Zakládání dodavatele 1. i 2. úrovně - obsah

1. Obsah2. Obecné zásady3. Seznam dodavatelů – jak rozeznat, jestli má ústav připojený svůj záznam

dodavatele4. Vytvoření hlavního záznamu – záznam 1. úrovně – pouze KNAV5. Hlavní záznam – údaje o dodavateli – 1., 2. ,3. karta6. Hlavní záznam – zaškrtnutí dílčích knihoven – 4. karta7. Adresa dodavatele8. Vyhledávání záznamů dodavatelů9. Záznamy dodavatelů ústavů – 2. úroveň10.Přidání záznamu 2. úrovně

1

Zakládání dodavatele 1. i 2. úrovně – obecné zásady

Dodavatelé

•dodavatel musí být vytvořen před vytvořením objednávky

•dodavatele nalezneme v modulu Akvizice, karta Správa, uzel Dodavatelé•seznam dodavatelů se zobrazí v horním panelu vpravo

•nejdříve vytváří KNAV záznam vyšší úrovně, poté si každý ústav k dodavateli přidá záznam pro svou dílčí knihovnu, ve kterém si doplní nebo změní své údaje

•dodavatelé jsou ve dvou úrovních1. úroveň – záznamy vytvořené KNAV – nadřazené (v dolním okně jako KNA50)2. úroveň – záznamy dodavatelů jednotlivých ústavů a knihovny (např. USD, KNAV)

•práva jednotlivých ústavů: ústavy nemají práva si dodavatele navzájem mazat, upravovat a přidávat dodavatele jiného ústavu do své objednávky

2

•V horním okně je seznam všech dodavatelů, kteří jsou v bázi. Když klikneme na dodavatele, v dolním okně se ukáže, které ústavy si připojily k hlavnímu záznamu svou dílčí knihovnu.

KNA50 – hlavní záznam dodavatele (vytváří pouze KNAV)POKUS – záznam druhé úrovně (vytváří ústavy – např. USD, KNAV, MU)

Seznam všech dodavatelů

KNA50 – hlavní záznam, pokus - záznam dodavatele ústavu.

Zakládání dodavatele 1. i 2. úrovně – seznam dodavatelů

3

Záznam KNA50 – 1. úroveň záznamu – hlavní záznam

NovýVytvoření vyššího záznamu dodavatele (pouze správce dodavatelů KNAV)Formulář pro vytvoření záznamu se objeví po kliknutí na tlačítko „Nový“. Spodní panel se následně objeví jako aktivní a zobrazí se v něm formulář dodavatele.

DuplikovatMůžeme přidat nového dodavatele tak, že zkopírujeme existující záznam dodavatele a ve formulářích ho upravíme. K tomu je potřeba zvýraznit dodavatele, jehož chceme zkopírovat a kliknout na tlačítko „Duplikovat“. Záznam poté upravíme podle potřeby. Do záznamu se nezkopíruje jméno a kód dodavatele.

VymazatChceme-li záznam dodavatele ze seznamu vymazat, zvýrazníme jej a klepneme na tlačítko „Vymazat“. Pokud je tento dodavatel použit pro objednávku nebo fakturu, systém neumožní smazání jeho záznamu!

4

Záznam KNA50 – 1. úroveň záznamu – hlavní záznam postupně se vyplní všechny karty záznamu

Povinná pole – kód dodavatele, jméno dodavatele, kód jazyka, kód měny, typ odeslání objednávky (jako seznam nebo jednotlivě), typ dodání (zvlášť pro monografie a pro seriály)Pokud tato pole nebudou vyplněna, systém na ně upozorní. Nakonec se vybere v hlavním záznamu dílčí knihovna KNAV, KNAVD.

Nepovinná pole, která ústavy nemohou ve svém záznamu samy přidat – budou mít v záznamu dodavatele to, co je v hlavním záznamu přednastaveno: status dodavatele, země, druh dokumentu, měna 2, 3, 4

Pole, která mohou ústavy měnit - poznámka, číslo účtu knihovny pro seriály a pro monografie, číslo účtu dodavatele, slevy/přirážky (nevyplňovat v hlavním záznamu), typ odeslání objednávky, formát dopisu, formát seznamu, způsob odeslání seznamu, způsob odeslání dopisu, kontakty, dodání, příloha k emailu, zpoždění dodání

