si schovám, s tím pracuji i zpětně, ty potřebuji různě vytahovat, takže je schovávám všechny do

poslední.

Samozřejmě také osobní doklady:

Iveta (40, osvč): Vysvědčení, rodné listy se nechávají.

A nebo také vše:

Barbora (44, osvč): Všechny. Snažím se všechno pokud možno uschovávat trvale. Pokud je to jen trochu možné, snažím se

nevyhazovat.


1.2 Systém uchovávání dokumentů

13

Pro uchovávání dokumentů

respondenti volí

3 základní systémy*:

A) „Vše pohromadě“: Nejčastěji se týká paragonů,

dokladů od nákupu, ale

v některých domácnostech také

různých faktur a pravidelných

vyúčtování. Může mít např.

formu krabice, obálky nebo

složky v šanonu. Jednou za čas

se prohlédnou a vyhodí

neaktuální dokumenty, či

vyhledá doklad od zboží, které

je potřeba reklamovat.

B) Průběžné ukládání

do tematických složek: Uplatňuje se zejména u smluv,

pravidelných vyúčtování a faktur

souvisejících s jednou oblastí

(např. bydlení). Typicky jde

o tematické složky v šanonu,

případně o zachované papírové

složky obdržené např. z banky a

stavební spořitelny. Přibývající

dokumenty se víceméně průběžně

třídí do existujících složek.

C) Trvalé uložení na

jednom místě: Týká se malého množství

nejdůležitějších dokladů a

archivních dokumentů, jako

jsou rodné listy, oddací list,

vysvědčení a diplomy. Mají v

domácnosti své neměnné

místo a manipuluje se s nimi

jen ojediněle.

* Systém uchovávání dokumentů není ani tak

specifickým atributem domácnosti, jako spíše

způsobem nakládání s konkrétními typy

dokumentů. Ačkoliv na to nikde není návod,

domácnosti často volí podobné postupy.


A) „Vše pohromadě“

Jak a proč to dělají

14

Systém „vše pohromadě“ je při archivaci dokumentů svým způsobem kompromis. Jsou dokumenty, které lidé

každopádně nechtějí vyhodit, protože se týkají důležitých věcí nebo se ještě můžou hodit, ale na druhou stranu

nenachází motivaci k tomu, aby je systematicky třídili. Takže typicky koupí dražší věc, paragon přidají na hromadu

k dalším dokladům a pokud se výrobek porouchá, hledají v hromadě ten správný. Fyzicky má takový archiv např. podobu

krabice, obálky, složky, šanonu nebo volně položené hromady ve skříni. Jednou za čas, když mají volno a chce se jim, si

hromadu prohlédnou a neaktuální dokumenty či doklady vyhodí, případně je kumulují, dokud se na místo vejdou. Někteří

metodu „vše pohromadě“ aplikují i na zaplacené faktury a vyúčtování, které si jiní právě systematičtěji třídí.

Eva (30): Většinou to dělám tak, když nestíhám, že všechno si házím do jedné složky. A pak když je trochu klidněji, tak to přeberu.

Veronika (28): Ty faktury větší, klasické, nájem, elektřina, plyn, ty mám v šanonu, nebo jich mám i víc, ale mám je všechny

dohromady ve skříni, nemám to popsané. A když něco potřebuji, tak v tom listuji a trvá mi, než tam něco najdu. Menší dokumenty,

účty třeba od oblečení, bot mám v malé krabici ve skříni.

Michal (35): Když se budeme bavit o těch paragonech, tak víceméně systém obálky, tam se to všechno strká a když si vzpomenu

třeba jednou za tři roky, záruční doba je víceméně dva roky, ale to si nikdy nevzpomenu, tak to proberu a třeba vyhodím, ale

nevylučuji, že některé obálky v šuplíku leží, dokud v tom šuplíku je místo. Takže nemám v tom žádný systém. Pak mám takovou

hromadu, kam hážu faktury vztahující se k domácnosti. Zaplatím všechno v pořádku, ale místo abych to někde zatřídil, tak to prostě

dám na hromadu do takové skříňky.

Barbora (44, osvč): V současné době to vypadá tak, že se mi ve sklepě hromadí různé krabice plné papírů. Snažím se nevyhazovat.

Proč to tak dělají?

Michal (35): Je to asi jednoduché. Asi jsem líný udělat s tím něco navíc. Dát tomu třeba nějaké dírky, založit to do šanonu. Řeknu si,

že to udělám pak. A zase chci to mít někde, abych věděl, že to doma mám, nechci to třeba rovnou vyhodit, ať už třeba nějak skartovat

nebo do sběru.

Veronika (28): Asi z lenosti, něco mi přijde, dám to do složky a založím hned na první místo a nezaobírám se tím, co to je za složku.

Vím prostě, že si tam dávám různé faktury, tak ji tam prostě založím a hotovo, nedívám se, jestli jsem to založila správně nebo ne.


A) „Vše pohromadě“

Nevýhody, celková spokojenost

15

Jednoznačnou nevýhodou systému „vše pohromadě“ je obtížné hledání dokumentu, který je právě potřeba. Znamená to

prohledat celou hromadu papírů nastřádaných za období, ve kterém odhadujeme, že jsme doklad získali. Nezřídka se

stane i to, že člověk hledaný dokument nenajde vůbec. A přitom ví, že ho „někde stoprocentně má“. Ve skutečnosti však,

pokud dokument nenajde, je to totéž, jako by jej neměl uchovaný vůbec.

Eva (30): Když tam máte víc paragonů nebo dokladů od nákupu, tak se musí přebrat, aby se našel ten, co se hledá.

Veronika (28): Potom se stává to, že když něco potřebuju, tak to hledám. Nevím, kde co mám, protože mám třeba těch šanonů víc.

Michal (35): Problémy zatím kapacitní nejsou. A tím, že tam moc nehledám, tak ty taky nejsou. Ale je to nepřehledný, nesystematický.

Barbora (44, osvč): Kdybych chtěla něco dohledat řekněme pět let zpátky, asi bych měla hodně velký problém.

Systém je funkční v případech, kdy uložené doklady není až na výjimky potřeba dohledávat a máme je uchované

jen „pro jistotu“, kdyby byly potřeba. Kdo ho používá, šetří práci při ukládání do přehlednějšího systému, jehož výhody by

pak stejně nevyužil. Nedá se však říci, že by respondenti s tímto systémem byli vyloženě spokojeni. Spíše jsou s ním

smířeni a berou ho jako daň za to, že nenajdou energii k systematičtějšímu zacházení – alespoň zatím. Občas je

napadá, že až budou mít čas, zorganizují si dokumenty lépe.

Michal (35): Moje zkušenost s tímto systémem je dlouhodobě je nahlodaná. Ale chybí mně ten impuls, ta energie, co s tím udělat. Asi

jsem zatím neměl potřebu to řešit. Současný stav částečně vyhovuje, byť tedy vím, že to není ono. Já jsem měl vždycky představu, že

jednou fakt si sednu a naskládám si to pěkně do šanonu. Vždycky si tady udělám dvě dírky a dám to do toho pořadače a pak si to

dám rozčleněný podle faktur, podle typu apod.

Veronika (28): Nespokojena. Je to tak čtrnáct dní zpátky, co jsem hledala, kupovala jsem loni na Vánoce tchýni kávovar, chtěli jsme

ho vrátit a já jsem ho samozřejmě nenašla, takže jsme to nemohli ani jít reklamovat. Já jsem si jakoby jistá, že to mám, ale opak je

pravdou, já to tam prostě potom nenajdu. Celkem dost hledám. Potřebuji se třeba na něco podívat a hledám to a kolikrát se stane, že

to opravdu ani nenajdu. Pak si říkám, že to opravdu už to musím začít dělat systematicky, logicky a stejně to neudělám, protože pro

mě to je ztráta času a lenost. Prostě, že si nesednu a nedám si všechno do kupy a nezačnu třídit. Ne. Mě se prostě do toho nechce.


B) Průběžné ukládání do tematických složek

Jak to dělají

16

Důležité dokumenty, smlouvy, pravidelná vyúčtování nebo papíry vztahující se ke konkrétní tematické oblasti si lidé

obvykle třídí do tematických složek – ať už samostatných, nebo založených do šanonu či několika šanonů. Jedna

respondentka dokumenty netřídí primárně tematicky, ale časově – a teprve v rámci např. daného roku pak tematicky. Ne

že by respondenti vždy zodpovědně nový dokument zařadili na správné místo, ale někdy si na to nakonec čas najdou a

mohou tak dokumenty přehledně archivovat a různě porovnávat. některé smlouvy a dokumenty k ní se vztahující

respondenti uchovávají v propagační složce, ve které je např. z peněžního ústavu dostali.

Tematické řazení:

Dan (31): Mám klasický šanon, kde to mám roztříděné, každé na svou pozici. Těch šanonů mám víc: smlouvy, faktury atd. V druhém jsou takové nepodstatné věci, nějaký leták, který mě zajímá nebo tak. Pak když se snažím nějak změnit smlouvu nebo podívat se, jestli je něco výhodnějšího, nějaké pojištění nebo něco, tak se do toho podívám, co mám platit atd.

Michal (35): Mám složku, kde bych asi našel třeba nájemní smlouvu k bytu a k té složce se vztahuje kupička, kde mám smlouvy na

pojištění apod.

Eva (30): Normálně, do takových těch zakládacích průsvitných složek. Tak to nějak třídím. A pak do zakládací desky nebo šanonu.

Výplatní pásky mám třeba od jednoho zaměstnavatele v jedné složce a od předchozího ve zvláštní složce. Třeba zase lékařské zprávy

mám v jedné zakládací složce. A třeba většinou smlouvy ze stavebního spoření apod. mám ještě v tom jejich papírovém obalu. Abych věděla, když se tam podívám. Mám to naskládané takhle v poličce.

Veronika (28): Co se týče penzijní, stavební spořitelny, to mám zvlášť ve složkách. To vždycky hned najdu, protože to mám označeno.

Iveta (40, osvč): V domácnosti v tom systém moc nemám. Prostě to mám v nějakých složkách a občas třeba, když to potřebuji, tak něco z toho vytáhnu a pak to někam hodím. Pak když to najdu, uklízím, tak to zas založím k těm ostatním. Ale je fakt, že pár věcí mám v šanonech.

Časové řazení (+ také tematické):

Barbora (44, osvč): Většinou si třídím podle data, to znamená, že mám třeba dané doklady společně během jednoho roku. Na každý

rok zakládám řekněme nový šanon a v tom šanonu to mám rozdělené, co se týká pojistek, co se týká banky, co se týká domácnosti a tak dále. Takže nějaký systém v tom funguje.


B) Průběžné ukládání do tematických složek

Důvody, nevýhody, spokojenost

17

Tento systém lidé volí proto, že chtějí mít doma pořádek a chtějí vědět, kde potom daný dokument hledat. Takto se

v dokumentech snadno orientují. Svou roli hraje i stereotyp – jsou zvyklí takto dokumenty uchovávat.

Iveta (40, osvč): Je uklizeno, ale to člověk udělá jednou za čas. Prostě, když jsem měla čas, tak jsem si řekla, udělám v tom pořádek.

Michal (35): Kdybych něco hledal, tak abych věděl, kde mám hledat, abych všechno neměl na jedné kupě. A taky ještě můžete vzít v potaz jakousi historii, že ta vysvědčení a tak mně maminka dávala do nějakého šanonu, já jsem v tom pak pokračoval, pak přišly právě ty faktury apod., v nich už jsem evidenci založil já, evidentně ne po vzoru maminky.

Barbora (44, osvč): Abych byla schopná se v tom orientovat.

Dan (31): Než to hledat v nějakém obrovském štosu, tak si to radši takhle rozdělím a třídím.

Nevýhody nebo problémy spojené s tímto systémem neplynou z toho, že je systém špatný, ale z toho, že se jím lidé

neřídí důsledně. Potom se stává, že ani přes zavedený systém nejsou schopni potřebný dokument najít.

Dan (31): Zrovna teď jsem se na něco potřeboval mrknout a nemohl jsem to najít, tak s tím byl problém. Tam, kde jsem předpokládal,

že to je, tak to nebylo. To je tím, že člověk tu fakturu na stavbě někde hodí, potom přesune a už neví, kde to je přesně. Snažím se to

systemizovat do jednoho šanonu, aby to mělo svůj řád, ale někdy se stane, že to neuhlídám a skončí to někde, kde to skončit nemělo.

Iveta (40, osvč): Někdy se to nenajde. Ono se to najde, ale když se to už nepotřebuje, když se hledá něco jiného.

