ORGANIZAREADefinirea organizrii firmeiOrganizarea procesual a firmeiFunciunile firmeiOrganizarea structural i informal a firmeiElaborarea i raionalizarea organizrii

Definirea organizrii

Organizarea reprezint stabilirea i delimitarea proceselor de munc fizic i intelectual, a componentelor acestora (micri, timpi, operaii, lucrri, sarcini) precum i gruparea lor pe posturi, formaii de munc, compartimente, corespunztor anumitor criterii manageriale, economice, tehnice i sociale, n vederea realizrii n cele mai bune condiii a obiectivelor previzionate.Subdiviziuni ale organizrii:organizarea ansamblului activitilor firmei;organizarea diferitelor activiti componente (fabricaie, aprovizionare, desfacere, marketing).

Definirea organizrii Obiectivele sunt caracterizri cantitative i calitative ale scopurilor urmrite de firm i se mpart n funcie de sfera de cuprindere i de importan n:obiective fundamentale care exprim principalele scopuri urmrite de organizaie pe un orizont ndeprtat de timp, au caracter sintetic i integrator (Ex.: cifra de afaceri anual de 5 miliarde lei);obiective derivate de gradul I care se deduc din obiectivele fundamentale i implic o parte apreciabil din procesele de munc desfurate n organizaie (Ex.: cifra de afaceri va fi asigurat prin introducerea a dou noi produse n fabricaie);

Definirea organizriiobiective derivate de gradul II care se deduc din obiectivele derivate de gradul I, se caracterizeaz printr-o definire mai concret i prin implicarea n realizarea lor a unor procese de munc restrnse, de regul cu aceleai caracteristici eseniale (Ex.: asimilarea unui produs determin o producie de 500 milioane lei, cu un profit de 25 milioane lei);obiective specifice care sintetizeaz mobilurile sau utilitatea unor lucrri sau aciuni care contribuie la realizarea obiectivelor derivate (Ex.: stabilirea consumului de materii prime i materiale pentru produse noi);obiective individuale care concretizeaz obiectivele specifice la nivelul persoanelor (Ex.: stabilirea consumurilor de ctre economistul X).

Definirea organizriiPiramida obiectivelor (baza piramidei o reprezint obiectivele individuale iar la vrf se gsesc obiectivele fundamentale).Organizarea are dou forme:organizarea procesual;organizarea structural.

Organizarea procesuala Organizarea procesual const n stabilirea principalelor categorii de munc, a proceselor necesare realizrii ansamblului de obiective ale firmei, sub forma funciunilor, activitilor, atribuiilor i sarcinilor.

Organizarea procesuala 1. Funciunea : ansamblul proceselor de munc omogene, asemntoare sau complementare, care contribuie la realizarea aceluiai sau acelorai obiective derivate de gradul I.Exist cinci funciuni principale:cercetare-dezvoltare;comercial;producie;financiar-contabil;de personal.

Organizarea procesuala2. Activitatea : ansamblul proceselor omogene sau nrudite care concur nemijlocit la realizarea acelorai obiective derivate de gradul II.Ex.: n funciunea comercial exist 3 activiti: marketing, aprovizionare, desfacere.Caracteristicile activitii :sfera de cuprindere mai redus dect funciunea;procesul de munc cu grad de omogenitate (similaritate) mai ridicat;capacitate de cunotine mai redus, din domenii limitate;omogenitate mai pronunat a pregtirii personalului implicat.

Organizarea procesuala3. Atribuia : procesul de munc bine conturat care se execut periodic i uneori continuu ce implic cunotine specializate i concur la realizarea unui obiectiv specific.Ex.: n activitatea de aprovizionare avem atribuia de elaborare a contractelor.4. Sarcina : component de baz a unui proces de munc complex sau un proces de munc simplu ce contribuie la realizarea unui obiectiv individual care, de regul,se atribuie spre realizare unei singure persoane.

Organizarea procesuala1.Funciunea de cercetare dezvoltare ansamblul activitilor prin care se concepe i implementeaz progresul tiinifico-tehnic.Activiti principale:previzionare;concepie tehnic;organizare.

Organizarea procesuala Activitatea de previzionare : elaborarea proiectelor, strategiilor i politicilor firmei, concretizate n planuri i prognoze, n defalcarea pe perioade i principalele subdiviziuni organizatorice, n urmrirea realizrii lor.Atribuii:elaborarea prognozelor;elaborarea proiectului strategiei de ansamblu sau pe domenii;elaborarea proiectului politicii de ansamblu sau pe domenii;urmrirea realizrii prevederilor strategiei sau politicii i raportarea rezultatelor;organizarea evidenei capacitilor de producie;analiza utilizrii capacitii de producie, soluii de cretere a gradului de utilizare.

