Správa dokumentů

Date post:13-Apr-2017
Category:
View:430 times
Download:0 times
Share this document with a friend
Transcript:

Records Manager: Vysoce kvalifikovan profesionl

Sprva dokument

vod do problematiky sprvy dokument a informac presentace v rmci klubovho dne Asociace cestovnch kancel R

24. 9. 2014

1

Zkladn pojmy (1)Records Management (Sprva dokument)Proces nebo obor zamen na sprvu klovch dokument organizace v prbhu celho jejich ivotnho cyklu od jejich vzniku, pes jejich identifikaci, zatdn, zpracovn, uloen a po ppadnou skartaci i pedn do archivu.Soust irho konceptu Information Governance

(Information Governance je celostn pstup k zen podnikovch informac prostednictvm zavdn proces, rol, kontrolnch prvk a metrik, kter zachz s informac jako s cennm obchodnm aktivem)

Informace pedstavuj cenn majetek spolenosti. Protoe je ale informace z definice nehmotnm statkem (jedn se o interpretaci dat s pouitm znalost), je teba je njakm zpsobem zaznamenvat (odtud pojem zznam, viz dle), i dokumentovat (pojem dokument). Protoe takovch zznam a dokument vznik v bn organizace v prbhu asu velk mnostv, je vhodn mt nastaven systm (proces, ppadn podpoen vhodnmi nstroji) pro jejich sprvu.2

Zkladn pojmy (2)DokumentZkon . 499/2004 Sb., 2 odst. e)Kad psemn, obrazov, zvukov nebo jin zaznamenan informace, a ji v podob analogov i digitln, kter byla vytvoena pvodcem nebo byla pvodci doruena;ISO 15489 (3.15 Record)Informace vytvoen, pijat a spravovan organizac nebo osobou jako dkazy a informace v rmci zkonnch povinnost nebo pi provdn pracovnch innost.Charakteristiky dokumentu: hodnovrnost, autentinost, integrita, pouitelnostDokument nen definovn formou nebo nosiem informace

Definice pojmu dokument je dleit pro sprvn uchopen systmu prce s nimi. Ne kad papr nebo elektronick soubor je dokumentem, v obecn rovin se jedn pouze o zznamy, dokumentem je pouze ten zznam, kter je njakm zpsobem vznamn pro innost organizace a jej dokumentovn. Proto nap. valn vtina email nejsou dokumenty, nicmn napklad emailov potvrzen objednvky i emailem odeslan nabdka dokumentem jsou.3

Legislativn ukotven (1)Zkon . 499/2004 Sb., o archivnictv a spisov slubSoukromoprvn pvodce (3) m za povinnost u vybranch typ dokument v ppad, e se rozhodne provst jejich skartaci, umonit vbr archivli z tchto dokument (5).V ppad, e sttn archiv vybere dokumenty za archivlie, vznikaj soukromoprvnmu pvodci dal povinnosti

Za poruen povinnost v oblasti uchovn dokument a jejich pedloen k vbru archivli me bt prvnick osob uloena pokuta a do ve 200 tisc K za kad dokument.

4

Legislativn ukotven (2)Povinnost pedloen k vbru archivli se tk pedevm nsledujcch typ dokument:Dokumenty o vzniku, pemn a zniku pvodce (zakladatelsk dokumenty, statuty, stanovy, jednac dy, organizan dy a schmata, dokumenty o pemnch prvnickch osob, dokumentace o zruen a zniku, )Dokumenty o zen pvodce (protokoly a zpisy z jednn statutrnho orgnu a dozorho orgnu, zprvy dozorho orgnu, zpisy z valnch hromad s plohami, zpisy z porad veden, vron zprvy, zprvy o auditu, )Dokumenty o majetku pvodce (mimodn inventarizace majetku pi vzniku, dlen nebo likvidaci obchodnch spolenost a drustev s vjimkou drustev bytovch, smlouvy o pevodu vlastnickho prva k nemovitostem a listiny osvdujc pechod vlastnickho prva k nemovitostem, dokumentace zpisu a certifikace ochrannch znmek, )Finann dokumenty (etn zvrky, )Dokumenty vztahujc se k pedmtu podnikn pvodce (podnikatelsk zmry, vvojov studie, vrobn programy ron a del, rozbory s komenti, dokumentace vrobk (finln vkresy sestaven i sestav, prospekty, katalogy, vzorkovnice), ocenn vrobk, )