Barbora (44, osvč): Tak asi jako při všem. Když jednou něco použiji, tak musím zase myslet na to, že to musím vrátit na původní

místo, což se mně ne vždycky daří. Většinou když se z úřadu vrátíte domů, uložíte to někde na místo, řeknete si „fajn, tady to teď mám.“ Potom to musím uklidit tak, abych to neztratila, týden to tam leží. Za týden propadám panice, jestli jsem to někde nezaložila nebo omylem nevyhodila a podobně

Celková spokojenost: systém je postačující, docela vyhovuje, ale je pracnější a s nedokonalým výsledkem.

Dan (31): Zatím mně to stačí. Nemám s tím problém, nebo neznám jiný systém, který bych v tom hledal, nepřišel jsem zatím na nic lepšího. Snad jiný systém neexistuje kromě tady toho nového elektronického.

Iveta (40, osvč): Tak ne, že by člověk byl spokojený, ale je tolik práce, že doma už na třídění nezbývá moc času.

Barbora (44, osvč): Samozřejmě že s tím spokojená nejsem. Protože na to musím neustále myslet, abych ty věci vrátila vždycky na to původní místo, abych je příště zase nehledala.


C) Trvalé uložení na jednom místě

18

Od dvou předchozích způsobů uchovávání dat se třetí odlišuje tím, že nepočítá s průběžnou aktualizací,

s frekventovaným přidáváním nebo naopak vyhazováním dokumentů. Respondenti ho proto využívají zejména pro

nejdůležitější a archivní dokumenty trvalého charakteru: vysvědčení, osvědčení, diplomy, osobní doklady jako rodný list,

oddací list, cestovní pas a podobně. Tyto dokumenty trvale uchovávají na jednom místě a nahlíží do nich jen ojediněle.

Michal (35): Jediný systém, co mám, tak jsou právě na ty vysvědčení apod., to mám v šanonu, ve speciálním šuplíku. Šanon mám na

opravdu ty zásadní dokumenty typu rodného listu, vysvědčení, vysokoškolského diplomu. Na zdravotní dokumentaci mám hromádku.

Barbora (44, osvč): Tohle mám bokem, co se týká rodných listů, věcí jako jsou pasy, víza, vysvědčení a takové ty doklady, které jsou

potřeba k vyřízení osobních dokladů, nebo které prostě vím, že budu potřebovat takříkajíc celý život a musím je mít neustále po ruce,

tak ty mám dané někde bokem.


1.3 Využití počítače při uchovávání dokumentů

19

Využívat při uchovávání dokumentů počítač (zejména v domácnosti) není běžné, ale někteří respondenti s tím částečnou

zkušenost mají, nebo by o tom alespoň byli ochotní uvažovat. Nevyužívají při tom žádný speciální software, ale

jednoduchou archivaci elektronických souborů, ať už systematickou (v adresářích), nebo nahodilejší ve stylu off-line

třídícího systému „vše na jednom místě“.

Spontánně se respondenti zamýšlí hlavně nad elektronickou obdobou těch dokumentů, které mají původně v papírové

formě. U nich využití počítače znamená, že dokument naskenují a uloží na příslušné místo na počítači, případně na flash

disku. Skenují si takto například lékařské zprávy, aby je nemuseli hromadit fyzicky. Lze odhadovat, že elektronická forma

je v tomto případě i diskrétnější.

Eva (30): Nějaké ty dokumenty mám i naskenované. Buďto lékařské zprávy anebo ty paragony, co mizí.

Dan (31): Tady ty věci třeba ofotím, a když je potřebuji, tak jsou na flashce uložené. Některý faktury přijdou elektronicky, takže je třeba

je uložit do složky, kde jsou na flashce tady ty dokumenty vlastně elektronicky. Tam si to nějak, až tak úplně netřídím.

Michal (35): Určitě jsem uvažoval o tom, že bych si určité věci, neříkám, že všechny, skenoval a uchovával v elektronické podobě.

V dnešní době se to i hodí mít například rodný list nebo vysokoškolský diplom v elektronické podobě, mělo by to stačit doložit

elektronicky. Takže uvažoval jsem spíš o takové jednoduché formě, naskenovat a jednoduše do nějaké složky jenom zatřídit, tečka.

Iveta (40, osvč): Software určitě ne, protože pár těch zpráv, třeba lékařských, mám naskenovaných, většinou tedy od děcek, a

normálně to mám ve složce v počítači a nevím no, asi bych to moc nepoužívala.


Elektronické faktury

20

Ač si to respondenti v první chvíli neuvědomují, část dokumentů někteří přímo dostávají v elektronické formě. Například

jsou to faktury. Přístup respondentů se potom různí – někdo si fakturu vytiskne, zaplatí a vyhodí, jiný ponechá

v elektronické formě víceméně archivovanou, nebo spíše nevyhozenou, nesmazanou – elektronická faktura není

souborem, se kterým by si v domácnosti příliš lámali hlavu a řadili ji do speciálního systému.

Barbora (44, osvč): V elektronické podobě je ukládám, netisknu je, ponechávám je v elektronické podobě. Nechávám je v tom mailu,

v Outlooku, kde mám vytvořené podsložky, které mám, já nevím, nazvané „telefon“, nebo to co se týká práce, a tam si ty emaily

přesunuji.

Iveta (40, osvč): Netbox posílá elektronicky, nějaká se vyskytne. Vytisknu si ji, zaplatím a vyhodím.

Michal (35): To je asi další důvod, proč jsem nikdy neuvažoval o elektronickém uchováváním, nechodí mi žádná elektronicky.


Bariéry k využití počítače při uchovávání dokumentů

21

Většinu dokumentů, které se týkají domácnosti, jejího hospodaření a jednotlivých členů, dostávají respondenti původně

v papírové formě. Pokud by s nimi chtěli pracovat nebo je jen ukládat elektronicky, znamená to investovat úsilí do

jejich naskenování a následného zařazení do složky. Někdo skener ani nemá doma.

Fyzická organizace papírů v bytě je pro ně často stále přehlednější a přirozenější, v počítači se někteří hůře vyznají.

Nevidí v elektronické archivaci žádnou výhodu, takže dokud se jim papíry domů vejdou, neuvažují o tom, že by

investovali další čas k jejich převedení do elektronické formy.

V neposlední řadě jsou respondenti na své šanony, krabice a hromádky zvyklí.

Iveta (40, osvč): Protože na to skenování a tak není čas. Dávat to do počítače je další práce navíc.

Michal (35): Asi to nemám komplikované a přišlo mi to zbytečné. Doma nemám skener a nosit si to do práce, kde bych tu možnost

teoreticky měl, a zase zpátky, tam už narážím na svoji lenivost, laxnost, pohodlnost a prostě udělám to příště.

Veronika (28): Protože na to nemám žádný systém a nevím, jak bych si to tam dávala. Jedině, že bych si to prostě vyfotila a přetáhla

do počítače. A to se mi tedy rozhodně nechce.

Barbora (44, osvč): Zřejmě z toho důvodu, že ta fyzická archivace takhle u mě funguje od té doby, kdy jsem se vdala, což už je více

než dvacet let a tenkrát počítače ještě nebyly dostupné. Takže je to asi zvyk. Jsem prostě zvyklá to mít v té papírové podobě a mám

to kdykoliv k dispozici. A pravda, že mě zatím třeba ani nenapadlo to uchovávat v elektronické podobě. Už teď mám počítač zahlcený

spoustou různých aplikací. Kdybych do toho zakládala ještě tyhle ty věci, tak bych je potom hůře hledala. Že bych je potom snáz

takříkajíc založila, než v té fyzické podobě.


1.4 Způsob uchovávání dokumentů u malých živnostníků

22

Zajímavým zjištěním je, že respondenti svoje zvyklosti ohledně třídění dokumentů, které uplatňují v práci, přenáší i do

domácnosti a naopak. Například živnostnice Barbora uchovávající dokumenty pracovního charakteru ve fyzické

podobě je tak důsledně uchovává i doma, a to také podle časového principu. Doma ani v práci ale není schopna

dlouhodobě udržet smysluplný systém. Iveta dokumenty zakládá do šanonů.

Dokumenty potřebné pro živnost ale respondenti uchovávají důsledněji – nemohou si dovolit něco opomenout nebo

založit tak jako doma.

Barbora (44, osvč): I když přijde faktura mailem, tak ji tisknu, takže ve fyzické podobě. Přiznám se, že čas od času jsem měla

tendence si třeba tímhle způsobem vytvořit nějakou databázi klientů, já nevím, třeba fotografka, obchodník, nebo z nějakého jiného

důvodu. Samozřejmě není pro mě problém vytvořit si tabulky v Excelu atd., ale nikdy to nefungovalo dlouho, vždycky to byla pouze

krátkodobá dočasná záležitost a většinou to zůstalo potom někde v nějaké složce „dokumenty“ a nikdy jsem v tom nepokračovala.

Nikdy jsem neměla motivaci, nikdy jsem nepřišla na ten způsob, jak to vlastně udělat, aby to pro mě bylo užitečné a praktické. Takže

systém šanonů, jako doma.

Iveta (40, osvč): Všechno zakládám do šanonů. Většinou podle data. Samozřejmě účetní program mám, tam si to vlastně všechno

vedu, ale jako mám to všechno spíš vytištěné a v šanonech. Já jsem spokojená. Takhle mi to vyhovuje.


2. IDEÁLNÍ ŘEŠENÍ UCHOVÁVÁNÍ DOKUMENTŮ

23

Základní požadavky, které by mělo ideální řešení na třídění a uchovávání dokumentů splňovat, lze shrnout v

následujících obecných charakteristikách:

dostupnost

bezpečnost

jednoduchost

přehlednost

Nutno ale říct, že jejich úvahy byly podle všeho již v jisté

míře ovlivněny právě systémem iŠanon, s kterým se

obeznámili ještě před samotným rozhovorem. Své ideální

řešení tak konstruovali již s jistými znalostmi v dané oblasti,

někdy se vůči prezentovanému systému vymezovali, jindy

používali některé z jeho charakteristik.


2.1 Základní požadavky

24

Pokud respondenti mluvili o dostupnosti systému, zmiňovali se především o jeho dostupnosti kdykoli a kdykoli, 24

hodin, 7 dní v týdnu – tedy aby pro ně byl tento systém dostupný vždy, když z něho něco potřebují. Dotkli se tak

problematiky on-line systému přístupného prostřednictvím internetu. V souvislosti s neomezenou dostupností (zejména

prostřednictvím internetu) se pak objevili požadavky i na off-line zálohy těchto dokumentů mimo daného systému a také

na kompatibilitu systému s různými platformami (tablety, telefony).

Dan (31): Takže pokud by se to týkalo elektronické formy, ten systém by musel být dostupný 24 hodin denně. A nějakou aplikací

dejme tomu, další podružnou do telefonu, do tabletu, aby to prostě umělo i tady ty platformy Windows.

Dan (31): A určitě offline verze, dejme tomu nějaká záložní, kde je možnost vyhledat nějaké faktury prostě.

Veronika (28): Určitě, aby ten systém byl všude dostupný, takže kdekoliv bych se k němu mohla připojit.

Michal (35): Vím, kam šáhnout, můžu tam šáhnout kdykoliv. Jak jsem říkal, aby to bylo kdykoliv přístupné, to je fajn.

V souvislosti s úvahami o dostupnosti kdykoli a odkudkoli se objevil požadavek bezpečnosti takového systému – když

jsou totiž data takhle dostupná, je tu riziko, že se k nim může dostat i někdo cizí. Ideální systém by tudíž měl být

dostatečně bezpečný, zabezpečený. V případe, že takovýto systém provozuje nějaká externí společnost, měla by dle

respondentů uživatelům poskytovat nějakou garanci, adekvátní dle charakteru ukládaných údajů (smlouvy, osobní

dokumenty, faktury…). Kromě toho by tato společnost měla mít pro takový systém dostatečný způsob zabezpečení při

samotném přihlašování uživatelů.

Dan (31): Musel by být dostatečně zabezpečený, dejme tomu nejenom přihlašovacím jménem a heslem, ale i něco navíc. Dejme

tomu ještě potvrdit nějakou smskou, nějakým kódem jištěným. Tohle je takový moc jednoduchý. Přece jenom člověk si tam uchovává

dokumenty, finanční situace atd.

Iveta (40, osvč): Nevím, to máte těžký. Jako, když potřebujete, počítač vám někdo sebere nebo něco, tak to je pryč potom všechno.

Kdežto ty šanony vám asi nikdo krást nebude.