Organizarea procesualaActivitatea de concepie tehnic reprezint ansamblul cercetrilor aplicative i dezvoltrilor cu caracter tehnic.Forme: conceperea i asimilarea de produse noi i modernizate; conceperea i implementarea de tehnologii noi i modernizate.Atribuii de cercetare i dezvoltare tehnic:elaborarea proiectelor strategiei sau politicii de cercetare i proiectare;elaborarea de studii, cercetri, documentaii, proiecte pentru asimilarea de produse sau nlocuirea i perfecionarea tehnologiilor de fabricaie;aplicarea n producie a rezultatelor studiilor i cercetrilor;informarea i documentarea tiinific i tehnic;msuri pentru dezvoltarea bazei materiale a cercetrilor tiinifice i dezvoltrii proprii.

Organizarea procesualaOrganizarea reprezint ansamblul proceselor de elaborare, adaptare i introducere de noi concepte i tehnici cu caracter organizatoric.Atribuii de organizare:elaboreaz proiectul de politic organizatoric;elaboreaz studii i msuri cu caracter organizatoric;elaboreaz programul de normare a muncii;colaborare cu experi i consultani n management extern.

Organizarea procesuala2. Funciunea comercial Procesele de cunoatere a cererii i ofertei pieii, de procurare a mijloacelor de producie necesare desfurrii produciei firmei i de vnzare a produselor obinute.Activiti principale:aprovizionarea;vnzarea;marketingul.

Organizarea procesualaAprovizionarea reprezint ansamblul atribuiilor prin care se asigur procurarea mijloacelor de producie necesare realizrii obiectivelor firmeiAtribuii :particip la elaborarea strategiei i politicilor firmei;corelarea necesarului de mijloace de producie cu consumurile;dimensionarea necesitilor de resurse financiare i utilizarea lor;elaborarea necesarului de aprovizionat;emiterea de comenzi ctre furnizori;ncheierea de contracte cu furnizorii;urmrirea i realizarea contractelor economice;optimizarea stocurilor;depozitarea stocurilor.

Organizarea procesualaVnzarea reprezint ansamblul atribuiilor prin care se asigur trecerea produselor i serviciilor din sfera produciei n sfera circulaiei.Atribuii :particip la elaborarea strategiei i politicii comerciale;elaboreaz planul de vnzri;asigur portofoliul de comenzi pntru produse finite i servicii;ncheie contracte cu clienii;livreaz produsele i serviciile;organizeaz, dac este cazul, magazine proprii de vnzare.

Organizarea procesualaMarketingul reprezint ansamblul atribuiilor prin care se asigur cercetarea pieei interne i externe, a necesitilor i comportamentului consumatorilor n scopul orientrii produciei i a satisfacerii cerinelor clienilor.Atribuii :prospectarea pieei interne;prospectarea pieei externe;propuneri de cretere a vnzrilor;editarea de cataloage de pia;teste de preferin etc.

Organizarea procesuala3. Funciunea de producie ansamblul proceselor de munc din cadrul firmei prin care se transform obiectele muncii n produse finite, semifabricate i servicii i se creaz condiiile pentru o bun fabricaie.Procesele de producie: procese de baz (are loc transformarea nemijlocit a obiectelor muncii n produs finit);procese auxiliare (contribuie la asigurarea condiiilor de desfurare a proceselor de baz);procese de deservire (contribuie la buna funcionare a celorlalte dou procese).

Organizarea procesualaActiviti :programarea, lansarea i urmrirea produciei;fabricaia sau exploatarea;controlul tehnic de calitate (CTC);ntreinerea i repararea utilajelor;producia auxiliar.

Organizarea procesualaProgramarea, lansarea i urmrirea produciei : ansamblul atribuiilor prin care se determin cantitile de produse i servicii ce trebuie realizate pe perioade scurte de timp, pe locuri de munc precum i comunicarea lor executanilor i verificarea realizrii acestora.

Atribuii :ealonarea calendaristic a produciei prevzut n plan;repartizarea produciei pe utilaje i suprafee de producie;stabilirea sarcinilor pe secii, ateliere, brigzi i locuri de munc;elaborarea dispoziiilor de lucru, a bonurilor i notelor de materiale;supravegherea realizrii produciei.