5

Záznam KNA50 – 1. úroveň záznamu – hlavní záznam Karta dílčí knihovny

V poslední kartě Dílčí knihovny hlavního záznamu dodavatele se zaškrtnou dílčí knihovny KNAV a KNAVD, poté kliknout na tlačítko aktualizovat

6

Adresa dodavatele – vyplní správce dodavatelů KNAV

Adresu dodavatele vyplňuje správce dodavatelů KNAV. Tato adresa se automaticky doplňuje do dopisů objednávek a urgencí. Ostatní kontakty se do dopisů vyplňují ze záznamů dodavatelů. V kartě Adresa lze nastavit různé kontakty určené pro objednávky, urgence, platby a vracení dokumentů.Povinná je adresa pro objednávky. Pokud nebudou vyplněny ostatní adresy, použije systém adresu uvedenou jako adresa pro objednávky.Pokud se klepne na ikonku e-mail, je možné okamžitě napsat zprávu dodavateli (! nejdříve je nutné, aby Vám systémový knihovník nastavil Vaši adresu v systému, aby se v e-mailu objevovala Vaše adresa).

E-mailová adresa – pokud si ústavy nezadají e-mailové kontakty do svého záznamu druhé úrovně, objednávka se zašle na e-mailovou adresu, která je uvedená v hlavním záznamu dodavatele, pokud není e-mailová adresa vyplněná ani tam, natáhne se do záznamu objednávky e-mailová adresa, která je v „Adrese“ dodavatele.

7

Pro urychlení vyhledání určitého dodavatele lze použít filtry pro vyhledávání. Pokud se chystáme dodavatele měnit nebo chceme připojit svůj záznam k hlavnímu záznamu KNAV, můžeme dodavatele nalézt v seznamu pomocí vyhledávání. Dodavatele lze vyhledávat podle jména, kódu, přesného hledání (přesný kód dodavatele) a klíčového slova (doplňkový kód, kontaktní osoba, země, druh dokumenty, adresy dodavatele). Lze použít pravostranné zkrácení (*).

Použijeme filtr pro dodavatele – vyhledáváme podle jména, kódu dodavatele, přesného názvu nebo klíčového slova. Dále můžeme vybrat, zda chceme zobrazit všechny dodavatele,aktivní nebo neaktivní.Po vybrání dílčí knihovny se nám zobrazí pouze záznamy, které k ní patří. Po vybrání měny se nám zobrazí pouze dodavatelé, kteří mají v záznamu tuto měnu. Tlačítko pokračovat zde funguje jako enter. Tlačítkem „vyprázdnit“ vymažeme dříve zadané parametry.

Vyhledávání dodavatelů

8

Záznamy dodavatelů ústavů – 2. úroveň

Ústavy si mohou přidat pouze záznamy dodavatelů, které jsou v seznamu. Pokud dodavatel v seznamu chybí, je potřeba kontaktovat správce a požádat o doplnění hlavního záznamu dodavatele.

Přidat – pokud chceme přidat dodavatele, musíme ho označit v seznamu dodavatelů (nejdřív zkontrolujeme, jestli se již naše knihovna nezobrazuje v dolním panelu).

Vymazat – označím náš záznam nižší úrovně (např. USD) a kliknu na tlačítko „Vymazat“.

Pro dodavatele SUWECO je zde zatím pouze hlavní záznam KNA50

Kliknu na dodavatele, ke kterému si chci vytvořit svůj záznam a dám přidat

9

Přidání záznamu 2. úrovně

Pro dodavatele na nižší úrovni se používá stejný formulář. Po kliknutí na „Přidat“ se objeví okno, ve kterém vybereme svoji dílčí knihovnu. Ústavy nejsou oprávněny duplikovat stávající dodavatele. Systém jim to neumožní.

První kartu nelze doplnit, ta je přednastavená v hlavním záznamu. Ve druhé kartě je možné doplnit čísla účtu, slevy/přirážky (o co se sníží cena v objednávce), typ odeslání objednávky, formát dopisu a seznamu , způsob odeslání dopisu a seznamu. Třetí kartu lze vyplnit celou – kontakty, které zde vyplníme se nám nabídnou v objednávce. Přidá se tlačítkem „Přidat“ a po změně tlačítkem „Aktualizovat“

10

Po přidání záznamu 2. úrovně se u dodavatele SUWECO dole zobrazí dílčí knihovna ústavu, který ho přidal – zde jako příklad Pokusná knihovna (nebo např. USD, KNAV).

11