Základní požadavky

25

Další požadavky byly pak spíše obecnějšího charakteru. Ideální systém na třídění a ukládání dokumentů by měl být ve

své podstatě pro uživatele jednoduchý, srozumitelný a intuitivní. Neměl by ho tedy nutit učit se novým způsobům

ovládání, měl by pracovat s již zaužívanými standardními způsoby práce (otevírání složek poklepáním atd.). Měl by také

být přehledný, aby uživateli umožnil jednoduchou orientaci a pochopení základního systému. Přehledný by pak neměl

být pouze formálně (vizuálně) ale i obsahově – měl by umožňovat jednoduché a efektivní způsoby vyhledávání

požadovaných dokumentů (a to vyhledávání nejen dle názvů ale i dle jejich obsahů). Měl by umožňovat flexibilní

správu dokumentů – jejich filtrování na základě požadovaných kategorií, ale i jednoduché a flexibilní slučování nebo

naopak dělení pomyslných složek, přesouvání, mazání, zakládání nových souborů…

V konečném důsledku by takovýto ideální systém měl uživatelům šetřit čas a práci díky systému automatického třídění

dokumentů, automatickému hlídaní termínů splatnosti, automatickému počítání výdajů a příjmů…

Dan (31): Mělo by to být jednoduchý, že ano, ta aplikace prostě není pro všechny srozumitelná nebo ne každý by se s tím dokázal poprat, takže

nějaký členění, dejme tomu záložky. Co nejjednodušší, dejme tomu složky, klik, otevře se složka, co nejjednodušší, žádný proklikávání bokem a

takový. Ne graficky.

Veronika (28): Určitě bych chtěla, aby to bylo jednoduché na ovládání. Určitě aby se mi to třídilo, když si tam třeba zadám „faktura za domácnost“,

aby to bylo všechno v jednom. Aby se to takhle samo třídilo do těch určitých sekcí, abych já věděla, potřebuji se podívat na to a na to, abych už

věděla kam se mám podívat a nemusela to prostě hledat. Aby to bylo prostě jakoby hodně přehledné a samo se to třídilo. A určitě, třeba nalákat i

tím, že prostě ta osoba, která má hodně těch faktur a všeho, tak prostě opravdu ten program to bude za něj hlídat, bude to za něj třídit, nebude s

tím mít žádnou práci, jen si to tam prostě přepošle a ten program už si to sám zařadí, kam potřebuje.

Michal (35): Já bych si představoval, aby to mělo jasně daný a přehledný škatulky, ať už tomu budeme říkat šanony, složky nebo jakkoliv. Abych

to byl schopen jednoduše tam začlenit a jednoduše dohledat. To by mně asi stačilo. Samozřejmě přivítal bych, kdyby, trochu narážím, že ten

systém to umí, co jsem viděl, třeba u těch faktur, kdyby mně to třeba nějak sčítalo vynaložený náklady apod. To by mně asi stačilo, takový

jednoduchý, přehledný, s tím, že bych věděl, mám to tam, vím, kam šáhnout, můžu tam šáhnout kdykoliv. A možnost jakoby založit třeba

kdykoliv novou složku, případně třeba i sloučit dvě dohromady nebo naopak rozdělit, a prostě ty faktury nějak přeselektovat.


Základní požadavky

26

Michal (35): Aby se mně tam dobře vyhledávalo, tzn. na základě nějakých klíčových slov, ne jenom očima, že pojedu, ale abych mohl

zadat aspoň měsíc, datum nebo prostě nějaký klíčový údaj, to určitě by bylo fajn. Tam se to dá pak ještě rozvést ve smyslu, že když to

naskenuji, jestli se v tom pak dá třeba vyhledávat nebo jestli se bude vyhledávat pouze v názvech, tak jak to pojmenuji nebo třeba i

v obsahu. Takže určitě by byla velká výhoda, kdyby to vyhledávalo i v obsahu, což znamená to PDF nebo do čeho se to naskenuje,

jakým způsobem, aby ten program, software rozpoznal, nějak prostě neindexoval, abych mohl fulltextově vyhledávat v obsahu.

Iveta (40, osvč): Abych de facto našla vždycky, co potřebuji.

Veronika (28): Tak určitě to ušetří práci. Že tomu člověku, než já, abych si tady sedla s hromadou papírů a třídila to tady, tak prostě si

sednu k počítači a jenom se podívám a mám to. Takže to určitě šetří čas.

Barbora (44, osvč): Určitě systém, systém – snadnou orientaci, snadnou dohledatelnost, jakoby vlastně jakéhokoliv toho dokumentu

tak, aby byl vždy k dispozici a jednoduchost.

A čemu by se ideální řešení mělo vyvarovat?

Právě kvůli riziku zneužití dat (v případě online aplikace) by se ideální řešení mělo vyvarovat podcenění bezpečnosti.

Jak již v rozhovorech zaznělo, ideální řešení by na jednu stranu mělo poskytovat dostatečné zabezpečení (ověřování

přihlašování více ochrannými znaky než pouze jménem a heslem) a garanci ochrany dat.

Dále by také nemělo zahlcovat uživatele složitostí a nepřehledností systému a nenutit uživatele k pracným,

zdlouhavým postupům.

Eva (30): No, tak neměla by tam být podceněna nějak ta bezpečnost, aby se tam nestahovaly samozřejmě nějaké ty osobnější informace.

Michal (35): Tak samozřejmě, kdyby to bylo nějaké složité a nepřehledné. S tím bych se určitě neztotožnil, ani bych neměl chuť s tím pracovat.

Zbytečně rozsáhlý systém.

Barbora (44, osvč): Právě to – no, řekněme, aby to bylo příliš složité. Znamená to, že když se potřebuji dostat k nějakému dokumentu, pokud by to

bylo v elektronické podobě, tak abych se musela, já nevím, proklikávat, muselo by to být prostě vždycky snadno dostupné.


2.2 Ideální řešení jako softvérová aplikace

27

I když při jmenování obecných požadavek ideální systému archivace a třídění dokumentů zaznělo mnoho požadavků,

které odkazovali k softvérovým aplikacím (dostupnost odkudkoli a kdykoli, automatické třídění, počítání intuitivní

ovládání…), při přímém dotazu již vyjádření respondentů nebyly tak jednoznačné. Respondenti se shodli, že v konečném

důsledku je jedno, zda by takové ideální řešení bylo nebo nebylo ve formě softvérové aplikace. Nejdůležitější je, aby

pro ně osobně toto řešení jednoduše bylo vyhovující a praktické.

Zásadní připomínkou pak bylo, že taková softvérová aplikace do jisté míry ztrácí význam, pokud je valná většina

dokumentů ve fyzické podobě – uživatel by tak musel všechny dokumenty sám naskenovat a udělat tak pro něj

zbytečný krok navíc.

Dan (31): Pokud by to bylo na systému, že všechny faktury budou elektronicky, tak proč ne. Pokud bude 70 %, 80 % papírovou formou, tak

postrádá skoro svůj smysl a nehledě na to, že je to krok navíc. Neskenuji to, protože prostě je to krok navíc. Mám to jednou, pokud se to ovšem

ztratí, tak je to problém.

Barbora (44, osvč): Je mi v podstatě jakoby jedno, jestli je to ve fyzické podobě, nebo jestli je to v elektronické podobě, v podstatě to pro mě musí

být praktický, aby to vždycky bylo snadno přístupné a snadno dohledatelné.

Michal (35): Určitě to může přinést řadu výhod, ale v mém případě to asi nebude jakoby zásadní, že ano. Pro mě ne. Já opravdu hledám spíš

něco jednoduchého a nepotřebuji tam mít nabalené další množství funkcí, které třeba bych nevyužil anebo využívám jiným osvědčeným

způsobem.

Iveta (40, osvč): Pro mě je ideální ten šanon. Jako bavíme se o firmě. Doma, to je možná něco jiného, ale v té firmě si myslím, že ten šanon je

ideální. Doma možná by to bylo dobré, protože to nezabere samozřejmě tolik místa všechny ty věci, ale zase většinou chtějí originály. Když to

člověk vytiskne oskenovaný, tak už to není originál dokladu. Takže sice doma by to nezabíralo tolik místa, ale stejně by to muselo být někde

založené.


2.3 Ideální řešení jako on-line aplikace

28

Postoj respondentů k ideálnímu řešení jako online aplikaci je ambivalentní. Jak se ukázalo již při hledání obecných

charakteristik ideálního řešení, respondenti na jednu stranu požadují dostupnost svých dat, ale na stranu druhou

požadují i jejich dostatečnou bezpečnost. A právě v tomto případě jsou si dobře vědomí tak velké výhody neustálé

dostupnosti jak i rizika jejich zneužití.

Dan (31): Měly by být data šifrovaný. Veronika (28): Aby to bylo dostupné kdekoliv a ne jenom u mě doma v počítači, ale třeba, když se přihlásím

kdekoliv, třeba i na jiném počítači, tak abych se tam taky dostala, že ano.

Michal (35): V tomhle já opravdu nemám jasno, protože uvědomuji si spoustu výhod, možnost kdykoliv, odkudkoliv se tam napojit, kde je přístup

k internetu a zároveň já jsem trochu skeptický a přece jenom ochrana dat, možnost jejich ztrát nebo zneužití ve mně pořád hlodá.

Iveta (40, osvč): To bych nechtěla asi. Já vím, že to je, už jsem měla i možnost účetní program jakoby takhle mít a nechtěla jsem to, aby se tam

třeba někdo nedostal.

Barbora (44, osvč): Asi ano, protože pravda je, že dneska většina telefonů už umožňuje tenhle přístup k internetu a k dohledání ve vlastní

poště jakéhokoliv dokumentu..


2.4 Ideální řešení pro malého živnostníka

29

Ideální řešení pro respondenty z kategorie malých živnostníků se v zásadě neliší od ideálního řešení pro domácnosti.

Objevují se stejné požadavky na dostupnost, bezpečnost, či jednoduchost a přehlednost. Jako více problematickou ale

lze označit fázi digitalizace dokumentace (skenování jednotlivých dokumentů, faktury pouze v elektronické formě…) ve

vztahu k požadavkům jednotlivých úřadů, které požadují originální dokumentaci – skenování či uchovávání

dokumentů v elektronické podobě se tak ukazuje jako zbyteční krok navíc, jelikož živnostník stejně musí někde původní

dokumenty archivovat.

Objevuje se zde pak také obava z možného zneužití dat či úniku informací, která je zesílená právě faktem, že v takovém

případě by se jednalo o únik informací v rámci podnikání. Iveta (40, osvč): Já nevím, třeba na finančních úřadech chtějí vždycky ty papíry vidět. Sice to můžete donést na nějakém nosiči, ale stejně po vás

třeba budou chtít originál dokladu nebo tak a stejnak prostě to musíte nějak schovat.

Iveta (40, osvč): To zneužití, může se tam kdokoliv dostat. Já si myslím, že tu garanci nemůže dát, protože třeba hackeři se můžou dostat, i když

je to garantované a dostanou se všude.

Oslovení malí živnostníci nekomunikují s úřady prostřednictvím datové schránky – takovou formu komunikace

nepotřebují, nemají s úřady tak častý kontakt, aby se jim tato forma komunikace vyplatila, aby pro ně byla nějakým

způsobem zajímavá. Iveta (40, osvč): Já většinou osobně, protože já datovou schránku nemám jako fyzická osoba, tzn. já tedy jako osobně. Mě toho z těch úřadů

takhle moc nechodí, takže nemám potřebu nějak.

Barbora (44, osvč): Takhle, co se týká jakoby mé komunikace s úřady, co se týká živnosti, tak asi telefonicky a osobně. Mailem většinou tyhle

věci neřeším a poštou taky ne. Nemám datovou schránku, nejsem tak velká firma, abych to mohla využívat.

Ideální řešení tedy v jejich případě nemusí umět komunikovat s datovými schránkami. Iveta (40, osvč): Pro mě to význam nemá, ale samozřejmě ty společnosti, který musí mít, tak tam je to ideální.

Barbora (44, osvč): Nedokážu tady tohle ohodnotit, protože s tím nemám zkušenost.


3. HODNOCENÍ APLIKACE iŠANON

30

V obecném hodnocení převládá pozitivní vnímání. Respondenti se v zásadě shodli, že se jedná o první aplikaci

daného typu, se kterou se setkali. Mluví o tom, že byli mile překvapeni, že je tato myšlenka v zásadě nadchla.

Z hlediska samotné funkčnosti systému pak respondenti sami spontánně ocenili zejména jeho přehlednost a

jednoduchost.