Organizarea procesualaFabricaia : executarea produselor i serviciilor programate conform cerinelor de calitate, cantitate i a termenelor stabilite anterior.

Controlul tehnic de calitate (CTC) :ansamblul proceselor prin care se confrunt sau se compar caracteristicile calitative ale resurselor materiale i ale produselor obinute cu standardele i normele de calitate n scopul ncadrrii n prevederile ultimelor.

Atribuii ale CTC :particip la elaborarea politicii i strategiei firmei;stabilete formele i metodele de control a calitii;determin calitatea materiilor prime i materialelor, a semifabricatelor i produselor finite;stabilete msuri de mbuntire a calitii

Organizarea procesualantreinerea i repararea utilajelor : ansamblul proceselor de munc menite s asigure meninerea echipamentelor de producie n stare normal de funcionare.Atribuii:organizarea unui colectiv specializat n ntreinerea i repararea utilajelor;prevenirea defectrii utilajelor prin reparaii preventive;efectuarea propriu-zis a operaiilor de ntreinere;efectuarea reparaiilor curente care de regul nu sunt previzibile;efectuarea reparaiilor capitale.

Organizarea procesualaProducia auxiliar : ansamblul proceselor de munc prin care se asigur din surse interne energia termic, energia electric, apa, aburul necesare desfurrii proceselor produciei de baz.Atribuii :determinarea necesarului de energie electricdeterminarea necesarului de energie termicdeterminarea necesarului de aburdeterminarea necesarului de approducerea energiei electrice, energiei termice i abur planificate.furnizarea produciei auxiliare celorlalte compartimente consumatoare.

Organizarea procesuala4. Funciunea financiar-contabil Ansamblul activitilor prin care se asigur resursele financiare necesare atingerii obiectivelor firmei precum i evidena valoric a micrii ntregului patrimoniu.Activiti: activitatea financiar;contabilitatea;controlul financiar de gestiune.

Organizarea procesualaActivitatea financiar : ansamblul proceselor prin care se determin i se obin resursele financiare necesare firmei.

Atribuii :particip la elaborarea politicii i strategiei firmei;elaboreaz bugetul de venituri i cheltuieli;urmrete executarea acestui buget;identific i procur nevoile suplimentare de fonduri;calculeaz indicatorii financiari-contabili n scopul diagnosticrii activitilor firmei;stabilete preurile i tarifele pentru produsele i serviciile obinute;asigur i urmrete plata obligaiilor ctre bugetul statului;repartizeaz profitul cu respectarea dispoziiilor legale.

Organizarea procesualaContabilitatea : ansamblul proceselor prin care se nregistreaz i evideniaz valoric patrimoniul firmei.Atribuii :asigurarea evidenei sintetice i analitice a tuturor conturilor;organizeaz lucrrile de inventariere;organizeaz, claseaz, ndosariaz i pstreaz n arhiv toate documentele care au stat la baza nregistrrilor contabile.

Organizarea procesualaActivitatea de control financiar de gestiune : ansamblul proceselor prin care se verific respectarea normelor legale cu privire la existena, integritatea, utilizarea i pstrarea valorilor materiale i bneti ale firmei.Atribuii :organizarea controlului financiar-preventiv prin atribuirea unor sarcini anumitor persoane;executarea propriu-zis a controlului financiar-preventiv;organizarea controlului financiar de fond care se exercit dup producerea activitilor (faptelor) i executarea acestuia.

Organizarea procesuala5. Funciunea de personal Ansamblul proceselor din cadrul firmei prin care se asigur resursele umane necesare, precum i utilizarea, dezvoltarea i motivarea acestora.Activiti:previzionarea necesarului de personal;formarea personalului;selecionarea personalului;ncadrarea personalului;evaluarea personalului;motivarea personalului;perfecionarea personalului;promovarea personalului;protecia salariailor.

Organizarea procesualaAtribuii:particip la elaborarea strategiei i politicii firmei;elaboreaz propuneri privind politica de personal a firmei;stabilete necesarul de personal;ntocmete planul de pregtire a personalului;organizeaz i efectueaz orientarea profesional a personalului;organizeaz i efectueaz selecia personalului;

Organizarea procesualaorganizeaz i efectueaz ncadrarea personalului;organizeaz i efectueaz evaluarea personalului;organizeaz promovarea personalului;asigur evidena personalului;organizeaz i efectueaz perfecionarea personalului; introduce i aplic metode moderne de motivare a personalului;msuri de mbuntire a condiiilor de munc i de via a personalului.