Dokumenty vztahujc se k pedmtu podnikn: Cestovn kancel je povinna ped uzavenm cestovn smlouvy v katalogu, ppadn jinou prokazatelnou formou pravdiv, srozumiteln, pln a dn informovat o vech skutenostech, kter jsou j znmy a kter mohou mt vliv na rozhodnut zjemce o koupi zjezdu. je typick pklad povinnosti, kter souasn zakld potebu tento stav dokumentovat, a tedy po uritou dobu uchovvat katalog, nabdku i jin dokument, kter potvrzuje, e byla ona citovan povinnost naplnna.5

Legislativn ukotven (3)Zkon . 563/1991 Sb., o etnictvetn jednotky jsou povinny uschovvat etn zznamy pro ely veden etnictv po dobu stanovenou v odstavci 2 nebo 3. Nestanov-li tento zkon jinak, plat pro nakldn s nimi zvltn prvn pedpisy (viz ve zk. . 499/2004 Sb.)Existuj ppady, kdy se doba uloen etnch doklad automaticky prodluuje jedn se zejmna o ppady trestnho zen, opaten proti legalizaci vnos z trestn innosti, sprvnho zen, obanskho soudnho zen, daovho zen, vbru archivli ve skartanm zen nebo mimo nj, nebo pro ely socilnho zabezpeen, veejnho zdravotnho pojitn anebo pro ely ochrany autorskch prv

Za poruen povinnost tkajcch se archivace me bt etn jednotce uloena pokuta a do ve 3 % z hodnoty hrnu rozvahy

6

Legislativn ukotven (4)Zkonn doba archivace 5 let:etn dokladyetn knihyInventurn soupisytov rozvrhOdpisov plnyPehledyetn zznamy, ktermi etn jednotka dokld formu veden etnictv

Zkonn doba archivace 10 let:etn zvrkaVron zprvaDaov doklady rozhodn pro stanoven dan z pidan hodnotyetn zznamy o dajch potebnch pro stanoven a odvod pojistnho na sociln zabezpeen (zkon. 589/1992 Sb.)

Ale automaticky zmna v ppad, e jsou doklady nutn k njakmu existujcmu sporu, jednn i doloen jinch skutenost!7

Legislativn ukotven (5)Zkon . 582/1991 Sb., o organizaci a provdn socilnho zabezpeen ( 35a) Zamstnavatel jsou povinni uschovvatzznamy o skutenostech vedench v evidenci podle 37 odst. 1, pokud jde o poivatele starobnho nebo invalidnho dchodu, po dobu 10 kalendnch rok,mzdov listy nebo etn zznamy o dajch potebnch pro ely dchodovho pojitn po dobu 30 kalendnch rokZkon . 589/1992 Sb., o pojistnm na sociln zabezpeenetn zznamy o dajch potebnch pro stanoven a odvod pojistnho jsou pltci pojistnho povinni schovvat po dobu 10 kalendnch rok nsledujcch po roce, kterho se tkaj.

Za poruen povinnost tkajcch se 35a me bt zamstnavateli uloena pokuta a do ve 500 tisc K

8

Legislativn ukotven (6)Dal oborov legislativaZkon slo 159/1999 Sb., o nkterch podmnkch podnikn v oblasti cestovnho ruchuZkon slo 634/1992 Sb., o ochran spotebitele Zkon slo 526/1990 Sb., o cenchOborov normy a standardySystmy zen jakosti (nap. ISO 9001, VDA, TQM, )Standardy sprvy dokument (nap. ISO 15489, ISO 30300, aj.)