Veronika (28): Hodnotím ho jako velmi dobrý. Opravdu jsem si to všecko vyzkoušela a byla jsem

překvapená. Když si to otevřete tak to tam máte hned jakoby na té první stránce všechno, takže

prostě vím, že třeba tam mám zrovna něco nového, tak se do toho podívám. Že je to opravdu

hodně přehledné. To se mi líbilo. Že si myslím, že je to aplikace, se kterou určitě nebudou mít

problém ani starší generace, který třeba na počítači moc neumí. A dobře se s tím pracuje.

Michal (35): Mě to v prvé fázi rozhodně nadchlo, ano a myslím si, že je to dobrá myšlenka. V

podstatě, když jsem to jenom slyšel, tak už mě to zaujalo. Takže ano, samozřejmě když jsem se

do toho pak ponořil trošku, tak už se s tím ne úplně tak ztotožním. Ale jako fajn, tím neříkám, že to

je špatný naopak si myslím, že to je dobrá cesta.

Barbora (44, osvč): Mně se ta myšlenka velice líbila, byla jsem na to docela zvědavá, než jsem

to ještě viděla, jakým způsobem to bude fungovat, jak to bude třeba i graficky udělané. A umím si

představit, že bych tady tuhle aplikaci používala.

Eva (30): Tak, zdá se mi, že je to schopné tak nějak třídit dokumenty, mít to přehledné. Myslím si,

že tam je i pak menší riziko ztráty, protože třeba fyzický doklad vám někam může zapadnout.

V jednom případě se zde ale objevila i kritika, že tento systém nepřináší nic nového, pouze spojuje dohromady

několik již známých funkcí (email, kalendář, adresář…) Iveta (40, osvč): Já nevím, no. Já si myslím, že je to celkem zbytečné, protože poštu člověk v počítači má, vlastně buď se sám přihlašuje, já

nevím na seznam, na centrum a nebo má ten Outlook, což vlastně tam je i kalendář, i ta pošta, všechno a ty šanony, člověk si může udělat v

počítači složky, do kterých si to dává. Takže já nevím, no. Vlastně je to, co už tady je.


3.1 Komplexní hodnocení

Co se respondentům na aplikaci líbí

31

Respondenti na aplikaci iŠanon oceňovali zejména následující:

Jednoduchost ovládání

Dobrá orientace

Využití známých prvků - prostředí inspirované fyzickými šanony

Možnosti zjednodušení agendy – šetření času a práce

Možnosti třídění a správy dat

Možnost používat emailovou adresu přímo v aplikaci

Dan (31): Jednoduchost. Jako svým způsobem to jednoduchý je tady ta aplikace. Přehledný to taky je a dostupnost je fakt vlastně online. To jsem

si řekl, že se mi na tom líbí. Nový přístup určitě, zjednodušení agendy.

Veronika (28): To je to třídění, že to samo prostě třídí a já nemusím vzít to a hledat někde a prostě sama to uložit tam.

Michal (35): Mně se líbilo, že jednak si můžu třeba nechat poslat emailem něco a rovnou z emailu si to uložím, což je fajn. Zároveň, že ano, tam

mám možnost prostě si sám něco naskenovat. Bylo fajn, že si můžu zvolit jak šanon, tak nějakou záložku nebo jak se to tam jmenuje, že prostě to

můžu podrobněji třídit.

Iveta (40, osvč): Jako líbil se mně celkem ten kalendář, i když říkám, je i v tom Outlooku, ale jako ten kalendář. Ale člověk si prostě klikl na to

okýnko a otevřel se mu vlastně celý ten den s hodinama, takže to bylo fajn.

Barbora (44, osvč): Co se mi na tom líbilo nejvíce. Nejvíce se mi na tom líbilo asi právě to, že jsem se v tom velice dobře orientovala. Že to bylo

rozdělené, že tam byly graficky ty šanony jako takové tak, jak je máme ve fyzické podobě, což je nám asi všem velice blízké a tak jsme na to

zvyklí. Takže v podstatě jako bylo mi to příjemné, protože jsem neměla pocit, že vidím něco poprvé v životě, že je to prostě něco cizího, s čím bych

se musela naučit pracovat, ale naopak že je to něco co už znám. Když jsem si to procházela, tak říkám, mně se na tom líbilo, že to bylo intuitivní,

že v podstatě to připomínalo mi to Outlook, ano, že jako s Outlookem pracuji, pro mě to bylo opravdu intuitivní, orientovala jsem se v tom velice

snadno, velice dobře, bylo to pro mne příjemné, co by pro mě bylo ještě příjemnější - ty šanony jsou barevně rozlišené, což je hrozně fajn, protože

zase to usnadňuje tu orientaci.


Co se respondentům na aplikaci nelíbí

32

První obecní výtkou byl jednoznačně vysoký poplatek za užívání této aplikace. Veronika (28): Mně na tom nevadilo nic, jenom ta roční vysoká částka. To by bylo asi to jediné, co mě odrazovalo, ale jinak mě nic.

K dalším specifickým nevýhodám aplikace pak patří malá barevnost celého systému. Respondenti by ocenili možnosti

barevného odlišení jednotlivých položek (například výdaje vs. příjmy, nebo využívání barevného označení emailových

správ dle časových kritérií) a možnosti pokročilejšího filtrování (například právě u pošty možnost filtrace správ dle data

nebo odesílatele).

Eva (30): Trochu mi to přišlo jakoby nebarevné, když to tak řeknu. Je to takové šedé. Nebo mě i napadlo, jak jste to teď načetla, nějak třeba i

odlišit barevně i jednotlivé měsíce. A výdaje taky, i příjmy.

Barbora (44, osvč): Když v poště vyběhnou, řekněme všechny dokumenty, nebo vlastně všechna ta příchozí pošta, kterou vy si v té poště ještě

máte třídit do těch jednotlivých šanonů, pro mě samozřejmě by bylo příjemné, ale nevím, jestli je to vůbec reálné, aby vlastně ta pošta podle toho,

do kterého šanonu patří, byla barevně rozlišena, což samozřejmě by zase usnadnilo orientaci, že nemusím vlastně složitě přemýšlet, kam ta pošta

jakoby vlastně patří a rychleji se rozlišovala, eventuelně, a to nevím, jestli tam bylo, možná, že jsem to jenom přehlídla, že jsem si nevšimla, kdyby

tam šlo jakoby vyfiltrovat pošta za poslední týden nebo za poslední dva týdny, aby tam zas nebylo úplně všechno. Aby se z toho dala jakoby snáz

vyfiltrovat, když potřebujete si v tom potom vyhledat konkrétní poštu buďto s jedním klientem nebo vlastně s nějakou firmou nebo s institucí.


Co se respondentům na aplikaci nelíbí

33

Z hlediska grafické úpravy pak byla kritizována velikost písma a řádkování. Barbora (44, osvč): To písmo je docela malé, ale já jsem zase vycházela z toho, že tak jako každou webovou stránku si to písmo můžu

přizpůsobit sama na té obrazovce, takže tohle jsem neřešila.

Iveta (40, osvč): Já vím, že je to hloupost, ale mně třeba vadí, jak je to jako malinký. Ano, ty prostě, já sice vidím dobře, ale i tak je to malinký

všechno. I ty řádky jsou prostě na sebe.

Nejvíce kritiky se ale sneslo na modul pošty. Respondenti si stěžovali na její neintuitivní ovládání – nevěděli jak najít

přijatý mail, nevěděli, jak ho spravovat (kam kliknout, aby se správa otevřela, jak hromadně zařadit emaily do nějakého

šanonu…) A také nevěděli jak spravovat jednotlivé šanony či samotné dokumenty. Iveta (40, osvč): Udělala jsem všechno, akorát měla jsem tam jeden problém, nemohla jsem najít email, co jsem si poslala.

Michal (35): Já jsem třeba bojoval s tím, jak založit nový šanon, jak založit novou záložku, to ani nevím, jestli jde, mně se to nepodařilo. Já jsem

tady šel někdy až moc do detailů jako ano. Třeba to čtení pošty, já jsem dlouho přemýšlel, byť jsem říkal, že je to intuitivní ano, takže vlastně do té

zprávy jsem se dostal až v momentě, kdy jsem klikl na tu šipečku vlevo. Jinak jsem se jakoby nedostal, že intuitivně jsem šel na název té zprávy

nebo do toho. Pak nevím, jestli je to omezenost testovací verze, ale nepřišel jsem na to, jak třeba přejmenuji přílohu z mailu.

Eva (30): Na mě působilo nepřehledně, než jsem zjistila, jak na to, jak si smazat ten údaj. Zjistila jsem, že touhle šipkou vlevo. Tím, že se vlastně

upravují ty záznamy. Tady jsem se proklikávala a zjišťovala, jak mám třeba smazat ten záznam. Hned tak mě to nenapadlo.

Barbora (44, osvč): Je pravda, že když jsem si poprvé otevírala tu poštu, tak jsem si nebyla úplně jistá, na co mám kliknout, jestli na ten čtvereček

jakoby to „odfajfknout“ nebo na tu obálku, že jsem vyzkoušela, až co mi zareagovalo.

Eva (30): Je pravda, že když jsem tam měla načtená všechna ta data a chtěla jsem tam nějaká najít, tak automaticky ve všech dokumentech

dávám „Ctrl+F“, aby se mi to našlo. A tady vlastně nikde není to okénko „hledat“.

Veronika (28): Poslala jsem si tam ten email zkušební a teď jsme to tam prostě hledala a nevěděla jsem jako jak se tam dostat k tomu emailu.


Hodnocení modulů a rozsahu funkcí

34

Rozsah funkcí respondenti hodnotí jednoznačně jako dostatečný. V některých případech je dokonce hodnocen až jako

nadbytečný. Za zbytečné moduly byly označeny především moduly „adresář“, „kalendář“ a „rezervace“, které nejsou pro

běžnou domácnost natolik důležité. Jako nejlépe byl jednoznačně hodnocený modul „šanony“ se všemi jeho funkcemi –

především přitom s funkcí „reporty“. Dan (31): Tak jsou. Hlavní podstata, mně by stačil třeba jenom ten šanon. Toto je jakási nadstavba navíc, aby to bylo svým způsobem nějak

zajímavý. Prostě vyhledat si ty faktury a nazdar.Ten adresář bych tam nechtěl, kalendář taky není až tak podstatný. Ta rezervace až na posledním

místě.

Eva (30): Myslím se, že pro nějakou firmu, menší, to by se mohlo i trochu upravit. Jak jsem říkala třeba ty kontakty, aby to bylo více přehledné. A

pro domácnost myslím si, že je to dostačující. Ty by tam nemusely mít ty „rezervace“.

Veronika (28): No, já si myslím, že je dostatečný, že už podle mě tam ani nic nechybí, že si myslím, kdyby tam toho bylo víc, už by toho bylo až

moc.

Veronika (28): Takže určitě ten adresář bych oželela asi a asi rezervaci a kalendář, to jsou asi možná takové tři funkce, které bych asi oželela.

Michal (35): Pro mě až zbytečně velký, protože jak říkám, já jsem hledal jednoduché řešení, takže jsem žádnou provázanost nepostrádal.

Barbora (44, osvč): Vzhledem k tomu, že já jsem do dnešního dne nikdy nepoužívala k archivaci jakoukoliv aplikaci, tak v tuhle chvíli je to pro mě

maximálně dostačující, protože mám pocit, že kdyby tam toho bylo víc, takže naopak bych se v tom začala ztrácet a hůř bych se v tom orientovala.

Protože nejsem velká firma, protože bych to řekněme využívala pro domácnost nebo pro své podnikání, kde nemám zaměstnance, tudíž pro moji

vlastní archivaci faktur, dokladů, a to k čemu já potřebuji, by to bylo maximálně dostačující.

Komunikace s datovými schránkami považují živnostníci na jednu stranu za dobrý nápad, který usnadňuje dokumentační

agendu, na druhou stranu vnímají problematičnost bezpečnosti dat. V konečném důsledku ale, jak již bylo zmíněnu, by

tuto funkci osobně nevyužívali. Iveta (40, osvč): Já nevím, zase to, že vlastně je to online, že ta datová schránka, tam chodí dost důležité, vlastně dopisy z těch úřadů.

Barbora (44, osvč): Určitě to vnímám jako plus, protože pokud to zase je možné, aby to bylo všechno na jednom místě, tak si myslím, že je to

určitě plus.