Organizarea structural Organizarea structural : gruparea funciunilor, activitilor, atribuiilor i sarcinilor n funcie de anumite criterii i repartizarea acestora n subdiviziuni organizatorice pe grupuri i persoane. Structura organizatoric reprezint ansamblul persoanelor (oamenilor) i a subdiviziunilor organizatorice constituite astfel nct s asigure premisele organizatorice pentru realizarea obiectivelor firmei.

Organizarea structuralComponente :Structura managerial format din managerii de nivel superior i acele subdiviziuni organizatorice prin deciziile i aciunile crora se asigur condiiile necesare pentru desfurarea activitilor n compartimentele de producie.Structura de producie format din totalitatea subdiviziunilor organizatorice n cadrul crora se desfoar activitile operaionale.

Organizarea structuralElemente:postul;funcia;ponderea ierarhic;compartimentul;nivelul ierarhic;relaiile organizatorice.

Organizarea structural1. Postul cea mai simpl subdiviziune organizatoric a firmei i const n ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competenelor i responsabilitilor care, n mod regulat, revin spre exercitare unui salariat.Obiectivele postului reprezint definirea calitativ i eventual cantitativ a scopurilor care s-au avut n vedere la crearea postului, obiective care se realizeaz prin intermediul sarcinilor.Sarcina este un proces de munc simplu sau o component de baz a unui proces de munc complex efectuat, de regul, de o singur persoan.Competena reprezint limitele n cadrul crora titularii posturilor pot s acioneze n vederea realizrii obiectivelor postului.Responsabilitatea reprezint obligaia ce revine titularului postului pe linia ndeplinirii obiectivelor individuale i a efecturii sarcinilor aferente.

Organizarea structural2. Funcia reprezint totalitatea posturilor care prezint aceleai caracteristici principale.Funcia managerial care se caracterizeaz printr-o sfer mai larg de competene i responsabiliti referitoare la obiectivele colectivului condus care implic atribuii de prevedere, organizare, coordonare, antrenare sau control;Funciile de execuie se caracterizeaz prin obiective individuale limitate a cror sarcini nu implic luarea de decizii referitoare la munca altor persoane.

Organizarea structural3. Ponderea ierarhic reprezint numrul de salariai (oameni) condui nemijlocit de un manager. Mrimea optim a ponderii ierarhice pentru o organizaie mare sau mijlocie este de 4-8 subalterni, crescnd pe msura apropierii de baza piramidei pn la 20-30 muncitori pentru un manager de rang inferior (ef de echip).4. Nivelul ierarhic este format din totalitatea subdiviziunilor organizatorice situate la aceeai distan ierarhic de adunarea general a acionarilor (AGA) sau de proprietar

Organizarea structural5. Compartimentul reprezint totalul persoanelor care efectueaz munci omogene i (sau) complementare, de regul pe acelai amplasament care contribuie la realizarea acelorai obiective derivate i sunt subordonate nemijlocit aceluiai manager.

operaionale: fabric produse, pri de produse, furnizeaz servicii , n care au loc procesele propriu-zise de producie.funcionale: pregtesc deciziile manageriale i acord asisten de specialitate celorlalte compartimente.

Organizarea structural6. Relaiile organizatorice reprezint raporturile dintre subdiviziunile organizatorice (posturi, compartimente, nivele ierarhice) instituite prin reglementri oficiale. a. relaii de autoritate relaiile ierarhice prin care se stabilesc raporturile nemijlocite dintre titularii posturilor manageriale i titularii posturilor de execuie sau titularii posturilor manageriale de rang inferior;relaiile funcionale se instituie ntre dou compartimente de munc dintre care unul are asupra celuilalt autoritate funcional;relaiile de stat major care apar atunci cnd unor persoane sau grupuri li se deleg de ctre managerii firmei sarcina soluionrii unor probleme care afecteaz obiectivele unuia sau mai multor compartimente;b. relaiile de cooperare se stabilesc ntre posturi situate pe acelai nivel ierarhic dar care aparin unor compartimente diferite.c. relaiile de control ntre organismele specializate de control i celelalte subdiviziuni organizatorice.