Vedle zmnnch povinnost stanov zkon o cestovnm ruchu cestovnm kancelm i dal povinnosti, kter jsou z pohledu jejich zkaznk nemn dleit. Cestovn kancel je povinna ped uzavenm cestovn smlouvy v katalogu, ppadn jinou prokazatelnou formou pravdiv, srozumiteln, pln a dn informovat o vech skutenostech, kter jsou j znmy a kter mohou mt vliv na rozhodnut zjemce o koupi zjezdu, zejmna o:a) termnu zahjen a ukonen zjezdu,b) cen zjezdu, vetn asovho rozvrhu plateb a vi zlohy,c) ppadech, kdy je zkaznk povinen zaplatit cestovn kanceli odstupn pi odstoupen od cestovn smlouvy, a o vi tohoto odstupnho,d) mst uren cesty nebo pobytu,e) druhu dopravnho prostedku (hlavn charakteristick znaky nebo tdy),f) ubytovn (poloha, kategorie, stupe vybavenosti a hlavn charakteristick znaky),g) stravovn,h) pedpokldan trase cesty, vetn as a mst zastvek,i) pasovch a vzovch poadavcch pro obany esk republiky a zdravotnch formalitch, kter jsou nutn pro cestu a pobyt, a o obvyklch cench a lhtch pro jejich vyzen,j) tom, zda je pro zjezd poadovn minimln poet zkaznk vetn termnu, kdy nejpozdji ped odjezdem mus bt zkaznku oznmeno, e nebylo tohoto minimlnho potu dosaeno a cestovn kancel zjezd ru,k) rozsahu a podmnkchpojitnzkaznka, podmnky pro uplatnn nroku zkaznka,l) programu v mst pobytu,m) lht, ve kter me zkaznk oznmit, e se zjezdu msto nho zastn jin osoba, pokud jsou dvody pro jej stanoven, a o podmnkch, kter mus astnk zjezdu splovat, pokud jsou dvody pro jejich stanoven,n) monosti uzavt individulnpojitnzkaznka pro cesty a pobyt vetnpojitnpro ppad, e zkaznkovi vzniknou nklady v souvislosti s jeho odstoupenm od cestovn smlouvy, pokud totopojitnnen zahrnuto v cen zjezdu.

Zkon o cestovnm ruchu stanov, e ped uzavenm cestovn smlouvy mohou bt ve uveden daje zmnny jen v ppad, e si cestovn kancel v katalogu toto prvo vyhradila, nebo pokud se na nich dohodla se zjemcem o koupi zjezdu; v ostatnch ppadech jsou dve uveden daje, tkajc se zjezdu, pro cestovn kancel zvazn.9

Co z toho plyne?Organizan selhn v oblasti sprvy dokument me bt pomrn nkladn, nehled na dopady do vlastnch innost organizace. Tam se me jednat pmo o katastrofu

10

Records Management v praxi (1)Jak informace jsou pro fungovn organizace klov?Informan strategie, Politika sprvy informac

Jakou maj tyto informace hodnotu?Aktivum, zen rizik

V jak form a jakm zpsobem s tmito informacemi organizace pracuje a jak je uchovv?Procesy, systmy, nstroje

Klovm prvkem pro organizaci sprvy dokument me bt vytvoen Spisovho du, ppadn Informan strategie. Jedn se o dokumenty, kter charakterizuj typy dokument, kter v organizaci vznikaj, nebo kter organizace pijm od svch partner, zkaznk, ad, atp. a zpsob nakldn s nimi postup jejich zpracovn, nslednho uloen, dobu uloen, zpsob skartace, atp.

Vzorov spisov d vydan Ministerstvem vnitra viz http://www.mvcr.cz/soubor/vzory-vzorspisrad3-pdf.aspx (jedn se o metodick nvod pro obce, nicmn me poskytnout rozumn vodtko i pro tvorbu internho pedpisu v komern organizaci.

Informan strategie viz https://managementmania.com/cs/informacni-strategie11

Records Management v praxi (2)Praktick otzkyVznik a pjem dokument (identifikace, digitalizace dokument a proces)Obh a zpracovn dokument (autenticita, bezpenost, integrita)Ukldn dokument (evidence, dostupnost, pouitelnost)Vyazovn (skartace, archivace)

12

Records Management v praxi (3)Technick implikaceScanovn a ukldn (originl vs kopie)Prce s elektronickmi dokumentySystmy pro zpracovn dokument (elektronick spisovna vs digitln hnj)Autentifikace (elektronick podpis a jin een)

Organizan a personln implikaceNastaven standard, nstroj a procesAuditn a kontroln mechanismyOsvta a vzd

Click here to load reader

Embed Size (px)
Recommended