Chybějící funkce nebo provázanost funkcí

35

Funkce, které respondenti v případě systému iŠanon postrádali byly následovné:

Komunikace s dalšími zařízeními – možnosti zasílat upomínky na mobil

Export dat, off-line záloha

Export a import kontaktů

Kompatibilita s jinými aplikacemi – například s Outlookem

Možnosti fulltextového vyhledávání a rozeznávání textu

Eva (30): Jak jsem říkala, ještě možná upomínku přes ten mobil. Když si dám do kalendáře úkoly, upomínky nebo tak něco, aby se to

neobjevovalo až po přihlášení, ale třeba aby to šlo dát jako hlášku na mobil. Prostě dostanu upomínku do mobilu. Nastavím si čas kdy, tak aby i

z toho iŠanonu mi třeba hlásilo vždycky tu upomínku, co by bylo potřeba.

Michal (35): Takže to třeba si myslím, že je drobnost, která by ještě jako přispěla k jednoduššímu užívání. Pak jsem tady zmiňoval formát třeba

těch příloh, PDF a tak, aby to prostě umělo rozpoznat ten text. V dnešní době si myslím, že třeba nějaký ty, já tomu nerozumím, rekognity nebo co

to jsou za systémy, že umí obyčejný PDF převést na text.

Michal (35): Kalendář mně přijde pro mě navíc zbytečný, protože používám nejčastěji telefon, abych to měl opravdu vždycky s sebou a pípala

mně upomínka. A nebo třeba, že využívám i Outlooku, jsem na to zvyklý, takže veškerý kontakty i určitý události mám v Outlooku, kde vlastně

používám email, takže denně s tím pracuji, takže tohle už je pro mě navíc, zbytečně duplicitní. Možná by tam mohly fungovat nějaké importy,

exporty mezi Outlookem a tímhle tím. Všiml jsem si, že tam nějaký možnosti, myslím si, že export tam je, ale nebyla tam možnost importu, mám

ten dojem. Ano, že exportovat jsem to mohl, ale už jsem sem nemohl nic natáhnout, což si myslím, že by nebylo úplně marný to tam doplnit. To je

asi tak všechno.


Ukládání dokumentů na server provozovatele

36

Na nutnost uložit své dokumenty na server společnosti, která tuto aplikaci provozuje se respondenti dívají spíše

negativně. Bojí se zejména možnosti zneužití těchto dat.

Část z nich se vyjádřila, že by do takového systému nahrávala pouze neosobní doklady – používala by ho tedy pouze

na správu faktur a ne na správu osobní dokumentace (rodné listy, zdravotní dokumentace…). V takovém případě, kdyby

systém využívali jen pro správu některých dat, by tento systém pro nich ztratil svůj význam.

Ke všemu, jeden respondent našel v obchodních podmínkách společnosti klauzuli o tom, že společnost se v

podstatě distancuje od odpovědnosti za ztrátu nebo zneužití dat, co na něho zapůsobilo velice odrazujícím

dojmem. Dan (31): To je kámen úrazu. Ty servery někde jsou uložený, na těch serverech je přístup několikati lidí, kteří je spravují určitě nějakým způsobem

a i když jsou prověření, proškolení, tak nikdy nevíte, kdy ty data prostě utečou. To vidím jako kámen úrazu tady toto. Je to svým způsobem

napadnutelný.

Eva (30): Tak svým způsobem asi ano, protože v dnešní době unikají informace i tam, kde by to člověk ani moc nečekal. Takže určitě asi nějaké

lékařské zprávy a tak, to už mi přijde, že když by se se mnou něco stalo a pak by se to někde zveřejnilo, to by lidem bylo asi hodně nepříjemné.

Nebo třeba výpisy z účtů. Výplatní pásky a tak. Spíš bych tam poslala, a to už by pak samozřejmě ztrácelo ten svůj účel pro mě, jen taková míň

osobní data.

Veronika (28): Tak určitě to je nějaké riziko, protože jsou tam všude osobní data, rodné čísla, že ano, adresy, já nevím, čísla účtů, všechno, ale

jako v dnešní době nemůžete věřit ničemu.

Michal (35): Tak výhoda je jednoznačná, že si k ní můžu kdykoliv a odkudkoliv dostat, kde je přístup k internetu a kde je nějaký počítač, že ano.

To je bezesporu výhoda. Asi si nemusím lámat hlavu s nějakým zálohováním apod., protože předpokládám, že iŠanon to má zmáklý, ano. Takže

tohle považuji fakt za výhodu. Pro mě osobně to ale není až tak zdrcující výhoda, protože já jsem zvyklý zálohovat. Spíš bych možná přivítal,

kdyby tady existoval nějaký výstup do nějakého souboru, že bych si to zazálohoval já jakoby k sobě, protože ten pocit, že to mám jakoby i u sebe.

Navíc, když jsem si třeba přečetl v těch obchodních podmínkách, že společnost nenese odpovědnost za ztrátu nebo zneužití dat, tak to mě skoro

opravdu odradilo, ano. Tam jsem začal jako hodně uvažovat, protože to asi není správně.

Iveta (40, osvč): Za nevýhodu, určitě. Ne jenom kvůli tomu, ale jak říkám, skenovat různé dokumenty, to je prostě pro mě ztráta času.

Barbora (44, osvč): Nemám s tímhle problém, protože nejsou tam já nevím choulostivý data nebo já nevím něco, co by nebylo jinde k dispozici.

Používám internetové bankovnictví, používám spoustu jiných aplikací, kde stejně ty informace k dispozici dávám. U faktur nemám absolutně žádné

problémy, ale co se týká rodných listů a těchhle věcí, tak ty bych tam asi neukládala.


Verze aplikace pro chytré telefony

37

Aplikaci pro chytré telefony považují respondenti za dobrý nápad. V současné době je podle niž již téměř nutností, aby

aplikace různého druhu uměly komunikovat s různými zařízeními. Někteří respondenti by tudíž ocenili i aplikace na další

platformy, aby tak byl systém v případě potřeby opravdu dostupný kdykoli a odkudkoli.

Dan (31): Já jsem říkal, že to bez toho absolutně nemůže fungovat, že ano. To je prostě nemyslitelný

v dnešní době. To nemůže být jenom na stolní počítač nebo přes prohlížeč nebo na notebook.

Veronika (28): Určitě, já normálně na internetu používám jako internet, všechno, stahuju si tam i

emaily, protože to potřebuji, takže určitě, určitě ano, určitě bych to využila na telefonu. To si myslím,

že by bylo i jakoby velké plus nebo i takové ty I-PADy, prostě, to už dneska taky má celkem hodně

lidí, takže si myslím prostě, že je to jakoby dobrý.

Michal (35): Mě konkrétně ne. Já nejsem až takový ten hluboký technik, co jde s dobou, co musí mít

všechno in. Ale věřím, že by si to svoji cílovou skupinu našlo. Akorát si neumím představit, jak ta

skupina by byla velká. Já bych byl skeptický, ale třeba se pletu.

Iveta (40, osvč): Já tedy na chytrý telefony nejsem, já mám starý, klasický, ale třeba říkám, zase ta

mladší generace už bez těch telefonů nedělá vůbec nic. Já to vidím doma, že tomu je 18 tomu

staršímu a ten prostě tam pořád “mydlí” přes ten mobil na internetu apod. Ale říkám, zase pro ty

mladší lidi, kteří jsou zvyklý s tím pracovat, že.

Barbora (44, osvč): Já si myslím, že je to určitě výborný nápad. Že v dnešní době přibývá čím dál

tím víc lidí, kteří využívají internet přes telefon a já v tom vidím budoucnost, určitě.


3.2 iŠanon vs. ideální řešení

38

Z hlediska funkčnosti daného systému lze říct, že tato aplikace koresponduje s ideálním řešením v oblasti archivace a

třídění dokumentů (jak ho respondenti v rozhovorech sami popsali – systém je přehledný, jednoduchý a praktický.

Pro domácí použití ale dle respondentů v podstatě nabízí zbytečně moc funkcí, které by spíše dle mínění respondentů

využili právě malý živnostníci (rezervace, adresář).

Jako problematický fakt se pak ukazuje zejména on-line verze aplikace – opět se zde dostáváme k obavám respondentů

z možné ztráty či úniku dat.

Veronika (28): No, já si myslím, že se asi nijak neliší... Jako třeba by možná bylo dobrý, kdyby si tam člověk ještě třeba sám mohl třeba vytvořit

něco do toho šanonu. Třeba vidím, že jsou tam ty děti, domácí mazlíčci a tak a třeba kdyby ještě něco chtěl, tak by si tam mohl ještě sám vytvořit

něco.

Michal (35): Přehledné to určitě je, je to o tom, jak já si to udělám přehledný, ale ty možnosti tam asi jsou, takže OK. To vyhledávání taky se asi

dá, to se přiznám, že jsem do detailu nezkoušel všechny možnosti, ale co jsem potřeboval, to jsem tam našel, takže jako pro moje potřeby

vyhovující.

Michal (35): Pro mé potřeby si myslím, že je to zbytečně obsáhlé řešení, ano. Že tam jak jste měli uvedené toho živnostníka, pro něho je to

možná ideální, ale už si to třeba neumím představit na velkou firmu, jak jsme třeba my v práci, my máme větší firmu. A třeba pro mě, pro uživatele

opravdu domácího typu, je to zbytečně moc funkcí navíc, ano.

Barbora (44, osvč): Takhle, pokud nebudu mít problém s přístupem k internetu samozřejmě jako je to výborná věc, protože je v tom systém, který

jsem od toho očekávala a který se mi v tom líbí a zdá se mi to i dost přehledné, jako hledalo se mi v tom snadno, neměla jsem s tím vůbec žádný

problém. Obávala bych se asi právě akorát toho výpadku internetu, výpadku signálu, to je asi v tuhle chvíli jediná překážka, která by mi bránila

v tom jakoby spolehnout se pouze na tuto aplikaci.

Dan (31): A tak, určitě bych se až tak úplně nebál, jako riziko to je, dneska už jenom ty elektronické informace jsou prostě napadnutelný

odkudkoliv. Riziko tam je, že ano. To bych nesměl mít nic. To bych nemusel mít banku a takové věci. To, že to není offline, to má svou chybu. To

je podstatná chyba, kterou tam vidím já. Nemusím si vytahovat prohlížeč, automaticky kliknu na nějakou ikonu, přihlášení a jsem tam.


3.3 Osobní vhodnost aplikace

Jací lidé tuto aplikaci ocení?

39

Aplikaci dle respondentů ocení především:

Aktivní osoby spravující větší množství dokumentace a faktur

Malý živnostníci a podnikatelé

Domácnosti, které mají hodně dokumentů

Mladší lidi

Počítačově „gramotní“

Osoby, které chtějí mít v dokumentech pořádek a přehled

Dan (31): Člověk, který prostě je tvůrčí, nějakým způsobem se zajímá o ty věci, pojištění a takoví, takže prostě není to pro člověka, který nic

netvoří nebo nekupuje atd. Toto musí využívat člověk, který je nějakým způsobem zainteresovaný do nějakého tržního oběhu. Podnikatel by to

určitě ocenil.

Veronika (28): Tak jsou to určitě lidi, co hodně nakupují, co jsou takoví, v podstatě jako já, co to mají na vícero místech a chtějí si v tom udělat

konečně pořádek a neustále něco hledají a nemůžou to najít a říkám, ty větší firmy, určitě podle mě i účetní, že se jim to tam bude samo prostě

třídit, obyčejní lidé taky určitě, protože koho znám já, tak všichni to mají v podobné situaci jako to mám já, že to mají doma v krabicích, takže stačí

si opravdu k tomu počítači sednout a prostě si to tam mailem prostě přeposlat, a to je prostě všechno. Takže podle mě obyčejní lidé, podnikatelé,

co mají co, hodně nakupují, určitě i ve zdravotnictví podle mě by se to mohlo jako využívat, jako třeba ty menší, samozřejmě, praktičtí lékaři, zubaři

si myslím, že by to mohli využívat.

Michal (35): Já si myslím, že ten model s tím živnostníkem, jak je tam zvolený jako modelový příklad je asi správná varianta, ano. Jsou lidi, kteří

mají něco soukromého, něco jakoby z podnikání nebo prostě z nějaké činnosti, ale asi toho nemají moc.

Iveta (40, osvč): Já si myslím, že možná ti mladší. Abych pravdu řekla nevím, dokud ten živnostník ty data musí schovávat, musí archivovat kvůli

tomu, i když se to může v elektronické podobě, tak stejně prostě na tu kontrolu na finanční úřad, na sociálku nebo kamkoliv jdete, tak prostě

musíte vzít s sebou ty papíry. Takže ti mladší lidi, spíš pro tu domácnost.