Organizarea structuralDescrierea structurii organizatorice:Organigrama Regulamentul de organizare i funcionare Descrierea postului

Organizarea structural1. Organigrama care este reprezentarea grafic a structurii organizatorice cu ajutorul anumitor simboluri i pe baza unor reguli specifice.Reguli specifice de elaborare a organigramei:mrimea patrulaterelor i grosimea liniilor trebuie corelate cu amploarea sarcinilor, competenelor i responsabilitilor;plasarea pe plan a csuelor i liniilor trebuie s reflecte raporturile de subordonare ierarhic existente n firm;pentru fiecare compartiment trebuie s se indice numrul total al personalului, din care manageri i cadre de execuie;se recomand folosirea unei legende pentru explicarea simbolurilor utilizate;formatul suportului organigramei trebuie s fie suficient de mare pentru a aplica prin desen regulile precedente.

Organizarea structuralOrganigramele pot fi:de sus n jos (piramidale)circularcu citire de la stnga la dreapta

Organizarea structural

Organizarea structuralADUNAREA GENERAL A ACIONARILORCONSILIUL DE ADMINISTRAIEDIRECTOR GENERALCompartimentul managementCompartimentul personal-nvmntCTC laboratoareDIRECTOR TEHNICAtelier proiectareAtelierul tehnologieLaboratorServiciul programare, pregtire i urmrire a producieiCompartimentul tehnicSecia IAtelier AAtelier BAtelier CSecia IIAtelier DAtelier ESecia IIIAtelier FAtelier GDIRECTOR COMERCIALBiroul de transport, depoziteServiciul marketingServiciul de aprovizionareServiciul de vnzriDIRECTOR ECONOMICServiciul contabilitate Serviciul financiar Biroul administrativ

Organigrama ordonat de la stnga la dreapta

Organizarea structural

Organizarea structural2. Regulamentul de organizare i funcionare reprezint un manual al organizrii firmei care are 2 pri principale:prima parte cuprinde descrierea general a firmei, organigrama general i eventualele organigrame pariale, detalii despre tipul de management practicat;a doua parte este consacrat prezentrii n detaliu a compartimentelor, funciilor i posturilor.

Organizarea structural3. Descrierea postului reprezint o detaliere a fiecrui post existent n firm i cuprinde urmtoarele elemente obligatorii:denumirea postului;obiectivele individuale;sarcinile;competenele;responsabilitile;relaiile postului cu alte posturi (superioare i inferioare).cerinele privind calitile, cunotinele, aptitudinile, deprinderile necesare ocuprii acelui post.

Organizarea structural

FIA POSTULUI

1. Denumirea postului:

2. Compartiment/Serviciu: ..

3. Relaii organizatorice:

3.1. de autoritate: .

3.1.1. ierarhice:

3.1.2. funcionale:

3.1.3. de stat major: .

3.2. de cooperare: .

3.3. de reprezentare: .

3.4. de control: ..

4. Obiectivele postului: .

5. Sarcinile postului: .

6. Responsabilitile postului: ..

7. Cerinele postului:

7.1. Pregtire:

7.2. Experien: .

7.3. Caliti i aptitudini profesionale: ..

7.4. Cunotine profesionale: .

7.5. Cerine specifice:

Organizarea informalaOrganizarea informal reprezint ansamblul formaiunilor i interaciunilor umane cu caracter organizatoric care apar natural i spontan ntre componenii si.Factorii de influen :interesele comune;apartenena organizatoric;nivelul pregtirii i calificrii;vechimea n munc.

Organizarea informalaPrincipalele componente :grupa informal care reprezint un grup de persoane conturat n mod spontan i care urmresc un scop comun;norma de conduit a grupei care reprezint modul de a se comporta i de a aciona al membrilor grupei (atitudine, mbrcminte, etc.);rolul informal este determinat de autoritatea informal care const n influena pe care un membru al grupei o are asupra colaboratorilor, efilor sau subordonailor datorit cunotinelor, aptitudinilor, experienei i resurselor pe care le posed;relaiile informale sunt legturile care se stabilesc n interiorul grupei informale sau ntre grupele informale.

Organizarea informalaLegturile informale sunt :legturi uvi care presupun trecerea informaiilor ntre membrii grupului succesiv de la prima pn la ultima persoan;legturi margaret n care o persoan foarte activ comunic cu fiecare dintre membrii grupei;legturi necoerente n care informaiile circul ntre membrii grupei n mod aleatoriu;legturi ciorchine n care conductorul grupei comunic cu anumite persoane care la rndul lor transmit informaiile altor persoane.