Barbora (44, osvč): Já si myslím, že jsou to i domácnosti. Určitě domácnosti, kde se uchovává spousta dokladů a kde se uchovává spousta právě

dokladů ve fyzické podobě A taky vlastně v podobě těch šanonů a složek, které se potom neustále někde válí a neustále se něco hledá Takže

jednak domácnost, malé firmy stoprocentně a u těch velkých firem, tam už si nejsem až tak jistá, protože tam si myslím že tam asi těch dokumentů

a dokladů je tak strašně moc, že to v podstatě má na starosti více lidí, a to nevím, jak by to v praxi fungovalo.


Jací lidé tuto aplikaci neocení?

40

Aplikace dle respondentů není pro uživatele, kteří:

Nepracují s počítačem

Nezajímají se o třídění dokumentů, nearchivují je

Jsou starší

Nechtějí za aplikace platit

Nevěří bezpečnosti takové aplikace

Potřebují spravovat osobní, choulostivá data

Dan (31): Člověk, který není ochoten za to zaplatit. A prostě svým způsobem, že je mu to jedno, takže nějaký flegmatik, tento člověk to určitě

neocení. Prostě ten, který fakturu vyhodí i s obálkou, neřeší to. Důchodce to není ta sorta lidí, která by to využívala.

Eva (30): Nechci říkat starší, ale samozřejmě ti, kteří s počítačem moc neumí, nemají moc přístup na počítač, i na internet, aby si tam mohli třeba

přeposlat výpisy z účtů a tak.

Veronika (28): No, takový, co jim je to v podstatě jedno nebo nechtějí za takovéhle věci platit, nezaobírají se takovými věcmi a prostě líní. Ano, co

prostě, co si něco koupí a povaluje se jim to tam a je jim prostě jedno, jestli to vyhodí nebo ne. Ano, takoví ti, co si to opravdu neschovávají, co to

vyhodí třeba okamžitě do koše.

Michal (35): Budou to určitě lidi, kteří to mají už nějak vyřešené nebo vůbec neřeší tady tenhle systém jako archivace apod. Takové ty pečlivé

osoby, kteří si prostě vedou ty šanony a tak, tak podle mě nezačnou používat elektronickou verzi, zůstanou u té své papírové. Prostě mají ten

pocit, to znám, naše paní účetní, ta by v životě nešla do elektronické verze, protože to potřebuje mít v té skříni všechno a vědět, že to tam má. A

pak to možná budou lidi jako já, kteří budou líní s tím dělat a pak to budou možná i lidi, kteří prostě nebudou věřit té bezpečnosti, byť je to strašně

subjektivní názor.

Iveta (40, osvč): Tak určitě starší lidi si to nepořídí, protože nemají třeba ani počítače, nebo takové věci. A říkám, to co třeba já, jsou zvyklí mít ty

papíry někde, aby to kdykoliv našli a vytáhli z krabice od bot nebo.

Barbora (44, osvč): No, nepovažuji za příliš pravděpodobné, že by to používali senioři, že by to prostě používali lidi, kteří nejsou příliš zvyklí

pracovat s počítačem, takže v dnešní době určitě mladí lidé a určitě početné rodiny, tam kde prostě se toho hodně shromažďuje, tam si myslím, že

to užití určitě najde. Ani mě moc nenapadá, kdo by k tomu vyloženě mohl mít výhrady. Výhrady asi tam, kde pokud jsou já nevím firmy, které právě

shromažďují nějaká hodně choulostivá data.


Osobní vhodnost aplikace pro respondenty samotné

41

Aplikaci iŠanon z hlediska její funkčnosti a možností využití respondenti označili obecně jako osobně vhodnou.

Za největší bariéru ale označili především její cenu, která je pro domácí použití výrazně naddimenzována.

Další bariérou je pak také nutnost skenovat dokumenty, které mají v současné době ve fyzické podobě a potřeba

uchovávání jejich originálů pro administrativní účely, čím pak taková aplikace do jisté míry ztrácí smysl – a to i v případě

malých živnostníků. V konečném důsledku by ale tito živnostníci nepotřebovali oddělený systém pro správu dat v

domácnosti a ve své firmě. Ideálně by chtěli využívat systém, ve kterém můžou mít všechny doklady pohromadě, jenom

oddělené na základě nějakých kategorií (mít jednoduše samostatný „šanon“ pro firemní dokumentaci).

Dan (31): Svým způsobem ano. Pokud by to bylo zadarmo, tak bych do toho šel hned. Pokud ne, tak samozřejmě o tom budete přemýšlet, že ano.

Nemyslím si, že bych vydělával málo, ale 3000,-- za prostě není málo. Ano dát prostě za tuto věc, která může být pro někoho zbytečná.

Eva (30): Tak svým způsobem i ano. Kvůli té přehlednosti a i řekla bych takové té záloze těch smluv a údajů.

Veronika (28): Ano. Tak určitě to, že mám všechno pohromadě a říkám, potřebuji to najít, nemůžu to najít. Mám to tam, chci se na to podívat,

potřebuji se podívat, do kdy mi to platí, kdy jsem to koupila, kolik to stálo, ano, takže prostě určitě tady toto, dostanu se kdekoliv, tedy i v tom

zahraničí, pokud to prostě bude mít ten dosah, ano, takže to by mě prostě fakt, fakt by mi to takhle vyhovovalo.

Michal (35): Asi bych si uměl představit, že ji využívám, takže v podstatě vhodná pro mě je, byť jak jsem říkal, obsahuje něco navíc, ale to

samozřejmě nemusím využívat. Budu využívat dvě záložky nebo dvě měníčka z šesti.

Barbora (44, osvč): Ano. No právě z toho důvodu, že by mi zmizely ty složky a krabice ve sklepě.

Barbora (44, osvč): Ano, určitě i pro firmu, protože tím, že mám jakoby vlastně malou firmu, těch dokladů k té firmě zas není až tak tolik, tak

prostě by to pro mě znamenalo řekněme přidat jeden dva šanony tak říkajíc do té aplikace a měla bych to všechno pohromadě.

Iveta (40, osvč): De facto ano. Sice toho není tolik co doma, ale říkám, stejně si člověk musí nechat originály. Ano, aspoň nějakou dobu.

Iveta (40, osvč): Možná by byla vhodná, ale kdybych měla naskenovat všechny papíry, co mám doma, tak by to zabralo aspoň půl roku, protože

já mám tolik papírů, že prostě.


3.4 Ochota za aplikaci platit

42

Za aplikaci by nějakou částku zaplatilo 5 respondentů. Jedna respondentka rezolutně odmítla za aplikaci iŠanon platit (a

to jak v případě domácího tak i firemního použití), jelikož tato aplikace podle ní nepřináší žádné nové funkce. Iveta (40, osvč): Ne. Protože ano, vemte si to, že ten email máte v počítači, že už teď, když potřebujete si tam nějakou smlouvu dát, naskenovat

nebo něco, můžete si vlastně udělat záložku, složku a tam si to taky ukládat.

Všichni respondenti, kteří by byli za aplikaci ochotní utratit nějakou částku se ale shodli, že zamýšlená částka 3000 Kč

není vůbec přijatelná.

Objevili se ale zajímavé názory, jakým způsobem (ve vztahu k ceně) by bylo možné aplikaci pro domácnosti zatraktivnit:

platit pouze „startovací“ poplatek – jednoduše si aplikaci za nějaký obnos zakoupit a neplatit tak poplatky na

základě nějaké časové licence

Pokud by se ale jednalo o licenci vázanou na čas, upřednostňují respondenti spíše poplatky roční frekvence (aby nemuseli na

poplatky myslet každý měsíc, na druhou stranu se ale objevil názor, že měsíční platební frekvence umožňuje kdykoli ukončit

užívaní systému).

platit podle zvoleného rozsahu funkcí – například nabízet basic verzi obsahující pouze modul „šanony“ a

rozšířenou verzi obsahující aplikaci v současném rozsahu

platit v závislosti na zvolené kapacitě systému – cena by pak závisela od toho, jestli se respondent rozhodne

zakoupit si 1GB nebo 5 GB prostoru pro svoje data

Barbora (44, osvč): Zase, já asi, když jsme tedy u toho, potom bych asi možná, tam bylo napsáno, ono to má určitou paměť, ta aplikace má určitý

rozsah, takže já třeba pro mě, já třeba vím, že bych ten rozsah nevyužila. Pro mě by třeba bylo výhodnější, kdyby byla možnost asi tu aplikaci

zakoupit třeba v menším rozsahu, protože vím, že ji nevyužiji, a tím pádem samozřejmě za nižší částku

Michal (35): Takhle, ty ceny, co tam byly uvedené, pro mě jako pro soukromou domácnost, mi přišly zbytečně drahé nebo příliš vysoké. Za tu

cenu bych to asi nepořídil. Uměl bych si představit, že to pořídím za nějakou startovací cenu a pak už nebudu nic platit. Vím, že to zas naráží na

to, že data jsou někde uložena, spravují se apod. Takže, kdybych za to měl platit, tak opravdu nějakou menší částku než ta, která tam byla

uvedena.


Maximální akceptovatelná částka

43

Jak již bylo zmíněno, zamýšlená částka ve výši 3000 Kč/ rok nebyla pro respondenty vůbec přijatelná. Akceptovatelný

poplatek se na měsíční bázi pohyboval nejčastěji ve výši 100 Kč – tedy ve výši zhruba 1200 Kč za roční užívání

aplikace.

Poplatky v takové výšce by již byly pro domácí použití spíše akceptovatelné. Nejvyšší akceptovatelný poplatek (ve výši

2000 – 2500 Kč za rok používání) se pak objevil u respondentky, která je malým živnostníkem. V tomto případě by pak

ale rolu hrál i fakt, jestli by si tento výdaj mohla zapsat do nákladů. Michal (35): Takhle, já osobně bych do toho nedal ročně víc než v řádu pár stokorun. Takže, když to podělím dvanácti, tak já nevím, jestli tam

máte nějaké rozmezí nebo ode mě chcete říct, ale spíš desítky korun měsíčně. Desetikoruny měsíčně. Za 800 ročně, to bych o tom silně uvažoval.

Ale nebyla by to ta částka, co bych řekl holt ano. To by museli ještě kousek níž.Za 600, to bych řekl ano, to vyzkouším, do toho půjdu.

Dan (31): Měsíčně, když to třeba srovnám třeba s nějakým paušálem, prostě by to muselo být, dejme tomu do 100 Kč, měsíční paušál. Hranici

dám 99 Kč. Víc jak 99 Kč ne. Já když jsem se dostal k tomu kroku 3000, tak jsem uvažoval o tom, jestli to vůbec budu dál studovat. Já prostě

vidím 3000 investovat to, co mně vydělá a ne z hecu zaplatit. Já osobně se snažím z těch věcí eliminovat. Můj strop je 1188,-. Jak jsem řekl, těch

150 Kč taky nejsem ochoten dát. Těch 1188,-- je pro mě strop. Jakýkoliv vyšší platby já momentálně prostě vidím jako neekonomické.

Eva (30): Maximálně? Za měsíc? A teď v současnosti vzhledem k tomu, že bych nestíhala stáhnout aktuální údaje a tak, tak asi stovku na měsíc.

.Veronika (28): 1200 Kč, to už mi přijde jakoby přijatelná cena. Opravdu jsem se nad tím hodně pozastavila, že jsem si říkala proč, proč za to

platit. Ale potom, když se člověk do toho jako víc dostane, zjistí, kolik funkcí to má, co všechno to umí, tak jsem si řekla ano, tak asi za nějakou

určitou částku bych za to mohla dát, ale ne tři tisíce. Ani ne dva tisíce. To mi opravdu jako přijde hodně. Čtrnáct set ještě by se dalo za ten rok, ale

víc určitě ne. Já si myslím, že určitě by za to zaplatili tři tisíce ročně takoví ti jakoby opravdu ti podnikatelé, ty vetší firmy, ale obyčejný člověk si

myslím, že určitě ně.

Barbora (44, osvč): Ano, no, řekněme, že bych měla asi představu tak do kolem 2 000 Kč, maximálně 2 500 Kč. Tam by asi taky záleželo na tom,

jak by to bylo prezentováno. Pokud je to něco, co lze dát do nákladů, jako že by tady tohle bylo možné, tak bych s tím neměla problém.


3.5 Rekapitulace

44

VÝHODY:

Dostupnost dat

Přehlednost systému

Snadná a rychlá orientace

Jednoduchost třídění

Variabilita, flexibilita

Finanční přehledy, sumáře

Šetření místa i času

Jak byste hodnotil/a následující aspekty aplikace iŠanon?

velmi dobrá dobrá ani, ani špatná velmi špatná

přehlednost, orientace v aplikaci 2 x 3 x 1 x 0 x 0 x

jednoduchost ovládání, uživatelská přívětivost 2 x 3 x 1 x 0 x 0 x

užitečnost aplikace pro vaši firmu 0 x 0 x 1 x 1 x 0 x

užitečnost aplikace pro vaši domácnost 2 x 2 x 0 x 2 x 0 x

rozsah funkcí, které aplikace nabízí 2 x 2 x 1 x 1 x 0 x

Jak celkově hodnotíte aplikaci iŠanon?

Jak se vám tato aplikace líbí?

velmi se mi líbí 1 x

spíše se mi líbí 4 x

spíše se mi nelíbí 1 x

vůbec se mi nelíbí 0 x

Pořídil/a byste si aplikaci iŠanon pro

účely své domácnosti?

rozhodně ano 0 x

spíše ano 2 x

nejsem si jist/a 2 x

spíše ne 1 x

rozhodně ne 1 x

Pořídil/a byste si aplikaci iŠanon pro

účely své firmy?

rozhodně ano 0 x

spíše ano 1 x

nejsem si jist/a 0 x

spíše ne 1 x

rozhodně ne 0 x

nemám firmu 4 x

NEVÝHODY:

Vysoká cena

Zbytečně velký rozsah funkcí

Chybějící off-line záloha

Riziko zneužití, úniku dat

Nutnost skenovat off-line materiály

Nutnost uchovávat jejich originály


4. PŘÍLOHA Profil respondentů

45

jméno věk vzdělání ekonomická aktivita zacházení s dokumenty v domácnosti

Dan 31 vyučen zaměstnanec systém šanonů, obálek

Eva 30 SŠ zaměstnanec systém šanonů, obálek

Veronika 28 SŠ zaměstnanec vše pohromadě, moc netřídí

Michal 35 VŠ zaměstnanec na více místech, moc netřídí

Iveta 40 SŠ OSVČ systém šanonů, obálek

Barbora 44 SŠ OSVČ systém šanonů, obálek


IV. KVANTITATIVNÍ ČÁST


1. HLAVNÍ ZÁVĚRY

Přechod na elektronickou správu dokumentů – pro většinu lidí velká změna

Respondenti v současné době uchovávají převážnou většinu dokumentů v původní, papírové podobě. Pokud využívají

ke správě dokumentů počítač, obvykle jej používají jako doplňkový systém k zaběhlému papírovému – např. v PC

archivují dokumenty, které dostanou již v elektronické podobě, případně si některé dokumenty i naskenují. Těch, kteří

takto už nyní počítač k archivaci apod. využívají, je v internetové populaci 27 %.

Je důležité mít na paměti, že respondenti jsou na svoje klasické šanony (případně neutříděné dokumenty

„pohromadě“) zvyklí. Technologicky už sice jsou připraveni udělat krok k elektronické správě, ale úplný jednorázový

přechod by pro většinu z nich byl příliš radikální a mohli by mít problémy se k němu odhodlat. Navíc zazněly i

argumenty, že u některých typů dokumentů je čistě elektronická správa nemožná (originály smluv, dokladů).

Aplikace na správu dokumentů? Vypadá zajímavě.

Téměř polovinu dotázaných (49 %) popis navrhované softwarové aplikace zaujal natolik, že následně uvedli, že by

o ni měli zájem. Obecně tedy existuje velká skupina lidí, pro které by nabídka mohla být poutavá.

Ostatní by bylo velmi obtížné zaujmout. Jsou spokojeni se svým současným systémem, argumentují menší spolehlivostí

elektroniky – rizikem závady, zneužití, krádeže, nutností záloh, a elektronický systém archivace se jim zdá zbytečně

časově náročný. Jednoduše dávají najevo, že aplikace by pro ně byla zbytečná a nepotřebují ji, tudíž by ke shlédnuté

propagaci byli zřejmě imunní.

Nižší atraktivita on-line verze – raději by měli vše u sebe

V případě on-line aplikace se deklarovaný zájem o software o polovinu snižuje – zájem projevuje celkem čtvrtina

(25 %) dotázaných.


HLAVNÍ ZÁVĚRY

Platba: maximálně 1000 Kč ročně

Přijatelnou částkou za on-line aplikaci pro část respondentů je platba do 1000 Kč ročně. Tuto sumu by bylo

ochotno platit 26 % těch, kteří o on-line aplikaci mají zájem. Většinu dotázaných by však odradila i minimální zjišťovaná

úhrada (800 Kč ročně). Navíc musíme vzít v úvahu, že skutečně odeslat peníze ze svého účtu je těžší, než nezávazně

kladně odpovědět na otázku o ochotě platit.

Závěr: cílová skupina existuje, má však svá omezení

Především velikost cílové skupiny je omezená – respondentů, kteří projevili zájem o on-line aplikaci a byli by teoreticky

ochotni za ni zaplatit alespoň minimálních 800 Kč ročně je v internetovém souboru 8 %. Lze předpokládat, že při

skutečné nutnosti platit pak reálný zájem ještě poklesne.

Další výzvou je potom oslovit právě ty, kteří projevili zájem.

Je mezi nimi více mužů, než v běžné internetové populaci 23–55 let, ovšem jinak poměr mužů a žen relativně

vyrovnaný.

Ani věkově nelze jednoznačně cílit: mezi zájemci je více mladých do 33 let nebo naopak lidí ve věku 45–55 let,

což napovídá mírnému rozporu mezi otevřeností nové technologii a ochotou/možností ji zaplatit.

Zájemci jsou vzdělanější, je mezi nimi více vysokoškoláků než ve sledované populaci (jinak ale ve složení

převažují středoškoláci), a dále je mezi nimi více podnikatelů plus stejně jako v běžné internetové populaci vysoký

podíl kvalifikovaných odborníků.


2. UCHOVÁVÁNÍ DOKUMENTŮ

Bez ohledu na konkrétní systém uchovávání a třídění dokumentů a dokladů v domácnostech je patrné, že

v naprosté většině případů převažuje off-line fyzická archivace papírových dokumentů.

Minimálně polovina dotázaných má vytvořený systém různých šanonů, obálek a podobně, do kterých dokumenty a

doklady ukládá a třídí. Další čtvrtina potom tuto metodu kombinuje s využitím počítače.

Pětina dotázaných sice dokumenty archivuje, ale příliš netřídí – ukládá je všechny do jedné krabice, skříně či

šuplíku, kde je má víceméně všechny pohromadě. V případě potřeby pak celou hromadu prohledají, aby našli

potřebný dokument.

Pouze 2 % dotázaných v současné době ukládají a třídí dokumenty převážně v počítači, ať už s pomocí speciálního

softwaru, nebo běžným systémem souborů a adresářů. Softwarové řešení je běžnější u podnikatelů, počítačové

řešení obecně využívají spíše muži, mladí lidé a obyvatelé Prahy a okolí, i v těchto skupinách však jde maximálně

o 3 % výhradních počítačových archivářů, v souboru jsou to pouze jednotlivé osoby.

Nadějnější tedy může být zaměřit se na cílovou skupinu, která počítač využije jako jednu z metod třídění

dokumentů, nebo jako systém správy části svých dokumentů, který zkombinují s klasickými šanony. Takových lidí

je v současnosti v internetové populaci 26 %, více jich je mezi vysokoškolsky vzdělanými (34 %), mezi muži (31 %),

v Praze a okolí (27 %), ostatních oblastech Čech (30 %) a lidmi nad 34 let resp. nad 45 let (27 resp. 29 %).



„Každá domácnost má mnoho dokumentů a dokladů, které musí alespoň po nějaký čas nějakým způsobem uchovávat. Jakým způsobem ve své domácnosti

uchováváte dokumenty a doklady, jako např. různé smlouvy, složenky, doklady o nákupu aj.?“ (q1)

26

19

5

0

49

1

0

1

%, N = 507; ČR internet 23–55 let

Máme vytvořený systém různých šanonů, obálek a apod., do kterých dokumenty a doklady

ukládáme a třídíme.

K archivaci a třídění dokumentů a dokladů používám kombinaci „papírových“ šanonů a

počítače.

Většinu dokladů a dokumentů uchováváme tak, že je máme v krabici, v šuplíku či ve skříni,

obrazně řečeno na jedné hromadě. Tj. dokumenty a doklady uchováváme, ale nijak zvlášť je

netřídíme.

Většinu dokladů uchováváme, máme je ale na více místech. Moc je netřídíme.

K archivaci a třídění různých dokumentů a dokladů používám počítač a specializovaný

software.

K archivaci a třídění různých dokumentů a dokladů používám počítač, ale nemám v něm

k tomuto účelu speciální software. Mám vytvořen systém různých složek, tabulek apod., do

kterých potřebné doklady ukládám.

Většinu dokladů a dokumentů dlouhodobě neuchováváme, vyhazujeme je.

Jiný způsob


49

42

55

50

54

42

55

50

40

48

39

51

57

39

49

51

61

47

44

55

26

31

21

21

27

29

17

26

34

25

28

21

21

39

23

18

24

27

30

20

19

18

20

21

17

20

22

18

17

20

28

26

17

17

17

19

15

18

20

19

5

6

3

5

3

7

5

4

6

3

6

2

3

4

7

11

5

5

1

1

1

2

1

1

1

1

2

3

1

1

1

3

1

1

2

1

1

1

1

1

2

1

1

1

14

celek

muž

žena

23–33 let

34–44 let

45–55 let

ZŠ / vyučen bez maturity

SŠ s maturitou

vysokoškolské

OSVČ, podnikatel

student, učeň

žena v domácnosti / na MD

zaměstnanec - střední nebo vyšší řídící

zaměstnanec - kvalifikovaný odborník

zaměstnanec - administrativní prac.

zaměstnanec – dělník či jiný manuální

důchodce (starobní, invalidní), nezaměstnaný, ostatní

Praha a Středočeský kraj

Čechy

Morava

šanony, obálky papírové šanony + PC na hromadě (krabice, skříň …) na více místech spec. software běžné složky v PC


dle sociodemografických charakteristik

pohlaví

věk

vzdělání

ekonomická

aktivita

51

region

N

507

238

269

150

196

161

139

241

127

64

18

53

75

109

81

74

33

119

201

187



3. ZÁJEM O SOFTWAROVOU APLIKACI

PRO ARCHIVACI A TŘÍDĚNÍ DOKUMENTŮ

Téměř polovinu dotázaných (49 %) popis navrhované softwarové aplikace zaujal natolik, že následně uvedli,

že by o ni měli zájem. Desetina dotázaných dokonce uvedla, že by rozhodně měli zájem, největší část uvedla

„spíše ano“.

Naopak 46 % respondentů by o takové řešení zájem nemělo a dalších 15 % si není jisto.

Větší zájem projevují muži (54 %), respondenti ve věku 34–44 let (53 %), vysokoškolsky vzdělaní (52 %),

kvalifikovaní odborníci nebo ženy v domácnosti (58 %) a ti, kteří již v současnosti počítač alespoň částečně

k uchovávání a třídění dokumentů využívají (57 %).

Ti, kteří o podobný software zájem nemají, jsou obvykle spokojeni se svým současným systémem (22 %),

argumentují menší spolehlivostí elektroniky – rizikem závady, zneužití, krádeže, nutností záloh (13 %) a

elektronický systém archivace se jim zdá zbytečně časově náročný (11 %). Dále někteří říkají, že něco

takového nepotřebují, jejich množství dokumentů za to nestojí, stejně musí u důležitých dokumentů uchovávat

i papírové originály, bylo by to pro ně pracnější a museli by většinu dokumentů skenovat.

Srovnáme-li pak zájem respondentů o aplikaci jako takovou s jejich zájmem v případě, že by se jednalo o on-line

aplikaci, zjistíme, že pro část zájemců je informace, že dokumenty by byly uloženy na serveru provozovatele,

zklamáním. Jsou zřejmě zvyklí uchovávat a třídit dokumenty „u sebe“ a mít je pod přímou kontrolou. A tak byť by i

v on-line aplikaci měli vše ihned dostupné, bezpečně uložené, zálohované a kdykoliv stažitelné, zájem o ni je

v běžné populaci znatelně nižší, než o aplikaci jako takovou. Z respondentů, kteří původně o aplikaci projevili zájem,

jich o on-line verzi má rozhodně či spíše zájem necelá polovina (44 %). Dalších 11 % si není jisto.

Naopak mezi těmi, kdo původně zájem neměli, se našlo 8 % dotázaných, kteří o on-line verzi zájem projevili.

Celkově by čtvrtina dotázaných (25 %) měla zájem o on-line verzi aplikace.

Větší zájem opět deklarují muži (29 %), dále mladí lidé do 33 let (28 %), podnikatelé (34 %) a obyvatelé Prahy

a Středočeského kraje (30 %).


Zájem o softwarovou aplikaci pro archivaci a třídění dokumentů

„Dnes existuje řada softwarových aplikací pro archivaci a

třídění dokumentů. Tyto aplikace umožňují:

• ukládat/archivovat, evidovat a zpracovávat různé dokumenty

jako jsou smlouvy, faktury, složenky, výplatní pásky apod.,

• třídit podle kategorií,

• rychle hledat v uložených dokumentech,

• generovat finanční přehledy a statistiky.

Máte tak možnost sledovat jednotlivé i celkové náklady měsíc po

měsíci, rok po roku. Nemusíte nic hledat, nic sčítat. Přehled, který

vás zajímá, máte během několika kliknutí!

Stejně jako v případě papírových dokumentů i zde jsou

dokumenty zakládány do složek (šanonů). Záleží pouze na vás,

kolik takových složek vytvoříte. V případě potřeby pak snadno a

rychle najdete jakýkoliv uložený dokument.

Měl/a byste o takovou aplikaci zájem?“ (q2)

10

38

15

31

5

rozhodně ano

spíše ano

spíše ne

rozhodně ne

nevím, nejsem si jist/a

9

45

36

27

33

3

5

13

16

12využívají nyní PC

k uchovávání/třídění dokumentů

nevyužívají, ani částečně

%, N = 139

%, N = 368



10

14

7

10

9

11

11

8

13

11

17

11

13

9

4

14

6

8

11

11

38

40

37

38

43

33

35

40

39

36

33

47

35

49

36

32

27

42

37

37

31

33

30

31

28

37

28

32

34

36

39

28

36

24

36

31

27

29

31

33

5

3

6

7

5

2

6

5

3

5

6

6

5

5

2

4

9

6

4

15

10

20

15

15

17

21

15

11

13

6

8

11

14

22

19

30

15

16

15

4

celek

muž

žena

23–33 let

34–44 let

45–55 let


SŠ s maturitou

vysokoškolské

OSVČ, podnikatel

student, učeň








Čechy

Morava

rozhodně ano spíše ano spíše ne rozhodně ne nevím, nejsem si jist/a

Zájem o softwarovou aplikaci pro archivaci a třídění dokumentů


54

pohlaví

věk

vzdělání

ekonomická

aktivita

region

N

507

238

269

150

196

161

139

241

127

64

18

53

75

109

81

74

33

119

201

187



Bariéry k využití softwarové aplikace pro archivaci a třídění

dokumentů

„Proč byste o takovou aplikaci neměl/a zájem? Vypište prosím co nejpodrobněji.“ (q3)

22

13

11

8

7

7

6

6

5

5

5

5

4

4

4

4

4

4

3

2

2

2

2

2

1

1

1

1

1

1

1

1

současný systém mi vyhovuje, mám svůj systém

elektronika je méně bezpečná, spolehlivá (závada, krádež, zneužití, nutnost záloh)

ztráta času, časově náročné

je to zbytečné, nepotřebuji to

nemáme mnoho dokumentů

musím uchovat i papírové originály některých dokumentů

bylo by to pracnější

musel/a bych skenovat papírové dokumenty

nevím, nepřemýšlel/a jsem nad tím, nezaujalo mě to

papírový originál je důvěryhodnější, hmatatelný, nenahraditelný

systém v počítači již mám / mohu vytvořit sám/sama

vypadá to složitě, nerozumím tomu

nevyužíval/a bych to, nearchivuji důsledně, nezabývám se tolik tříděním

papír je vždy po ruce, nemusím pracovat s PC

šanony jsou přehlednější, lépe se v nich hledá, orientuje

mám radši vše na papíru, práce s papírem je mi příjemnější

můj systém je přehledný, snadno najdu co hledám

většinu dokumentů dostávám v tištěné podobě

ve svém systému se vyznám lépe, raději třídím sám/sama

chci omezit práci s PC, nerad/a pracuji s PC

nemám k aplikaci důvěru

papírové dokumenty mohu vzít s sebou (do institucí atd.)

musel/a bych za aplikaci platit

nerad/a zkouším nové věci

málokdy potřebuji domumenty dohledat

nechci/nemohu instalovat aplikace nebo plnit PC daty

nemám skener

je to drahé (skener, software)

smlouvy mají své originální desky

v naskenovaném nelze dokonale rozpoznat text (rukopis)

věřím svému systému

založení do šanonu je snadnější

%, N = 183; respondenti, kteří by neměli zájem

o popsanou aplikaci


3.1 Zájem o on-line aplikaci pro archivaci a třídění dokumentů

„A měl/a byste o takový systém zájem, pokud by se jednalo o on-

line aplikaci, tj. přistupoval/a byste na ní z internetu? Vaše data by

se přitom ukládala a archivovala na serveru firmy, která danou

aplikaci provozuje (včetně zabezpečení a zálohování dat a

možnosti kdykoliv svá data stáhnout k sobě na PC).“ (q4)

4

22

17

36

21

rozhodně ano

spíše ano

spíše ne

rozhodně ne

nevím, nejsem si jist/a

1

37

7

30

43

15

27

11

23

7

měli by zájem o

softwarovou aplikaci

jako takovou (q2)

neměli by zájem či neví

%, N = 246

%, N = 261



4

4

3

5

4

3

8

1

4

8

4

3

3

1

8

4

4

3

22

25

19

23

20

22

21

22

23

27

28

15

24

21

20

20

24

26

18

22

36

35

38

36

39

34

35

37

37

27

56

36

40

36

42

38

24

33

37

39

21

23

19

24

19

21

19

20

26

28

17

25

21

22

16

18

21

26

19

17

13

21

12

18

20

17

20

10

11

21

12

18

21

16

30

11

21

17

20

celek

muž

žena

23–33 let

34–44 let

45–55 let


SŠ s maturitou

vysokoškolské

OSVČ, podnikatel

student, učeň








Čechy

Morava

rozhodně ano spíše ano spíše ne rozhodně ne nevím, nejsem si jist/a

57

pohlaví

věk

vzdělání

ekonomická

aktivita

region

N

507

238

269

150

196

161

139

241

127

64

18

53

75

109

81

74

33

119

201

187

Zájem o on-line aplikaci pro archivaci a třídění dokumentů




54

46

33

36

31

31

43

26

17

4

8

16

20

13

16

6

28

35

37

47

53

30

39

32

27

48

25

13

4

10

15

21

16

15

7

23

40

37

muž

žena

23–33 let

34–44 let

45–55 let


SŠ s maturitou

vysokoškolské

OSVČ, podnikatel

student, učeň








Čechy

Morava

cílová skupina celý soubor

%, N = 129, měli by zájem o on-line aplikaci 58

Profil respondentů, kteří by měli zájem o on-line aplikaci

pohlaví

věk

vzdělání

ekonomická

aktivita

region

N v cílové

skupině

70

59

42

47

40

40

55

34

22

5

10

20

26

17

21

8

36

45

48


4. OCHOTA PLATIT ZA ON-LINE APLIKACI

Odpovědí respondentů naznačují, že relativně přijatelnou částkou za on-line aplikaci pro část z nich je platba

do 1000 Kč ročně. Tuto sumu by bylo ochotno platit 26 % těch, kteří o on-line aplikaci mají zájem. S nižší částkou

počet respondentů ochotných platit již skokově nenarůstá: např. částku 800 Kč ročně by bylo ochotno zaplatit 32 %

těch, kteří o aplikaci mají zájem.

Část respondentů by ještě bylo ochotno uvažovat nad částkou 1600 Kč ročně (pro 11 % těch, kteří mají zájem

o aplikaci, by tato suma byla ještě přijatelná), ovšem u částek převyšujících 2000 Kč ročně je již ochota platit mizivá.

Skupina respondentů, kteří mají zájem o on-line aplikaci a zároveň jsou za ni ochotni platit alespoň minimální

nabízenou částku 800 Kč ročně je při použité velikosti výběrového souboru omezená, přesto můžeme alespoň velmi

orientačně popsat charakteristiky takové cílové skupiny:

více mužů, než v běžné internetové populaci 23–55 let, ovšem jinak poměr mužů a žen relativně vyrovnaný

více mladých do 33 let nebo naopak lidí ve věku 45–55 let – pravděpodobně se zde mísí dva protichůdné vlivy: mladší jsou

novému softwaru velmi otevření a snáze se mezi nimi najde někdo, kdo se pro něj nadchne, ovšem narážíme zde na problém

s ochotou platit

více vysokoškolsky vzdělaných než ve sledované populaci (jinak ale ve složení převažují středoškoláci)

více podnikatelů, dále stejně jako v běžné populaci vysoký podíl kvalifikovaných odborníků


1

6

13

82

81

78

70

67

16

18

16

17

1716

13000 Kč za rok používání





ano ne nejsem si jist/a

60

2

11

26

64

64

59

51

48

33

34

30

22

2032






ano ne nejsem si jist/a

„Ještě se věnujme ceně takové on-line aplikaci. Byl/a byste za ní ochotna zaplatit?“ (q5)

Ochota platit za on-line aplikaci

%, N = 129, respondenti, kteří by o on-line

aplikaci měli zájem

CELÝ SOUBOR:

RESPONDENTI,

KTEŘÍ BY MĚLI

O ON-LINE APLIKACI

ZÁJEM:



51

49

34

29

37

24

44

32

20

5

10

15

20

10

12

10

20

39

41

47

53

30

39

32

27

48

25

13

4

10

15

21

16

15

7

23

40

37

muž

žena

23–33 let

34–44 let

45–55 let


SŠ s maturitou

vysokoškolské

OSVČ, podnikatel

student, učeň








Čechy

Morava

cílová skupina celý soubor

%, N = 41 61

Profil cílové skupiny – respondentů, kteří by měli zájem o on-line

aplikaci a byli by ochotni za ni platit alespoň 800 Kč / rok

pohlaví

věk

vzdělání

ekonomická

aktivita

region

N v cílové skupině

21

20

14

12

15

10

18

13

8

2

4

6

8

4

5

4

8

16

17


5. APROXIMACE ZÁJMU O SOFTWARE

NA INTERNETOVOU POPULACI ČR 23–55 LET

55 619

55 619

222 476

532 354

651 538

1 024 980

1 954 614

4 028 411internetová populace ČR 23-55 let

mají zájem o softwarovou aplikaci

mají zájem o online aplikaci

jsou ochotni za ni zaplatit alespoň 800 Kč ročně



jsou ochotni za ni zaplatit alespoň 2300 Kč r6čně

jsou ochotni za ni zaplatit 3000 Kč ročně

velikost skupiny v internetové populaci ČR 23-55 let (počet lidí)

100,0 %

48,5 %

25,4 %

16,2 %

13,2 %

5,5 %

1,4 %

1,4 %


Aproximace zájmu o software na internetovou populaci ČR 23–55 let II:

ochota platit sledována pouze u zájemců o online aplikaci

23 837

23 837

111 238

270 150

325 769

1 024 980

1 954 614

4 028 411internetová populace ČR 23-55 let

mají zájem o softwarovou aplikaci

mají zájem o online aplikaci

mají zájem o online aplikaci a jsou ochotni za ni

zaplatit alespoň 800 Kč ročně


zaplatit alespoň 1000 Kč ročně

mají zájem o online aplikaci a



zaplatit alespoň 2300 Kč r6čně


zaplatit 3000 Kč ročně

velikost skupiny v internetové populaci ČR 23-55 let (počet lidí)

100,0 %

48,5 %

25,4 %

8,1 %

6,7 %

2,8 %

0,6 %

0,6 %


47

53

30

39

32

27

48

25

13

4

10

15

21

16

15

7

23

40

37

muž

žena

23–33 let

34–44 let

45–55 let


SŠ s maturitou

vysokoškolské

OSVČ, podnikatel

student, učeň








Čechy

Morava

v %

64

6. PŘÍLOHA Profil výběrového souboru

pohlaví

věk

vzdělání

ekonomická

aktivita

region

N

238

269

150

196

161

139

241

127

64

18

53

75

109

81

74

33

119

201

187



Date post:	08-Mar-2016
Category:	Documents
Upload:	arkadia
View:	272 times
Download:	0 times

pruzkum trhu pro išanon

Documents